Как правильно написать служебную записку на имя руководителя
Что такое служебная записка и для чего она нужна
Большинство людей совершеннолетнего возраста являются работниками в той или иной организации. Люди обращаются к начальству с просьбами или пожеланиями через заявления или служебные записки. Опишем процесс составления и передачи документов для руководителя.
Для начала необходимо разобраться в том, что собой представляет служебная записка. Это документ, который является внутренним или внешним, в зависимости от функций и адресата. Такая служебная записка чаще всего адресована вышестоящему лицу от его подчиненных и является своего рода просьбой, замечанием или предложением.
В зависимости от смысла служебной записки она может быть докладной, объяснительной, пояснительной или аналитической.
В этом документе чаще всего освещаются технические или хозяйственные проблемы, дается описание спорных ситуаций или предоставляется объяснение, которое требует от вас начальство. Главное отличие служебной записки состоит в том, что в ней не только оговаривается суть проблемы, но дано также ее подробное описание, а иногда - пути решения.
Служебная и докладная: сходства и различия
Некоторые работники путают докладную и служебную записки, и это неспроста. Сходство есть, однако имеются и различия. Давайте в этом разберемся. Итак, смысл и той, и другой записки состоит в том, чтобы сообщить начальству о каком-либо сбое в работе. Однако в докладной чаще всего сообщается о проблеме, а в служебной записке есть еще и просьба ее устранить, а иногда указываются и пути решения той или иной проблемы.
Составление служебных записок для начальства
Чаще всего такие документы направляются именно руководству. Это связано с тем, что служебная записка – это документ, в котором сообщаются какие-либо внутренние проблемы. Пример служебной записки нигде не прописан, образца текста нет, поэтому их составляют в произвольной форме. Самое главное - описать суть проблемы и предлагаемые пути ее решения. На что еще следует обратить внимание, так это на то, чтобы ваша служебная записка была зарегистрирована в организации. Таким образом можно точно удостовериться, что она дойдет до начальства.
Однако ситуации бывают разными. Представьте себе, что вы пишете служебную записку не о поломке техники, а, например, о сотруднике вашей компании, который в чем-то провинился. Ситуации бывают разными. Ваша служебная записка может быть просто «потеряна». Чтобы такого не случилось, вы можете подстраховаться. Составьте служебную записку в двух экземплярах. Отдайте их на регистрацию секретарю и попросите на вашем экземпляре написать, что записка зарегистрирована по такому-то номеру, такой-то датой и принята к рассмотрению. Таким образом, даже если ваша жалоба «не дойдет» до начальства по каким-либо причинам, у вас есть подтверждение и ее текст.
Обмен служебными записками между обособленными подразделениями
Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы. Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства. Единственное отличие, которое есть, – это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом.
Шапку служебной записки надо оформлять по образцу заявления, которое пишется на имя руководителя. Далее пишется сам текст, в котором поясняются все проблемы конкретного подразделения. Желательно описать не только суть проблемы, но и подробно все нюансы. Также можно предложить способы ее решения.
Обязательно должны быть указаны реквизиты документа: дата и номер. Это нужно для того, чтобы он стал официальным.
Служебные записки в другую организацию
Однако иногда бывает, что она выступает в роли внешнего документа. Довольно распространенный случай написания служебной записки – для другой организации. Таким образом компании обмениваются необходимой информацией. Также в этом случае служебная записка является документальным подтверждением претензии или просьбы.
Такие записки оформляются также в произвольном виде. К ним могут прилагаться ксерокопии необходимых документов. Чаще всего такие записки оформляются на имя директора одной фирмы от главы другой. В случае переговоров с контрагентом обязательно надо оформить два экземпляра служебной записки. Второй экземпляр с печатью, подписью и регистрационным номером надо забрать себе и хранить этот документ до тех пор, пока проблема не решится.
В случае написания служебной записки для другой организации вы можете в ответ получить такое же письмо. В этом ничего страшного нет. Возможно, руководство не совсем поняло проблему или просьбу, а может быть, просто решило предложить свой вариант развития дальнейших действий. Такую записку вы должны также зарегистрировать и отреагировать на нее или действием, или ответом на просьбу. Поэтому общение организаций через служебные записки может продолжаться довольно долго.
Как правильно оформить служебную записку
Начинается документ с наименования организации и данных человека, которому она предназначается, далее указываются собственные данные. Слова «Служебная записка» пишутся посередине. Далее с красной строки начинается текст. Как было указано ранее, он пишется в произвольной форме. В конце указывается дата и ставится подпись с расшифровкой.
Если текст служебной записки большой, его разделяют на несколько абзацев. В первом из них идет описание проблемы. Во втором излагается сама просьба. В случае если просьба коллективная, в третьем абзаце можно указать отдел и фамилии тех работников, которые ее написали. В этом случае подпись на служебной записке ставится начальником отдела. Отдельно можно приложить листок с подписью всех работников.
Служебная записка пишется на листе формата А4, как и любое заявление. Подпись должна быть собственноручной, а не факсимильной. Также желательно служебную записку оформить со своим порядковым номером и датой ее составления. Ее можно напечатать и на компьютере, но даже в этом случае подпись должна быть личной.
Отправка документа посредством электронной связи
Нередки случаи, когда в организации ведется электронный документооборот, и все просьбы и записки необходимо отправлять именно по Интернету или внутренней сети. В этом случае пугаться не надо, в этом ничего страшного нет. Однако для этого желательно иметь личную электронно-цифровую подпись, чтобы можно было подтвердить свою просьбу.
Или же можно написать служебную записку на листе бумаги, подписать ее и отсканировать. Электронную версию отправляете на необходимый адрес и ждете ответа.
Всегда ли нужно оформлять свое предложение письменно
Зачастую встает вопрос: а можно ли обратиться к руководству предприятия в устной форме? Ответ очень прост: обратиться устно всегда можно, но даст ли это какие-то результаты, неизвестно. Письменное же сообщение всегда является официальным документом, независимо от его содержания и адресата. А вот устное сообщение – это просто слова, на которые может и не быть ответа.
Поэтому можно посоветовать все предложения, объяснения и пояснения для начальства оформлять исключительно на бумаге. Иначе просто можно не получить ответной реакции на свою просьбу или предложение.
Служебная записка – документ, являющийся основным видом коммуникации, происходящей внутри любой организации или ее подразделений практически по всем вопросом рабочего процесса. Посредством этого вида документа решаются вопросы как внутри подразделений, так и между работниками и вышестоящими должностными лицами. Как правило, служебные записки используются с целью отображения информационных отношений между отделами и лицами, работающими в них, документально.
Служебная записка составляется руководителями одних подразделений на имя руководителей других подразделений учреждений или организаций. Только в этом случае (равнозначного должностного статуса) данный вид документа отличается от обычной докладной записки.
Содержание служебной записки в основном содержит какое-либо рабочее предложение, либо просьбу, иногда другую служебную информацию. Служебная записка, в которой работник называет причины не выполнения поставленных перед ним ранее задач или планов, является объяснительной запиской, и направляется непосредственно вышестоящим руководителям.
Основные вопросы, по которым составляется служебная записка:
- вопросы, связанные с материально-техническим обеспечением;
- вопросы информационного характера;
- вопросы по организации рабочего процесса;
- хозяйственные вопросы.
Как самостоятельный вид документа, служебная записка не внесена в общероссийский классификатор управленческих документов ( ОКУД ). Не смотря на это, широко используется на практике при решении деловых вопросов. При этом стоит соблюдать правила ее оформления, согласно требованиям ГОСТ 6.30-2003 " УСД . УСОРД. Требования к оформлению документов".
Прежде всего, шапка, содержащая адресат служебной записки, с указанием структурного подразделения организации, должность и ФИО получателя, должна находиться в правом верхнем углу. Далее следует указать дату написания документа и его регистрационный номер. По центру указывается название документа: «Служебная записка». Далее непосредственно сам текст документа, содержащий основную цель (просьбу, предложение и т.д.). После текста следует указать подразделение, а так же должность составителя документа, его ФИО и подпись.
Служебная записка является самым распространенным видом документов на любом предприятии.
Служебная записка – это, своего рода, деловая переписка между работниками отделов и их руководителями. Она является одним из самых распространенных видов документов на многих предприятиях и организациях.
Как написать служебную записку
Страница обновлена: 04.09.2015
Служебная записка служит основным инструментом для обмена служебной информацией между структурными подразделениями организации.
Применение записки обусловлено необходимостью документирования информационных взаимоотношений внутри каждой компании.
Образец составления
Данный вид документа используется для коммуникации на горизонтальном уровне, без привлечения вышестоящих должностных лиц. Например, от ведущего специалиста одного отдела к ведущему специалисту другого, от руководителя к руководителю, от служащего к служащему, при условии их равнозначного статуса. Письменное обращение подчиненного к руководителю носит название докладной записки.
При помощи служебных записок регулируются практически все вопросы, касающиеся деятельности организации, в частности, вопросы организационного, хозяйственного, информационного или материально-технического обеспечения.
Как правило, записка выражает предложение или просьбу относительно одного из указанных вопросов, но может содержать и иную служебную информацию. Записка, составленная с целью объяснения причин невыполнения служебных задач и направленная на имя руководителя, называется объяснительной запиской.
В российском классификаторе ОКУД служебная записка не выделена в качестве самостоятельного документа. При ее составлении рекомендуется придерживаться требований, выраженных ГОСТом 6.30-2003 «УСД. УСОРД.
Составление и содержание записки
Требования к оформлению документов», что позволит соблюдать принцип однотипности оформления деловой документации. В целях упорядочивания внутреннего движения документов компании, каждая служебная записка должна иметь собственный регистрационный номер, присваиваемый ей при составлении.
Основными реквизитами являются:
- сведения об адресате (структурное подразделение, должность, ФИО);
- регистрационный номер и дата составления служебной записки;
- наименование документа («Служебная записка»);
- подзаголовок к основному тексту, частично раскрывающий предмет сообщения;
- текст записки;
- подпись составителя, его ФИО, должность и наименование структурного подразделения.
Пример служебной записки о премировании скачать (Размер: 36,0 KiB | Скачиваний: 5 605)
Служебная записка на приобретение скачать (Размер: 23,0 KiB | Скачиваний: 6 149)
Служебная записка — это средство переписки между структурными подразделениями или сотрудниками организации, не состоящими в прямом подчинении друг у друга.
Скачать образец служебной записки можно здесь !
Тематика служебных записок, как и деловых писем, весьма обширна. Может быть информационная служебная записка, записка-запрос, напоминание, предложение и т.п.
При написании служебных записок не обойтись без соблюдения служебной иерархии. Если сотруднику отдела кадров понадобилась информация от юрисконсульта, в переписку посредством служебных записок вступят начальник отдела кадров и начальник юридического отдела. Понятно, что составлять и отслеживать записку будет тот, кому требуется запрашиваемая информация, но подписывать ее должен его руководитель.
Если требуется написать служебку на имя генерального директора, подписать ее должен начальник подразделения-инициатора.
Текст служебной записки, как и любого документа, пишется в официально-деловом стиле. Хорошо, если инструкцией по делопроизводству раз и навсегда предусмотрен и утвержден бланк служебной записки. На нем должны быть следующие реквизиты:
— наименование вида документа (служебная записка)
После того, как служебка составлена и подписана, ее необходимо зарегистрировать. Для регистрации служебных, докладных и объяснительных записок достаточно иметь один реестр. При большом потоке этих документов к порядковым номерам можно добавлять буквенные индексы. Для служебных записок это будет индекс «СЗ», например «СЗ-14 от 22.01.10».
Пример служебной записки:
ООО «Светлый мир»
Служебная записка № СЗ-34 от 30.04.10
Кому: генеральному директору ООО «Светлый мир» Кондрашову В.А.
От кого: от начальника отдела управления персоналом Черниковой А.Ф.
Прошу дать указание отделу правового обеспечения предоставить в отдел управления персоналом информацию согласно приложения №1.
Начальник ОУП Черникова А.Ф.
Евгения у Вас очень ценная информация, я по своей новой профессией очень часто сталкиваюсь с такими формами, она очень полезна.
Как хорошо, что мне такие записки писать не нужно:) Я сама по себе. Но знать, как выглядят официальные документы, все же полезно.Спасибо.
Подскажите пожалуйста кто должен регистрировать служебные записки, у нас большое предприятие, очень много сл.записок пишется на ген.директора, все служебки регистрируются в отделе делопроизводства, возникают проблемы, исполнители хотят сразу знать номер служебки, сделать копию, мы же не регистрируем сразу, тк делопроизводитель занят в это время, и не должен отвлекаться каждый раз, а регистрирует когда появляется свободное время.
Служебные записки регистрируются в отделе делопроизводства, если организация не использует СЭД.
Если установлена СЭД, то записки регистрируют в ней исполнители, номера присваиваются автоматически.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, необходимо составить служебную записку на приобретение датчика давления к атомно-абсорбционному спектрометру.
В настоящее время в лаборатории химических исследований ОТК в эксплуатации находится атомно-абсорбционный спектрофотометр GBC 908AA производства фирмы GBC Scientific Equipment Pty Ltd., Австралия, 1997 года выпуска.
Данный ААС с электротермической атомизацией предназначен для определения количественного содержания химических элементов (Ag, Al, As, Ba, Bi, Cd, Co, Cr, Cu, Fe, Hg, Mn, Mo, Ni, Pb, Pd, Se, Sn, Sb, Sr, Ti, V, Zn и др.) в широком круге объектов: различных типах вод (питьевые, природные, сточные, морские, технологические), атмосферном воздухе, почвах, отложениях и осадках, а также металлах и сплавах и иных объектах.
Прибор модели GBC 908AA является незаменимым и единственным инструментом для количественного определения следовых количеств тяжелых металлов в пробах. В среднем в год с помощью прибора выполняется 1000 анализов, согласно графику аналитического контроля цехов завода, а также по требованию.
Вследствие длительного срока эксплуатации данного оборудования около 20 лет вышел из строя датчик давления воды, предназначенный для измерения давления воды в системе и защиты дорогостоящего оборудования от перегрева (в процессе работы атомизатор нагревается до температуры 30000С). Неисправность данного датчика блокирует работу прибора и как следствие невозможность выполнения химических анализов.
С уважением, Алла.
Ко всему этому тексту не хватает только завершающей фразы «Прошу приобрести…». А так готовая записка.
Как написать служебную записку
Часто в пределах одной организации возникает необходимость обмена данными, донесения до сведения сотрудников определенной информации или их уведомления о текущем положении дел. Для этого служит такой внутренний документ, как служебная записка.
Цели и применение служебной записки
Данный вид документа актуален в ряде случаев:
- для освещения текущих рабочих вопросов;
- в качестве документа, призванного побудить сотрудников или руководство к определенным действиям;
- уведомление ответственного лица об определенных проблемах, связанных с работой;
- запрос дополнительной информации или помощи при решении некоторых вопросов.
Вне зависимости от того, содержится ли в документе просьба о закупках нового оборудования или это служебная записка на премирование сотрудника, образец которой можно скачать – этот документ не является обязательным к исполнению и фактически не имеет юридической силы.
Служебные записки помогают решить ряд организационных вопросов, при этом в зависимости от цели написания в таком документе могут содержаться определенные данные, которые требуют фиксации. Например, такая информация может касаться расхода финансов или служить в качестве запроса на предоставление денежных средств. В этом случае перед тем, как писать служебную записку, очень важно проверить правильность такой информации.
Этот документ будет прилагаться к бухгалтерским отчетностям и даже может храниться в архиве организации для последующего предоставления сотрудникам контролирующих органов по требованию. В зависимости от содержания такие записки могут храниться от одного года до пяти лет, а могут находиться в архиве на протяжение всего срока деятельности организации,
Как писать служебную записку
В настоящее время многие документы составляются в электронном виде. Как правило, в любой компании для разных документов существуют шаблоны, в которых может автоматически проставляться дата и указываться адресат, также при этом соблюдаются различные отступы и интервалы.
Можно привести в качестве такой служебной записки пример, когда какое-либо структурное подразделение просит выделить дополнительные финансы для решения определенных рабочих задач. Все документы, которые касаются денег, в любой организации учитываются и в большинстве случаев подшиваются к различного рода отчетностям. Приведенный пример служебной записки также будет подшит и сдан на хранение в архив, поэтому форма служебной записки в данном случае менять не будет, но сам текст нужно расположить с учетом отступов.
Так, от левого края документа необходимо отступить не менее трех сантиметров – это место и будет использоваться для подшивки. Регламентируются в некоторых случаях и отступы от правого края, а также сверху и снизу документа (1,5-2 сантиметра и не менее двух сантиметров соответственно).
Нет необходимости вымерять эти расстояния линейкой: достаточно примерно соблюдать эти расстояния в указанном диапазоне. К тому же в большинстве случаев такие внутренние документы не подшиваются, так как используются лишь единожды при обмене информацией между двумя равноправными подразделениями одной организации.
Служебная записка образец
Шаблон служебной записки скачать в формате Word.
Образец служебной записки для покупки деталей.
Пример служебной записки об отсутствии сотрудника.
Источники:
www.syl.ru forms-docs.ru mirblankov.ru thebestsecretary.ru infportal.ruКомментариев пока нет!