Как правильно написать письмо руководству

Стиль письма должен быть официально-деловым, с соблюдением всех норм деловой переписки.

Если просьб несколько, то лучше отразить их в одном письме-просьбе, а не писать под каждую просьбу отдельное письмо.

Примеры письма-просьбы (основная часть письма):

Обращаются к Вам жители поселка …. с населением … человек. В настоящее время в нашем районе нет провайдера, предоставляющего надежный высокоскоростной доступ в Интернет. Вместе с тем такая потребность существует, и эта услуга будет очень востребована.

Просим Вас рассмотреть вопрос о возможности организации выделенной линии для подключения к сети Интернет.

Уважаемый Антон Петрович!

Обращаются к Вам жители домов … ул. Определенной с просьбой о благоустройстве придомовой территории. Во дворе не предусмотрено организованного места для прогулок с маленькими детьми. Просим Вас оказать содействие в организации детской площадки.

Также остро стоит вопрос с наличием мест для парковки машин. В нашем дворе необходимо дополнительно обустроить площадку под автостоянку для хранения автомобилей жителей близлежащих домов.

Как писать письма? (РУКОВОДСТВО для пишущего письма)

ЗАПИШИТЕСЬ НА БЕСПЛАТНЫЙ СЕМИНАР по деловой переписке!

Моя работа — постоянное написание писем и ответ на их. Нередко вопрос не удается решить одним письмом, и начинается! Тонны корреспонденции, 50 входящих каждое утро. И все, чтобы решить ерундовый вопрос! А решить вопрос звонком нельзя — не остается документального следа. Бред? Нет, корпоративные требования. А вернее, требования отрасли. Избежать этого нельзя, но можно значительно уменьшить количество писем. Для этого надо понять как правильно писать письма.

Как меня учил Виктор П., вопрос должен решаться в одно письмо.

Как этого достичь? Достаточно соблюдать несколько простых правил написания писем.

Читай, статью, которую Александр Иванович любезно разрешил опубликовать в моем блоге. Он просто и лаконично сформулировал основные правила, которые я использую в своей практике.

Никто не требует, чтобы вы или кто-либо другой беспрекословно выполнял это руководство для пишущего письма. Однако соблюдение его приведет к тому, что вы и ваше окружение станете намного согласованнее в своих действиях, так как согласованность всегда рождается из общепринятых правил действия.

Любое управление начинается с коммуникации, поэтому совершенствование коммуникации улучшает управление.

1. Сформулируй цель своего сообщения, кратко, четко и логично изложи ее, после чего прочитай, как будто бы это читает тот, кому адресовано сообщение. При необходимости проведи коррекцию написанного сообщения.

2. Используй приемлемую для собеседника форму обращения. Фамильярность и надменность никогда не приносили успеха, зато уважение и признание – всегда приносят положительный результат.

3. Старайся в одном письме обсуждать не более трех вопросов. Не перегружай своего собеседника лишней информацией или подробностями, не относящимися к делу.

4. Не допускай иносказаний, намеков или того, что можно понять двояко. Если же ты сообщаешь свое мнение, напиши: «Мое мнение», если же сообщаешь факт, указывай время, место, событие, участников и другую точную информацию.

5. Избегай попыток выразить в письме свои эмоции. Буквы не передают чувств, их можно ощутить только при личном общении.

6. Помни всегда о том, что твое письмо могут прочитать все (и даже те, кого ты в письме ругаешь или против кого плетешь заговор). Будь конструктивен и доброжелателен, думая о том, чтобы твои предложения приносили пользу всем людям. Именно такой подход приносит наибольший результат в общении между людьми.

1. Всегда отвечай именно на те вопросы, которые тебе задал собеседник и лишь только после этого задавай свои вопросы или давай комментарии.

2. Если в письме есть иносказания, намеки или то, что можно понять двояко, обязательно задай проясняющие вопросы, иначе твой ответ может быть совершенно не в тему.

3. Не обещай помощи и не подразумевай возможность ее оказания, если для тебя нереально ее оказать.

4. Никогда не обрывай однажды начатого общения, ни при каких якобы очевидных для тебя обстоятельствах. И не вступай с собеседником в доказательство своей правоты; т.е., никогда не отвечай на бессознательное общение бессознательным общением.

5. Проявляй к собеседнику интерес и симпатию даже если он, по твоему мнению, испытывает к тебе негативные эмоции. Так как печатные буквы не передают эмоций пишущего, очень легко додумать то, чего может быть и нет.

6. Поддерживай с собеседником двустороннее общение: вопрос – ответ – подтверждение.

7. Стремись предоставлять собеседнику ту игровую роль, которую он желает иметь. Ожидая от человека, что он должен быть тем, кем ты желаешь, ты тем самым вводишь себя и его в заблуждение.

8. Не оправдывай свои ошибки, будь они реальные или воображаемые, а открыто и конструктивно разберитесь с собеседником и восстановите ОРС. Помни, что удовольствие от взаимоотношения очень часто имеет приоритет над достижением заявленной цели.

9. Всегда стремись помочь, на уровне реальности собеседника. Оказывая помощь так, как ты считаешь правильно оказывать помощь, можно принести вред, а не помощь.

10. Всегда старайся ответить на письмо быстро: в течение двух суток. Если по каким-то обстоятельствам ты не можешь ответить в этот срок, сообщи причину и укажи срок, когда напишешь ответ.

Публикуется с личного разрешения автора.

Автор: Балыкин Александр Иванович.

Дорогой читатель! Я сейчас готовлю новую статью про правильное написание писем. Помогите мне!

Если эта статья не ответила хотя бы на один ваш вопрос про написание писем, оставьте свой вопрос в комментариях.

И как бонус — видео от тренера по лидерству и успеху Робина Шармы «Лидерские качества в сложные времена»:

Сверхполезная статья! Скажу по секрету, — звонить по телефону тоже большинство людей не умеют!

Евгений, благодарю за отзыв, есть задумка и про телефонные звонки написать.

К статье стоит добавить про написание темы письма.

Очень важно формулировать ее коротко и по сути, а когда отвечаешь на письмо, добавлять к теме очень короткое резюме.

» Как правильно составлять

Как правильно составлять письмо руководителю

Как написать деловое письмо (образец)

25 ноября , просмотров: 31868, Раздел: Документы

С помощью деловой переписки происходит не только координация деловой деятельности, но и сбор необходимой информации для данной организации, которая будет востребована во время различных отчетных проверок. Поэтому в первую очередь в задачи административных сотрудников входит правильное ведение деловой документации, для чего разрабатываются различные внутренние инструкции и формы. Преимуществом стандартной формы является тот факт, что человек заполняет ее автоматически, тем самым экономя свое время и время компании.

Деловая переписка должна содержать:

- достоверную и полную информацию;

- краткое изложение за счет отсутствия повествования;

- нейтральный тон обращения, но в доброжелательной форме;

- логическую цепочку, а не эмоциональную оценку изложенным фактам.

Как написать деловое письмо?

Самое главное определиться, какой вид делового письма подходит для данной ситуации. Существует несколько его видов:

- письмо с извещением и распоряжением.

Как правило, ответа требуют такие деловые письма, которые в своем содержании имеют просьбу, предложение, обращение, запрос или требование.

Правила написания делового письма.

Очень важную эмоциональную нагрузку несет на себе тон делового письма, поскольку завуалированная неуважительность будет все равно проступать при безупречных приемах сообщения. Особенно внимательно следует писать деловое письмо содержащее отказ. В этом случае не следует констатировать отказ в самом начале письма. В первой части сообщения следует привести убедительные доводы в пользу своей точки зрения, для этого можно использовать такие формулы как

- «К сожалению, мы не можем удовлетворить вашу просьбу»;

- «Глубоко сожалеем, но не представляется возможным удовлетворить ваше пожелание» и т.д.

При отказе важно помнить, что в нашу задачу входит отказать, но не потерять заказчика, компаньона и др.

Итак, основные правила написания делового письма:

- для правильного усвоения сути письма, необходимо несколько раз повторить в тексте просьбу, обращенную к адресату;

- в письме-отказе важно указать причины, по которым данная просьба не может быть удовлетворена;

- отклонение предложение является формулой отказа.

Важно, чтобы читатель деловой переписки улавливал только ее суть, а не то, каким языком она написана. Именно в этом условии и заключается мастерское владение правилами написания делового письма, которое вырабатывается в течение многолетнего опыта.

Следует помнить, что в деловом письме:

- необходимо употреблять простые слова при этом, не обедняя содержание;

- чаще употреблять глаголы, а не прилагательные – это позволит сделать текст письма динамичным;

- держаться ближе к смыслу обращения, не вдаваясь в детали и рассуждения;

- не употребляйте длинных предложений, поскольку они рассеивают внимание читателя;

- переход между фразами должен быть логическим и незаметным;

- используйте как можно меньше местоимений.

Деловое письмо отличается грамотностью и стилистикой.

Оформление деловой переписки.

При написании делового письма следует помнить, что верхняя часть (1/4 листа А4) должна оставаться свободной для фирменного бланка. Также в верхнем углу письма указывается исходящий номер и дата, которые фиксируются в специальном журнале исходящей почты.

В левом нижнем углу указывается должность, фамилия и подпись руководителя, а в самом конце листа указывается фамилия исполнителя делового письма с номером его телефона для дополнительной информации.

Таким образом, деловое письмо состоит из трех частей: суть просьбы, ее обоснование и вспомогательной информации.

При ответе на письмо, следует в первой части содержания сослаться на последнее письмо данного адресата. Если имеет место зарубежная переписка, то для лучшей наглядности необходимо приложить к письму буклет, ссылка на который будет указана в данном письме. Очень важно завершить такое письмо благодарностью за сотрудничество и фразой «Искренне Ваш (имя)…»

Главная Письма Как написать письмо с просьбой

Как написать письмо с просьбой

Письмо-просьба – отдельный вид делового письма. Цель его составления заключается в стремлении подвигнуть получателя к какому-либо определенному действию. Получателем, то есть лицом, к которому направлена данная просьба, может являться как юридическое, так и физическое лицо. Если письмо адресуется организации или предприятию, его принято составлять на имя руководителя этого предприятия.

В большинстве случаев письмо оформляется на фирменном бланке компании-отправителя. При этом структура письма выглядит следующим образом:

Кроме того, следует позаботиться о том, чтобы получатель письма в случае необходимости имел возможность напрямую обратиться к его составителю. Для этого необходимо указать контактную информацию лица, выражающего просьбу.

Нередко возникает ситуация, когда составитель имеет несколько просьб к получателю, требующих удовлетворения. В таком случае целесообразно изложить все имеющиеся просьбы в одном письме, при этом разделив основной текст на абзацы. Это позволит существенно сократить документооборот, а также сэкономить время, как отправителя, так и адресата.

Письмо-просьба предполагает получение ответного письма, в котором будет содержаться положительный, либо отрицательный ответ на изложенную просьбу. Если исходное письмо содержит несколько просьб, в письме-ответе приводятся результаты рассмотрения каждой такой просьбы.

Поделитесь с коллегами:

Как написать благодарственное письмо – образец оформления

Благодарственное письмо (образец приведен далее) составляется для выражения благодарности за какие-либо действия или оказанные услуги. Его направляют в адрес организации или непосредственно человеку, которого хотят отметить.

Письмо-благодарность можно написать в произвольной форме. Но при этом используют более теплую, дружелюбную манеру изложения, чем это обычно принято делать при составлении деловых писем. Благодарственное письмо может быть инициативным или быть написано как отклик на поздравление, приглашение и т.д.

В тексте упоминают событие, в связи с которым направляется письмо-благодарность. Либо можно перечислить заслуги получателя благодарственного письма.

Оформлять такого рода письма принято на фирменном бланке. тогда необходимо указать весь необходимый комплекс реквизитов (смотрите образец). Либо допускается оформить его на специальной открытке. Наличие подписи обязательно, в некоторых случаях ставится печать.

Благодарственные письма могут также выполнять роль награды. В данном случае они приобретают схожее значение с почетной грамотой, дипломом и т.д. и не имеют уже функции обмена информацией.

Благодарственное письмо – образец текста «за сотрудничество»

О сотрудничестве в реконструкции

торгового центра «Паллада»

Уважаемый Вадим Денисович!

Благодарим коллектив ОАО «Гудок» за участие в реализации проекта по реконструкции торгового центра «Паллада». Было очень приятно ощущать со стороны работников Вашей компании оперативность и технически грамотное отношение к работе в течение всего периода нашего сотрудничества.

Хочется особенно отметить вклад менеджера Гореликова Ивана Павловича. Его профессионализм и глубокое знание дела позволили сократить сроки проведения работ и значительно уменьшить затраты.

Мы надеемся на дальнейшее успешное развитие наших деловых отношений. Желаем Вам и Вашей компании новых достижений и финансового благополучия!

Генеральный директор К.Ф. Спорочкин

Благодарственное письмо – еще один образец оформления

О проведении выставки «Пещеры –

тайный мир Урала»

Уважаемый Андрей Федорович!

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за предоставленные материалы для проведения выставки «Пещеры – тайный мир Урала». Отчет о Вашем участии в спелеологической экспедиции на Урал вызвал неподдельный интерес у посетителей. Благодаря Вашему вкладу выставка прошла с большим успехом.

Удачи в Вашей исследовательской работе и надеемся на продолжение сотрудничества!

Директор С.М. Кус

Данная статья ответила на вопрос как написать благодарственное письмо (образец, надеюсь, в этом помог). Посмотрите, как составляются другие деловые письма, на этом сайте для каждого вида приведен пример.

Как правильно написать письмо руководству

Текст письма строят по схеме: введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения). Бизнес-партнерам можно выразить признательность за своевременную поддержку, предоставление оборудования, услуг и так далее: "ОАО (название) искренне благодарит ООО (название) за полученную возможность участвовать в выставке, посвященной". В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Я, как директор, выражаю огромную признательность бухгалтерскому отделу под руководством". Сопроводительное письмо и другие виды писем Сопроводительное письмо часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты.д.; если направляемый документ не имеет адресующей. Именно в этом условии и заключается мастерское владение правилами написания делового письма, которое вырабатывается в течение многолетнего опыта.

Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений. «В ближайший год школа не предполагает.».д. В ней следует указать адресата.

Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма ). Например, можно не только подумать, как написать письмо в банк, но и о доказательствах своей правоты в суде, тогда к обращению вполне можно приложить статьи законодательства Российской Федерации, которые были нарушены. Образец письма в банк необходим для того, чтобы правильно его написать, однако. трудовой договор водителя экспедитора образец

Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается. о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция.п.).

Правила написания делового письма. Штук изделий на сумму.

Письмо, письмо обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Например: "ООО (название) благодарит".

В данной статье описана структура делового письма, основные обороты и фразы при деловой переписке. Также приведены примеры живых деловых писем, бланков и образцов. образец договора по уборке урожая украина

Как правильно написать служебное письмо

Как оформить служебное письмо?

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д. Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок.

осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Как правильно написать служебное письмо

В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводятся ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения и т. п. которые размещаются с абзаца.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа с использованием слов: «просим сообщить. » «разъясняем, что. » или от третьего лица единственного числа — «министерство информирует.

Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк?

В каких случаях подается рассматриваемая нами деловая бумага, разобрались.

Теперь необходимо определиться с примером написания служебной записки . Как мы уже упомянули выше, специального бланка служебной записки не существует. Однако есть общие требования к содержанию документа.

Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать. Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением).

Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

информирует о необходимости решения оперативных вопросов.

Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению

В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом. Сопроводительные. Письмо-запрос.

Информационные. Рекламные. Гарантийные.

Претензионные. Арбитражные. Письма-напоминания.

Обзор видов служебной записки и руководство как составлять

В докладной записке излагается какой-либо вопрос с определенными выводами и предложениями.

Директор проставляет резолюцию с датой и подписью на документе. Читайте обзор характеристик и производителей мембранной обуви.

Источники:

zayavlenievsud.ru koptelov.org kak-sdelatpravilno.ru volgaselmash.ru myeconomist.ru

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа:

Порядок перемещения физлицами товаров для личного пользования через границу

Как написать заявление в полицию на соседей алкашей

Какие социальные льготы отменили в Украине

---

Популярные статьи