Как правильно написать письмо информацию
Как написать информационное письмо: образцы и рекомендации
Информационное письмо – это, по сути, классическое деловое послание. Оно не имеет специфической цели – с помощью информационных писем можно уведомлять партнёров о каких-либо изменениях внутри вашей компании, предоставлять на их «суд» ваши новые услуги и товары, напоминать контрагентам о выполнении обязанностей по договору с вашей стороны… Словом, это обычное деловое сообщение, которое пишется в свободной форме, но ограничено нормами деловой переписки.
Разновидности инфо-писем
- Письма-сообщения. Они представляют собой уведомление (извещение) о каких-то процессах. Например, об изменении цен на ваши товары или услуги, о смене гендиректора или реквизитов фирмы (в том числе банковских), о заключении договоров, увеличении объёма поставок и т.п.
- Письма-заявления. В них речь идёт о том, что собирается предпринять адресант в ближайшем или отдалённом будущем. Например, повысить цены, прекратить сотрудничество с адресатом или самоликвидироваться.
- Письма-подтверждения. Тут всё скучно и банально – «здравствуйте, Иван Иванович, товар получил, сопроводительные документы к нему тоже прислали, спасибо, всего доброго».
- Письма-напоминания. В них адресату сообщается, что тому нужно что-то сделать – например, выполнить свои обязательства по договору.
- Рекламно-информационные письма. Как правило, они самые длинные и часто напоминают коммерческие предложения. Чтобы эти послания кто-нибудь прочитал, они должны быть хоть немного интересными и не слишком банальными.
Эта классификация условна, но в целом даёт представление о функциях инфо-посланий. При необходимости к письмам можно прилагать дополнительные материалы. Очень часто письма-сообщения (как и рекламно-информационные) отправляются по просьбе партнёров и других заинтересованных лиц.
Образец информационного письма вы можете найти здесь .
Структура и реквизиты инфо-письма стандартны, как и правила составления. В «оформительском» смысле информационные послания должны соответствовать всем нормам деловой переписки. Алгоритм же их написания довольно прост.
Важный момент: вместе с информационным письмом можно отправлять документы любого типа – договора, учредительные акты, квитанции, рекламные материалы, прайс-листы и т.д. А ещё довольно часто в информационных посланиях приходится оперировать выдержками из нормативных документов и правовых актов, так что при необходимости привлекайте к составлению писем специалистов.
Образец информационного письма о смене банковских реквизитов выглядит он примерно так:
«Уважаемый Владимир Петрович!
Извещаем вас о том, что у нашего ООО «Какая-то фирма» изменились реквизитные данные в обслуживающем банке.
Прошу Вас с сегодняшнего дня все платежи производить по указанному счету».
Информационное письмо о деятельности компании является рекламным материалом, так что желательно поручить его написание штатному или внештатному рекламщику. Впрочем, при наличии должного навыка его можно составить и самому, тем более что дело нетрудное. Напишите, что у вас за фирма и чем она занимается, какую пользу может извлечь получатель из сотрудничества с вами – словом, всё стандартно. В два абзаца уложиться не получится, оптимальный объём – около одной страницы.
И не забывайте о том, что письма должны быть напечатаны на вашем фирменном бланке. Это общее правило оформления всей исходящей деловой корреспонденции.
Образец информационного письма
Все рассмотренные письма в данной статье служат одной цели – информировать адресата по конкретному интересующему автора вопросу (вопросам). Для каждого вида приведен образец составления информационного письма. Данные письма подготавливают в соответствии с общими требованиями делопроизводства: на фирменном бланке организации, все элементы письма (их еще называют реквизиты) указывают согласно существующим правилам.
Информационное письмо – передаются сведения официального характера. Часто вышестоящая организация направляет в подчиненные ей отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов с рекомендациями по их применению. Поэтому они имеют типовой характер, рассылка ведется по списку (т.е. адресат в письме указывается обобщенно).
Небольшое отступление от темы. Данный ресурс предназначен в большей части не для студентов, для которых имеет большое значение исключительно теоретические основы делопроизводства (правильно ответить на экзамене), а адресован, прежде всего, людям для оказания им помощи в практической деятельности по делопроизводству.
Я это к тому, что вам нет нужды разбираться в тонкостях отличий одного вида письма от другого. Просто, скорее всего, вы хотели составить информационное письмо по сути, но в делопроизводстве оно классифицируется по-другому. Не забивайте себе голову теоретическими тонкостями, просто сосредоточьте внимание на приведенных здесь образцах деловых писем, представленных дальше по ходу статьи.
Письмо-сообщение – о событиях, имеющих взаимный интерес для автора и адресата. Может быть как инициативным письмом, так и ответом.
Образец письма-сообщения (приводится только текст, оформление письма аналогично примеру выше по ссылке)
Сообщаем, что программный комплекс «Карпуль» находится в эксплуатации в течение трех месяцев. В ваш адрес письмом общества от 28.08.2014 № 08-21/942 уже была направлена информация о возникших трудностях в ходе использования комплекса. Дополнительных замечаний и предложений не имеем.
Еще пример письма-сообщения
ОАО «Пурпур», рассмотрев Ваше предложение по размещению документов структурных подразделений общества в архивном центре по адресу г. Омск, ул. Электролесовская, 155, считает создание единого архивного центра нецелесообразным.
Письмо-извещение – основной целью является сообщить о публичном мероприятии, например, о совещании, конференции, выставке, семинаре, бизнес-туре и т.п. Приводятся конкретные детали о мероприятии (о времени, месте и условиях), имеющие целью привлечь к участию получателя письма.
Учебный центр «Папка» приглашает Вас принять участие в семинаре по теме «Перспективы налогового администрирования крупнейших налогоплательщиков».
Семинар будет проводиться 08.02.2014 в 11-00 в здании ГОУ «Калининградская академия государственной службы» по адресу: г. Калининград, ул. Гагарина, 127. Программа семинара прилагается. Регистрация участников будет проводиться с 10-00.
Просим предварительно подтвердить Ваше согласие об участии в течение пяти дней. По всем вопросам обращайтесь в наш офис или по телефону 246-54-22.
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Письмо-уведомление – несет в себе официальную информацию, представляющую ценность для адресата.
ООО «Миленка» уведомляет об изменении с 15.09.2014 банковских реквизитов и почтового адреса. Юридический адрес остался прежним.
Банковские реквизиты: …новые полностью.
Почтовый адрес: …новый.
На этом давайте сейчас завершим. Продолжение с новыми образцами информационных писем обязательно последует.
Как правильно сообщить деловую информацию
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 8
Как правильно сообщить деловую информацию
За почти 300 лет существования жанра делового письма сложились определенные правила и стандарты, которых принято придерживаться в деловом мире. Этой статьей мы открываем цикл публикаций о стилистике и правилах оформления деловых писем - на традиционных (бумажных) носителях, а также расскажем о деловой переписке в формате sms-сообщений и e-mail (электронной почты). В статье рассмотрены правила оформления письма-сообщения.
Стандартные аспекты делового письма используются в тексте исходя из практической необходимости, определенной таким понятием, как речевая ситуация. Для деловой переписки понятие речевой ситуации включает следующие необходимые факторы (рис. 1).
Основные объективные факторы речевой ситуации
│Коммуникативные роли│ │ │Фактор адресата│
│Инициатор│ │Ответчик│ │ │Социальный│ │ Степень │
│Информирование│ │Поддержание отношений│ │ Воздействие │
На приведенной схеме выделены основные объективные факторы речевой ситуации, среди которых, пожалуй, самым важным является фактор цели. Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа коммуникативного успеха, она подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.
Речевые цели связаны с необходимостью:
(а) привлечь внимание к проблеме, информировать адресата;
(б) побудить к действию - решению проблемы, склонить к участию в чем-либо, заставить совершить необходимое действие;
(в) документировать, придать юридический статус какому-либо событию (чаще всего финансовой операции);
(г) поддержать деловые отношения, сделать их более прочными.
Цель определяет тематический и функциональный тип деловой бумаги, композицию письма, его тональность. Однако особое значение в этой связи имеет ключевая формула. Так, цель, предполагающая воздействие на адресата, часто реализуется в виде формулы, состоящей из мотивационной части и собственно речевого действия.
│В связи с изменением цен на энергоносители просим Вас привести в│
│соответствие с новыми тарифами расчеты за IV квартал 1996 г. │
При этом мотивация должна отвечать принципу достаточности, а речевое действие должно быть реализовано в убедительной и вежливой форме.
│Мы были бы рады получить от Вас ответ не позднее. │
│С удовольствием сообщаем Вам. │
│Требуем незамедлительно погасить задолженность. │
Фактор адресата влияет на выбор этикетных фраз, состав и оформление реквизитов, иногда даже на лексический состав текста письма и его объем: к народным избранникам, к заслуженным деятелям науки и культуры, к высокопоставленным чиновникам обращаются со словами: "глубокоуважаемый", "многоуважаемый", в остальных случаях - "уважаемый":
│Глубокоуважаемый Дмитрий Сергеевич! │
│Уважаемый г-н Кутю. │
В случае если адресат хорошо известен, для обращения используется формула, включающая имя и отчество адресата:
│Уважаемый Владимир Егорович. │
│Уважаемая Марина Алексеевна! │
Практику обращения только по имени в русских деловых письмах нельзя считать плодотворной, хотя она появляется сегодня в деловой корреспонденции. Обращение регулирует социальную дистанцию общения. У русскоговорящих есть прекрасный инструмент такого регулирования - обращение по имени и отчеству в условиях официального общения и обращение по имени в неофициальной обстановке. Эти различия представляют традиции русской речевой культуры.
Письмо хорошо знакомому адресату, постоянному партнеру, коллеге будет более лаконичным, что объясняется общим знанием каких-то реалий, подробностей.
│Транспорт прибыл 21.01.1996. Просим подтвердить дату отправки и наличие│
│С уважением, Барабин Е.Л. │
Такой текст приближается к телеграфному по лаконизму. И напротив, чем менее знаком адресат, тем полнее должна быть информация, содержащаяся в письме.
Обдумывая первую фразу письма, мы выбираем не только конструкцию высказывания, но и его тональность. Именно последняя часто определяет выбор лексических средств:
│Позвольте сообщить Вам. │
│Мы с удовольствием сообщаем Вам. │
│Примите к сведению. │
│Доводим до Вашего сведения. │
Приведенные выше стандартные выражения функционально однородны, однако тональность их ощутимо различается. В одном случае подчеркивается уважительное отношение к адресату, обладающему достаточно высоким социальным статусом, во втором - официальность, административное давление.
Коммуникативные роли - это роли инициатора письменного диалога и отвечающей стороны. Инициативные письма, требующие ответа, - в деловой практике это коммерческие письма. Причем отвечать нужно по возможности быстро, желательно в трехдневный срок. Максимальная отсрочка ответа не должна превышать 10 - 12 дней.
Ролевые позиции инициатора и ответчика реализуются в тексте письма в виде устойчивых формул ввода сообщения:
│Настоящим отвечаем на Ваше письмо за. от. │
│Отвечаем на Ваш запрос о поставке запасных частей от. │
│Позвольте предложить Вам. │
│Прошу Вас выслать образцы материалов. │
Причем в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:
1) повторение просьбы;
2) причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
3) констатация отказа или отклонения предложения.
│На Вашу просьбу о дополнительной оплате торговой наценки на учебники│
│сообщаю, что между Главным управлением образования Самарской области и│
│Роскнигой в 1995 г. соглашение подписано не было. Поэтому оплачивать│
│торговую наценку в размере 25% Главное управление образования не будет. │
В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа:
│С нетерпением ждем Вашего письма. │
│Просим ответить по возможности скорее. │
│Просим ответить в двухнедельный срок. │
│Прошу отослать ответ обратной электронной почтой. │
Инициативные письма, не требующие обязательного ответа:
Рассмотрим один из названных видов инициативных писем - письмо-сообщение. Если вам необходимо передать партнерам (коллегам, клиентам) информацию о событиях или фактах, имеющих сколько-нибудь существенное значение для осуществления деловой активности (вашей лично или организации, которую вы представляете как должностное лицо), то в этом случае можно составить письмо, которое в деловой практике именуется письмом-сообщением.
В наиболее распространенном случае такое сообщение служит для подтверждения получения письма (приложенных к нему материалов или документов), а также для изложения сопутствующей информации (информации, имеющей отношение к теме данного письма). В деловой практике письма-сообщения также используются и в случае, когда нужно дать ответ адресату на полученное от него послание. В ряде случаев письма-сообщения могут направляться третьим лицам - к примеру, если для разрешения какого-либо вопроса, затронутого в послании, требуется вмешательство со стороны.
Особенностью оформления письма-сообщения является выделение обращения. Как правило, это достигается двумя способами:
1) начальное предложение открывается словом "Сообщаю" ("Сообщаем");
2) при расположении внутри текста указание на характер письма выделяется прописными буквами или полужирным шрифтом (Сообщаем, сообщаю).
При этом в заголовок к тексту слово "сообщение", как правило, не выносится.
Структура письма-сообщения не всегда характеризуется четким разделением на абзацы. Объем текста в большинстве случаев составляет до половины машинописного листа. Возможны следующие варианты организации структуры послания:
1) краткое изложение сути сообщения в первом абзаце и изложение сопутствующей информации - во втором и последующих абзацах;
2) развернутое изложение сути сообщения в одном-двух начальных абзацах и изложение сопутствующей информации - в последующих абзацах;
3) развернутое изложение сути сообщения в одном-двух начальных абзацах и оценка (пояснение) автором значимости сообщенной информации для порядка и содержания деловой активности.
Особенностью содержания ответного письма-сообщения является обязательное упоминание о получении послания адресата (нередко - со ссылкой на дату и номер). Как правило, значительная часть письма-сообщения при этом отводится оценке полученной информации.
Что касается первичных сообщений, то для их содержания наиболее характерно четкое и ясное изложение сути сообщаемой информации. При этом порядок изложения может осуществляться относительно свободно (рис. 2 - 5).
Письмо-сообщение в связи с намерением адресата пересмотреть
содержание действующего договора о сотрудничестве
│ торгового дома "Прайм" │
│ Многоуважаемый господин Иванов! │
│ В ответ на Ваше обращение сообщаю, что в настоящее время руководство│
│предприятия полагает нецелесообразным пересмотр порядка оплаты по│
│соглашению о поставках продукции и взаимных расчетах на 2008 г. Приглашаю│
│Вас вернуться к обсуждению этого вопроса при подготовке проекта│
│соглашения на 2009 г. │
│ Коммерческий директор фабрики "Русский трикотаж" │
Ответ на сообщение в связи с намерением адресата
пересмотреть содержание действующего договора
│ фабрики "Русский трикотаж" │
│ Глубокоуважаемая Оксана Станиславовна! │
│ Откликаясь на пожелание, выраженное Вами в предыдущем письме,│
│направляю в Ваш адрес проект соглашения о поставках продукции и взаимных│
│расчетах на 2009 г. │
│ Приложение: "Проект соглашения. " в электронном виде, на CD, инв.│
│N 700/1, только адресату, конфиденциально. │
│ С глубоким почтением, │
│ Генеральный менеджер торгового дома "Прайм" │
Письмо-сообщение в связи с представлением
плановой отчетной документации
│ Начальнику управления собственной безопасности │
│ Представляю предложения по совершенствованию системы информационной│
│безопасности деятельности филиала N 1 компании на 2009 г. │
│ Приложение: "Предложения. " в электронном виде, на CD, инв.│
│N СО/5432, только адресату, для ограниченного пользования. Подлежит│
│ Начальник филиала N 1 │
│ информационной безопасности филиала │
Ответ на сообщение в связи с представлением
плановой отчетной документации
│ Начальнику филиала N 1 компании "Драгметаллсбыт" │
│ Высылаю замечания к предложениям по совершенствованию системы│
│информационной безопасности деятельности филиала N 1 компании на 2009 г.│
│Предлагаю учесть их содержание при разработке плана по обеспечению│
│ 1. "Замечания. ", на 6 листах, только адресату, конфиденциально. │
│ 2. Образец оформления "Плана. ", на 2 листах, только адресату. │
│ Заместитель начальника управления │
│ собственной безопасности компании "Драгметаллсбыт" │
Для разработки писем-сообщений, как и для подготовки других видов деловой переписки, можно использовать фразы-клише и трафаретные формы (табл. 1). Появление трафаретных писем было связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле. Тексты-аналоги, или типовые тексты, и трафаретные письма являются своеобразным итогом стандартизации языка делового письма.
Основные и вспомогательные формулировки, рекомендуемые
для разработки текстов писем-сообщений
│ А. Основные формулировки: │ Б. Вспомогательные формулировки: │
│Сообщаю (сообщаем) вам . │- Сообщаем к вашему сведению, что. │
│- о (том-то и том-то). │- Направляем для использования │
│- об имевшем место. │в работе. │
│- об изменениях в. │- Высылаю для руководства │
│- о необходимости. │в повседневной деятельности. │
│- о фактах. │- Представляю во исполнение ваших │
│- о предпринятых нами мерах по. │указаний. │
│- о предварительных результатах. │- Доводим до сведения руководства │
│- о достижении окончательной │вашей компании. │
│договоренности с. │- К сведению вашего руководства │
│Представляю. │- Считаем своим долгом сообщить. │
│- сведения о. │- Полагаем необходимым направить │
│- проект (плана, программы). │в ваш адрес. │
│- предложения о. │- Имеем честь представить. │
│- перечень. │- Нам доставляет особое удовольствие│
│- материалы. │сообщить вам. │
│- отчет о. │- Мы исходим из настоятельной │
│- акт. │необходимости предоставить в ваше │
│ │- Я изыскал возможность для того, │
│Направляю. │чтобы незамедлительно выслать вам. │
Совет 1: Как написать деловое письмо-ответ
- Как написать деловое письмо-ответ
- Как написать письмо Деду Морозу, чтобы он ответил и прислал подарок
- Как отказаться от тендера
- как писать реквизиты
Совет 2: Как написать ответное письмо
- - зарегистрированный e-mail.
Совет 3: Как начать деловое письмо
- компьютер или бумага и ручка
Для делового письма лучше использовать фирменный бланк даже в том случае если вы высылаете его по электронной почте.
- Виктор Сороченко "Составление деловых писем".
Совет 4: Как начать ответ на письмо
- - компьютер с подключением к интернету;
- - телефонный справочник.
которым общаетесь не очень часто, начните его с вашего обычного обращения с этим человеком. В этом случае возможны все варианты приветствия, принятые в вашем кругу. Выбор зависит от того, насколько близки ваши отношения. В основной части опишите, как обстоят ваши дела, при этом старайтесь писать о хорошем и плохом (если есть такая необходимость) вперемежку.
- Дистанционный консалтинг. Составление деловых писем в 2018
Совет 5: Как правильно составить деловое письмо
Как оформить информационное письмо и что это такое
Прежде всего, разберемся, что это такое информационное письмо.
Информационное письмо – это специальное служебное письмо, которое сообщает определенному адресату некоторые сведения официального характера. Объем такого письма может колебаться от нескольких абзацев до нескольких листов. Информационное письмо подписывает руководитель предприятия, а если это массовая рассылка, могут не содержать подписи руководителя, достаточно будет поставить печать предприятия.
Достаточно часто такие письма носят типовой характер. В них могут содержаться предложения и рекомендации или же дословно приводятся положения законодательных или нормативных документов. В конце информационного письма могут содержаться приложения. Иногда информационно письмо является ответным и к нему прилагают некоторые материалы, которые включают в себя информацию, доносимую до адресата.
Для оформления информационного письма понадобится:
· Точные реквизиты получателя;
· Сведения, которые необходимо донести до получателя;
Как оформить информационное письмо
В верхнем левом углу документа должно быть написано название организации, которая доносит некоторые сведения до получателя. Следует вписать в графу точный адрес места нахождения организации и номер его контактного телефона. Если организация имеет свой штамп, то его нужно поставить, так как в нем содержаться все данные о предприятии. Также нужно указать дату составления информационного письма и его порядковый номер.
В правом верхнем углу должны быть вписаны сведения о адресате. Если такое письмо адресовано руководителю определенного предприятия, тогда следует указать его персональные данные, название должности, которую он занимает, название предприятие и адрес его расположения и индекс района, в котором он располагается.
Укажите точную тему такого письма. Например, о появлении новых товаров или о предстоящем совещании. В содержательную часть письма входит информация и сведения, которые необходимо донести до адресата. Сведения должны начинаться с таких слов: «Извещаем вас, о…», «Информируем вас, о…», «Доводим до вашего сведения…». Это напрямую зависит от, того, какая будет цель ответного письма, которую следует кратко описать в документе и включить все необходимые данные.
В основном к информационному письму прилагают определенные материалы, это могут быть рекламные листы, договора, прайс-листы и другие документы. Наименование приложений и их количество нужно указывать в конце письма.
Информационное письмо нужно заканчивать такими словами: «С уважением…» и так далее. После чего вписывают должность, точные данные исполнителя органа или его заместителя.
Мы надеемся, что наша статья - Как оформить информационное письмо содержал все точные сведения полезные для вас.
Источники:
dezhur.com delo-ved.ru hr-portal.ru www.kakprosto.ru www.astromeridian.ruКомментариев пока нет!