Как правильно написать служебную записку на изменение графика работы
Служебная записка на ввод нового графика работы
Изменение штатного расписания
- Точная дата внесения изменений.
- Размеры новых окладов (конкретно по каждой должности).
- Перечень должностей, по которым будет производиться повышение оклада.
Реорганизация компании и оптимизация штата: ввод, вывод и замена должностей Сокращение штата и ликвидация отделов В приказе о сокращении численности трудового коллектива необходимо указать следующие данные:
Приказ об изменении графика работы — образец и бланк
5. Текстовый блок, устанавливающий дату и порядок вступления приказа в силу. В том случае, если имеет место изменение графика работы по инициативе работника , то основанием для издания аналогичного приказа будет служить заявление самого инициатора, то есть работника.
Где можно скачать приказ, утверждающий изменение графика работы по инициативе работодателя?
Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание
Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.
Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание
- Количество ежегодно формируемых дел;
- Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.
Производится подсчет времени потраченного в месяц.
Как в рамках закона поменять график работы на предприятии
Более детально о причинах можно узнать из ст.
74, где в части первой оговаривается этот момент. Наши советы 1. Сотрудник отказывается принять к ознакомлению уведомление о необходимости изменений рабочего режима предприятии, тогда обязательно составьте акт, подтверждающий это обстоятельство. 2. Второй шаг работодателя – издание приказа об изменении рабочих графиков.
В документе должна содержаться информация: • новые условия работы; • дата внедрения нового графика; • другие нормы, интересующие персонал.
Служебная записка: пример
Логично вытекающие отсюда последствия:
- своевременность выполнения;
- возможность подтвердить/опровергнуть какое-то утверждение;
- эффективность работы.
- четкая постановка задачи и четкое ее выполнение;
Написание служебной записки может иметь следующий характер:
- информационный (сообщение, извещение, инструктаж и т.
8 обязательных реквизитов приказа об изменении графика работы на предприятии
- Договор, коллективного характера, или обычный трудовой.
- Правила по внутреннему распорядку.
Под каждым из этих документов будущие сотрудники ставят свою подпись . Это значит, что они согласны с условиями труда, и всё устраивает.
Нельзя в одностороннем порядке что-то изменить, а потом только по факту сообщить о совершённых изменениях.
Служебная записка об изменении штатного расписания
Служебная записка об изменении штатного расписания
Руководителю ГУП г. Москвы
Трест «Мосотделстрой № 1
от начальника отдела кадров
Прошу Вас рассмотреть возможность изменения штатного расписания
№ 03/ШР, утвержденного приказом № 34 а от 01.07.2009 г.
в связи с производственной необходимостью в следующем порядке:
- Создать отдел по работе с заказчиками с подчинением директору по развитию.
- Ввести в отдел должность начальник отдела с количеством штатных единиц – одна и окладом рублей.
- Увеличить количество штатных единиц по должности прораб до 5
Образец заявления на изменение графика работы
Документальное оформление изменения режима рабочего времени в одностороннем порядке рассмотрим подробнее. Когда допускается изменение режима работы в одностороннем порядке Документальное оформление изменения режима работы по инициативе работодателя Чтобы изменить режим работы сотрудника, работодателю нужно совершить некоторые действия и оформить ряд документов.
Уведомление работника о временном изменении режима его работы Работодатель должен заранее — не позднее чем за два месяца — уведомить работника о предстоящем временном режима его работы.
Консультация адвоката
Задайте вопрос адвокату онлайн бесплатно
Как правильно написать служебную записку руководителю ресторана о том чтобы предоставили рабочий персонал для работы….
Как правильно написать служебную записку руководителю ресторана о том чтобы предоставили рабочий персонал для работы.
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Здравствуйте, Николай Петрович!
Пишите следующим образом:
от ________________ ФИО__
Прошу предоставить рабочий персонал такого то числа на такой то период в связи с производственной необходимостью вызванной тем то.
Дата подпись должность ФИО".
Форма достаточно произвольная, главное чтобы из нее понятно было что выхотите, когда и зачем.
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Свободная форма , в шапке кому, от кого., в центре "служебная записка" текст по существу вопроса, реквизиты(дата, номер)
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
простым понятным языком кому от кого сл.записка суть, дата Образцов .и шаблонов нет и быть не может.
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Пишется в произвольной форме.
Для оформления докладной, служебной и объяснительной записок существуют общие правила. Каждый из этих документов должен иметь:
— указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка );
— наименование адресата (кому направляется документ);
— наименование вида документа (например, Докладная записка ", " Служебная записка ");
— заголовок к тексту (например, О " нарушении трудовой дисциплины", " О приобретении трудовых книжек");
— подпись составителя (с указанием должности).
Помните, что правильное указание реквизитов в документах прямо влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Николай Петрович, здравствуйте,
Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).
Служебную записку подписывает ее составитель.
Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ.
Скажите пожалуйста, если сотрудники пишут служебные записки на меня, о том что я плохо работаю, могут ли меня уволить?…
Добрый день! Скажите пожалуйста, если сотрудники пишут служебные записки на меня, о том что я плохо работаю, могут ли меня уволить? (хотя записки пишутся из-за личной неприязни)
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
зависит от вменяемости руководителя.
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Добрый день! Если доказательств они не предоставляют, то нет, Вас не уволят.
Я как директор спорт школы в течение какого времени должен отвечать на служебные записки своих подчинённых?…
Я как директор спорт школы в течение какого времени должен отвечать на служебные записки своих подчинённых?
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
На все служебки отвечать закон не обязывает. В некоторых случаях от директора требуется выполнить какое-то действие (например, ст. 62 ТК РФ). А в основном, ничего делать Вы не обязаны, но можете
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Законом время не определено. Можете в принципе не отвечать.
Меня просит служебную записку писать против моего регионального менеджера из за того что он меня уговаривает увольняться…
Меня просит служебную записку писать против моего регионального менеджера из за того что он меня уговаривает увольняться из компании
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Обязанности писать служебные записки в ТК на работника не возложена. Никто не может заставить.Так и объясните тому. кто просит
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Здравствуйте! Ни о какой служебной записке не может идти речь если на то отсутствуют основания. Не стоит исполнять противоправные поручения руководителя. То что Вас уговаривают уволиться не есть основание для подачи служебной записки.
Продолжайте осуществлять трудовую деятельность не препятствуя другим и не подавая служебных записок.
В случае нарушения Ваших прав — обращайтесь в прокуратуру. В целях обеспечения верховенства закона, единства и укрепления законности, защиты прав и свобод человека и гражданина, а также охраняемых законом интересов общества и государства прокуратура Российской Федерации осуществляет надзор за соблюдением прав и свобод человека и гражданина, надзор за исполнением законов должностными лицами.
Прокурор в установленном законом порядке принимает меры по привлечению к ответственности лиц, совершивших правонарушения. Требования прокурора, вытекающие из его полномочий подлежат безусловному исполнению в установленный срок.
Федеральный закон "О прокуратуре Российской Федерации" от 17.01.1992 N 2202-1
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Если не хотите лучше не пишите, заставить Вас никто не может. Стоить заметить про этическую сторону вопроса. Я б на Вашем месте подумал хорошенько.
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Шарма Анураг, добрый день!
Обязанность работника по написанию служебной записки трудовым законодательством РФ не предусмотрено. Если не хотите, никто заставить Вас не может. Увольнение по собственному желанию в соответствии со ст.80 ТК РФ дело добровольное, а основания увольнение по инициативе работодателя закреплены в ст.81 ТК РФ, среди которых нет отказа от написания служебной записки.
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Вы вправе отказать. См. ст. 192-193 ТК РФ. Пусть работодатель сам занимается процедурой привлечения к ответственности, если есть основания.
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
не хотите — не пишите, заставить вас не имеют права
Как правильно написать служебную записку о поощрение нескольких сотрудников во время отсутствия служебного автомобиля…
Как правильно написать служебную записку о поощрение нескольких сотрудников во время отсутствия служебного автомобиля
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Пишите в произвольной форме
На служебную записку в течении какого времени я должен ответить?…
На служебную записку в течении какого времени я должен ответить? Спасибо.
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Данный вопрос ТК не урегулирован, т.к. это внутренний локальный акт организации.
Я написал классному руководителю что плохо себя чувствую, она мне ответила Завтра составляю служебную записку!…
Здраствуйте,что такое служебная записка на ученика?
Я написал классному руководителю что плохо себя чувствую,она мне ответила Завтра составляю служебную записку!
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Это значит она должна написать о случившимся директору. Не думаю. что это что-то страшное в жизни… Но на будущее — записки о вашем самочувствии пишут родители (это на один день). Сейчас школы стали строго относится к пропускам. Нужны справки от врача. Так что лучше, если вы остались дома, то вызвать врача. ЛИбо обратиться в поликлинику за медицинской помощью, если нет температуры и нет сильной простуды
Добрый день, прошу помочь с аргументами в служебной записке о смене графика работы…
Добрый день, прошу помочь с аргументами в служебной записке о смене графика работы
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Ирина Николаевна в вашем случае вы должны обосновать смену графика работы и если этот график предусмотрен трудовым договором, то в таком случае только по согласованию с работодателем.
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Указывайте объективные причины почему вы не согласны с этим графиком
Скажите пожалуйста как должна выглядеть служебная записка без оплаты?…
Здравствуйте,я был отчислен с университета,учился на платной основе,и теперь нужно перевестись в другой вуз,перевод с отчислением.То есть в деканате меня уже восстанавливают,и согласовались ректором что без оплаты учебы.Но в платных образовательных услуг,где должны были дать служебную записку пришли в затруднении.Скажите пожалуйста как должна выглядеть служебная записка без оплаты?Спасибо.
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
форму устанавливает ВУЗ
Здравствуйте хочу написать служебную записку об пересмотре или конкретизации карты рабочего места (должностные обязанности)…
Здравствуйте хочу написать служебную записку об пересмотре или конкретизации карты рабочего места (должностные обязанности), как правильно это сделать?
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Добрый день! служебную записку можете написать в произвольной форме.
Подскажите как мне грамотно составить служебную записку на имя ген директора о том чтобы моему сотруднику продлили трудовой…
Подскажите как мне грамотно составить служебную записку на имя ген директора о том чтобы моему сотруднику продлили трудовой договор, но понизили его заработную плату на 10% и убрали с него доп ставку так как этой ставки не стало в штате.
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Подскажите как мне грамотно составить служебную записку
—как вы здесь написали так и пишите , плюс заголовок и подпись
Как правильно написать служебную записку на выделение денег на иммунизацию сотрудников по эпидемиологическим показаниям….
Как правильно написать служебную записку на выделение денег на иммунизацию сотрудников по эпидемиологическим показаниям.
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
В простой письменной форме
Работаю в налоговой. начальник отдела пишет постоянно служебные записки на всех своих подчиненных нашему начальнику…
Работаю в налоговой. начальник отдела пишет постоянно служебные записки на всех своих подчиненных нашему начальнику инспекции. показывает ли это то, что он не может управлять коллективом и что это он не может наладить работу отдела
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Нет, не показывает.
Как правильно написать служебную записку о замене орг. технике в отделе. Спасибо…
Здравствуйте! Как правильно написать служебную записку о замене орг.технике в отделе. Спасибо
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
добрый день! пишите на имя директора в произвольной форме
Помогите пожалуйста составить правильно служебную записку о сдаче отчетности в установленные сроки….
Здравствуйте. Помогите пожалуйста составить правильно служебную записку о сдаче отчетности в установленные сроки.
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
пишите в произвольной форме…. особых требований нет
Как грамотно составить служебную записку на изменение графика работы всему коллективе ( центру)? Дело в том, что администрация…
Как грамотно составить служебную записку на изменение графика работы всему коллективе ( центру)? Дело в том, что администрация хочет сделать график работы центра до 21 часа 12 минут.Коллектив не может работать до данного часа в связи с тем, что сам центр находиться в районе, где автобусы ходят редко, последний из которых уходит в 20 часов в депо.
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Напишите коллективное заявление в свободной форме.
Как правильно написать служебную записку, чтобы отдали зарплату за три месяца?…
Как правильно написать служебную записку,чтобы отдали зарплату за три месяца?
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Тут не служебную записку надо писать, а жалобу в трудовую инспекцию. В свободной форме.
Сообщил директору по смс сегодня что не смогу выйти по семейным обстоятельствам. И напишу служебную записку 24.11.14 что…
Сообщил директору по смс сегодня что не смогу выйти по семейным обстоятельствам.И напишу служебную записку 24.11.14 что писать не знаю
Просто не вышел с похмелья. Помогите дайте что нибудь в письме указать
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Вам прогул поставят просто
Помогите составить служебную записку генеральному менеджеру гостиницы на введение приветственного коктейля на новогодний…
Помогите составить служебную записку генеральному менеджеру гостиницы на введение приветственного коктейля на новогодний банкет для гостей отеля. Спасибо!
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Егор, ну это то явно не юридический вопрос. Пишите там для чего вы хотите это сделать.
В течение какого времени руководитель должен ответить на служебную записку сотрудника? на какой закон ссылаться ?
В течение какого времени руководитель должен ответить на служебную записку сотрудника? на какой закон ссылаться ?
служебная записка такого содержания
Прошу Вас предоставить основания (в письменном виде согласно Законодательства РФ в надлежащий срок) отказа в обучении ……………
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Такого понятия как служебная записка в законодательстве не существует. Таким образом к данному документу применяем понятие заявление. Если работодатель гос учреждение то сылайтесь на 59 ФЗ. Если комерческая структура то просто ответьте что ответ будет подготовлен в соответствии со сроками утвержденым федеральным законодательством, а именно в течении 30 дней с момента регистрации
подскажите как написать служебную записку для предоставлении персональных данных (телефон, почта) для проведения соц…
Добрый день! подскажите как написать служебную записку для предоставлении персональных данных (телефон, почта) для проведения соц исследования по поручению руководства
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Нет у Вас прав на получение персональных данных
служебная записка об нарушении механика по выпуску автотранспорта…
Здравствуйте! Я работаю водителем в ведомственной охране. Перед началом смены я принимаю автомобиль у предыдущего водителя. Руководитель нарушил инструкцию, выпустил водителя без стажировки, без талона допуска. Как мне написать докладную записку на неправомерные действия руководителя? Заранее благодарю. Александр.
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Докладная записка пишется в свободной форме.Вот примерный вариант.
(наименование структурного (руководителю организации)
____________ N ____________
(наименование должности, профессии, разряда по ЕТС)
(наименование структурного подразделения)
(наличие письменного объяснения причин нарушения)
(мнение о дисциплинарном взыскании)
(подпись, расшифровка подписи)
Как ему оформить служебную записку?…
Ген. директор уезжает в командировку. как ему оформить служебную записку? и нужно ли?
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
приказ о командировке пусть издаст
Подскажите пожалуйста какой срок действия у служебной записки. Мною была написана служебная записка по поводу не согласия расчетов заработной платы, с просьбой сделать перерасчет и предоставить мне схему расчета, как и через какой срок руководство мне должно ответить на данный вопрос?
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Ольга, никакого срока действия у служебной записки нет. И вообще это тут ни при чём.
При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов. (ст. 136 ТК РФ)
Если Вам не предоставляют такую информацию — пишите жалобу в трудовую инспекцию.
Фактическая площадь по документам 41 м3,по квитанциям 51 м3.Служебная записка на перерасчет излишне начисленных сумм.спасибо
Ответ юриста на вопрос : служебная записка
Служебной записки по этому случаю — не может быть, Вы не являетесь работником УК, и вопрос не внутрипроизводственный.
Судя по тексту — пишите требование о возврате излишне полученного.
Объяснительная записка на имя руководителя… Вопрос юристу: Добрый день, уважаемые юристы! Пожалуйста, помогите мне правильно юридически написать объяснительную записку. Сегодня на работе мне…
докладная записка… Вопрос юристу: Здравствуйте! Помогите, пожалуйста! заведующая отделением, где я работаю, написала главному врачу на меня докладную. Как я могу узнать ее содержание? На ков…
пропуск срока давности… Вопрос юристу: Добрый вечер ! У меня такой вопрос: гражданка, в силу своей неграмотности,после смерти отца не вступила в наследство в срок. но она продолжает проживат…
Нужно составить претензию к работнику по договору оказания услуг ненадлежащим образом… Вопрос юристу: Нужно составить претензию к работнику по договору оказания услуг ненадлежащим образом…
Как составить служебную записку
Почти все важные дела люди совершают путем переписки;
следовательно, одного умения говорить недостаточно.
Люк де Вовенарг
Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.
ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?
Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.
Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.
На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:
• низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;
• отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;
• наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.
Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.
В ЧЕМ ПОЛЬЗА СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК?
Служебная записка – это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.
Основное назначение служебной записки – обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.
Цели составления служебных записок могут быть разными:
• горизонтальные коммуникации руководителей структурных подразделений/должностных лиц при решении общих производственных вопросов и проблем;
• эффективное информационное взаимодействие:
– рассылка объявлений/извещений для работников организации;
– обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами;
– запрос справочной информации;
– сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения;
• разрешение спорных и конфликтных ситуаций.
Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях.
В первую очередь служебная записка – основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) в спорных ситуациях.
К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.
Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О. работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1).
В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме. Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата. Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы.
ОФОРМЛЯЕМ СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ
ЕСЛИ НА БЛАНКЕ, ТО КАКОМ?
Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит:
• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• справочные данные об организации;
• место составления или издания документа.
Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.
Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств.
Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).
Виды бланков документов установлены в п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003.
Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6).
Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа – служебной записки.
БЛАНК СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ: РЕКВИЗИТЫ
В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):
03 – «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;
10 – «Наименование вида документа»;
12 – «Регистрационный номер документа»;
13 – «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (при ответе);
14 – «Место составления или издания документа»;
15 – «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);
21 – «Отметка о наличии приложения»;
НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ
- «Адресат». Если записка направляется в несколько структурных подразделений, реквизит «Адресат» оформляется в правом верхнем углу следующим образом:
Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.
- «Текст документа». Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).
Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа.
Текст служебной записки, как правило, состоит:
• из преамбулы (вводной части);
• заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).
Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.
Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.
Главная цель основной части – разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.
Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки – своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.
РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТЫ ДВИЖЕНИЯ ЗАПИСОК В ОРГАНИЗАЦИИ
Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения? Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц?
Бесспорно, решение этих вопросов – прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.
Что делать, если подобного документа нет? Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов. Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации.
Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.
Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько – с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2). Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.
НЕЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК
- Регистрация в службе ДОУ крупной организации. Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки – безропотно ждать своего часа.
- Регистрация секретарем в небольшой организации. В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.
Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки. Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами – лишнее звено.
- Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче. Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче – все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.
Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости). Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант.
Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.).
Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»
ЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК
- Регистрация в структурном подразделении, передача записок напрямую между подразделениями. Регистрация служебных записок в структурном подразделении, как и передача их из одного структурного подразделения в другое, минуя посредников (службу ДОУ или секретаря), сокращает путь документа до адресата.
Если в структурном подразделении отсутствует должность делопроизводителя (секретаря управления/департамента/отдела), для регистрации документов, в том числе и внутренних, необходимо назначить должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений. Как правило, назначают работника, не обремененного должностными обязанностями. Возложение дополнительных функций утверждается приказом или распоряжением и фиксируется в должностных инструкциях.
- Регистрация исходящих записок. Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует исходящую служебную записку.
Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней (исходящей) корреспонденции подразделения (Пример 3). При регистрации исходящих служебных записок указывается:
• регистрационный номер документа;
• ссылка на исходящий номер и дату документа (при ответе);
• адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);
• краткое содержание документа;
• Ф.И.О. работника, подготовившего служебную записку.
Служебную записку можно отсканировать и отправить по электронной почте.
Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам – 1 раз в день, 2 раза в день и т.п.
Срочные служебные записки (с четко указанным контрольным сроком) необходимо передавать незамедлительно. Передавать служебные записки в подразделение-адресат можно напрямую или через специально оборудованные в службе ДОУ ячейки с номерами и/или наименованием структурных подразделений. При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует.
Регистрация входящих записок. При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней (входящей) корреспонденции подразделения (Пример 4) с указанием следующих реквизитов:
• входящий регистрационный номер;
• дата получения (регистрации);
• ссылка на исходящий номер и дату;
• автор служебной записки;
• исполнитель (должностное лицо, которому направляется служебная записка).
Ответственность за соблюдение контрольных сроков, указанных в служебной записке, ложится на должностное лицо, которому она адресована. Изменять сроки исполнения документа может инициатор служебной записки и/или вышестоящее должностное лицо.
- Регистрация всеми сотрудниками. Если в организации или в ее структурных подразделениях нет работника, ответственного за делопроизводство, можно найти иные механизмы регистрации служебных записок. Например, разместить журнал регистрации служебных записок в формате Word или Excel на сервере для общего пользования. В этом случае регистрация служебной записки сотрудником структурного подразделения займет не больше времени, чем личная передача документа секретарю.
Однако специалисты профильных структурных подразделений нередко саботируют такие предложения. Попытки возложить на них даже незначительные делопроизводственные операции встречают активный отпор. В чем-то специалисты правы. Помните, у И.А. Крылова: «Беда, коль пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник, и дело не пойдет на лад»?
Избежать открытого конфликта со специалистами профильных подразделений можно, если издать соответствующее распоряжение или указание, подписанное руководителем организации. В этом случае инициатором должен выступить руководитель службы ДОУ или иное лицо, ответственное за делопроизводство. Именно в его интересах снять с себя часть архаичных функций, упорядочить работу с документопотоками, выстроить эффективные маршруты их движения, исключить утерю внутренних документов.
Как только подобная схема вводится в действие, недовольство работников идет на спад, поскольку значительно сокращаются сроки регистрации, а сама регистрация становится прозрачной.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК
Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010) (Таблица).
Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм, а делопроизводство – зеркальное отражение системы управления этого организма. Желаете идти в ногу со временем, быть в авангарде? Попробуйте начать со служебных записок – это будет первым шагом на пути к грамотно организованному документообороту, а выверенная логистика маршрутов внутренних документов – первым этапом в борьбе с управленческим хаосом. Примеры служебных записок приведены ниже (Примеры 5–10).
ПРИМЕРЫ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК
специалист по документационному обеспечению
Образец служебной записки о переводе на скользящий график работы
Юридическая консультация Как пишется заявление на изменение графика работы? Образец и правила заполнения Отношения между работником и работодателем регулируются правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или трудовым договором, если условия труда данного работника отличаются от всех остальных сотрудников данной организации. Если возникла необходимость изменить график рабочего времени, нужно знать, как правильно оформить эти изменения в зависимости от того, в каком документе прописан график.
Как пишется заявление на изменение графика работы? образец и правила заполнения
- сотрудник проводит поездку на арендованном, личном или служебном транспорте;
- у сотрудника нет документов, подтверждающих его факт проезда и проживания.
Отзыв из отпуска Нередки случаи, когда по производственным причинам руководителям приходится отзывать из отпуска кого-либо из работников. В этой ситуации составителем служебной записки становится руководитель того подразделения, в котором числится сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске.
Руководитель организации должен ознакомиться с поданным документом и обозначить свое согласие или отказ от прошения, зафиксированного в документе. Согласно статье 99 ТК РФ отзыв работника из отпуска возможен только при условии его личного согласия.
Режим гибкого рабочего времени: образцы документов
Можно ли уволить сотрудника при отказе? Изменение графика работы — не повод для увольнения! Если работник не согласен на новые условия труда, работодатель обязуется предложить ему все имеющиеся на предприятии вакансии, соответствующие его квалификации. Вакантные должности необходимо предлагать только в письменной форме, все они должны находиться в данной местности.
Важно: предлагать нужно в том числе нижестоящие должности, без этого увольнение будет признано незаконным, и суд обяжет восстановить сотрудника на рабочем месте.
Заявление на изменение графика рабочего времени
Можно ли обойтись без заявления Без заявления обойтись нельзя, поскольку режим (график) рабочего времени является одним из основных условий трудового договора сотрудника предприятия, который заключается на стадии его устройства на работу. А любое последующее изменение пунктов договора всегда должно происходить только по взаимному согласию сторон.
После того, как между сторонами будет достигнута договоренность, о той или иной перемене между ними формируется дополнительное соглашение к трудовому договору. Как написать заявление Заявление пишется в произвольной форме, поскольку его унифицированный образец на сегодняшний день отсутствует.
Однако если работодатель предлагает какой-то свой установленный формат, рекомендованный к применению, то следует воспользоваться именно им.
Как написать правильно служебную записку — образец
- Темы:
- Гибкое рабочее время
Мы уже рассказывали о том, какие особенности присущи индивидуальному режиму работы. Сегодня предлагаем разобраться, какие документы необходимо подготовить в том случае, когда работник обращается с просьбой о переводе на режим гибкого рабочего времени по причине удаленности его места жительства от места работы.
Мы уже рассказывали о том, какие особенности присущи индивидуальному режиму работы. Сегодня предлагаем разобраться, какие документы необходимо подготовить в том случае, когда работник обращается с просьбой о переводе на режим гибкого рабочего времени по причине удаленности его места жительства от места работы.
Образец заявления на изменение графика работы
Бланк служебной записки на закупку компьютера: скачать. к содержанию ↑ О проведении мероприятий Служебные записки, касающиеся решения организационных вопросов по проведению мероприятий, имеют свою специфику. Они также нашли частое применение в образовательных учреждениях.
В записке потребуется указать основные данные по предстоящему мероприятию, при необходимости — контактные данные лиц, ответственных за его проведение. Скачать образец записки о проведении мероприятий.
Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец
На отгул Помимо отпуска работники организаций могут при определенных условиях получить так называемый «отгул», т.е. отпроситься с работы. Поскольку в Трудовом Кодексе данное понятие изъято, используются определения «дополнительное время для отдыха» или «другое время отдыха». Документом, с помощью которого сотрудник излагает свои пожелания начальству, может выступать как заявление, так и служебная записка.
Как правильно написать служебную записку на изменение графика работы
Длительность их хранения обозначается либо в локальных актах организации, либо устанавливается законодательством РФ (но не менее пяти лет). После истечение этого срока, графики можно утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законе. Образец графика сменности Прежде чем начать заполнение бланка, следует условно поделить его на три основные последовательные части. Первая – это начало, или, как его еще называют — «шапка». Сюда вносится:
- название документа;
- дата, место его формирования;
- номер (по внутреннему документообороту предприятия);
- период, на который составляется график (неделя, месяц, год и т.п.).
Вносить эти данные можно как посередине документа, так и слева или справа – значения не имеет.
Как пишется заявление на изменение графика работы? образец и правила заполнения
Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма. Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству. Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа.
В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже). Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).
В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц.
Образец служебной записки
Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего. Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так.
Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал. Образец служебной записки ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности В.Г.
График сменности и приказ его утверждения
Таким образом, он свидетельствует о том, что согласен с данным режимом работы. После разработки, согласования и окончательного утверждения график будет обязательным к исполнению как для руководства предприятия, так и для сотрудников, которые в нем обозначены. На какой период составляется бланк График посменной работы может формироваться на любой период времени.
Заверять бланк печатью не обязательно – делать это необходимо только тогда, когда такое условие есть в локальной документации фирмы. График допускается составлять на простом чистом листе бумаги (предпочтительно А4 формата) или на фирменном бланке организации (если такое требование установлено руководством). Писать его можно вручную или на компьютере (с обязательным последующим распечатыванием).
Как учитывать график сменности Все графики, разрабатываемые на предприятии, подлежат обязательной регистрации в соответствующем журнале учета. После проведения с ними всех необходимых процедур (разработка, согласование, утверждение, ознакомление), они передаются на хранение в отдел кадров компании. Здесь они подшиваются в отдельную папку с другими такими же документами.
Доступ к месту их содержания для посторонних людей должен быть ограничен.
Как написать правильно служебную записку — служебная записка образец
Все изменения в правилах трудового распорядка должны быть согласованы с руководителем профсоюза или другого органа, представляющего интересы работников в организации. Работодатель издает приказ о переводе на новый график. Если работник согласен, он либо ставит свою подпись в приказе с подтверждением согласия, либо пишет заявление на имя руководства. После этого в двух экземплярах оформляется дополнительное соглашение с новым графиком: один остается работодателю, второй – работнику.
Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк?
Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ. На каких основаниях изменяют штатное расписание Изменения в штатное расписание вносят в следующих случаях:
- Преобразование (модификация) компании, что требует исключения некоторых должностей или введения новых.
- Уменьшение масштабов деятельности, когда появляется необходимость в сокращении численности штатных сотрудников.
- Развитие бизнеса, которое влечёт набор новых работников.
- Повышение или понижение фонда заработной платы.
- Реорганизационные процессы на предприятии.
- Корректировка наименований должностей.
Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.
Производственный календарь
- недельная длительность рабочего времени в сумме всех смен не должна быть больше сорока часов;
- каждую смену людям должен даваться перерыв на обед (его длительность определяется индивидуально — от 30 минут до 2 часов);
- сотрудникам должен быть обеспечен непрерываемый отдых в течение 42 часов каждую неделю;
- работодатель обязан обозначить работникам недопустимость исполнения ими обязанностей в две смены подряд (за исключением экстренных случаев) – и строго за этим следить.
- Если организация испытывает потребность в применении сменного графика для разных категорий (должностей) работников, то для каждой из них продолжительность смены может определяться отдельно (такие ситуации встречаются в транспортных компаниях – для водителей применяется один режим работы, для диспетчеров другой, а для обслуживающего персонала – третий).
Служебная записка — пример написания, образец бланка
Подробные причины можно изложить непосредственному начальству устно. Указывается характер изменения графика – временный или постоянный. Если оно является временным, нужно указать срок изменения времени работы.
- Ставится подпись с расшифровкой и дата заполнения заявления.
- Ниже пишут слово «Согласовано» и указывают данные начальника подразделения, который согласует новые условия труда.
- Если у работодателя нет возражений, заявление согласуется, данные передаются в кадровую службу и в бухгалтерию.
- После этого с работником оформляется дополнительное соглашение, с указанием нового рабочего времени.
Изменение рабочего графика по инициативе работодателя Заявление на изменение графика работы: образец Иногда возникает необходимость поменять рабочий график сотрудников одного подразделения или всего предприятия.
Изменение штатного расписания — что нужно знать
- 1 Изменение рабочего графика по инициативе работника
- 2 Изменение рабочего графика по инициативе работодателя
- 3 Можно ли уволить сотрудника при отказе?
Изменение рабочего графика по инициативе работника Заявление на изменение графика работы — первый шаг Если по семейным обстоятельствам или другим причинам возникла необходимость изменить график работы, сотрудник может попросить об этом руководство с помощью заявления. Оно рассматривается, после чего руководитель структурного подразделения примет решение о согласии или об отказе. Причин для изменения графика может быть множество:
- Смена места жительства, в результате чего работнику стало труднее добираться до работы.
- Появление ребенка в семье.
Положение о порядке установления выплат стимулирующего характера
Опытный руководитель всегда найдёт общий язык с подчинёнными и сумеет доходчиво объяснить причину изменений и основательно аргументирует. Если трансформации вызваны серьёзными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе произвести изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ). Далее обе стороны подписывают соглашение по поводу модификации названия должности.
После этого издаётся соответствующий приказ. Кадровик вносит информацию в личную карточку и трудовую книжку сотрудника. Иногда переименование должности входит в целую группу измениений штатного расписания, все их можно ввести одним приказом Методика внесения изменений в штатное расписание Прежде чем внести изменения, начальник отдела или другого структурного подразделения готовит на имя руководителя компании докладную записку с подробным обоснованием и экономическими расчётами.
Также ознакомьтесь и с примером заполнения – на его основе у вас легко получится оформить собственный бланк. Прежде чем перейти к детальному описанию графика, приведем общую информацию о документе. Начнем с того, что унифицированной формы графика нет.
Это обозначает, что писать его можно в свободном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике организации. При этом способ формирования бланка должен быть отражен в нормативных актах фирмы. Независимо от того, какой метод составления графика будет выбран, нужно, чтобы документ содержал в себе ряд обязательных данных:
- реквизиты компании;
- информация о месте и времени составления;
- сам график.
Бланк обязательно должен быть заверен несколькими лицами.
Во-первых, теми работниками, в отношении которых он формировался, во-вторых, руководителем структурного подразделения и, в-третьих, директором компании.
Источники:
vash-yurist102.ru www.vseurist.ru www.profiz.ru yurist-ufa24.ru frico.suКомментариев пока нет!