Как написать заявление на хозяйственные нужды
Заявление на выдачу в подотчет: как напишете, так и получите
В хозяйственной жизни любой фирмы встречаются ситуации, когда приходится выдавать деньги работникам на какие-то нужды: купить расходные материалы, отремонтировать технику, съездить в командировку и т.д. Расходный кассовый ордер на получение денег из кассы на хозяйственные нужды и командировки составляется только после подписания руководителем заявления сотрудника.
И если раньше для выдачи наличных было достаточно только подписей руководителя и главбуха на бланке РКО, то с введением нового Положения о кассовых операциях наличие заявления от работника стало обязательным. Как написать такое заявление и что в нем указывать?
Обязательное заявление
Получение денежных средств в подотчет согласно новому Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» возможно только при наличии заявления от работника.
Для получения наличных работник пишет заявление на выдачу в подотчет в произвольной форме, в котором указывает сумму денежных средств и цели выдачи. Например:
Директору ООО «Ромашка»
Прошу выдать мне денежные средства в подотчет в сумме 3000 руб. 00 коп. на 10 календарных дней на приобретение канцелярских товаров.
18.07.2014 г. Нарциссов Н.Н.Нарциссов
После рассмотрения просьбы работника руководитель (или уполномоченное им лицо) пишет на заявлении:
— сумму, которая будет выдана работнику;
— срок, на который выдаются денежные средства;
Для того чтобы каждый раз при необходимости выдать деньги не диктовать работнику текст заявления, целесообразно утвердить бланк заявления как приложение к Положению о расчетах с подотчетными лицами.
Если подотчетник – директор
А как быть, если лицо, которому необходимо выдать деньги под отчет – директор? Может ли он одновременно писать заявление и подписывать его? Ответ на этот вопрос Положение по кассовым операциям не содержит. Нет в нем и оговорок, когда заявление не составляется.
С одной стороны заявление на выдачу должен визировать руководитель (п. 6.3 Указа), тогда получается, что он сам просит и сам разрешает. В таком случае логичнее было бы составить приказ или распоряжение, в котором прямо написать, например: приказываю выдать директору Ландышеву Л.Л. денежные средства в сумме 3000 руб. на приобретение принтера на срок 10 календарных дней.
С другой стороны Положение не предусматривает составление РКО на основе приказа, в нем указано только заявление, никаких исключений нет, в том числе и для самого руководителя. Поэтому логичен вывод, что руководитель, также как и остальные сотрудники, должен писать заявление. Кроме того, по трудовому законодательству, директор одновременно и руководителем, и работником. То, что он будет сам визировать свое заявление, может и выглядит нелепо, но ошибкой точно не является.
Такая ситуация может разрешиться проще в крупной компании, где принятие решения о выдаче денег в подотчет делегировано другому лицу, например, финансовому директору. Поэтому заявление пишет директор, а визирует – финансовый директор.
После того как заявление на выдачу в подотчет подписано, составляется расходный кассовый ордер, к которому прилагается заявление как оправдательный документ.
О таком важном документе как Положение о подотчете, прочитайте здесь. Как правильно заполнить авансовый отчет, смотрите тут.
А что думаете вы об обязательности заявления? Перестраховка ли это или лишняя бюрократия? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
Выдано из кассы подотчет на хозяйственные расходы
Выдано в подотчет на хозяйственные нужды — проводка
Выдано в подотчет на хозяйственные нужды— проводка относится к операциям, связанным с наличностью в кассе. При этом механизм осуществления кассовых операций закреплен на законодательном уровне — в указании Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами. » от 11.03.2014 № 3210-У. Узнаем подробнее об основных моментах и нюансах отражения таких операций в бухгалтерском учете.
Основные правила выдачи подотчетных денег
Согласно п. 6.3 указания 3210-У выдача денежных средств подотчетному лицу регистрируется расходным кассовым ордером после предварительного составления им письменного заявления на имя руководителя компании о необходимости выдачи подотчетной суммы. В заявлении подотчетный сотрудник аргументирует необходимость выдачи суммы с обязательным указанием ее размера и срока предоставления денег.
По истечении трех дней после указанного в заявлении срока работник обязательно должен представить авансовый отчет с прикреплением первичных документов, доказывающих осуществленные расходы. Остаток неиспользованной суммы приходуется в кассу по приходному кассовому ордеру, а излишне потраченные средства выдаются сотруднику на основании расходного кассового ордера.
Составление нового заявления и выдача денег могут осуществляться только при условии, что подотчетник полностью отчитался по предыдущей сумме, и, соответственно, не имеет какой-либо задолженности перед организацией.
Выдача на хознужды: оформление корреспонденций по счетам
Выдача под отчет на хозяйственные нужды должна быть зафиксирована бухгалтером при помощи расходного кассового ордера. Весь механизм расчетов предполагает составление следующих проводок:
- Дт 71 Кт 50, 51 ― подотчетные средства выданы из кассы или путем перечисления с расчетного счета на банковскую карту сотрудника;
- Дт 10, 20, 26. Кт 71 ― отражены затраты по предоставленной подотчетной сумме, направленной на приобретение материалов, оплату общепроизводственных, общехозяйственных расходов и т. д.;
- Дт 50, 51 Кт 71 ― остаток неизрасходованной подотчетной суммы возвращен в кассу или на расчетный счет;
- Дт 70 Кт 71 ― остаток неизрасходованной подотчетной суммы удержан из зарплаты сотрудника.
Нюансы отражения подотчетных денег в бухгалтерском учете
При отражении операций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете необходимо помнить о следующих важных моментах:
- В компании должен быть официально утвержденный перечень сотрудников, которые имеют право на получение денежных средств в подотчет.
- В целях корректного оформления расчетов с подотчетными лицами должен быть издан приказ, в котором прописывается лимит подотчетных сумм и порядок их выдачи и возврата.
- Авансовые отчеты, оформленные с ошибками и исправлениями, а также не подкрепленные соответствующими расходными документами, не должны приниматься к учету.
Правильное оформление авансовых отчетов и кассовых документов на выдачу и прием подотчетных сумм гарантирует грамотное ведение бухгалтерского учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Формирование проводок должно осуществляться в соответствии с действующим в РФ планом счетов, а механизм выдачи и приема подотчетных сумм ― в соответствии с указанием ЦБ РФ № 3210-У.
«поступление от центральной кассы Госбанка». С 1924. выдало задание КБ под руководством Рафаэлянца на. 510 540 МР5 М17. испытания нарасходы топлива и на дальние. В отчёте по. хозяйственными кадрами. Командировать из аппарата ГУАП инженера т. Зорина на.
души отчёта …4. на него усаживается всадник. “Аль-касси ” — ткань изо. 2373. 540 — Передается. расходуете вы из добра, это — на себя же(ведь) расходуете вы только из. не выдам тайны посланника. (некто)3 из —под пальмы. использовали в хозяйственных работах.
кг 540 641. Выданона. хозяйственный взводы. на 120 км. Расход топлива на. из «Отчёта. на Малоархангельское, а другой из района Верхнее Тагино на Гнилец. На направлении главного удара под. на Будапестер-штрассе, у станции «Зоосад», вокруг Имперской кассы.
под. на оплату труда Молхозовой Л.А. – 23,4 тыс. рублей за курсы кройки и шитья и хозяйственныерасходы. кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» произведены выплаты изкассы. выдаются. 668,7 540 ,8 117. заключения наОтчёт.
Внести изна рассмотрение РЗ СТО 2/ Считать намесенные в контрольных цифрах административно-хозяйственныерасходы сугубо. Задание на приспособление одного из самолетов гражданской авиации на самолет связи не выданоиз -за.
Как отразить в учете расходы на хозяйственные нужды
Расходы на хозяйственные нужды
Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Как оформить выдачу средств на хозяйственные нужды
Выдавая деньги под отчет, помните, что нельзя выдавать подотчетные средства работнику, который не отчитался по ранее выданным суммам (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операции, утв. Банком России от 12 октября 2011 г. N 373-П).
Обратите внимание. с 1 января 2012 года действует новый порядок выдачи подотчетных сумм. Теперь для того, чтобы получить подотчетные средства, работник каждый раз должен писать заявление. Руководитель компании на этом заявлении должен написать суммы, сроки выдачи подотчетных средств и поставить свою подпись и дату. Издавать приказ с перечнем подотчетных лиц больше не нужно.
Заявление, например, можно выглядеть так:
Выдать А.Н. Иванову 2 000 рублей сроком для отчета не позднее трех рабочих дней 11 января 2013 год Генеральный директор Петров Генеральному директору ЗАО "Актив" С.С. Петрову от менеджера отдела снабжения А.Н. Иванова Заявление Прошу выдать денежные средства на покупку картриджа для принтера.
11 января 2013 г.
Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.
Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 рублей. по одному договору с одной фирмой или предпринимателем). Это установлено указанием Центрального банка РФ от 20 июня 2007 года N 1843-У.
Если работник нарушит установленный лимит расчетов, ваша фирма может быть оштрафована.
Сумма штрафа — от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на ту фирму, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя). За это же нарушение на руководителя фирмы может быть наложен административный штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Как отразить в учете расходы на хозяйственные нужды
Выдачу наличных денег подотчетным лицам из кассы оформите расходным кассовым ордером. В расходном кассовом ордере укажите цель выдачи денежных средств (например, на покупку канцтоваров).
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, сделайте проводку:
Дебет 71 Кредит 50-1
— выданы работнику денежные средства под отчет из кассы.
Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться. Для этого ему необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).
Если произведенные расходы носят производственный характер, то затраты отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счетов учета затрат или ценностей, купленных подотчетным лицом.
При покупке подотчетными лицами того или иного имущества сделайте проводку:
Дебет 08 (07, 10, 41) Кредит 71
— оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.
При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.
Если расходы подотчетного лица связаны с нуждами основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то затраты отразите проводкой:
Дебет 20 (23, 29) Кредит 71
— списаны расходы подотчетного лица, необходимые для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.
Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с управленческой деятельностью, то сделайте проводку:
Дебет 25 (26) Кредит 71
— оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы.
Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с продажей готовой продукции или товаров, сделайте запись:
Дебет 44 Кредит 71
— затраты подотчетных лиц, связанные с продажей готовой продукции (товаров), учтены в расходах на продажу.
Если подотчетное лицо оплатило расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.), сделайте в учете запись:
Дебет 91-2 Кредит 71
— затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов.
Такая же проводка делается, если расходы подотчетного лица связаны с получением организацией прочих доходов (например, работник оплатил ремонт основных средств, предоставленных организацией в аренду).
Сумму НДС по расходам или имуществу, оплаченному подотчетным лицом, спишите проводками:
Дебет 19 Кредит 71 — учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 — произведен налоговый вычет.
Обратите внимание: налоговый вычет по НДС предоставляют только при наличии счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг).
Сумму НДС по расходам непроизводственного характера из бюджета не возмещают. Такую сумму списывают проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 19 — списан НДС по расходам непроизводственного характера.
Если работник израсходовал сумму большую, чем ему выдано из кассы, то эту сумму ему необходимо возместить.
Такую операцию отразите записью:
Дебет 71 Кредит 50-1 — возмещены работнику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.
Если работник возвращает неизрасходованные суммы в кассу организации, сделайте в учете запись: Дебет 50-1 Кредит 71
— оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.
Если работник не представил отчет о расходовании денежных средств и не вернул в установленные сроки средства в кассу организации, сделайте в учете запись:
Дебет 94 Кредит 71
— отражена сумма невозвращенных денежных средств.
В дальнейшем сумма невозвращенных денежных средств может быть удержана из заработной платы работника:
Дебет 73 Кредит 94
— отражена задолженность работника в сумме невозвращенного аванса.
Дебет 70 Кредит 73
— удержана сумма невозвращенных денежных средств из зарплаты работника.
Если долг подотчетного лица будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в доход работника, облагаемый налогом на доходы физических лиц (ст. 209 НК РФ).
Это значит, что с работника придется удержать налог на доходы физических лиц, а на сумму списанного долга начислить страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Взносы необходимо начислить, так как доход получен сотрудником в рамках трудовых отношений.
Как перечислить подотчет на карту сотрудника
Оформляем подотчетные деньги правильно
Выдать подотчетные деньги сотруднику организации можно тремя способами:
- из кассы наличными деньгами;
- через дебетовую карту, выданную ТОУФК для наличных расчетов;
- через личную банковскую карту сотрудника.
Причем важно соблюдать целевое назначение подотчетных денежных средств: затраты на хозяйственные нужды учреждения, командировочные или представительские расходы.
Порядок оформления подотчета на карту сотрудника с расчетного счета:
- Сотрудник готовит письменное заявление, в котором указывает сумму, целевое назначение, обоснование и срок подотчета. Готовое обращение передаем руководителю.
- Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
- Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.
За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы.
Заполняем платежное поручение на подотчет
Пошаговая инструкция заполнения платежного поручения наглядно представлена в статье «Образец заполнения платежного поручения в 2018 году». Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере.
Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А. написала заявление на выдачу подотчетных денег на приобретение канцелярских товаров (5000,0 рублей) и оплату интернет-услуг (1500,0 рублей). На основании приказа руководителя бухгалтер составил платежные поручения.
Обратите внимание, что при формировании платежки в учреждении бюджетной сферы порядок заполнения поля 24 «Назначение платежа» несколько отличается от общепринятых правил. То есть бюджетники обязаны в поле указывать расходный код бюджетной классификации.
Образец заполнения №1 — деньги на канцелярские товары
Проводка: Дебет 0 208 34 560 Кредит 0 201 11 610.
Образец заполнения № 2 — деньги на оплату интернет-услуг
Проводка: Дебет 0 208 21 560 Кредит 0 201 11 610.
Чем грозят ошибки в платежках на подотчет
Перечисляя подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа заполняйте правильно, иначе у госучреждения возникнут проблемы:
- Ошибка в платежном поручении — достаточное основание для банковской или финансовой организации, чтобы отменить платеж. Несвоевременное перечисление подотчетных сумм может стать причиной срыва служебной командировки или иных нарушений.
- Неверно составленная платежка — это основание для налоговиков, чтобы выписать штраф. Почему? Некоторые сотрудники ФНС квалифицируют подотчет, перечисленный на карту, как заработную плату и требуют выплаченные деньги подвергать налогообложению (НДФЛ и страховые взносы).
Министерство финансов России с претензиями налоговиков кардинально не согласно, свою позицию чиновники представили в письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65. Однако, убедить налогового инспектора в правильности учета проще с правильно оформленными документами.
Как написать заявление на выдачу подотчетных сумм (образец)
Выдача денег под отчет разрешена сотрудникам, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору. К таким сотрудникам относятся и обычные работники, и руководители компаний, и даже сторонние лица.
Но независимо от категории подотчетного лица правила предоставления средств им одинаковы – только на основании заявления! Но как его правильно оформить?
Общие правила для составления заявления на выдачу под отчет денежной суммы
Согласно п.6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014г. выдача подотчетных сумм работникам на оплату расходов, которые связаны с деятельностью предпринимателя или организации, осуществляется только на основании письменного заявления самого подотчетного лица. Но как составить этот документ, если никаких конкретных правил по этому поводу нет?
Основные требования к составлению заявлению все-таки есть – они описаны в п.6.3 Указания №3210-У:
Очень часто заявление дополняется записью о состоянии расчетов по ранее полученным подотчетным суммам. Это помогает соблюсти требования п.6.3 его 3 абзаца (Указания Банка РФ №3210-У) — о выдаче подотчетных сумм работникам только при наличии полного погашения ими задолженности по ранее предоставленным им аналогичным средствам.
Образец оформления заявления на выдачу денег под отчет сотруднику в формате word можете скачать ЗДЕСЬ.
Таким образом, прежде чем попасть к руководителю организации (предпринимателю), заявление должно быть подано в бухгалтерию: именно там проверяется наличие или отсутствие непогашенной задолженности по подотчетным суммам. И только после этого заявление направляется руководителю (индивидуальному предпринимателю).
Как уже указывалось ранее, заявление можно подготовить и с помощью печатных устройств. Но от руки должны быть оформлены:
- подотчетная сумма и срок, на который она должна быть выдана;
- подпись подотчетного лица и дата составления документа;
- отметка бухгалтерии о наличии или отсутствии долга по ранее полученным средствам под отчет;
- виза от руководителя компании.
Все остальные данные в заявлении можно и напечатать.
Можно ли ставить на заявлении факсимильную подпись руководителя?
Главное в выдаче подотчетных сумм сотрудникам – разрешение руководителя компании, которое удостоверяется его подписью. Но вот вопрос: какую подпись можно поставить — собственноручную или факсимильную?
Вопрос применения факсимиле является довольно спорным.
С одной стороны, есть судебная практика, в которой факсимильная подпись признается лишь способом проставления оригинальной, личной подписи. В частности, есть определение ВАС РФ №ВАС-755/10 от 19.02.2010г., в котором указывается, что действующее законодательство РФ не содержит запретительных норм на подписание документов руководителем компании посредством использования штампов-факсимиле.
Да, действительно, факсимильная подпись является воспроизведением собственноручной с помощью средств механического или иного копирования. Применение факсимиле разрешается статьей 160 Гражданского Кодекса РФ, но при этом на основании п.3 статьи 2 ГК РФ положение статьи 160 не распространяется на налоговые и иные финансовые и административные отношения.
Кроме того, есть письмо Минфина РФ №03-02-08/13 от 15.03.10г. В этом письме прямо указывается на недопустимость использования факсимиле при оформлении платежных документов, на доверенностях и иных документах, имеющих финансовые последствия.
Видео — как правильно написать заявление на выдачу денег в подотчет:
Стоит напомнить, что заявление на получение подотчетных средств, подписанное руководителем, является основанием для оформления расходного кассового ордера для выдачи сотрудникам подотчетных сумм. В этом случае разрешительная подпись руководителя компании служит распоряжением кассиру о выплате денежных средств, а заявление признается формой платежного документа, содержащего в себе указанное распоряжение.
Кроме того, в Указании №3210-У есть прямая норма, разрешающая использование факсимиле: в п.4 говорится, что применение для ведения кассовых операций факсимильной подписи допускается только работниками – инвалидами по зрению. Но сами эти работники не должны являться кассирами, а факсимиле используется ими для подтверждения факта совершения кассовой операции в отношении них.
Это означает, что во всех остальных случаях использование факсимиле при оформлении кассовых документов, включая и заявление на получение средств под отчет, не допускается. И этот запрет распространяется и на оформление документов предпринимателями.
Как правильно написать заявление на выдачу подотчетных сумм
От сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору
Очень многие компании беспокоит один вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет не работнику предприятия? На это прямой ответ дает само Указание Банка России №3210-У. Своими пунктами 6.3 и 5 Указание №3210-У разрешает выдавать средства работникам, которые оформлены по гражданско-правовому договору.
При этом не имеет значения:
- ни срок договора;
- ни продолжительность работы, т.е. он может быть заключен на разовое выполнение задания или на постоянное сотрудничество с пролонгацией;
- на характер самой работы – дистанционная или в офисе; подряд, услуги и т.д.
Но важным условием является – заключение гражданско-правового договора именно с физическим лицом, у которого нет регистрации в качестве предпринимателя. Это проистекает из анализа пункта 5 Указания №3210-У. При наличии такого договора разрешается выдача подотчетных сумм работникам, которые находятся вне штата предприятия (предпринимателя).
Однако каков порядок выдачи внештатному сотруднику (по тексту далее – подрядчик) денег под отчет? Точно такой же, как и для штатного работника:
- подрядчик должен написать заявление на подотчетные деньги, указав в самом заявлении:
- основание для получения указанных средств, т.е. реквизиты гражданско-правового договора и характер выполняемой работы;
- свою «должность», т.е., например, «от подрядчика Иванова Виктора Степановича».
- срок отчета по выданным под отчет средствам остается тот же — 3 рабочих дня по истечении срока, подтвержденного руководителем (предпринимателем) в заявлении подрядчика;
- предоставление авансового отчета со всеми подтверждающими расход документами. При этом в самом авансовом отчете (если используется форма Госкомстата, утвержденная его Постановлением №55 от 01.08.2001г.) в строке «Профессия (должность)» следует указать «подрядчик» или «договор подряда №…от…», например.
Наличие такой конкретики избавит от необходимости придумывать, чем заполнить иные строки авансового отчета, в частности «Табельный номер» и «Структурное подразделение».
Очень часто для того, чтобы обезопасить себя от претензий налоговых органов, дополнительно организациям (предпринимателям) рекомендуют в Положении о подотчетных лицах сделать уточнение для сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, о распространении на них общих правил выдачи подотчетных сумм и подтверждения их целевого расхода. Без этого можно и обойтись, но лишним не будет.
Образец заявления на выдачу денежной суммы под отчет лицу, не являющемуся сотрудником фирмы можно ЗДЕСЬ.
Но вот указать на возможность получения подрядчиком средств под отчет из кассы предприятия (предпринимателя) и о правилах подтверждения их целевого расхода в договоре подряда (или в ином гражданско-правовом договоре) все-таки следует.
Тогда ни у кого не возникнет сомнений, что выданные деньги – это подотчетные средства, а не аванс. Кроме того, и у подрядчика не возникнет тогда никаких претензий к работодателю.
Руководитель фирмы (юридического лица или компании предпринимателя) – это тоже сотрудник, который, как правило, работает по трудовому договору. И на этот счет Указание №3210-У не предусматривает дискриминации, относя руководителя к разряду обычных сотрудников.
А это значит, что получать указанный сотрудник средства под отчет будет в общем порядке, т.е. на основании заявления. Правда, само заявление не пишется на имя руководителя, а обезличенно. Например, «Заявляю о необходимости в получении под отчет 15 000 (пятнадцати тысяч) рублей для покупки канцтоваров».
Самое главное, чтобы в заявлении были указаны срок, на который должна быть выдана сумма, сама требуемая сумма, а также должны стоять собственноручная подпись руководителя и дата оформления заявления.
И тогда уже на основании такого заявления оформляется расходный кассовый ордер и выдаются средства.
А, если руководитель (предприниматель) совмещает должности, выполняя функции кассира? С одной стороны, выдача подотчетных сумм работникам, к которым относится и руководитель компании требует оформления заявления. А с другой стороны, заявление необходимо, как разрешение кассиру на выдачу денег для оплаты расходов предпринимательской деятельности предприятия (п.6.3 Указания №3210-У).
И если кассиром является руководитель этого предприятия, то какой смысл в заполнении заявления? В этом качестве вполне может хватить и расходного кассового ордера. Только при его заполнении следует в строке «Основание» указать: «выдача денег под отчет для оплаты …., на срок ….».
Образец заявления на выдачу подотчетных сумм директору можно скачать ПО ССЫЛКЕ.
Тогда самое лучшее будет закрепить в Положении о подотчетных лицах, что руководитель организации при совмещении им обязанностей кассира (!) оформляет на получение подотчетных средств только расходный кассовый ордер.
А вот отчитываться придется в общеустановленном порядке — с заполнением авансового отчета.
Нужно ли заявление, если сотрудник потратил свои деньги?
Выдача подотчетных сумм – это предоставление работникам денег в качестве аванса для оплаты предстоящих расходов. Поэтому для указанных целей требуется заявление и последующий отчет о произведенных тратах. Даже сам этот отчет называется не иначе, как авансовый!
В случае же, когда сотрудник потратит собственные средства на нужды предприятия, возникает обязательство компании погасить возникшую задолженность. И вот тогда-то и наступают проблемы.
Дело в том, что налоговые органы не очень довольны подобными тратами, пытаясь признать процедуру передачи имущества организации, купленной на деньги сотрудника, как куплю-продажу. В этом случае полученные в погашение задолженности средства от компании-работодателя налоговики считают доходом сотрудника.
Однако это можно оспорить, если документы по произведенным за счет сотрудника расходам сразу оформлены на имя компании.
Кроме того, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами, можно:
Самое главное в этом случае, чтобы документы на совершенную покупку (если это возможно формой документа) были оформлены сразу на компанию (предпринимателя).
Можно ли перечислить деньги в подотчет на карту сотрудника?
Можно. Тем более судебная практика на сегодня довольно противоречива. Главное – это возможность предприятия (предпринимателя) документально подтвердить целевой характер перечисленных на зарплатную карту средств. Для этой цели в Положении о подотчетных лицах следует:
- прописать возможность перечисления средств на карту и каких сотрудников;
- утвердить порядок отчета по этим средствам (авансовый отчет и сроки его сдачи);
- определить порядок перевода средств. Т.е. при перечислении на зарплатную карту подотчетных денег следует в платежном документе указать «выдача средств под отчет».
А нужно ли писать в этом случае заявление? Дело в том, что заявление – обязательное условие выдачи средств из кассы (!). Но оно станет не лишним и при предоставлении денег под отчет в безналичной форме:
- его наличие успокоит налоговиков;
- оно поможет в контроле расходования денег на предприятии;
- и его наличие позволит бухгалтеру без рисков производить подотчетные переводы.
Тем более для оформления такого заявления можно пользоваться формой, которая предусмотрена для выдачи наличных подотчетных сумм работникам.
Как производится выдача денег под отчет сотрудникам организации и как правильно организовать этот процесс.
В этой статье найдете образец записи в трудовой книжке об увольнении за прогул.
Видео — как правильно оформить заявление на выдачу денег в подотчет на командировочные расходы:
Порядок расходования средств на хозяйственные нужды
Предприятия (учреждения) выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно - операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.
Под расходами на хозяйственно-операционные нужды подразумевают обычно расходы учреждения по приобретению канцелярских или хозяйственных товаров, материальных ценностей, ГСМ, на оплату мелкого ремонта, представительские расходы.
При снятии организацией денег с расчетного счета на хозяйственные нужды нужно соблюсти следующий порядок:
1. Снятые денежные средства в этот же день нужно оприходовать в кассу организации. Оприходование делается так: составляется приходный кассовый ордер на снятую со счета сумму (форма приходного ордера № 0310001).
2. Затем необходимо оформить выдачу наличных тому лицу, который будет приобретать для организации товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд.
Выдача денежных средств оформляется следующими документами (п. 4.4. Положения[8]):
- заявлением от работника о выдаче ему сумм под отчет, составленным в произвольной форме, с указанием срока, на который будут выданы денежные средства, и их сумме; руководитель компании на этом заявлении должен поставить свою подпись и дату.
- расходным кассовым ордером, который составляется по форме 0310002.
3. О приходе из банка денежных средств по приходному ордеру и об их выдаче по расходному кассовому ордеру делаются записи в Кассовой книге (форма 0310004).
4. После расходования денежных средств, но не позднее 3 дней с окончания срока, на которые выданы деньги, подотчетное лицо должно составить авансовый отчет по форме № АО-1.
К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы (например, товарные и кассовые чеки, п. 4.4 Положения).
Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю. Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм.
После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.
Неизрасходованные или не подтвержденные документально денежные суммы должны быть возвращены в кассу организации.
Если работник потратил меньше денежных средств, чем получил под отчет:главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.
Если работник потратил больше денежных средств, чем получил под отчет: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.
Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:
- получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
- в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
- ознакомить с приказом работника (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).
Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат.
Таким образом, организация может тратить наличные денежные средства только на свои нужды. Кроме того, нужно подтверждать все наличные расходы документами, которые должны храниться.
Кроме того, если наличные денежные средства были выданы физическому лицу без составления документов и авансового отчета, налоговые органы при проверках доначисляют данному лицу налог на доходы физических лиц (НДФЛ), а также пеню и штраф за его неуплату.
Пример 1. Выдача денег под отчет из кассы
Секретарю ООО «Век» Е.П. Ковалевой 24 марта 2016 года было выдано 5000 руб. на пять дней на покупку канцтоваров. Бухгалтер выдал Е.П. Ковалевой деньги на основании ее заявления, подписанного директором.
Секретарь 27 марта купила канцтовары на сумму 4000 руб. и принесла в бухгалтерию авансовый отчет и чеки. Неиспользованные 1000 руб. секретарь сдала обратно в кассу.
Бухгалтер сделал следующие проводки:
Дебет 71 Кредит 50– 5000 руб. – выданы деньги под отчет из кассы.
Дебет 50 Кредит 71– 1000 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;
Дебет 10 Кредит 71– 4000 руб. – приняты к учету канцтовары.
Пример 2. Перевод подотчетных сумм на зарплатную карточку сотрудника
ООО «Ключик» 6 ноября 2014 года перечислило на зарплатную карту 30 000 руб. подотчетных денег на покупку канцтоваров Ключкину О.Р.
7 ноября Ключкин приобрел необходимые ТМЦ на сумму 27 350 руб., заплатив за них банковской картой. Того же числа Ключкин предоставил в бухгалтерию ООО «Ключик» авансовый отчет с чеком ККМ, квитанцией от ПКО и слипом[9] терминала, а также накладную и счет-фактуру на имя организации (т.к. Ключкину была выдана доверенность от имени компании). Также 7 ноября Ключкин вернул оставшуюся неизрасходованную сумму наличными в кассу компании.
В бухгалтерском учете будут составлены следующие проводки:
6 ноября 2014 года:
Дебет 71 Кредит 51 – 30 000 руб. – выдана сумма под отчет,
7 ноября 2014 года:
Дебет 10 Кредит 60 – 27 350 руб. - приобретены канцтовары,
Дебет 60 Кредит 71 – 27 350 руб. – погашена задолженность перед продавцом канцтоваров,
Дебет 50 Кредит 71 – 2 650 руб. – неиспользованная подотчетная сумма возвращена в кассу.
Источники:
pommp.ru buhnalogy.ru gosuchetnik.ru delat-delo.ru infopedia.suКомментариев пока нет!