Как правильно написать деловое письмо обращение
Как написать деловое письмо: правила и рекомендации
Неотъемлемым атрибутом любого бизнеса является деловая переписка. Сотрудники каждого предприятия общаются с коллегами и клиентами, с поставщиками и потребителями. В общем, в ежедневный распорядок любого офиса непременно входит участие в переписке.
Несмотря на то, что ежедневно большинство наемных сотрудников на предприятиях и в организациях отправляют и получают многочисленные сообщения, далеко не все придерживаются установленных норм и правил при их создании. Оказывается, грамотно и правильно написать деловое письмо не так уж и просто. Существует целый ряд требований и шаблонов, применяемых в мире и относящихся к документообороту. В них входят правила написания делового письма, а также основные моменты, касающиеся оформления.
Составляя послание в стороннюю организацию или просто коллеге в соседний отдел, следует придерживаться строгого стиля (за исключением дружеской переписки, для которой не существует подобных ограничений). Не стоит использовать слишком эмоциональные слова даже для того, чтобы описать всю важность сделки или восторг от протестированной продукции. Деловое письмо должно быть понятным, кратким и достаточно сдержанным.
Начинать послание следует с адресата. Если оно предназначено для сотрудника сторонней организации, следует непременно указать ее наименование, должность получателя, а также его ФИО. В случае, когда документ остается внутри компании, достаточно фамилии с инициалами (можно добавить и занимаемую должность). Деловое письмо в стороннюю организацию следует оформлять на фирменном бланке (независимо от того, будет ли оно отправлено в электронном или в бумажном виде). При его отсутствии можно просто указать в «шапке» документа реквизиты отправителя.
Перед тем как начать составлять текст, нужно обдумать его структуру, обозначить основные тезисы и цели написания. В таком случае процесс написания намного упростится. Заканчивать письмо следует подписью, в которой указывают не просто фамилию отправителя, но и должность, а также наименование предприятия, которое он представляет.
При отправке предложения потенциальному клиенту или партнеру в конце нужно непременно выразить благодарность за сотрудничество и надежду на дальнейшую совместную работу.
Помимо правил, используемых в деловой переписке, существуют также рекомендации. Например, любой документ, адресованный конкретному лицу, следует начинать словами «уважаемый» с указанием ФИО полностью, а не инициалами. Не нужно использовать сокращения в письмах, например, писать «ув.» или сокращать должность адресата, его место работы.
Самым сложным считается международный документооборот, поскольку в каждом государстве существуют свои нюансы общения, да и язык, на котором приходится вести переписку с зарубежными партнерами, не всегда понятен составителю письма, так что приходится пользоваться услугами переводчиков. Прежде, чем прибегнуть к услугам такого специалиста, следует уточнить, известно ли ему, как написать деловое письмо на английском, или же речь идет о банальном дословном переводе. Если зарубежный документооборот планируется поддерживать постоянно, лучше принять в штат сотрудника, достаточно владеющего иностранным языком, чтобы составить на нем деловое письмо.
В целом же от того, как будет составлен документ и как оформлен, во многом зависит достижение поставленной задачи. Так что ни в коем случае не стоит недооценивать важность делового этикета при общении.
Подготовка делового письма
С какими бы целями не составлялись деловые письма, пишутся они для достижения желаемой цели в бизнесе. Не любой сотрудник организации обладает должной компетентностью в области деловой переписки, при неумелом подходе есть риск и вовсе испортить репутацию фирмы одним письмом. Зато если воспользоваться услугой составления письма в нашем агентстве, адресат наверняка заинтересуется сотрудничеством с вами.
Назначение деловых писем
Как правильно писать деловые письма.
Особенности структуры и текста делового письма
Деловые письма имеют четкую композицию:
•во введении указываются цель и причина письма, дается ссылка на документ, послуживший отправной точкой для данного послания;
•в основной части описывается положение дел, дается анализ ситуации, аргументация. Характер доказательств зависит от направленности письма: например, убедить прийти на конференцию, вложить инвестиции в проект, приобрести товар;
•в заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т. д.
Перед текстом письма всегда размещают вежливое обращение к адресату (Например, «Уважаемый Сергей Михайлович!») А также в начале или в конце текста присутствует формула вежливости, составляемая по канонам деловой переписки. Формулы вежливости обычно начинаются так: «Выражаю признательность за оказанное содействие… / благодарность за приглашение… / надежду на плодотворное сотрудничество…». При написании такого рода писем соблюдается деловой стиль. Его особенности: лаконичность, ясность, однозначность, использование терминов, нейтральный тон, стандартизированность.
Трудности в составлении деловых писем
От автора делового письма требуется многое:
•быть хорошо осведомленным об адресате и той информации, которой он уже владеет по вашему вопросу;
•знание правил русского языка и особенностей делового стиля: языковых формул, правил составления предложений и проч.;
•правильное и уместное использование терминологии;
•корректность в обращении к адресату.
Как грамотно писать деловые письма.
Словари, образцы составления деловых писем могут помочь вам справиться с этой задачей своими силами. Но если нет достаточно компетентного сотрудника или времени на подготовку к составлению деловых писем, эту услугу может оказать профессиональное агентство. Специалисты коммуникационного агентства Comagency помогут вам разработать фирменный бланк, собрать необходимые документы для убедительной аргументации, составить грамотное и презентабельное деловое письмо, улучшая тем самым имидж вашей организации.
Как научиться писать деловые письма
Посмотрите видео ниже, где легко и просто рассказывается, как научиться писать деловые письма, даются четкие и понятные рекомендации и практики для тренировки:
Как написать деловое письмо?
В процессе работы мы часто сталкиваемся с официальными документами. И порой бывает, что у любого сотрудника помимо задачи получать корреспонденцию, появляется необходимость на нее отвечать. Как правильно писать деловое письмо? С таким вопросом ежедневно сталкиваются многие. А это значит, что пора научиться писать официально и грамотно.
Структура делового письма
Вне зависимости от содержания официальной корреспонденции, существуют нормы и требования ее написания. Современные технологии позволяют писать два вида писем – бумажные и электронные. Они имеют мало отличий, но свои особенности у них все же есть. Поэтому мы рассмотрим оба варианта.
Составление бумажного делового письма
Структура у официальных обращений выглядит примерно следующим образом:
После того, как основная часть написана, важно не забыть про правила оформления делового письма:
А как правильно оформить деловое электронное письмо?
Деловое электронное письмо должно соответствовать таким же требованиям. Однако есть и ряд нюансов, которые следует учитывать при его написании и отправке. Части делового письма в глобальной сети выглядят следующим образом:
- «шапка» текста в корпоративном стиле компании;
- приветствие;
- обращение, описание его цели и т.д.;
- прощание;
- личная подпись и контакты отправителя (сегодня любой может сделать себе электронную подпись);
- ссылка на сайт компании и ее логотип;
- также при отправке обязательно нужно заполнить поля «Тема» и «Кому».
На этом отличия письма бумажного и электронного заканчиваются. Главное, в обоих случаях не допускать лишней информации и соблюдать тактичность при обращении к адресату. Тогда вопрос как написать деловое письмо более не будет вас тревожить.
У любой организации, будь то государственный завод, маленький магазин или огромный холдинг, рано или поздно возникает необходимость вступить в переписку. Для этого необходимо уметь грамотно написать, оформить и отправить деловое письмо. В этой статье разберем виды деловых писем и поговорим о том, как оформить основные реквизиты этого документа.
Для начала давайте определимся, какие существуют виды делового письма. Ведь в зависимости от этого отличаются и правила написания писем: что писать, как писать, кому писать и прочее.
Можно перечислить несколько десятков разновидностей деловых писем, но чаще всего встречаются:
- информационное письмо;
- сопроводительное письмо;
- гарантийное письмо;
- благодарственное письмо;
- жалоба;
- претензия;
- предложение (не коммерческое);
- коммерческое предложение;
- приглашение;
- поздравление;
- извинение;
- сообщение;
- заявление;
- подтверждение;
- предупреждение;
- уведомление;
- напоминание;
- рекомендация;
- отказ;
- заказ;
- запрос;
- справка;
- просьба;
- job offer.
Есть еще одна отдельная категория писем – это судебные письма. Рассматривать их мы не станем, так как такими письмами занимаются только юристы, а они знают толк в их написании. Все, что требуется знать всем остальным работникам организации, особенно работающим с почтой: если вам в руки попало такое письмо (оно имеет пометку «судебное»), сохраните и конверт, и письмо.
Деловое письмо: структура
Деловое письмо, среди прочего, отличается от обычного письма тем, что имеет четкую структуру, которая состоит из следующих частей:
- Адресат.
- Тема письма.
- Заголовок или обращение.
- Вступительная часть.
- Основная часть.
- Заключительная часть.
- Приложение (если есть).
- Подпись.
- Исполнитель.
Это наиболее распространенная схема деловых писем, но, разумеется, некоторые пункты могут быть изменены.
Это тот, кому мы пишем письмо. Здесь можно указывать название компании, ее руководителя или то должностное лицо, с которым в настоящий момент вы ведете переписку. В случае, когда деловое письмо отправляется впервые в организацию, адресатом ставят генерального директора. Письмо может отправляться также обычному человеку – физическому лицу. Адресатов может быть несколько, но больше пяти лучше не ставить. В этом случае правильнее будет сделать список рассылки.
В зависимости от того, кому направляем письмо, реквизит оформляем по-разному.Если адресат – руководитель предприятия, в первую очередь следует указать его должность, следом название предприятия и инициалы с фамилией, причем все перечисленное должно стоять в дательном падеже.
Если же письмо адресуется определенному человеку на предприятии, нужно написать сначала название организации в именительном падеже, потом должность человека, инициалы и фамилию, но уже в дательном:
Если письмо будет направляться без конкретного адресата в организацию, то указывают название организации в именительном падеже:
Если деловое письмо предназначается физическому лицу, то сначала пишем фамилию в дательном падеже, потом инициалы, а на следующих строчках – почтовый адрес, по которому будет отправлено письмо. Если почтовый адрес неизвестен и документ планируется передать каким-то другим способом, оставляем только фамилию и инициалы:
ул. Полевая, д. 5, кв. 457,
г. Москва, 123456
Не нужно ставить точку в конце или менять шрифт, он должен быть таким же, как и текст письма. Выравнивается текст реквизита «Адресат» по правому краю.
Это краткое содержание письма. Нужно писать его над основным текстом.
Существуют некоторые документы, в которых не нужно указывать тему письма, а именно: уведомление, жалоба, претензия, поздравление, гарантийное письмо или предупреждение. Во всех перечисленных документах следует выносить вид письма в заголовок, единственное исключение делается для поздравлений.
Текст темы не должен превышать 50 знаков, нужно очень кратко, но при этом понятно написать, о чем данный документ. Зачастую тему можно выразить 2-3 словами, например «Запрос информации» или начать с предлога «о» и писать в предложном падеже.
Шрифт темы может быть на один кегль меньше, чем шрифт основного текста, но не более, и это не обязательно. Выравнивать следует по левому краю.
О согласовании порядка действия организаций в чрезвычайных ситуациях
Заголовок или обращение к адресату
Заголовок или обращение пишутся по центру, через одну пустую строку от темы письма.
Это может быть название письма, которое, по сути, заменяет тему. В большей части это относится к жалобам, претензиям, гарантийным письмам, заявлениям, предупреждениям или уведомлениям. Также это может быть личным обращением к адресату письма.
Если вы пишите заголовок, то лучше его набирать прописными буквами и поставить по центру. Не нужно выделять заголовок в виде увеличения шрифта, он должен быть точно таким же, как и основной текст. Допускается сделать шрифт полужирным:
Что же касается обращений, то следует начинать со слова «Уважаемый(ая)» потом имя и отчество адресата:
Уважаемая Галина Викторовна!
Уважаемый Евгений Борисович!
Если имя и отчество физического лица неизвестны, они не заменяются инициалами, а пишется так:
Уважаемый г-н Петров!
Уважаемая г-жа Лисицына!
Если же деловое письмо пойдет в организацию, ни фамилия, ни имя-отчество руководителя которой вам неизвестны, напишите нейтрально «Уважаемые коллеги» или «Уважаемые господа». Не забудьте поставить в конце знак восклицания, но только один, не нужно их ставить ни три, ни более раз, показывая свое уважение, это будет выглядеть совсем по-детски.
Текст письма делится на три части: вступление, основная часть и заключение. Необязательно это три абзаца, может быть и больше. Каждая часть текста плавно переходит одна в другую. Если у вас в организации не предусмотрен корпоративный шрифт для написаний самого тела письма, лучше выбрать шрифт Arial или TimesNewRoman, кегль выбрать или 12, или 14. Стоит начинать писать с красной строки, выравнивая по ширине. Текст нужно выровнять по ширине. Он может состоять из простых или сложноподчиненных предложений, причем каждое из них должно иметь какую-то мысль, не быть пустым. Никакой «воды» деловой стиль речи не терпит. Каждый абзац начинается с красной строки.
Вступлением можно указать на пришедшее ранее письмо адресата, на которое вы пишите ответ, или сообщить, что ранее вы договорились с адресатом о том, что пришлете письмо. Если письмо пишется человеку впервые и никаких договоренностей не было, вступление можно и пропустить.
Вступление это одно предложение или даже его часть.
На Ваш исх. № 175-8/3-15 от 25.05.2015 сообщаем следующее
Согласно нашей договоренности…
Это часть письма, где написано о главном, то есть о сути проблемы. Условно ее можно поделить на две части: «обоснование» и «просьба». В обосновании указывается причина написания письма, в «просьбе» излагается то, чего вы хотите добиться от получателя письма.
«Просьбу» следует писать с нового абзаца и с красной строки.
Направляем вам для рассмотрения пакет документов по хозяйственному обслуживанию ТК «Комета» и прилегающей к нему территории за июнь 2015 года.
Просим рассмотреть документы, подписать их, заверить подписи печатями и выслать один комплект документов в адрес ООО «Клининг-Системс».
Письмо нужно закончить формулой вежливости, которая плавно перетекает в подпись, например:
С чувством глубокой признательности
С наилучшими пожеланиями
Наличие или отсутствие завершающей фразы зависит от того, насколько вы близки с адресатом, и от корпоративной культуры автора, и от содержания письма. Если взять, к примеру, религиозные организации, то свои письма они заканчивают достаточно объемными и эмоциональными фразами. Но если в претензии написать «С уважением» будет смотреться не уместно. Поэтому следует подумать, нужна ли такая фраза.
В зависимости от ситуации, вида и текста письма заключительная фраза или будет, или нет. Так как после этой фразы будет стоять подпись, следует ставить запятую, а не точку. Исключение, если завершающую формулу автор письма умудрился оформить в виде короткого, но полноценного предложения. Тогда в конце ставится точка или восклицательный знак.
Не стоит менять шрифт, он должен быть таким же, как и в теле письма. Формула вежливости пишется с красной строки. Следует отступить от основной части или перечня приложений на 2-3 строки, выравнивать также по ширине.
Здесь указывается название должности, далее идет свободное место для личной подписи, следом инициалы и фамилия того, кто подписывает письмо.
Красная строка здесь не оформляется. Должность пишется слева. Если она слишком длинная, лучше разбить ее на две строчки. Инициалы и фамилию размещаем справа, выравниваем по краю. В результате между должностью и ФИО получаем свободное место для подписи.
Главный архитектор ОАО «Строй-Сити» А.Д. Семенец
Начальник Департамента клиентского
сопровождения ООО «Телеконтакт» А.В. Гавриленко
Приложением могут быть документы, которые вполне самостоятельны, несут определенную информацию, которая нужна в работе. Обязательно нужно указать все приложения к данному письму, пронумеровать их, указать количество страниц и экземпляров.
Если деловое письмо имеет приложения, они пишутся после основного текста письма, через одну пустую строку строки. С красной строки указывается слово «Приложение» или «Приложения», после нужно поставить двоеточие. Если приложений больше одного, тогда каждое из них пишется с новой строки и нумеруется. В приложении первым идет название, далее количество листов, экземпляров. В оформлении текста ничего не меняется, остается тот же шрифт, размер, выравнивание по ширине.
Приложение: Заявка на участие в фестивале на 1 л. в 2 экз.
- Шкала и критерии оценки звуковых файлов на 3 л. в 1 экз.
- План проведения тренинга «Управление конфликтными ситуациями» на 2 л. в 2 экз.
Несмотря на то, что каждое деловое письмо подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т.е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.
Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу письма, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже – адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.
Исп.: Антон Соломонович Леприков
Когда письмо полностью готово, распечатайте его на фирменном бланке и зарегистрируйте, после чего можно отправлять.
- ВераЯнварь 29 2016 @ 09:55
Ответьте,пожалуйста, на следующие вопросы:
1) Если письмо посылается в два адреса, то первое письмо отправляется на бланке организации и ставится подпись руководителя, а как оформить письмо в другой адрес?
Это будет копия или тоже подлинник?
Какой статус у экземпляра письма, которое остается в организации (подлинник или копия) и как его оформить?
2) Для чего оформляется реквизит «исполнитель» внизу письма? Для связи с исполнителем или для придания ему юридической силы?
Добрый день, Вера!
1) Письмо во второй адрес оформляется не на бланке, а на обычной бумаге. На нем стоит точно такая же «живая» подпись, а регистрационные данные вносятся в штамп. Это второй «визовый» экземпляр письма, он имеет такую же юридическую силу, как и тот, что отправлен адресату. Подробнее — здесь http://thebestsecretary.ru/?p=1248
2) Реквизит оформляется для связи с исполнителем.
Здравствуйте, Евгения! И снова вопрос. Чем отличается реквизит тема письма от заголовка? И если во всех остальных видах документов требуется ставить реквизит заголовок от левого поля после реквизита регистрационный номер, то где можно найти обоснование того, что в письмах этот реквизит ставится в центре? или в письмах используется только обращение вместо заголовка? И можно ли вообще не ставить в письмах заголовок или обращение ,если письмо информационного характера? В нашей организации очень большой поток писем и зачастую они содержат только текст.
Если речь идет о письмах, то ничем не отличается. Обоснования того, что реквизит ставится в письмах в центре нет, потому что он всегда оформляется от левого поля. «Уважаемый Иван Иванович» это не заголовок к тексту документа, а обращение к адресату — уже фрагмент реквизита «текст документа».
Заголовок принято оформлять на всех письмах.
Спасибо за консультацию, Евгения!
«С уважением» пишется без запятой, как справедливо указано в других двух Ваших примерах: «С чувством глубокой признательности» и «С наилучшими пожеланиями». Собственно они ничем не отличаются от «С уважением», кроме количества букв.
Добрый день. Встречала разные вариации написания реквизита адресат (полагаю, связно с переизданием ГОСТа, или чем-либо подобным ранее). В разных источниках нахожу:
Органам гос. власти….
Органы гос.власти… (с точки зрения 2003 — правильно это, однако в примерах встречается и первый вариант). Что верно в данном случае?
А теперь этот же пример с рассылкой:
Руководители аппаратов (в данном случае, полагаю, это не орг-ия и не структурное подразделение, поэтому работает дат.падеж?)
На мой взгляд, правило однозначно: если адресуем письмо организации или учреждению (или нескольким) — ставим именительный падеж. Должностному лицу (лицам) — дательный. И в ГОСТ-2003, и в методических рекомендациях для ФОИВ так.
Строгих нормативов на этот счет нет. ГОСТ доброволен к применению, а правила для ФОИВ распространяются только на гос. учреждения.
Добрый день! В официальном деловом письме пишется «сообщаем, направляем» или «сообщаю, направляю»? Заранее спасибо за ответ.
Возможны оба варианта. Организации рекомендуется выбрать один и придерживаться его во всех своих письмах.
Здравствуйте! В официальном письме при обращении «Уважаемый…» в конце пишут «С уважением…». Не является ли это тавтологией?
Здравствуйте, Анастасия! Не является. Более того, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает использовать в тексте письма обращение «Уважаемый (ая, ые) ….!», а в конце — этикетную формулу «С уважением, …».
Хочу уточнить по оформлению реквизитов письма. Сама также использую формат (меня так научили много лет назад):
О.Р. Зазублину (И.О. Фамилия)
В новом ГОСТе указано, что при адресовании письма пишется Фамилиия И.О. Или опять же ссылаемся на рекомендательный характер ГОСТа?
С новым ГОСТом меняются правила и приводится к единообразию написание ФИО как должностных лиц, так и физических. Если вы принципиально хотите настоять на именно таком написании, то да, можно вспомнить о рекомендательном характере ГОСТ-2016. Кроме того, он еще не вступил в силу. Наконец, если в вашем ЛНА по делопроизводству закреплено такое написание, то вам в любом случае нужно ему следовать.
Здравствуйте. Подскажите, правильно ли регистрировать справки о заработной плате сотрудников в общем журнале регистрации и хранить их вместе с исходящими документами, ведь это коммерческая тайна? У нас есть номенклатура и по ней у этих документов разные сроки хранения. У справок — 3 года, у остальных исходящих -5. Кто должен регистрировать эти справки: бухгалтерия или секретарь и у кого они должны храниться?
Это не коммерческая тайна, но вы совершенно правы в том, что это конфиденциальная информация — персональные данные работников. И они защищены законом. Выдавать эти справки и регистрировать их должен сотрудник, который дал обязательство о неразглашении персональных данных.
Евгения, спасибо за скорый ответ. Хотелось бы уточнить: могут ли справки о зарплате храниться с обычными исходящими документами и если они по номенклатуре дел относятся к документам бухгалтерии, у кого они должны храниться — у исполнителя справок (сотрудника бухгалтерии) или у секретаря? Обязательств о неразглашении персональных данных официально у нас никто не давал. Спасибо заранее за ответ.
Добрый день, Елена!
Если по номенклатуре это дело бухгалтерии, то и храниться оно должно в бухгалтерии.
Составляю сопроводительное письмо в ИФНС 28 по г. Москве. для предоставления сведений с разъяснениями от организации. И сейчас ломаю голову на двумя вопросами:
1) Лучше письмо адресовать в организацию (ИФНС) или начальнику ИФНС — есть ли какие-то правила или рекомендации на этот счет? В Интернете в примерах я находил и такие и такие варианты, но разъяснений нет.
2) Если брать второй случай, то каким будет дательный падеж фамилии Чиглий? (Чиглию? Чиглему?…)
1. Оба варианта абсолютно равнозначны. Руководитель представляет свою организацию, так что письмо, адресованное в ИФНС, в любом случае попадает или к руководителю, или в тому, кто уполномочен решать вопрос, поднятый в письме.
2. На мой взгляд, склоняется: Чиглию. Но лучше уточнить: я бы попросила секретаря позвонить в приемную и узнать. Думаю, что такому звонку и вопросу там не удивятся.
Евгения, еще один вопрос. По поводу бланков. До сих пор не очень понял разницу: чем принципиально будет отличаться простое письмо от письма, напечатанного на бланке, если оба составлены по ГОСТ-2003? Поскольку, как я понимаю, особая бумага и цветные элементы в бланке — это опция.
«Простое» письмо от организации, составленное по ГОСТ-2003, — это и есть письмо на бланке. В ГОСТ написано: документы составляются на бланках.
Евгения, благодарю за оперативное разъяснение. По поводу фамилии — на удивление — не склоняется, хотя и мужская.
Если оформление по ГОСТу и есть по сути оформление на бланке, тогда возникает другой вопрос: ранее были зарегистрированы компании с таким же как и у меня названием. В предыдущем вопросе я хотел выяснить как обойти вопрос использования фирменного названия (организационно-правовая форма + название компании) на бланках (ввиду их преимущественного права). Я понимаю, что вряд ли кто придерётся, и всё же хотелось бы исключить такую ситуацию даже теоретически. Может быть, есть какие-то соображения — как лучше поступить?
Георгий, по ГОСТу на бланке письма, как раз с целью однозначной идентификации, кроме названия, располагаются справочные данные об организации, которые уникальны: ОГРН, ИНН, кроме того на нем расположены адрес, телефон. Это обязательные реквизиты для бланка письма по ГОСТу.
Добрый день, Евгения!
Формула вежливости «С уважением» печатается с абзаца (исполнителем) или пишется от руки (руководителем) в служебных письмах (переписке)? Спасибо.
Можно и так, и так. Если написать от руки, то это будет формула «супер-вежливости»))
В обычном порядке набирается на компьютере.
Благодарю за ответы.
Ещё такой момент: в каком месте писать «С уважением,» до реквизита «приложения» или после?
Здравствуйте скажете в конце электронного письма по мимо подписи чесло месяц год нужно вставить
Подскажите, пожалуйста, если письмо отправляется в два адреса, есть Приложение, которое так же направляется в два адреса, как следует правильно оформить:
1. Название на 1 л. в 1 экз.
1. Название на 1 л. в 1 экз. в оба адреса
1. Название на 1 л. в 2 экз.
Так можно. Но я бы написала два письма в два адреса с разными комплектами приложений.
Как правильно написать деловое письмо обращение
1. Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;
2. Степень знакомства, характер отношений;
4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.
Уважаемый Михаил Петрович!
Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:
Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.
Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение.
Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.
Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нор мативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.
Деловой стиль — это совокупность речевых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений.
Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:
1. Участники делового общения — преимущественно юридические лица — организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;
2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;
3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая,
научная, техническая и др.;
4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;
5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.
Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления инфор¬мация должна обладать определенными свойствами.
1. Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;
2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;
3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо
иного использования в управленческой деятельности;
4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;
5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения — побудить адресата совершать (или не совершать)
6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость
дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку,
приводить к неоправданным потерям времени и средств.
Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка — научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.
Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:
Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лексики и междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле. Информация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения или уменьшения, междометия).
Однако нельзя считать, что официальный документ вообще лишен эмоций.
Цель большинства документов - заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Она должна быть скрыта за внешним спокойным, нейтральным тоном изложения. Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа.
Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок - устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.
Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл.
Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.
Письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется, содержать точные даты, бесспорные факты и выводы.
Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения:
- Сообщаем, что в период с. по. ;
- Сообщаем, что по состоянию на. ;
- Направляем Вам согласованный. ;
- Просим Вас рассмотреть вопрос о.
- Проверкой установлено, что. ;
- В связи с отсутствием финансовой помощи. ;
- В связи со сложной экономической ситуацией. ;
- В соответствии с Вашим письмом. ;
- В порядке проведения совместной работы. ;
- В соответствии с протоколом. ;
- В подтверждение нашей договоренности. ;
- В целях укрепления ответственности. и т. д.
Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме вы¬ражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридические значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:
- Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты.
- Контроль за выполнением возлагается.
Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.
Термины, используемые в управленческой документации, - это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения.
Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии. Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения. В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском - двух и многосторонние сделки называют договорами; во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт», договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях.
1. Лексические (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, главбух, зав., зам., спецназ.
2. Графические - применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.
Еще одна особенность деловой речи - использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже:
- Предлагаем Вам варианты решений (чего?) реконструкции систем отопле¬ия, вентиляции и санитарно-техническихустановок жилых домов и административных зданий.
- Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества.
- Согласно утвержденному Президентом Российской Федерации (чему?) Перечню основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне.
Для деловой речи характерно употребление словосочетаний с отглагольными существительными. Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а не убрать), оказать поддержку (а не поддержать), произвести ремонт (а не отремонтировать).
Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений важны для письма. Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом - подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами - подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями, например:
- В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставной фонд СП «МИО», а также недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению Мэрии.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.
Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.
Источники:
fb.ru comagency.ru kak-bog.ru thebestsecretary.ru www.jobmoney.ruКомментариев пока нет!