Как правильно написать заявление на поощрение своих сотрудников

Как грамотно написать ходатайство о премировании сотрудника: образец, реквизиты и правила оформления бумаги на поощрение

Руководство компаний, заинтересованное в эффективной деятельности сотрудников, нередко прибегает к стимуляции активности сотрудников денежным поощрением.

Такой способ позволяет повысить заинтересованность работников, запустить механизм личной вовлеченности в продвижение компании.

И одна из составляющих этого процесса – ходатайство на поощрение.

Что такое ходатайство о премировании сотрудника?

Как правильно написать заявление на поощрение своих сотрудников Само понятие «ходатайства» предполагает обращение к вышестоящему по служебной лестнице, обладающему определенной возможностью разрешить проблему, либо содействовать ее разрешению.

В данном случае ходатайство о премии подается руководителем или начальником работника вышестоящему руководству, с целью поощрения работника в ситуации, выходящей за рамки коллективного соглашения, принятого в организации.

Для подписания дальнейшего приказа о назначении премии (в соответствии со статьей 191 Трудового кодекса РФ) необходимо основание, им и является ходатайство, поданное в формате служебной записки.

Статья 191 ТК РФ. Поощрения за труд

Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии).

Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.

В случае ходатайства о премии цель документа – формирование у работодателя четкого понимания, за какие именно достижения руководитель считает необходимым премировать работника.

В отличие от строгой формы заявления, ходатайство предполагает сравнительно развернутое обоснование, перечисление личных качеств сотрудника, особых условий, в которых проходила выполняемая деятельность.

Кто может быть автором?

Предложение о назначении премии, как правило, исходит от руководителя структурного подразделения (отдела, рабочей группы, бригады) и адресовано главе организации (директору), который и принимает решение о начислении.

В некоторых случаях автором ходатайства может быть начальник отдела кадров. От имени самого работника ходатайство о премии оформляться не должно.

Обязательные реквизиты

Реквизитами называют обязательные сведения, предусмотренные правилами документооборота, без которых бумага может быть признана не имеющей юридической силы. Жестко установленной формы для оформления ходатайства на премию российским законодательством не предусмотрено, оно подается по правилам, принятым для служебной записки.

В нем должны быть отражены следующие данные.

Особенности составления бумаги о поощрении на руководителя

Как правильно написать заявление на поощрение своих сотрудников Реквизиты ходатайства на премию, подаваемого на руководителя структурного подразделения не имеют значимых отличий от аналогичного документа, подаваемого на работника.

Ходатайство, являясь вариантом представления к поощрению, должно быть подготовлено по общим правилам. В случае ходатайства на руководителя, в форму могут включаться графы для большего количества сведений, заполняемых работником из отдела кадров.

Общие правила оформления

Порядок оформления документов о назначении и выдаче премии утверждается нормативными актами организации и должен соответствовать законодательству на уровне региона.

Для подготовки приказа, принятого на основании ходатайства, разработана и утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. унифицированная форма № Т-11(Т-11а). Само же ходатайство подается в относительно произвольной форме на бланке с логотипом компании или обычном листе формата А4.

Желательно, чтобы весь текст был размещен на одном листе, в крайнем случае – на двух. Ходатайство может быть подано в письменном виде, написанное от руки одним цветом чернил, или распечатанным с подписью, проставленной вручную.

Как грамотно написать: подробная инструкция

Как правильно написать заявление на поощрение своих сотрудников

Ходатайство о премировании должно быть заверено руководителем структурного подразделения с указанием его должности, фамилии и инициалов. При наличии начальников разных уровней, ходатайство должен подписать каждый из них.

Приложение 8 требований к оформлению документов «Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», утвержденных Росархивом, допускает проставлять на ходатайстве гербовую печать, или печать с товарным знаком или знаком обслуживания, если у компании он присутствует.

Ходатайство о премировании, как и иные служебные и докладные документы, широко применяются в деловом документообороте. Умение определить наиболее подходящий вид документа и правильно составить его – необходимое качество современного руководителя, нацеленного на оперативность и прозрачность деятельности компании.

+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)

Образец служебной записки и приказа о премировании сотрудников

Одним из самых приятных поощрений на работе – это получение премии сотрудником. Работая, часто приходится выкладываться по полной, задерживаться, иногда получается перевыполнять план. Существует закономерность, что чем лучше работает сотрудник и со стороны руководства это замечено и одобрено, то активность работников со временем возрастает, тем самым, повышая производительность и приводя предприятие к прибыли. Каждый сотрудник хочет, чтобы его труд был оценен по достоинству и, желательно, в денежном эквиваленте. Рассмотрим:

в каких случаях можно премировать сотрудника;
как происходит премирование (пошаговый процесс);
для чего необходима служебная записка;
рекомендации по составлению (образец).

Как правильно написать заявление на поощрение своих сотрудников

В каких случаях можно премировать сотрудника

Премия выдается по согласованию с руководством за заслуги сотрудников. К таким заслугам может относиться все что угодно, по мнению руководителя. Премия подразумевает собой денежное вознаграждение сотрудника поощрительного характера.

Каждая компания самостоятельно решает, выплачивать премии или нет, такая информация регулируется внутренними документами. В таких документах прописывается основание для выплаты, суммы или процент от зарплаты, порядок и срок выплаты. Премирование – это хороший способ привлечь сотрудников выполнять свою работу качественнее и в более короткие сроки. Предприятие будет более успешно развиваться, а это главная цель успешного бизнеса, поэтому многие руководители вводят систему премирования.

Основные поводы для премирования:

за выполнение или перевыполнение плана;
за качество проделанной работы;
за высокие достижения;
за индивидуальные заслуги или за успешную работу в коллективе;
выполнение задания в короткие сроки;
грамотное распределение ресурсов, времени.

Также случаи премирования можно поделить на следующие группы с возможными примерами:

Количественные данные – выполнение задач по выпуску продукций, обеспечение работы оборудования без перерывов, сокращение времени на ремонтные работы, использование меньшего количества работников.
Качественные – улучшение качества продукции или выполняемых услуг, снижение брака.
Экономия ресурсов – снижение количества используемого сырья и материалов, снижение затрат при обслуживании техники.
Рациональность – быстрое освоение новой техники, применение ее при работе, использование технологических нововведений, повышение загрузки оборудования.

Руководитель вправе установить, что премирование сотрудников происходит в связи с отсутствием недостатков, сбоя в работе, либо в связи с перевыполнением плана.

Размер доплаты можно установить:

фиксированный;
в виде процента от суммы (оклада, перевыполненного плана).

Оценка работы на предприятии может производиться в индивидуальном порядке, рассматривая результаты каждого работника, или в зависимости от комплексной работы, когда рассматривается, например, работа отдела в совокупности.

При ориентировании на индивидуальные показатели работников, выплачивать премию можно за личные показатели, к таким могут отнести:

за качественное выступление на конференции;
презентация фирмы, представление интересов предприятия;
выполнение срочного задания;
успешное прохождение переговоров;
применение творческого подхода при работе;
улучшение показателей;
привлечение новых партнеров;
укрепление позиций на рынке, улучшение показателей конкурентоспособности.

Премировать сотрудников могут и при наступлении определенных значимых событий:

день рождение, юбилей;
бракосочетание;
рождение ребенка;
длительная работа – выплата за выслугу лет.

В зависимости от прописанных условий премирования по результатам работы составляется приказ на премирование сотрудников. Также составляется список сотрудников, которым премиальные не положены.

Как оформить поощрения правильно

Чтобы сотрудник получил премию за свою работу, рассмотрим пошаговую инструкцию, как происходит это на предприятии:

Сначала разрабатывается внутренняя нормативная документация, в которой прописывается вся информация, касающаяся поощрения:

сроки выплат;
суммы – фиксированные или процент;
частота выплат;
причины премирования;
характер выплат – разовый или постоянный;
источники выплат премий.

Если не прописать все условия в локальных документах, то руководству придется прописывать все это отдельно в каждом новом заключенном трудовом договоре с сотрудником. Присутствие положения о премирования поможет избежать претензии со стороны проверяющих структур и исключить финансовые недовольства со стороны работников.

Далее определяют ряд лиц, выполненную ими работу, их результативность – количественные показатели.
Устанавливается период выплаты (с ближайшей заработной платой, по окончании квартала, года).
Производится расчет суммы, в зависимости от установленных условий (фиксированная ставка, процент от зарплаты, процент от выполненный работы или от работы сверх нормы).
Составляется служебная записка в соответствии с разработанным ГОСТом, этот документ фиксируется в документообороте после согласования с руководителем фирмы.

Вполне вероятно, что подсчет количественных показателей работы, выполненной сотрудником, требует времени, поэтому часто премиальные выплачиваются в месяце, следующем после выполненной работы или по итогу квартала.

Для чего необходима служебная записка

Как правильно написать заявление на поощрение своих сотрудников Служебная записка – это документ, который составляется по итогам работы для выделения человека или группы лиц для премирования. Служебная записка требует четкой формулировки, так как от нее зависит сумма выплаты, а также срок ее получения или отказа в выплате.

Помимо служебной записки к составленному в ней тексту необходимо приложить документы, подтверждающие обоснования премирования, можно выделить следующие группы:

Как правильно написать заявление на поощрение своих сотрудников Важным моментом является своевременное предоставление служебной записки. Если в компании большой документооборот, то такой документ следует зафиксировать в специальном журнале документов.

Последней инстанцией, которая решает, выплачивать премию или нет, является генеральный директор или индивидуальный предприниматель. Составляет такой документ начальник отдела премированного сотрудника, иногда записка требует согласования и с другими начальниками отделов.

Могут возникнуть и ошибки при составлении, это часто бывает, если руководитель подразделения ошибочно оценил результат о выполненной работе сотрудников. Работнику тоже стоит понимать, что не всегда выполненная работа без явных «косяков» должна быть обязательно премирована, за такую работу работодатель выплачивает зарплату. Для получения премии стоит приложить дополнительные усилия для значимых улучшений работы предприятия

Для ответственного за составление служебной записки важно, чтобы все данные отражали реальную картину, и эти показатели приносили прибыль или снижали затраты, поэтому все необходимо проверить несколько раз и не спешить, чтобы все обстоятельства были уже учтены. Грамотное премирование будет дополнительным поощрением для работников выполнять свою работу лучше и быстрее.

Служебная записка на премирование сотрудника

Как правильно написать заявление на поощрение своих сотрудников

Каждый сотрудник согласится с тем, что в день выплаты зарплаты погода за окном всегда кажется более ясной. А если размер выплат повышается еще и за счет премии, то хорошее настроение появляется непроизвольно. Но при этом мало кто из рядовых специалистов знает, что эта поощрительная выплата, чаще всего, результат грамотно составленной их непосредственным начальником служебной записки на премирование сотрудника.

Важно! Следует иметь ввиду, что:

Каждый случай уникален и индивидуален.
Тщательное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела. Он зависит от множества факторов.

Чтобы получить максимально подробную консультацию по своему вопросу, вам достаточно выбрать любой из предложенных вариантов:

Четкого понятия премии и порядка ее начисления в Трудовом кодексе не найти. Только ст. 135 ТК РФ упоминает, что размер поощрительных выплат, условия их назначения и регулярность должны быть определены в локальном нормативном акте предприятия – положении о премировании или коллективном договоре. Если этот момент был упущен руководством компании, то тогда описывать процедуру премирования придется в каждом договоре о приеме на работу. Все это делается для того, чтобы обеспечить исполнение права каждого работника на равные условия оплаты труда и исключение финансовой дискриминации на предприятии.

Более того, четкое положение о премировании оградит компанию от претензий проверяющих структур. Так премии, начисленные в соответствии с правилами учетной политики предприятия, беспрепятственно попадут в налоговые расходы при расчете налога на прибыль. Если структура компании подразумевает достаточное количество отделов и многоступенчатую схему подчиненности, то для объективного и справедливого подхода к распределению премиального фонда потребуются служебные записки от каждого руководителя подразделения.

При их написании нужно руководствоваться ГОСТом 6.30-2003 УСОРД. Это не является обязательным условием принятия документа к рассмотрению, но использовать его все-таки желательно. Конечно, кроме случаев, когда в том же положении о премировании или другом внутреннем документе утверждена своя форма документа.

Руководитель компании вправе отказать в выплате любой премии, кроме случаев, которые прямо прописаны в коллективном или трудовом договоре.

Пошаговая инструкция

Здесь подробно о правилах написания служебных записок. Хоть при подготовке служебной записки на премию и нет жестких рамок, но все же лучше соблюсти определенный порядок ее написания и подкрепить свои слова вполне реальными показателями:

Изучить положение о премировании или любой другой локальный акт, который содержит в себе правила назначения поощрительных выплат в компании.
Определить круг отличившихся специалистов, а также перечень выполненных ими работ и показателей, за которые положена премия.
Определиться с периодом выплаты (за месяц, квартал или год).
Озвучить свое мнение о размере выплаты (процент от оклада или фиксированная сумма).
Составить служебную записку в соответствии с требованием ГОСТа: на листе А4, в «шапке» указать ФИО и должность получателя документа и те же данные об авторе, в конце поставить своею подпись, дату.
Зарегистрировать служебную записку в журнале входящих бумаг или у секретаря директора.

Как правильно написать заявление на поощрение своих сотрудников

Отдельно стоит остановиться на мотивации, изложенной в записке, поскольку от четкости ее формулирования и аргументов должностного лица зависит сумма премии и сам факт ее получения или отказа:

Как составляется служебная записка на премию?

Как правильно написать заявление на поощрение своих сотрудников

Основанием для начисления сотруднику премии является служебная записка на премирование сотрудника, образец которой представлен в статье, описано примерное содержание и раскрыты причины, по которым этот документ считается важным. Документооборот любой организации не обходится без использования данной бумаги.

Форма подачи ходатайства о начислении премии

Подготовка документов для выдачи премии — особый этап в оформлении документов. Чтобы получить надбавку, сотруднику предлагается написать заявление, в котором он изложит свою просьбу о получении премии. Такой подход — не верный, в частности, когда сотруднику предлагают заверить документ у вышестоящего руководства.

Почему работник не должен писать заявление о получении премии? Потому что заявление — это письменное оформление желания работника, а не работодателя.

Служебная записка представляет собой метод деловой переписки между структурными подразделениями организации. На практике, служебки составляют руководители определенного звена в компании — цеха, подразделения, отдела и др. Решение о денежном поощрении определенного сотрудника принимает руководство, а значит, с его стороны и происходит подача и оформление бумаг. Заявление, написанное работником, в данном случае неактуально.

Для сведения к минимуму ошибок и последующих неприятностей в документообороте компании, используется готовый бланк.

Статья 191 ТК РФ гласит, что у работодателя имеется право всячески поощрять и мотивировать своих работников, в том числе, и премиями и надбавками к основному окладу. Условия, срок оплаты, размер — описано и оговорено в трудовом индивидуальном, коллективном договоре, а также в локальных нормативных документах. Общее правило таково, что премии чаще выдаются определенному числу людей, а не отдельно взятым сотрудникам.

Выдача премии может быть оговорена и в индивидуальном трудовом договоре с сотрудником, но на практике такое встречается редко. Желая выдать премию за заслуги отдельно взятому сотруднику, руководитель должен ходатайствовать перед высшим начальством об этом. По закону это разрешается. Для этого и составляется служебная записка на выдачу премии сотруднику за заслуги и хорошую работу.

Важно указать причину, почему определенного сотрудника стоит поощрить материально. Это и указывается в тексте документа.

Содержание служебной записки на премирование

Руководящие отделом, цехом, определенным звеном на предприятии интересуются тем, как правильно написать ходатайство на премию.

Информация, которую содержит служебная записка:

Данные о предприятии — название компании, подразделения, цеха и др.
Информация о руководящем звене компании — ФИО главного директора компании и непосредственного начальства.
Название документа — Служебная записка на премирование сотрудника.
Подробная информация о работнике — его стаж, ФИО, достижения в данной компании.
Описание причины, почему этот сотрудник достоин денежного поощрения — внедрение новых предложений, переработка, успешное завершение срочного проекта и др.

Заверяет служебную записку на премию руководители сотрудника. В случае, когда их более одного, это делает каждый из них. Для окончательного подтверждения ходатайство на премию самому высшему звену в компании, документ визируется главой компании. Документ предоставляется в бухгалтерию, после чего на счет работника поступают средства.

+7 (812) 309-76-23 - Санкт-Петербург, Ленинградская область

Ходатайство на поощрение сотрудника проходит некий путь составления. Если на всех этапах ответ положительный, тогда сотрудник получит средства.

Перечислим этапы формирования документа:

Образец служебной записки на премирование сотудника

По закону разрешено использовать произвольную форму для составления служебки.

Примером ходатайства о выплате премии может послужить приведенный ниже:

ОАО «Солнечный город»

От руководителя цеха № 5

Желудочкин Иван Григорьевич занимает должность электрика в цехе №5 ОАО «Солнечный город» на протяжении 8 лет. С годами зарекомендовал себя как хороший, компетентный, грамотный работник, честно и качественно выполняющий поставленные перед ним задачи. Соблюдает дисциплину труда, а при возникновении сложных вопросов, всегда проявляет инициативу в их разрешении.

В феврале 2017 года заменял коллег, перевыполнил установленный личный план на 50%, что позволило предприятию продолжать деятельность и не остановиться из-за нехватки рабочего персонала. В связи с этим прошу выплатить Желудочкину Ивану Григорьевичу премию в размере 50% заработка за февраль 2017 года.

Подпись руководства с расшифровкой

Документ разрешается оформить на листе А4 в печатном виде, так и написать от руки.

Задать вопрос юристу

По любым вопросам обращайтесь к нашим юристам через данную форму!

Служебная записка о премировании

Служебная записка на премирование сотрудника, образец

Как правильно написать заявление на поощрение своих сотрудников

Директор имеет право поощрять свой персонал, добросовестно исполняющий порученные профессиональные обязанности. Закон (статья 191 ТК РФ) позволяет это делать различными способами:

вручить почетную грамоту или знак;

подарить ценный подарок;

снять ранее объявленное дисциплинарное взыскание.

Закон не запрещает поощрять своих отличившихся сотрудников каким-либо другим образом. Пример служебной записки о премировании сотрудника может сочетать в себе несколько видов поощрений:

приобретении путевки на отдых;

и присвоение звания “Лучший работник месяца” или года.

Как правило, все виды материального и нематериального стимулирования прописываются в локальных нормативных актах компании, таких как положение о премировании или коллективный договор. Однако директор коммерческой фирмы, тем более если он еще и собственник, может на свое усмотрение выбрать тот или иной стимул. Может даже квартиру подарить в собственность, если захочет, и заслуги человека соответствуют такому подарку.

Шаг 1. Составляем служебную записку

В ней кратко и по существу описываем:

его практическое значение для компании;

указываем конкретных работников, кто по мнению руководства достоин поощрения;

присваиваем необходимые реквизиты (дата, номер, подпись).

Шаг 2. Согласуем при необходимости

В случае, если речь идет о денежных выплатах, как, например, образец служебной записки о премировании работников, лучше этот документ предварительно согласовать с финансовой службой компании. Деньги все равно выплатят, но если их не будет, работникам придется ждать… А ведь каждый знает, что ложка хороша именно к обеду. Поэтому виза начальника финансовой службы на этом документе будет совсем не лишней, да и у руководства будет меньше вопросов о премировании деньгами.

Шаг 3. Ходатайствуем перед руководством

Передаем подписанный и согласованный документ на рассмотрение первого лица фирмы. Для того, чтобы он гарантированно попал на рассмотрение к работодателю, его следует зарегистрировать у секретаря как входящую корреспонденцию.

Директора, как правило, не отказывают и пишут на документе - к выплате!

После того, как служебная записка вернется от первого лица, относим её в подразделение, которое занимается изданием нормативных актов о поощрении, как правило, это отдел кадров. Вкратце объясняем, что приказ было бы неплохо подготовить в сжатые сроки, и ждем.

Шаг 5. Поздравляем работника

По факту издания приказа получаем его копию и в торжественной обстановке поздравляем своих подчиненных. Если успехи были значительные, поздравляет, как правило, само руководство компании.