Как правильно написать деловые письма на английском языке

Составление делового письма

Письменные документы: глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте, письмовики. Деловая переписка: принципы составления официального письма и структура служебного письма, этикетные ритуалы, стиль оформления как отражение имиджа компании.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.

Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

Еще в начале 18 века, в России начали издаваться сборники образцов документов называемые «письмовник»

Предшественниками «письмовников» были «формулярники», известные на Западе уже в 7 в., а в России - с первой трети 16 столетия (в частности, «формулярники» московской митрополичьей кафедры) - описания реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой вид ранних письмовников - «титулярники», содержавшие сведения о том, как записывать полный царский титул. Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали.

Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и с изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата.

Требования к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса.

Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первым запечатывали только записки и редко письма, все остальное сургучом.

Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом.

В советское время жанр «письмовников» был подвергнут осмеянию как «пережиток буржуазного прошлого». Частная переписка могла подвергаться досмотру почтовой цензуры, умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный этикет.

Важное место в любом бизнесе занимает деловая переписка. Деловое письмо имеет огромные возможности, важно только научиться их использовать. Деловое письмо является важным инструментом на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж компании. Поэтому к его формированию необходимо отнестись со всей серьезностью и ответственностью.

Как же правильно составлять и оформлять деловое письмо?

Перед тем, как создать письмо, подумайте, какого конечного результата Вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.

Деловое письмо обычно печатается на фирменном бланке компании с изображением ее логотипа, указанием наименования и реквизитов. В зависимости от способа отправки письма бланк может быть в печатной форме либо в электронном виде.

При составлении делового письма следует придерживаться следующих принципов:

Краткость - сестра таланта. Будьте четкими и конкретными, выражайте свои мысли лаконично.

Простота. Текст делового письма должен быть понятен получателю, поэтому говорите простым и понятным языком, лучше не употребляйте аббревиатур, сокращений.

Структурированность. При составлении делового письма придерживайтесь определенной четкой структуры, отдельные мысли и логические части разделяйте абзацами.

Перед отправкой делового письма обязательно еще раз прочитайте его и проверьте на отсутствие грамматических ошибок. Ведь деловое письмо должно производить хорошее впечатление.

3. Структура делового письма

Любое деловое письмо имеет типовую внутреннюю структуру:

Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо. Вступление включает в себя:заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель.

Например, «Касательно заказа на поставку запчастей», «Об изменении цен на продукцию».

Обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата.

Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!». В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека.цель письма. Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо.

Например, «Обращаюсь с письмом в связи с…», «Согласно телефонному разговору…», «Компания «Y» предлагает …», «Доводим до Вашего сведения, что …».

Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. - в зависимости от темы письма.

Заключение - вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом.

Например, «С уважением, …», «Искренне Ваш …». Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись - фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности.

В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени она определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования) и социальным статусом адресата.Этикетные формулы в значительной мере носят условный характер. Так, англичанин, возмущенный проделками своего конкурента. Пишет ему: «Дорогой сэр, вы мошенник!». Без «дорогого сэра» он не может начать письмо. И в русском этикете фразы типа «Буду рад вас видеть. Искренне Ваш - это не выражение экспрессии, а скорее дань ритуалу. Еще А.С.Пушкин заметил в «путешествии из Москвы в Петербург»: «Мы всякий день подписываемся покорнейшими слугами, и, кажется, никто из этого еще не заключал, чтобы мы просились в камердинеры».

Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!; С уважением; с искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами, включены, как правило, в устойчивое выражения, как и остальные формулы речевого этикета:

Благодарю Вас за участие…

Искренне благодарю Вас за…

Сердечно благодарю Вас за…

Прошу Вас направить в наш адрес…

Заверяю Вас в том, что мы приложим все усилия…

Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество…

С благодарностью подтверждаю получение от Вас…

К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы:

Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей (прямая похвала).

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности… (косвенная похвала).

Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком насосной техники… (косвенная похвала).

К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма:

Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения…

Надеемся на скорейшее принятие решения…

Надеемся, что результатом переговоров станет долговременное и плодотворное сотрудничество наших предприятий.

Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество.

Надеемся, что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время.

Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предполагает использование местоимений «Вы», «Ваш» с прописной буквы.

Согласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции.

В конце этого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услугами.

Нельзя не учитывать эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дел. Еще Френсис Бэкон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.

5. Стиль и оформление письма

Что понимают под стилем делового письма?

Стиль Вашего письма -- это то, как оно написано. Стиль является продуктом целого ряда факторов и правил, перечисленных в предыдущей главе, включая основную тематику письма, используемые слова, структуру предложений, общую длину текста и его внешний вид. В идеале должен выбираться стиль, подходящий и для получателя, и для того, чтобы четко выразить цель Вашего сообщения. Поэтому когда Вы начнете работать над стилем следующего письма, еще раз продумайте следующие вопросы:

-кому Вы пишите. Известны ли Вам ожидания читателя? Что ему может понравиться, а что нет?

-зачем Вы пишете. Хотите ли Вы повлиять на читателя или просто сообщить ему информацию?

-какое впечатление производит письмо. Является ли Ваш документ не только информативным, но и интересным? Какой тон Вы выбираете (дружеский, официальный, возмущенный, благодарный и какой-то еще)? Как оформлено письмо? Привлекательно ли оно для читателя?

-шанс на прочтение. Будет ли прочитано Ваше письмо в любом случае, или Вы должны завоевать внимание читателя?

Ответив на эти вопросы, Вы быстрее решите, что и как нужно сказать в письме.

Как оформить бланк делового письма?

Оформление деловых писем должно соответствовать общим требованиям унификации и стандартизации. В отечественной практике документационного обеспечения управления оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97. Согласно требованиям ГОСТ официальная переписка компании ведется с использованием специальных бланков для писем.

Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты:

Эмблему (логотип) организации

Наименование организации -- автора документа

Регистрационный номер документа

Ссылку на номер и дату входящего документа

Наличие указанных реквизитов должно облегчить операции по регистрации и обработке письма в компании-получателе.

Как правильно указать регистрационный номер письма?

Вне зависимости от тематики и содержания, письма, отправляемые из Вашей организации, делятся на две группы: инициативные и ответные.

Если Вы пишите инициативное письмо (просьбу, запрос, предложение, претензию), для удобства присвойте своему письму исходящий номер. И не забудьте дату. Предпочтителен вариант размещения исходящего номера и даты на одной строке в левом верхнем углу письма под «шапкой» бланка, например:

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.

Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

Служебная переписка как важная часть делового этикета. Общие требования к деловому письму. Правила международной переписки. Обязательные атрибуты делового письма. Характерные типы деловых писем. Внутриорганизационная переписка, письма-поздравления.

Оформление стандартного письма. Адрес, дата, обращение, окончание, подпись, приложение. Специальные почтовые отправления. Цель письма. Текст письма. Общие правила. Некоторые примеры деловой переписки. Сопроводительное письмо к контракту.

Основные правила написания современного письма. Этикет написания письма в современном бизнесе. Отношение к переписке в прошлом, примеры написания письма в прошлом веке и современном мире. Разновидности писем по характеру: деловые, дружеские, церемонные.

Особенности и значение делового этикета, его основные принципы: пунктуальность, тактичность, уважение, дресс-код. Ознакомление с международными стандартами составления и оформления официального письма: ширина полей, грамматика, структура документа.

Специфические особенности российского предпринимательства. Точки зрения российских и американских специалистов в сфере бизнеса на мотивы и набор профессиональных качеств и умений предпринимателя. Требования к составлению и оформлению делового письма.

Понятие и виды делового этикета. Этика и психология бесед и переговоров. Деловой завтрак, обед и ужин. Особенности общения через переводчика. Место служебной переписки в делопроизводстве. Структура служебного письма-запроса. Виды деловой переписки.

Особенности и правила составления плана письма с плохими новостями. Стратегия написания письма: анализ целевой аудитории; выбор соответствующего канала и средства распространения информации. Разновидности писем с отказом. Составление письменных жалоб.

Основные стадии подготовки деловых писем. Особенность делового стиля – употребление универсальных слов. Основные требования к тексту письма, состав реквизитов. Виды и особенности деловой корреспонденции. Этикет в выражениях просьб, отказов и претензий.

Основные особенности и черты официально-делового стиля. Структура и пример делового письма и приказа. Соотношение устной и письменной форм. Деловая беседа по телефону. Манипуляции сознанием и язык рекламы. Виды слушания: рефлексивное и нерефлексивное.

Краткая характеристика главных особенностей деловой переписки. Правила составления электронного письма. Официальная и личная переписка. Типографика e-mail, основные правила оформления текста. Смысловое значение местоимений, тире и дефиса в документе.

Форма делового письма на английском

В деловом мире переписка играет огромную роль. Начиная от коммерческих предложений и заканчивая пересылкой накладных и счетов-фактур. В настоящее время практически вся деловая переписка ведется в электронном виде, однако это не отменяет общепринятых правил деловых писем, даже если они электронные. У вас возникла необходимость написать деловое письмо человеку, говорящему на английском языке? Давайте вместе с вами разберемся в том, как правильно написать деловое письмо на английском языке.

Как правильно написать деловые письма на английском языке

Если по роду вашей деятельности вам часто приходится вступать в переписку с зарубежными партнерами, не стоит опасаться. На самом деле бизнес-корреспонденция в английском языке имеет четкие законы, соблюдая которые вы легко справитесь с любым деловым письмом.

Business letter — деловое письмо

Основные типы деловых писем

Поздравление — Congratulation Letter
Предложение — Commercial Offer — отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
О приёме на работу — Acceptance-уведомляет вас, что вы приняты на работу.
Заявление — Application- содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
Отказ- Refusal letter — деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
Жалоба -Complaint Letter — содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
Письмо-извинение — Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
Письмо-запрос- Enquiry Letter -отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
Письмо-ответ на запрос — Reply Quotation- в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
Письмо-благодарность — Thank-you letter — тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Правила составления делового письма

Правил на самом деле не так уж и много. Человеку со средними знаниями в английском я зыке не составит труда его составить, как бы трудно это ни казалось. Самое главное, что письмо состоит из блоков. Эта структурность позволяет быстро считывать информацию. И здесь экономят время все и получатель, и отправитель. Отправитель собирает блоки воедино: адрес отправителя, дата, адрес получателя, обращение, введение и т. д. А получатель уже знает где находится основная информация и знакомится с ней.

Также блочная структура подразумевает ряд особенностей:

тело письма строится из абзацев с одинарным отступом;
красная строка отсутствует;
весь текст выравнивается по левому краю.

Вторая особенность состоит в том, что не нужно писать слишком витиеватыми фразами. Предложения строятся просто и лаконично.

Составные части делового письма

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

Заголовок (шапка):

Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.

Приветствие (обращение), или как начать письмо.
Главная мысль (основной текст послания) — в центральной части письма.
Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений). Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
Вложение — говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

34 Tverskaya street

World Treasures Inc.

100 East 24th Street

I received your address from «The Moscow Times» and would like to propose you cooperation with

our company. We produce Russian nesting dolls called «Matryoshka» that are famous among tourists

visiting Russia. Our dolls are made ofsound wood and are colored with natural paint.

The catalogue numbers about 500 types of matryoshkas of various sizes.

Weoffer considerable discounts for our regular customers.

You will find enclosed our latest catalogue. We would be happy

to have an opportunity to do business with your company.

Как правильно написать деловые письма на английском языке

Уважаемая миссис Росс,

Я увидел адрес Вашей компании в «The Moscow Times» и хотел бы предложить сотрудничество с нашей фирмой.

Мы производим русских национальных кукол «матрешек», известных среди туристов, посещающих Россию. Наши куклы сделаны из цельных пород древесины и выкрашены натуральной краской. В каталоге представлено около 500 моделей матрешек разных размеров. Постоянным клиентам мы предоставляем значительные скидки.

К письму прилагаю наш последний каталог. Будем рады сотрудничеству с Вашей компанией.

Как правильно написать деловые письма на английском языке

Стандартные Выражения в деловой переписке

Обращение к партнеру по переписке

Обращение, которое следует использовать, зависит от близости вашего знакомства с получателем письма.

Если вы вообще не знакомы, или же обращаетесь к группе лиц (к примеру, ваше письмо адресовано отделу компании), то следует использовать вариант:

Dear Sir/Madam, или Dear Sirs,

Если вы знакомы или точно знаете, кто будет получателем письма, напишите:

Dear Mr./Ms. [фамилия],

(Раньше при обращении к женщине использовали сокращение Mrs. (от Missis) или Ms. (Miss). Сейчас их обычно объединяют в один вариант — Ms.).

При близком общении или обращении к хорошо знакомым сотрудникам можно сказать просто:

В теле письма передается суть вашего послания. Для точной передачи причины, побудившей вас написать это письмо, можно использовать следующие выражения:

Чтобы попросить о чём-то партнёра по переписке, используйте такие фразы:

Could you please send/tell us/let us know… — Не могли бы Вы, пожалуйста, переслать/cообщить нам/дать нам знать…
I would be grateful if you could… / I would appreciate it if you would… — Я был бы признателен, если бы Вы…
I am interested in receiving/obtaining… — Я заинтересован в получении…

Если вы хотите сообщить о каком-либо положительном результате, подойдут такие выражения:

I am pleased to announce you that… / I am delighted to inform you that… — Рад сообщить Вам, что…
You will be pleased to learn that… — Вы будете рады узнать, что…
We have some good news for you: … — У нас для Вас хорошие новости: …

Если же результат не слишком хорош, сказать об этом помогут такие фразы:

Unfortunately, … — К сожалению, …
We regret to inform you that… — С сожалением сообщаем Вам, что…
I’m afraid it is not possible to… — Боюсь, оказалось невозможным…

Сразу после этого может оказаться уместным предложение помощи:

Заключительные фразы делового письма

Thank you for your help. — Спасибо за Вашу помощь.
Please contact us if we can help. — Пожалуйста, обращайтесь, если потребуется наша помощь.
Feel free to contact us if there are any problems. — Не стесняйтесь обращаться к нам, если возникнут трудности.
I look forward to hear from you. — С нетерпением ожидаю от Вас известий.
Hope to hear from you soon. — Надеюсь на скорейший ответ.

Если вы прикладываете какие-либо документы, обратите на это внимание получателя:

I am enclosing… — Я прикладываю…
Please find enclosed… — Пожалуйста, посмотрите в приложении…
Enclosed you will find… — В приложении вы найдёте…

Окончание делового письма

Для прощания в деловом письме существуют устойчивые формы, за которыми должно следовать ваше имя. Желательно указывать имя и фамилию в полном варианте, либо первую букву имени и фамилию. Также можно добавить вашу должность.

Аббревиатуры при написании писем

asap = as soon as possible — как можно скорее
enc. = enclosure — вложение, приложение (когда вы прилагаете документы к письм)
ps = postscript — поскриптум — (это выражение знакомо всем, используем, когда хотим добавить что-то уже после того, как письмо закончено и подписано)
pto (informal) = please turn over — пожалуйста, переверни (убедиться, что человек, читающий письмо найдет информацию на следующей странице)
RSVP = от французского. Répondez s’il vous plaît, пожалуйста, ответь.

Надеемся, что данный образец делового письма на английском поможет найти вам новую работу или создать деловые связи в ближайшее время.

Видео — Деловое письмо на английском.

Как оформлять деловые письма на английском языке?

Какова последовательность оформления и особенности написания текста деловых писем на английском языке?

Последовательность подготовки документов и их отправление определены стандартами бизнеса. Их четкое оформление и своевременная отправка – залог эффективной работы офиса.

При современном доминировании электронных средств корреспонденции (которые зачастую выполнены на английском языке) важно не потерять культуру ведения документации в принципе и деловой переписки в частности. Ваш партнер по бизнесу без труда поймет, имеет ли он дело с профессионалом или любителем. Качество составления письма на английском языке – это качество работы вашей компании.

Помня о роли контроля за бизнес-коммуникацией, начнем с формата делового письма: последовательность оформления делового письма осуществляется в следующем порядке:

3. Addressee’s Name/ Addressee’s Title /Addressee’s Company/Addressee’s Address –

имя получателя/ должность (если имя неизвестно) /адрес компании/ адрес

При оформлении письма это будет выглядеть, в основном, следующим образом:

Hoxtech House, Wrights Way

Glasgow G12 8QQ

Your Ref: Ch/T 3/2

8 Minnesota Avenue, Suite H

Winter Park FL 32789

Thank you for your letter of 3 February enclosing your catalogue and price-list.

Please find enclosed my order. As we agreed, settlement will be by banker’s draft, when we receive the shipping documents. And we expect delivery within six weeks.

We would be grateful if you could inform us if there are any problems with delivery.

We look forward to receiving acknowledgement of our order at your earliest possible convenience.

При составлении делового письма необходимо обращать внимание как на форму, так и на содержание письма. Рассмотрим основные правила написания текста письма на английском языке.

Если вам неизвестно имя адресата, а известна только должность, пишут:

a) только должность – Dear Sales Manager;

c) на имя служащего, если вы знаете, что это женщина, но не знаете ее имени – Dear Madam;

d) на имя служащего-мужчины – Dear Sir;

e) в конце письма – yours faithfully.

Dear Sales Manager

Dear Personal Director

Если вам известно имя адресата, вы пишите:

а) Dear Mr Smith – указывается только фамилия (surname), имя не указывается.

b) Dear Mrs Smith – обращение к замужней женщине.

c) Dear Miss Smith – обращение к незамужней женщине.

d) Dear Ms Smith – обычное современное обращение к женщине (без указания замужем она или нет).

e) в конце письма – yours sincerely; менее формально – best regards или truly yours.

Как правильно написать деловое письмо на английском языке?

Деловая переписка на английском – разновидность официальной корреспонденции, применяемая для решения различных оперативных вопросов, возникающих в процессе ведения бизнеса. Зачастую отправка такого письма дублируется устной беседой по телефону.

Чтобы создать деловое письмо на английском языке, нужно применить следующие инструменты: вежливость, краткость, грамотность, соблюдение этикета, убедительность, умение посредством небольшого количества текста и веских аргументов донести до адресата суть Вашего послания.

Деловой английский язык не использует двусмысленностей, труднопереводимых идиом, имеет минимальное эмоциональное наполнение, зато оперирует рациональными, логическими выкладками.

Примеры деловых писем

Деловые письма могут приглашать адресата на мероприятие, информировать о каком-то событии, напоминать о договоренностях, содержать официальное предложение, просьбу, вопрос, извинение, уведомление, поздравление, благодарность и т.д.

В таком документе не употребляются разговорные слова, жаргонизмы, шутливые выражения и прочие неофициальные приемы, зато весьма уместны стандартные выражения: «I hasten to inform» - спешу Вас уведомить, «I will be glad» - буду рад, «We are looking forward to your consent (approval, confirmation)» - ожидаем Вашего согласия (одобрения, подтверждения) и пр.

Примеры деловой переписки на английском языке

Сегодня деловые коммуникации между бизнес-партнерами все чаще осуществляются с помощью email. Особенности написания электронных писем: строгое следование деловому протоколу, краткость, наличие строгого стиля.

Как написать деловое письмо на английском с помощью электронной почты?

Наиболее распространенные сокращения – примеры на английском с переводом на русский язык, используемые в официальных письмах, помогут Вам в написании делового письма на английском языке.

Отдельная тема - поздравление с праздниками и важными событиями коллег и партнеров. В таком послании будут уместны стихи, эмоциональные выражения, юмор, наличие креативного подхода, ярких иллюстраций. Для примера: праздничное деловое письмо на английском, поздравляющее конкурента с Рождеством, а также - деловое письмо на английском с приглашением на торжественный ужин.

Вести деловую переписку на английском в официальном и неформальном стиле вы можете на нашем 5-дневном треннинге BUSINESS, программу которого можно посмотреть здесь.

Как написать деловое письмо на английском языке

Деловое письмо – важная часть бизнес-общения и бюрократии. Английский язык в сфере деловой коммуникации очень последователен и упорядочен, и написать или понять английское формальное письмо значительно сложнее, чем обычное. В деловом письме используется особая лексика и грамматические конструкции, а его структура не терпит импровизаций.

Давайте разбираться, как написать деловое письмо на английском языке правильно.

Как правильно написать деловые письма на английском языке

Обратите внимание, что так называемая «шапка» письма в деловом английском всегда выровнена по левому краю страницы.

Первое, с чего начинается любая деловая переписка на английском, – это информации о компании отправителя. Поместите на отдельных строках название компании и ее адрес. Если вы пишите от лица ИП или независимого подрядчика, вместо названия компании напишите просто имя автора письма.

После этого ставится пустая строка, а за ней – дата написания. В деловом письме дату принято писать полностью: месяц, день и год (именно в такой последовательности). Месяц пишется прописью, а не цифрами. Например: July 30 2016.

Третий обязательный компонент делового письма – информация об адресате. Укажите полное имя получателя, его должность, название компании и адрес. При необходимости добавьте идентификационный номер. Каждый пункт – на отдельной строке.

Только после этого настает очередь приветствия. Приветствие – это показатель уважения к другому участнику переписки. Его выбор зависит от многих факторов: знаете вы адресата или нет; если знаете, то насколько хорошо вы знакомы и какой характер носят ваши отношения – только формальный или еще и дружеский. В деловой переписке на английском языке предусмотрены слова и фразы приветствия для каждой из таких ситуаций:

To Whom It May Concern. Дословно – «тем, кого это касается». Это приветствие используется только в случае, если вы не знаете, кому конкретно пишете.

Dear Sir/Madam. Поздоровайтесь так с тем, кого плохо знаете; это универсальное приветствие.

Dear Dr. [фамилия]. Так вы можете обратиться к участнику переписки по его должности и фамилии.

Dear [имя]. Если вы хорошо знакомы с адресатом делового письма, можете обратиться к нему по имени.

Dear [имя + фамилия]. Если вы не уверены, какого пола получатель, обратитесь к нему по имени и фамилии.

После приветствия переходите непосредственно к сути вопроса и помните, что в английском языке после обращения ставится двоеточие, а не запятая.

Как правильно написать деловые письма на английском языке

Как закончить письмо

Заканчивать официальное письмо в английском языке следует несколькими обязательными фразами, которые стоят в строгой последовательности.

Сначала попрощайтесь. Слова, которые вы для этого используете, также служат показателем вашего отношения к адресату. В завершении делового письма используют следующие фразы:

Yours sincerely / Sincerely – Искренне Ваш. Это стандартное прощание, которое подходит для любого случая.

All the best / Best wishes – С наилучшими пожеланиями. Это уже более неформальные, но все еще допустимые в официальной переписке варианты.

После прощания ставится запятая, а затем следует подпись. Если вы пишите бумажное письмо, распишитесь и поставьте свои инициалы. Если же это электронное письмо, будет достаточно вашего имени и фамилии.

Далее напишите свою должность (если есть) и контакты (телефон, e-mail, соц.сети). Каждый пункт – на отдельной строке.

Фразы делового английского

I am contacting you for the following reason… – Я связываюсь с Вами по следующей причине…

I would be interested in (obtaining / receiving)… – Я заинтересован в получении/приобретении…

Thank you for contacting us – Благодарим Вас за обращение к нам.

With reference to our telephone conversation yesterday… – Ссылаясь на наш телефонный разговор вчера…

I would like to confirm the order – Я бы хотел подтвердить заказ.

Further to our meeting last week… – В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе…

I would like to confirm the main points we discussed – Я хотел бы подтвердить основные пункты нашего обсуждения.

We would appreciate it if you would… – Мы были бы признательны, если бы Вы…

I would be grateful if you could… – Я был бы признателен, если бы Вы могли…

Could you please send me… – Не могли бы Вы прислать мне…

I would appreciate your immediate attention to this matter – Буду признателен Вам за немедленное внимание к этому вопросу.

We are pleased to announce that… – Мы рады объявить, что…

I am delighted to inform you that… – Я рад сообщить Вам, что…

You will be pleased to learn that… – Вы будете рады узнать, что…

We regret to inform you that… – Мы с сожалением сообщаем Вам, что…

I’m afraid it would not be possible – Я боюсь, что это не представляется возможным.

Unfortunately we are unable to… – К сожалению, мы не можем…

After careful consideration we have decided (not) to… – После тщательного рассмотрения мы решили (не)…

Как правильно написать деловые письма на английском языке

Пример делового письма

73 Washington Street

Austin, Texas 78701

14 February 2017

Manager of Sales Department

Great Books, Inc.

35 Red River Street

Austin, Texas 78701

It was a pleasure talking to you at the meeting in January. With reference to our last conversation, I sincerely believe that the new book produced by Culture, Inc. can greatly increase your sales. If you don’t mind, I would like to bring the author of our new book and our marketer along with me to meet with you at Great Books, Inc. We would like to give you an overview of the contents of our book and discuss with you the marketing strategy.

Our marketer wants to meet you in person to demonstrate all the advantages of the book. We are available to meet anytime next to or further week. Please feel free to call me or text me if you have any questions or comments.

Senior Manager of Culture, Inc.