Как правильно написать заявление на расчетный лист
Как выдавать расчетные листки по зарплате
В соответствии с нормами действующего российского законодательства, работодатели в обязательном порядке обязаны сообщать своим работникам о том, из чего складывается сумма их заработной платы. Несмотря на это, не все работодатели знают, как выдавать расчетные листки по зарплате сотрудникам в текущем году.
В этой статье мы расскажем о том, что такое расчетные листки по зарплате и для чего они необходимы. Кроме того, мы коснемся таких вопросов, как: выдача расчетных листков в 2017 году, правила хранения этого документа, и какая ответственность ждет работодателя за отсутствие листка, с учетом разъяснений Министерства труда (Письмо Минтруда № 14–1/ ООГ-1560 от 21.02.2017 ).
Что такое расчетный лист по зарплате?
Расчетный лист является документом, в котором работодатель информирует сотрудника о полученной зарплате, а также о произведенных удержаниях с нее. Кроме того, в документе отражают сумму подоходного налога и некоторые другие данные, (например, премии за выслугу лет).
Расчетный лист — это выписка, которая должна быть выдана работнику при получении зарплаты. На основании Трудового кодекса РФ, любая организация или предприятие обязаны сопровождать выдачу заработной платы сотрудникам расчетным листком.
Для чего необходим документ?
Как уже упоминалось выше, выдача расчетного листка сотруднику — не право, а обязанность работодателя. Документ необходим, прежде всего, для защиты прав работника, так как он должен получать документальное подтверждение о том, что заработная плата им получена своевременно и в полном объеме.
Обратите внимание, что если указанная заработная плата без каких-либо причин не соответствует сумме, отраженной в трудовом договоре, то работник имеет право оспорить это в судебном порядке.
Согласно нормам российского трудового законодательства, работодатели обязаны оповещать своих работников о начислениях их заработной платы. Для этого и выдают расчетный листок по зарплате.
При этом порядок извещения сотрудника работодателей о составных частях его заработной платы не регламентирован Трудовым кодексом, нередко возникает множество вопросов по правильному оформлению и порядку выдачи расчетных листков по зарплате.
Как правильно выдавать расчетные листки по заработной плате
Работодатель обязан выдавать расчетный лист в день выдачи заработной платы. Об этом говорится в статье 136 ТК РФ. Зарплата должна выдаваться работникам в день, который установлен трудовым договором и трудовым распорядком организации или компании.
Отметим, что листок не должен быть выдан сотруднику в таких ситуациях:
- в день аванса;
- при начислении денежных средств за отпуск.
Добавим, что при получении работником основной части заработной платы, в расчетном листе нужно указывать начисления, которые были сделаны ранее. Денежные средства, заработанные сотрудником, должны быть выданы ему на руки, или перечислены на карту банка (об этом указано в трудовом договоре).
Следует учитывать, что тот факт, в какой именно форме работник получает заработную плату (на руки или на карту) никак не влияет на выдачу ему расчетного листа.
В состав расчетного листа по заработной плате должны входить такие обязательные пункты:
1. Ф.И.О. работника.
2. Количество отработанного времени.
3. Все составные части зарплаты работника.
4. Общая сумма без учета налогов и удержаний.
Скачать расчетный листок по зарплате можно по кнопке ниже:
Размер удержаний из заработной платы не должен быть более 20%. Но есть случаи (их перечень предусмотрен федеральными законами РФ), когда штрафные санкции могут достигать и 50%.
В расчетном листе отдельными пунктами необходимо указывать:
- различные премии;
- штрафы;
- сверхурочные;
- дополнительная оплата за вредные условия труда;
- работа в выходные дни.
К возможным удержаниям, как правило, относятся:
- НДФЛ;
- взносы в страховые компании и в профсоюзный комитет;
- аванс, который был выдан за счет заработной платы (но при условии, что он не был отработан);
- суммы, которые были начислены по ошибке (например, из-за сбоев в системе);
- алименты.
В связи с тем, что расчетный лист выдается сотруднику во время основной зарплаты, в него должны входить все суммы, которые работник получил за месяц.
Образец расчетного листка по зарплате вы можете скачать по следующей кнопке:
Как не ошибиться при выдаче расчетного листка
При выдаче расчетных листков работникам в 2017 году, необходимо придерживаться таких правил:
1. Расчетные листки необходимо выдавать работникам не менее двух раз в месяц (на основании статьи 136 ТК РФ).
При этом в Роструде высказали мнение о том, что документ можно выдавать сотруднику в момент выплаты второй части заработной платы. В ведомстве мотивировали это тем, что если выдавать расчетный лист и при выплате аванса, то сведения в этом случае не будут полными.
2. Форма расчетного листа по зарплате должна быть утверждена локальными нормативными актами организации.
Руководитель предприятия обязательно должен утвердить отдельным приказом форму расчетного листа. Допускается применение формы из бухгалтерских программ или собственная форма документа.
3. Документ может быть выдан только за соответствующий период. В нем должны быть указаны все суммы, которые были начислены и удержаны с дохода работника.
Дело в том, что если в документе не отразить все требуемые суммы, то это является нарушением Трудового кодекса.
4. Выдача расчетных листков может производиться:
В ТК РФ нет норм, определяющих порядок выдачи извещения сотрудникам по заработной плате. Именно поэтому допускаются обе формы документа. Расчетный листок на бумаге выдается работнику на руки, а в электронном виде листок можно направить на электронную почту сотрудника.
5. Расчетные листки не нужно заверять подписью или печатью.
В ТК РФ нет требований об обязательной печати или подписи на этом документе. При этом по просьбе работника листок нужно будет заверить (например, если документ необходим для суда).
6. Следует документально подтвердить факт выдачи расчетного листа работнику.
В такой ситуации существует три варианта подтверждения:
- вести журнал выдачи расчетных листков (в нем будут расписываться сотрудники);
- сделать форму листка из двух частей (одна часть — выдается работнику, а другая остается у предприятия);
- в платежную ведомость внести отдельную колонку (для того, чтобы работник мог поставить свою подпись о получении).
В целях безопасности в локальных нормативных актах организации рекомендуется сразу прописать порядок работы с расчетными листами по заработной плате. В частности, это можно сделать в положении об оплате труда, где утвердить:
- форму извещения сотрудников;
- периодичность выдачи;
- способ выдачи документа.
Разъяснения Минтруда в письме от 21.02.2017 № 14–1/ ООГ-1560
В письме от 21.02.2017 № 14–1/ ООГ-1560 Минтруд дает разъяснения относительно выдачи расчетных листков в электронной форме путем рассылки на email-адреса работников организации. Нужно отметить, что чиновники взяли за основу решения судов.
Они посчитали, что работодателю обязательно закрепить порядок выдачи расчетных листков в локальных нормативных актах своей организации. Таким образом, если в нормативном акте организации будет закреплен порядок выдачи расчетных листов в электронной форме, то наниматель может, не боясь штрафа, рассылать документ на электронные адреса работников.
При этом в Минтруде заявили, что расчетные листы отменены. Но если работодатель и работники решат, что бумажная форма документа более удобна, то ее можно использовать.
Пояснения Минтруда об оформлении расчетных листов — в документе № 14–1/ ООГ-1560 от 21.02.2017 , с которым можно ознакомиться здесь:
Особенности выдачи электронных расчетных листов
Если было принято решение выдавать расчетные листы в электронном виде, то необходимо:
1. Закрепить такой порядок в локальном нормативном правовом акте (например, в Положении об оплате труда).
2. Ознакомить работников с формой документа и порядком его выдачи (под роспись).
3. Составить список электронных адресов сотрудников (на которые будут отправляться расчетные листки).
В случае если у работников отсутствует корпоративная почта, то необходимо получить от них письменное заявление (на имя руководителя предприятия или главного бухгалтера) об электронном адресе, на который следует высылать расчетные листы.
Ответственность нанимателя за невыдачу расчетного листка
В связи с тем, что выдача расчетных листков — это обязанность работодателей, то нарушение грозит штрафными санкциями:
- для ИП — от 1000 до 5000 рублей;
- для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей с возможной остановкой деятельности организации до 90 дней;
- для должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей (на основании п.1 ст. 5.27 КоАП).
Если допущено повторное нарушение, то на должностное лицо может быть наложен штраф, который запрещает заниматься предпринимательской деятельностью сроком до трех лет.
Работодатель имеет право не хранить расчетные листки. Но вести журнал выдачи этого документа все же необходимо, ведь его могут потребовать сотрудники трудовой инспекции в случае проверки.
Тоже может быть полезно:
Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам
Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.
Если Вы хотите узнать, как решить именно Ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта или звоните по телефонам: 8 (499) 638-44-96 доб. 979 (Москва); 8 (812) 309-52-81 доб. 622 (Санкт-Петербург, Ленинградская область); 8 (800) 333-45-16 доб. 342 (Федеральный номер). Это быстро и бесплатно!
Правила оформления и выдачи расчетных листков по зарплате
Основным документом уведомления о начисленной и подлежащей выплате заработной платы является расчетный листок. Форма данного документа не установлена законодательно и ее разработкой предприятию придется заниматься самостоятельно. Многие компании пользуются формой, предлагаемой специализированными программами для бухгалтерского учета, но у небольших организаций с небольшой численностью не всегда есть такая возможность. В материале PPT.ru мы расскажем о том, как разработать и утвердить такой бланк, и где можно скачать образец расчетных листков по зарплате.
Когда выдается расчетный листок по заработной плате
Расчетный листок работодатель должен выдавать ежемесячно каждому работнику после начисления и перед выплатой зарплаты. Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять каждому сотруднику в письменной форме информацию о видах начислений, их размере, о видах и суммах удержаний, а также о сумме, подлежащей выплате. Обязанность по выдаче информации о зарплате, как правило, возлагается на бухгалтерию.
Бланк и информация в нем должны быть представлены в таком виде, чтобы было понятно, за что произведено начисление (оклад, премия), какое время оплачено работнику, а какое нет, должны быть указаны дни простоев, отсутствия на работе по любой причине (отпуск, болезнь, прогулы), какие произведены удержания и какую сумму в результате сотрудник получит на руки.
Утверждение формы расчетного листка
Форма применяемого в организации бланка для информирования сотрудников о зарплате должна быть утверждена приказом или другим распорядительным документом руководителя.
Для утверждения бланка используйте следующий образец приказа.
Приказ об утверждении формы расчетного листка (образец)
Трудовой кодекс не содержит ограничений на метод извещения работника о начислениях и удержаниях. Информация может быть передана сотруднику не только в бумажной, но и в электронной форме. Недавно это подтвердило Министерство труда в письме № 14-1/ООГ-1560 от 21.02.2017. Для применения электронной формы извещения эту возможность следует прописать в локальном акте компании.
Расчетные листки будут выдавать в электронном виде
Разработать утверждаемый образец формы расчетного листка необходимо самостоятельно. Он в обязательном порядке должен содержать следующие разделы:
- начислено;
- удержано;
- выплачено;
- к выплате (либо задолженность работодателя/работника).
Образец расчетного листка
В случае необходимости бланк можно дополнить. Например, указав количество отработанных часов при почасовой оплате, или сведениями о тарифной ставке.
Налог на доходы физических лиц
В обязательном порядке сотруднику должна быть предоставлена информация о сумме удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ) из суммы оплаты труда. Ставка налога составляет 13 % от облагаемого дохода.
Очень часто у сотрудников возникают вопросы о порядке удержания налога из заработной платы. Обывателю сложно понять, какие выплаты облагаются налогом, а какие нет.
Общий облагаемый доход в расчетном листке можно рассчитать, вычтя из итоговой суммы начисленных выплат суммы, которые выплачиваются работодателем, но не облагаются налогом. К наиболее часто встречающимся из них относятся:
- пособие по беременности и родам;
- выходное пособие;
- командировочные расходы (за исключением суточных более 700 руб. при поездках внутри страны и 2500 при поездках за рубеж);
- материальная помощь (частично).
Вопреки представлениям многих работников, налог на доходы удерживается из оплаты больничных листов, а также из компенсации за неиспользованный отпуск, которую выплачивают при увольнении.
Если у вас есть дети в возрасте до 18 лет или в возрасте до 24, обучающиеся на дневной форме обучения в образовательных учреждениях с государственной аккредитацией, то вам положен так называемый стандартный налоговый вычет на каждого ребенка, на который будет уменьшен облагаемый налогом доход. При этом на первого и второго ребенка вы получите вычет в размере 1400 рублей, и 3000 на третьего и каждого последующего.
Для того чтобы получить вычет, работник должен написать заявление на имя работодателя и приложить к нему копию свидетельства о рождении ребенка, справку об обучении (если ребенок старше 18 лет).
В заключение еще раз напомним о необходимости разработки максимально простого и понятного для обычного работника порядка информирования об оплате труда. Не стоит относиться к этому формально. Это позволит избежать многих вопросов и конфликтных ситуаций.
Можно ли отправлять расчетные листки по электронной почте?
БЕЗ РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА НЕ ОБОЙТИСЬ
В соответствии с ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме:
• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в т. ч. денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.;
• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Сведения о составных частях заработной платы должны быть доведены до сведения работника посредством предоставления ему расчетного листка. Форма этого документа разрабатывается работодателем самостоятельно (с учетом требований ч. 1 ст. 136 ТК РФ) и утверждается с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
Форма расчетного листка может быть утверждена приказом работодателя или являться приложением к локальному нормативному акту, которым установлена система оплаты труда в организации (например, к положению об оплате труда работников).
Работодатель обязан представлять работникам расчетные листки, чтобы обеспечить им возможность получения достоверной информации о своей заработной плате. Целью является контроль за соблюдением работодателем условий труда, предусмотренных трудовым договором.
КАК ВЫДАВАТЬ РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ?
Можно рассылать по электронной почте
Порядок выдачи работникам расчетных листков при выплате заработной платы трудовым законодательством не установлен. Поэтому работодатель должен самостоятельно определить его и закрепить в своих внутренних документах.
Например, такой порядок можно установить в локальном нормативном акте, определяющем форму расчетного листка. Это подтверждают в своих разъяснениях и специалисты Роструда[1].
Если все работники организации имеют свои адреса рабочей (корпоративной) электронной почты, то расчетные листки можно высылать для ознакомления на них.
Специалисты Минтруда России[2] считают это возможным. По их мнению, порядок извещения работников о составных частях заработной платы необходимо закрепить:
1) в трудовом договоре;
2) коллективном договоре;
3) локальном нормативном акте работодателя (например, в приказе руководителя организации, положении о выдаче расчетных листков работникам).
Если закрепленный порядок предусматривает направление расчетных листков работникам по электронной почте, это не нарушает положений ст. 136 ТК РФ (пример 1).
Судебная практика также подтверждает правомерность применения такого способа извещения работников о составных частях их заработной платы. Судьи не видят нарушения в рассылке расчетных листков по электронной почте[3].
Порядок выдачи расчетных листков работникам можно прописать в локальном нормативном акте или коллективном договоре более подробно.
Возможна ситуация, когда в организации трудятся работники, не связанные с работой за компьютером (например, обслуживающий персонал — ремонтники, уборщики производственных и служебных помещений и т. п.). В этом случае можно предусмотреть разные способы выдачи расчетных листков (пример 2).
С локальным нормативным актом, коллективным договором, устанавливающим порядок выдачи расчетных листков, работники должны быть ознакомлены под роспись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Можно ознакомить с помощью специальной программы
В связи с тем, что трудовым законодательством не регламентирован порядок извещения работников о составных частях заработной платы, работодатели могут использовать различные способы представления работникам расчетных листков.
Организация может воспользоваться такими вариантами ознакомления работников с расчетными листками:
а) предоставление доступа к специальной программе, для чего каждому работнику выдается логин и пароль;
б) предоставление доступа в личный рабочий кабинет работника в интернете.
Не признано судами нарушением также размещение расчетных листков по заработной плате в электронном виде:
• в личном рабочем кабинете работника в интернете (Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 18.02.2013 по делу № 33-1073/2013);
• на личной странице работника в интернет-банке (Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014).
Указанные способы извещения работников суды признали соответствующими требованиям трудового законодательства.
[1] Письмо от 18.03.2010 № 739-6-1.
[2] Письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.
[3] Определения Московского городского суда от 18.07.2011 по делу № 33-22203, от 24.05.2011 по делу № 33-15061.
Что включает и как выдается расчетный листок по заработной плате
Страница обновлена: 18.04.2017
Величина оплаты труда в значительной степени заботит каждого работника. У тех, кто мало знаком с российским законодательством, возникают вопросы относительно верности размеров начислений и удержаний. Расчётный листок по зарплате оформляется для того, чтобы снять многие вопросы, связанные с оплатой труда работников.
Расшифровка расчетного листка
В соответствии с требованиями статьи 136 ТК РФ, в листке в обязательном порядке отражаются следующие сведения:
- Данные о частях зарплаты за отчётный период. В сумму включаются:
- оклад;
- начисленная премия;
- установленные надбавки (за вредные условия, за работу в северном регионе и т.д.);
- компенсационные выплаты, например, за использование собственного инструмента или за работу в выходной день.
- Удержания из зарплаты:
- НДФЛ;
- пенсионные отчисления;
- профсоюзный взнос;
- иные удержания (например, невозвращённый командировочный аванс);
- удержание по исполнительному листу, например, алиментов.
- Дополнительные начисления:
- выплата отпускных;
- выплата при увольнении;
- компенсация за нарушение нанимателем трудового законодательства;
- иные выплаты.
- Итоговая информация о сумме, подлежащей выплате.
Бухгалтеры в расчётном листке дополнительно указывают следующие сведения:
- Ф.И.О. и должность работника;
- Название структурного подразделения (цеха или отдела);
- Табельный номер, если имеется;
- Временной период (обычно месяц);
- Количество отработанных часов и рабочих часов в отчётном периоде в соответствии с установленным временем работы.
В документе могут быть и иные сведения, если это требуется для полного информирования работников о величине их заработка.
В некоторых случаях параллельно записям в листке вносятся бухгалтерские коды, соответствующие назначению каждой из выплат.
Как правильно выдавать
Так как представление информации о величине заработка в виде расчётного листка является обязанностью работодателя, следует позаботиться о документальном подтверждении передачи данных документов сотрудникам.
Существует 2 наиболее распространённых способа такого оформления. Первый – сделать листок с отрывной частью. Бумаги передаются начальнику подразделения, который раздаёт листки работникам и собирает их подписи, а после сдаёт отчётность в бухгалтерию. Это целесообразно, если речь идёт о большом предприятии.
Второй вариант – ведение специального журнала, где работники будут расписываться в получении документа.
Сроки выдачи сотрудникам
Зарплата выдаётся не менее 2-х раз в месяц, что предусмотрено статьёй 136 ТК РФ. В той же статье указано, что наниматель обязан выдавать расчётный листок при выплате денег в целом.
Минтруда в письме от 18.03.10 № 739-6-1 указывает, что порядок выдачи данных документов должен регулироваться локальными актами нанимателя. При этом работники должны получать листки не позже дня, в котором происходит непосредственная выдача денег. Также в этом письме указывается, что информировать работников можно 1 раз в месяц.
Исходя из этого, можно сделать следующий вывод: листки выдаются 1 раз в месяц не позднее дня перечисления основной части зарплаты. Целесообразно делать это за 2 дня, чтобы работники могли озвучить свои возражения до момента перевода денег.
Расчётные листки должны храниться 5 лет при условии проведения проверки. Такой порядок содержится в приказе Минкультуры № 558 от 25.08.2010 г., где отражены сроки хранения большинства деловых документов.
Журнал выдачи расчетных листков
Данный документ создаётся в каждом подразделении компании, либо один на всю организацию. В журнале должны быть следующие графы:
- Номер записи;
- Дата выдачи;
- Ф.И.О. сотрудника;
- Должность;
- Подпись работника;
- Подпись ответственного за выдачу лица.
На обложке журнала следует указать следующие сведения:
- Даты начала и окончания;
- Наименование документа;
- Название организации и подразделения, в котором документ ведётся;
- Ф.И.О. и должность работника, ответственного за выдачу листков.
Ведение журналов поручается бухгалтерам или делопроизводителям подразделений.
Приказ об утверждении формы расчетного листка
Форма расчётного листка не закреплена на законодательном уровне. С учётом того, что указанный документ обязательно следует выдавать работнику, любой организации необходимо разработать собственный вариант и утвердить его приказом руководителя.
В приказе должны быть отражены следующие сведения:
С приказом под роспись знакомятся работники, которым поручено исполнение документа.
Выдача расчётных листков – это не только обязанность нанимателя, закреплённая в законодательстве, но и возможность в простой форме сообщить работникам данные об их текущем заработке.
Отправляем расчетный лист по электронной почте
К нам пришел сотрудник и попросил не выдавать ему расчетные листки в бумажном виде, а отправлять их ему на электронную почту. Мы столкнулись с такой просьбой впервые и не знаем, как правильно поступить, чтобы начать выдавать электронные расчетные листы. Нужно ли для этого заводить ЭЦП или можно просто через почту отправлять? Брать ли с сотрудника заявление, что он просит именно так передавать расчетный листок? Подскажите, как правильно нам поступить в соответствии с законодательством.
Вы можете оставить комментарий к данной теме после регистрации. Зарегистрированным пользователям доступно больше возможностей. Перейти к регистрации.
Анна, интернет-технологии развиваются быстро, поэтому в скором времени многие сотрудники будут просить расчетный листок в электронном виде. Нужно подготовиться к этому заранее.
Во-первых, работодатель имеет право выдавать расчетный листок любым способом, а потому электронный документ не является нарушением законодательства. Необходимо в локальных правовых актах закрепить момент, что листок выдается в бумажном и электронном виде.
Во-вторых, с работника нужно взять заявление о том, что он хочет получать документ на определенный электронный адрес. Какого-либо стандартного образца заявления на электронный расчетный лист нет, поэтому организация может разработать его самостоятельно.
В-третьих, если в компании есть электронный документооборот между сотрудниками, то документ можно отправлять на корпоративную личную почту каждого работника. Если этого нет, то придется отправлять на простые электронные адреса людей. ЭЦП при этом получать не надо, можно отправлять через корпоративную почту, но это чревато тем, что документы могут просмотреть другие сотрудники. Можно установить специальную программу, и сотрудники будут заходить под своим логином и паролем и смотреть свой расчетный листок.
Вы можете оставить комментарий к данной теме после регистрации. Зарегистрированным пользователям доступно больше возможностей. Перейти к регистрации.
Источники:
tbis.ru ppt.ru www.profiz.ru mirblankov.ru forum.nalog-nalog.ruКомментариев пока нет!