Как правильно написать письмо по госту
Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению
В нашей статье мы хотим поговорить о письмах. Ведь они являются наиболее распространенным способом обмена информацией. В повседневной жизни и на работе без них просто не обойтись.
Что же такое служебное письмо
Письмо – это общее название очень разных по своему содержанию документов, которые служат средством связи между совершенно разными структурами и организациями в процессе их деятельности.
Письма – это бумаги, объединенные в одну большую группу по способу передачи - почтой. В любой организации скапливается огромное их количество. Они подразделяются на исходящие и входящие.
В письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно. Его оформляют на специализированных бланках формата А4. В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.
Любой документ должен быть датирован, а значит, и письмо тоже. Его датой является день подписания.
Оформление служебного письма
Письмо строят по определенной схеме:
- Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
- Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.
- Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.
Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.
Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.
Целью любого письма являются побудительные мотивы. А значит, содержание должно быть четким, понятным, кратким, без лишней и ненужной информации. Есть несколько правил, которые нужно выполнять при оформлении документа.
Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу. Это упрощает их дальнейшую обработку, что позволяет ускорить исполнение внутри организации.
Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Например: «В ближайшее время школа планирует…».
Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.
В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом.
Требования к составлению и оформлению документа
Каким бы способом не отправлялся документ, составление служебного письма подчинено единым требованиям оформления. Они несложные и знание определенных нюансов может когда-то пригодиться.
Давайте рассмотрим, как правильно написать служебное письмо. Пример приведен ниже.
Вот так оформляется подобное письмо.
Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.
Реквизиты служебного письма:
- Дата.
- Номер письма.
- Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
- Заголовок текста в виде одной фразы.
Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:
- Название фирмы.
- Структурное подразделение.
- Должность исполнителя.
- Фамилия и инициалы.
- Адрес получателя.
В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.
Классификации служебных писем
Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата.
Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:
- Сопроводительные.
- Письмо-запрос.
- Информационные.
- Рекламные.
- Гарантийные.
- Претензионные.
- Арбитражные.
- Письма-напоминания.
- Письма-подтверждения.
- Письма-просьбы.
- Письма-извещения.
Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.
Сопроводительное письмо
Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.
Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»
Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»
Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.
В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии. Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации. Начинаются они фразами: «Просим Вас посетить…», «Приглашаем Вас на…». В документе раскрывается суть предстоящего мероприятия с обязательным указанием даты и времени проведения, а также условий участия в нем.
Информационное письмо
Такой вид письма очень распространен. В нем отправителю сообщается информация официального характера. Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.
Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия.
Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг. Текст письма содержит подробную информацию. Его конечной целью является побуждение приобретения чего-либо адресатом.
Это документ, который содержит обязательства или их подтверждение. Их адресуют конкретным лицам и организациям. О каких гарантиях может идти речь? Например, гарантии об оплате товаров, аренды, услуг, сроков проведения работ. Подписывается такое письмо, как правило, двумя лицами - директором и главным бухгалтером, а также заверяется печатью.
Претензионное письмо (рекламационное)
Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора. Претензия обязательно оформляется в письменном виде. Единой формы подобного письма на практике нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть соблюдены.
В претензии должны быть такие сведения:
- Полный адрес организации, куда направляется документ.
- Указываются основания (ссылка на гарантию, договор).
- Конкретные требования (возврат товара, денег, уценка).
Претензия направляется заказным письмом или же письмом с уведомлением о вручении. В нем прилагаются ксерокопии всех документов, которые подтверждают правоту отправителя. Квитанцию почты лучше сохранить.
Письмо всегда начинается фразой: «Направляем Вам претензию…»
Письмо-запрос – деловой документ, направляемый для получения официальной информации. Его текст имеет четкое обоснование необходимости получения сведений. Это могут быть ссылки на законы, нормативные акты. Подписываются письма официально уполномоченным должностным лицом.
Письмо-запрос подразумевает наличие письма-ответа. Особым статусом наделены запросы, направляемые властными структурами.
Это документ, который используется в тех случаях, когда организация не выполняет свои функциональные обязанности, а просто выступает в посреднической роли. Как правило, письмо состоит из нескольких частей. В первой из них ссылаются на документ, в котором зафиксированы обязательства. А во второй – просьба выполнить какие-либо действия.
Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия. Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается. Подписывается письмо человеком, который поставлен быть ответственным за проведение мероприятия.
В нашей статье мы рассмотрели наиболее используемые виды деловых писем, а также нюансы их написания. Немного изучив тему, вы теперь можете свободно в ней ориентироваться и не растеряетесь, если к вам обратятся с предложением: «Составьте служебное письмо». Как вы могли убедиться, в этом нет ничего сложного, особенно если помнить все основные требования и реквизиты для написания документа. Пример того, как оформить служебное письмо (образец), мы привели в статье. Желаем вам удачи.
Служебное письмо (образец)
Служебное письмо – это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией.
Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.
Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:
- ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
- сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
- инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.
Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.
В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:
Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.
Составление претензионного письма
В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом необходимо учесть следующие моменты:
- Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
- Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
- Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.
В претензионном письме обязательно должны содержаться:
- реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
- полная информация об адресате;
- описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
- ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
- конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
- последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.
Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.
Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.
Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты:
1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.
2. Документ должен содержать определенные реквизиты:
2.1. Информация о получателе и отправителе.
2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации.
2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него.
2.5. Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров.
2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).
3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя.
4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.
5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности:
5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже).
5.2. Структурное подразделение (при необходимости).
5.3. Должность адресата (в дательном падеже).
5.4. Его инициалы.
5.5. Почтовый адрес предприятия.
6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.
Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда.
Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.
Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:
- Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
- Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.
После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата. Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания». Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.
Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:
- Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
- Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
- Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
- Утверждение его руководителем.
- Окончательное оформление и подписание документа.
- Регистрация письма.
- Отправка корреспонденции получателю.
Только пройдя все эти этапы, письмо, достигнув адресата, сможет выполнить возложенную на него миссию.
Обязательный регламент
Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4. Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе. Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.
Набирать текст надо также по всем правилам:
1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.
2. Размеры шрифта тоже регламентированы:
- для основного текста – 14;
- расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.
3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:
- интервал между строками – 1;
- выравнивание текста производится «по ширине»;
- переносы расставляются автоматически;
- расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.
Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.
Расположение реквизитов
Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:
- Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
- Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
- Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
- Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.
Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:
Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.
Некоторые руководители ошибочно считают, что деловую переписку можно вести произвольно, не соблюдая никаких норм и правил. Но специалисты, которые несут за это ответственность, должны знать основные требования к служебным письмам:
Выполнение этих требований на практике помогает правильно вести документооборот на предприятии.
Как правильно написать письмо по госту
Комитет по делам ЗАГС и архивов Республики Алтай
Комитет по делам ЗАГС и архивов РА
Электронное правительство
Государственная гражданская служба
Планы, программы, отчеты
Деловая корреспонденция или служебная переписка. Правила составления делового письма.
Деловая корреспонденция или служебная переписка.
Правила составления делового письма
Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
На основе этого ГОСТа Россархивом разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Эти документы рекомендованы к использованию при разработке конкретных инструкций по делопроизводству в организациях и государственной, и иных форм собственности, но должны быть адаптированы к специфике их деятельности.
Деловая переписка - это обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.
Самым распространенным является служебное или деловое письмо.
Служебные письма – это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом.
Особенности оформления писем:
- отсутствие наименования вида документа;
- справочные данные об организации обязательны;
- письмо составляется не менее чем в двух экземплярах, один отсылается адресату, другой остается в деле для контроля.
Любое письмо при поступлении в организацию (поступающее) или направлении в стороннюю организацию (отправляемое) регистрируется в журнале регистрации (электронной базе данных). При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата. Письма в журнале (базе данных) нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года.
При оформлении любого вида письма используется стандартный набор реквизитов.
В реквизиты служебного письма входят:
- Герб или эмблема;
- Наименование организации;
- Справочные данные об организации;
- Гриф ограничения;
- Адресат;
- Регистрационный номер документа;
- Дата;
- Ссылка на индекс и дату входящего документа;
- Заголовок к тексту;
- Текст:
- Отметка о приложении;
- Подпись;
- Отметка об исполнителе.
Адресат располагается в верхнем правом углу как на бланке с угловым, так и с продольным расположении реквизитов.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
В качестве адресата могут быть:
- Организации
- Структурные подразделения организаций
- Должностные лица
- Физические лица
В органах государственной власти, как правило, принято адресовать служебные письма руководителю организации, а не в структурное подразделение или конкретному исполнителю (это часто приято в коммерческой переписке для ускорения принятия решения).
Руководитель организации (и.о., заместитель), особенно органа исполнительной власти, вправе и обязан сам определять исполнителя, если письмо содержит просьбу, запрос или поручение.
При адресовании письма указывают:
- наименование организации - в именительном падеже;
- должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже;
- Ф.и.о. должностного лица – в дательном падеже. Инициалы должностного лица указывают перед фамилией.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Главам администраций муниципальных образований Республики Алтай
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Почтовый адрес организации-адресата можно не указывать, если предполагается, что адрес есть у секретаря.
Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Директору организации…..», не знаете должности - «Руководителю организации……».
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2015 г. следует оформлять 05.06.2015.
Регистрационный номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Ссылка на регистрационный номер и дату письма включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма. Если в письме один, два абзаца, заголовок можно не составлять. Для писем больших объемов заголовок обязателен. Заголовок письма должен отвечать на вопрос: о чем (о ком)?
Структура текста делового письма
Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, приложения.
Обращение. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа.
В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении, независимо от того, есть ли в организации женщины.
Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Уважаемый господин директор».
Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др.
Помните, что обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея организации.
При составлении письма в силовые структуры обращение включает давно исключенное из жизни слово «товарищ» – "уважаемый товарищ военком", "уважаемый товарищ полковник" и т. п.
Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма, то есть письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. д.
Далее следует основной текст письма, где должна быть изложена ситуация, озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.
Текст большинства писем излагается от 1-го лица множественного числа - просим, направляем, предлагаем - или от 1-го лица единственного числа – прошу, предлагаю и т.д. Чаще первая форма – так как письмо отправляется от имени организации.
Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать (оптимальный вариант – 1-2 страницы). Все остальные материалы оформляются приложениями к письму.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Необходимо помнить о стандартных полях (левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм , правое – не менее 10 мм ).
Параметры шрифта – от 12 до 14 кегль, полуторный интервал. Times New Roman или Arial.
Даже если письмо является ответом на какое-либо обращение, не нужно делать ссылку на входящее письмо, так как она указана в реквизите «Ссылка на входящие номер и дату документа», также тема письма обозначена в его заголовке.
Текст письма не должен начинаться с фразы «В ответ на ваше обращение, письмо, просьбу….. от … № …», номер и дата в этом случае ничего не скажут руководителю.
Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия (используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, профессионализмы).
Не рекомендуется включать в письмо сразу несколько вопросов. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.
В заключении служебного письма кратко подводятся итоги всего написанного.
Письмо может заканчиваться стандартными формулировками, при этом фраза «С уважением» не используется, если письмо начинается с обращения «Уважаемый». В этом случае письмо лучше закончить фразой «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Заранее благодарны», «С благодарностью за сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу».
Приложения – необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе.
Отметка о наличии приложения располагается после текста документа. Приложения подразделяются на:
Оформление реквизита начинается с указания слова «Приложение» с большой буквы, после чего ставится двоеточие. Далее оформление возможно по одному из следующих вариантов:
1. Если есть приложение к документу, упоминаемое в тексте, то после слова «Приложение:» указывается только количество листов и экземпляров документа.
Например, Приложение: на 2 л . в 2 экз.
2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, после слова «Приложение:» необходимо указать наименование приложения с указанием количества листов и количества экземпляров.
Например, Приложение: Проект договора на 5 л . в 2 экз.
3. Если приложений к документу несколько, то они нумеруются и оформляются по второму варианту.
Приложения: 1. Проект договора на 5 л . в 2 экз.
2. Накладная от 12.1.2011 № 55 на 1 л . в 1 экз.
4. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: Договор о сотрудничестве и приложение к нему, всего на 5 листах в 1 экземпляре.
5. При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывается.
Письма на имя первых лиц подписывает только руководитель или его заместитель - это принцип субординации и уважение к деловому партнеру. Соответствие рангов должно соблюдаться.
Есть еще одна характерная ошибка. Допустим, на документе стоит фамилия директора Смирнова, а сам он уехал в отпуск. Его заместитель Петров ставит косую черту и расписывается за шефа. Это неправильно. Подпись должна строго соответствовать ее расшифровке и реальной должности автора письма в данный момент. Поэтому пишите: «заместитель директора» или «и.о. директора Петров».
Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Данные об исполнителе набираются на кегль или два мельче основного текста письма.
Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека.
Принято выделять следующие виды деловых писем (условное деление, можно встретить и другие деления) .
По тематическому признаку деловые письма разделяют на:
- письмо-запрос составляется для получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса, либо с целью получить какой-либо документ. Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа. Письмо-запрос должно содержать обоснование о необходимости разъяснения вопроса, получения документа.
В целях ознакомления с. , проведения мероприятия…..
Прошу предоставить информацию.
Направляю в Ваш адрес запрос о……
По поручению председателя Комитета осуществляется сбор информации….
- информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата.
Информационное письмо содержит в себе сведения официального характера: сообщение, просьбу, напоминание, предложение и прочее.
Информируем Вас о (об изменениях, о необходимости, о фактах, о предварительных результатах, о достижении окончательной договоренности)
Доводим до Вашего сведения……
Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…..
Представляем Вам информацию, проект, отчет, перечень, предложения, акт……
- письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
Шаблонными фразами письма-напоминания являются:
Ставим Вас в известность …
Обращаем Ваше внимание…
Считаем необходимым уведомить Вас…
- письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
ключевую фразу о приглашении
точную и полную информацию о времени, месте и содержании мероприятия
может содержать просьбу ответить, ссылку на дополнительный источник информации о мероприятии.
- письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
Шаблонные фразы письма-просьбы
Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить
Обращаемся к Вам с просьбой…
Просим Вашего содействия в…
Просим Вашего согласия на…
- сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких- либо документов, материальных ценностей и т.п.
Сопроводительное письмо обычно начинается со слов:
Просим подтвердить получение…
Просим руководствоваться… и т.п.
Логическая схема такая:
обоснование причины отказа
Отрицательный ответ должен быть обоснован. В случае отрицательного ответа, желательно указать адресату, кто и на каких условиях может дать положительный ответ, если автор такой информацией располагает.
В ответ на ваше обращение…
Рассмотрев вашу просьбу о…..
- благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу.
Выражаем глубокую признательность…
- письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования
Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее сочувствие Вам…..
Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу …
Для нас было огромным потрясением известие о …
Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …
Мы были глубоко огорчены, узнав о …
Нам трудно поверить печальному известию о …
По функциональному признаку деловые письма делятся на:
- Письма-ответы – ответы на инициативные письма.
- Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.
- Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).
- Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).
По признаку получателя деловые письма делят на:
- Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.
- Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.
По композиционному признаку деловые письма бывают:
- Одноаспектные – рассматривают один вопрос.
- Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.
По структуре выделяют следующие деловые письма:
- Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.
- Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.
Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь.
Правила составления электронных писем во многом повторяют «бумажные». Например, самое распространенное вежливое обращение к адресату - «Уважаемый …..». Посылать письма с приветствием типа «Добрый день» не имеет смысла, поскольку трудно рассчитывать на то, что адресат прочтет послание немедленно или именно днем. Правда, некоторые используют формулу «Доброго времени суток», однако вряд ли ее можно применять в официальной переписке.
При всей неформальности общения, необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными буквами без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.
Есть определенные требования и к адресу отправителя. Так, для деловой переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах, да еще с сомнительными названиями вроде kiska@mail.ru. В частности, адрес должен быть понятным, чтобы его при необходимости можно было легко записать.
Неприемлемо начинать текст с вашего отказа в ответ на какую-либо просьбу. Советуем объяснить, почему было принято подобное решение и что при определенных условиях к данному вопросу можно вернуться.
Кроме того, за рамками делового этикета находятся фразы типа: «Настоятельно прошу изучить и решить вопрос положительно». Иными словами, навязывание ожидаемого исхода вопроса приведет, скорее, к противоположному результату.
Не советуем также поторапливать адресата и приписывать «срочно», «незамедлительно». К содержанию письма прислушаются, прочитав фразы: «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
Оставьте любые намеки на возможную невнимательность, некомпетентность, используя формулировки типа: «Предлагаю внимательно изучить».
И проверьте ваше письмо на наличие орфографических и стилистических ошибок.
Деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки нерешаемые проблемы и вопросы. Помните, неправильно с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он – чиновник или работодатель.
Об электронном документообороте
Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы: просмотрен ли, согласован, завизирован.
В России около 80% всей оперативной и справочной информации поступает на бумажных носителях; 20% - в электронном виде, в основном это текстовая информация и лишь 10% - в виде документов, приспособленных для дальнейшей автоматизированной обработки.
Электронный документооборот не нужно путать с перепиской по электронной почте. Любой электронный документ должен быть заверен соответствующим образом лицензированной электронной подписью.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти – автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
О проблемах использования «факсимильной подписи»
В настоящее время понятие "факсимильной подписи" законодательно не определено. В переводе с латинского факсимиле означает "сделай подобное" и представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.
Гражданским кодексом РФ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042).
Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена.
Если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это нужно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.
Правила ведения деловой переписки. Оформление делового письма
Пиши так, чтобы это запоминалось.
Пиши так, чтобы на это хотелось бы взглянуть.
Пиши так, чтобы читать тебя было бы интересно .
Достаточно часто первый деловой контакт – это письмо, и если не придавать должного внимания этикету делового письма, то знакомство может не состояться и вы можете потерять клиента и делового партнера.
Очень важно уметь правильно писать деловые письма, благодаря чему складывается благоприятное впечатление о вас лично и о компании в целом.
Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. Принято считать, что впервые они были введены в Англии. При составлении деловых писем зарубежным и отечественным партнерам стоит учитывать некоторые особенности. о которых будет сказано чуть ниже.
Но, несмотря на различия, есть и общие правила, которые характерны как для российского, так и для зарубежного этикета делового письма.
Во-первых, перед тем как начать писать письмо деловому партнеру, стоит определиться по следующим пунктам:
1. Вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, письмо-извещение, письмо-заказ, письмо-напоминание, письмо-презентация, письмо-отказ, гарантийное письмо и т. д.).
2. Предполагается ли получение ответного письма. В некоторых ситуациях ответ не письмо не требуется, например письмо-презентация.
3. Будет ли содержание письма однозначно и точно понятно вашему адресату. Не возникнут ли неясности относительно вопроса переписки?
4. Уверены ли вы, что письмо, отправленное почтой, дойдет в срок? Если нет, то лучше воспользоваться факсом, услугами почтовых служб экспресс-доставки ( DHL , UPS и др.) или отправить письмо по электронной почте.
Во-вторых, тон письма должен быть корректным, даже если это письмо-претензия. Вежливое и простое изложение вопроса звучит убедительно и, как правило, избавляет от излишней переписки. Следует также избегать неточностей и двусмысленности формулировок, слишком частого употребления профессиональных терминов и ненужных сокращений, поскольку это может привести к необходимости последующих уточнений и в итоге к затянувшейся переписке.
В-третьих, деловое письмо должно быть написано только на фирменном бланке организации, сотрудником которой вы являетесь. Фирменный бланк – это своеобразная визитная карточка компании, поэтому к письму следует относиться с особым вниманием.
В-четвертых, письмо должно состоять из нескольких абзацев, в каждом из которых выражается законченная мысль. Абзацы должны быть не слишком длинными, чтобы текст было легко читать. Можно следовать правилу: первый и последний абзацы – не более четырех машинописных строк, а все остальные – не более восьми. Абзац, содержащий менее четырех строк, нецелесообразно переносить на следующую страницу. В деловом письме лучше избегать переносов слов.
Письмо надо набирать шрифтом Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 и Times DL размером 12, 13, 14 через 1–2 межстрочных интервала.
При оформлении деловых писем номер страницы указывают в нижнем правом углу, а в других деловых документах –вверху посередине страницы.
На бланках формата А4 текст письма рекомендуется набирать через 1,5–2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один. Реквизиты, состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал.
В нашей стране порядок оформления документов регламентируются нормативными документами, и в первую очередь ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации».
ГОСТом установлено два стандартных формата бланков документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Каждый документ, написанный как на бланке, так и просто на листе бумаги, должен иметь поля (не менее): левое – 20 мм; правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм.
Такие требования к оформлению документов закреплены российским законодательством, но можно соблюдать их и при составлении деловых писем зарубежным партнерам.
В зависимости от того, какие у вас отношения с адресатом, обращение может начинаться со слов «уважаемый» плюс фамилия (имя, отчество) или «дорогой» плюс имя и отчество (имя) и заканчиваться словами благодарности за сотрудничество. Перед подписью принято писать «С уважением, . » или «Искренне Ваш, . ».
При обращении в письме такие слова, как «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и т. д., следует писать полностью. В противном случае получатель может подумать, что вы на самом деле не сильно его уважаете. Не стоит писать «Ув. г-н директор». Такое сокращение неуместно и звучит непочтительно.
В официальных письмах не принято обращение к адресату на «ты», даже если вы достаточно близко знакомы и вас связывают не только деловые, но и дружеские отношения с данным человеком.
Пример из жизни
Алексею американская привычка обращения на «ты» стоила потери высокооплачиваемой работы. Проработав в США достаточно долгое время и привыкнув обращаться к своему американскому начальнику просто «Джонни», Алексей в письме к потенциальному российскому работодателю обратился на «ты»: «Дорогой Николай!» Такое приветствие глава российской компании воспринял как фамильярное и панибратское. В России обращение по имени-отчеству – это знак уважения и способ соблюдения определенной дистанции и субординации. После получения письма дальнейших контактов со стороны работодателя не последовало, а соискатель долго думал, в чем проблема.
При оформлении делового письма российскому партнеру важно соблюдать еще несколько правил.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
В случае если вы используете сокращения «г-ну», «г-же», то сначала надо написать фамилию, после инициалы получателя.
Документ должен быть адресован не более чем четверым получателям. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишут. Если число получателей больше, составляют список рассылки документа.
При отправлении письма юридическому лицу, в адрес организации, указывают его наименование, затем почтовый адрес.
Профсоюзная ул., д. 82, Москва,
При отправлении документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Отметку о приложении, названном в тексте письма, оформляют следующим образом.
Если письмо содержит приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
1. Положение о ведении внутреннего учета на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов отдела продаж на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. – только в первый адрес.
В состав реквизита «подпись» входят:
- указание должности лица, подписавшего документ: полное – если документ оформлен не на фирменном бланке, сокращенное – если документ оформлен на официальном бланке компании;
- расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
ООО «Гамма-ювелир» Личная подпись А. А. Борисов
На фирменном бланке компании:
Генеральный директор Личная подпись А. А. Борисов
На письменный запрос следует отвечать в течение 10 дней после его получения.
На послания, полученные по факсу и по электронной почте, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 вместо ГОСТ Р 6.30-2003. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов
Николай Снегирев, аналитик DIRECTUM
В 2003 году был утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт устанавливает требования к составу реквизитов организационно-распорядительных документов, оформлению реквизитов и бланкам документов.
За время, прошедшее с 2003 года, практика документирования ушла далеко вперед: все активнее применяются информационные системы, появились новые реквизиты; были приняты Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»; получает широкое распространение межкорпоративный электронный документооборот. Все это привело к необходимости подготовки нового стандарта, устанавливающего современные требования к оформлению документов.
В 2014 году Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) приступил к пересмотру ГОСТ Р 6.30-2003. Результатом пересмотра стал ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который начнет действовать с 1 июля 2017 года.
Правила применения стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29.06.2015 №162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», который говорит о добровольности применения документов по стандартизации. При этом для госорганов, компаний с госучастием и многих других использование стандарта является обязательным по внутренним положениям.
Что необходимо изменить, чтобы соответствовать новому ГОСТ
Изменения реквизитов
Продолжая оформлять документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, можно нарушить требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Необходимо обратить внимание на изменение реквизитов:
● код формы документа проставляется в правом верхнем углу рабочего поля документа и состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода;
● дата документа не допускает запись в последовательности: год, месяц, день месяца;
● в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» инициалы ставятся после фамилии;
● при согласовании документа коллегиальным органом, гриф согласования документа заполняется в последовательности: сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании;
● печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ;
● отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона;
● если копия документа выдается для предоставления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), и заверяется печатью организации;
● отметка о направлении документа в дело дополнительно должна содержать год дела, в которое направляется документ, должность лица, оформившего отметку.
Появились новые реквизиты:
● наименование структурного подразделения автора документа;
● наименование должности лица – автора документа.
Был исключен реквизит «Идентификатор электронной копии документа». Это логичное действие, ранее реквизит предполагал указание наименования файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации. Указание пути к файлу – это анахронизм. Большинство систем для работы с электронными документами поддерживают поиск по разным параметрам – по реквизитам документа и тексту, а значит, документам не нужен специфический идентификатор.
Общие требования к документам
В изменениях общих требований к оформлению документов отразилось более экономное отношение к бумаге и понимание сложностей работы архивов:
● документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм;
● допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, при котором ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
Оформление абзацев, строк, шрифтов
Требования ГОСТ более адаптированы под современную реальность использования не печатных машинок, а компьютеров и текстовых редакторов. Конечно, можно усмотреть недоработку в ГОСТе, так как шрифты Times New Roman, Verdana имеют явную принадлежность авторского права зарубежным компаниям.
В новом ГОСТе указано:
● предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:
● Times New Roman № 13, 14;
● Calibri № 14 и приближенные к ним;
● при составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
● абзацный отступ текста документа – 1,25 см;
● заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста;
● заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк;
● многострочные реквизиты печатаются через один междустрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом;
● текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала;
● если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала;
● интервал между буквами в словах – обычный;
● интервал между словами – один пробел;
● текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
● длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см;
● длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
Требования к бланкам
С одной стороны, использование бланков упрощает подготовку документов. С другой стороны, дает единство оформления документов, отражает имидж государства в лице ведомства и корпоративную культуру. Для поддержки высоких стандартов особенно удобно использовать электронные бланки и шаблоны. В новом стандарте они поставлены на один уровень с бумажными:
● бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта;
● бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации;
● электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений;
● виды применяемых бланков и их разновидности устанавливаются нормативными правовыми актами.
Дополнительные изменения в оформлении документов
Корпоративные и локальные стандарты
Хотя стандарт и является добровольным, но является ориентиром для всех, в том числе коммерческого сектора экономики, поэтому радует, что есть положения, которые учитывают особенности этого направления.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
Появился новый реквизит, отражающий наличие в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Код формы документа может проставляться не только в соответствии с ОКУД, но и в соответствии с локальным классификатором.
Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.
Электронные адреса и отправка электронных документов
Реквизит «Справочные данные об организации» указывается в бланках писем и включает реквизиты из ГОСТ Р 6.30-2003:
● 04 – код организации (ОКПО);
● 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
● 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
● 09 – справочные данные об организации.
Дополнительно может указываться адрес местонахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом.
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается.
Отметка об исполнителе содержит фамилию, имя и отчество исполнителя. Дополнительно в отметке об исполнителе может содержаться наименование должности, структурное подразделение и электронный адрес исполнителя. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
Приложением может быть обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка будет выглядеть следующим образом: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
К слову, возможно, скоро не нужно будет указывать не только почтовый, но и электронный адрес заказчика и не придется пользоваться «обособленными электронными носителями». Достаточно будет только некого общего идентификатора в системе обмена юридически значимыми документами. Компании уже начинают понимать преимущества такого обмена над электронной и тем более бумажной почтой.
Нормы обращения и адресования
При заполнении реквизита «Адресат» допускается перед фамилией должностного лица употреблять сокращение «г-ну»/«г-же». При этом повторим, что инициалы в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» теперь должны ставиться после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
● Уважаемый господин Председатель!
● Уважаемый господин Губернатор!
● Уважаемая госпожа Захарова!
● Уважаемый Николай Петрович!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
– заключительная этикетная фраза:
Обращение "господин - господа", имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это несвободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: "господа инвалиды", "господа беженцы", "господа безработные".
ГОСТ Р 7.0.97-2016 учитывает широкое распространение в организациях применения СЭД. Новый стандарт допускает проведение согласования документов в системах электронного документооборота согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1. Внесение резолюций по документу можно проводить непосредственно в системе электронного документооборота.
Документ на бумажном и электронном носителях должны выглядеть одинаково, поэтому требования к оформлению реквизитов распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Новый ГОСТ учитывает, что есть документы, которые существуют только в электронном виде и подписаны электронной подписью. При визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, на бумажном документе помещается отметка об электронной подписи с соблюдением следующих требований:
● место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
● элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Нумерация и названия реквизитов
Соотношение реквизитов ГОСТов представлено в таблице:
Источники:
businessman.ru fb.ru arhiv-ra.ru www.ardic.ru ecm-journal.ruКомментариев пока нет!