Как правильно написать письмо о задержки поставки

Письмо о поставке и задержке поставки товара

Одной из форм хозяйственной деятельности является поставка по агентским договорам той или иной продукции. Зачастую контрагенты по подобную поставку гарантируют у банков или третьих лиц финансовое или материальное обеспечение своей хозяйственной деятельности. Для этого они могут от вас потребовать гарантийное письмо, которое бы подтверждало с вашей стороны поставку в указанные строки ранее заявленных товаров в нужных объемах.

Итак, на какие моменты следует обратить внимание при составлении такого документа как письмо о поставке товаров?

Конечно, маловероятно, но есть вероятность того, что в случае существенных расхождений в тексте указанных документов у третьих сторон могут возникнуть соблазны подать иск в суд. Причина – несоответствие определения взятых на себя обязательств в договоре и письме. Конечно же, при нормальной практике решения споров хозяйствующих субъектов не составит труда доказать, что гарантийное письмо о поставке товаров имеет меньший приоритет перед ранее подписанным договором о поставке товаров. Но в нашей ситуации, особенно если вы – небольшое предприятие, осуществляющее поставки более крупному предприятию, то есть возникает вероятность, что вам могут предъявить различные претензии из-за срыва поставок по каким-либо внутренним поставкам.

Письмо о задержке поставки товара

Бизнес – сфера повышенного риска, в которой нередко случаются форс-мажорные обстоятельства, из-за которых вы не можете выполнить ранее взятые на себя обязательства по поставке товара. В этом случае даже правила хорошего тона требуют написать своим контрагентам письмо о задержке поставки товара. В указанном письме необходимо в обязательном порядке указать причины, из-за которых вы не в состоянии в указанный срок поставить ранее заявленное количество товара или иных материальных ценностей. Далее вы обязательно должны указать ориентировочное время поставки указанного в договоре количества товара или иных материальных ценностей.

Необходимость обязательного написания письма о задержке поставки товара

Если отбросить в сторону моральные коллизии, то нарушение взятых на себя договорных отношений, как правило, ведет за собой обращение контрагентов в суд для компенсации полученных убытков.

Однако в любом договоре присутствует пункт о возможности появления форс-мажорных обстоятельств, которые позволяют одному из адресатов договора не выполнять ранее взятые на себя обязательства без наступления для него юридических последствий.

Именно в письме о задержке поставки товара вы должны указать форс-мажорные причины, из-за которых вы не можете выполнить ранее взятые на себя обязательства. Писать это письмо необходимо еще и потому, что оно станет причиной отказа в наступлении для вас каких-либо юридических последствий при обращении в хозяйственный суд вашего контрагента.

Данный документ составляется в свободной форме потому, что в данный момент времени не существует определенного образца, который установлен определенными государственными нормами. Но в любом случае письмо должно содержать все почтовые и другие необходимые реквизиты компании отправителя и компании получателя. А также другие сведения, необходимые при оформлении такой документации.

Письмо о сроках поставки образец

Образец документа: Письмо-запрос

Образец №1. Письмо-запрос о выдаче архивной справки.

Просим выдать архивную справку, содержащую информацию о том, занимала ли Иванова Наталья Ивановна должность заместителя главного бухгалтера в обществе с ограниченной ответственностью «ХХХ» с марта 2001 года по декабрь 2011 года.

Просим предоставить документы офис-менеджеру открытого акционерного общества «YYY» Светлане Ивановне Петровой.

Генеральный директор А.А. Степанов

Образец №2. Письмо-запрос о предоставлении материалов научных конференций.

Уважаемый Глеб Романович!

В соответствии с договором от 6 ноября 2002 года № 206 просим Вас предоставить в редакцию «XXX» исправленные материалы следующих научных конференций:

Материалы 3-ой научной конференции (Псков, 10-15 февраля 2001 г.)/ Отв. редактор проф. И.К.Соловьев – М. Псков, 2001.

Материалы 4-ой научной конференции (Псков, 12-16 февраля 2002 г.)/ Отв. редактор проф. И.К.Соловьев – М. Псков, 2002.

Все материалы просим предоставить ответственному редактору И.П.Ершову.

Главный редактор С.С. Иванов

Образец №3. Письмо-запрос о предоставлении прайс-листа и образцов материалов.

Уважаемый Игорь Петрович!

Наше предприятие заинтересовано в покупке электротехнической продукции вашего производства. Прошу Вас предоставить нам подробную информацию о производимых Вами товарах, в первую очередь, прайс-лист и образцы материалов. Помимо этого, нас интересует закупочная стоимость продукции, приобретаемой оптом и в розницу, а также приблизительные сроки изготовления средней партии товара.

Все сведения (каталоги, прайс-листы, ссылки на сайты партнеров, а также информацию об условиях взаимодействия) прошу направлять на электронный адрес …….@mail.ru. Если возникнут вопросы, Вы сможете связаться с нами по тел. 1-111-111-11-11.

Директор ОАО «YY» Долгов Я.В.

Образец №4. Письмо-запрос о предоставлении документов.

Уважаемый Петр Иванович!

Для заключения договора между ООО “ХХХ” и ООО “YYY” прошу предоставить следующий перечень документов:

- приказ на генерального директора.

Копии документов прошу направить по электронной почте, оригиналы документов прошу направить почтой России или курьерской службой.

Заместитель коммерческого директора И.И.Степнов

Образец №5. Письмо-запрос коммерческого предложения.

Уважаемый Петр Иванович!

Прошу направить в наш адрес коммерческое предложение на поставку холодильного оборудования с указанием сроков поставки и условий оплаты.

Заместитель коммерческого директора И.И.Степнов

Другие примеры документов: шаблоны писем, приказов, регламентов, служебных записок и прочих документов можно найти в разделе «Образцы документов».

Письмо извинение за задержку поставки

Уважаемый Иван Иванович ,

Компания ООО "Делопись.ру" приносит свои извинения за задержку в отгрузке оборудования для окраски.

В качестве компенсации, всем покупателям, заказавшим и оплатившим оборудование от [дата] мы предлагаем доставку оплаченного оборудования до дверей Вашего склада по всей России!

Задержка сроком на [число] дней в поставке оборудования связана с [причина].

Еще раз примите наши искренние извинения за задержку в отгрузке товара, по вине […].

Уважаемый Иван Иванович ,

Магазин "Делопись.ру" приносит извинения своим клиента за задержку ожидаемого груза, которая вызвана затруднениями в перевозке.

Транспортная компания, услугами которой мы пользуемся уже на протяжении многих лет, сообщила нам о том, что груз не прибудет на наш склад раньше чем в начале следующей недели, не ранее [дата].

В связи с длительными сроками не поставки товара на склад, мы сообщаем, что всем покупателям, внесшим предоплату и не готовым более ожидать поставки, мы готовы вернуть денежные средства. Тем же клиентам, кто, не смотря на задержку, все-таки не изменит своего решения, мы, в качестве компенсации, будем прилагать к заказанному оборудованию подарок. Подарок - в компенсацию времени ожидания будет непосредственно обсуждаться с каждым клиентом и учитывать пожелания клиента.

Еще раз приносим свои извинения.

Уважаемый Иван Иванович ,

Приносим извинения за задержку поставок. С вами свяжется менеджер по продажам, чтобы урегулировать данную ситуацию, чтобы не пострадали Ваши интересы.

Уважаемый Иван Иванович ,

Приношу Вам извинения за задержку поставки автомобиля. К сожалению, мы не можем влиять на скорость и сроки поставки автомобиля в наш адрес от дистрибьютора, однако прилагаем все возможные усилия для ускорения этого процесса.

Составление официальной претензии поставщику.

Отношения между деловыми партнерами регулируются договором поставки, в котором четко прописываются условия сотрудничества, сроки предоставления услуги, качество товара. Если один из пунктов поставщиком нарушен и покупатель несет по этой причине убытки, а поставщик не пытается со своей стороны исправить ситуацию, то в партнерском договоре должен быть пункт, который описывает действия сторон в такой ситуации, до подачи заявления в арбитражный суд.

Решить проблемы с поставщиком в договорном порядке намного выгоднее всем участникам сторон. Возможно, что сложившаяся ситуация, возникла не по независящим от него причинам и путем переговоров, вы сможете добиться оптимального решения. Но первым шагом к этому, является письмо-претензия к поставщику, образец которой мы приведем чуть ниже.

В каких бы хороших отношениях вы не были со своим поставщиком, стоит помнить, что при возникновении сложных ситуаций, люди могут начать вести себя совершенно непредсказуемо. Если дело дойдет до обращения в суд, при устных переговорах, у вас не будет никаких доказательств, указывающих на то, что поставщик отказался от выполнения своих обязательств по договору. Отправив же в адрес поставщика официальное письмо-жалобу, вы действуете в рамках заключенного договора.

Итак, каким образом пишется письмо-претензия поставщику. Образцы обращений на самую разную тему можно найти в интернете и на их основании составить свою жалобу. Итак, основные пункты письма:

шапка. Здесь все должно быть официально. Адресатом указывается полное официальное название организации-поставщика, имя его генерального директора, ниже так же полностью пишутся данные клиента

претензия. Стиль ее написания может быть произвольным, но не панибратским, а только официальным, с изложением конкретных фактов. Здесь же нужно указать ссылки на пункты договора поставки, которые были нарушены поставщиком. Укажите оценочную стоимость понесенных убытков, размер штрафов и пенни, которые вы готовы предъявить поставщику. В заключительной части претензии, нужно так же сослаться на пункт договора, который предусматривает обращение в арбитражный суд, в случае невыполнения обязательств. Не лишним будет указать сроки, в течении которых вы хотите получить ответ от поставщика с мерами решения данной проблемы

претензия должна быть заверена печатью компания и подписана ответственным лицом.

К претензии должны быть приложены копии договора, а так же всех документов, доказывающих вину поставщику. По этим документам должна быть составлена опись, которая прикладывается к письму-претензии.

После этого, претензия отправляется либо по почте письмом с уведомлением, либо курьеров в офис компании, где оно должно быть официально принято с входящим номером, который проставляется на вашем экземпляре, заверяется печатью организации и подписью лица, получившего жалобу.

Если по истечении указанного в письме времени поставщик не предпринимает никаких действий по досудебному урегулированию вопроса, то единственной инстанцией, которая поможет вам возместить свои убытки является орбитражный суд.

Как написать письмо о задержке поставки?

Для написания письма о задержке поставки можно воспользоваться следующими примерами:

Уважаемый Петр Петрович ,

Компания . приносит свои извинения за задержку в отгрузке оборудования для окраски.

Задержка сроком на [число] дней в поставке оборудования связана с [причина].

Еще раз примите наши искренние извинения за задержку в отгрузке товара, по вине [&hellip].

Уважаемый Петр Петрович ,

Магазин . приносит извинения своим клиента за задержку ожидаемого груза, которая вызвана затруднениями в перевозке.

В связи с длительными сроками не поставки товара на склад, мы сообщаем, что всем покупателям, внесшим предоплату и не готовым более ожидать поставки, мы готовы вернуть денежные средства. Тем же клиентам, кто, не смотря на задержку, все-таки не изменит своего решения, мы, в качестве компенсации, будем прилагать к заказанному оборудованию подарок. Подарок в компенсацию времени ожидания будет непосредственно обсуждаться с каждым клиентом и учитывать пожелания клиента.

Еще раз приносим свои извинения.

Уважаемый Петр Петрович ,

Справка / Гарантийное письмо

Различные организации в своей деловой переписке довольно часто используют гарантийное письмо, которое может быть адресовано как юридическому, так и физическому лицу. Оно несет в себе информацию о намерении выполнения каких-либо обязательств, будь то оплата товара или услуг, сроки поставки или выполнения работ, их качество и т.д.

Гарантийное письмо должно быть составлено подробно и содержать в себе:

1) дата и регистрационный номер документа

2) адресат - должностное лицо, организация, подразделение или физическое лицо

3) тема письма - об оплате, о сроках поставки и т.д.

4) текст письма - содержит информацию о том, что именно и в какие сроки обязуется исполнить организация. В нем может быть указана ссылка на договор. В письмах об оплате должны быть указаны банковские реквизиты плательщика и может быть прописан размер штрафа при нарушении обязательств. Гарантия дается в начале или конце письма. Для этого используются такие формулировки как: настоящим письмом гарантируем, «организация (название) гарантирует», «оплату гарантируем», «выполнение условий гарантируем»

5) подпись – наименование должности, подпись и расшифровка. В письмах связанных с оплатой так же ставится подпись главного бухгалтера или коммерческого директора

Образец гарантийного письма

Наименование организации или ИП

ул.________д.__ г._______000000(индекс) Наименование организации

тел.:________факс:_____ e - mail :_________ Ф.И.О___________________

О поставке продукции»

Просим Вас поставить партию продукции согласно заявке №___________от_____________.

Оплату гарантируем в срок до _______________.

В случае неуплаты в установленный срок будет произведена выплата процентов из расчета 1% от суммы просроченных обязательств за каждый день просрочки.

р / с №_______________________________

к / с __________________________________

Главный бухгалтер личная подпись И.О. Фамилия

Письмо для заказчика о задержке поставки товара на склад

Сообщение о задержке поставки

Сайт Деловой английский www.delo-angl.ru

Спасибо за Ваш заказ № 2/35 на наши подносы для продуктов. К сожалению, отгрузка товара была задержана, так как его нет сейчас в наличии на складе.

Мы надеемся отправить его Вам в течение следующих 15 дней. Приносим извинения за задержку и вызванные ею неудобства.

Мы отгрузим Вам товар, как только он будет в наличии.

Если Вы хотите отменить Ваш заказ, пожалуйста, дайте нам знать, и мы оформим, по Вашему желанию, возврат денег или кредит.

Еще раз приносим свои извинения за задержку.

Dear Mrs. Peacock,

Thank you for your order 2/35 for our food servic

Чтобы получить полный доступ к закрытому разделу сайта, пожалуйста,

Образец претензии о нарушении сроков поставки товара

Если стороны согласовали, что поставка производится каким-либо видом транспорта с участием перевозчика, то предполагается, что товар должен быть вручен перевозчиком по товарно-транспортной накладной. Момент получения товара фиксируется в сопроводительных документах и должен быть подписан уполномоченным покупателем лицом.

Если в день, обозначенный в графике поставки или договоре, товар не вручен покупателю в обусловленном месте, то со следующего дня начинается отсчет нарушения сроков по доставке.

Претензия по договору поставки товара о непоставке или нарушены сроки

Как правило, условия договора предусматривают определенные санкции за нарушение обязательств, в данном случае поставщик нарушает свое обязательство поставить продукцию, товар до конкретной даты.

Право покупателя потребовать с поставщика срочной поставки товара, уплаты неустойки, штрафов или возврата денег, если они были перечислены авансом за непоставленный товар.

На претензию поставщик должен написать ответ либо выполнить требования, предъявляемые в претензионном письме.

Предлагаем также скачать образец претензии по договору поставки: если нарушены сроки оплаты → образец; при недостаче товара → образец.

Образец претензии можно скачать по ссылке ниже, представленный бланк можно использовать в случае, если товар не поставлен или поставлен с задержкой. В претензии обязательно следует указать реквизиты организации адресата и сведения о конкретном лице получателе, а также прописать свои реквизиты.

В претензии должна быть отражена информация вида:

Документ подписывается руководителем, ставится печать организации. К претензии прикладываются документы, подтверждающие изложенную информацию и передаются адресату удобным способом (желательно почтой).

Если претензия передается вручную, то следует убедиться, что документы приняты и зарегистрированы ответственным работником организации адресата, только в этом случае можно быть уверенным, что руководитель ознакомиться с текстом претензионного письма.

)) Конечно, их директор был очень недоволен, как мне рассказывали.

В итоге, я ему при поставке китайский чай передал и когда к ним заезжал лично — просто пообщались и затронули задержку сроков в том числе. Адекватные клиенты всё понимают.

П.С. нужно понимать, что работа с контрагентами — это 50/50, т.е. 50% — ваши интересы и 50% — интересы контрагента.

И нужно изначально уже стремиться перетянуть процентное соотношение в вашу пользу не ущемляя интересы контрагента.

Образец претензии по договору поставки товара

Таким образом, возможно три варианта: Претензия признана в части или в полном объёме. В этом случае получатель прилагает платежные документы для предъявления в банк или подтверждение о проведённой оплате. Признанная претензия по возврату тары или количеству товара должна быть выполнена в натуре, о чём составляются соответствующие акты.

В удовлетворении претензии отказано частично или полностью.

Если поставщик просрочил поставку товара: образец претензии

Пени начисляются за каждый день просрочки поставки товара.

Допустим, поставщик был обязан поставить товар на сумму 700 тыс.руб. в срок с 01.09.2018г. до 30.09.2018 г., но поставил товар только 12.10.2018 г. Расчет будет выглядеть следующим образом: = (700 000,00 — 0,00) × 0.01000 ДП – дни просрочки, ДК – дни на поставку по контракту, C цб – размер ставки рефинансирования на день уплаты пени В – сумма исполненных обязательств Программа разработана согласно методическим рекомендациям Минэкономразвития России и Минобрнауки России и полностью соответствует Профстандарту.

Письмо для заказчика о задержке поставки товара на склад

Претензия по договору поставки товара о непоставке или нарушены сроки

На претензию поставщик должен написать ответ либо выполнить требования, предъявляемые в претензионном письме. Предлагаем также скачать образец претензии по договору поставки: если нарушены сроки оплаты → образец; при недостаче товара → образец. Образец претензии можно скачать по ссылке ниже, представленный бланк можно использовать в случае, если товар не поставлен или поставлен с задержкой.

Образец претензии по договору поставки товара

По договору поставки автомобиля, например, поставщик предъявляет претензию о принятии и оплате товара, а покупатель — о поставке товара надлежащего качества. Законодательством устанавливаются обязательные реквизиты претензии: Что нужно знать о претензии Для рассмотрения предъявленной претензии устанавливается срок в 30 дней.

По истечении этого срока получатель обязан предоставить ответ о признании или отклонении претензии.

Здравствуйте форумчане! Случилась такая ситуация — поставщик подвел по срокам.

Соответственно я подвела по срокам клиента(((Клиент рвет и мечет, хочет расторгать договор и вообще очень недоволен.

На днях наконец будет поставка товара, но день пока неизвестен.Как правильно извинится перед клиентом когда все закончится, чтобы клиент остался с нами, а не перешел к конкурентам?

В извинениях не нужно лишний раз распыляться — это работа.

Письмо для заказчика о задержке поставки товара на склад

2. Нарушение договора поставщиком предполагается существенным в случаях: поставки товаров ненадлежащего качества с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый для покупателя срок; неоднократного нарушения сроков поставки товаров.

Таким образом, Вам лучше оформить дополнительное соглашение к договору о том, что сроки поставки товара увеличиваются, чтобы не последовал односторонний отказ от договора.

Есть вопрос к юристу? По поводу оплаты пени-зависит от формулировки в договоре.

Письмо о поставке и задержке поставки товара

Конечно же, при нормальной практике решения споров хозяйствующих субъектов не составит труда доказать, что гарантийное письмо о поставке товаров имеет меньший приоритет перед ранее подписанным договором о поставке товаров. Но в нашей ситуации, особенно если вы – небольшое предприятие, осуществляющее поставки более крупному предприятию, то есть возникает вероятность, что вам могут предъявить различные претензии из-за срыва поставок по каким-либо внутренним.

Образец претензии о нарушении сроков поставки товара

В договоре может быть прописана ответственность поставщика за нарушение сроков доставки , выраженная в твердой денежной сумме в виде неустойки или пени за каждый день задержки. В зависимости от того, как поставщик и покупатель определили время и место доставки товара нужно определять имеется ли факт нарушения сроков поставки или нет. Если стороны согласовали, что поставка производится каким-либо видом транспорта с участием перевозчика, то предполагается, что товар должен быть вручен перевозчиком по товарно-транспортной накладной.

Как правильно написать письмо о задержки поставки

Наша организация задерживает поставку товара. В устной форме с представителями заказчика этот вопрос решается. Мы берем на себя оплату авиадоставки груза и расходов на сдачу/прием груза (это около 100 тыс.руб). С заказчиком у нас составлен договор, согласно которому мы обязаны платить 0.1% от стоимости сделки за каждый день просрочки. Мы к этому готовы, вопрос в следующем: помимо этого нам стоит ожидать от заказчика каких-то мер?

И как на платить эти пени? только по требованию заказчика?

Доброго времени суток. В силу ч. 1 и ч. 2 ст. 523 ГК РФ

1. Односторонний отказ от исполнения договора поставки (полностью или частично) или одностороннее его изменение допускаются в случае существенного нарушения договора одной из сторон (абзац четвертый пункта 2 статьи 450).

2. Нарушение договора поставки поставщиком предполагается существенным в случаях:

поставки товаров ненадлежащего качества с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый для покупателя срок;

неоднократного нарушения сроков поставки товаров.

Таким образом, Вам лучше оформить дополнительное соглашение к договору о том, что сроки поставки товара увеличиваются, чтобы не последовал односторонний отказ от договора.

Пени необходимо будет платить таким образом: нужно определить сроки, срок оплаты пени начинается с момента доставки товара по договору и заканчивается момент подписания покупателем первичных бухгалтерских документов (это могут быть универсальные передаточные акты, товарная накладная или транспортная накладная)

Есть вопрос к юристу?

По поводу оплаты пени-зависит от формулировки в договоре. Если указано, что заказчик вправе потребовать уплаты пени- основанием для оплаты будет соответствующее письменное требование заказчика, если указано просто, что поставщик уплачивает -тогда вы при просрочке должны сами насчитать и уплатить.

По поводу нарушения сроков поставки — при существенном нарушении сроков покупатель будет вправе отказаться от исполнения договора.Потому целесообразно заключить с заказчиком допсоглашение о продлении срока поставки, возможно, с корректировкой цены в пользу заказчика.

В описываемой ситуации считаю, что не нужно дополнительных письменных обязательств или допсоглашений. Если поставщик добросовестный и ранее не допускал просрочек, отказ от исполнения договора невозможен. Пени оплачивать считаю целесообразным после получения претензии. В настоящее время обязателен досудебный порядок разрешения споров.

Добрый день, Мария! Все зависит от того, что конкретно у Вас прописано в договоре по поводу порядка оплаты пени.

Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.