Как написать правильно письмо о заключении договора

Сопроводительное письмо к договору

Из статьи вы узнаете:

Вид служебной переписки — сопроводительное письмо к договору

В процессе осуществления всех видов своей деятельности — хозяйственной, организационной, производственной или, например, экономической, организация получает и отсылает множество служебной корреспонденции. К числу ее адресатов и корреспондентов относятся вышестоящие организации, органы государственной и муниципальной власти, поставщики, заказчики, деловые партнеры и даже физические лица.

Важнейшей частью внешнего документооборота являются письма, поскольку они либо отсылаются в виде отдельных документов, либо сопровождают пакеты документов — финансовых, бухгалтерских и прочих, в которых отсутствует такой реквизит, как адрес получателя. В том числе, сопроводительные письма рассылаются с договорами, заключенными предприятием или планируемыми к заключению.

Основной характерной особенностью сопроводительных писем, в том числе, и сопроводительных писем к договорам, является наличие перечня приложенных к нему документов и текста, поясняющего, с какой целью эти документы направлены адресату. Еще одной отличительной особенностью таких писем является вторичность — сами по себе такие письма самостоятельными документами не являются. Более того, в случае, когда такое письмо присылается адресату без приложения указанных в нем документов, лицо, отвечающее за первичную обработку корреспонденции в организации, обязано отослать его обратно. В этом случае также должен быть составлен акт, подтверждающий, что указанные в сопроводительном письме документы отсутствуют.

Как оформить сопроводительное письмо к договору, образец

Сопроводительное письмо к договору, в силу своей вторичности, не несет никакой информационной нагрузки, но, оформленное по установленным правилам, оно является:

подтверждением факта отправки перечисленных в качестве приложений документов;

подтверждением срока исполнения;

инструкцией о том, с какой целью присланы перечисленные в нем документы, порядке их обработки и о том, какие документы и в каком виде должны быть возвращены в адрес отправителя.

Какие реквизиты содержит сопроводительное письмо к договору

Сопроводительные письма, как и вся организационно-распорядительная документация, оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, который будет действовать, как минимум, до 1 июля 2018 года. Затем его планируют заменить на ГОСТ Р 7.0.97-2016. В таблице ниже приведен состав обязательных реквизитов в соответствии с действующим на сегодняшний день ГОСТ Их заполнение придаст сопроводительному письму к договору юридическую значимость.

№№ реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

Сведения, которые отражаются в реквизите

Государственный герб, герб субъекта федерации или логотип компании-отправителя, зарегистрированный в установленном порядке

Код компании по ОКПО, регистрационный номер по ОГРН, ИНН и код постановки на учет КПП

Полное и краткое наименование предприятия, справочная информация о нем — банковские реквизиты, адреса, контактные телефоны

Дата составления сопроводительного письма в формате ДД.ММ.ГГГГ

Исходящий регистрационный номер в соответствии с номенклатурой дел

Исходящий номер и дата первичного документа (при его наличии)

Образец сопроводительного письма к договору

Когда и зачем составляется сопровождение

Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

• опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
• указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).

Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.

Структура сопроводительного письма

Поскольку оно не является обязательным, то и требований к оформлению и содержание нормативно не установлено. Но следует помнить, что в 2018 году правила оформления писем подпадают под действие стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. Можно составить такую структуру:

Разберем некоторые из них подробнее.

Как правило переписка бюджетных организаций оформляется на фирменном бланке. В шапке нужно указать название адресата и его реквизиты, а также конкретного получателя — ответственное лицо. Можно адресовать двум и более получателям одновременно. При этом можно указать либо список имен, либо перечень должностей. Прописывать фамилию и инициалы не обязательно, но желательно с точки зрения делового этикета.

Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы). Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления.

Текст рекомендуем начинать с фраз: «Высылаем вам…», «Представляем вам…», с целью выделения ключевой формулировки. После этого перечислите документы, которые направляете, с фиксацией их номера и даты (при наличии). В заключительной части необходимо обратить внимание на цель отправления. Уместны следующие формулировки:

• прошу подтвердить получение;
• прошу подписать договор и возвратить в срок до;
• прошу согласовать текст договора и возвратить с комментариями (направить протокол разногласий);
• прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
• прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации.

В тексте возможно выделять жирным или подчеркнутым шрифтом фразы, которые имеют наиболее важную смысловую нагрузку.

Обязательное составьте опись всех документов, которые направляете. При этом, чтобы в будущем избежать возможных разногласий, рекомендуется унифицировать каждый элемент перечня, указать полное название, количество экземпляров и листов каждого документа. Например, «Договор на поставку канцелярских товаров № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 5 листах каждый». В заключении рекомендуется прописать количество пунктов приложения и общее количество листов: «Итого направлено 2 документа на 13 листах».

Сопроводительные документы скрепляются подписью руководителя или ответственного лица, если это предусмотрено правилами делопроизводства. Наличие подписи главного бухгалтера или иного лица финансовой службы не обязательно. Тем не менее, рекомендуем предусмотреть правилами делопроизводства схему информирования бухгалтерии, чтобы избежать ситуации, когда отсутствуют необходимые согласования.

Что касается печати, то в 2018 году юридические лица не обязаны иметь круглую печать для удостоверения издаваемых документов, в том числе и писем (82-ФЗ от 06.04.2015). Поэтому наличие ее на бланке остается на усмотрение делопроизводителей.

Как оформить сопроводительное письмо

Уточняющий текст выступает в виде элемента официального делового этикета. Грамотно составленное сопроводительное письмо позволит партнерам понять позицию отправителя и принять верное решение. Образец сопроводительного письма к договору на подпись деловым партнерам может быть оформлен следующим образом:

Как правило, в уточняющем тексте содержатся сведения по существу. Направляемые документы бывают сложны по своим формулировкам и значительны по объему — при современном темпе жизни возможность читать и вникать в суть остается только у профильных специалистов, у руководства, как правило, на это времени нет. Поэтому очень важно максимально четко, ясно и корректно изложить в сопроводительном документе весь смысл своего обращения, чтобы первое лицо компании смогло понять суть пересылаемого пакета документов и направить его в нужное подразделение для рассмотрения и принятия решения.

Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору может содержать сведения о вносимых в договор изменениях, дате составления и вступления дополнительного соглашения в силу, а также подтверждение неизменности прочих договорных условий.

Письмо пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:

адресат (кому направляется, ФИО руководителя и наименование предприятия) — здесь важно не допустить ошибок (как это ни печально, но в фамилиях или инициалах первых лиц допускается 90% ошибок… Что будет с этим документом дальше, представить достаточно просто: оно, скорее всего, пойдет в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении);

обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным “уважаемый” (здесь есть нюанс: если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после);

«тело» — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, для того чтобы руководитель вник в существо написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо о направлении договора на подписание будет иметь следующий текст: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по существу проект договора (указывается суть), текст которого был согласован (указать где, когда и кем)». Этих сведений вполне достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем вообще идет речь;

подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя свое руководство;

данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам (в случае ошибок).

Кроме указанных реквизитов в уточняющий текст добавляют исходящий номер и дату, а также список приложений с указанием количества листов.

Уведомление о заключении договора

Одним из видов документов, необходимых для сделки, может быть уведомление о заключении договора. Они бывают нескольких видов – контрагенту (второй стороне сделки), третьим лицам (когда о факте заключения договора сторона обязана сообщить, например, о переуступке права требования), уполномоченным органам власти (к примеру, уведомление о работе иностранного гражданина, о приеме на работу гражданина, ранее занимавшего должность государственной службы и т.п.). Некоторые из уведомлений о заключении договора рассмотрены нами отдельно. В этой информации можно ознакомиться с общим порядком составления и подачи такого рода документов.

Уведомление о заключении договора (15,0 KiB, 0 hits)

Пример уведомления о заключении договора

Уведомление о заключении договора

Согласно требованиям ст. 46 Семейного кодекса Российской Федерации уведомляю Вас о том, что 20 мая 2017 года между мной и моей супругой, Подгановской Марией Дмитриевной, 20.08.1982 года рождения, заключен брачный договор. Указанный договор в соответствии с СК РФ удостоверен нотариусом Московской области в г. Воскресенск Петровой Вероникой Васильевной 20.05.2017 г.

По условиям вышеуказанного брачного договора все кредиты, долги по договорам займа, поручительства являются личными обязательствами супругов, и на них не распространяется режим общей собственности супругов. Условиями брачного договора закреплен порядок разграничения личной и общей совместной собственности супругов в целях исполнения обязательств перед третьими лицами.

Информация направляется для сведения в соответствии с заключенным между нами договором поручительства № 468-ПР-2017 от 20.01.2017 г. в рамках кредитного обязательства ООО «Речник».

25 мая 2017 г. Подгановский В.С.

Основание направить уведомление о заключении договора

Как видно из нашего примера, обязанность направить уведомление о заключении договора может предусматриваться разными правовыми нормами. Для получения подробной индивидуальной консультации, когда самостоятельно разобраться стоит ли готовить такой документ, на нашем сайте можно обратиться к дежурному юристу.

Перечень оснований для направления уведомления (в кратком виде):

Нюансы составления уведомления о заключении договора

В зависимости от адресата документа определяется его форма. Она может быть свободной (например, когда одна сторона принимает предложение другой заключить договор на предложенных условиях), а может устанавливаться нормативными правовыми актами (о заключении гражданско-правового договора с иностранцем). Этот вопрос требует детального изучения и проработки. Так как за несоблюдение формы уведомления нередко Кодекс РФ об административных правонарушениях предусматривает административную ответственность.

Если образец уведомления не установлен законодательством РФ, ему необходимо придать юридическую значимость. То есть:

• указать ссылку на нормативно-правовой акт в качестве основания направления документа
• указать какой договор, на каких условиях (при необходимости), между кем и когда заключен или заключается (очень важно указать все существенные условия)
• дата составления документа и подпись отправителя.

Вручение уведомления о заключении договора

Порядок и срок вручения документа тоже зависит от обязательности его направления и регламентации на законодательном уровне. В каких-то случаях будет достаточно направить письмо по почтовому адресу. В других допускается только личное обращение с письменным уведомлением о заключении договора в уполномоченные органы.

В любом случае, уведомление о заключении договора вручается уполномоченному лицу, и этот факт должен подтверждаться документально (бланк квитанции почтового отправления, опись вложения, подпись адресата и дата на втором экземпляре и др.).

Гарантийное письмо: как написать правильно и что должно быть указано обязательно? Все о составлении документа

Гарантийным письмом называют официально составленную бумагу, в которой отправитель обязуется исполнить конкретные условия или осуществить определенные действия в интересах получателя. В таком документе позволяется гарантировать все, что не выходит за рамки законодательства.

Какие правила существуют при оформлении гарантийного письма? Как избежать ошибок при его составлении? Стоит разобраться.

Необходимо обязательно указать следующие данные:

• Номер исходного документа с датой написания бумаги.
• Адресант: наименование организации, Ф. И.О. получателя (руководителя компании или физического лица).
• Заголовок «Гарантийное письмо».
• Текст документа, содержащий в себе принятые обязательства, гарантии и сроки выполнения.
• Реквизиты отправителя: ИНН или ОГРН.
• При заключении контракта, где указаны конкретные действия, затрагивающие гарантийное письмо, пишут ссылку на договор.
• Подпись и ее расшифровка, т.е. кто составляет и подписывает документ.

Основные требования к документу

Кроме того, нельзя совершать орфографические или стилистические ошибки. Предлагаем вам ознакомиться с основными правилами к оформлению и составлению документа, которые помогут написать гарантийное письмо корректно.

Как правильно оформить?

1. Письмо должно быть оформлено в письменном виде. Сделать это можно как на официальном бланке организации, содержащем логотип, наименование с реквизитами компании, так и на обычном листе бумаги физическим лицом.
2. Все страницы документа должны быть сшиты в один. При этом не нужно забывать про опечатывающую наклейку: она должна содержать количество прошитых листов, на ней ставится подпись (подписывать может ответственный сотрудник или индивидуальный предприниматель) и печать учреждения..
3. Чтобы письмо имело юридическую силу, его необходимо нотариально заверить. При этом рекомендуется приложить дубликаты документов, которые предварительно заверяются.

1. Документ должен содержать все вышеуказанные пункты в строгой последовательности.
2. Сторона-отправитель указывает конкретные сроки, в которые она обязуется исполнить свои гарантии.

Если требуется, описываются способы осуществления взятых обязательств.

Грамотное написание каждого пункта

1. В шапке гарантийного письма следует указать исходный номер с датой его составления.
2. Ниже пишут:

• Реквизиты получателя.
• Наименование компании.
• Должность, Ф. И. О. руководителя или его официального представителя.
• Данные отправителя: наименование учреждения с Ф. И. О. директора или Ф. И. О. физического лица, юридический адрес с контактным номером телефона.

Пример заполнения гарантийного письма на заключение договора аренды:

Директору ООО «Уютная квартира»

от генерального директора ООО «Строитель-плюс»

Александрова Алексея Сергеевича,

Г. Санкт-Петербург, ул. Звенигородская, д.54

Контактный телефон: + 7 912 2222222

В теле документа необходимо описать принятые обязательства, а также гарантии со сроками их исполнения. Следует указать конкретные бумаги, которые необходимы для написания гарантийного письма.

ООО «Строитель-плюс» в лице генерального директора Александрова Алексея Сергеевича, ОГРН 123456789, предоставляет офисное помещение площадью 70 м2, расположенное по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Звенигородская, 54, для государственной регистрации ООО «Уютная квартира» и гарантирует после регистрации заключить договор аренды на срок в 12 месяцев с 20 сентября 2016 г. по 20 сентября 2017 г. Указанный адрес может быть использован в качестве местонахождения ООО «Уютная квартира» в его учредительных документах.

Приложение: дубликат свидетельства о госрегистрации права серия 20 АЕ № 123456 от 12 мая 2009 года.

Заключение документа: ставится подпись руководителя с расшифровкой и датой составления гарантийного письма.

Ошибки при заполнении, и что делать, чтобы не допустить их?

Текст не должен содержать орфографические или стилистические ошибки! Подобные погрешности могут служить поводом для признания гарантийного письма недействительным.

Составление гарантийного письма – процесс требующий пристального внимания. При правильном его оформлении гарантийное письмо обладает юридической силой и может послужить обязательством, подтверждающим намерение заключить официальный договор в будущем и увеличивающим шансы на действительное его заключение. А вообще, в письме отправитель вправе гарантировать любые действия, которые не выходят за рамки законодательства, и об этом нужно помнить.

+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)

Источники:

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа:

Порядок перемещения физлицами товаров для личного пользования через границу

Как написать заявление в полицию на соседей алкашей

Какие социальные льготы отменили в Украине

Интересное:

Льготы на жд детям сиротам

Кто имеет право на льготы по оплате коммунальных услуг Украине

Социальная льгота 2011 Украина