Как правильно написать согласовано в письме

Согласование документа

Согласование документа

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Виза согласования документа

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Как правильно пишется «согласовано» или «согласованно»?

согласовано или согласованно

Возможны оба написания; это зависит от того, какой частью речи является это слово.

Правило для «согласоваННо» (наречие)

Слово «согласованный» пишется с двумя «н». От него может быть образовано краткое причастие и наречие.

Наречие отвечает на вопрос «как?» и относится к глаголу (реже к прилагательному или другому наречию). В нем пишется столько же «н», сколько в слове, от которого мы его образовали. В данном случае «нн».

• Дети выполняют упражнения согласованно.
• Мы согласованно вели свою линию.
• Всё было сделано – согласованно.

Правило для «согласоваНо» (причастие)

Краткое причастие отвечает на вопрос «каков?» и относится к существительному; его можно, не меняя структуры предложения, перевести в полную форму (решение согласовано = решение согласованное). В кратких причастиях всегда одно «н».

То есть, чтобы решить, как правильно «согласовано» или «согласованно», надо определить часть речи.

• Решение не было согласовано с директором.
• Назначение члена правления должно быть согласовано с пайщиками.
• Всё согласовано с заинтересованными лицами.

Какой из вариантов правильный?

(по статистике прошлой недели только 72% ответили правильно)

Не понравилось? - Напиши в комментариях чего не хватает.

По многочисленным просьбам теперь можно: сохранять все свои результаты, получать баллы и участвовать в общем рейтинге.

1. 1. spring breeze 1,285
2. 2. Елизавета Анчербак 451
3. 3. Анастасия Фролова 263
4. 4. Надежда Первушина 242
5. 5. Lelia Lelia 238
6. 6. Ксения Всеволова 215
7. 7. Никита Уваров 213
8. 8. Семён Савельев 204
9. 9. Екатерина Петина 196
10. 10. Анастасия Гончарова 136

1. 1. Ramzan Ramzan 6,069
2. 2. Iren Guseva 4,925
3. 3. Александра Люханчикова 3,122
4. 4. Мухаммад Амонов 3,069
5. 5. admin 2,900
6. 6. Анастасия Гудяева 2,504
7. 7. Гузель Миннуллина 2,336
8. 8. Артём Чекуров 1,967
9. 9. Алёна Кошкаровская 1,886
10. 10. Елизавета Пякина 1,772

Самые активные участники недели:

• 1. Виктория Нойманн - подарочная карта книжного магазина на 500 рублей.
• 2. Bulat Sadykov - подарочная карта книжного магазина на 500 рублей.
• 3. Дарья Волкова - подарочная карта книжного магазина на 500 рублей.

Три счастливчика, которые прошли хотя бы 1 тест:

• 1. Наталья Старостина - подарочная карта книжного магазина на 500 рублей.
• 2. Николай З - подарочная карта книжного магазина на 500 рублей.
• 3. Михаил Воронин - подарочная карта книжного магазина на 500 рублей.

Карты электронные(код), они будут отправлены в ближайшие дни сообщением Вконтакте или электронным письмом.

Гриф и виза согласования документа

Процедура согласования документа знакома каждому секретарю и исполнителю. Для тех, кому незнакома, напоминаем: проект документа, старательно подготовленный исполнителем, прежде чем получить подпись генерального директора, проходит процедуру согласования. Специально назначенные должностные лица смотрят проект каждый в своей области и либо соглашаются с тем, что написано (согласуют) либо не соглашаются (не согласуют). Все это должным образом отражается в специальном реквизите. Как его правильно оформить, а также чем реквизит «гриф согласования» отличается от реквизита «виза согласования», будем разбираться в статье.

Кто такие согласующие лица?

Как уже говорилось, согласующие – это должностные лица, которым необходимо предъявить проект перед подписанием.

Перечень согласующих лиц каждая организация составляет самостоятельно, но каждый из руководителей – что логично – должен смотреть проект только в рамках своей компетенции. Возьмем для примера обыкновенный договор. Его «денежную» часть должен согласовать главный бухгалтер: верно ли рассчитана сумма, указан налог, установлена рассрочка и т.д. Добросовестность контрагента проверит начальник службы безопасности. Верно ли составлен договор и все ли интересы компании в нем соблюдены – начальник юр.отдела и так далее.

Кто из СЛ какой аспект согласует, нужно прописать в локальном нормативном акте. Это может быть инструкция по делопроизводству, положение о договорной работе (но тогда информация будет касаться только договоров) или обычный приказ.

Таким образом, создав документ, исполнитель сам определяет состав согласующих лиц и проводит согласование. Обязанность секретаря – принимая документ на подпись директора, просмотреть визы согласования и определить, верно ли они собраны.

Как проводится согласование?

Согласовать документ можно двумя способами: либо оббежать всех нужных руководителей ножками, либо провести электронное согласование. Последнее, конечно, удобнее и быстрее. Про электронное согласование документов доступными средствами можно прочитать, перейдя по ссылке. Если в организации работает система электронного документооборота, электронное согласование документов обязательно.

Согласование оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Откроем его и узнаем, что здесь нам предлагается два реквизита:

23 – гриф согласования документа

24 – визы согласования документа

В чем разница? Очень просто: гриф оформляется сторонней организацией. Вышестоящий, контролирующий, надзорный орган поставит на документе гриф согласования. Визы ставятся в той же компании, в которой создается документ. Еще раз:

Гриф – согласование снаружи. Виза – изнутри.

Как оформить гриф согласования?

Если проект документа должен быть согласован извне, то процесс идет следующим образом:

1. Компания-автор документа отправляет проект в согласующую организацию или орган. Для этого нужно написать простое сопроводительное письмо с элементарным текстом:

Прошу согласовать проект…

Подписывает письмо генеральный директор.

1. Согласующая организация или орган получает письмо и, в соответствии со своими правилами, в установленный срок (стандартно за 30 дней) проводит процедуру согласования.
2. Не всегда для согласования достаточно подписи должностного лица. В некоторых случаях проект рассматривает соответствующая комиссия (коллегия, штаб и т.д.). Тогда согласование оформляется протоколом заседания или решением – это отдельные документы.
3. Ответ направляется автору документа тоже письмом. Текст по-прежнему незатейлив:

Направляем вам согласованный проект …

На заседании комиссии …, состоявшемся 16.09.2015, был согласован проект … (протокол заседания прилагается).

Если согласование проводилось лично должностным лицом, то он сам расписывается в грифе:

Начальник управления государственного надзора в сфере оказания транспортных услуг по Волгоградской области

Колесов И.Н. Колесов

Обязательные составные части реквизита:

1. слово СОГЛАСОВАНО, написанное прописными буквами;
2. должность согласующего лица с указанием организации (гос.органа);
3. его личная подпись;
4. инициалы, фамилия;
5. дата согласования.

Если согласование содержится в документе, то копия этого документа высылается автору проекта, и гриф согласования заполняет исполнитель:

Письмо Министерства финансов РФ от 16.09.2015 № Исх-3945-3/4

Протокол заседания Комиссии по обеспечению досуга школьников в период осенних каникул при Департаменте образования г. Самара от 16.09.2015 №1.

Как оформить визу согласования?

Внутреннее согласование оформляется аналогичным способом, с той разницей, что достаточно указать лишь должность СЛ, а наименование организации не пишется.

Слова СОГЛАСОВАНО над визами в ГОСТе нет. Можно обойтись и без него. Но и поставить его не будет ошибкой, если не очевидно, что это за подписи. Например, чтобы не перепутать визы согласования приказа с подписями ознакомленных с ним лиц.

Начальник управления по персоналу

Дробышева А.В. Дробышева

Внутреннее согласование тоже может быть оформлено протоколом:

Протокол заседания ЭК от 16.09.2015 №6

Если согласующих лиц много или по каким-то причинам нежелательно показывать лишние подписи на документе, оформляется лист согласования.

Где располагаются виза и гриф?

Гриф согласования документа располагается обычно на пару строк ниже реквизита «Подпись», ближе к левому полю страницы.

Вариантов расположения виз согласования больше:

• под текстом (например, как в Акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению);
• на обороте документа (например, в приказах по основной деятельности); если документ многостраничный – то на обороте последней страницы;
• на своем экземпляре документа (например, на визовом экземпляре письма или на своем экземпляре договора).

Всегда ли ставят «согласовано»?

Конечно, нет. Согласующее лицо читает документ и далеко не всегда сразу соглашается с его содержанием. Кроме положительного «Согласовано» исполнитель может получить ответ:

• «не согласовано» – это когда СЛ категорически против того, чтобы этот документ был подписан до устранения допущенных в нем ошибок;
• «согласовано с замечаниями» – когда согласующий руководитель нашел в проекте неточности, которые не повлекут за собой правовых последствий и в будущем не повлияют на юридическую силу документа, но, тем не менее, до подписания должны быть устранены. Например, отсутствие нумерации страниц, грамматические ошибки, неверная аббревиатура и т.п. Если замечаний много, их перечисляют на отдельном листе. Написать «с/з» и не указать своих замечаний нельзя.

«Не согласовано» в реквизит не пишется. «Согласовано с замечаниями» может быть помещено в реквизит с приложением замечаний. Секретарь, увидев такую визу, обязан проверить, что замечания устранили, и только после этого принимать проект на подпись.

Пишем «согласовано» правильно - правило, варианты использования

Технические работники, по долгу своей службы, очень часто сталкиваются с таким словом, как "согласовано".

Действительно, огромное количество документов должно быть согласовано и это же слово должно быть написано на титульном листе. Определить, как пишется "согласовано" можно только исходя из контекста предложения.

Быстрая навигация по статье

Прямых правил русского языка, которые бы объясняли правила написания слов типа "согласовано", либо "согласованно" — не существует. Но, тем не менее, найти закономерность, в каком случае нужно писать одну букву "н", а в каком – две, всё-таки можно. Для этого необходимо не вычленять это слово из предложения или сразу же просто поставить ему вопрос:

• Если слово отвечает на вопрос "Что сделано?", тогда ответ будет звучать таким образом – согласовано, то есть, с одним "н".
• Если же к слову подходит вопрос "Действовали как?", тогда слово будет писаться с двумя буквами "н" – согласованно.

• Получается, что на титульных листах это слово отвечает на первый вопрос – "Что сделано?", следовательно, оно всегда пишется с одной "н".
• А вот если это слово встретится в таком предложении: "Все работники действовали слаженно, согласованно", то, понятно, что оно будет писаться с двумя буквами "н".

Несомненно, русский язык велик и достаточно труден, ведь сложно объяснить иностранцу как, практически одно и то же слово, может писаться по-разному, в зависимости от того, какой вопрос к нему подходит. И слово из примера является очень ярким этому доказательством.

Сайт не хранит личную информацию граждан Российской Федерации (регистрация закрыта, комментарии отключены). Некоторые опубликованные на сайте материалы могут содержать информацию, предназначеную для пользователей старше 16 лет (согласно №436-ФЗ от 29.12.2010 года «О защите детей от информации причиняющей вред их здоровью и развитию»). 16+. Использование данного сайта подразумевает принятие условий пользовательского соглашения.

© Google Inc., 2016. Все права защищены. Наименование Google и логотип Google являются товарными знаками компании Google Inc.

GoogleTM, Android™, Google Maps™, Google Play™, Google Docs™, Google Picasa™, Gmail™, Google Chrome™, Google Plus™, YouTube™ и соответствующие логотипы являются товарными знаками Google, Inc. в США и других странах.

Microsoft®, Windows®, Windows XP®, Windows Vista®, Xbox®, Zune®, SharePoint®, Internet Explorer®, Hotmail®, Bing®, Office®, Word®, PowerPoint®, Excel®, Outlook® и их логотипы являются товарными знаками Microsoft Corporation в США и других странах.

Mozilla®, Mozilla Firefox® и их логотипы являются товарными знаками Mozilla Foundation в США и других странах.

Skype® и соответствующий логотип являются товарными знаками Skype в США и других странах.

Здравствуйте, бесценная Катерина Матвеевна, или Поговорим о деловых письмах

«…Добрый день, веселая минутка. Здравствуйте, бесценная Катерина Матвеевна.

За прошедшую отсрочку не обессудьте. Видно, судьба моя такая. Однако ничего этого больше не предвидится. А потому спешу сообщить вам, что я жив, здоров, чего и вам желаю. »

Из письма красноармейца товарища Сухова

Кто из нас не помнит трогательное письмо супруге, «бесценной Катерине Матвеевне», которое мысленно писал на протяжении всего фильма красноармеец Федор Иванович Сухов? Это письмо, конечно, было личным, а не деловым. Но в силу жизненной ситуации, в которой находились персонажи, оно обладало обстоятельностью, структурой и отдельными признаками, характерными и для деловой переписки.

Сотруднику службы делопроизводства, как красноармейцу Сухову, часто приходится решать разноплановые задачи и составлять письма порой самой неожиданной тематики. Казалось бы, чего проще? Но, оказывается, поручение руководителя «напишите письмо» может вызвать бурю смятения в душе и разуме секретаря: «Письмо. А как его писать?! Что писать?! Как оформлять и как отправлять адресату?! Какой ужас. »

На самом деле ничего ужасного и сложного в этом поручении нет. И если вам доводилось (а вам точно доводилось) писать в школе сочинения, написание письма не потребует от вас нечеловеческих усилий. Потребуется внимательность, усидчивость, знание бизнес-процессов вашей организации, умение разобраться в порой незнакомых для вас вопросах и обстоятельствах, умение получить необходимую для вас информацию от других отделов, служб и сотрудников, грамотность изложения.

Начнем, пожалуй, с общих требований к составлению деловых писем.

Структура текста делового письма

В наиболее общем случае текст делового письма состоит из:

• обращения (вступительной этикетной формулы);
• вступительной части;
• основной части;
• заключительной части;
• заключительной этикетной формулы.

Рассмотрим их подробнее.

Обращение, или вступительная этикетная формула (формула вежливости): «Здравствуйте, бесценная Екатерина Матвеевна!»

Обращение (вступительная этикетная формула, формула вежливости и т.п.) призвано выразить уважение к адресату, привлечь внимание адресата к теме письма и может содержать должность, фамилию, имя и отчество лица, которому адресовано данное письмо: Уважаемый Владимир Петрович!

В случае обращения к наиболее значимым и важным персонам применимо приветствие «Глубокоуважаемый».

• Глубокоуважаемый господин министр!
• Глубокоуважаемый господин губернатор!
• Глубокоуважаемый господин Вахрушин!

Если в письме обращаются к коллективу организации или к некой группе сотрудников, то этикетная формула выглядит так: Уважаемые господа!

Панибратство в обращении недопустимо. Оборот «Дорогой…» или «Дорогие…» и им подобные в деловом письме неуместны.

В конце обращения должен стоять восклицательный знак. Запятая, допустимая с грамматической точки зрения, будет в этом случае неуместна.

Обращение выравнивается по центру документа.

Обращение не является обязательным элементом письма. В служебных письмах типового содержания, в сопроводительных письмах, не содержащих просьб, и иных письмах тривиального характера, не требующих личного рассмотрения руководителем, обращение можно опустить. Например: Прошу выслать акт сверки с ООО «Аметист» на 30.12.2014 по адресу: ул. Тверская, дом 1, офис 23, г. Энск, 123645.

Вступительная часть. Может содержать:

Также вступительная часть может описывать общую ситуацию (как у товарища Сухова, который, благодаря врожденному таланту рассказчика, тоже не обошелся без вступления): Знайте, любезная Катерина Матвевна, что классовые сражения на сегодняшний день в общем и целом завершены и час всемирного освобождения настает. И пришел мне черед домой возвратиться, чтобы с вами вместе строить новую жизнь в милой сердцу родной стороне.

Основная часть. Содержит изложение проблемы, ситуации, с приведением соответствующих фактов, аргументов и доказательств. Должна быть связана по смыслу со вступительной частью и логически приводить к выводам, изложенным в заключительной части. Это самая сложная и насыщенная часть делового письма. Необходимо отнестись к ее составлению очень внимательно и ответственно, подготовив соответствующую доказательную и документационную базу.

Здесь вам и пригодится знание бизнес-процессов и умение добывать необходимую информацию.

В зависимости от темы письма основная часть может быть краткой или сложной (состоящей из пунктов и подпунктов). При формулировании фраз делайте выбор в пользу простоты изложения.

Всегда следует помнить о том, что простые распространенные предложения воспринимаются гораздо легче сложносочиненных и сложноподчиненных с обилием знаков препинания. Например, суть вопроса можно изложить так:

В апреле 2015 года ООО «Изумруд» был изготовлен комплект металлорежущего оборудования, который был отправлен в адрес ООО «Аметист» транспортной компанией «Деловые линии» и получен ООО «Аметист» на 14 дней позже установленного срока, что подтверждается накладной № 1125/245 от 23.04.2015, оригинал которой был предоставлен нам транспортной компанией «Деловые линии», в связи с чем ООО «Изумруд» обязано уплатить ООО «Аметист» пеню в размере…

02.04.2015 ООО «Изумруд» была произведена отправка металлорежущего оборудования в адрес ООО «Аметист». Оборудование было получено 23.04.2015. Данный факт подтверждается транспортной накладной № 1125/245 от 23.04.2015, предоставленной транспортной компанией ООО «Деловые линии».

Расчетный срок поставки оборудования согласно договору № 12 от 29.03.2015 составляет 7 календарных дней со дня отгрузки. В данном случае он насчитывает 21 календарный день. Таким образом, за нарушение сроков поставки оборудования согласно п. 3.12 вышеуказанного договора ООО «Изумруд» обязано выплатить пеню в размере…

В целом же к изложению предъявляются следующие требования:

В общем случае в деловом письме могут присутствовать следующие шаблонные обороты:

• Направляем Вам на согласование следующие документы…;
• В рамках исполнения достигнутых договоренностей…;
• В ответ на Ваше письмо исх. №… от… сообщаем…;
• В соответствии с заключенным договором №…;
• Сообщаем, что в период с… по…;
• Выражаем глубокую признательность… и т.д.

Подобные лексические конструкции иногда могут нести и дополнительную юридическую смысловую нагрузку, например гарантийное письмо не будет являться таковым, если в тексте будет отсутствовать фраза «Оплату гарантируем».

Отличительной особенностью делового письма также являются четкость и краткость изложения текста (разделение на абзацы, применение простых распространенных предложений);

• аргументированность;
• объективность (текст письма должен содержать объективные сведения о событиях и фактах;
• однозначность терминологии и формулировок.

Заключительная часть является итоговой и может содержать:

– выводы, следующие из вышеизложенного: Таким образом, из вышеприведенных фактов следует, что данный случай выхода из строя механизма не является гарантийным, поскольку были нарушены правила эксплуатации;

– просьбу: На основании вышеизложенного просим Вас рассмотреть возможность исправления недочетов, выявленных в процессе эксплуатации изделия;

– требование: Требуем погасить имеющуюся задолженность в срок до 01.10.2015;

– предупреждение: В случае невыполнения требований договора мы оставляем за собой право обратиться в Арбитражный суд для защиты своих интересов;

– предложение: Предлагаем удовлетворить наши требования по возврату денежных средств в размере 15 000 (пятнадцати тысяч) рублей;

– отказ: На основании изложенных фактов мы вынуждены отказать в удовлетворении Ваших требований;

– напоминание: Напоминаем, что в соответствии с п. 17 конкурсной документации Вам необходимо предоставить обеспечение по договору и т.д.

Заключительная этикетная формула, или формула вежливости. Деловое письмо обычно завершают заключительной этикетной формулой – устойчивым выражением, проявляющим уважение, надежду на дальнейшее сотрудничество или сожаление о прекращении сотрудничества или утрате тех или иных возможностей, например:

• Надеемся на дальнейшее сотрудничество;
• Сожалеем о возникших трудностях.

Заканчиваться деловое письмо может фразой, содержащей выражение уважения, наименование должности ответственного лица, подписывающего данное письмо, его собственноручную личную подпись и расшифровку подписи:

Начальник Туркестанской таможни Верещагин П.А. Верещагин

Завершающая формула вежливости «С уважением» применяется только в том случае, если письмо начиналось с обращения «Уважаемый (Ф.И.О. или должность)!», но не является обязательной. В зависимости от ситуации повторное выражение уважения может быть неуместным и выглядеть проявлением подобострастия, уничижения или иронии. По этим же причинам не рекомендуется употреблять в деловой переписке прилагательные в превосходной степени или слова, усиливающие эмоциональную окраску предложения. Например:

К великому сожалению, мы не получили Ваш каталог;

С глубочайшим сожалением сообщаем Вам, что не можем удовлетворить Ваш запрос.

Деловые письма оформляются строго на фирменном бланке организации, содержащем необходимые реквизиты. Образец бланка приведен в Приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

На практике для оформления деловых писем достаточными реквизитами являются:

• эмблема организации или товарный знак (логотип), при наличии (1);
• ОКПО (2);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (3);
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (4);
• наименование организации (5);
• справочные данные об организации (включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации) (6);
• дата документа (7);
• регистрационный номер документа (8);
• ссылка на регистрационный номер и дату документа (9);
• адресат (10);
• заголовок к тексту (11);
• текст документа (12);
• отметка о наличии приложения (13);
• подпись (14);
• отметка об исполнителе (15).

Размещение реквизитов приведено в Примере 1.

Деловые письма можно разделить в зависимости от их назначения и содержания.

Сопроводительное. Сопроводительные письма предназначены для отправки документов, не имеющих адресной части. В тексте сопроводительного письма обязательно должна присутствовать ссылка на приложения – документы, которые отправляются с этим письмом. Такие письма могут содержать просьбы, пояснения и т.д.

Сопроводительные письма в вышестоящую организацию должны начинаться с фразы «Представляем Вам…», в нижестоящую организацию – с «Направляем Вам…», в стороннюю организацию – с «Высылаем Вам…» (Пример 2).

Сопроводительное письмо не является гарантией, того что в полученном вами конверте будут присутствовать именно те документы и в том количестве, что указано в сопроводительном письме. Иными словами, письмо не является описью и не может быть представлено в судебные органы в качестве подтверждения отправки тех или иных документов.

Сопроводительное письмо не является обязательным при отправке документов.

Гарантийное. Как правило, содержит две части: просьбу что-либо исполнить, заверения в исполнении обязательств со своей стороны и юридически являются признанием долга (Пример 3).

Поздравительное. Такие письма составляются в относительно свободной форме и посвящаются какому-либо торжеству – памятной дате, официальному государственному празднику, значительному для данной организации или лица событию. Поздравительные письма могут быть оформлены как на бланке организации, так и на художественных бланках, колорированной бумаге, а также содержать декоративные и графические элементы.

Благодарственное. Письмо-благодарность направляется гражданину, должностному лицу или организации с выражением благодарности за совершенные действия (Пример 4).

В таких письмах могут быть использованы фразы:

• Выражаем Вам искреннюю благодарность…;
• Благодарим Вас за оказанную помощь…;
• Позвольте выразить Вам признательность… .

Извещение – деловое письмо, информирующее или извещающее адресата о каких-либо мероприятиях. Может содержать пояснения, касающиеся процедуры участия в мероприятии, приложения (анкета участника, программа мероприятия, регламент, рекламные материалы) и т.д.

Если письмо-извещение предназначено для рассылки широкому кругу лиц, то реквизит «Адресат» на письме не оформляется или оформляется обобщенно. Подписывать такое письмо должен руководитель организации или руководитель, ответственный за проведение данного мероприятия (см. письмо-извещение в Примере 1).

Просьба (запрос) – это деловое письмо, направляемое с целью получения какой-либо информации или документов (Пример 5). Письма-запросы требуют обязательного ответа в виде письма-ответа. В тексте письма-запроса обязательно должно содержаться обоснование необходимости предоставления сведений или документов, о которых идет речь.

Сообщение. Это вид делового письма, информирующий адресата о каких-либо фактах или событиях, затрагивающий интересы обеих сторон – автора и адресата (Пример 6). Письмо-сообщение может быть кратким и начинаться сразу с фразы «Сообщаем, что…», а может быть более развернутым и содержать обоснование: «В связи с тем, что…».

В приведенном примере измененные реквизиты уже содержатся в теле письма, но, положа руку на сердце, ответьте честно: часто ли вы при получении письма смотрите на эти строчки цифр и сравниваете их с прежними? Для этого и нужно письмо-сообщение – привлечь внимание адресата к данному факту.

На практике письмо-извещение и письмо-сообщение отличаются незначительно. Поэтому паниковать на тему: «Какой кошмар, я отправила контрагенту извещение, а надо было сообщение. » не нужно. Нет ничего ужасного в том, что в тексте письма вы написали «извещаем» вместо «сообщаем».

Предложение. Направляется потенциальному партнеру или контрагенту и содержит предложение сотрудничества (Пример 7). К этому виду относятся коммерческие предложения (оферты). Письмо-предложение может содержать как общую, так и детальную информацию об организации и представляемом продукте:

Письмо-предложение может направляться как одному конкретному адресату, так и рассылаться массово, широкому кругу контрагентов.

Результатом рассмотрения адресатом письма-предложения могут стать деловые переговоры или заключение договора, поэтому от грамотности его составления и точности представленных в нем данных может зависеть будущая прибыль вашей организации.

Подтверждение. Достаточно редко встречавшийся мне на практике вид делового письма, в котором адресат подтверждает получение каких-либо сведений или документов (Пример 8). Как правило, оформляется в ответ на сопроводительное письмо или письмо-сообщение. В письме-подтверждении используются фразы:

• Подтверждаем получение следующих документов:…;
• Подтверждаем получение сообщения об изменении реквизитов… .

Письмо-требование. Данный вид делового письма составляется с целью побудить адресата исполнить взятые на себя обязательства. Отличается достаточно категоричным тоном изложения, что достигается использованием в тексте конструкций типа:

• Срочно требуем погасить задолженность;
• Требуем немедленно произвести отгрузку товара в адрес… и т.д.

Письмо-требование обязательно должно содержать изложение условий принятых ранее договоренностей, ссылки на документы (договоры, соглашения и т.д.), суть сложившейся ситуации, требование выполнения обязательств, а также последствия для адресата, если обязательства не будут исполнены, например: В случае неисполнения Вами взятых обязательств дело будет передано в Арбитражный суд.

Частным случаем письма-требования является письмо-претензия. От простого письма-требования оно отличается описанием сути неисправности товара, некачественного предоставления услуг и т.д. В заключительной части излагается требование: заменить товар по гарантии, осуществить гарантийный ремонт, вернуть деньги и т.д. Претензия может содержать фотографии неисправного товара, документы, подтверждающие понесенные стороной-инициатором дополнительные расходы (например, на лечение, вынужденное пользование услугами сторонних организаций и т.д.) (Пример 9).

Письмо-ответ. Это письмо составляется в ответ на запрос, требование или рекламацию (Пример 10).

Остальные виды писем, как правило, ответа не требуют.

При составлении ответа не нужно писать в тексте: «В ответ на ваше письмо №… от…», поскольку данные поступившего исходного письма вносятся в реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа».

Стиль ответа должен соответствовать стилю письма, на которое вы отвечаете. Однако это не значит, что нужно повторять содержащиеся в нем стилистические и грамматические ошибки.

Ну что ж, я поделилась с вами своим опытом в соответствии с базовыми принципами составления деловых писем самой разнообразной тематики.

На самом же деле тема о составлении писем – неисчерпаема! В каждом конкретном случае следует подходить к созданию делового письма ответственно и творчески, и тогда вам будет сопутствовать удача на этом тернистом пути!

На этом разрешите откланяться, или, как писал незабвенный товарищ Сухов: «Тому остаюсь свидетелем, боец за счастье трудового народа всей земли, Закаспийского интернационального революционного пролетарского полка имени товарища Августа Бебеля, красноармеец Сухов Федор Иванович».

Источники:

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа:

Как правильно написать заявление без сохранения заработной

Справка о льготах по подоходному налогу

Как написать заявление о выделение ему материальной помощи

Интересное:

Льготы воинам афганцам России

Экономические льготы в крыму

Исковое заявление о восстановлении наследства