Как правильно написать о чем письмо

Блог семейного психотерапевта

Интересные статьи по психологии и не только

Как правильно писать письма

как правильно писать письма

О чем писать в письмах? Как писать их правильно и корректно, чтобы нечаянно не обидеть, не выставить себя глупой и невоспитанной? Эта статья о том, как не ударить в грязь лицом, если тебе нужно правильно написать письмо.

Для тебя, конечно же, не секрет, что сейчас, по сравнению с позапрошлым (XIX-м) веком, письма писать мы почти разучились. При нашем скоростном образе жизни и бурном развитии средств связи это и не удивительно.

Но мне кажется, что письмо — не самое глупое изобретение человечества, и поэтому стоит получше узнать о том, как им пользоваться. Ведь хоть раз в жизни тебе наверняка придется писать письмо.

Прежде всего о тех письмах, которые получаешь ты. Помни о том, что вежливый человек не оставит ни одно пришедшее к нему письмо без ответа. Вряд ли тебе домой приходит по мешку писем в день, так что, думаю, ты в состоянии написать людям, которые, в свою очередь, сами нашли время и желание первыми пообщаться с тобой. Не тяни с написанием ответного письма; сделай это в ближайшее же время, но без спешки.

Постарайся писать искренне, от души. И если даже в своем письме ты не сообщишь своей подруге ничего нового и интересного, она все равно почувствует твою искренность и расположение, а это только улучшит отношения между вами, сделает их более душевными. К тому же, так ты совершенствуешь свои способности к общению, а это может очень пригодиться в жизни.

И, конечно же, в плохом настроении письмо лучше не писать. Если ты чувствуешь, что сейчас немного не в духе, лучше подожди — напишешь ответ на следующий день. Уверяю тебя, настроченное в таком состоянии письмо не оставит в душе адресата ничего, кроме неприятного осадка.

Хочешь встретить хорошего человека и удачно выйти замуж?

Как правильно написать о чем письмо Есть надежное средство, помогающее привлечь любовь в свою жизнь. Эту историю о своем семейном счастье рассказала обычная учительница из небольшого города.

Если ты пишешь письмо от руки, очень важно, чтобы твой почерк был разборчив и читаем. По нему не должно быть заметно, что ты пишешь свое послание на скорую руку. Поэтому при написании письма не стоит спешить. Лучше сначала выполнить все неотложные и отвлекающие тебя дела, а потом, без спешки и суеты, приступить к эпистолярным упражнениям.

Если ты не уверена в том, что написала какое-либо слово правильно, лучше проверить его написание в орфографическом словаре. Письма с ошибками производят очень неприятное впечатление, и лучше перестраховаться, даже если отвечаешь давней знакомой.

Постарайся сразу продумать о том, что ты будешь писать. Лучше избегать приписок, но если вдруг перед самой отправкой письма ты вспомнила что-то очень важное, о чем нельзя не написать, то в конце своего послания напиши «post scriptum» (в переводе с латыни — «после написанного»), и затем добавь то, что хотела, а ниже поставь свои инициалы.

как писать письма

Когда пишешь письмо старому другу, часто хочется сообщить ему столько всего, что ты в полном беспорядке вываливаешь на бумагу все новости, которые у тебя накопились. Но будет гораздо лучше, если ты на пару минут остановишься и подумаешь о том, как стройно и красиво изложить все, о чем ты хочешь написать.

Иначе человек, которому ты пишешь, решит, что тебе лень собраться с мыслями, и может обидеться. А наиболее важные письма лучше вообще писать на черновике, а потом, напоследок перечитав исправленный вариант, переписывать его набело.

Если же ты пишешь письма на компьютере, в конце послания лучше написать хотя бы несколько строк от руки, а подписывать письмо обязательно надо собственноручно.

Об анонимных письмах. Если ты считаешь себя порядочной девушкой, ты не станешь их писать. Поставь себя на место того, кто их получит: разве тебе было бы приятно, если бы с тобой так поступили? Помни о том, что твое мнение в этом вопросе может не совпадать с его мнением.

Открытки. Хотела бы ты, чтобы твое признание в любви читали все, в чьи руки попадает отправленное тобой послание? Нет? Тогда не забудь о том, что открытки не годятся для того, чтобы изливать на них свои самые интимные чувства. Поверь, и твоему парню будет гораздо приятнее, если ты сделаешь это в письме, а если тебе ну очень хочется отослать ему так понравившуюся тебе открытку — лучше просто вложи её в конверт.

И, если уж мы заговорили о личной переписке, то на всякий случай стоит напомнить о том, что читать чужие письма так же нехорошо, как и подслушивать чужой разговор. Постарайся не делать ни того, ни другого.

И напоследок о том, что делать с письмами, которые приходят тебе. Письма — как живая память, а если они от особенно близкого тебе человека, конечно, ты захочешь их сохранить. И если ты не хочешь, чтобы в один прекрасный день кто-нибудь их обнаружил, потрудись и спрячь эти письма понадежнее.

Сохрани их. Потому что потом они принесут тебе не меньше радости, чем при первом прочтении. Хорошие, добрые письма, написанные от души, обладают какой-то особой магией. Когда у тебя плохое настроение, стоит достать из укромного местечка пару-тройку таких писем и прочитать их, и тогда радостная улыбка целый день не покинет твоего лица.

Как правильно написать тему письма, чтобы его прочитали — 17 советов

Как правильно написать о чем письмо

Независимо от того, что говорят маркетологи, люди судят о ценности письма по его теме.

На самом деле, 47% получателей электронной почты решают, следует ли открывать электронное письмо на основе того, что они прочти в теме письма. Вот почему так важно создать цепляющие заголовки, которые будут достаточно убедительными. Только так можно убедить потенциального клиента открыть письмо и прочесть его.

Хотя заголовок может составлять незначительную часть вашего сообщения, именно он создает одно из первых впечатлений о вас у клиента. И именно они позволяют избранным маркетологам выделиться в переполненном почтовом ящике.

Вы хотите, чтобы ваш контент, отправленный по электронной почте, был открыт, прочтен и осмыслен? Все начинается с темы.

Здесь собраны 17 советов, которые помогут научиться создавать правильные заголовки, повышающие вовлеченность клиентов.

Как правильно написать тему письма

Прежде чем приступить к конкретным советам, необходимо разобраться с основами. Независимо от ваших целей, существуют основные элементы, которыми должна обладать ваша тема:

Как создавать кликабельные электронные письма с сюжетными линиями

Если вам удалось убедить читателя перейти на ваш сайт, или прочесть письмо далее, то, скорее всего, это ваша аудитория. Они будут заинтересованно ждать следующих ваших писем, чтобы узнать больше.

1. Краткость – сестра таланта

Заголовки в письмах, приходящих по электронной почте, будут обрезаны, если они слишком длинные, особенно если контент отображается на мобильных устройствах. 67% электронных писем открывается на смартфонах. В заголовках рекомендуется использовать менее 50 символов. Только так можно гарантировать, что получатель прочтет весь заголовок.

Если вы изо всех сил стараетесь создавать короткие заголовки, подумайте о том, какие слова имеют меньшее значение, и где вы можете удалить легкомысленную часть.

Например, если вы посылаете подтверждение заказа, не стоит писать «заказ №9435893458358 обрабатывается». В этом случае стоит написать «Ваш заказ обрабатывает». Если клиент ждет подтверждение заказа, он и так знает номер. Ему важен сам факт подтверждения.

То же самое относится к вашей регулярной электронной рассылке: действительно ли стоит добавлять слово «обновление», или «новости»? (На самом деле, исследование Адестра доказало, что письма со словом «рассылка» в теме приводит к тому, что конверсия падает на 18.7%.)

2. Используйте узнаваемое имя отправителя

Тут речь идет не о знаменитом бренде, или о персонаже, который часто на слуху. Речь идет об узнаваемом имени.

Если «имя», от которого вы отправляете письмо «не звучит», уже не имеет значения, что будет написано в заголовке письма.

Благодаря количеству спама, который люди в наши дни получают, большинство людей не спешат открывать письма от незнакомых отправителей. Никто не любит говорить с роботом. Подумайте о том, что вы чувствуете, когда звоните в компанию, и постоянно сталкиваетесь с автоответчиком. Создается впечатление, что в компании живые люди просто не работают. Это неприятно, да? То же самое касается электронной почты.

Никогда не используйте адрес «noreply@company.com». Это одно из главных правил маркетологов: никогда не пользуйтесь этим адресом электронной почты. Мало того, что это делает послание менее личным, многие избегают добавлять такие адреса в контакты.

Избегайте общего адреса электронной почты, отправляйте письмо от реального человека. Например, мы однажды обнаружили, что письма, отправленные от «Мэгги Георгиевой, HubSpot», лучше открывались с точки зрения скорости и клика, чем письма, отправленные от обезличенного адреса «HubSpot».

3. Используйте маркеры персонализации

О персонализации очень часто говорят маркетологи. Использование маркеров персонализации, имени или местоположения в строке темы, добавляет ощущение личного обращения, особенно, когда используется имя. Всем нравится звучание собственного имени. Плюс, увеличивается показатель конверсии: на самом деле, исследования показали, что электронные письма, в теме которого содержится личное обращение к адресату, получают большую кликабельность, чем обезличенные электронные письма.

Одним из примеров того, как бренды используют эту информацию, являются письма компании Wag! – они добавляют виляющую собачку к письму. /Ниже письмо, которое получила Аманда Занталь-Винер от HubSpot:

Как правильно написать о чем письмо

Существует другая рабочая тактика персонализации – адаптация заголовка к местоположению получателя. Это работает так же, как ссылки на ближайшие бары и рестораны в рекламе еды или рецептов.

Только не стоит перебарщивать с персонализацией. Иначе письмо может выглядеть немного жутковато. Но важно использовать персонализированные штрихи. Покажите вашим клиентам, что вы знаете о них немного больше, чем просто их адрес электронной почты. Но, если вы не можете (или не хотите) использовать маркеры персонализации в теме, используйте «вы» или «ваш». Клиент должен чувствовать, что вы обращаетесь к нему напрямую.

4. Сегментируйте ваши списки

В то время, как электронные рассылки могут некоторым пользователям нравятся, у других это привести к путанице или разочарованию. Многие задаются вопросом: «Почему этот ресторан посылает мне список лучших местных стейк-хаусов, когда я вегетарианка?», «Почему эта компания посылает мне тематические исследования, когда я только что зарегистрировался и подписался на их рассылку?»

Персонализируйте опыт, используя информацию из действий ваших клиентов. Это можно делать на основании форм, которые заполняют клиенты. Постарайтесь понять, в какой отрасли они работают, каковы их личные предпочтения.

Используя маркетинг по электронной почте, вы можете персонализировать свой опыт коммуникации с потребителями. Эта стратегия называется «сегментация списков».

Как сегментировать списки зависит от вашего бизнеса и ваших целей, но делать это необходимо обязательно.

5. Не давайте ложных обещаний

Ваша сюжетная линия, которую вы начинаете в общении, обязывает вас сдержать свое обещание, данное пользователю. Убедитесь в том, что вы можете выполнить свои обещания, самое страшное – обмануть читателя. Ответная реакция скорее всего будет отрицательной. Читатели будут испытывать раздражение. Они не смогут доверять тому, что вы пишите. Уровень вашей конверсии может значительно снизиться, многие просто предпочтут отписаться от ваших рассылок.

6. Говорите своим подписчикам правду

Говоря об обещаниях, стоит заранее сказать подписчикам, что они получат. Стоит использовать заголовки: «Ваша новая книга внутри!» или «Ваше руководство ждет вас!» Это работает лучше, чем простое “Спасибо” в теме, потому что читателям становится понятно, что внутри письма их ждет что-то интересное.

7. Время – ваш союзник

Очень важно отправлять электронную почту в правильное время. Это такой же важный фактор, как и правильный заголовок. Этот фактор напрямую влияет на кликабельность. Нужен пример? Представьте, что будет, если худеющий человек после 18:00 вечера получит письмо с заголовком: «Интересует, где бы выпить пива прямо сейчас»? Как раз во время «счастливых часов». Настроение потребителя испортится, и он не откроет ваше письмо. А, возможно, и отпишется от него.

Еще один пример неправильного письма – рассылка от Warby Parker. Они отправляют письмо с темой: «Ваша подписка истекает» за 2 недели до того, как реально заканчивается срок подписки. Если бы Warby Parker отправили письмо вовремя, они бы увеличили шансы на то, что клиенты продлят подписку. А спустя 2 недели многие просто забывают о том, что срок подписки истекает.

8. Используйте понятные выражения

Имейте в виду, что люди просматривают свои папки очень быстро, так что, чем яснее и четче будет ваш заголовок, тем лучше. Обычно гораздо лучше быть кратким, чем использовать сложный и витиеватый язык. Ведь вы же не хотите отпугнуть своих читателей.

Когда вы раздумываете над заголовком, подумайте сначала о том, как ваша электронная почта будет воспользоваться вашим получателям. Сразу станет многое понятно. Например, «Увеличение открытых ставок на 50% уже сегодня!» — более привлекательный заголовок, чем «Как увеличить открытые ставки?»

9. Начните с глаголов, ориентированных на действия

Тематические строки аналогичны призывам к действию. Ведь ваша главная цель – мотивировать пользователя на клик. Тематические строки, которые глаголов, ориентированных на действия, как правило, гораздо более заманчивы.

Ваши электронные письма могут стать резко более кликабельными, если вы добавите яркий глагол в самом начале.

Остроумные заголовки вдохновят людей. Они скорее нажмут на письмо, если улыбнутся, прочитав заголовок.

Например, если пригласить в электронном письме читателя на ужин с легендой хоккея, тема письма должна звучать следующим образом: “Может вы хотите пообедать с легендой «Брюнс», Бобби Орром?”. Не стоит использовать более общий заголовок (и менее действенным) “Местная спортивная звезда собирается пообедать». Важно сделать так, чтобы читатель мог представить себя за обеденным столом.

10. Пусть ваши читатели почувствуют себя особенными

Психология исключительности — это мощный инструмент. Когда люди чувствуют, что они особенные, это дает им чувство принадлежности к чему-то важному. Вы автоматически выстраиваете лояльность, и заставляете читателей лучше реагировать на ваши электронные письма.

Правильная фраза может заставить ваших читателей почувствовать себя особенными, и эффект может оказаться волшебным. Правильные формулировки должны выглядеть следующим образом:

«Только для наших любимых клиентов»
«Эксклюзивное предложение только для вас”
«Мой вам подарок”
«Вы приглашены!”
«Частное приглашение”

11. Создавайте ощущение важности

Есть фраза, которая многим из нас напоминает классическую рекламную рекламу: «Действуйте сейчас!»

С одной стороны, стоит поощрять использование точного языка в содержимом, с другой стороны, срочность или дефицит товара может мотивировать читателя нажать (или действовать) — когда фраза выстроена творчески и стратегически.

Но, если вы не хотите, чтобы вас ассоциировали с «агрессивным брендом», не злоупотребляйте такими заголовками.

Постарайтесь ограничить их, и использовать их только тогда, когда действительно хотите передать призыв к немедленному действию.

12. Используйте цифры

Многие предприятия отправляют сообщения с расплывчатыми формулировками в заголовках. Используйте цифры — это отличный способ привлечь внимание к вашим письмам. Таким образом вы можете продемонстрировать четкий и мощный сигнал, передать посыл о вашем предложении, и установить правильные приоритеты.

Помимо названия блога, используйте цифры в вашей теме — это эффективный email-маркетинг. Вы можете использовать цифры, чтобы ссылаться на статистику, показывайте конкретный размер скидок, или числовое преимущество конкретного ресурса, который вы представляете, например: «Присоединяйтесь, чтобы стать одним из 750 других счастливчиков на этом мероприятии!»

13. Задавайте вопросы

Вопрос в заголовке может также привлечь читателей к вашему письму, особенно если вы задаете вопрос, интересуясь отношением покупателей к вашему бренду. Это всего лишь один из способов удовлетворить необходимое любопытство, о котором было написано ранее в этой статье.

Например, можно спросить своих читателей: «Вы совершаете эти ошибки в SEO-продвижении?» или «Знаете ли вы, что на вашем сайте делается неправильно?».

Zillow однажды организовали рассылку с темой: «Что Вы можете себе позволить?», где была ссылка на сайт, посвященный аренде квартир. Тема обнадеживает и дает ощущение конкурентоспособности. У читателя появляется надежда, что он может найти квартиру в рамках своего бюджета. А также он видеть разнообразие того, что предлагается на рынке.

Другой пример касается компании DocuSign. Они рассылали письма с темой: «О чем говорят ваши заказчики?» Тело письма содержало кучу тематических исследований, которые предназначались для того, чтобы помочь получателю приблизиться к фактическому приобретению DocuSign. Это был умный ход: люди, которые продвигались дальше по воронке продаж, скорее всего, заканчивали фактической покупкой.

14. Не бойтесь каламбуров

Большинство людей любят каламбуры. Это отличный способ порадовать ваших получателей и оживить ваши электронные письма. Одни из лучших примеров были разосланы авиакомпанией Jetblue. Они разослали целую серию писем с заголовками: «Что будет, если в полете что-то пойдет не так». В письме читателю предлагалось узнать это, воспользовавшись новыми акционными тарифами.

Если у вас есть чувство юмора, используйте его в ваших заголовках. Думайте о мелочах, добавляйте юмор в ваши письма тогда, когда это уместно. Только не переусердствуйте. И помните правило: «Когда сомневаетесь, спросите коллегу».

15. Не пишите заголовок заглавными буквами, и не злоупотребляйте знаками препинания.

Заголовок, который выглядит так: “ОТКРОЙТЕ СЕЙЧАС И ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНУЮ ПРОБНУЮ ВЕРСИЮ” или «50% скидка только сегодня. » не приведет к тому, что пользователь откроет ваше письмо. Скорее такое сообщение будет проигнорировано.

Почему? Люди не любят, чтобы на них кричали. Большое количество восклицательных знаков может действительно неправильно истолковано. Фактически, согласно исследованию Radicati Group, более 85% респондентов предпочитают не открывать письма, содержащие агрессивный заголовок.

Эти тактики не только разрушительны, но и выглядят похожими на спам. Так что вместо того, чтобы использовать разрушительные тактики, попробуйте персонализировать ваши электронные письма, используйте принципы релевантности. Лучше использовать броский заголовок, чем восклицательный знак.

16. Используйте привлекающий текст, который будет отображен в предпросмотре

При просмотре, пользователь видит часть текста, который содержится в самом теле письма. Он должен сразу привлекать внимание читателя.

Предпросмотр особенно часто используют пользователи почтовых сервисов iPhone, Gmail и Outlook. Они видят текст рядом с темой сообщения. (Точное количество отображаемого текста зависит от настроек электронной почты каждого конкретного пользователя).

Текст предварительного просмотра не задается самостоятельно, клиент видит автоматический текст, который генерируется приложением. Многие маркетологи не обращают внимание на то, что предпросмотр сообщения выглядит не привлекательно. А значит упускается возможность привлечь целевую аудиторию.

17. Регулярно проводите A/B тестирование

Хотя эти советы являются универсальными, для некоторых компаний они могут не сработать. Чтобы выяснить, что лучше работает для вашей конкретной аудитории, стоит регулярно проводить A/B тестирование.

Многие считают, что использовать интуицию – заманчиво, но стоит довериться проверенным инструментам. Одним из самых действенных является A/B тестирование.

Главная цель рассылки по электронной почте – письмо должно быть открыто до конца дня. Если этого не произошло, письмо так и не будет открыто. Чтобы привлечь внимание, у маркетолога есть только заголовок. А дальше всю работу сделает содержание письма.

Учимся правильно писать письма - официальное или личное письма

Письмо – изложенная в компактной форме информация, хранящаяся на бумажном или электронном носителе. Существует несколько разновидностей писем: деловые, служебные, рекомендательные и поздравительные.

Как правильно написать о чем письмо

Правила написания письма несколько отличаются в зависимости от его назначения. Существуют общие требования, которых стоит придерживаться для того чтобы правильно писать письма.

Быстрая навигация по статье

Обычно деловое письмо пишется на официальном бланке с указанием названия и адреса организации, контактного телефона и e-mail. Для официального письма характерны строгая структура и стиль сообщения:

Начинать письмо следует с приветствия. В обращении не должно быть сокращений. Слова «Уважаемый» и название должности нужно писать полностью. Уместно обращение по имени и отчеству;
В сообщении не должно быть слов-паразитов, размытых фраз, местоимений, «словесного мусора»;
Не стоит употреблять директивные фразы, в приказном порядке требующие выполнения определенных действий. У получателя это может вызвать негативные эмоции. Лучше предлагать варианты на выбор;
Нужно использовать глаголы совершенного вида, указывающие на достижение конкретных результатов (сделали, создали, разработали);
Недопустимы исправления, грамматические и речевые ошибки;
В конце письма необходимо поставить подпись и дату;
Допускаются дополнения ниже подписи после букв P.S (Post Scriptum).

Сообщение другу, любимому человеку, товарищу по учебе или работе не требуют строгого стиля изложения и соблюдения установленных форм обращения. Тем не менее, некоторые нюансы стоит учитывать:

Необходимо выбрать бумагу хорошего качества (вырванная из тетради страничка или клочок с неровными краями говорит о неуважении к получателю);
Обращение может быть произвольным. Уместны слова «Дорогая», «Милый», «Привет»;
Если письмо отправляется по истечении некоторого времени после получения сообщения от адресата, стоит извиниться за задержку;
Каждая новость должна быть написана с красной строки;
В письме уместны шутки, комплименты, вопросы по теме сообщения;
Если вместе с письмом высылаются различные вложения, стоит о них написать. Можно сделать это в Post Scriptum;
Закончить письмо нужно подписью, варианты которой могут быть от официального автографа до «Твой пупсик» (все зависит от степени близости адресата).

Данный вид сообщений набирает большую популярность благодаря оперативности и доступности пересылки. Написание электронных писем регулируется правилами этикета:

Поле «Тема» должно быть заполнено. Так получателю будет проще ориентироваться в полученных сообщениях и находить нужное письмо в архиве;
Не стоит злоупотреблять отметкой «Важность». Устанавливать ее нужно в случае отправки действительно очень важного сообщения;
Размер электронного письма должен быть небольшим. При необходимости отправки объемного текста лучше сделать его отдельным вложением;
В письме допустимы цитаты, которые выделяются знаком «>» в каждой строчке цитируемого сообщения;
В личных электронных письмах можно использовать смайлики для выражения различных эмоций;
При пересылке вложений необходимо указать в письме их наличие;
Закончить сообщение нужно подписью (можно использовать электронную подпись).

Как правильно написать деловое письмо

Как правильно написать о чем письмо В своей жизни я видел довольно много по-настоящему ужасных писем. Поначалу меня даже удивляло, как неглупые люди могут так писать. С появлением электронной почты мы можем рассылать огромное количество писем, ничего при этом не тратя, кроме своего времени. Поэтому эпистолярная переписка многократно возросла, увеличилось и число абсолютно бестолковых посланий. А знаете ли вы, как правильно написать деловое письмо?

Правила довольно просты. Основам этого «ремесла» учат еще в школе.

Если ваша позиция в организации достаточно высока, то не исключено, что в вашем распоряжении имеется секретарша, которая отвечает за грамотное написание деловых писем. Но большинству из нас следует хорошенько запомнить основные моменты составления бизнес-письма.

И не думайте, что в письме самое главное — суть, а оформление собственных мыслей не так важно. Если структура письма не будет соблюдена, его могут даже не прочитать.

Структура делового письма

Правила составления бизнес-послания не очень жесткие, но все вместе они формируют формулу, позволяющую ясно выразить свое намерение. Если все сделано по этим правилам, то читатель не будет гадать о том, в чем состоит основная мысль и, что от него хотят.

Официальное письмо должно содержать следующие элементы (сверху вниз):

Обратный адрес и дата: (Верхний левый угол). Этот элемент пригодится в том случае, если письмо попадет к адресату без конверта. Хотя это маловероятно, но лучше, если данный момент будет соблюден. Если текст размещен на официальном бланке, то он уже содержит адрес, телефоны и другие контактные данные. Дублировать их не стоит.
Почтовый адрес получателя: (Справа, строкой ниже обратного адреса или под шапкой бланка). В офисах письма часто извлекаются из конвертов, а указание лица, которому оно предназначено, поможет посланию найти своего адресата.
Обращение: (Двумя строками ниже адреса получателя или отступив 1/3 страницы) Старайтесь избегать «Уважаемый товарищ!» или «Тому, кого это может касаться!». Если вы не называете получателя по имени отчеству, значит, не знаете, кто будет читать письмо, и показываете, что вам все равно, к кому оно попадет. Если вы действительно хотите, чтобы конкретный человек что-то предпринял, прочитав ваше письмо, обратитесь конкретно к нему.
Основная часть. Основная часть письма состоит из трех частей:
- Введения, где объясняется, кто вы такой и почему пишите;
- Центральной части, где раскрываются детали и приводятся аргументы;
- Завершающей части, где вы сообщаете читателю, какое именно действие ожидаете от него.
Прощальные пожелания: (По левому краю, двумя строками ниже основной части). Это строка до подписи. Если вы знакомы с адресатом лишь формально или незнакомы вовсе, то можете поставить «С уважением» (для письма на английском языке — Faithfully yours). Письмо человеку, с которым вы хорошо знакомы, можете завершить фразой «Искренне Ваш» (на английском языке — Sincerely yours, Sincerely, а для США — Yours truly). Не пытайтесь вставить нечто более дружественное или жеманное, только если вы не а) очень тесно знакомы с получателем и общаетесь неформально; б) вы являетесь публичной фигурой и подобная подпись является вашим «личным знаком».
Подпись и ее расшифровка: Если под письмом стоит подпись, то это означает, что написавший его отвечает за свои слова. Так как расшифровать подпись большинства людей довольно сложно, то добавьте строку-две со своим именем, фамилией, должностью, чтобы читатель понял, от кого именно получено письмо.
Приложения: (Ниже подписи и расшифровки) Если вы прилагаете к деловом письму любые дополнительные материалы, то перечислите их. Например: Приложения (2): брошюра, прайс-лист. Можно также указать количество страниц. Например: Приложения (1 на 4 л): программа.

Одно из важнейших правил того, как правильно написать деловое письмо — это корректировать, корректировать и корректировать снова. Если друг может простить грамматические ошибки и неудачные обороты, то в бизнес-письме на это обратят внимание в первую очередь (это может быть единственное, что запомнят из вашего письма). Если вы хотите произвести впечатление, то постарайтесь быть максимально безупречным.

Как правильно написать о чем письмо

Автор: admin | 20.04.2012 |

«Труднее всего человеку дается то, что дается не ему».

Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю коммерческой компании, партнеру, чиновнику или на худой конец в ЖЭК. Но если вы считаете себя бизнесменом, пусть даже и начинающим или собираетесь открыть свой бизнес, пусть даже в далеком будущем, вы обязаны научиться грамотно, писать деловые письма.

Так чем отличается просто письмо от делового письма?

Прежде всего, отсутствием эмоциональных составляющих, и преобладанием логики и прагматического, рационального изложения вашей просьбы или предложения. Бизнесмена, владельца компании или руководителя крупного, и даже не очень крупного предприятия, в отличие от просто «потребителя», навряд ли заинтересует ваше эмоциональное и вдохновенное письмо к нему с просьбой о сотрудничестве, оказании помощи или установлении каких-либо иных дружеских отношений.

Прежде всего, вы должны понимать, что пишите Деловое письмо, так и пишете его по делу! Многие сейчас про себя скажут, что за «каламбур», ясно же, что Деловое письмо отличается от остальных четким пониманием: «Кому», «Зачем» и «Почему». Я читал немало писем и предложений, и, к большому сожалению, в некоторых письмах смысл постоянно ускользал, и в конце письма было совсем не понятно, что же вообще хотел попросить или предложить автор.

Поэтому, что бы смысл и идея письма не «растекались по древу», вы для себя должны ответить на следующие вопросы:

1. Кому вы пишете письмо, не ошиблись ли адресатом?

2. Зачем вы пишите письмо, что вы хотите предложить или попросить? Понятны ли ваши доводы, стиль изложения и убедительны ли ваши аргументы для Адресата? И какую выгоду он получит от сотрудничества с вами?

3. Почему вы это делаете? Какой результат вы хотите получить? На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» Адресата?

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 6.30−2003, который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов. Более подробно вы можете ознакомиться с данным ГОСТом, приобретя его в магазине деловой книги, и использовать в дальнейшем при оформлении вашего делопроизводства.

Но, на некоторые важные моменты я хотел бы обратить особое внимание:

1. Шапка делового письма должна содержать обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Еще ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.

Исх. № 01 от 20.04.2012

на Вх. №01 — РиК от 01.01.1930

«О партии бракованных рогов,

Уважаемый Остап Ибрагимович,

2. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения. », «Прошу Вас. », «В настоящее время. » и т.д. — если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причем, как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

3. В Заключение письма подводятся итоги написанного, нередко пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».

4. Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой — «Искренне Ваш,…».

Должность, Ф.И.О. (печатаются сначала имя и отчество, а затем фамилия), подпись ставится собственноручно.

5. Завершается деловое письмо информацией об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) должность, и контактный номер телефона. Это необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет связаться для получения дополнительной информации. Так же можно указать ответственное лицо (Ф.И.О.), и его контактный номер телефона. Да кстати, не забывайте, вместе, с номером телефона указывать и код города. Не заставляйте Адресата тратить время на поиск данной информации.

Я хочу так же обратить ваше внимание на некоторые моменты, связанные с изложением самого письма. Я в свое время использовал различные варианты изложения письма, вплоть до использования НЛП, но все это давало мало практической пользы, так как сам стиль делового письма весьма консервативен, и письма которые не соответствуют данному стилю, просто не проходили дальше «таможенного контроля», в лице секретаря компании. Поэтому, я отказался от экспериментов и стал писать, так, как того требует деловой стиль.

Запомните, ваше письмо должно содержать три основных раздела, это введение, аргументация и заключение. Многие авторы письма сразу переходят к делу, не введя собеседника в курс этого дела. Конечно, если письмо достаточно длинное, бизнесмен может, и не будет читать введение, а сразу перейдет к сути. Но он, так же может вернуться к началу письма, если эта «суть» его заинтересует. В заключении вам необходимо написать, то, что вы хотите получить. В письме не должно быть, ни каких двойных толкований, только, одна ясная мысль, через все ваше письмо. Для этого неплохо было бы вспомнить Аристотеля, который 300 лет до нашей эры, рассматривал логику высказываний и сформулировал на ее основе логические законы:

1. Закон тождества — понятие должно употребляться в одном и том же значении в ходе рассуждений;

2. Закон противоречия — «не противоречь сам себе»;

3. Закон исключенного третьего — «А» или «не-А» истинно, третьего не дано».

Согласно правилам написания, основная часть делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы, должны логически перетекать в следующие. Приводите по необходимости конкретные факты, цифры. И не забывайте, что «краткость — сестра Таланта». Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата, он может отложить ваше письмо, и не узнать, в чем смысл вашего уникального предложения.

И только после того, как вы посчитали, что ваше письмо окончательно написано, обязательно проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте еще раз его логическую последовательность и читабельность всего текста (лучше всего прочитать его вслух).

Если вы по неосторожности или в спешке допустите орфографические ошибки, то это будет конфуз. Как можно будет «вести дела» с компанией, которая распространяет письма с ошибками? Будьте бдительны!

В заключении, хотелось бы сказать, что ваше письмо также будут встречать сначала по «одежке», необходимо обратить особое внимание на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, на оформление, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки. Если в этом плане все благополучно, то аккуратное, логически последовательное, раскрывающее суть, грамотно написанное деловое письмо, склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу. Пишите письма!

Если вам понравилась статья, поделитесь с друзьями, нажмите нужную кнопку!

Прежде чем приступить к написанию комментария, ознакомьтесь, пожалуйста, с простыми правилами, излoженными на странице Контакты. Заранее благодарю!

Вы должны войти, чтобы добавить комментарии.