Как правильно написать письмо для коммерческих предложений
Как правильно составить коммерческое предложение: образец, примеры и шаблоны
Сегодня никаких введений и прелюдий — только сухая выжимка о том, как составить коммерческое предложение (компред, КП). Мы рассмотрим основные подходы и принципы на наглядных примерах. Также чуть ниже я приведу шаблоны и образцы структуры и текста коммерческого предложения со ссылками, чтобы вы могли их скачать и адаптировать под свои задачи. Цель этой статьи — научить Вас разрабатывать такое КП, которое, во-первых, прочитают. А во-вторых, прочитав которое, — откликнутся и согласятся на предложенную сделку. Готовы? Тогда приступим.
Содержание статьи (быстрая навигация)
Что такое коммерческое предложение
Коммерческое предложение — это маркетинговый инструмент, который отправляется адресату регулярной или электронной почтой с целью получить отклик. Отклик — это перевод потенциального клиента на следующий этап коммуникации (встречу, презентацию или подписание договора). В зависимости от вида КП частные задачи инструмента, равно как его объем и содержание могут отличаться.
Виды коммерческих предложений
Компреды бывают трех видов: холодное, горячее и публичная оферта. Первые два вида используются в маркетинге и продажах. Третий — в юриспруденции.
1. “Холодное” коммерческое предложение
“Холодные” коммерческие предложения отправляются неподготовленному клиенту (“холодному”). По сути, это спам. Как показывает практика, спам люди не особо любят, но если он их заинтересует, то… это становится исключением из правил. Чтобы этот тип КП cработал, Вам нужен качественный таргет-лист (список получателей). Чем «чище» этот список, тем выше отклик. Если в таргет-листе общие адреса вида info@company.ru, то эффективность компреда априори снижена на 80-90%.
Но это лишь частный случай. Главная задача “холодного” коммерческого предложения — заставить получателя прочитать его до конца. Стоит ошибиться — и письмо летит в урну.
Вот почему при разработке “холодного” КП учитываются три основных риска выбрасывания:
- На этапе получения. Обходится привлечением внимания. Это может быть тема письма, если коммерческое предложение отправляется по электронной почте, или нестандартный конверт с цветом или форм-фактором, если канал доставки физический, и т.д.
- На этапе открытия. Обходится привлекательным предложением (его еще называют “оффером”), о нем мы поговорим чуть ниже.
- На этапе прочтения. Обходится использованием элементов убеждения и маркетинговыми фишками. О них мы также поговорим чуть ниже.
Главное преимущество “холодного” коммерческого предложения — это его массовость, однако практика показывает, что когда КП персонализировано, отклик на него на порядок выше.
2. “Горячее” коммерческое предложение
В отличие от “холодных” аналогов, “горячее” коммерческое предложение высылается подготовленному клиенту (человеку, который сам запросил КП или с которым предварительно связывался менеджер).
“Горячие” КП отличаются от “холодных” как объемом (который может составлять 10-15 страниц или слайдов), так и подходом к составлению. С большего они дают человеку интересующую информацию для принятия решения (по цене, наличию, условиям и пр.). В последнее время особой популярностью пользуются “горячие” коммерческие предложения, оформленные в виде PowerPoint презентаций или переведенные из PowerPoint в PDF формат.
Подробнее о горячих компредах читайте в этой статье.
Это особый тип компредов, выполненный в виде публичного договора, не требующего подписания. Используется на сайтах различных SaaS-сервисов или в интернет-магазинах. Как только человек выполняет условие договора (например, регистрируется на сайте), он автоматически принимает условия предложения.
Оффер коммерческого предложения
Не путать с офертой. Это совсем другое. Чтобы составить по-настоящему мощное коммерческое предложение, Вам понадобится убойный оффер — «сердце» Вашего предложения (англ. offer — предлагать). Это суть. Другими словами, четкая формулировка, что именно Вы предлагаете. При этом желательно суть указать в самом начале (это особенно относится к “холодным” КП).
Каждый день я встречаю коммерческие предложения, авторы которых снова и снова наступают на одни и те же грабли (не повторять!):
- Мы предлагаем Вам офисную мебель
- Мы предлагаем Вам посетить семинар
- Мы предлагаем Вам заказать у нас продвижение сайта
- Мы предлагаем Вам вымыть у Вас полы
И так далее… Это грубая ошибка. Посмотрите вокруг: конкуренты предлагают то же самое. Но самое главное, — здесь нет никакой выгоды для получателя. Совершенно ни-ка-кой. Что он с этого будет иметь? Какие преимущества получит?
В то же время, эти предложения можно “перевернуть”, сделать более личными и ориентированными на читателя. Например:
- Я предлагаю Вам сэкономить до $5000 на обустройстве Вашего офиса шикарной европейской мебелью.
- Я предлагаю Вам увеличить оборот Вашей компании на 20-70%, благодаря информации, которую Вы получите на семинаре.
- Я предлагаю Вам привлекать сотни новых потенциальных клиентов по цене 1,5 рубля за человека.
- Я предлагаю Вам сократить заболеваемость Ваших сотрудников простудными инфекциями (и число больничных, соответственно) за счет ежедневной влажной уборки.
Идею Вы поняли. Главное — донести до получателя те выгоды, которые Вы ему предлагаете, а уже товары и услуги — это способ эту выгоду получить. Подробнее об оффере — в этой статье.
Структура коммерческого предложения
По своей структуре коммерческое предложение чем-то напоминает продающий текст. И это естественно, поскольку КП — частный случай коммерческого текста. Но есть один элемент, который выделяет компреды из массы других инструментов. Это оффер. Впрочем, давайте обо все по-порядку.
Структура коммерческого предложения.
В колонтитул чаще всего выносятся логотип (чтобы КП отождествлялось с конкретной компанией) и контактные данные с мини-призывом. Это делается для экономии времени и места. Стоит человеку только глянуть на верхнюю часть документа — он уже знает, о чем идет речь и как с Вами связаться. Очень удобно. Размер колонтитула, как правило, не превышает 2 см. Как-никак, для холодного компреда формата А4 — каждый сантиметр на счету. Посмотрите, как я компоновал бы коммерческое предложение, скажем, для своего блога. В данном случае я продаю контент в обмен на время читателей.
Пример колонтитула коммерческого предложения.
1. Заголовок коммерческого предложения
Жизненно важный элемент. Особенно для “холодного” КП. Его задача — привлечь внимание и с ходу зацепить выгодой.
В то же время, для “горячего” коммерческого предложения такой заголовок более чем уместен, если следом указывается название компании.
В моей практике лучше всего работают заголовки (не путать с темой сопроводительного письма!) по формуле 4U. Я подробно о них рассказываю в этой статье. В сегодняшнем тестовом образце коммерческого предложения заголовок представляет связку заголовка и подзаголовка.
Пример заголовка коммерческого предложения.
Главная задача лида (англ. lead — вести) — вызвать интерес к тому, что Вы говорите. Иначе люди просто не станут Вас слушать. Ну, или если буквально, то читать Ваше коммерческое предложение. Лид всегда говорит о том, что важно клиенту. Для этого используется четыре подхода:
- От проблемы (чаще всего)
- От решения (если проблемы как таковой нет)
- От возражений (если актуально)
- От эмоций (очень редко)
В своем образце я использовал подход «от проблемы», посмотрите. Чуть ниже я покажу еще несколько образцов с другими подходами.
Пример лида коммерческого предложения.
О создании оффера я уже говорил чуть выше. Оффер должен заинтересовать получателя выгодой настолько, чтобы тот продолжил чтение Вашего коммерческого предложения. Практика показывает, что если оффер читателю неинтересен, КП прямиком летит в урну (вторая волна выбрасывания).
Для оффера Вы можете использовать либо общую формулу с выгодой, либо, так называемую, связку-усилитель:
В конце оффера я рекомендую делать графический якорь (если позволяет место). Он разрежает текстовую массу и добавляет «воздуха». Кроме того, он делает Ваше коммерческое предложение удобным для сканирования. Посмотрите, какой оффер и графический якорь я сделал в образце коммерческого предложения для своего блога. В своем КП Вы можете использовать в качестве якоря визуализацию поставляемого товара или основных направлений услуг, плюс цены (если они у Вас конкурентны).
Пример оффера коммерческого предложения.
4. Выгоды для клиента
Следующий блок — это блог выгод. Другими словами, это перечисление, что человек получает, когда соглашается на Ваше коммерческое предложение. Выгоды важно уметь отличать от свойств и характеристик. Подробнее я написал в этой статье.
Например, в образце КП для читателей своего блога я могу привести следующие выгоды. Обратите внимание: блок выгод имеет подзаголовок, который всегда обращен к читателю.
Пример выгод коммерческого предложения.
5. Обработка возражений
Обработчики всех возражений не всегда удается вставить в коммерческое предложение. Но даже так, основные можно закрыть, просто ответив на вопросы: «Кто Вы?», «Почему Вам можно доверять?», «Кто уже пользуется Вашими услугами?», «География присутствия» и т.д. Посмотрите на мой образец КП для блога. Я обрабатываю возражение, отвечая на вопрос «Кто такой автор, и можно ли ему доверять?».
Пример обработчика возражений в коммерческом предложении
В качестве обработчиков возражений часто используются блоки с триггерами социального доказательства или авторитета. Наконец, еще один мощный прием убеждения в коммерческих предложениях — это гарантии. При этом гарантии могут быть как ожидаемые (12 месяцев на офисную технику), так и неожиданные (если что-то выходит из строя — фирма производит ремонт за свой счет, а на время ремонта предоставляет аналогичную модель оборудования).
Для вызова еще большего доверия расскажите о своей компании, без лишних дифирамбов — конкретно и по делу. Только факты.
Еще один неотъемлемый атрибут правильного коммерческого предложения — это призыв. При этом призыв должен быть только один (призывающий к одному конкретному действию): чаще всего это звонок, но может быть и заявка на сайте или визит в отдел продаж. Максимум — к альтернативе: позвонить или отправить Email.
Обратите внимание: призыв должен быть сильным глаголом, так отклик будет выше.
- Позвоните мне (сильный глагол)
- Вы можете позвонить (слабый глагол, эффект будет ниже)
И еще один важный момент. Вы будете удивлены, но иногда люди, разрабатывающие коммерческие предложения, забывают указать в них контактные данные. Получается комичная ситуация: получатель КП хочет заказать товар или услугу, но физически не может этого сделать, потому что не знает, куда ему обращаться.
В своем образце я вывел призыв в нижний колонтитул.
Пример призыва в коммерческом предложении.
Завершающий, и при этом один из самых важных элементов всех «убойных» коммерческих предложений, — это постскриптум (P.S.). При правильном использовании постскриптум становится очень мощным мотивирующим рычагом. Практика показывает, что постскриптумы люди читают чаще всего (после подписей под картинками). Вот почему, если Вы хотите усилить Ваше коммерческое предложение, то заветные буквы P.S. желательно взять на вооружение.
Кроме того, в постскриптум можно вставить ограничение (дедлайн). Этот пункт структуры многие упускают. И если в случае отправки “горячего” коммерческого предложения менеджер может позвонить и напомнить о себе, то в случае “холодного” КП отсутствие ограничения может лишить компанию более половины откликов.
Ограничивать можно либо в контексте времени, либо в контексте количества товара. Например:
- Осталось только 5 факсимильных аппаратов.
- Предложение действует только до 31 августа, с 1 сентября цена возрастет в 2 раза.
Стоит оговориться, что если Вы делаете ограничение, то свои обещания Вы должны выполнять. А не так, что обещаете завтра повысить цену вдвое, но на следующий день этого не делаете, а обещаете то же самое.
Пример призыва с постскриптумом.
Готовый образец коммерческого предложения
Если мы соединим все блоки, то получим вот такой вот образец коммерческого предложения. Он универсальный. Я его адаптировал для продажи различных товаров и услуг: от логистики до металлопроката. Где-то он работал лучше, где-то хуже. Но везде себя оправдывал и окупал. Единственное, помните про чистоту таргет листа.
Еще одна сильная сторона этого образца — его легко сканировать. Человек понимает, что мы ему предлагаем за считанные секунды.
Образец коммерческого предложения.
Вы можете скачать этот образец к себе на Google Диск по этой ссылке, чтобы адаптировать под решение своей задачи. Там же вы можете сохранить его в форматах RTF, MS Word или PDF. Алгоритм составления чуть ниже.
Как написать коммерческое предложение (алгоритм)
Чтобы правильно составить коммерческое предложение, Вам нужно:
Другие образцы коммерческих предложений
По приведенной выше структуре можно составить и чисто текстовые компреды. Давайте рассмотрим образцы коммерческих предложений на поставку товара и на транспортные услуги. Несмотря на то, что они без графических разделителей, порядок блоков в них идентичный. Обратите внимание на обработчик возражения «Если у Вас уже есть поставщик». Этот прием называется психологическая подстройка и подробно описан в книге Сьюзан Вайншенк «Законы влияния».
а) Образец коммерческого предложения на транспортные услуги
Образец коммерческого предложения на услуги.
б) Образец коммерческого предложения на поставку товара
Образец коммерческого предложения на поставку товара.
Как оформить коммерческое предложение (прототип и дизайн)
Существуют и более сложные образцы компредов, которые состоят из текста и графики. Это для ситуаций, когда КП нужно красиво оформить. В таких ситуациях вначале разрабатывается прототип. Это техническое задание для дизайнера. Когда дизайн готов, КП отправляется потенциальному клиенту. Посмотрите пример такого прототипа коммерческого предложения для транспортной компании.
Прототип коммерческого предложения (ТЗ для дизайнера).
А вот образец КП уже в дизайне (один из возможных концептов).
Образец коммерческого предложения в дизайне.
Что делать, когда компред написан
Предположим, коммерческое предложение уже написано. Встает вопрос: что с ним делать дальше, и как его отправлять. Хорошо, если компред «горячего» типа. Его можно сохранить в PDF и сразу отправить клиенту, который ждет. Но как быть с холодными КП? И здесь есть аж четыре варианта.
Который из этих подходов сработает лучше — нельзя сказать априори. Нужно тестировать.
Типовые ошибки при составлении коммерческих предложений
В Сети существует масса бланков, шаблонов и образцов коммерческих предложений. И большинство из них объединяет одно — они не работают и их никто не читает. Просто потому что в них присутствуют одни и те же типовые ошибки:
И таких ошибок в шаблонах существует масса. Еще одна распространенная ошибка — это занудство. Многие считают, что если коммерческое предложение будет читать директор компании, то его нужно писать официально, сухо и занудно. Бред сивой кобылы! В первую очередь потому, что сухих и занудных текстов в корреспонденции директоров, как показывает практика, и без того хватает. Да и директор — тоже человек. В конце концов.
Примечания к составлению коммерческого предложения
Для того, чтобы написать по-настоящему эффективное коммерческое предложение, нужно отодвинуть подальше любые шаблоны, чтобы они не сбивали Вас с толку. В первую очередь потому, что многие Ваши конкуренты тоже пишут КП по этим же шаблонам.
По-настоящему эффективное коммерческое предложение требует индивидуального подхода!
Далее, начните писать КП, следуя приведенной выше структуре и алгоритму. Не забывайте, что оффер — это “сердце” любого коммерческого предложения. В нем должна предлагаться какая-то выгода за счет продаваемых Вами товаров или услуг.
Не забывайте про приемы убеждения: отзывы, гарантии, наглядные изображения, факты.
И, главное, помните про призыв и возможность на него откликнуться.
Я уверен, что эта информация поможет Вам написать по-настоящему продающее коммерческое предложение!
P.S. Понравилась статья? Поделитесь ей в соцсетях.
Вам также понравятся
ПРАКТИКУМ: как написать текст о компании, чтобы он.
Как создать продающую презентацию: пример на 10.
Как провести базовый маркетинговый анализ для.
20 ударных приемов работы с текстами в копирайтинге.
Даниил Шардаков - интернет-маркетолог и копирайтер со стажем 8 лет. Практик. Преподаватель международной IT-академии. Директор лаборатории бизнес коммуникаций. Фанатичен. Скептик по натуре и постоянно ищет научное обоснование всему происходящему. Верит только цифрам и фактам. Женат. Обожает приступы энтузиазма и терпеть не может рутину, монотонность и скуку.
Читала долго. все понятно. Но я стараюсь вместить КП на одну страницу (если это возможно). Много текста надоедает — как впрочем и в данном случае — некоторые абзацы читались так сказать по диагонали.
Главное — чтобы текст читался, к тому же, это статья, а не компред :) А насчет КП — все правильно, если это холодное коммерческое предложение, то 2 страницы — максимум.
Несколько лет занималась продажами и составляла коммерческие предложения, которые работали на мою собственную зарплату.
1. Как отметил автор, составление коммерческого предложения требует индивидуального подхода. Некоторых клиентов 1 страница информации может и обидеть. Другое дело, что основную информацию можно изложить на 1 странице, а прочее вынести каким-либо образом за пределы основного письма. Способы могут быть разные.
2.»Холодные» предложения работали достаточно редко, положительный эффект наблюдался при отправлении предложений об акциях и скидках, причем в тех случаях, когда выгода (2 товара по цене одного, 50% скидка) выносилась на первый план, а затем уже упоминалось о самом товаре. Т.е. Компания «Му» с х по хх июля проводит беспрецедентную акцию, предоставляя своим клиентам возможность купить 10 товаров по цене 1. Воспользовавшись нашим замечательным предложением, Вы сможете сэкономить до ххххх рублей! ….. А затем уже собственно про сам товар.
Еще одной работающей на внимание клиента фишкой было поздравление с праздниками. Даже, «С Днем Святого таракана!» или «150 лет русской балалайки!» Народ, как оказалось, праздники любит. Предпочтения отдает профессиональным! После поздравления кратко о празднике, а затем уже плавно перейти на товар или услуги компании. «К празднику приобретите…» Товар ххх поможет Вам устроить праздник во время рабочего дня» и т.п.
3. В первую очередь для успеха продаж необходимы знание и анализ рынка, потребностей клиента и его психологии. Без этого трудно привлечь внимание.
Например, зная, что компания «С» переехала в маленький офис и испытывает трудности при покупке подходящей мебели фразу «Я предлагаю Вам сэкономить до $5000 на обустройстве Вашего офиса шикарной европейской мебелью.» Мы поможет обставить малогабаритный офис, сделать его уютным и комфортным». Или компании «Р» необходим представительский офис, но денег не хватает. В этом случае «Даже при небольшом бюджете офис можно сделать изысканным и элегантным, обставив шикарной мебелью нашей компании»
4. Работала схема:
1. Вашу компанию интересует выход на строительный рынок города «М».
2. Строительный рынок «М» имеет такие-то особенности (важно знать их лучше клиента или хотя бы на таком же уровня, коротко)
3. Ваша компания обладает преимуществами (конкретно, без воды и не очень сладко), которые позволят занять ей лидирующие позиции.
4. Наша компания может Вам оказать в этом вопросе такое-то содействие.
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению — это письмо информационного характера, которое устанавливает для получателя суть коммерческого предложения, а так же выявляет основные его моменты и определяет четкий порядок работы с ним.
Отправить коммерческое предложение можно конкретному лицу либо шаблонно распространяться среди возможных партнеров (клиентов). Если письмо, сопровождающее коммерческое предложение составлено грамотно, то это принесет Вам успех в выборе Вас потенциальным партнером.
Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению?
В сопроводительном письме необходимо указать следующее:
- реквизиты получателя (указываем, если отправляем конкретному лицу);
- проставить дату составления;
- написать обращение (указываем, если знаем полное имя и отчество получателя).
Сопроводительное письмо должно быть сформулировано в такой форме, чтобы смысл был понятен получателю, и ему захотелось бы ознакомиться с коммерческим предложением. Если получателю известен факт отправки коммерческого предложения, то ситуация упрощается – указываем в отправляемом письме, что направляем документ на рассмотрение либо направляем коммерческое предложение по Вашему запросу. Отправитель просит адресата изучить данное предложение и предоставить ответ о готовности сотрудничать.
Однако, чаще получатель не ждет Вашего предложения, поэтому необходимо привлечь его внимание парой строк. Как правило, текст начнем со слов — направляем Вам на рассмотрение коммерческое предложение. Затем кратко описываете чем конкретно Вы занимаетесь: какую продукцию (товары) предлагаете, оказываемый вид услуги (работы) и т.д. Так же указываем название организации (фирмы, компании), ее сфера деятельности.
Обязательно отметьте, какие преимущества приобретет получатель, если станет Вашим партнером (клиентом). Эта часть текста выступает ключевым моментом лояльного восприятия потенциального партнера (клиента) Вашей кандидатуры.
Всегда заранее высказывайте свою благодарность потенциальному партнеру (клиенту) за время, которое ему удалось выделить для ознакомления с вышеуказанным письмом и Вашим предложением.
Оставьте, в обязательном порядке, контактные данные отправителя для дальнейшей связи.
Необходимо проставить подпись в сопроводительном письме и вместе с коммерческим предложением передать адресату лично в руки, либо посредством почты или сети Интернет.
Сопроводительное email-письмо для коммерческого предложения
Недавно мы опубликовали статью "Как отправить коммерческое предложение по e-mail?", в которой пришли к выводу, что классическое КП должно отправляться в виде приложения к email-письму.
Следовательно, вполне логично задуматься над тем, что писать в сопроводительном письме, чтобы стимулировать читателя к открытию прилагаемого коммерческого предложения.
Мы обратили внимание на тот факт, что многие компании отправляют КП без сопроводительного письма — просто файл-приложение к пустому письму. Насколько это грамотно и корректно?
Да, письмо нужно и оно должно быть. Причин тому множество. Это раз.
И что в нём написать, чтобы добиться поставленной цели? Это задача номер два.
Сопроводительное email-письмо должно быть априори!
Если КП отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.
Запомните, всё это больше нужно вам, чем клиенту. Даже если он отправил заявку на коммерческое предложение. Поэтому инициатива должна исходить именно от вас.
У каждого текста есть персональная задача. Какая она у сопроводительного письма? Верно — напомнить читателю о разговоре и сообщить информацию, которая "заставит" получателя ознакомиться с КП.
Он не должен гадать и догадываться. Ему нужно получить точные сведения, которые помогут принять решение.
Сопроводительное email-письмо в стиле отмазки
Если мы говорим о том, что отправляемое в файле КП нужно сопровождать письмом, то это не значит, что оно должно просто быть.
Это не значит, что достаточно написать "Отправляем Вам наше коммерческое предложение".
Одного предложения в таком email-письме тоже недостаточно. А сколько нужно? Много текста тут тоже перебор.
И тут мы вспоминаем современное правило корректной email-переписки: письмо не должно содержать больше шести предложений.
Да, друзья. У вас есть максимум 6 предложений, чтобы убедить получателя email-письма ознакомиться с вашим коммерческим предложением.
Как этого добиться? Включаем понятие "логика текста" и работаем над планом.
Логика и план сопроводительного письма
Запомните — сопроводительное письмо не является продающим текстом. Это, скорее, информационный текст, преследующий конкретную цель.
Следовательно, нам нужно представить именно информацию, которая поможет найти ответ на вопрос "Почему мне нужно прочитать это коммерческое предложение прямо сейчас?".
Одна небольшая ремарка — если читатель не ознакомится с коммерческим предложением в момент получения email-письма, вряд ли у него найдётся для этого время позже.
И здесь изложение у нас должно идти логически выстроенным: текущее предложение основывается на предыдущем и "подготавливает" к следующему.
Поэтому давайте продумаем простой план:
- Здороваемся.
- Представляемся.
- Напоминаем предысторию и говорим о коммерческом предложении.
- Указываем детали коммерческого предложения.
- Сообщаем одну-две ключевых выгод предложения.
- Призываем к действию
Шесть пунктов, шесть предложений.
Примеры сопроводительного email-письма
Мы согласны с утверждением, что без наглядности и примеров любая теория и какие угодно рекомендации выглядят пустыми и слишком общими.
Итак, встречайте пример сопроводительного email-письма:
Меня зовут Сергей Иванов, я — директор компании "____________". Мы с Вами познакомились на встрече предпринимателей Санкт-Петербурга, которая состоялась 27 июля в "Гостином Дворе".
У нас с Вами была очень занимательная и содержательная беседа относительно видов бизнеса с быстрой окупаемостью — как мы договорились, отправляю более подробную информацию о проекте "Мини-завод по производству газобетона".
Если кратко: окупаемость инвестиций — 7-9 месяцев; гарантийный срок эксплуатации линии — 7 лет; расчётная прибыль — от 145 000 р. в месяц.
Прилагаю детальную информацию и расчёты — со мной можно связаться по тел. _________.
С наилучшими пожеланиями,
Заметили одну маленькую особенность? Я нигде не использовал сочетание слов "коммерческое предложение", вы даже слова "предложение" не найдёте. Как думаете, почему?
Ещё предлагаю вам изучить вариант сопроводительного письма, когда поступает запрос на коммерческое предложение через форму корпоративного сайта:
Меня зовут Сергей Иванов, я руководитель проекта "__________". Вы оставили запрос через форму сайта, в котором хотели бы получить более детальную информацию о нашей программе "____________".
Все интересующие Вас сведения прилагаю, плюс экономическое обоснование главной выгоды — способствование снижению возврата товаров до 5-7 %.
Изучите все данные в предложении, при возникновении дополнительных вопросов — со мной лично можно связаться по тел.____________.
С наилучшими пожеланиями, Сергей Иванов
Как видите, все предельно, ясно, понятно и бьёт по потребностям получателей. Желаем вам лаконичных и эффективных писем!
Если коммерческое предложение отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.
Коммерческое предложение от “А” до “Я”: пошаговый алгоритм написания продающего КП + образцы и примеры
Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! Как вы знаете, прибыль любой организации зависит от количества продаж. Чем больше продаж, тем выше прибыль. Так вот, одним из инструментов увеличения продаж является коммерческое предложение. Этим инструментом активно пользуются специалисты по закупкам (продажам) и тендер-менеджеры. Поэтому, чтобы вывести ваши продажи на новый качественный уровень, вы не только должны знать, что такое коммерческое предложение, но и уметь его правильно составлять. А в этом вам поможет моя статья, в которой я постарался изложить все в доступной и понятной форме. Читайте, внедряйте и увеличивайте ваши продажи!
1. Что такое коммерческое предложение и для чего оно нужно?
Коммерческое предложение (сокращенно КП) — это инструмент, помогающий привлечь новых клиентов или партнеров или выйти на более высокий уровень с уже имеющимися.
Это своего рода реклама вашего товара (работы, услуги). Как вы знаете, всякая реклама должна быть красиво упакована и иметь привлекательный вид. Вот как раз и КП должно быть емким, кратким и качественным.
2. Виды коммерческих предложений
Коммерческое предложение может быть двух видов: персонифицированное и неперсонифицированное.
Персонифицированное коммерческое предложение включает в себя обращение к определенному лицу и должно носить качественный характер. То есть именно это лицо/компанию оно должно привлечь.
Неперсонифицированное коммерческое предложение не несет в себе личного обращения и может иметь характер массовой рассылки.
3. Структура коммерческого предложения
Так как мы провели аналогию КП и рекламы, то соответственно и структура должна быть похожа на рекламное объявление.
Важно заметить, что объем коммерческого предложения не должен превышать 1-го листа формата А4. Иногда допускается 2 листа, но не более. Также к КП можно сделать приложения. Если ваш потенциальный партнер заинтересуется первичной информацией, он обязательно перейдет к приложению. Часто к физической версии КП прикладывают образцы материалов, снимки объектов и так далее.
Итак, из чего же должно состоять хорошее коммерческое предложение:
- Шапка с логотипом компании;
- Заголовок;
- Основная часть;
- Контактные данные.
В шапке КП может быть или логотип вашей компании или рисунок продукта/услуги, который вы предлагаете.
Многие бизнесмены часто задаются вопросом: стоит ли делать коммерческое предложение на яркой бумаге или в каком-либо другом нестандартном виде. На данный вопрос нет четкого ответа, все зависит от специфики ваших потенциальных партнеров и репутации вашей компании.
Если у вас репутация креативной компании с нестандартными подходами, тогда, естественно, обычный формат с черно-белым фоном и текстом не ваш вариант.
Но все зависит от ситуации и опять-таки от партнеров, которым вы рассылаете КП.
4. Правила написания продающего коммерческого предложения
Как правильно написать коммерческое предложение — один из самых распространенных вопросов. Ведь от того заинтересует ли оно будущего партнера или покупателя будет зависеть дальнейшее развитие вашей компании.
Давайте рассмотрим основные правила составления данного документа.
В самом начале, перед тем как написать КП, нужно четко определить целевую аудиторию и целевого (конечного) потребителя. Часто две эти категории могут разниться.
Также нужно рассмотреть имеющиеся и возможные потребности будущего клиента. Коммерческое предложение обязательно должно быть клиентоориентированным.
После того, как информация будет собрана и структурирована, нужно составить примерный план. Мы уже с вами говорили, что КП состоит из 4-х разделов:
- Шапка с логотипом компании;
- Заголовок;
- Основная часть;
- Контактные данные.
Вот как раз план основной части вы должны составить. Он может состоять из следующих разделов:
- Проблема;
- Варианты решения данной проблемы;
- Аргументы в пользу вашей компании (почему именно ваша компания сможет разрешить данную проблему);
- Описание акций, предложений;
- Побуждение к действию.
В заголовок стоит включить упоминание проблемы. Не стоит писать длинных текстов, рассказывать о достижениях вашей компании, а также включать какие-либо сложные технические или научные термины, если потенциальный потребитель, так скажем, не “в теме”.
Давайте еще рассмотрим несколько правил, которые помогут увеличить читаемость коммерческого предложения:
- Разбейте информацию на абзацы. Текст в виде полотна сложен для зрительного восприятия и клиент уже заранее не захочет читать, увидев сплошняком один текст;
- Используйте подзаголовки, так будет проще клиенту перейти к той информации, которую он захочет сразу видеть;
- Применяйте наглядные рисунки, графики, маркированные списки — это уменьшит долю текста и украсит ваше КП;
- Выделяйте важную информацию другим шрифтом (жирным, курсивом или цветом).
Заголовок — важнейшая часть коммерческого предложения. Именно от него зависит заинтересованность потенциального партнера, поэтому стоит очень внимательно продумать именно наименование заголовка. Внимательно отнеситесь к таким словам как “бесплатный” и “новый”, так как в некоторых случаях они могут оттолкнуть будущего клиента.
Не стоит растягивать и основную часть. Пусть она будет содержать всего лишь один абзац. Лучше больше внимания уделите деталям предлагаемого продукта или услуги.
Теперь давайте перейдем к пошаговой инструкции, как правильно составить коммерческое предложение.
5. Как составить коммерческое предложение: пошаговый алгоритм
Как сделать КП емким, четким и продающим? Рассмотрим в пошаговой инструкции.
Шаг 1 — Анализ потенциального клиента
Мы уже говорили с вами в предыдущем разделе о том, что прежде чем начинать составление КП нужно знать вашего потенциального клиента “в лицо”.
Это значит, что вы должны провести анализ его потребностей, возможностей, а также партнеров, с которыми он работает. Это, своего рода, маркетинговое исследование, которое позволит вам сделать клиентоориентированное и четкое коммерческое предложение. О том, как провести маркетинговый анализ, мы поговорим в отдельной статье.
Если будущее КП будет носить характер массовой рассылки, тогда вам нужно провести анализ потенциальных клиентов, выявить у них общие черты и общие потребности, выделить сегмент потенциальных клиентов из общей массы.
Шаг 2 — Составление заголовка
Заголовок должен побуждать клиента перейти к чтению КП. Чем ярче он будет, тем лучше. Также будет нелишним включение в него четких цифр.
Например, компания авиасейлс при рассылке своих коммерческих предложений для туристических компаний брала следующий заголовок: ”ЭТО ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЛЯ ТУРИСТИЧЕСКИХ ПОРТАЛОВ НЕ НОВОЕ, но никто не предлагал вам таких условий”; или: “Как обнаружить опасные налоговые просчеты, которые обойдутся вам в 3 000 000 рублей и более”; или: “100 000 юристов уже подписались на нашу рассылку” и так далее…
Шаг 3 — Составление основной части документа
В данном разделе очень важно говорить с клиентом на его языке. Обязательно обращайтесь к клиенту на “Вы”, избегайте длинных предложений.
Перед тем как начать писать основную часть составьте ее план. (в разделе 4 я подробно описал план основной части).
В зависимости от плана составляем основную часть.
- Обязательно укажите профессионализм компании. Перечислите факты, но они обязательно должны быть реальными.
- Затем, опишите выгоду клиента, которую он получит в процессе сотрудничества с вами.
- Опишите варианты сотрудничества. Обязательно предложите несколько вариантов. Ваше коммерческое предложение должно быть гибким.
- В конце основной части вы должны вставить фразу, побуждающую клиента позвонить вам. Например: позвоните нам в течение 24-х часов, и мы сделаем вам скидку 10% или доставим товар в течение 3-х часов.
Шаг 4 — Указание контактных данных
В конце коммерческого предложения обязательно укажите контактные данные ответственного лица, электронную почту, Ф.И.О. и так далее.
В конце данной статьи вы найдете готовые коммерческие предложения.
В четырех шагах мы с вами рассмотрели, как сделать коммерческое предложение о сотрудничестве самостоятельно.
Не советую вам обращаться к шаблонам коммерческого предложения, так как каждый документ должны быть уникальным.
6. Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Если вы планируете отправлять КП по электронной почте, а не передавать лично, важно помнить о сопроводительном письме.
Ни в коем случае не отправляйте пустой е-мэил с вложенным файлом, его могут попросту не прочесть.
Сопроводительное письмо может иметь следующий вид:
Добрый день, Иван!
Меня зовут Петр, я менеджер компании “Елки-палки”. В ходе нашей с вами беседы вы озвучили проблему недостатка вилок для производства. Мы нашли возможность помочь решить вам данную проблему. В прикрепленном к письму файле содержится коммерческое предложение от нашей компании.
Буду благодарен за обратную связь.
С уважением, Иванов Петр — ведущий менеджер ЗАО “Елки-палки”
тел:123-123, e-mail: 123@elkipalki.ru
Вот такой характер должно носить сопроводительное письмо при условии, что вы отправляете его электронной почтой. Если же вы планируете лично передать документ, тогда сопроводительное письмо не требуется.
7. Распространенные ошибки при составлении коммерческого предложения
Существует масса ошибок при составлении КП. Давайте рассмотрим самые распространенные.
Ошибка 1. Неестественное восхваление потенциального клиента
Шаблоны и дежурные фразы типа “Вы самый надежный клиент” и т.д. только оттолкнут читателя.
Ошибка 2. Использование критических замечаний в адрес потенциального клиента
Совершенно не стоит делать критические замечания, даже если ваша компания способна помочь потенциальному партнеру. Нужно указать сильные стороны вашей компании, которые помогут улучшить качество работы потенциального партнера, то есть лишь слегка обозначить его проблемы.
Ошибка 3. Перенасыщение коммерческого предложения излишней информацией о потенциальном партнере
Не стоит писать о том, что ему и так уже известно. Лучше поделитесь новой полезной информацией.
Ошибка 4. Запугивание потенциального клиента
Никогда не при каких обстоятельствах не стоит запугивать клиента, что если он не воспользуется вашим предложением, все станет ужасно. Лучше выделите достоинства использования ваших продуктов/услуг, которые помогут решить такие-то проблемы. Используйте слова “эффективнее”, “удобнее”, “выгоднее”.
Ошибка 5. Направление одного коммерческого предложения большому количеству потенциальных партнеров/клиентов
Неперсонифицированное предложение работает гораздо хуже своего оппонента. Поэтому важен индивидуальный подход. Лучше потратить больше времени, но работать на качество, чем разослать 1000 документов и не получить ни одного отклика.
Ошибка 6. Дать клиенту причину не изучать ваше коммерческое предложение
Многие менеджеры наивно полагают, что потенциальному клиенту будет интересна история их фирмы. Ему будет интересно читать, что КП будет содержать в себе некую провокацию. А историю он почитает на вашем сайте, если захочет.
Ошибка 7. Голословность коммерческого предложения
В КП обязательно должна содержаться правдивая информация о продукте/услуге, а сами пункты предложения должны быть подтверждены фактами и цифрами. Оно должно содержать четкие аргументы.
Вот основные ошибки в написании коммерческого предложения. При внимательном их изучении, можно без труда составить грамотный документ.
Обязательное внимание уделите орфографии и грамматике, но не стоит делать его слишком официальным. Говорите с потенциальным партнером на его языке.
8. Образцы и примеры коммерческих предложений
В этом разделе статьи представлены формы, образцы и бланки коммерческих предложений, которые также можно скачать на ваш компьютер.
На этом моя статья подошла к концу. Надеюсь, что теперь вам по силам составить продающее коммерческое предложение любой сложности. Желаю вам удачи и до встречи в следующих выпусках.
Как написать текст коммерческого предложения
Прежде чем воспользоваться услугами организации, клиент хочет оценить ее преимущества. Каждому менеджеру по продажам приходилось слышать фразу: «Направьте нам коммерческое предложение, и мы с ним ознакомимся». Но не каждый знает, как составить коммерческое предложение грамотно и правильно, ведь первое знакомство с организацией начинается именно с прочтения этого текста.
Только представьте: ежедневно компания получает десятки и даже сотни подобных писем от различных фирм. Поэтому предложение должно иметь изюминку, которая бы заставила из огромного количества конкурентов выбрать именно вас. Это актуально, когда речь идет не только об электронной, но и об устной презентации. Чтобы телефонная или личная беседа оказалась продуктивной, рекомендуется предварительно записать ее на бумаге.
С чего начать коммерческое предложение
Человек, которому приходится читать огромное количество предложений ежедневно, сразу определяет, достойно ли письмо внимания. Поэтому первые предложения должны побудить читателя не закрыть страницу, а продолжить чтение. Массовая рассылка писем с одинаковым текстом – не лучший способ привлечь внимание. Читая подобное предложение, человек думает, что к нему оно не относится.
Получите информацию о каждой организации в отдельности. Эти знания помогут правильно составить коммерческое предложение для конкретного получателя. Несколько небольших абзацев, адаптированных под читателя, в разы увеличивают шансы на интерес с его стороны. Чтобы привлечь внимание, используйте зацепки в первой части коммерческого предложения.
Благодаря этим приемам, адресат поймет, насколько он важен. Ведь вы готовите специальное, а не массовое коммерческое предложение.
Избегайте ошибок при составлении коммерческого предложения
Предложения в начале текста должны быть максимально продуманными. В противном случае получатель просто не станет его дочитывать. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которых стоит избегать.
Многие начинают коммерческое письмо с активной рекламы своей фирмы: подробно рассказывают о себе, перечисляют все достижения, как значимые, так и не очень, добавляют фотографии команды и начальства. В большинстве случаев такое самовосхваление вызывает только раздражение. Нельзя написать коммерческое предложение и не рассказать о себе. Но пары фраз о деятельности компании будет вполне достаточно. А описанная выше информация будет уместная в заключительной части текста.
Несомненно, похвалу любят все. Но, используя речевые клише и дежурную лесть, вы только отталкиваете от себя клиентов. Вместо чрезмерного восхваления сделайте комплименты, направленные на конкретные достижения фирмы. Возможно, это интересное выступление на конференции, полезный для региона законопроект, креативная рекламная задумка и т.д.
Необоснованная критика
Некоторые фирмы бросаются в противоположную крайность и начинают активно критиковать потенциального заказчика, демонстрируя осведомленность в его проблемах. Позволяя себе нетактичные замечания в адрес, скажем, рекламной кампании или сайта фирмы, не удивляйтесь, если столкнетесь с негативной реакцией. Обоснованные заметки полезны, но даже здесь нужно знать меру. Отличное решение – похвала, после которой следуют наблюдения и конструктивные предложения по улучшению. Причем, это должна быть не общая информации, а конкретные данные.
Констатация очевидных для клиента фактов
Психологи утверждают, что каждый человек обожает говорить и слушать о себе. Этим фактом активно пользуются некоторые менеджеры, вставляя в свое предложение очевидную справку о клиенте, скопированную с популярного ресурса или даже с сайта самой компании. Получая подобное предложение, клиент недоумевает: зачем ему рассказывают то, что он знает лучше многих. Поэтому если и хотите блеснуть знаниями, сделайте это при помощи свежей и неожиданной для читателя информации.
Порой в ход идут шаблонные высказывания о масштабных проблемах: «на пороге кризиса», «от этого зависит судьба не только организации, но и региона», «влияние трудно переоценить». Многие уверены, что коммерческое предложение – это возможность дать клиенту понять, что без навязанных услуг он окажется если не в опасности, то на пути к банкротству точно. Подобные «страшилки» порядком надоели, поэтому вызывают лишь скептическую улыбку или негатив. В коммерческом предложении вместо агрессивных фраз лучше использовать слова сравнительного характера: удобнее, эффективней, более выгодно, менее затратное.
Основная часть или описание услуги
Если клиент перешел от вступительной части к данному пункту, значит, письмо его заинтересовало. И будет очень обидно, если основная часть предложения разочарует читателя. Информация воспринимается гораздо легче, если она лаконична и дозирована. Поэтому сделайте упор на той услуге, которую вы готовы предложить конкретной фирме. Предлагая что-то действительно масштабное, например комплекс мероприятий, поделите информацию на этапы. В каждый блок включите важные данные: о целях, задачах работ, их стоимости, сроках проведения.
Не пытайтесь демонстрировать собственную осведомленность и компетентность при помощи неизвестной клиенту профессиональной терминологии. Увидев в тексте письма незнакомые слова и сложные для восприятия фразы, клиент не станет тратить время на их расшифровку. Даже если вы предлагаете инновационные услуги, описание должно быть доступным даже для непрофессионала.
Аргументы, побуждающие воспользоваться услугой или приобрести товар, не должны превращаться для клиента в очередную шараду. Опишите преимущества фирмы так, чтобы читатель без труда смог догадаться, какую выгоду сулит сотрудничество. Хорошо, если удастся воспользоваться теми же сравнениями, которые использует сам клиент. Их можно найти в интервью, публикациях или на сайте компании.
Уделите внимание описанию особенностей и порядка рабочего процесса. Укажите предполагаемые этапы, заострив внимание на промежуточных результатах. В схеме укажите, чем конкретно будут заниматься сотрудники на каждом этапе. Не менее важно описание процесса взаимодействия с клиентом. Это различные встречи, «круглые столы», предоставление первичной информации, демонстрация результатов.
Может показаться, что эта информация является лишней и усложняет восприятие письма. Но подробное описание позволит уже на этапе прочтения текста представить весь процесс работы и оценить ваш профессионализм. Не забывайте про схемы, таблицы и графики, позволяющие сделать коммерческое предложение более понятным и наглядно продемонстрировать информацию. Чтобы текст не получился слишком объемным, часть информации можно вынести в отдельные приложения.
Составляя предложение, относитесь уважительно не только к руководителю, но и ко всем сотрудникам фирмы. Стиль должен быть деловым, но понятным для читателя. Существует ряд приемов, в результате использования которых текст коммерческого предложения теряет свою привлекательность. Их стоит избегать. Это:
- общие и уже набившие оскомину понятия и фразы: взаимовыгодное, (полезное, долгосрочное) сотрудничество, постоянно развивающаяся (динамичная, перспективная) компания;
- восхваляющие собственную компанию слова, достоверность которых читатель проверить не имеет возможности: квалифицированный персонал, отменное качество, великолепное исполнение, лучшие в своей области;
- неуважительные обороты и стилистически сниженные фразы: «мы, в отличие менее компетентных коллег», «остерегайтесь мошенников, обратитесь к нам»;
- сокращения, особенно там, где они не вполне уместны: проф. оборудование.
Стоимость в коммерческом предложении
Главная ошибка многих предпринимателей – полное отсутствие информации о цене в коммерческом предложении. Заявления о низких и приемлемых ценах, не подкрепленные конкретными цифрами, можно считать голословными. Клиент пока не настолько заинтересован предложением, чтобы тратить время на звонки и уточнение информации, которую вы не указали. Человек должен не только видеть цену, но и понимать основные особенности ее формирования.
Можно просто указать базовую стоимость. Но вы ведь не хотите, чтобы в дальнейшем заказчика ждал неприятный сюрприз в виде дополнительных сборов? Фраза «не входит в стоимость» также плохо подходит для делового предложения. Если у вас нет фиксированной цены на услуги, укажите ценовой диапазон («от» и «до»), стоимость единицы товара и часа работы. Но не забудьте перечислить факторы, влияющие на итоговую цифру: объем и сложность работ, количество товара, скидки и акции.
Информация об исполнителе коммерческого предложения
Как говорилось выше, данные о компании, предлагающей товары или услуги, необходимы. Но они не должны занимать большую часть текста. Необходимо указать сферу деятельности и кратко отметить лишь те достижения, которые можно применить к конкретному заказу. Это:
- успешный опыт работы в подобных проектах;
- организация тематических и профессиональных мероприятий, посещение их в качестве участника;
- методики, разработанные сотрудником компании, автором текста;
- статьи в СМИ, опубликованная литература на затронутую тему;
- ссылки на информацию в Интернете;
- положительные отзывы клиентов.
Чем закончить письмо
При написании заключительной части не забывайте выдерживать деловую стилистику и уважительный тон. Хорошо, если составление коммерческого предложения закончится призывом к действию, после которого клиент захочет позвонить, посетить мероприятие, приобрести товар. Но избегайте пафосных фраз, которые уже успели порядком надоесть («Вместе мы справимся с этой задачей», «вы не пожалеете, что выбрали именно нас»).
Что стоит знать? Полезные советы
- В графе «контактная информация» необходимо указать название фирмы, имя и фамилию сотрудника, к которому можно обратиться, контактный телефон, почтовый адрес, адрес электронной почты, ссылку на сайт.
- Поблагодарите адресата за время, потраченное на изучение письма.
- Не отправляйте письмо сразу же, а перечитайте его еще хотя бы раз. После второго прочтения вы сможете заметить ошибки и опечатки, которые пропустили ранее.
- Избавьтесь от лишних пробелов и больших интервалов между строками.
- Слишком длинные и «заумные» конструкции сложны для восприятия. Постарайтесь разбить объемные предложения на более лаконичные.
- Абзацы, разделенные пустой строкой, воспринимаются гораздо лучше.
- Коммерческое предложение – деловой документ, поэтому пестрить в нем не стоит. Выберете один шрифт и не злоупотребляйте всевозможными выделениями. Используйте выравнивание по правому краю страницы.
- Логотип вашей фирмы, если таковой имеется, можно поместить на первой странице письма.
- В правом верхнем углу указывается информация о получателе: занимаемая должность, название фирмы, ФИО руководителя или доверенного лица.
Письмо написано. Кому и как его отправить
Чтобы ничего не перепутать, отправляйте письмо по заранее составленному списку. Каждый получатель должен получить свое индивидуальное предложение. Удостоверьтесь, что найденная вами контактная информация верна и актуальна. Для этого можно созвониться с секретарем и уточнить, на чье имя и по какому адресу можно отправить предложение. В диалоге с сотрудником избегайте таких просторечных выражений, как «скинуть», «сбросить». Лучше используйте традиционные глаголы, например, «направлять», «высылать».
Даже если вам удалось грамотно оформить текст коммерческого предложения, это не всегда значит, что его прочитают. Хотите, чтобы с письмом ознакомились как можно скорей? Отправьте его сразу на два электронных адреса. Чтобы предложение не попало в папку с пометкой «спам», в теме укажите название фирмы и инициалы адресата.
Уточните, когда можно рассчитывать на ответный звонок. Также можно оставить за собой право совершить звонок самостоятельно, если через некоторое время никакой реакции не последует. Спустя 2-4 дня с момента отправки письма позвоните адресату лично, чтобы уточнить, получил ли тот предложение, и ответить на возможные вопросы.
Источники:
shard-copywriting.ru online-buhuchet.ru kaplunoff.com zakupkihelp.ru ktovdele.ruКомментариев пока нет!