Как правильно написать служебную записку на сотрудника не выходит на работу
Докладная записка о прогуле
Прогул работника является нарушением трудовой дисциплины, установленной Правилами внутреннего трудового распорядка, а также трудовым договором. Отсутствие на рабочем месте без уважительной причины может быть наказуемо, особенно, если это имеет неоднократный характер.
В случае отсутствия работника на рабочем месте начальнику подразделения необходимо выполнить следующие действия: составить акт об отсутствии на работе, написать докладную записку вышестоящему начальству, передать эти документы руководителю организации. К докладной записке следует приложить объяснительную от работника, который не пришел на работу в установленное режимом труда время. Образец объяснительной записки о прогуле можно скачать здесь, об опоздании — по этой ссылке.
Докладная записка — это способ оповещения вышестоящего руководства о каком-либо событии, действии. Пишется она от нижестоящего сотруднику вышестоящему, эти она отличается от служебной записки.
Скачать образец докладной записки:
- о нарушении трудовой дисциплины — образец;
- о невыполнении должностных обязанностей — скачать;
- об оскорблении на рабочем месте — образец.
Как написать правильно?
Докладная записка об отсутствии на рабочем месте должна иметь определенный набор реквизитов:
- сведения о лице, которому адресован документ;
- сведения о лице, которое является автором записки;
- название структурного подразделения, в котором работает сотрудник, нарушивший трудовую дисциплину;
- дата написания;
- название и заголовок бланка;
- текст — описание события (дата прогула, период отсутствия на рабочем месте), последствия, которые вызвало отсутствие работника, предложение рассмотреть возможность о дисциплинарном взыскании работника (как уволить за прогулы?);
- подпись.
Пример докладной записки о прогуле:
Отдел коммерции Директору
Об отсутствии на рабочем месте
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 04.09.2015 г., специалист по продажам Котов Петр Петрович отсутствовал на своем рабочем месте в течение всего рабочего дня с 9 часов до 18 часов.
Никаких сведений, подтверждающих уважительность причины отсутствия Котова П.П., не имеется.
Прошу рассмотреть вопрос о применении к Котову П.П. дисциплинарного наказания.
Начальник отдела коммерции Тимофеев А.А.Тимофеев
На основании докладной записки и иных документов руководитель принимает решение о дисциплинарном взыскании и его необходимости — скачать образец приказа о дисциплинарном взыскании за прогулы.
Докладная записка об отсутствии на рабочем месте образец — скачать.
Делопроизводство
Написание докладной записки о прогуле сотрудника
Докладная записка – важный документ, на основании которого предъявляются взыскания к тому или иному сотруднику при присутствии фактов нарушения трудовой дисциплины. Как оформить эту бумагу, будет рассмотрено в подробностях ниже.
Согласно статье №81 Трудового Кодекса РФ, в особенности 6-й части, однократное грубое нарушение работником своих обязанностей влечет за собой увольнение.
В качестве нарушения может подразумеваться прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте без предоставления работодателю уважительной причины.
В законе нет четкой формулировки последней.
При разных обстоятельствах под уважительной причиной может оказаться:
- болезнь сотрудника или членов его семьи (подтверждается больничным листом);
- обстоятельства, связанные с транспортом;
- особенности погоды (если речь идет об определенной специфике профессии);
- форс-мажор (к примеру, авария).
Второе обстоятельство – степень тяжести проступка, которая упоминается в части 5 статьи №192 Трудового Кодекса РФ.
Если работник отсутствует до четырех часов – это не считается прогулом. Мера наказания, которую можно применить в этом случае – дисциплинарное взыскание (замечание или выговор).
Докладная (служебная) записка о прогуле – это информационный документ, который ставит в известность высшее начальство об отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение всего дня или нескольких часов (больше 4-х).
Служит основанием для увольнения сотрудника или привлечения его к дисциплинарной ответственности.
В каких случаях требуется?
Докладную о прогуле пишут, если сотрудник без предупреждения об уважительной причине отсутствует на рабочем месте дольше 4 часов.
Особенно важно наличие этого документа при возникновении убытков предприятия, связанных с прогулом работника. Только на основании его можно составить акт о прогуле, увольнении или взыскании.
Иногда в качестве наказания может последовать неформальное предупреждение или выражение недовольства со стороны начальства. Актуально, если проступок совершен впервые.
Все зависит от формы организации и ее внутренних распорядков. В ИП и мелких ООО такие документы проводить нецелесообразно, т.к. круг сотрудников очень узкий и директора сами контролируют и разбираются с рабочими.
В более крупных организациях этот документ является основанием для увольнения и наложения других штрафных санкций на сотрудника за его прогул.
Как производится оплата вынужденного прогула при восстановлении? Узнайте тут.
Как составляется докладная записка о прогуле работника в 2017-2017 году?
При составлении служебной записки важно учитывать такие поля документа, как:
- полное наименование рабочего подразделения;
- наименование организации;
- ФИО лица, которому адресована жалоба;
- ФИО отправителя и его должность;
- название документа;
- дата составления;
- исходящий номер (необходимо зарегистрировать у секретаря);
- подпись и ФИО руководителя отделения.
Заголовок начинается со слов «О нарушении» или «Касательно». В тексте документа с начала вместе с фактами повествуется об отсутствии должностного лица на рабочем месте, а затем излагается просьба о применении мер по отношению к сотруднику.
Форма и структура документа
Докладная записка составляется в строгом деловом стиле.
Эту бумагу адресуют главному руководителю, что необходимо указать в ее правом верхнем углу. Также важно дать информацию о подразделении, в котором случилось правонарушение, и данные о лице, составляющим документ (там же в шапке). Нужна дата оформления и зарегистрированный номер – фиксируются в верхней части страницы.
В середине документа идет текст, повествующий о событии прогула. В конце указывается просьба о взыскании, увольнении или смягчении наказания (если проступок совершается впервые).
Перед тем, как составлять бумагу, важно потребовать от работника объяснение причины его нарушения и каких-либо подтверждающих документов.
Когда возникает вопрос как написать этот документ, важно помнить, что в теле письма необходимо присутствие следующих фактов:
- дата нарушения дисциплины;
- полные инициалы отсутствующего работника;
- время и часы отсутствия (с точностью до минуты);
- известные причины прогула;
- последствия, которые оказались результатом дисциплинарного нарушения;
- просьба о возможном наказании сотрудника.
Докладная подписывается непосредственно начальником подразделения, в котором работает прогуливающий работник, и направляется в адрес головного начальства.
Докладная записка передается между представителями одной компании. В некоторых случаях направляется в другой филиал (если высшее начальство находится там).
Регистрируется документ у секретаря генерального директора как внутренний.
В зависимости от правил конкретной организации, может регистрироваться также по месту составления.
Н ачисляется ли отпуск за время вынужденного прогула? Узнайте тут.
Как выглядит уведомление о прогуле? Смотрите здесь.
Докладная записка оформляется сразу по факту неявки сотрудника.
В некоторых случаях целесообразно зафиксировать пропуск сначала в табеле и составлять докладную, когда пропущено несколько дней, указывая в бумаге с точностью все даты.
Когда речь идет об увольнении, прежде чем составлять акт о нарушении, сотруднику дается время на предоставление доказательств об уважительной причине после невыхода на работу.
Для этого необходимо подготовить документ в письменной форме и дать его под роспись прогулявшего. Или можно направить письмо на его адрес с требованием пояснить причину.
После получения уведомления работнику дается 2 дня на ответ.
Образец заполнения документа (пример):
В заключении следует отметить, что докладная – лишь информирующий документ, который предоставляется на рассмотрение начальства. После принятия конечного решения издается акт о нарушении, и уже на основе него применяются меры.
Как правильно составить докладную об отсутствии сотрудника на рабочем месте: 4 главных принципа
На большинстве российских предприятий действует система штрафов и наказаний за отлучки, опоздания, прогулы. Однако для объективного и юридически грамотного наложения штрафа (выговора) необходимо основание, которым и является соответствующая докладная записка. О правильном написании этого документа и расскажет предлагаемая статья.
Докладная об отсутствии работника
Основная цель документа – доведение до сведения руководства факта опоздания, отлучки работника организации.
Вам необходимо пропустить работу и вы не хотите проблем с начальством, напишите заявление на отгул, но прежде прочтите 3 главных правила составления заявления на отгул и ваше заявление точно примут.
Составителю требуется помнить, что докладная записка – это лишь сопроводительное письмо.
Тогда как факт нарушения дисциплины должен фиксироваться другими документами, например, соответствующим актом ( образец прилагается ниже).
Акт об отсутствии на работе.
Если на предприятии существует автоматизированная система учета рабочего времени, то подтверждением отсутствия работника будут данные объективного контроля.
Однако докладная – это необходимое условие для привлечения работника к дисциплинарной ответственности.
Как составить приказ о дисциплинарном взыскании, вы можете найти всю информацию здесь.
Правила оформления докладной скачайте тут.
Практика знает случаи, когда подача докладной записки и грамотная фиксация нарушения дисциплины не влекут негативных последствий. Такое возможно при халатном отношении к дисциплине на предприятии или значительной ценности работника, которого попросту берегут.
От кого и кому адресуется докладная записка?
- Сотрудник охраны (службы безопасности);
- Специалист отдела кадров;
- Непосредственный начальник провинившегося работника (мастер, бригадир, начальник отдела и т.д.).
Адресат записки определяется с учетом должностных инструкций автора сообщения.
Поэтому им может быть как непосредственный руководитель автора документа, так и должностное лицо, которое уполномочено принимать решения по существу записки.
Например, на крупных предприятиях дежурный охранник обязан докладывать (устно либо письменно) старшему смены (начальнику службы безопасности), в компетенцию которого входит уведомление докладной запиской директора фирмы или его заместителя по кадрам. Соответственно, в докладной фигурирует не один работник, а все провинившиеся в течение суток.
Что такое отсутствие работника на рабочем месте?
В юридической практике принято выделять 3 варианта отсутствия работника на своем месте:
- Опоздание – самое распространенное явление, означающее несвоевременное прибытие работника к началу смены либо после определенного графиком перерыва. Количество времени задержки работника принципиального значения не имеет. При наличии автоматизированного контроля работника наказывают и за 2-3 минутное опоздание;
- Отлучка – самовольный уход работника в течение смены. Для определения факта отлучки фиксируется время ухода и возвращения на работу. На практике фиксация кратковременных отлучек возможна только автоматизированными системами. Промежуток времени отсутствия для привлечения к ответственности значения не имеет;
- Прогул – отсутствие работника в течение смены или 4 часов подряд в течение рабочего дня.
Пример объяснительной записки.
Степень уважительности причин отсутствия определяется сложившейся практикой или трудовым соглашением с работником.
Согласно статье 81 Трудового кодекса РФ за прогул у работодателя имеется право непосредственного увольнения работника. А при опоздании или отлучке необходимо один раз наказать работника, а его увольнение возможно при повторном совершении такого проступка.
Инструкция по составлению докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте
Если на предприятии не определен порядок оформления служебной переписки, то докладная записка составляется на обычном листе бумаги формата А4 по следующему шаблону:
Составителям докладных нужно помнить, что факт привлечения к дисциплинарной ответственности, а тем более осуществленное на его основании увольнение, работник вправе обжаловать в суде либо трудовой инспекции.
Недавно создали ИП и не знаете как заполнить справку 182Н, все интересующие вас вопросы можно найти тут.
Как назначить нового генерального директора? Всю информацию вы найдете здесь.
Повторять подобные ошибки не следует!
О дисциплинарных взысканиях при прогулах, вы можете узнать в этом видео:
Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте: как правильно составить
Если работник в течение длительного периода времени не находится на своем месте, это считается дисциплинарным проступком. Обычно, за это администрация может применить наказание – увольнение работника за прогул. Но перед этим очень важно правильно задокументировать такое отсутствие, и первым шагом составляется докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.
Обязательно ли составлять докладную записку об отсутствии сотрудника
Докладная записка на сотрудника — это документ, который оформляется на провинившегося работника с целью донесения до руководства сведений о его дисциплинарном поступке.
Вместе с этим бланком ответственные лица также составляют акт об отсутствии работника на рабочем месте, который точно фиксирует время отсутствия, предпринятые меры для установления нахождения сотрудника и другие сведения.
После того, как оба этих документа передаются руководителю, он может изучить обстоятельства произошедшего, и вынести решение о досрочном прекращении трудового договора с сотрудником в связи с прогулом.
Но такой шаг требует полного и аккуратного оформления всех подтверждающих документов, поэтому докладную лучше всего составлять не «задним числом», а сразу в момент обнаружения этого нарушения.
Предварительно необходимо удостовериться, что это не вынужденный прогул,например, из-за болезни. Поэтому предварительно нужно попытаться связаться с работником и выяснить причину неявки. И если установить связь не удалось, либо работник не может достоверно объяснить причину, приступать к процедуре увольнения за прогул.
Закон не содержит обязательного требования по составлению докладной записки. В данной ситуации она является лишь еще одним документом, подтверждающим прогул, а также доносит сведения до руководства. Если компания небольшая, то ее можно и не составлять, поскольку директор обычно имеет возможность видеть и контролировать трудовую деятельность каждого своего подчиненного.
С другой стороны, оформление желательно в случае, когда работник не находится на своем месте уже более четырех часов, и у администрации есть желание уволить его за нарушение трудовой дисциплины.
В докладную можно включить не только информацию о проступке, который совершил работник, но также и порекомендовать руководству степень его наказания. Это имеет значение в больших компаниях, когда администрация может и не знать всех сотрудников в лицо, или непосредственный начальник хочет смягчить для него наказание. В этой ситуации записка поможет правильно оценить обстановку и выбрать адекватное наказание.
Важность составления записки повышается, если помимо дисциплинарной ответственности руководство хочет привлечь работника еще и к материальной. Докладная будет входить в пакет подтверждающих документов, и может содержать все необходимые сведения.
Кто должен составить докладную
Закон не определяет, какой именно работник наделяется правом на составления докладной о прогуле другого. Теоретически, это может сделать любой. На практике же необходимо соблюдать принцип субординации.
В связи с этим, обычно докладные записки составляет непосредственный руководитель прогульщика. Он лучше всего знает своих подчиненных, и именно он должен, в первую очередь, пытаться выяснить, почему один из сотрудников не появился на работе.
Если руководитель бездействует, то составить записку может любой другой работник. Например, отсутствие нарушителя сказалось на работоспособности другого отдела (не вышел наладчик, и из-за этого остановилась работа цеха или станка). В этой ситуации с докладной к руководителю может обратиться «пострадавшая» сторона.
Если предприятие небольшие, и разделения на отделы в нем нет, то составлять докладную может кадровик, либо специалист, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени — ведь он по характеру своих обязанностей должен фиксировать появление или неявку каждого работника в оформляемых документах.
Образец докладной записки
Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте образец скачать в формате Word.
Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте
Такой документ обычно оформляется в произвольном виде, но с соблюдением правил составления делового письма. В ней обязательно должен присутствовать ряд реквизитов. Докладная может заполняться и распечатываться на компьютере, либо быть написана ручкой на листе бумаги.
Сверху листа в правой части записываются название должности директора, либо лица, кому направляется докладная, название фирмы, полные Ф.И.О. Все сведения записываются в дательном падеже.
Дальше посередине листа проставляется название документа. Рядом можно предусмотреть графу для проведения регистрации — входящий номер и дата получения.
В следующей строке под заголовком можно кратко отразить содержание докладной, к примеру «О неявке на работу Иванова С. А.».
После этого повествовательно нужно рассказать о произошедшем событии. Сюда должны быть включены дата и время, когда обнаружилось, что работник не появился на своем месте, общая продолжительность отсутствия, название подразделения, в котором он работал, личные данные.
Далее нужно описать меры, которые составитель докладной предпринял, чтобы выяснить текущее место пребывания работника. К примеру, здесь можно написать, что производились звонки на сотовый телефон, городской телефон, отправлялись письма на e-mail и т. д.
Далее нужно описать, какие результаты были достигнуты, получилось ли выяснить причины отсутствия на работе. Здесь также можно описать, смог ли работник объясниться или отказался, если ли у него подтверждающие документы и т. д.
Если попытки связаться ни к чему не привели, это тоже нужно отразить в докладной. Далее можно описать — был ли причинен предприятию какой-либо ущерб из-за его отсутствия на рабочем месте. При положительном ответе можно указать степень этого ущерба.
Далее составитель докладной может посоветовать, какие именно меры следует применить к нарушителю. Это может быть как выговор, так и увольнение. Желательно обосновать, по какой причине рекомендуется сделать именно это. В этом же пункте можно указать сведения о том, привлекался ли данный работник к дисциплинарным наказаниям ранее.
На этом оформление документа завершено. Нужно отступить немного вниз, поставить свою подпись и дату составления.
Докладная записка о прогуле
Докладная записка о прогуле — информационный документ передающий сведения о нарушении сотрудником трудовой дисциплины.
Докладная записка является документом, носящим только информационный характер. Она оформляется и предоставляется либо работником вышестоящему руководству, либо руководителем филиала организации выше по инстанции. В случае нарушения сотрудником правил трудовой дисциплины, невыполнения своих непосредственных обязанностей его прямой руководитель может сообщить об этом своему начальству докладной запиской.
В случае оскорбления другого лица на рабочем месте тоже может составляться докладная записка об оскорблении. О случаях прогула или отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение продолжительного времени составляет докладная записка о неявке на работу.
Докладная записка о прогуле. Пример
Как возможный повод для подготовки докладной может выступить оскорбление на рабочем месте. Если сотрудника нет на работе в течение продолжительного времени, то это может стать оформление докладной, так как прогул относится к официально прописанным нарушениям дисциплины труда.
Как правильно оформить докладную записку о прогуле?
Общие правила оформления докладной можно посмотреть в следующей статье: «Правила написания докладной«. В случае не выхода на работу сотрудника и если не имеется каких-то объяснений по этому поводу, на сотрудника можно написать докладную записку. Необходимо также оформить акт об отсутствии на рабочем месте.
Данные документы отправляются на рассмотрение руководству. И руководство принимает решение о дальнейших действиях.Если глава организации принимает решение о возможном дисциплинарном высказывании, то это фиксируется в приказе. Более подробно пример оформления приказа рассмотрен в статье: «Пример приказа о дисциплинарном взыскании за прогул.»
После возвращения сотрудника на работу, он должен предоставить объяснительную, в которой прописывает причины своего отсутствия. Ее прикрепляют к ранее написанными документам (объяснительным).
Примеры оформления объяснительных записок сотрудника
Что должно быть в докладной записке?
Рассмотрим основные пункты в докладной:
- Название подразделения, к которому относится сотрудник (отсутствующий на работе).
- ФИО руководителя и его должность.
- Заголовок (об отсутствии на рабочем месте).
Документ должен содержать следующую последовательность:
- Описание ситуации, кто не пришел на работу, когда это случилось (ФИО, дата и срок отсутствия)
- Просьба рассмотреть инцидент и принять какие-то меры (дисциплинарное взыскание, выговор и т.д.)
- ФИО человека, написавшего докладную и его должность.
На рисунке ниже представлен пример заполнения документа.
Источники:
rabotniks.ru kadriruem.ru fbm.ru buhproffi.ru online-buhuchet.ruКомментариев пока нет!