Как правильно написать письмо о командировки
Служебная записка о командировке образец написания
» Как правильно пишется 30 марта 2018 года
Служебное задание и отчет по командировке (Т-10а)
Скачать бланки:
Служебное задание на командировку необходимо составлять сотруднику при наличии определенной информации из плана командировок. Если сотрудник направлен в командировку не по плану, то основанием для оформления такой командировки будет решение руководителя предприятия (или уполномоченного лица), сформулированного, к примеру, при помощи подписи на служебной записке. Как правило, организации пользуются типовой формой Т-10а.
Назначение служебного задания
- Расшифровывание сути служебного задания,
- Отражение в письменном отчете о командировке результатов выполнения задания.
Так же, служебное задание является основанием для издания распоряжения или приказа руководителем организации (уполномоченным лицом), о направлении работника в командировку. Однако нужно отметить, что бывают варианты, когда работник соглашается в письменном виде с направлением его в командировку.
Отчет о командировке должен быть оформлен работником после возвращения (графа 11 формы бланка Т-10а). Кроме отчета о выполнении служебного задания работник организации должен составить авансовый отчет.
Положение о служебных командировках (образец заполнения)
Образцы по теме: Положение. Труд
Положение о служебных командировках (образец заполнения)
1.1. Положение о служебных командировках (далее - Положение) является локальным нормативным актом общества с ограниченной ответственностью "Монтаж" (далее - Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с трудовым законодательством РФ (ст. ст. 8, 166 - 168 Трудового кодекса РФ, Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки").
1.2. Настоящее Положение устанавливает:
- порядок направления работников Общества в служебные командировки в пределах территории РФ
- условия пребывания работников Общества в указанных служебных командировках
- размеры и порядок возмещения работникам Общества расходов, связанных с указанными служебными командировками.
1.3. В целях настоящего Положения используются следующие основные понятия:
служебная командировка - поездка работника по распоряжению генерального директора на определенный срок для выполнения служебного поручения (служебного задания) вне места постоянной работы. Не считаются служебными командировками:
- регулярные служебные поездки по г. Москве или от одного населенного пункта к другому в пределах определенной условиями трудового договора территории, совершаемые работниками, постоянная работа которых носит разъездной характер (Приложение N 1 к Положению о разъездном характере работы)
- эпизодические служебные поездки по г. Москве работников, постоянная работа которых не носит разъездного характера
- обусловленные производственной необходимостью поездки лиц, заключивших с Обществом гражданские правовые договоры
место постоянной работы - место нахождения Общества (его обособленного структурного подразделения), указанное в трудовом договоре как место работы работника
работник - физическое лицо, заключившее с Обществом трудовой договор.
1.4. Настоящее Положение распространяется на всех работников Общества (как основных работников, так и совместителей), за исключением следующих категорий работников, направление которых в служебные командировки не допускается:
- беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ)
- работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ)
- работники в период действия ученического договора, за исключением случаев, когда служебная командировка непосредственно связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ)
- работники-инвалиды, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации инвалида (ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации")
- работники, зарегистрированные в качестве кандидатов в выборный орган (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации").
1.5. По вопросам, связанным со служебными командировками и не урегулированным настоящим Положением, применяется трудовое законодательство.
1.6. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором и действует до введения нового Положения о служебных командировках.
1.7. Внесение изменений в действующее Положение производится приказом генерального директора.
2. ПОРЯДОК НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
2.1. В целях направления работника в служебную командировку руководитель подразделения пишет на имя генерального директора Общества служебную записку, где указывает:
- Ф.И.О. и должность направляемого в командировку работника
- содержание служебного задания
- основание направления работника в командировку (письмо, приглашение принимающей стороны, реквизиты договора и т.д.).
Завизированная генеральным директором служебная записка подлежит передаче в отдел кадров не позднее чем за две недели до начала командировки.
2.2. Старший инспектор отдела кадров:
- на основании служебной записки руководителя подразделения, завизированной генеральным директором, оформляет служебное задание о направлении работника(ов) в командировку по форме N Т-10а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), передает его на подпись руководителю подразделения и генеральному директору
- в случае принятия решения о направлении в командировку работников, относящихся к категориям, указанным в ст. ст. 259, 264 ТК РФ, уведомляет работников об их праве отказаться от направления в командировку и получает их письменное согласие на направление в командировку
- на основании утвержденного генеральным директором служебного задания (форма N Т-10а) готовит проект приказа о направлении работника(ов) в командировку по форме N Т-9 (при направлении нескольких работников - N Т-9а) (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), оформляет командировочное удостоверение по форме N Т-10 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) с последующей их передачей на подпись генеральному директору
- производит ознакомление работников с приказом о направлении в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а), выдает командируемому работнику служебное задание (форма N Т-10а), командировочное удостоверение (форма N Т-10)
- если день отъезда в командировку (день приезда из командировки) совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем либо работник направляется в командировку для выполнения работы в выходной или нерабочий праздничный день, производит документальное оформление привлечения командированного работника к работе в выходной или нерабочий праздничный день в порядке, предусмотренном ст. ст. 113, 153 ТК РФ
- передает копию приказа о направлении работника в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а) в секретариат, копию приказа о направлении работника в командировку и служебного задания - в бухгалтерию
- ведет учет убывших в командировку работников Общества в Журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, - по форме, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н (Приложение N 2)
- ведет учет прибывших в Общество командированных работников сторонних организаций в Журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, - по форме, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н (Приложение N 3)
- в случае изменения сроков командировки готовит проекты соответствующих приказов, передает их на подпись генеральному директору, производит ознакомление работников с ними, в том числе и в период нахождения работников в командировке - с использованием электронных средств связи (факс, электронная почта).
2.3. На основании копии приказа о направлении в командировку офис-менеджер:
- бронирует гостиничные номера для проживания командированных работников
- заказывает билеты для проезда к месту командировки и обратно, организует их доставку в Общество и выдачу командируемым работникам.
2.4. На основании приказа о направлении в командировку и служебного задания бухгалтер:
- составляет предварительную смету расходов, связанных с командировкой, согласует ее с руководителем подразделения командированного работника и главным бухгалтером
- на основании заявления командированного работника, завизированного руководителем подразделения, выдает командированному работнику денежные средства под отчет в размере суточных, расходов на проезд и жилье в размерах, определенных разд. 4 настоящего Положения.
2.5. Ознакомление работника с приказом о направлении в командировку производится не позднее чем за 10 рабочих дней до дня начала командировки.
2.6. Выдача работнику служебного задания и командировочного удостоверения производится не позднее чем за пять рабочих дней до дня начала командировки.
2.7. Выдача проездных документов работнику производится не позднее чем за три рабочих дня до дня начала командировки.
2.8. По заявлению работника на основании предварительной сметы и копий служебного задания и приказа о направлении работника в командировку не позднее чем за два рабочих дня до дня начала командировки работнику по расходному кассовому ордеру выдаются под отчет наличные денежные средства на командировочные расходы в размере суточных, расходов на проезд и жилье в размерах, определенных разд. 4 настоящего Положения.
2.9. По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней:
- сдает в отдел кадров служебное задание по форме N Т-10а с отчетом о выполненной в командировке работе, подписанный руководителем структурного подразделения
- представляет в бухгалтерию авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных в связи с командировкой суммах и производит окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, полученному перед отъездом в командировку. Авансовый отчет по форме N АО-1 сдается в бухгалтерию с приложением оформленного надлежащим образом командировочного удостоверения по форме N Т-10, документов о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
3. УСЛОВИЯ ПРЕБЫВАНИЯ РАБОТНИКА В СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКЕ
3.1. Срок командировки и режим выполнения работником служебного задания в период командировки определяется руководителем подразделения по согласованию с генеральным директором. При этом учитываются объем, сложность и иные особенности служебного поручения, возможности его выполнения в пределах установленной работнику продолжительности рабочего времени с учетом графика работы той организации, куда он командируется.
3.2. Планируемый срок пребывания работника в служебной командировке, даты отъезда в командировку и приезда из нее устанавливаются служебным заданием по форме N Т-10а.
3.3. В срок командировки входит время нахождения в пути и время пребывания в месте командирования.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы командированного. При отправлении указанного транспортного средства до 24 часов включительно днем выезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов 00 минут и позднее - последующие сутки. Если место прибытия указанного транспортного средства находится за чертой населенного пункта, день отъезда (день приезда) в командировку определяется с учетом времени, необходимого для проезда до данного места.
3.4. Командировочное удостоверение (форма N Т-10) и служебное задание (форма N Т-10а) находятся у работника в течение всего срока командировки.
В качестве даты выбытия в командировку и прибытия из нее в командировочном удостоверении указываются даты отъезда работника из места постоянной работы и приезда в место постоянной работы.
По отметкам в командировочном удостоверении определяется фактический срок пребывания работника в месте командирования.
Если работник направлен в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой организации.
В случае невозможности проставления отметки в командировочном удостоверении в организации, в которую командировался работник, отметки могут быть поставлены органом государственной власти или местного самоуправления.
3.5. В день отъезда в командировку и в день приезда из командировки работник освобождается от явки на рабочее место.
3.6. В течение срока командировки (включая время нахождения в пути) за работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за все дни командировки по графику работы работника в Обществе.
3.7. Привлечение работника к выполнению служебного задания за пределами установленной ему продолжительности рабочего времени, в выходные и нерабочие праздничные дни допускается в случаях и в порядке, предусмотренных:
- ст. ст. 99 и 152 ТК РФ для сверхурочной работы
- ст. ст. 113 и 153 ТК РФ для привлечения работника к работе в выходной или нерабочий праздничный день.
3.8. В случае временной нетрудоспособности во время командировки работнику в период временной нетрудоспособности:
- возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев нахождения работника на стационарном лечении)
- выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.
Период временной нетрудоспособности во время командировки подтверждается листком временной нетрудоспособности.
3.9. Расходы, связанные с нахождением в служебной командировке, компенсируются работнику в размерах и порядке, определенных разд. 4 настоящего Положения.
4. РАЗМЕРЫ И ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ
4.1. В связи с направлением в командировку работнику возмещаются следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):
- расходы на проезд
- расходы на наем жилого помещения
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные)
Как написать служебную записку и правильно ее оформить.
Июнь 5th, 2013 admin
На практике мы иногда сталкиваемся с таким документом, как служебная записка. Как написать служебную записку и правильно ее оформить?
Служебная записка – это не основной, а дополнительный документ, на основании которого принимаются окончательные решения работодателем или руководителем. На основании служебной записки издается приказ, распоряжение, акт или оформляется соглашение между сторонами. Служебная записка не является обязательным документом для делопроизводства. Но как дополнительно установленный локальный нормативный акт ее вполне возможно использовать. В классификаторе управленческих документов такого понятия как «Служебная записка» не значится. Но на практике такой вид документа широко используется.
Служебная записка чаще всего – это внутренняя переписка между отделами. Она обычно содержит какое-то предложение или просьбу. В большинстве случаев записки содержат информацию об организационном, материально-техническом или хозяйственном обеспечении организации, а также имеет характер информативного содержания.
Служебные записки составляются работником или руководителем какого- то подразделения на имя руководителя или определенного специалиста другого подразделения, т.е. обеспечивает связь объектов управления на горизонтальном уровне. Служебные записки пишутся и направляются от одного руководителя подразделения другому, или от одного сотрудника другому, если они равнозначны по статусу. Если статусы разные, то это считается докладной запиской.
В случае, если работник едет в командировку, начальник отдела командировочного работника пишет служебную записку на имя директора. На основании нее затем издается приказ на командировку.
Служебная записка может быть написана в аттестационную комиссию, если работник не соответствует занимаемой должности. Это могут быть случаи, когда работник постоянно изготавливает брак, либо на продавца постоянно жалуются покупатели. Аттестационная комиссия сможет принять решение о досрочной аттестации сотрудника.
Служебные записки составляются в случае экономической необходимости линейных руководителей, либо если есть возможность заключения договора.
На практике служебные записки используют для разных целей. Например, служебную записку может писать начальник отдела на имя руководителя о сокращении испытательного срока для какого-то работника.
На основании служебной записки, содержащей информацию о производственных показателях отдела, написанной на имя директора, может быть издан приказ о премировании работника или всего отдела.
Служебные записки могут быть использованы как доказательства в суде (Постановление ФАС Поволжского округа от 15.06.2011 по делу N А72-6396/2010) .
Как написать служебную записку? Служебная записка обычно составляется на бумаге формата А4, но в ней должны быть указаны все необходимые реквизиты: дата и номер служебной записки, наименование структурного подразделения, заголовок к тексту и сам текст, наименование адресата и подпись составителя записки с указанием его должности.
По ГOCTy для текстов, содержащих справочную информацию, используется шрифт Times New Roman, размер шрифта 14, интервал между строчками 1,5.
В наименовании документа пишется заголовок «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА», который может быть расположен в центре или с левой стороны листа.
Дата проставляется арабскими цифрами, например, 15.06.2013 или буквами и цифрами. Например, 15 июня 2013г.
Кто регистрирует служебную записку? Регистрирует ее или тот, кто выписывает служебную записку, или кто получает. Это зависит от системы организации документооборота в организации.
Когда служебная записка рассматривается, она визируется подписями заинтересованных лиц, и на ней накладывается резолюция руководителя – это письменное решение руководителя по теме служебной записки, что является окончательным этапом рассмотрения служебной записки.
Заголовок служебной записки может кратко раскрывать ее тему. Причем заголовок пишется в предложном падеже. К примеру, «О направлении Дмитриева К.Н. в командировку».
Текст служебной записки состоит из двух частей. Первая часть содержит информацию о том, что побудило сотрудника составить этот документ. Во второй части сотрудник излагает свои выводы, предложения и просьбы. Помимо этого в текст может быть добавлена еще одна часть: анализ сложившейся ситуации. Таким образом, служебная записка может содержать: причины написания записки, анализ получившихся фактов и выводы об изменении данной ситуации.
Образец служебной записки (пример оформления служебной записки):
Директору ООО «Малинка»
от начальника отдела продаж
На основании увеличения поставок нашей продукции за май 2013г. в два раза и перевыполнении плана отделом продаж, прошу вас премировать работников всего отдела.
Показатели эффективности продаж прилагаются.
образец написания служебной записки о коммандировке
ViTal Просветленный (24539) 6 лет назад
Из служебной записки: "Находясь в командировке в городе Ростове-на-Дону и используя находящийся там в командировке автомобиль ИЖ-2715 гос. знак ______________, я находился в служебных поездках в гг. Таганрог и Шахты, на что растратил свои наличные деньги на бензин в количестве 41 л. по цене 50 руб. за литр (АИ-92)."
Из служебной записки:
"Довожу до вашего сведения моя командировка продлилась до 30 дн. в связи отказа от продукции Черногорской фабрики трикотажных изделий. "
Из служебной записки: "Прошу Вас оплатить мне командировочные расходы (местная командировка) в размере _______ руб. Проездные и другие документы утеряны. "
После окончания командировки сотрудник представляет в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения (или приказа о командировании). а также документов, подтверждающих расходы по найму жилья, по проезду и др. На основании отметок в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия определяется фактическое время пребывания работника в месте командировки. В случае, когда работник находился в разных населенных пунктах, необходимые отметки делаются в каждом пункте11.
Командировочное удостоверение должно быть составлено грамотно, с соблюдением установленных норм. Обычно встречаются следующие ошибки: проставлены не все подписи и печати личные данные работника, указанные в документе, не совпадают с данными в билетах в удостоверении нет отметок о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (командированный мог забыть или не стал настаивать на проставлении отметки) к авансовому отчету не приложен отчет о выполнении служебного задания, в котором отмечается проделанная в командировке работа.
«Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы» 12.
Согласно Вашему приказу сорок восемь
Одесского Правленья НТО,
Я в древней Риге средь камней и сосен
Превысил нормативы ГТО:
ЗАБЕГИ (к историческим объектам).
ЗАПЛЫВЫ (по заливу и реке).
МЕТАНЬЕ (по концертам без билетов).
ПОХОДЫ (по природе налегке).
Для счастья моего не много надо -
Служебное задание и отчет по командировке (Т-10а)
Служебное задание (на командировку) составляется при наличии определенных сведений из плана командировок сотруднику. Если работник направляется в командировку внепланово, основанием для оформления командировки служит решение руководителя организации (или уполномоченного на это лица), сформулированного, например, с помощью визы на служебной записке. Чаще всего организации используют унифицированную форму Т-10а.
Отчет о командировке оформляется сотрудником после приезда (графа 11 бланка Т-10а). Помимо отчета о выполнении служебного задания сотрудник организации составляет авансовый отчет.
Служебная записка на командировку (образец 2016 года)
Обновление: 15 ноября 2016 г.
При направлении работника в командировку наниматель оформляет ряд документов. От сотрудника требуется лишь ознакомиться с этими документами, но для начала им должна быть написана служебная записка на командировку, образец 2016 года которой будет разобран ниже.
Понятия и основания командировки
Служебной командировкой является направление сотрудника по согласованию с руководителем для проведения некоторых мероприятий и выполнения работ в местах, расположенных вне нахождения его рабочего места, на определенный срок в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ. При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан предоставить ему следующие гарантии:
- за сотрудником сохраняется место работы;
- за сотрудником сохраняется средняя заработная плата, рассчитываемая в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 922 от 24.12.2007;
- работнику возвращаются денежные средства, потраченные им в связи с командировкой, такие как затраты на жилье, оплату транспорта и другие, согласно ст. 168 ТК РФ.
Документы по командировке
Направление работника в командировку оформляется следующим образом:
- работником пишется служебная записка на командировку, образец которой должен быть утвержден руководителем фирмы наравне с положением о командировках и иными локальными актами;
- по служебной записке руководитель принимает решение командировать человека или нет;
- после принятия решения кадровой службой производится оформление приказа о направлении в командировку, командировочного удостоверения и служебного задания по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
- после возврата сотрудника из командировки согласно ст. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, ему необходимо сдать в бухгалтерию авансовый отчет.
В Положении об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденном Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, после внесения изменения Постановлением Правительства № 1595 от 29.12.2014 отсутствуют ссылки на командировочное удостоверение и служебное задание на командировку. Данные изменения не означают, что удостоверение и задание можно не оформлять, ибо командировочное удостоверение является унифицированной формой, которая должна быть утверждена на предприятии. Суды принимают командировочное удостоверение как надлежащее доказательство. Примерами могут служить постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № А56-22914/2014 от 08.08.2016 и постановление Девятого арбитражного апелляционного суда по делу № А40-24249/2014 от 24.06.2016.
Оформление служебной записки
В оформлении служебной записки о направлении в командировку, образец которой прилагается к статье, нет ничего сложного. В ней должно быть указано следующее:
- данные сотрудника, который едет в командировку;
- место назначения командировки, а если несколько, то указать все;
- для выполнения каких работ сотрудник направляется в командировку;
- на какой срок направляется работник в командировку;
- подпись сотрудника и дата составления;
- резолюция руководителя сотрудника и главы фирмы.
Подводя итог, можно сказать, что направление сотрудника в командировку — это не так уж и сложно, если заранее утвердить формы необходимых документов.
Пример цели командировок для правильного оформления
Известно, что пример цели командировок можно легко найти в специализированных журналах для бухгалтеров. Казалось бы, совсем несложно воспользоваться готовым опытом. Однако если сформулировать цель поездки некорректно, затраты на нее нельзя будет учесть в расходах для снижения налогооблагаемой прибыли предприятия. Поэтому обосновывать деловое «путешествие» сотрудника нужно вдумчиво и осторожно.
Какие готовить документы
Очень удобно, когда в организации работает специалист, знающий, как оформить командировку. Но во времена массовых сокращений многим владельцам малых предприятий приходится самостоятельно вести учет и составлять большинство официальных бумаг.
Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.
Не секрет, что данная процедура включает в себя несколько этапов.
1. Руководитель компании издает приказ о командировке по форме Т9. Он содержит:
- Ф.И.О. сотрудника;
- его табельный номер;
- должность;
- подразделение компании (отдел, сектор, департамент), в котором работает служащий;
- цели и задачи путешествия, его сроки, источники финансирования (обычно средства работодателя);
- место назначения.
К приказу прилагается документ – основание командировки (служебная записка или приглашение).
До 2013 года требовалось также готовить служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?
В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.
2. Работодатель приобретает проездные билеты, бронирует номер в гостинице.
3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.
4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:
- 700 руб. в день – при выездах в пределах территории РФ.
- 2500 руб. в день – при зарубежных командировках.
Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.
5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.
6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.
7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.
Что, если заявленная цель поездки не достигнута?
Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.
Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.
В частности, очень распространен пример цели командировок - «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.
«Универсальные» формулировки для служебных заданий
В настоящее время опытные аудиторы рекомендуют: если есть сомнения в том, что цель поездки будет достигнута, лучше обозначить ее в приказе общими фразами. При постановке задач разрешено использовать свободные формулировки. Приведем примеры целей командировок, не обязывающих сотрудника подтверждать документально факт выполнения задания:
«Иванов И. И направляется в г. Н-ск для:
- решения производственных вопросов,
- переговоров о возможном сотрудничестве,
- установления деловых контактов,
- исследования рынка на предмет возможности приобретения товара».
Командированный работник не выполнил обозначенное в приказе задание
Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:
- почему не удалось выполнить служебное задание,
- каков результат поездки,
- чем состоявшееся «путешествие» экономически выгодно для фирмы.
При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.
Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?
К сожалению, в нормативных документах не указаны в качестве образца правильные примеры целей командировок. Задачи, которые сотрудник должен решить за время поездки, работодатель определяет самостоятельно. Однако при составлении приказа важно учесть некоторые моменты:
- Для того чтобы командировочные расходы можно было принять к налоговому учету, производственная необходимость перемещения сотрудника в другой город или страну должна быть очевидной. Так, например, затраты, связанные с поездкой на корпоративное торжество или церемонию вручения награды, нельзя включить в расходы для снижения прибыли.
- Цели и задачи командировки должны соответствовать должностным обязанностям работника.
- Срок и маршрут «путешествия» не могут противоречить его причине. Например, если сотрудника отправили в служебную поездку с целью участия в выставке, он обязан отбыть в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
Командировка руководящих кадров
Первые лица компаний и их заместители выезжают в другие города и страны, как правило, для:
- проведения ключевых переговоров с партнерами,
- участия в официальных мероприятиях,
- установления контактов с потенциальными заказчиками.
Командировка руководителя оформляется чаще всего не приказом по форме T9, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в г.______________ с целью…». В распоряжении, как и в приказе, необходимо указать Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения, цель и задачи командировки.
Приведем примеры служебных заданий, которые первое лицо компании может назначить себе или своим заместителям:
- проведение переговоров с ООО «Комплект»;
- демонстрация образцов продукции ООО «Стандарт»;
- участие в выставке «Электроматериалы России» г. Москва 27 сентября 2016 г.;
- проведение презентации для участников встречи «Космотехника» 20 июля 2016 г.;
- участие в семинаре «Как пережить финансовый кризис» 21 августа 2016 г., проводимом ООО Учебный центр «Консультация» в г. Москве;
- выступление с лекцией перед студентами и аспирантами Московского государственного университета на тему «Государственная поддержка отечественного производителя»;
- обмен опытом с участниками конференции «Бизнес легко и с удовольствием», проводимой с 10 по 15 октября 2016 г.;
- повышение профессионального уровня;
- ознакомление с новыми технологиями.
Командировка директора и его заместителей может быть также связана с проверкой качества работы филиалов компании. Приведем примеры:
- подведение итогов финансово-хозяйственной деятельности дочернего предприятия ООО «Наша фирма» за 1-е полугодие 2016 г.;
- участие в ревизии финансово-торговых операций филиала ООО «Предприятие» в г. Н-ске;
- проведение анализа качества работы и аттестации персонала дополнительного офиса № 0233 в г. А-ске с 02 по 10 сентября 2016 г.
При необходимости цель командировки может быть разделена на несколько более узких задач. Они обычно не указываются в приказе, но отражаются во внутренних документах компании.
Так, например, к цели «проведение переговоров с ООО «Перспектива» о возможном сотрудничестве» могут быть выставлены такие задачи:
- Знакомство и личная встреча с генеральным директором ООО «Перспектива»: демонстрация рекламных материалов, образцов продукции, обсуждение условий поставки.
- установить контакт с руководителем ООО «Перспектива»,
- довести до него информацию о конкурентных преимуществах продукции ООО «Наша компания» и выгодах сотрудничества,
- договориться о заключении контракта на поставку первой партии товара.
2. Участие в совещании с отделом закупок ООО «Предприятие», обсуждение условий контракта.
- Добиться права на поставку товара на условиях 100% предоплаты, при условии предоставления ООО «Перспектива» оптовой скидки в размере не более 20% от цены, указанной в прайс-листе (1 вариант);
- Договориться о поставке товара в объеме одной тонны сырья в месяц, без скидки, с рассрочкой платежа на срок не более 3-х недель (2 вариант).
По возвращении из поездки директор подводит итоги, достигнута ли цель командировки.
Деловые поездки менеджеров по продажам
Как оформить командировку сотрудника, ответственного за обслуживание клиентов и сбыт продукции? Перед менеджерами по продажам обычно ставятся четкие цели, выраженные в количественных показателях. От того, насколько качественно и результативно работник выполняет бизнес-план, зависят его заработки и перспективы карьерного роста.
Если сотруднику, ответственному за работу с клиентами, не удается выполнить главную задачу деловой поездки (совершить продажу), работодатель все равно желает получить максимум информации о потенциальном заказчике, перспективах сотрудничества с ним, а также о причинах, по которым не удалось заключить сделку.
Кроме того, руководителю компании, нацеленной на расширение клиентской базы, важно понимать, с кем из фирм-конкурентов сотрудничает потенциальный заказчик и на каких условиях заключены договора.
Поэтому когда менеджер по продажам отправляется в командировку, перед ним ставят многоуровневую цель, включающую в себя задачи, касающиеся не только переговоров с заказчиком, но и сбору рыночной информации.
Основное служебное задание может звучать следующим образом:
- проведение переговоров и установление первичного контакта с ООО «Будущий клиент»;
- заключение договора на поставку материалов для компании АО «Заказчик»;
- расширение клиентской базы, изучение возможностей рынка г. Н-ска;
- участие в выставке «Стройматериалы сегодня» 01 августа 2016 г.;
- обмен опытом с менеджерами по продажам Западного филиала компании; участие в корпоративной конференции «Прибыльные сделки»;
- обучение новых сотрудников отдела сбыта Западного филиала;
- организация и проведение семинара «Успешная работа».
«Заключение контракта на поставку товара» - наиболее популярная цель командировок сотрудников, ответственных за работу с клиентами. Она может быть раскрыта в задачах:
- встреча с представителем отдела закупок ООО «Будущий заказчик», выявление и анализ потребностей;
- визит на предприятия-конкуренты ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2» качестве «тайного покупателя»: получение прайс-листов, сбор информации об условиях сотрудничества с заказчиками, составление отчета для отдела маркетинга, выявление сильных сторон ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2»;
- переговоры с начальником отдела закупок ООО «Будущий клиент», демонстрация образцов продукции, согласование условий контракта;
- встреча с генеральным директором ООО «Будущий клиент», подписание контракта.
По возвращении из поездки менеджер по продажам обязан представить отчет о выполнении каждой задачи и полученных результатах. К нему прилагаются протоколы проведенных переговоров, анализ потребностей потенциального клиента, материалы для маркетинговых исследований, копии коммерческих предложений, подписанный контракт (при наличии).
Аналогичным образом могут быть сформулированы цели командировки для начальника клиентского подразделения или директора департамента продаж.
Перед руководящим составом могут быть поставлены и такие задачи:
- проведение внутрифирменного аудита сделок по реализации,
- контроль за работой филиала компании,
- участие в собрании Комитета по улучшению качества обслуживания клиентов,
- предоставление отчета о продажах перед членами совета директоров на ежегодном собрании.
Командировки с целью приобретения материалов
Директора предприятий, а также сотрудники подразделений, занятых закупками, часто отправляются в командировки для того, чтобы приобретать товары для нужд предприятия.
В этом случае в приказе можно указать любой пример цели командировок из следующих:
- проведение переговоров с ООО «Возможный поставщик 1» и ООО «Возможный поставщик 2», обсуждение условий сотрудничества;
- установление деловых контактов с ООО «Завод», изучение процесса производства и образцов продукции;
- заключение контрактов на приобретение сырья и комплектующих с ООО «Материал» и АО «Детали»;
- согласование условий договора с поставщиком ООО «Производитель».
Поездки работников, занятых на производстве
Часто «путешествовать» приходится инженерам по установке и монтажу оборудования, строителям, рабочим. Для данных специалистов актуален любой пример задачи командировки из указанных:
- монтаж и первичное тестирование производственного оборудования «Линия-1» в цехах компании АО «Заказчик»,
- установка, наладка и запуск в работу оборудования «Конвейер-100»,
- гарантийное обслуживание станка «А-2»,
- регламентные работы на производственной линии АО «Заказчик»,
- внеплановый ремонт, исправление поломки станка,
- профилактика оборудования.
Деловые поездки водителей
«Работникам руля» часто приходится выезжать в другие города, с целью перевозки грузов, документов, доставки специалистов к местам работы.
Командировка сотрудника данной категории обычно связана с выполнением таких заданий:
- доставка коммерческого директора ООО «Стандарт» к месту ведения переговоров с ООО «Клиент»,
- получение материалов на складе поставщика, доставка груза на территорию ООО «Наша фирма»,
- ремонт автомобиля, приобретение запчастей,
- техническая диагностика автомобиля в сертифицированном автосервисе.
Теперь вам известно, на какие моменты важно обратить внимание, оформляя командировку сотрудника. В данной статье вы можете подобрать пример цели командировок, подходящий персонально к вашему случаю.
Делопроизводство
Как составить служебную записку о командировке (образец)?
Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.
В каких именно? И нужна ли она вообще?
Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.
Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.
Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.
Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.
Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.
Служебная записка потребуется в следующих случаях:
- если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
- если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.
В первую очередь, данный документ необходим для начисления суточных, так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.
Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.
Какие документы заменяет?
Служебная записка согласно новому Постановлению Правительства РФ № 1595 заменяет собой следующие документы:
Составляем служебную записку на командировку (образец 2017)
Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки.
Для начисления оплаты и компенсационных расходов важно правильно заполнить документ.
Рассмотрим основные принципы и возникающие нюансы.
Требования к документу
Действующим законодательством не предусмотрено утвержденной формы служебной записки.
Поэтому руководители организаций и предприятий обязаны разработать собственную форму данного документа.
Сотрудники должны лишь заполнять представленный документ от руки на предварительно выданном бланке.
Как написать служебную записку? Бланк может быть представлен на обычном листе формата А4.
Рассмотрим, какую же форму и структуру должен иметь данный документ:
- В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации в дательном падеже. Чуть ниже – ФИО руководителя структурного подразделения (в случае наличия). Здесь же прописывается ФИО сотрудника, составляющего служебную записку.
- В центре бланка указывается наименование документа и его содержание. Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте).
- В самом низу бланка — описание прилагаемых документов.
- Дата составления документа и подпись сотрудника с расшифровкой.
Как оплатить проживание в командировке без документов? Узнайте тут.
Образец заполнения (пример)
Для наглядного представления того, как должна выглядеть служебная записка, можно ознакомиться с примером:
Скачать бланк служебной записки на командировку (образец 2017) можно здесь:
Кто подписывает и согласовывает?
Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник.
Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации.
Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику.
В пункте 7 Положения № 749 говорится о том, что служебная записка должна быть предоставлена сразу после возвращения из служебной поездки.
Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено.
Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.
Сопроводительные документы
Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы:
- путевой лист;
- подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию;
- прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках.
Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда.
При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах. Рассмотрим более подробно часто встречающиеся из них.
Пункт 15 Положения № 749 утратил свою силу, следовательно, при направлении сотрудника в командировку за границу не требуется оформление командировочных удостоверений.
Подтверждающим документом о прибытии и убытии сотрудника в место назначения, а также о понесенных расходах все также является служебная записка.
Составление служебной записки при командировке за границу не отличается от такового при поездке в пределах территории РФ.
Однако компенсация понесенных расходов, указанных в служебной записке, будет осуществляться в иностранной валюте согласно ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”.
Основанием для выплаты суточных и прочих расходов в иностранной валюте будет являться отметка в паспорте сотрудника пограничными органами.
Копию паспорта необходимо приложить в качестве сопровождающего документа к служебной записке.
Если же командировка планируется на территории государств, являющихся участниками Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы будет определяться по соответствующим проездным билетам или отметкам в путевом листе (в случае осуществления поездки на личном, арендованном или служебном автотранспорте).
Поездка на служебном автомобиле/личном транспорте
При поездке на служебном или личном автотранспорте сотрудник должен приложить к служебной записке следующую документацию:
- путевой лист;
- чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы о расходах;
- документы, которые подтверждают поездку по маршрутной линии к месту назначения.
Командировка директора
Поскольку директор является сотрудником предприятия или организации, на него распространяются все правила и положения законов и нормативно-правовых актов, касающихся обычных работников.
В пункте 7 Положения № 749 нет каких-либо исключений из этого правила.
Однако Роструд имеет несколько иную позицию по данному вопросу – там считают, что руководителю необязательно составлять служебную записку, так как им все равно будут подписаны приказы о командировке, ее переносе или продлении.
По сути, записка будет дублировать приказ.
Для исключения недоразумений рекомендуется внесение в соответствующие локальные акты организации положения о необязательности предоставления директором служебной записки при поездке в командировку.
Как оформить приказ на командировку директора? Узнайте тут.
Как оплачивается командировка совместителя в выходной день? Смотрите здесь.
Поездка в выходной день
При составлении служебной записки не требуется производить расшифровку специфики дней – рабочих или выходных.
Основанием для расчета выплат, исходя из выходных или рабочих дней, является табель учета рабочего времени.
Таким образом, служебная записка при командировке в выходной день составляется обычным образом.
Командировка предпринимателя
Согласно письму Минфина России от 05.07.2013 года № 03-11-11/166 в командировки могут быть отправлены только наемные работники.
Предприниматели являются самозанятым населением, а значит не могут отправить сами себя в командировку.
Таким образом, ИП освобождены от обязанности оформлять приказ, служебную записку и предоставлять подтверждающие документы о понесенных расходах.
Однако расходы можно учесть при уплате налога.
Налоговый кодекс позволяет в таких случаях уменьшить налогооблагаемую базу:
- Расходы на оплату гостиничного номера можно списать как затраты на аренду.
- Расходы на топливо можно списать как материальные затраты.
Все понесенные расходы необходимо документально подтвердить.
Помимо этого, нужно обосновать необходимость поездки в рамках осуществления предпринимательской деятельности. Для этого подойдет, например, протокол переговоров с поставщиками или покупателями.
Служебную записку требуется составлять лишь в некоторых случаях. Крайне важно правильно заполнить документ, ведь от этого будет зависеть дальнейшая компенсация понесенных расходов. Также необходимо учитывать нюансы при заполнении в зависимости от конкретных обстоятельств поездки.
Служебная записка о командировке
самые важные статьи вам на
Время нахождения сотрудника в поездке определяется проездными документами, которые сотрудник представляет работодателю по факту своего возвращения.
Если таковых нет, как например, в случае использования личного или автотранспорта работодателя, время командировки определяется на основании сведений, изложенных в служебной записке, которую работник предоставляет работодателю вместе с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта.
Таким образом, служебная записка о командировке имеет как минимум два значения.
Служебная записка на командировку как основание для издания приказа
В связи с тем, что каких-либо требований к оформлению данного вида бумаг законодательно не установлено, они пишутся в свободной форме на фирменном бланке организации на имя руководителя, уполномоченного принимать решение о командировании.
- В правом верхнем углу указываем должность, фамилию и инициалы руководителя, который будет принимать решение о деловой поездке.
- Ниже пишем наименование подразделения, которое выступает инициатором поездки.
- Указываем текущую дату и присваиваем порядковый номер.
- В левом верхнем углу указываем наименования подразделений, которые либо примут участие в этой поездке, либо будут ее обеспечивать тем или иным образом.
- Кратко озаглавливаем документ.
- Далее подробно и обоснованно расписываем причины, послужившие основанием для командирования. Кроме причин, указываем, кто должен ехать, на какой срок, а также какое количество денежных средств необходимо выделить для обеспечения этой поездки.
- Подписываем и отправляемся к руководству на утверждение.
Служебная записка о командировке (образец 2018) для издания приказа
После того, как руководитель примет положительное решение о командировке, направляем копии записки во все подразделения, которые перечислены в левом верхнем углу, для принятия необходимых мер (подготовки приказов, заказа билетов при необходимости, начисления денежных средств командируемым и т. д.).
Служебная записка как отчет о командировке
В случае использования автотранспорта для определения времени командирования и размеров денежных компенсаций, положенных работнику за понесенные им расходы, сотрудник предоставляет соответствующий документ.
- В правом верхнем углу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ о командировании.
- Ниже указывается дата и порядковый номер документа.
- Краткий заголовок.
- Далее следует изложить, в какой период времени работник был в служебной поездке, на основании какого приказа, с какой целью и причины, по которым использовался тот или иной транспорт (обоснование отсутствия проездных документов).
В тексте служебной записки указываются документы, подтверждающие использование автотранспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевые листы, чеки и квитанции), которые также необходимо приложить.
Источники:
zayavlenievsud.ru glavkniga.ru fb.ru kadriruem.ru clubtk.ruКомментариев пока нет!