Как правильно написать письмо заказ
Изучение немецкого языка
Информация о Германии, учебники, самоучители, словари, уроки, тексты, диалоги, переводы, упражнения
Письмо-заказ (блок письма и образец заполнения)
Предконтрактная переписка. Деловое письмо. Письмо-заказ на русском, немецком и английском языках
Подтверждаем получение Вашего предложения от ……..
на поставку (наименование товара)
и готовы разместить у Вас заказ на следующих условиях:
Кас. Ваше предложение от 5.III.201…
Подтверждаем получение Вашего предложения от 5.III.201…
на поставку ленточных фильтров
и готовы разместить у Вас заказ на следующих условиях:
Качество согласно спецификации
Срок поставки через 5 месяцев после даты заказа
Условия поставки «С завода», включая расходы на погрузку
Условия платежа 30% при выдаче заказа
65% при получении извещения
о готовности к отгрузке
5% после получения счета
Упаковка специальные контейнеры
для морской перевозки
We confirm receipt of your Offer of…………. and are pleased to
place an order with you for the delivery of (description of goods)
on the following terms and conditions * :
Terms of delivery
Terms of payment
*terms and conditions — словосочетание употребляется для обозначения всех условий контракта в целом. Отдельно существительное terms употребляется в сочетаниях terms oe delivery, terms of shipment, terms of payment. Отдельно стоящее существительное terms эквивалентно сочетанию terms of payment.
Addressee 25 March 201..
We confirm receipt of your Offer of 5 March 201… and are pleased
to place an order with you for the delivery of band filters
on the following terms and conditions:
Quality according to Specification
Delivery 5 months after the date of the order
Terms of delivery Ex Works including loading expenses
(according to Incoterms)
Terms of payment 30% with order
65% after receipt of Notification
of the Readiness for Shipment
5% after receipt of the Invoice
Packing seaworthy packing in special containers
Wir bestätigen den Erhalt Ihr o. g. Angebot und sind bereit, Ihnen
den Auftrag für die Lieferung von (Name der Ware)
Wir bestätigen den Erhalt Ihr o. g. Angebot und sind bereit, Ihnen
den Auftrag für die Lieferung von Bandfiltern
Qualität gemäß Spezifikation
Lieferzeit 5 Monate nach Bestellungsdatum
Preisstellung ab Werk einschließlich Kosten für
Verladung (gemäß Incoterms)
Zahlung 30% bei Auftragserteilung
Как правильно отвечать на письма, если заказывают дизайн?
Очень важно правильно ответить на письмо с потенциальным заказом. Не важно, кем Вы работаете (дизайнер, верстальщик, программист), всегда можно улучшить шаблон ответа так, чтобы конверсия была максимальной.
Давайте рассмотрим на примере работы дизайнера-фрилансера. Вам регулярно (когда-то чаще, когда-то реже) приходят запросы на оценку стоимости разработки дизайна или вопросы о вашей текущей загрузке и возможности взяться за проект. На такие письма можно отвечать по-разному и при прочих равных отдача будет существенно отличаться.
В месяцы, когда моя рабочая загрузка близка к 100% я особо не парился этими вопросами — отвечал, что загружен и в ближайший месяц не смогу взяться за новые заказы. Но когда закончилась работа над несколькими многолетними проектами, пришлось немного подсуетиться, чтобы закрыть пробелы в трудочасах.
Отвечая на письма потенциальных клиентов, а также обращаясь к старым заказчикам с вопросом, есть ли свободные проекты, я сделал некоторые выводы, которыми бы хотел поделиться.
И так, какие основные принципы я для себя уяснил:
1. Если Вас просят показать портфолио, то лучше всего поинтересоваться какого плана сайт предстоит делать и подготовить для клиента специальную выборку работ подходящего типа сложности и связанной тематики. Даже если у Вас есть отдельно сформированное красивое портфолио, то дайте ссылку на него, а ниже перечислите близкие по духу и тематике работы.
К примеру, если у Вас хотят заказать дизайн портала с каталогом салонов красоты и частными мастерами, то располагая в арсенале дизайнами салонов красоты и сайтами портального типа — покажите их в первую очередь. Если Вас будут сравнивать с другим дизайнером, то предпочтут того, кто уже работал со схожими проектами и от него примерно понятно, какого уровня можно ожидать.
Такому клиенту не стоит показывать первым планом сайты автомобильных дилеров, даже если вы очень гордитесь ими. Вы можете указать либо отдельной ссылкой портфолио по всем проектам, либо написать, что также вы делали такие сайты других тематик.
2. Отвечайте быстро и точно (не упуская из вида все вопросы заказчика). Подготовьте для себя сразу список всех проектов сгруппированный по тематикам и по типу (сайт-визитка, портал, интернет-магазин, промо-сайт и т.д.). Это позволит Вам очень быстро формировать выборку для ответа, а скорость с которой вы даете фидбэк дает понять, что скорее всего Вы вряд ли налажаете со сроками.
Я сам по себе замечал, что обращаясь, например, к верстальщикам при прочих равных я лучше буду платить за верстку на 30-50% больше, но человеку, который очень быстро отвечает на вопросы (всегда все запросы делаю на e-mail) и точно может сориентировать по времени.
К примеру, в рабочее время Вам поступил запрос «Здравствуйте! Необходим дизайн для строительного портала. Сможете ли взяться за него? Если да, то какие сроки, цена и хотелось бы посмотреть на примеры работ.»
Будет отлично, если Вы ответите человеку в течение часа с примерами работ портального типа и строительной тематики (даже если это визитки), а также укажите примерные сроки и вилку цен. В конктретном данном случае не хватает исходных данных (хоть какого-то вразумительного технического задания) для точной оценки сроков, но указать минимум нужно. Ответьте, что «Точно по срокам и стоимости могу ответить после ознакомления с техническим заданием. Ориентировочно стоимость разработки главной для сайта портального типа от ###$, внутренние — в зависимости от сложности и количества. Ориентир по срокам — 4-7 дней вариант главной, внутренние — в зависимости от сложности».
Будьте на связи даже вне дома. Сделайте шаблон ответа в случае, когда вы вне дома и отвечайте хотя бы стандартной отпиской «Здравствуйте! Спасибо за Ваше письмо. Я сейчас не за рабочим компьютером, смогу ответить в течение суток» либо любой другой вариант. Важно ответить быстро и дать понять, что Вы есть и Вы адекватны и быстры.
3. Укажите на то, что информация по срокам актуальна на текущий момент и вы готовы уже сейчас взять проект в работу. Если заказ будет через время — сроки могут отличаться в зависимости от загрузки.
Часто бывали случаи, когда я говорил, что срок разработки до недели. Получал ответ, мол давайте быстрее — ок, вроде свободен, значит 4 дня хватит. В итоге ТЗ и предоплату скидывают через 3 недели, а у меня уже совсем другая загрузка и я физически не могу сделать за 4 дня вразумительный макет и уделить ему должное внимание.
Образцы писем на английском языке
Образцы писем любезно предоставлены пользователем christy.
Обязательно указывайте тему письма (см. в заголовке), это может повлиять на оперативность ответа Вам магазином.
Обобщенный вариант письма (Тема: Delivery to Belarus and VAT refund)
Уважаемая служба обслуживания клиентов,
Благодарю Вас за прекрасный ассортимент товаров, предлагаемый вашим магазином. Меня интересуют некоторые позиции и, прежде чем размещать заказ, я бы хотел уточнить некоторые моменты.
Я проживаю в Беларуси и хотел бы знать, осуществляете ли Вы прямую доставку к нам. Если так, то какими способами – стандартной государственной почтой или курьерской службой. Этот вопрос для меня особенно важен ввиду существующих в нашей стране определенных таможенных ограничений и налогов на ввозимые из-за рубежа товары.
Также позвольте мне удостовериться, что вы принимаете оплату каточками Visa, MasterCard и т.д.
Еще один момент, который хотелось бы прояснить, - это возврат НДС, если покупка идет за пределы Европейского Союза, и каким образом эта процедура осуществляется. (Пометка: просьба о возврате НДС актуальна только для интернет-магазинов Европы.)
Благодарю Вас за внимание и помощь и надеюсь стать Вашим постоянным клиентом в будущем.
Жду вашего ответа.
ваше Имя Фамилия (Господин/Госпожа)
Dear Customer Service Team,
Thank you for a nice range of goods your shop is dealing in. I am interested in buying some items from you and before placing my order I would like to clarify some points.
I am a resident of Belarus and I wonder if you could ship directly to my country; and if you do, by what methods – standard state delivery service or courier. This matter is of particular importance to me because of certain local customs restrictions and duties on the goods bought from abroad.
Let me also make sure that you accept payments by such cards as Visa, MasterCard, etc.
Another thing I would like to know is whether you refund the VAT to non-residents of the European Union. If so, could you please specify your usual procedure on that.
I appreciate your attention and assistance and hope to become your regular customer in the future.
Письмо-запрос на английском языке
Чтобы не пропустить новые полезные материалы, подпишитесь на обновления сайта
В английском языке существует несколько разновидностей деловых писем (business letters). Среди них сопроводительное письмо (Covering Letter), благодарственное письмо (Thank-You Letter), письмо-предложение (Offer), письмо-заказ (Letter of Order), письмо для подтверждения заказа (Letter of Acknowledgement / Confirmation), письмо для отклонения заказа (Refusal of Orders), письмо-напоминание об оплате (Reminder Letter), письмо-рекламация (Letter of Complaint / Claim Letter) и другие.
В этой статье мы поговорим о том, как составлять письмо-запрос на английском языке (Inquiry / Enquiry Letter). К этому письму мы обращаемся в том случае, если хотим получить более точную информацию о каких-нибудь товарах (goods); узнать, есть ли они в наличии в той или иной компании (availability of goods). Письмо-запрос на английском языке отправляется в случае, если компания хочет уточнить время и сроки поставки продукции (delivery dates); ознакомиться с условиями поставки (terms), скидками (discounts), способами доставки и т.д. Стоимость того или иного товара (prices of goods), а также перечень товаров, представленный в каталоге (catalogue), тоже можно узнать с помощью письма-запроса на английском языке.
Как писать письмо-запрос на английском языке
Прежде всего, постарайтесь, чтобы ваше письмо было кратким, лаконичным, но в тоже время точно излагающим суть запроса. Так вы поможете компании, к которой обращаетесь, более оперативно ответить на ваш запрос. Безусловно, в начале письма должны быть представлены название и адрес вашей компании, и затем название компании, в которую вы отправляете ваше письмо-запрос на английском языке. Далее следует официальное обращение. Обычно это Dear Sir(s) или Dear Madam.
Костяк письма-запроса на английском языке может выглядеть следующим образом:
- Обязательное указание источника, из которого вы узнали об интересующем вас товаре и компании, в которую вы обращаетесь.
- Затем краткое изложение вашей просьбы о предоставлении информации по поводу того или иного товара.
- Если есть, дополнительные вопросы по существу.
- Некоторые данные о вашей компании, предложение о сотрудничестве.
- Подпись.
Соблюдать именно такую очередность не обязательно, но желательно. Обычно письмо-запрос на английском языке отпечатано на фирменном бланке вашей компании с указанием всех ее контактных данных.
Что нужно знать для написания письма-запроса на английском языке?
Прежде всего, необходимо правильно оформлять адреса компаний на английском языке. Также вам понадобятся определенные клише и выражения, которые употребляются в письмах-запросах на английском языке. Они помогут вам прозвучать грамотно. В описании источника информации (пункт 1) вы можете использовать следующие фразы:
We noticed an advertisement describing… — Мы увидели рекламу (объявление), где говорится…
With reference to your advertisement in… — Относительно вашей рекламы в…
Regarding your order in… — Касательно вашей рекламы в …
You were recommended to us by…- Вас рекомендовали…
We have heard of your products from… — Мы узнали о продукции вашей компании из…
Когда вы запрашиваете информацию о товаре, обратите внимание на следующие выражения:
We suggest that you send us your catalogue and price lists… — Просим Вас выслать Ваши каталоги и прейскуранты…
We would like you to advise us of discounts and delivery time… — Просим сообщить о скидках и сроках поставок…
Could you give us some information (details) about… — Не могли бы вы предоставить нам информацию о…
We are particularly interested in… — Мы особенно заинтересовались…
Please, send us samples of…- Пожалуйста, вышлите нам образцы…
We would like to represent your products… — Мы хотели бы представлять вашу продукцию…
Рассказать вкратце о деятельности вашей компании помогут вот эти клише:
As distributors we have a large network of… — Как дистрибьюторы мы имеем обширную сеть…
We are regular buyers… — Мы специализируемся на покупке…
We are in the market for… — Мы имеем намерение купить…
Our company is subsidiary of… — Наша компания является филиалом…
We specialize in… — Мы специализируемся в…
Завершить письмо-запрос на английском языке лучше вежливой фразой:
We look forward to your early reply. – С нетерпением ждем вашего ответа.
Thanking in advance for your help. – Заранее благодарны за помощь.
Пример письма-запроса на английском языке
3400 Chelsey Road
Quantico, FU 78451
6539 71th Street
Los Angeles, LA 84733
27 th January, 2005
We have seen your advertisement in the Business Weekly Journal, and we shall appreciate it if you will send us more detailed description of your cameras. We should also like to know the discounts that you provide.
Our company specializes in distributing cameras in Italy. For your information we may add that our company was established five years ago. If your goods meet our requirements, and we receive a favourable offer, we will be able to represent your cameras in Eatsern Europe.
Как должно выглядеть письмо подтверждения заказа — примеры и шаблон.
А вы давно смотрели какое письмо уходит вашим покупателям после заказа?
Многие, как я вижу, просто оставляют стандартное письмо от CMS интернет-магазина и даже не задумываются о том, что даже простейшие изменения без каких-либо навороченных интеграций могут привести к росту продаж/среднего чека в первый же день после изменения письма.
В этой статье хочу вам рассказать про 6 элементов успешного письма после заказа. К слову, в своей сборке интернет-магазина из тренинга я использую как раз такое письмо, поэтому приняв участие в моём тренинге или просто создав со мной свой интернет-магазин, вы всё получаете в комплекте. И таких детально проработанных мелочей там масса.
Так вот, письмо после заказа — это одно из немногих писем из интернет-магазина, которое читают больше половины получателей. Для сравнения, открываемость средней рассылки редко превышает 20-30%.
Было бы глупо не воспользоваться такой возможностью…
Какие письмо вы отправляете сейчас?
Попробуйте прямо сейчас сделать заказ на своём же сайте и взгляните на письмо подтверждения заказа, которое отправляется вашей системой управления сайтом.
Я не беру в расчет то, что уже есть у всех:
- Список заказанных товаров;
- ФИО покупателя;
- Стоимость, сроки и детали доставки.
В остальном вы, скорее всего, увидите нечто подобное:
Да, это стандартное письмо опенкарта, которое мы переработали в одной из первых версий моей сборки.
Запомните этот скриншот. Примерно такое же унылое, скучное и безликое письмо вы отправляете своим самым ценным посетителям: вашим покупателям.
Теперь давайте мы его как следует приукрасим и заставим приносить вам деньги. И не говорите, что эта история не про вас. Я не поверю.
Приятно ли вам получать письма с подписью в конце «С уважением, команда интернет-магазина УДядиВаси.ру«?
Быть может, вы даже не задумывались на эту тему, но опыт показывает, что люди лучше реагируют на письма, в которых есть подпись и обращение от конкретного человека.
Поэтому первым шагом добавьте персонализации в письмо.
- В начале письма приветствует конкретный человек: «Добрый день, меня зовут Анна и я…»;
- Письмо от первого лица: «Я хочу вам сообщить…», «Я уже передала информацию в службу доставки о вашем заказе…», «Давайте сверим информацию…»;
- В конце подпись, имя, телефон, email.
Вот конкретный текст, который вы можете использовать в начале письма:
А вот так вы можете подписываться в конце письма подтверждения заказа:
С уважением, Екатерина
Интернет-магазин «Название магазина»
Теперь это автоматические письмо стало на шаг ближе к тому, чтобы уже не казаться таким бездушным и автоматическим. И в случае чего теперь можно всегда позвонить в магазин и настучать по голове конкретному человеку :)
Хотя я забыл упомянуть, что эта персона из письма может быть полностью взята с потолка и все совпадения случайны. Это на ваше усмотрение.
Важен факт самой персоны, к которой можно обратиться при ответе на письмо.
Протянуть руку помощи
Вообще, цель этого письма: сверить заказ и лишний раз удостовериться, что заказаны те товары и указан тот адрес.
- А вдруг хочется еще товар добавить?
- Или срочно надо поменять адрес доставки?
- Или вообще надо заказ отменить?
Таких вопросов может быть не одна сотня и важно показать, что вы готовы помочь в любой ситуации прямо в письме подтверждения заказа.
Да, вы скажете, что человек может зайти на сайт и позвонить оттуда. И будете на 100% правы. Но нам-то ведь важно показать отношение к клиенту!
Для этого достаточно добавить всего одну строчку:
И теперь клиент будет помнить, что вы готовы решить его проблему в любое время. Мелочь, но приятная. И в голове покупателя точно отложится.
Заманиваем в соцсети
Тут я уже рассказывал, что в момент оформления заказа лояльность пользователя к вашему интернет-магазину крайне высока.
Поэтому чем бОльшим количеством способов мы захватим нашего пользователя, тем лучше.
Если на странице «Спасибо за покупку» мы уже предложили вступить в наши сообщества, то ничто не мешает предложить сделать это еще раз в самом письме.
Вот как это может выглядеть:
Сюда органично встанут ссылки на ваши группы вконтакте, Facebook, Instagram и далее по списку. Целесообразность подобного захвата в соцсети, думаю, объяснять нет смысла.
Рассказ о том что будет происходить дальше
Покупателю (особенно не очень опытному) крайне важно показать что будет происходить дальше после оформления заказа.
Достаточно рассказать об этом в письме подтверждения заказа:
На скриншоте показан шаблонный текст, который вы легко уже сможете подправить под себя.
И тем самым вы сразу снимаете кучу вопросов в голове покупателя и он не будет лишний раз теребить вас лишними звонками или письмами.
Будет хорошим ходом дать ссылку на страницу, где вы показываете как собираются заказы, во что упаковываются и так далее.
Напоминание о подарке
Вы же кладёте подарки в заказ? :)
Если да, то не забудьте об этом лишний раз сообщить в письме:
К слову, подарки также являются хорошим мотиватором сократить количество невыкупов при наложенном платеже.
Вы можете рассказать какой подарок вы положили в заказ, впрочем сохранить интригу тоже можно.
А вот то, что позволит вам одним простым движением поднять свой средний чек.
Предложение купить здесь и сейчас. Классика жанра в стиле upsale.
Сразу оговорюсь, что не всем нишам это подходит, так как письмо это едино для всех покупателей. И поэтому надо предлагать что-то, что будет актуально для любого покупателя.
Что это может быть
- Нечто универсальное, подходящее для всего ассортимента магазина;
- Популярные расходные материалы к вашему товару;
- Средства для продления жизни товару;
- Средства для хранения вашего товара.
Но важно не просто предложить.
Важно дать понять, что решение надо принять здесь и сейчас. Лучше всего в этом плане сработает таймер. Вот пример:
Через пять минут таймер закончится и заново не начнется. Хотите — можете подождать и проверить.
Размещаете таймер рядом с текстом предложения, даете ссылку на товар в вашем интернет-магазине и указываете, что предложение актуально в течение пяти минут с момента оформления заказа. Отсчёт начинается в момент открытия письма (да, я понимаю, что письмо может быть открыто через сутки после заказа. Зато в следующий раз пользователь откроет его сразу).
Предложить дозаказать можно следующим образом:
- Ответив на письмо;
- Или просто звонком в интернет-магазин.
Да, тут не пахнет автоматизацией, сплошные костыли и не всегда это сработает как надо, но это работает. Даже в таком не для всех понятном виде.
Вопрос с сегментацией подобных предложений, в зависимости от товаров в заказе пользователей, опустим ввиду малой востребованности и сложной реализации.
Какое письмо подтверждения заказа мы отправляли раньше
Какое письмо мы отправляем теперь:
Поставьте себя на место покупателя и просто сравните. Выводы, думаю, тут вполне очевидны для каждого читателя.
Если у вас есть рабочие примеры писем подтверждения заказа, то буду рад получить их тексты в комментариях! :)
Источники:
deseite.ru designfire.ru www.shopzona.info engblog.ru idivpered.ruКомментариев пока нет!