Как правильно написать предупредительное письмо

Письмо-напоминание относится к разряду информационных писем. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств.

Такое письмо может быть направлено также, если отправитель допускает возможность, что адресат, по независящим от него причинам, еще не получил письма, отправленного ему ранее. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма, а на поле письма помещается отметка " вторично ".

Отличительными особенностями письма-напоминания являются:

- ссылка на высланный ранее документ, предварительную договоренность, договор и т. п.;

- более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;

- информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату, в случае если и на напоминание так и не последует соответствующей реакции.

Если адресат действительно не реагирует на напоминание должным образом, то ему высылается письмо-предупреждение. В нем, помимо ссылки на предыдущие послания и краткой информации об их сути, содержится информирование о намерении автора (организации-отправителя) применить в отношении адресата соответствующие санкции (например, провести слушание дела без его участия или передать вопрос о погашении кредита на рассмотрение суда).

Композиция и структура таких писем аналогична стандартным (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма). Письмо-напоминание состоит из двух частей:

1. В первой части письма в краткой повествовательной форме излагаются обстоятельства и причины, вызвавшие подготовку письма, и собственно напоминание (предупреждение). Стандартными выражениями для вводной части могут быть следующие:

• Напоминая о сроках.
• Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание .
• Настоящим письмом напоминаем.
• Настоящим письмом предупреждаем.
• Считаем необходимым уведомить.
• Полагаем настоятельно необходимым напомнить.
• Вынуждены официально предупредить.
• Настоящее напоминание имеет целью.
• Данное напоминание служит для.
• Это предупреждение носит официальный характер и направлено на.
• Напоминая об этом, просим.
• Напоминаем, что .
  • . согласно договору. Ваше предприятие должно.
  • . Ваша задолженность по оплате . составляет.
  • . срок оплаты . истекает.
  • . в соответствии с . Вы должны. и т. п.
• Несмотря на неоднократные напоминания .
  • . Ваша фирма до сих пор не представила.
  • . мы до сих пор не получили. и т. п.

2. В заключительной части письма содержатся требования выполнить те или иные обязательства и указываются санкции, которые будут применены к адресату в случае их невыполнения, например:

• Просим в . -дневный срок подтвердить .
• Убедительно просим Вас до (такого-то числа) принять энергичные меры, направленные на.
• Требуем от Вашей организации немедленного принятия действенных мер для.
• Просим Вас письменно подтвердить получение данного напоминания.
• Настоятельно просим Вас письменно ответить на настоящее напоминание.
• Мы настаиваем на получении от Вас немедленного подтверждения получения этого предупреждения.
• Предлагаем Вам закончить предусмотренные . работы к .
• Вынуждены вынести Вашей организации официальное предупреждение в связи.
• При неполучении Вашего ответа .
  • . продукция будет отправлена другим потребителям.
  • . Ваш заказ будет аннулирован . и т. п.

  Письма-напоминания (предупреждения) относятся к информационным письмам, требующим реакции (ответа) адресата .

  Как правильно написать предупредительное письмо

  Письмо-напоминание - это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

  Как написать письмо-напоминание

  Основная цель написания данного вида делового письма - напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной сделки либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа.

  Примеры фраз письма-напоминания:

  Если сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств.

  Предупредительное письмо о начислении неустойки

  (Заказным с уведомлением о вручении)

  О погашении задолженности

  По договору N ______ от ___ ________ 20__ г. силами нашей организации __________________________________ были выполнены работы по _________________________________.

  Стоимость выполненных работ составила 11.890.714 /одиннадцать миллионов восемьсот девяносто тысяч семьсот четырнадцать/ рублей, что подтверждается актом сдачи-приемки выполненных работ от 30 октября 2012 года.

  Расчеты за выполненные работы, согласно п. 1.7. договора, должны были производиться в сроки не позднее 5-ти банковских дней с момента подписания актов выполненных работ, т.е. не позднее 6 ноября 2012 года.

  В соответствии со ст. 290 Гражданского кодекса Республики Беларусь обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства. В нарушение условий принятых Вами обязательств оплата не произведена до настоящего времени.

  Статьей 311 Гражданского кодекса Республики Беларусь предусмотрено право нашей стороны на начисление Вашей организацией пени за просрочку оплаты, размер которой установлен п. 4.2. договора в значении 0,5% от неоплаченной суммы за каждый день просрочки. По состоянию на 14.11.2012 г. просрочка оплаты составила 5 банковских дней. Сумма пени, таким образом, составит: (11.890.714 рублей * 0,5%) * 5 дней = 297.268 рублей.

  Статьей 295 Гражданского кодекса Республики Беларусь установлено, что обязательство, не исполненное в разумный срок, должно быть исполнено в семидневный срок с момента требования. Учитывая вышеизложенное, убедительно просим Вас в семидневный срок с момента вручения Вам настоящего письма перечислить 11.890.714 /одиннадцать миллионов восемьсот девяносто тысяч семьсот четырнадцать/ рублей на наш расчетный счет.

  Учитывая наше долгосрочное сотрудничество, полагаем возможным, - до погашения Вами задолженности в указанные сроки, - не выставлять Вашей организации к оплате начисленную по договору пеню. В то же время, вынуждены сообщить, что до погашения имеющейся задолженности выполнение каких-либо работ, оказание услуг для нужд Вашей организации нами производиться не будет.

  Приложение: заверенные копии

  Договора N _____ от ___ ________ 20__ г.

  Акта выполненных работ от 30.10.2012 г.

  Как оформить письмо-напоминание?

  Организация постоянно сталкивается с необходимостью написания различного рода информационных писем. Одним из них является письмо-напоминание – документ, с помощью которого адресант может обратиться к адресату при необходимости напомнить ему об определенных событиях, предстоящих мероприятиях, о взятых на себя обязательствах.

  О том, как написать такое деловое письмо – читайте ниже. Также для удобства предлагаем использовать в качестве шаблона образец письма-напоминания, скачать который можно по ссылке внизу статьи.

  Существует много разновидностей информационных писем. например, письмо-запрос. письмо-оферта. поздравление, подтверждение, предупреждение и пр. Оформление всех этих писем подчиняется одним и тем же правилам деловой переписки.

  Как написать письмо-напоминание?

  Напоминание в письменном виде составляется в том случае, если нужно в официальном виде напомнить адресату о важном событии, например, предстоящем мероприятии, об окончании срока действия договора, о наступления срока поставки, об оплате, о выполнении взятых на себя обязательствах и т.д.

  Для написания такого информационного письмо нужно взять фирменный бланк организации, в верхней части бланка пишутся следующие реквизиты:

• Дата
• Номер
• Лицо, которому направляется напоминание
• Название организации адресанта
• Заголовок (например, «о выполнении условий договора».

  Ниже, по центру бланка пишется основной текст письма, в которой можно включить фразы вида: «ставим вас в известность..», «напоминаем вам..», «обращаем ваше внимание..». Далее высказывается суть письма, о чем именно адресант хочет напомнить адресату. В текст включаются пункты документов, подписанных между сторонами, в которых прописаны обязанности сторон (например, договор, дополнительные соглашения, контракт, счет и т.д.). В текст включается просьба выполнить определенные действия в соответствии с указанными пунктами договора, контракта.

  В конце текста можно включить сведения о том, какие действия будут выполнены в том случае, если просьба будет не выполнена.

  Как правило, в ответ на подобное письмо пишется какой-либо ответ или совершаются определенные действия. Если же ничего не происходит, то следует написать более грозное письмо-предупреждение, в котором уже вместо просьбы пишутся более угрожающие фразы о применении санкций в случае невыполнения необходимых действий.

  Для примера скачайте письма-напоминания по ссылке ниже, используйте его в качестве шаблона.

  Образец письма-напоминания о выполнении условий договора – скачать .

  7113 Письмо-напоминание

  Это служебное письмо, в котором говорится о приближении или окончания срока выполнения определенных задач, обязательств, проведения мероприятий

  Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым: ни в коем случае не следует обвинять адресата, так как причиной задержки оплаты или неоплаты, например, может быть очень затруднительна финансовая си итуация, в которой он оказался.

  Содержание письма-напоминания прежде всего зависит от того, впервые, во второй или третий раз вы напоминаете партнеру о выполнении его обязательств, несоблюдение срока оплаты счетов тошо Если клиент не реагирует н на ваши напоминания, то, конечно же, вы вынуждены будете сообщить ему о своем намерении обратиться в суд и расторгнуть контракт Однако даже в этом случае стиль письма должен быть вежливым, сдержаннымим.

  Пользуясь случаем, позвольте напомнить Вам, что срок оплаты счетов за Ваш заказ № от (дата) истек

  Будем Вам благодарны, если к (дата) Вы пришлете перевод Вашей задолженности на сумму

  извинения за то, что вынуждены побеспокоить Вас по этому поводу

  Остаемся с уважением

  Идя Вам навстречу, мы продолжаем срок оплаты до (дата) / выполняем при этом Ваши новые заказы Если вы не оплатите задолженность до (дата) и не пришлете чек, покажет оплату, мы вынуждены будем временно приостановить исполнение всех Ваших зам вещанияовлень.

  Ждем Вашего ответа

  С искренним уважением

  Извините, что опять вынуждены побеспокоить Вас, но, к сожалению, мы не получили никакого ответа на наши предыдущие напоминания огорчен, что Ваша фирма так небрежно отнеслась к нашим просьбам, хотя м мы со своей стороны всегда четко придерживались условий контракта и качественно выполняли все ваши заказыя.

  Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры, Ваш долг не только остается непогашенным, но и продолжает расти, поэтому считаем необходимым сообщить Вам о своем намерении расторгнуть и контрактом.

  Очень жаль, но мы не видим другого выхода из этой досадной ситуации

  Извините, пожалуйста, но мы вынуждены снова напомнить Вали о большой задолженности нашей фирме, которая продолжает расти Мы всегда пытались понять Ваши финансовые трудности, однако на этот раз задолженность ность превышает все предыдущие, а срок оплаты давно минув.

  Надеемся, Вы понимаете, что мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы, а потому вынуждены подать иск в суд

  Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

  1 позволит Вам напомнить о

  2 Пользуясь случаем, позвольте напомнить, что Вы имеете задолженность

  3 Просим Вас обратить особое внимание на то, что у Вас есть задолженность на сумму

  4 Хотели бы напомнить Вам о

  5 Напоминаем Вам, что срок подачи отчетов истек (дата)

  6 Считаем нужным напомнить Вам, что согласно контракту комиссионное вознаграждение должно выплачиваться до (дата)

  7 Вынуждены напомнить Вам, что срок оплаты счетов за печать заказанной Вами полиграфической продукции проходит (дата)

  8 В Кстати, напоминаем Вам, что отгрузка Вами товаров со склада было закончиться еще (дата)

  9 Уместно будет напомнить, что

  10 Полагаем, что эта неуплата является лишь упущением, и надеемся, что Вы устраните ее в течение

  11 Чтобы Вы смогли быстрее сориентироваться в ситуации, посылаем Вам копии счетов, срок оплаты которых уже истек

  12 Наша бухгалтерия сообщила, что Вы вовремя не оплатили несколько счетов

  13 Надеемся, что эта неуплата - лишь досадная ошибка, которая будет исправлена. в ближайшее время

  14 Извините (нам обидно), что вынуждены побеспокоить Вас по этому поводу

  Повторные напоминания

  1 Нам очень неудобно, что вынуждены снова напомнить Вам о

  2 На сожалению, вынуждены снова напомнить Вам, что до сих пор не получили от Вас оплаченных счетов

  3 нам очень обидно, что вынуждены вновь напоминать о наличии нескольких сих пор не оплаченных счетов

  4 Задержка Вами оплаты противоречит нашим предыдущим договоренностям об условиях торговли Мы сохраняем за собой право дальнейших действий

  5 Ваше нежелание четко придерживаться сроков оплаты является нарушением условий контракта

  6 Жаль, но вынуждены сообщить Вам об изменениях в системе оплаты заказов, которые вызваны тем, что Вы вовремя не оплатили предыдущих

  7 Мы никогда не беспокоили бы Вас такими напоминаниями, если Вы вовремя выполняли свои платежные обязательства

  8 Напоминаем Вам, что Вы согласились на оплату в определенный нами термин Задержка оплаты заставляет нас ежемесячно снимать с Вашего счета% неуплаченной суммы

  9 Извините, но мы уже раз вынуждены напоминать Вам, что задолженность есть очень большой (значительной)

  10 считают своим долгом (считаем нужным) еще раз напомнить Вам о долге, срок уплаты которого истек еще (дата)

  11 протяжении последних недель Вам было послано три официальных напоминание о значительной задолженности нашей компании К сожалению, мы не получили от Вас никакого ответа

  12 Нам неприятно снова обращаться к Вам По этому поводу, однако все наши напоминания о необходимости отгрузить нашей компании товар сих пор остались без ответа

  13 Мы раз продолжаем Вам срок для оплаты счета-фактуры

  14 Просим оплатить задолженность в течение дней

  15 Мы ждем оплаты наших счетов уже месяцами Просим перевести надлежащую сумму на наш счет в банке до конца этой недели

  16 Наше сотрудничество было довольно плодотворным, и ее продолжение будет возможным только при условии погашения долга до (дата)

  17 мы уже несколько раз (неоднократно) письменно обращались к Вам с просьбой объяснить, почему Вы не оппачуете счетов, но, к сожалению, так и не получили ответа

  18 Вы уже на месяцы задерживаете представления годового отчета, поэтому мы вынуждены

  19 Ваше пренебрежительное отношение к нашим просьбам наносит вред нашему сотрудничеству, которое когда-то было плодотворным

  Последнее напоминание и предупреждение о следующие юридические действия

  В случае, если деликатные напоминания и требования не дали желаемых результатов, вы вынуждены будете обратиться в суд или расторгнуть контракт Следует сообщить об этом адресата, но сделайте все возможное, чтобы тон и с стиль письма окончательно убедили его в том, что для вас это крайне неприятный, однако единственно возможный выход из ситуацииї 34 :

  1 Ваша задержка с оплатой счетов является серьезным нарушением условий контракта, поэтому мы вынуждены передать это дело в нашего юридического отдела

  2 Поскольку Вы не отреагировали на наши неоднократные напоминания, мы передали дело нашему адвокату

  3 нам очень обидно сообщать, что в связи с большой задолженностью Ваш кредит временно закрыт

  4 На сожалению, длительная неуплата Вами счетов заставила нас передать это дело адвокату

  5 В связи с тем, что Вы, несмотря на наше настоятельной просьбе погасить долг, до сих пор не прислали чек, удостоверяющий уплату, мы вынуждены приостановить исполнение всех Ваших заказов

  63 учитывая ситуацию вынуждены принять решительные меры

  7 Ваша задолженность превысила все предыдущие и составляет а срок уплаты истек еще (дата) Мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы и вынуждены подать иск в суд

  8 Учитывая ситуацию, сложившуюся на данный момент, вынуждены сообщить о своем намерении расторгнуть с Вами контракт

  9 Задержка Вами оплаты счетов заставила нас обратиться в суд Мы расстроились Вашим небрежным отношением к нашим просьбам

  10 Мы не имеем возможности больше ждать оплаты Вами счетов конце недели вынуждены попросить наш юридический отдел организовать погашения долга

  11 Через систематические и длительные задержки с поставкой товаров мы вынуждены расторгнуть с Вами контракт

  12 Предупреждаем Вас о своем намерении расторгнуть контракт

  13 Все наши просьбы о погашении Вами задолженности были напрасными, поэтому мы вынуждены подать иск в суд Поверьте, нам очень обидно, но сейчас мы не видим другого выхода из этой ситуации

  14 Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

  Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания

  Образец письма-извещения

  Письмо-извещение представляет собой один из видов служебного письма. Такое письмо составляется с целью донесения до получателей информации о каких-либо предстоящих мероприятиях, рассчитанных на широкий круг участников. Такого рода мероприятиями могут быть различные семинары, выставки, презентации, конференции или совещания.

  Следовательно, письмо-извещение предназначено для рассылки широкому кругу лиц, в число которых нередко входят и юридические лица (компании, учреждения или производственные предприятия).

  К числу обязательных реквизитов письма-извещения относятся:

• наименование компании-организатора указанного мероприятия
• справочные данные (адреса, телефоны и другая контактная информация)
• ОГРН, ИНН, КПП и коды ОКВЭД (как правило, все эти сведения содержатся в шапке фирменного бланка организации)
• регистрационный номер письма-извещения
• дата его составления
• заголовок к основному тексту
• подпись и отметки об исполнителе (желательно указать должность и ФИО лица, ответственного за организацию мероприятия, чтобы заинтересованные лица могли получить необходимую информацию).

  Подписывается извещение руководителем компании-организатора или иным лицом, ответственным за проведение указанного мероприятия. В случае, когда мероприятие организовано несколькими предприятиями, подпись ставят руководители каждой компании-участника.

  Чаще всего в подобных письмах реквизит «Адресат» не заполняется или имеет обобщенный вид.

  Письма-извещения не одинаковы по своему составу. Некоторые из них лишь сообщают о факте планируемого мероприятия, месте и времени его проведения. В других письмах, помимо этой информации, раскрываются условия участия в данном мероприятии (например, стоимость участия или рекомендуемая форма одежды), либо даются иные вспомогательные сведения. Более подробные извещения имеют приложения.

  В роли приложений к письмам-извещениям, как правило, выступают следующие документы:

• программа мероприятия
• анкета участника
• карта участника
• иные материалы, содержащие необходимую информацию о мероприятии. 

  Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

  Как написать письмо-напоминание

  Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне

  • об исполнении взятых на себя обязательств,
  • о соблюдении норм закона,
  • о приближении какого-то важного мероприятия или даты и т.д.

  Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.

  В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).

  Кто занимается составлением письма

  Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.

  Правила составления письма-напоминания

  Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

  Письмо-напоминание обязательно должно содержать

  Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.

  Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).

  Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.

  Пример составления письма-напоминания

  1. Вначале письма указывается отправитель, т.е. в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).
  2. Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).
  3. Затем можно переходить к описательной части. Сначала нужно указать причину напоминания. Если это нарушение пункта договора, то вписать его дату, номер и суть, если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать напоминание и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью). Напоследок можно перечислить действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы.
  4. В завершение письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

  

  Как отправить письмо-напоминание

  Письмо можно отправить через

  • электронную почту,
  • факсовым сообщением
  • или через почту России.

  Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.

  Если письмо-напоминание не возымело действия

  Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.

  Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве

  Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.

  Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.

  Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.

  Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:

  Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.

  Обязательные элементы письма-напоминания:

  • обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
  • название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
  • краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
  • условия, на которых предлагается взаимодействие;
  • координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)

  Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.

  Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве

  Менеджеру по рекламе

  Руковенко Леониду Алексеевичу

  НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ

  Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.

  • размещение баннеров, рекламных щитов, растяжек и др. на территории курорта «Жемчужина побережья»;
  • изготовление и распространение печатной продукции в помещениях курорта;
  • нанесение бренда или рекламной информации на предметы пользования посетителями курорта;
  • аудиореклама на местной радиостанции;
  • проведение тематических мероприятий и др.

  Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.

  Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.

  С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,

  Зав. отделом рекламы курорта

  «Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев

  Письмо-напоминание о выполнении обязательств

  Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.

  Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.

  Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.

  Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах».

  Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.

  Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.

  Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.

  Как правильно написать предупредительное письмо

  Это служебное письмо, в котором говорится о приближении или окончания срока выполнения определенных задач, обязательств, проведения мероприятий

  Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым: ни в коем случае не следует обвинять адресата, так как причиной задержки оплаты или неоплаты, например, может быть очень затруднительна финансовая си итуация, в которой он оказался.

  Содержание письма-напоминания прежде всего зависит от того, впервые, во второй или третий раз вы напоминаете партнеру о выполнении его обязательств, несоблюдение срока оплаты счетов тошо. Если клиент не реагирует н на ваши напоминания, то, конечно же, вы вынуждены будете сообщить ему о своем намерении обратиться в суд и расторгнуть контракт. Однако даже в этом случае стиль письма должен быть вежливым, сдержаннымим.

  . Пользуясь случаем, позвольте напомнить. Вам, что срок оплаты счетов за. Ваш заказ № от (дата) истек

  . Будем. Вам благодарны, если к (дата). Вы пришлете перевод. Вашей задолженности на сумму

  извинения за то, что вынуждены побеспокоить. Вас по этому поводу

  . Остаемся с уважением

  . Идя. Вам навстречу, мы продолжаем срок оплаты до (дата) / выполняем при этом. Ваши новые заказы. Если вы не оплатите задолженность до (дата) и не пришлете чек, покажет оплату, мы вынуждены будем временно приостановить исполнение всех. Ваших зам вещанияовлень.

  . Ждем. Вашего ответа

  . С искренним уважением

  . Извините, что опять вынуждены побеспокоить. Вас, но, к сожалению, мы не получили никакого ответа на наши предыдущие напоминания огорчен, что. Ваша фирма так небрежно отнеслась к нашим просьбам, хотя м мы со своей стороны всегда четко придерживались условий контракта и качественно выполняли все ваши заказыя.

  . Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры,. Ваш долг не только остается непогашенным, но и продолжает расти, поэтому считаем необходимым сообщить. Вам о своем намерении расторгнуть и контрактом.

  . Очень жаль, но мы не видим другого выхода из этой досадной ситуации

  . Извините, пожалуйста, но мы вынуждены снова напомнить. Вали о большой задолженности нашей фирме, которая продолжает расти. Мы всегда пытались понять. Ваши финансовые трудности, однако на этот раз задолженность ность превышает все предыдущие, а срок оплаты давно минув.

  . Надеемся,. Вы понимаете, что мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы, а потому вынуждены подать иск в суд

  . Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

  1 позволит. Вам напомнить о

  2. Пользуясь случаем, позвольте напомнить, что. Вы имеете задолженность

  3. Просим. Вас обратить особое внимание на то, что у. Вас есть задолженность на сумму

  4. Хотели бы напомнить. Вам о

  5. Напоминаем. Вам, что срок подачи отчетов истек (дата)

  6. Считаем нужным напомнить. Вам, что согласно контракту комиссионное вознаграждение должно выплачиваться до (дата)

  7. Вынуждены напомнить. Вам, что срок оплаты счетов за печать заказанной. Вами полиграфической продукции проходит (дата)

  8. В. Кстати, напоминаем. Вам, что отгрузка. Вами товаров со склада было закончиться еще (дата)

  9. Уместно будет напомнить, что

  10. Полагаем, что эта неуплата является лишь упущением, и надеемся, что. Вы устраните ее в течение

  11. Чтобы. Вы смогли быстрее сориентироваться в ситуации, посылаем. Вам копии счетов, срок оплаты которых уже истек

  12. Наша бухгалтерия сообщила, что. Вы вовремя не оплатили несколько счетов

  13. Надеемся, что эта неуплата - лишь досадная ошибка, которая будет исправлена ??в ближайшее время

  14. Извините (нам обидно), что вынуждены побеспокоить. Вас по этому поводу

  Повторные напоминания

  1. Нам очень неудобно, что вынуждены снова напомнить. Вам о

  2. На сожалению, вынуждены снова напомнить. Вам, что до сих пор не получили от. Вас оплаченных счетов

  3 нам очень обидно, что вынуждены вновь напоминать о наличии нескольких сих пор не оплаченных счетов

  4. Задержка. Вами оплаты противоречит нашим предыдущим договоренностям об условиях торговли. Мы сохраняем за собой право дальнейших действий

  5. Ваше нежелание четко придерживаться сроков оплаты является нарушением условий контракта

  6. Жаль, но вынуждены сообщить. Вам об изменениях в системе оплаты заказов, которые вызваны тем, что. Вы вовремя не оплатили предыдущих

  7. Мы никогда не беспокоили бы. Вас такими напоминаниями, если. Вы вовремя выполняли свои платежные обязательства

  8. Напоминаем. Вам, что. Вы согласились на оплату в определенный нами термин. Задержка оплаты заставляет нас ежемесячно снимать с. Вашего счета% неуплаченной суммы

  9. Извините, но мы уже раз вынуждены напоминать. Вам, что задолженность есть очень большой (значительной)

  10 считают своим долгом (считаем нужным) еще раз напомнить. Вам о долге, срок уплаты которого истек еще (дата)

  11 протяжении последних недель. Вам было послано три официальных напоминание о значительной задолженности нашей компании. К сожалению, мы не получили от. Вас никакого ответа

  12. Нам неприятно снова обращаться к. Вам. По этому поводу, однако все наши напоминания о необходимости отгрузить нашей компании товар сих пор остались без ответа

  13. Мы раз продолжаем. Вам срок для оплаты счета-фактуры

  14. Просим оплатить задолженность в течение дней

  15. Мы ждем оплаты наших счетов уже месяцами. Просим перевести надлежащую сумму на наш счет в банке до конца этой недели

  16. Наше сотрудничество было довольно плодотворным, и ее продолжение будет возможным только при условии погашения долга до (дата)

  17 мы уже несколько раз (неоднократно) письменно обращались к. Вам с просьбой объяснить, почему. Вы не оппачуете счетов, но, к сожалению, так и не получили ответа

  18. Вы уже на месяцы задерживаете представления годового отчета, поэтому мы вынуждены

  19. Ваше пренебрежительное отношение к нашим просьбам наносит вред нашему сотрудничеству, которое когда-то было плодотворным

  Последнее напоминание и предупреждение о следующие юридические действия

  В случае, если деликатные напоминания и требования не дали желаемых результатов, вы вынуждены будете обратиться в суд или расторгнуть контракт. Следует сообщить об этом адресата, но сделайте все возможное, чтобы тон и с стиль письма окончательно убедили его в том, что для вас это крайне неприятный, однако единственно возможный выход из ситуацииї 34 :

  1. Ваша задержка с оплатой счетов является серьезным нарушением условий контракта, поэтому мы вынуждены передать это дело в нашего юридического отдела

  2. Поскольку. Вы не отреагировали на наши неоднократные напоминания, мы передали дело нашему адвокату

  3 нам очень обидно сообщать, что в связи с большой задолженностью. Ваш кредит временно закрыт

  4. На сожалению, длительная неуплата. Вами счетов заставила нас передать это дело адвокату

  5. В связи с тем, что. Вы, несмотря на наше настоятельной просьбе погасить долг, до сих пор не прислали чек, удостоверяющий уплату, мы вынуждены приостановить исполнение всех. Ваших заказов

  63 учитывая ситуацию вынуждены принять решительные меры

  7. Ваша задолженность превысила все предыдущие и составляет а срок уплаты истек еще (дата). Мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы и вынуждены подать иск в суд

  8. Учитывая ситуацию, сложившуюся на данный момент, вынуждены сообщить о своем намерении расторгнуть с. Вами контракт

  9. Задержка. Вами оплаты счетов заставила нас обратиться в суд. Мы расстроились. Вашим небрежным отношением к нашим просьбам

  10. Мы не имеем возможности больше ждать оплаты. Вами счетов конце недели вынуждены попросить наш юридический отдел организовать погашения долга

  11. Через систематические и длительные задержки с поставкой товаров мы вынуждены расторгнуть с. Вами контракт

  12. Предупреждаем. Вас о своем намерении расторгнуть контракт

  13. Все наши просьбы о погашении. Вами задолженности были напрасными, поэтому мы вынуждены подать иск в суд. Поверьте, нам очень обидно, но сейчас мы не видим другого выхода из этой ситуации

  14. Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

  Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая

  Составляем письмо-напоминание

  Из статьи вы узнаете:

  Несмотря на широкое распространение электронной деловой коммуникации, наряду с ней продолжает существовать бумажная форма взаимодействия между организациями, партнерами и клиентами.

  Счета, объявления, приглашения, поздравления, рекламные буклеты – рассылаемая бумажная корреспонденция может иметь самое разное содержание. К ней же относятся и письма-напоминания.

  По жанру и стилю письма-напоминания являются информационными сообщениями. Основная цель этих посланий – напомнить получателю об обязательствах, которые ему надлежит выполнить. Причин написания данных сообщений может быть несколько:

  Одной из сторон не соблюдаются условия прежних договоренностей и нарушаются нормы законодательства. Общение по телефону или личное общение игнорируется. В связи с этим невозможно обсудить создавшееся положение и найти разумный компромисс.

  Приближение срока оплаты или поставки товара. Напоминание отправляется, если у одной из сторон возникает опасение, что другая сторона может сорвать сроки или вовсе не выполнить условий договора.

  Напоминание может иметь форму предупреждения и сообщать о мерах, которые повлечет за собой невыполнение одной из сторон взятых обязательств;

  Бывают ситуации, когда коммуникация между партнерами строится исключительно на основе письменного взаимодействия без телефонных и личных контактов. В таких ситуациях письма-напоминания – неотъемлемая часть письменного общения.

  Особенности письма-напоминания

  Часто в письмах-напоминаниях содержаться дополнительные сведения, которые ранее адресату не сообщались. Например, ссылка на документ, в котором содержится информация о правах и обязанностях сторон.

  Обратите внимание, что даже если напоминание содержит предупреждение, это не должно выглядеть как угроза. Допустимо упоминание о возможности применения санкций, но не более того.

  В целом, стиль изложения данного вида послания должен быть нейтральным, не содержать эмоционально-окрашенной лексики, оскорблений и угроз. Придерживайтесь официально-делового стиля, такого же, как и при составлении других писем.

  Сообщения данного жанра оформляются стандартным образом – печатаются на листе формата А4 или фирменном бланке компании. Кроме самого текста, в письме обязательно должна быть указана дата, регистрационный номер, реквизиты обеих сторон.

  Традиционно письмо напоминание содержит две части:

  В первой части дается изложение причин, по которым одна и сторон вынуждена обратиться к другой. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать, приведены ниже:

  • Считаем необходимым Вас уведомить;
  • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям;
  • Обращаем ваше внимание;
  • По причине задержки оплаты;
  • Настоящее письмо имеет целью;
  • Вынуждены Вас предупредить;
  • Напоминаем о сроках.

  Здесь же приводится информация о размере задолженности, напоминается срок оплаты или поставки товара, выполнения услуг, обязательств и т.д.

  Вторая часть содержит изложение требований автора послания и напоминание об обязательствах получателя. Здесь же можно сообщить о возможности применения санкций. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать во второй части, приведены ниже:

  • Настаиваем на получении;
  • Требуем немедленно принять меры до (указывается дата);
  • Настоятельно просим выполнить взятые на себя обязательства;
  • В заключение выражаем надежду на…
  • В заключение хотим напомнить Вам о.

  Повторное письмо-напоминание

  Стандартное развитие событий предполагает, что реакцией на сообщение с напоминанием должен стать официальный ответ.

  Однако иногда бывает так, что отправитель не получает никакого ответа на свой запрос и действий по разрешению конфликтной ситуации со стороны ответчика не следует. В такой ситуации возникает необходимость в повторной отправке сообщения. Это послание должно содержать ссылку на документ, отосланный ранее, а также ссылку на первоначальный договор между сторонами. Сюда опять стоит включить пожелания или требования к стороне, а также упомянуть возможные санкции.

  Если реакции со стороны ответчика не последует и на этот раз, то возникнет необходимость в составлении третьего послания. Оно уже будем иметь жанр предупреждения о намерении автора послания дать ход введению упомянутых ранее санкций.

  Пример письма напоминания

  Сначала должен быть указан отправитель: официальное название организации, юридический адрес, телефон. Ниже вписывается получатель: здесь уже кроме официального наименования организации необходимо указать конкретное лицо, к которому осуществляется обращение, его должность, инициалы и фамилия.

  Далее нужно поставить дату, когда документ был составлен, указать регистрационный номер документа.

  Наименование документа определяется его смысловым содержанием.

  Описательная часть. Коротко напомним изложенное раннее: сначала излагается причина написания послания. Далее идет указание на договор, его дата, номер и пункт, который был нарушен. Размер денежных средств указывается в цифрах и прописью. Далее излагаются требования, напоминание обязательств ответчика, в случае необходимости – упоминается возможность применения санкций.

  Подпись, расшифровка подписи, указание должности лица, подписывающего документ.

  Источники:

  doc-style.ru zayavlenie-isk.my1.ru assistentus.ru uchebnikionline.com www.sekretariat.ru
  
  Комментариев пока нет!
  Ваше имя *
  Ваш Email *
  
  Сумма цифр справа:
  
  
  
  
  Как правильно написать заявление без сохранения заработной
  Справка о льготах по подоходному налогу
  Как написать заявление о выделение ему материальной помощи
  
  

  ---

  Популярные статьи

• Как написать заявление на дистанционное обучение (5)
• Как правильно написать заявление о выплате ежемесячного пособия на ребенка (4)
• Как написать заявления в фсб (4)
• Как написать заявление на смену учителя образец (4)
• Какие льготы у матерей героинь (4)
• Льготы скидки на железнодорожные билеты (4)