Как правильно написать письмо на изготовление

Важно понимать, что письмо это всего лишь оболочка для передаваемой информации. И если вам требуется составить хорошее письмо, кроме формы письма важно обратить и на содержание. Мы же в данном обзоре ограничимся описанием формы письма.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Ниже представлены наиболее часто применяемые образцы писем:

Бланк официального письма часто представляет собой лист бумаги с нанесенными типографским способом постоянными элементами. Но в последнее время типовые бланки используются все реже, ведь письмо со всем оформлением можно распечатать на принтере. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, должно соответствовать принципам технической эстетики, что в свою очередь положительно влияет на восприятие его содержания. Учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003.

Введение стандарта на формуляр-бланк, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, это позволяет:

• организовать централизованное изготовление бланков для писем;
• уменьшить стоимость машинописных работ;
• сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
• облегчить визуальный поиск необходимой информации;
• расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб (для государственных предприятий);
2. Логотип или эмблема организации;
3. Код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
4. Код документа по ОКУД (если имеется);
5. Наименование организации (полное и сокращенное);
6. Почтовый и юридический адрес;
7. Номер телефонов;
8. номер факса;
9. Банковские реквизиты;
10. Дата;
11. Индекс документа (регистрационный номер);
12. Ссылка на индекс и дату входящего документа;
13. Адресат;
14. Заголовок к тексту;
15. Текст;
16. Подпись;
17. Фамилия и телефон исполнителя.

При необходимости могут быть также приведены адреса электронной почты и веб сайтов организации.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД. Стоит отметить, что требования к официальным письмам варьируются от организации к организации, в тоже время государственные учреждения должны следовать ГОСТам в оформлении официальных писем.

• История делопроизводства
• Инструкция по делопроизводству
• Должностная инструкция
• Адресат и адресование документа
• Согласование документа
• Подпись
• Печать
• Отметки на документе

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

• инструктивные;
• сопроводительные;
• информационные;
• гарантийные;
• рекламные;
• претензионные;
• арбитражные;
• письма-подтверждения;
• письма-напоминания;
• письма-извещения;
• письма-просьбы.

В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

• введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
• доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
• заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности. », «В ближайший год школа не предполагает. » и т.д.

Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению (см. рис. 3.7).

Рис. 3.7. Пример оформления письма

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

• дата;
• номер;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);
• заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя. была установлена недостача. штук изделий на сумму. (коммерческий акт от 26.01.06 № 247). ». Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);
• от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);
• от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).

Сопроводительное письмо и другие виды писем

Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие».

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».

Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Как писать официальное письмо

Страница обновлена: 12.11.2017

Чтобы составить хорошее, информативное письмо необходимо уделить особое внимание его форме и содержанию.

Для официальных писем используют специальные бланки, которые соответствуют стандарту. Они содержат обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке.

• запрос,
• извещение,
• ответ,
• благодарность,
• приглашение,
• жалоба,
• просьба,
• соболезнование и прочие.

На лист бланка наносят типографским способом постоянные элементы. В настоящее время типовые бланки практически не используют, так как бумагу со всеми необходимыми реквизитами можно распечатать самостоятельно на принтере. Помимо основного текста письмо содержит информацию об адресате: название организации-отправителя, контактные данные, номер письма и т.д. Реквизиты могут иметь продольное либо угловое расположение.

На восприятие содержания письма влияет соблюдение принципов технической эстетики при его оформлении. Человеческий глаз легче фиксирует верхнюю часть объектов, поэтому в письме она более насыщена, а нижняя – наоборот, более «устойчива».

Стандарты формуляров-образцов устанавливают формат и размер полей документов, находящихся в унифицированной системе, требования к конструкционной сетке, наличие и порядок расположения реквизитов. Такие документы состоят из трех основных частей, расположенных в четко разграниченных зонах, что обеспечивает быстроту и легкость восприятия текста.

Обязательными признаками для отдельных видов документации являются реквизиты, установленные законом или различными положениями. Их расположение и состав должны соответствовать стандартам (ГОСТ Р.30-2003).

Общепринятые стандарты способствуют: организации централизованного изготовления бланков, снижению стоимости машинописных работ, сокращению трудозатрат на оформление и составление писем, облегчению визуального поиска необходимой информации, расширению возможности применения организационной и вычислительной техники при обработке документов.

Формуляр-образец служит основой для составления бланков всех видов управленческой документации. Отводимая площадь для расположения реквизитов равняется оптимальному объему определенного реквизита в печатных знаках.

В зависимости от назначения документы содержат до 31 реквизита. Однако их полного набора нет ни в одном документе, так как для каждого вида определен свой состав.

Для официальных писем используют следующие реквизиты:

• государственный герб (госпредприятия),
• эмблема или логотип,
• код по ОКПО (если есть),
• код по ОКУД,
• наименование предприятия,
• юридический и почтовый адрес,
• банковские реквизиты,
• номер телефона и факса,
• индекс документа,
• дата,
• ссылка на индекс и дату,
• адресат,
• заголовок,
• текст,
• подписи,
• ФИО и телефон исполнителя.

Если нужно, прописывают адреса веб сайтов и электронной почты предприятия.

Совокупность реквизитов в официальном письме называют формуляром. Некоторые нанесены на бланк типографским способом. Все документы помимо официального письма имеют название их вида, например, «Акт», «Решение» и прочее.

Наименование организации адресата прописывают полностью и сокращенно. Требования к оформлению писем зависит от предприятия. Государственные учреждения соблюдают правила составления в обязательном порядке.

Как правильно оформить деловое письмо образец

Как правильно писать деловые письма?

Иногда по роду деятельности необходимо написать деловое письмо, но не все знают, как написать деловое письмо правильно. Ведь грамотно составленное деловое письмо проще к прочтению и восприятию. Поэтому перед написанием следует посмотреть образец делового письма.

Написание делового письма сопряжено с рядом правил. Так, например, деловое письмо стоит писать на специальном бланке организации. Если такой бланк отсутствует, то лучшим вариантом будет взять обычный белый лист формата А4. В этом случае не забудьте указать необходимые данные: наименование компании, адрес, и контактные телефоны. Чем больше различных способов связи будет указано - тем лучше, это позволяет получателю выбрать наиболее приемлемый вариант ответа.

Деловое письмо не должно быть большим по объему. "Идеальный" объем - это 1-2 страницы. Абзацы в тексте письма следует разделять двойным интервалом, либо красной строкой. В самом же тексте интервал должен быть одинарный.

Образец делового письма

Теперь перейдем к самому письму. Вот примерный образец написания делового письма:

1) В верхнем левом углу бланка необходимо указать:

2) По центру укажите тему письма, если таковая имеется.

3) Начинать письмо следует уважительно. Например:

- "Уважаемый Петр Иванович"

- "Уважаемый господин Путин"

Внимание: в деловом письме нельзя использовать сокращенный вариант слова "господин" - "г-н".

4) После этого необходимо раскрыть суть письма. В первых 1-2 предложениях раскройте цель и причины написания письма. Старайтесь писать лаконично, просто и понятно. Не нужно "нагружать" текст делового письма различными эмоциями и профессиональным слэнгом. Пишите так, чтобы любой прочитавший письмо смог сразу понять его суть.

5) Последним предложением подытожте всё сказанное выше.

6) После текста письма укажите всё имя и поставьте подпись.

Вот примерный образец делового письма. После его составления внимательно прочитайте текст с самого начала. Вполне вероятно, что Вы допустили какие-то грамматические или орфографические ошибки, наличие которых в деловом письме не допускается.

Надеемся, эта краткая статья поможет вам правильно писать деловые письма, которые обязательно будут прочитаны, а не останутся пылиться где-нибудь в сторонке.

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

В разделе с образцами писем вы сможете увидеть разные примеры делового письма. которое также называют служебным. В данной же статье мы поговорим об основных правилах деловой переписки. Если вы освоите их, то сможете существенно снизть временные затраты на ведение делопроизводства.

Важно помнить, что при написании делового письма всегда необходимо брать фирменные бланки организации. Это поможет подчеркнуть солидность вашего предприятия, ведь в мире бизнеса так же, как и везде, встречают по одежке. Инструкции по делопроизводству, либо специальный приказ организации должны закреплять в себе такие параметры как вид используемых бланков, а также состав элементов оформления (реквизитов) делового письма.

При написании данной статьи были учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». В соответствии с упомянутым стандартом можно применять в работе бланк письма с угловым расположением реквизитов, а также бланк письма с продольным расположением.

В бланке письма должны быть данные о предприятии, благодаря которым его легко можно идентифицировать. Например, бланк должен содержать наименование и логотип фирмы, ее сокращенное наименование, если оно указано в учредительных документах, а также почтовый адрес, адрес официального веб-сайта и электронная почта, а также контактные телефоны и другие реквизиты. Некоторые из вышеперечисленных данных можно и не включать в бланк, ведь никакие нормативы это не регламентируют.

У каждого листа делового письма должны быть поля шириной от 20 мм слева, от 10 мм справа, и от 20 мм снизу и сверху. Если служебное письмо содержит больше одного листа, то со второго листа необходимо нумеровать их сверху и посередине. При наличии приложений, каждое из них необходимо нумеровать по отдельности.

Правила деловой переписки

Деловая переписка ведется с использованием традиционного официально-делового стиля, который характеризуется лаконичностью и ясностью изложения самой сути вопроса, а также соответствием общепринятым нормам этикета и использованием стандартизированных фраз.

Деловое письмо может быть составлено как по одному вопросу, так и по нескольким сразу, но в данном случае они должны быть взаимосвязаны. Даже если вы обращаетесь в одну организацию, но по нескольким вопросам, то следует написать в один адрес сразу несколько писем.

Правила ведения деловой переписки предполагают, что на все письма должен быть дан ответ, за исключением тех, которые присылают лишь для сведения. На все поставленные в деловом письме вопросы следует отвечать оперативно и четко. Если вы задержитесь с ответом, это будет расцениваться вашими контрагентами как отказ сотрудничать.

Текст служебного письма составляется с помощью простых фраз, следует избегать замысловатых оборотов речи. Письмо должно быть выдержано в нейтральном тоне, следует избегать проявления любых эмоций: как грубости, так и чрезмерной любезности. Деловое письмо также не должно содержать лишних подробностей, которые не имеют отношения к теме письма и рассматриваемому вопросу. Разумеется, письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических или пунктуационных ошибок.

При написании делового письма необходимо ясно видеть перед собой его цель, будь это завязывание новых деловых связей, увеличение объема продаж, изложение претензий, выражение соболезнования, приглашение на те или иные мероприятия, поздравление или выражение соболезнования, попытка ускорить оплату товаров или услуг и т.п.

Правила этикета при ведении деловой переписки допускают следующие формы обращения:

• «Уважаемая госпожа Кравцова!» – такое обращение носит наиболее официальный характер и предполагает наличие определенной дистанции.
• «Уважаемый Сергей Валерьевич!» – подобное обращение свидетельствует о налаженных деловых отношениях и демонстрирует уменьшенную дистанцию.
• «Уважаемые господа!» – такая формулировка используется для коллективного обращения.

Текст делового письма обычно имеет определенную структуру, которая включает несколько частей:

• вначале рассказывается о причинах или основаниях для написания письма;
• далее должны быть предложены выводы, решения, просьбы или рекомендации, которые вы можете предложить;
• письмо должно завершаться небольшим резюме, где подводятся итоги (здесь можно использовать такие обороты как «надеемся…», «уверены…»).

В тексте письма обычно используются следующие обороты. «Просим предоставить данные о…», «направляем на рассмотрение проект договора…», «Подтверждаем получение…», «ООО «Тюльпан» гарантирует оплату…», «ЗАО «Электроприбор» сообщает о получении…» и т.д.

Фразы этикетного могут использовать в заключительной части делового письма, в том числе над подписью, такие как «Искренне Ваш», «С уважением». Кроме того, могут использоваться и фразы с более позитивным настроем, например: «С наилучшими пожеланиями», «С интересом ждем от Вас новых предложений», «С надеждой на продолжение сотрудничества» и т.д.

Итак, мы рассмотрели минимум необходимой информации, которая понадобится вам при ведении деловой переписки. Чтобы продолжить изучение правил деловой переписки, вам должно быть интересно прочесть публикацию об оформлении делового письма. где также есть информация о требованиях к реквизитам служебных писем. В данной статье мы поговорим о том, как корректно указывать адресата, как правильно поставить подпись, а также и о других важных реквизитах. Мы надеемся, что данный материал будет вам полезен.

Школьный ассистент - готовые сочинения по русскому языку и литературе

Как правильно писать деловое письмо (образцы)

Вариант 1. Уважаемая Анна Владимировна! Согласно предварительной договоренности высылаю Вам проект Соглашения между нашими ведомствами по поводу сотрудничества в области культуры на 2000 год. Надеюсь, после проведения экспертизы и основательного обсуждения всех пунктов предложенного документа Вы любезно сообщите мне, в какое время Вам наиболее удобно встретиться с представителями нашей организации для того, чтобы окончательно решить, когда и где мы смогли бы подписать Соглашения и затем приступить к реализации намеченных совместных мероприятий и акций.

Думается, все уточнения будут внесены в проект в рабочем порядке.

Еще раз благодарю Вас, уважаемая Анна Владимировна, за внимание к нашим разработкам и рассчитываю на положительную оценку проекта.

С самыми добрыми пожеланиями

Руководитель Центра детского творчества

Вариант 2. Глубокоуважаемый господин Министр! Позвольте засвидетельствовать Вам свое почтение и одновременно обратиться с просьбой о всяческой поддержке нашего театра русской драмы, который на сегодняшний день находится в тяжелой финансовой ситуации.

Положение осложнено еще тем, что после недавнего пожара в театре мы вынуждены были своими силами осуществить ремонт в вестибюле и зрительном зале, чтобы не отпугнуть зрителя. К сожалению, старая проводка в нашем ветхом здании постоянно наводит на мысль, что подобная трагедия может опять повториться. Бюджетных средств выделяется катастрофически мало, а приглашение в театр для постановки спектаклей серьезных режиссеров с именем требует высоких гонораров, то же самое можно сказать о гастролях, о возможном нашем участии в театральных фестивалях за пределами не только страны, но и нашего областного центра.

Уверен, Вы, как никто, понимаете, насколько важно, насколько необходимо театральной труппе ездить, знакомить самого разного зрителя со своими работами, показывать спектакли своим товарищам-профессионалам, театральным критикам. Актеру, постановщику, наконец, театру нужна профессиональная оценка со стороны подлинных знатоков, мастеров своего дела, иначе начинается топтание на месте, отрыв от реальных ценностей, от большого искусства.

Прошу меня простить за многословие и повтор общеизвестных истин, но на душе наболело. Поэтому осмеливаюсь еще раз просить Вас о помощи в плане выделения средств на постановку на сцене нашего театра пьесы У. Шекспира «Укрощение строптивой» известным московским режиссером Владимиром Нирзоевым.

Готов в любое время представить смету необходимых расходов. Заранее благодарен за внимание к нашим проблемам.

Директор театра русской драмы А. П. Терпсихоров.

Если данное школьное сочинение на тему: Как правильно писать деловое письмо (образцы). вам пригодилось, то я буду премного благодарна если вы разместите ссылку в блоге или социальной сети.

Как адресовать письмо?

• Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закрепил основные значения понятий, которые мы далее будем использовать:

• адресат – реквизит, содержащий информацию о получателе документа;
• реквизит документа – элемент оформления документа.

Дополнительно необходимо обратить внимание на новый термин атрибут, который активно применяется при работе с электронной научно-технической документацией и рассматривается как обязательная составная часть реквизита документа. Правила оформления реквизита «адресат», установленные ГОСТ Р 6.30-2003, предусматривают различные варианты его оформления – в них по-разному оформляются или не оформляются основные атрибуты реквизита «адресат».

И, наконец, термин адресат необходимо отличать от устаревшего понятия адресант, которое тем не менее упоминается в приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) в значении автор, т.е. отправитель документа (и прежде всего письма).

Поскольку переписка занимает обычно более 80% в объеме документо­оборота организаций, правила оформления реквизита «адресат» рассмотрим на примере официальных служебных писем, которые составляются в бумажной форме и направляются получателю в основном по почте.

В процессе ведения переписки руководители, сотрудники и служба делопроизводства организации должны учитывать следующие факторы:

Бланк письма организации

Для ведения переписки практически каждая организация разрабатывает и утверждает свой бланк письма. Состав его реквизитов и примеры оформления можно найти:

• в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.2 – Б.4) и
• Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (п. 3.3.1 с приложениями).

Организации уделяют большое внимание разработке бланка письма и даже включают его в книгу «фирменного» стиля, что совершенно справедливо, т.к. он является «лицом» юридического лица, формирует образ автора письма и впечатление о нем. Но дело не только в качестве бумаги и цветах краски, использованных для изготовления бланка. На бланке указываются полное и сокращенное наименования организации, организационно-правовая форма и подчиненность. Самое главное – проследить за правильным оформлением сведений об авторе, которые указываются на нем, перечислив все способы связи с автором. Во внешнюю среду это передает признаки устойчивости, готовности к контактам, открытость и «доброжелательность» организации.

Расположение реквизитов в бланке может быть:

• продольным (как в Примере 1) либо
• угловым:
  • центрированным (как в Примере 2) или
  • флаговым (атрибуты располагаются в той же боковой зоне, но текст каждой строки начинается от границы левого поля).

У продольного и углового бланков разное местоположение реквизита «адресат», оно обозначено оранжевой заливкой (сравните Примеры 1 и 2).

Атрибуты реквизита «адресат»

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует формулировать реквизит «адресат» как ответ на вопросы: «Кому?» и «Куда?» направляется письмо.

Причем ответ на вопрос «Куда?», т.е. оформление атрибута «почтовый адрес», ГОСТ считает факультативным. Если же он вписывается, то его элементы пишутся в последовательности, предусмотренной Правилами оказания услуг почтовой связи (это установлено Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Приложение № 11). Указание почтового адреса на самом письме становится удобным при использовании конверта с окошком, в котором и будут видны все данные об адресате (кому и куда нужно доставить письмо), тогда эту информацию не придется дублировать на конверте вручную или путем наклейки «этикетки». При больших объемах переписки такой подход существенно экономит время и деньги.

Если объединить рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.15) и «лучшие практики», то можно дать следующие советы по оформлению реквизита «адресат» для конкретных ситуаций.

Если письмо адресуется государственному органу, органу местного самоуправления, высшему органу власти, вышестоящей организации, то атрибут «почтовый адрес» все-таки не оформляется (он указывается только на конверте). См. Примеры 3 и 4.

Если письмо направляется первому руководителю этой «вышестоящей организации», то наименование организации включается в должность, см. Примеры 5 и 6. И должность, и Ф. И. О. пишутся в дательном падеже.

Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

Источники:

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа:

Как написать заявление если обрызгала машина

Льготы в кирове на приобретение земельных участков

Как правильно написать заявление на отпуск в счет будущего отпуска

Интересное:

Как зарегистрировать квартиру по наследству

Льготы чернобыльцам в Москве

Льготы на приобретение жилья инвалидам