Как правильно написать письмо схема
Некоторые тонкости оформления приложений
- Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления
Не все так просто, как кажется с первого взгляда
С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.
Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:
- Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
- В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
- Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
- Как нужно оформлять приложения?
Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.
Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так . Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).
Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 1 , которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2
Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.
Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:
Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).
Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.
Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .
Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.
Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).
Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?
Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.
Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.
Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.
Нужно отправить проект договора на подписание. Договор не предусматривает адресной части, и, чтобы в организации-корреспонденте он быстро дошел до нужного должностного лица, готовится сопроводительное письмо, в котором указывается конкретный сотрудник-адресат (см. Пример 2). Однако отправляемый договор является самостоятельным документом, даже, можно сказать, более важным, чем сопроводительное письмо. То есть договор не может являться приложением к письму. Поэтому в данном случае некорректно и глупо в правом верхнем углу первой страницы договора делать надпись:
Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.
Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.
Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки . И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).
Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.
Как нужно оформлять приложения?
При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила 4 :
- Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
- Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).
Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».
Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.
Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).
Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.
1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003. — ВНИИДАД. — 2003.
2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30–2003 и вышеназванных Методических рекомендациях. К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».
3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).
4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.
Как правильно писать электронные письма?
На практике очень часто задают вопросы, как правильно писать электронные письма, чтобы на них обращали
внимания, что бы они продавали и в конце концов, чтобы они доходили до адресата.
В этой статье мы рассмотрим структуру электронного письма, используя которую вы сможете достичь лучших результатов, чем те, которые у вас есть сейчас. Это факт, который протестирован на сотнях клиентов. Поэтому читаем и вникаем.
Некоторые мои клиенты называют структуру — шаблоном письма для рассылки, кто-то называет шаблоном информационного письма, кто-то продающим, контентным — названий много, а суть одна, которой нужно придерживаться.
Итак, от слов к делу.
Как правильно писать продающее электронное письмо?
Структура письма состоит из 11 пунктов, ни один из которых пропустить нельзя.
Вы просто обязаны использовать персонализацию в своих письмах, ведь люди хотят читать живого человека, а не новости компании. Делайте все правильно.
То есть письмо должно приходить от живого человека, например:
А никак не от компании:
Если вы нацелены научиться не только, как писать электронные письма, но и как продавать через них, я рекомендую использовать персонализацию и выстраивать отношения с вашей подписной базой.
Пункт №2 “Заголовок письма”
Если ранее вы отправляли письма от лица компании, а не от человека и желаете исправить эту ошибку, то в заголовке нужно “сказать”, что вы стали лучше!
Давайте рассмотрим на примерах.
Заголовок: Как увеличить продажи в 2 раза всего за 20 минут в день?
Отправитель: Кир Уланов
Заголовок: Makerrs — увеличение вашего ч…
“ч…” — это чека, среднего чека
Цель заголовка — чтобы человек кликнул по нему и открыл письмо. Другой задачи у заголовка — нет. Не перегибайте палку, но и не будьте занудой.
Примеры спам заголовков:
Вы потеряли +87% к своему капиталу!
Вебинар пройдет 27 марта в 21:00 по Москве!
Эти 3 способа принесут Вам 40 000 рублей за 2 недели!
Вебинар по продажам 17 апреля в 21:00 по Москве!
[2 бонуса] Вебинар по SMM в 20:00 МСК!
Пример хороших заголовков:
Вебинар по продажам 17 апреля в 21:00 по Москве!
Продавцы уже устали, а Вы будете пробовать?
Как выучить английский язык самому с нуля?
Английский уже не учат! Всех достало.
Эти 3 способа принесут Вам 40 000 рублей за 2 недели!
Так денег не получишь! Зачем?
[2 бонуса] Вебинар по SMM в 20:00 МСК!
Она будет голой в соц. сетях! Сегодня вечером.
Я бы мог продолжить писать статью дальше, но дабы сэкономить ваше время я подготовил для вас продолжение в формате пошаговой инструкции:
Она совершенно бесплатна и доступна для скачивания.
Изучив ее вы ещё узнаете:
1. Каким должен быть заголовок в самом письме + реально работающие заголовки продающих текстов
2. Как писать обращение в письме?
3. Как заинтересовывать через вопросы?
4. Каким должен быть 1-й абзац письма?
6. Сколько должно быть ссылок в письме
и куда они должны вести?
7. Как подписываться в конце письма?
8. Нужно ли использовать “P.S.” и что в нем писать?
9. Какая должна быть подпись ПОСЛЕ вашего письма?
Получить ее можно, вписавшись в форму на главной странице:
Email-маркетинг для бизнеса должен работать
на максимум и я вам в этом помогу.
P.S. Что бы вы хотели узнать еще о продающих письмах?
Напишите ниже в комментариях свои ответы, на которые я приоткрою еще пару фишек из практики.
Хотите поблагодарить за статью? Сделайте репост
Как правильно оформить письмо образец
Как написать письмо #8212; образец
Письма писали испокон веков и продолжают писать по сей день. Они служат инструментом общения между людьми, помогающим доходчиво изложить суть собеседнику, которая и явилась поводом его написания. В этой статье мы будем рассматривать несколько видов деловой переписки и узнаем, как грамотно составлять деловые письма .
Чтобы правильно составить любое деловое письмо, нужно уметь четко излагать его суть и правильно структурировать. Деловая переписка ведется на утвержденных фирмой бланках с собственным логотипом и адресом. В правом верхнем углу заполняется шапка, состоящая из должности и имени руководителя фирмы-получателя. В конце шапки пишется краткая информация об отправителе.
Следующим этапом составления письма идет написание обращения. Оно может звучать по-разному, в зависимости от степени знакомства с адресатом. Если вы знакомы с ним лично, то можно к нему обратиться так: #171;Уважаемый Сергей Юрьевич!#187;. Если адресат незнакомый человек, обращение может выглядеть следующим образом: #171;Уважаемый господин Иванов!#187;. Нужно иметь в виду, что в этих случаях неприемлемо сокращать слово господин или вместо фамилии и имени ставить инициалы.
Сообщать суть письма в краткой форме #8212; задача преамбулы. Чаще всего она состоит из одного абзаца. Прочтя преамбулу, получатель уже должен вкратце понять содержание письма. После нее начинается основной текст, заключающий в себя несколько абзацев. Текст должен лаконично излагать ваши мысли по поводу ситуации. Желательно, чтобы основной текст не превышал четырех абзацев. Завершать письмо должно заключение, где вкратце подводятся итоги письма, ставится дата и подпись с указанием ФИО и должности отправителя. В зависимости от повода написания обращения, иногда его уместно закончить словами: #171;Искренне Ваш!#187;, #171;С надеждой на дальнейшее сотрудничество#187; и т.п.
Одним из распространенных видов деловых писем является гарантийное письмо. В его основном тексте автор гарантирует выполнение того или иного обещания, оглашает конечную дату исполнения гарантий и устанавливает сумму неустойки, которую ему придется выплатить в случае нарушения гарантийных обязательств.
Благодарственные письма также являются одним из видов деловых, но уже из разряда личных. Они могут оформляться на бланке предприятия или поздравительной открытке. Основной текст должен включать в себя поздравление адресата, с указанием события, послужившего поводом составления письма и перечисления выдающихся заслуг получателя.
Рекомендательные письма чаще всего составляются для работника предприятия от лица руководителя. В них содержится информация о лучших качествах работника, его заслугах и достижениях. Обычно в таких письмах предыдущий работодатель готов поручиться за своего сотрудника перед будущим работодателем.
Не только организациям приходится вести деловую переписку. При поиске работы тоже необходимо соблюдать деловой этикет. Соискателю нужно уметь корректно составлять резюме и сопроводительное к нему письмо, в котором в краткой форме пишется обращение к работодателю, указывается источник информации о желаемой вакансии, имя соискателя и его номер телефона.
При составлении письма-просьбы в основном тексте автор излагает какую-то просьбу, полагаясь на договорные отношения, в зависимости от конкретного случая. Поводом написания такого письма может служить желание получить определенную информацию, продукты, услуги, рекомендации или встречу.
Составление писем #8212; задача не из легких. Она требует максимальной концентрации на теме письма, соблюдения культуры речи и знания азов русского языка. Только тогда у получателя письма сложится о вас желаемое представление, и он оперативно среагирует на ваше послание.
Появились неотложные вопросы к организации, которые следует зафиксировать? В этом случае незаменимым является написание письменного обращения. Однако не все так просто, как кажется. Оформление грамотного делового письма – целая наука. И каждому не помешает поучиться или же вспомнить основные навыки его составления. 1 Для начала определимся с тем, каким способом вам удобно написать письмо или запрос [ ]
Как написать письмо обращение
Официальные письма-обращения на сегодняшний день приходится направлять для решения тех или иных вопросов в различные инстанции как гражданам, так и организациям. Адресованы они могут быть всевозможным чиновникам, депутатам, руководителям компаний и подразделений, вплоть до администрации президента. Как правило, носят они некоммерческий характер. Суть обращения может быть различна, но в большинстве случаев присутствует какая-либо просьба, реже #8212; вопрос [ ]
Убедить партнера, что оплата поступит своевременно после поставки продукции, выполнения работ или оказания услуг, поможет гарантийное письмо об оплате. Оно является разновидностью деловой переписки между организациями и подтверждает намерения оплаты в будущем, после предварительного исполнения обязательств партнером по сделке. Гарантийное письмо является основанием для внесения в договор такого условия оплаты, как отсрочка платежа. Составлением данного [ ]
Причин для обращения в органы налоговой службы может возникать множество, и не только у предприятий, организаций, но и у физических лиц. 1 Как правило, текст письма от физического лица составляется в произвольной форме. Оформление же должно соответствовать требованиям делопроизводства, которые регламентируются #171;Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти#187; №76 от 23.12.09г. [ ]
Несомненно, что большей популярностью в наше время пользуется электронная почта, нежели традиционная с заполнением адреса и другой атрибутикой. Однако остаются люди и организации, для которых общение «старым» способом неизменно или просто необходимо. Немаловажную роль в отправке любого письма играет написание адреса. Опишем все известные способы заполнения адресов. 1 На почтовом конверте в обязательном порядке должны [ ]
После вынесения судебного решения для его осуществления надо обращаться в ФССП (Федеративную Службу Судебных Приставов). Именно судебные приставы исполняют и, если понадобится, принуждают ответчика выполнить волю суда. Все действия служащих являются законными. Подробный порядок их расписан в постановлении № 229 #171;Об исполнительном производстве#187;. Обычно исполнители не консультируют по телефону. Поэтому клиентам придется либо посещать их, [ ]
Письменная гарантия #8212; это форма некоммерческого акта, в котором имеется заверка выполнения процедуры по соблюдению оговорённых условий о сроках и факте оплаты за предоставленный товар или же за определённую услугу. Именно с помощью этой бумаги торговец и покупатель заверяют между собой сделку, заказчик на основании гарантийного письма может заранее получить товар. Однако, когда наступит установленная [ ]
Как редко мы стали писать письма, даже электронные. В основном про такую возможность вспоминают только при служебной необходимости или при рассылке рекламных сообщений. Тем не менее, инструмент письма-обращения до сих пор остается одним из самых эффективных способов взаимодействия людей друг с другом. Очень важно уделить внимание стилю письма, обращению к адресату и общей направленности текста, [ ]
Как написать благодарственное письмо – образец оформления
В данной статье мы поговорим о том, как правильно составить благодарственное письмо, а также для вашего удобства приведем образец такого документа. Благодарственное письмо составляют для того, чтобы выразить благодарность за оказанные услуги или же за определенные действия. Документ может быть направлен как в адрес организации, так и конкретному человеку, которого хотелось бы отметить.
Письмо-благодарность может быть написано в свободной форме. Манера изложения такого письма, как правило, более теплая и дружелюбная, чем та, которая обычно применяется при составлении деловых писем. Благодарственное письмо может представлять собой ответ на приглашение или поздравление, или же может быть написано по собственной инициативе.
В тексте документа должно быть упомянуто событие, которое послужило причиной для составления письма-благодарности. Также может иметь место перечисление заслуг получателя данного письма.
Оформлять такие документы как благодарственное письмо принято на фирменном бланке. и в таком случае нужно будет указывать все необходимые реквизиты. Пример оформления вы можете увидеть в образце ниже. Также допускается создание благодарственного письма на специальной открытке. На таком документе обязательно должна иметься подпись, а в некоторых случаях даже печать.
Благодарственное письмо также может стать своего рода наградой. В таком случае оно принимает значение, почти аналогичное почетной грамоте или диплому. В данном случае функция такого документа не имеет ничего общего с обменом информацией.
Благодарственное письмо – образец текста-благодарности за сотрудничество
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
О сотрудничестве в реконструкции
торгово-развлекательного центра Агора
Уважаемый Александр Евгеньевич!
Благодарим коллектив ООО Парадигма за участие в реализации проекта по восстановлению и реконструкции торгово-развлекательного центра Агора .
Было очень приятно, что сотрудники Вашей компании проявили не только техническую грамотность, но и оперативность во время нашего сотрудничества.
Особенно хотелось бы отметить вклад старшего менеджера Клементьева Петра Алексеевича. Именно благодаря его профессионализму и глубокому знанию своего дела сроки проведения работ были существенно сокращены, а затраты значительно снизились.
Мы надеемся, что наши деловы отношения и дальше будут развиваться успешно. Желаем Вашей компании и лично Вам финансового благополучия и новых достижений!
Предлагаем вашему вниманию еще один образец оформления благодарственного письма
Общественная организация Петрозаводская
региональная федерация детского туризма и спорта
ул. Пушкинская, 12
ул. Ленина, 65 г. Петрозаводск, 000000
г. Петрозаводск, 000000
Телефон: (0000)16-14-14; Телефакс: (0000) 16-14-15;
О проведении выставки Старинные ремесла в Кижи
Уважаемая Светлана Константиновна!
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за предоставление материалов для проведения выставки Старинные ремесла в Кижи . Отчет о Ваших раскопках на территории республики Карелия вызвал неподдельный интерес у гостей выставки. Громким успехом данной выставки мы во многом обязаны именно Вам.
Желаем Вам удачи в исследовательской работе и надеемся на продолжение сотрудничества!
В данной статье мы рассмотрели нюансы составления благодарственного письма. Мы надеемся, что предложенная нами информация, а также приведенные образцы помогут вам создавать подобные документы в своей практической деятельности. Обращаем ваше внимание, что на нашем сайте вы можете найти образцы составления самых разнообразных документов и деловых писем, которые могут пригодиться вам.
Как написать деловое письмо: образец
Множество людей, работающих с документацией, обязано заниматься составление официальных писем. Следовательно, присутствуют некоторые правила и взыскания, которые необходимо выполнить, для того, чтоб предоставить действительно качественное уместное послание.
Образец: как написать правильно деловое письмо
Надо стараться, чтоб письмо не было очень длинным, конечно же, надо сохранить основной смысл. Наиболее оптимальный размер – это одна или полторы страницы. Одновременно, если письмо, написано на листе А5, то данное оформление воспримется как неуважение или скупость.
В одном деловом послании должен освещаться только один вопрос. В случае, если требуется разрешить больше вопросов, то необходимо составить и несколько писем. Это значительно облегчит для получателя регистрационную работу, контроль, а также сделает составление ответа быстрым.
Нужно составлять большие предложения в послании, так как одно длинное смысловое предложение будет намного лучше, чем несколько простых. То есть, необходимо вместо окончательных точек, поставит запятую, говорящую о продолжении предложения. Одновременно, сразу же исключайте из послания слова, не имеющие важной смысловой нагрузки.
Построение послания возможно простое и сложное. Простое построение включает одну или две части. Речь идет о посланиях в виде сообщений, сопроводительных посланий, пригласительных или напоминаний о чем-либо. Когда послание написано в двух частях, то там должно присутствовать обоснование и также, заключение. При надобности, их можно поменять местами.
Сложное построение делового письма (образец) включает несколько частей:
- вступление, где извещается повод, по которому обращаются;
- главную часть, в которой раскрыто содержание и предоставлен анализ ситуации;
- заключение представляет собой итог по рассмотрению темы, краткий вывод, определенное мнение;
- может присутствовать опровержение, к примеру, «если не выполнено…то компания не несет ответственности».
Особенности внешнего оформления текста
Избегайте, так называемого, текста сплошного или «слепого». То есть, каждая следующая мысль должна начинаться с новой строки. Чтоб разделить текст уместно применять «точки» и «галочки». Используйте также и подчеркивание, изменяйте шрифт. Только не следует забывать, что совершенно недопустимо употреблять в одном послании больше, чем три разновидности шрифта. В противном случае, текст «рассыплется» и будет обладать весьма небрежным видом.
Существуют определенные правила составления и оформления личных и деловых писем, каждый вид которых легко найти в интернете. Деловые письма бывают разнообразных тематик и назначений, это и письма-претензии, и благодарственные, и гарантийные и т.д. Но мы не будем здесь вдаваться в скурпулезные подробности написания каждого вида, а озвучим лишь основные постулаты и правила к оформлению личной конвертной корреспонденции.
Если Вы задались вопросом «Как правильно оформить письмо», значит вам не все равно, что подумает о вас получатель и какое произведет впечатление ваше письмо на него. Знайте, человек при получении письма сосредотачивает свое внимание на множестве факторов, даже бывает, не осознавая этого:
- аккуратность написания
- почерк
- соблюдение границ и абзацев
- и многие другие.
Соблюдение или несоблюдение этих правил наглядно демонстрирует не только отношение человека, написавшего письмо, к адресату, но и уровень образованности корреспондента. Разумеется, если письмо изобилует ошибками, правками, громадными или вообще отсутствующими полями, оно без даты и даже без подписи, адресат сразу поймет неуважительное отношение отправителя. По этой причине даже непрочитанное письмо уже способно дать информацию для размышлений, а стоит ли вообще читать такое послание.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод — чтобы письмо произвело правильное впечатление и ответную реакцию, его необходимо оформить правильно!
Давайте же рассмотрим подробнее, как оформить письмо правильно:
1. Обращение пишется с новой строчки, оно должно содержать имя того, кому направляется письмо. В случае если письмо официальное, также указывается фамилия, в конце обращения ставится один из знаков препинания – запятая, точка или восклицательный знак.
2. Основная часть письма по всем правилам пишется с красной строки и с большой буквы, при этом обязательно соблюдаются поля. Написанное должно быть читаемым и опрятным. Логически завершенные элементы оформляются в абзацы. Не стоит также забывать о необходимости придерживаться некоторого расстояния между строками и абзацем.
4. Завершающая фраза должна быть написана в правом углу, в зависимости от того, кому предназначено письмо, изменяется и сама фраза. В официальной корреспонденции чаще всего пишется «С наилучшими пожеланиями» или «Мы надеемся». В неофициальных письмах выбор намного больше и ограничивается лишь фантазией автора.
5. Дата написания проставляется внизу справа, при этом месяц рекомендуется указывать буквами, а не цифрами, так как цифровое обозначение иногда может привести к путанице.
6. Подпись указывается или внизу письма, в центре, на строчку выше даты, или в нижнем левом углу на уровне с датой. В официальных письмах также может присутствовать расшифровка подписи.
Написав письмо, остается лишь оформить конверт, последние тенденции предполагают граммотное написание в графе «Куда» адреса получателя начиная с улицы, номера дома и квартиры, а только после этого пишется пункт назначения и в самом конце область и страна. Индекс аккуратно вносится в специальное поле по образцу, находящемуся на оборотной стороне конверта.
Как правильно писать деловое или любовное письмо
Как правильно написать письмо ? В современном мире каждый обязан уметь составлять письма, так как общение посредством письма является важным элементом общения в жизни каждого грамотного человека. Талант составлять оригинальные и интересные письменные сообщения есть не у каждого человека, но можно легко выучиться навыкам правильного написания.
Существует три группы писем, каждая из которых имеет свои нюансы и особенности. Первая группа – личные письма, адресатами которых являются близкие люди, друзья (реальные или по переписке), члены семьи, возлюбленные люди.
Вторая группа – это полуофициальные письма, которые используют в бытовых ситуациях: написание инструкции для заказа/доставки товара, письма о получении какой-либо информации, или сообщения о получении информации либо товара. Третья группа включает в себя официальные письма, которые еще называют деловыми. Данный вид письменного сообщения подразумевает следование правилам официального стиля, которые придают сообщению беспристрастность и формальность.
Как написать письмо другу,любимой женщине, близкому родственнику ? Всем часто приходиться оставлять письменные сообщения для близких людей. Эта категория людей, включающая в себя друзей, родных и возлюбленных, всегда с удовольствием читает ваши сообщения. Не стесняйтесь в своих посланиях употреблять ласковые, теплые и нежные слова, которые мы не всегда говорим близким людям. Начните писать свое сообщение таким образом, словно вы находитесь рядом с адресатом. Ниже вы найдете образец любовного письма,адресатом которого может быть как мужчина,так и женщина.
Как написать благодарственное письмо ? Данные письменные сообщения должны отражать главную суть вашей мысли, они обязаны быть лаконичными, четкими и понятными для восприятия. Цель данного послания – поддерживать официальные отношения между предприятиями и сотрудниками, либо клиентами и сотрудниками. Конечно, иногда они могут быть длинными и развернутыми, в том случае, если есть необходимость объяснить суть дела в деталях. Но трудностей в процессе написания такого письма не возникнет, если следовать основным правилам, которые аналогичны, как для небольших посланий, так и для длинных сообщений. Не забывайте сохранить у себя копию официального письменного сообщения.
Обязательно указывайте адрес, ссылку на координаты организации, дату написания письма. Если вам известно имя адресата, то необходимо начать так: «Уважаемый (Ф.И.О.)», в обратном случае следует писать: «Уважаемые господа». Справа в углу оставьте пробел для номера письма. При написании пользуйтесь понятным, но вежливым слогом. И на последок - обещанный образец правильного написания любовного письма :
Источники:
www.delo-press.ru kirulanov.com kak-delatpravilno.ru s-kak.ru liveissue.ruКомментариев пока нет!