Как написать правильно письмо с вопросами
Как правильно составлять письмо с вопросом
Помимо вас, получателю приходят и другие письма, может быть, их 1-2 в день, а может 100-200. Таким образом от того, насколько правильно вы изложите просьбу, зависит скорость решения вашего вопроса или проблемы.
Простые правила написания писем
Проверьте, есть ли ответ на ваш вопрос в интернете
Правильно составляйте обращение
Первое, с чего следует начинать - это Приветствие. Обычное «здравствуйте» или «добрый день» настроит вашего виртуального собеседника на нужный лад.
Следующий шаг - назвать его по имени. Не забывайте, что с другой стороны экрана живой человек, а не компьютер, и руководствуется он не только инструкциями и предписаниями, но и банальными эмоциями. Ваша задача - расположить к себе человека. Внимательность к деталям и элементарная
вежливость помогут вам добиться нужного результата.
Точно формулируйте мысль
Не заставляйте отвечающего переспрашивать у вас, что именно вы хотите узнать. Для окончательного взаимопонимания необходимо будет вступить в переписку, которая отнимет время и у вас, и у отвечающего. Время - ваш ресурс, экономьте его.
Описывайте проблему полностью
Отвечающие не имеют прямого контакта с вашим мозгом и не знают, что вы думали или забыли написать. Письма из ряда: «Я не могу войти, что делать?!» не предоставляют отвечающему информацию о сути вашей проблемы. В таком случае писать нужно: «Я не могу войти в свой аккаунт - после регистрации зависает сайт. После перезагрузки снова выдает главную страницу, что можно сделать?»
Излагайте вопрос в 2-3 предложениях
Не расплывайтесь мыслью по древу - тогда не возникнет вопросов с «я не понял, что именно вы хотите», «я забыл, пока дочитал до конца». Отвечающий, если у него большое количество писем, не будет вчитываться в ваше сообщение. Он уловит первые предложения, все остальное все равно пройдет мимо его внимания.
Делайте заголовок информативным
К примеру, если отвечающий видит перед собой список писем, на которые нужно ответить, а часть из них «Помогите», «Не разберусь», «Как тут оно все?!» - он ответит в первую очередь на те, у которых будут осмысленные заголовки (к примеру «Не могу установить цену заказа»).
Правильно расставленные запятые и орфография слов помогут максимально точно понять вашу мысль. Кроме того, такой текст читать гораздо приятнее (помним, отвечающий - тоже человек). Если сомневаетесь в правильности какого-либо слова - спросите у интернета, или забейте текст сообщения в Word - функция проверки правописания выдаст вам ваши ошибки.
Не добавляйте в письмо тяжелые картинки или скриншоты
Не забивайте отвечающим место лишней информацией. Если вы считаете, что какой-либо скриншот жизненно необходим для понимания глубины проблемы - залейте его на фотохостинг вроде радикала или Yandex фото, в письмо вставьте ссылку на его местоположение в сети.
Описывайте шаги, которые предпринимали для решения проблемы
История болезни - кратчайший путь к ее лечению, если вы уже что-то делали и это не помогло - это будет дополнительным пунктом в диагностике вашей проблемы для отвечающего.
Если ваша проблема связана с конкретным сайтом или разделом - указывайте его адрес
Так отвечающему не придется тратить время на поиск его в сети или переспрашивание у вас.
Не становитесь головной болью отвечающего
Если он до сих пор вам не ответил - он ищет нужную информацию. В любом случае, ваше: «Когда вы ответите на мой вопрос?!» ничего не изменит. Запаситесь терпением.
Делайте письмо визуально удобным для чтения
Отделите его части с помощью абзацев, например, приветствие-вопрос. Если вопросов несколько, нумеруйте их и так же разделяйте абзацем. Выбирайте читабельный шрифт, не вставляйте в текст большое количество восклицательных или вопросительных знаков - отвечающему ни холодно, ни жарко от вашей экспрессии. Правильный вариант оформления:
Добрый день, Виталий.
У меня к вам следующие вопросы:
Буду очень признателен, если вы мне поможете.
Благодарите отвечающего за ответ
Так вы покажете, что цените его работу и время, потраченное на вас. Будьте вежливы, возможно, вам еще не раз придется обращаться к нему за помощью.
Не задавайте вопрос с целью узнать мнение отвечающего
Это как если бы вы пришли на СТО автомобилей и стали интересоваться у механика, идет ли вам эта кофточка. Может, и идет, но ни вам, ни ему эта информация не нужна.
Не злоупотребляйте помощью
Если вам помогли, это не значит, что вам стоит тут же обращаться с новой проблемой. Оцените ее серьезность и не отнимайте время у отвечающего по мелочам.
Удачи Вам в делах насущных.
Дополнительная информация по теме
Хорошо составленная повестка дня отвечает на пять базовых вопросов о предстоящем собрании
Статья для новичков, которые не умеют задавать вопросы и обижаются если их посылают куда по дальше - подробная инструкция как задавать вопросы правильно
Статья о том, как правильно анализировать поисковые запросы с поисковых систем и как правильно эти запросы аккумулировать на свой сайт
Инструкция по использованию списков в html коде при верстке сайтов, встречающиеся у молодых программистов ошибки
13 советов, как писать письма
Дорогие друзья, сегодня я решил написать о наболевшем - о том, как писать письма 😉 . Думаю, многие специалисты в различных областях ежедневно получают много писем с вопросами и просьбами о помощи.
Ваш покорный слуга не исключение 🙂 . Количество писем с вопросами и просьбами о помощи в среднем составляет 40-50 в день и порой превышает мои физические возможности ответов на них.
В переписке значительную часть составляют письма, в которых вопросы и описания проблем не совсем правильно сформулированы, из-за чего требуют дополнительных уточняющих писем, что занимает лишнее время как отправителя, так и получателя.
В этом посте я хочу рассказать о том, как нужно правильно писать письма с вопросами специалистам, чтобы получение нужной вам информации занимало минимум времени и не требовало лишней переписки.
Главное правило, на мой взгляд, заключается в том, что в письме очень важно дать понять, что вы дорожите временем получателя. Все должно быть кратко и четко сформулировано.
Я считаю, что любое письмо обязательно должно начинаться с приветствия. «Здравствуйте», «Привет», «Добрый день» - написать эти слова не составляет никакого труда и занимает секунды. Мне лично не нравятся письма, в которых нет приветствия. Ничто не ценится так дорого и не дается так дешево, как вежливость.
На всех страницах блога shakin.ru, где есть форма обратной связи (например, страница «Реклама»), я всегда пишу «Меня зовут Михаил», поэтому не вижу проблемы, чтобы не обращаться в письмах по имени. Подсознательно любой человек любит, когда его называют по имени.
И хотя «Майк» я люблю больше, чем «Михаил» 😉 , любое обращение по имени сойдет 🙂 .
3. Сначала погуглите свой вопрос
Сколько раз в переписке мне приходилось давать ссылки на материалы, которые я нашел, просто набрав заданный мне вопрос в поисковике! У меня даже пальцев не хватит на руках и ногах 😉 !
Если серьезно, то искренне советую сначала погуглить интересующий вас вопрос в различных вариантах (в том числе на английском, перевести можно через Google Переводчик) и потратить время, чтобы изучить найденные материалы.
В большинстве случаев вы без труда найдете ответы на свои вопросы в поисковиках или на форумах (туда многие люди и приходят, чтобы общаться, обсуждать специфические проблемы по разным тематикам и отвечать на вопросы). Зачем тратить время другого человека, когда во многих случаях вы сами без труда можете найти все, что нужно?
🔥 Кстати! Я планирую выпустить платный курс по продвижению англоязычных сайтов. Если интересует, можете подать заявку в ранний список через эту форму, чтобы первыми узнать о выходе курса и получить специальную скидку.
Меня вдруг сейчас осенило - я сам никому писем с вопросами не пишу, а просто ищу в интернете. Если не могу найти - спрашиваю на соответствующих форумах. Бывает, это занимает много времени, но искать решение своего вопроса самому мне намного интереснее.
Пишите письма только в крайних случаях, когда вы действительно не можете найти ответа на свой вопрос.
4. Письма с целью просто узнать мнение
Я уверен, что во многих сферах на один и тот же вопрос есть несколько различных мнений даже у авторитетных профессионалов, и все они будут правильными.
Продвижение сайтов - это специфическая область. Как и в других сферах, здесь могут быть прямо противоположные мнения по одному и тому же вопросу у различных специалистов. И те, и другие будут правы, потому что у одних работает один вариант, у других - другой. Например, одни используют разные тексты ссылок для продвижения одного запроса, а другие нет (я отношусь к их числу), и оба варианта могут давать хороший эффект.
Писать письма специалистам с целью узнать у них мнение по тому или иному вопросу (например, «Нужно ли использовать разные тексты ссылок для одного запроса или одинаковые?») особого смысла нет, потому что это будет ИХ точка зрения, потому что именно их способ работает лучше для НИХ. Для вас это может не дать эффекта.
Лучше всего попытайтесь узнать интересующий вас момент на практике, и тогда вы точно будете знать ответ на свой вопрос.
5. Сформулируйте свой вопрос кратко и понятно
Бывает, открываешь письмо, а там несколько тысяч символов текста с долгим и запутанным описанием проблемы (иногда сразу нескольких). Складывается впечатление, что люди совсем не ценят чужое время. Если времени мало, то у меня нет никакого желания и возможности в рамках бесплатной помощи читать длинные письма.
Если в письме кратко и четко сформирован вопрос, то шансов, что получатель на него ответит, намного больше.
Можно брать пример с программистов, у которых модно писать код как можно короче, или с Твиттера, где размер сообщений ограничен 140 символами.
6. Заголовок письма должен быть осмысленным
Не стоит писать заголовки вида «Помогите» или «Нужна помощь». Такой заголовок не несет никакого смысла.
Представьте, что в почтовом ящике получатель увидит несколько десятков подобных заголовков у писем, и при этом у других будут конкретные заголовки. На какие он быстрее ответит?
Сравните заголовки - «Вопрос по социальным кнопкам» или «Вопрос по WordPress». Сразу понятно, о чем суть письма.
Думаю, мало кому будет интересно отвечать на письмо, написанное с ошибками. Например, захочется ли человеку отвечать на письмо с вопросом «Чо та пазиции ни ростут ваще? Каво мине зделать?» 😉
Если вы допускаете ошибки, то бороться с этим очень просто - поместите текст письма перед отправкой в Word, там все распространенные ошибки и опечатки будут подчеркнуты красной волнистой линией.
Также можно просто набрать фразу, которая у вас вызывает затруднения в плане правильности написания, в поисковике, и вы наверняка найдете решение на сервисах вопросов и ответов или на специализированных форумах. Также есть полезные сервисы gramota.ru, slovari.yandex.ru и therules.ru.
8. Избегайте «тяжелых» скриншотов и файлов
Я считаю, что не нужно прикладывать к письму большие по размеру скриншоты и файлы. Мне приходится помечать такие письма метками, чтобы впоследствии их удалить для того, чтобы освободить почтовый ящик.
Скриншоты можно уменьшить и оптимизировать (вот мой видеоурок на эту тему - Как оптимизировать изображения для сайтов и блогов), а также загрузить их на любой хостинг картинок, например, на radikal.ru или twitpic.com.
Текстовые файлы можно сжать в rar или zip архив. Можно вообще сделать стильно - загрузить необходимые скриншоты, таблицы и другие документы на dropbox.com и дать на них ссылку. Очень удобно. В дальнейшем просто удалите эти файлы, и получателю не нужно будет удалять ваши письма с приложенными файлами.
9. Если у вас проблема, то опишите, что вы предпринимали для ее решения
Очень много писем приходит с описанием той или иной проблемы с продвижением сайта. Обычно люди пишут только о самой проблеме (снижение посещаемости, никак не получается повысить позиции и т.д.).
При этом в письмах часто упускают самое важное - что предпринималось в плане оптимизации и продвижения сайта. Без истории действий по оптимизации и продвижению по одному лишь описанию проблемы трудно что-либо сказать. Мы же не телепаты 😉 .
Поэтому, если хотите написать о проблеме с сайтом, то не забудьте упомянуть, какие методы оптимизации и продвижения вы использовали. Если вы уже пытались решить проблему, то напишите, каким образом вы хотели это сделать.
10. Вопросы должны быть конкретными
Что можно ответить на такой общий вопрос «Как раскрутить сайт?» Это то же самое, что спрашивать «Как стать счастливым», «Как стать богатым» и т.д.
Чем конкретнее вопрос, тем лучше. На конкретный вопрос можно получить конкретный ответ.
11. Указывайте адрес сайта
Если ваш вопрос или проблема напрямую связаны с вашим сайтом, то указывайте его адрес. Бывает, приходят письма вида «У моего сайта выпали страницы из Яндекса» или «Почему-то понизились позиции», а самого адреса сайта нет.
12. Обязательно благодарите за совет или помощь
Я уже привык, что за мою помощь и советы многие не благодарят. Ну помог старик Глобатор, потратил несколько минут своего времени, ну и что с того? Ему же заняться нечем, он только и ждет, чтобы отвечать на письма 😉 !
Нет уж, я таких махом вычисляю 🙂 . Если в ответ на мое письмо не говорят элементарного «спасибо», то на последующие письма этого человека я часто просто не отвечаю 😉 . Я лучше сэкономлю время на таких письмах, накоплю из сэкономленных минут пару часиков, лягу на диван, намою фруктов и посмотрю с супругой какой-нибудь отличный фильмец 😉 !
13. Не нужно садиться на шею
Этот пункт, пожалуй, я не люблю больше всего. Поможешь человеку один раз, а он тут же буквально садится на шею и присылает еще несколько писем. Никто никому ничем не обязан.
Думаю, никому не нравится, когда в рамках бесплатной помощи начинают присылать одно письмо за другим.
В продолжение темы переписки. Вы можете сделать себе эффектную e-mail подпись по этой инструкции - Как сделать стильную e-mail подпись для пользы сайта, а также прочитать о моих наработках в посте Как я планирую и экономлю свое время.
Желаю вам успешного увеличения посещаемости ваших сайтов!
Десерт на сегодня - видео о том, как парень подтягивается на турнике на одном пальце. Тоже так хочу 🙂 :
Оцените, пожалуйста, статью, я старался :) :
Как правильно написать письмо работодателю после собеседования? Пример
Доброго времени суток, дорогой друг!
Типичной ошибкой многих кандидатов является бездействие после собеседования. Вам сказали — «перезвоним», вы ждете. Между тем, обещание перезвонить — скорее ритуал, за которым ничего не стоит.
Можно, конечно, порассуждать о профессиональной этике рекрутеров и руководителей, но это не более чем сотрясание воздуха. Поэтому, будем исходить из реалий. И первое, что сделаем- ответим на вопрос: как написать письмо работодателю после собеседования пример — будет в конце статьи.
Затем, что ваша кампания по поиску работы продолжается. Собеседование — только один из этапов.
Опытные продавцы говорят, что продажа дорогих продуктов и услуг “в лоб”, — почти никогда не получается. Сделка совершается после нескольких “касаний”. Покупатель “дозревает” по мере того, как нарастает доверие к вам. Письмо после собеседования — очередное “касание”. Его цели:
- Еще раз напомнить о себе, засветиться
- Акцентировать на выгоде от сотрудничества с вами и показать свою заинтересованность.
Ну все, хватит рассуждений, давайте к делу.
На собеседовании не забудьте проговорить договоренности о дальнейших контактах и попросить телефон и адрес почты.
Форма и содержание письма
Первая задача, которую нужно решить, — чтобы ваше письмо захотелось открыть, а не выкинуть в корзину или спам.
Поставьте себя на место человека, которому вы пишете. Будет он открывать письма с адресов pupsik123@mail.ru или что-нибудь в этом духе? Может и будет, если получает 3-5 писем в день. Но стоящий руководитель получает гораздо больше. Автор этих строк получал в день 60-100 писем.
Понятно, что я буду читать письма от findiretor@gmail.com, а не от пупсиков.
Вопрос темы письма также важен.
В теме должно быть понятно от кого и о чем письмо.
от В.В.Параничева по итогам собеседования на руководителя отдела подбора.
Насколько возможно — коротко. Длинный текст полностью в теме не всегда высвечивается
Структура письма, показанная ниже, подойдет как для рекрутера, так и для руководителя вакансии.
Постарайтесь писать лаконично и по делу. Креативные обороты речи возможны, но злоупотреблять этим не стоит.
Примерная структура письма.
а) Напомнить кто вы и по какому вопросу пишете
б) Поблагодарить по сути разговора
в) Выполнить свои обязательства
Еще на собеседовании рекомендую дать обещание прислать материалы, подтверждающие вашу компетентность и опыт. В письме вы выполняете свое обещание.
г) В английском есть такой термин — value. Это ценность полезность, смысл, выгода.
Напишите, в чем value работодателя от сотрудничества с вами.
Иными словами сделайте акцент на убойном аргументе в пользу вашей кандидатуры.
Мы говорили, что на собеседовании важно договориться о порядке дальнейших контактов. Кто кому звонит и так далее. Следует напомнить об этом. В обязательном порядке.
е) Посыл о вашей заинтересованности
В заключении дайте понять, что вы заинтересованы в сотрудничестве.
Пункты д) и е) можно поменять местами.
Пример письма ЛПР (лицу, принимающее решение, — как правило руководитель вакансии)
Здравствуйте, Виктор Львович!
Это Валерий Параничев. Мы с вам общались на собеседовании в четверг, 21 апреля. На позицию руководитель отдела подбора персонала.
Благодарю вас за гостеприимность и содержательную беседу.
Как мы и договорились, направляю вам медиаплан привлечения водителей по доставке в рамках проекта, реализованного мной в компании “Рога и копыта” в 2015 году. Файлы и пояснительная записка прикреплены к письму. Также в отдельном файле мои рекомендатели и их контакты.
Хотел бы обратить ваше внимание на три инструмента, позволившим на 30% снизить расходы на рекламу для привлечения персонала. Мы это проговорили вскользь на собеседовании. Во вложенном файле, — подробные расчеты и отчет о реализации.
На мой взгляд, два из трех инструментов будут более чем уместны для вашего проекта.
С вашего позволения, хотел бы напомнить: мы договорились о том, что вы мне позвоните 26 апреля во второй половине дня. Если вы не найдете времени, я позвоню вам сам.
Буду рад продолжить общение. Совместная работа с вами и вашей командой интересна для меня как в плане профессиональной самореализации так и по условиям работы.
Основная задача письма — стимулировать вашего партнера к следующему “касанию”. Почти всегда это телефонный звонок. Если не звонит, набирайте сами. Тем более появился дополнительный повод, — хотя бы выяснить, получил ли он письмо. Чем не повод? )
Каждый ваш контакт должен иметь определенную цель и быть продуктивным.
Чем больше таких контактов — “касаний”, - тем больше вероятность получить джоб-оффер.
Благодарю за интерес к статье. Буду признателен за комментарий (внизу страницы).
Если вы нашли ее полезной — поделитесь с друзьями. Кнопки социальных сетей чуть ниже.
Подпишитесь на обновления блога (форма под кнопками соцсетей) и получайте статьи по выбранным вами темам к себе на почту.
Удачного вам дня и хорошего настроения!
День добрый, дорогой друг! По моим наблюдениям, чрезмерное волнение.
День добрый, дорогой друг! Работодатель сегодня пошел капризный. Он.
День добрый, дорогой друг! Пресловутый вопрос о продаже ручке.
День добрый, дорогой друг! Советов насчет того, каким должно.
Доброго вам дня.
Сегодня прочитал данную статью и решил написать работодателю.
По договоренности он должен был перезвонить завтра но я решил его «подогреть» перед окончательным принятием решения.
Каково было мое изумление, когда он мне в ответ написал:
Когда вы можете приступить?
В итоге выхожу на работу завтра.
Кстати, я отказал 4 потенциальным работодателям, пока ждал ответа от данной компании. Теперь спокоен что не напрасно.
Валерий, спасибо Вам за Ваш блог!
Отрадно слышать ваши слова.
Если все делать правильно, результат может приятно удивить:)
Сегодня была на собеседовании. Получила домашнее задание! Нужно описать мои впечатления о собеседовании! Поставил меня в тупик!) как правильно отвечать на подобные вопросы?
Возможно это просто опрос, а не вопрос ). Обратная связь, так сказать.
Так или иначе, если компания приглянулась, — напишите о своих хороших впечатлениях и дополните, как написано в пунктах г, д, е статьи.
Рекомендую проявлять активность вне зависимости от способа принятия решений.
Причин для задержки решения может быть множество.
Ваша настойчивость не является бестактностью, поскольку решение еще не принято.
Наоборот, она характеризует вас скорее с положительной стороны.
Как искать контакты и что говорить — посмотрите статьи в разделе «поиск работы»
Как написать деловое письмо ответ
Как правильно написать ответ на официальное письмо, что следует писать в ответе на служебное письмо? Такие вопросы могут возникнуть как у новичков, так и у людей со стажем, когда ответ выходит за рамки привычного.
Я уверена, что написать ответ может каждый, и в большинстве случаев это не вызовет сложностей у исполнителя. Однако мой опыт работы, особенно с официальными письмами и ответами на них, показывает, что выдержанная структура ответа не гарантирует его содержательности для адресата.
Скорость ответа на письмо – это дань деловому этикету. Считается, что прилично давать ответ на электронное письмо в течение дня с момента получения, а оптимальное время – 2 часа.
Если по каким-то причинам вы не можете дать полноценный своевременный ответ, то отправьте сообщение в течение 2 часов с момента получения письма такого содержания:
«Благодарим Вас за письмо. Мы его получили и ознакомились с ним. Как только разберемся с вашей ситуацией – сразу отправим ответ. Скорее всего это произойдет в течение 48 часов».
Кстати, почтовые программы позволяют настроить отправку такого письма автоматически через определенное время. Так Вы отдадите дань вежливости и выиграете время на ответ.
Обязательного развернутого ответа требуют:
- письма-запросы
- претензии и жалобы
- приглашения и сопроводительные письма.
Письма о сотрудничестве и коммерческие предложения требуют ответа, но холодные предложения, если они не заинтересовали адресата могут так и остаться без ответа. Если же предложение интересно, то следует написать ответ на него
Как написать хороший ответ на письмо?
Возьмем для примера официальное письмо о сотрудничестве.
Алгоритм ответа на любое письмо на примере ответа на официальное письмо о сотрудничестве.
Обратитесь к адресату, используя информацию пришедшего письма.
Здравствуйте, Сергей Сергеевич!
Благодарю Вас за [за интересное предложение о сотрудничестве]. Мы ознакомились с Вашим предложением, но хотели бы уточнить некоторые детали.
Если я правильно понимаю, Вы хотите, чтобы каждый вторник сотрудники нашего фонда приезжали в разные учебные заведения района Бибирево г. Москвы с воспитательными беседами для школьниками.
- Укажите источник, на который ссылаетесь, отвечая на письмо
Согласно плану мероприятий на 2015 год в Московской области наши сотрудники смогут осуществлять беседы только по средам. Однако волонтеры нашего фонда могут делать это в любой день.
Если в письме есть вопрос, то дайте на него ответ
- Напишите свое пожелание или просьбу к адресату, касаемо данного вопроса.
Свяжитесь, пожалуйста, с нашим менеджером по телефону 30 марта по телефону ХХХХХХХ до 12.00, чтобы уточнить детали сотрудничества.
С уважением, Иван Иванович.
Конечно же, каждое письмо индивидуально, и говорить об универсальном алгоритме ответа не стоило бы. Но отвечая на письмо важно помнить, что Ваш ответ должен быть написан так, чтобы у адресата не возникало сомнений, что письмо адресовано ему, а не кому-то другому.
Воздерживайтесь от шаблонных ответов, а если пользуетесь ими, то хотя бы убедитесь в том что шаблон отвечает на вопрос.
Помните, что письмо должно быть исчерпывающим и побуждать к определенным действиям.
Если у Вас возникают сложности при написании ответов, Вы можете задать вопрос консультанту или заказать письмо. Опытный специалист поможет Вам подготовить ответ на любое сложное письмо.
Как написать письмо-просьбу: 8 простых рекомендаций
Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.
Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…
Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.
Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.
Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:
Уважаемый директор компании ____!
Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?
Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.
Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае — вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.
Давайте рассмотрим 8 простых рекомендаций и приемов, которые помогут вам увеличить эффективность любого письма-просьбы.
№1. Персональное обращение
Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.
Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».
Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.
Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.
Можно: «Уважаемые дамы и господа!». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя!».
Думаем, основную мысль вы уловили.
Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.
- Вы являетесь специалистом в области ____.
- Ваша компания занимает лидирующие позиции в сегменте ____.
- Только Ваш отдел работает без ____.
Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):
- Вы в свое время блестяще завершили ____.
- Вы являетесь непревзойденным мастером ____ в нашем городе.
- Ваши проекты оказали неоценимую услугу ____.
Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».
Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».
Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.
Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.
Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…
Амбиции. Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…
Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…
Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).
Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения — лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.
Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — это другое дело.
- Строительство ____ уже выполнено на 87 %. Но без Вашей помощи оно не сможет вовремя завершиться. Мы предлагаем Вам…
- В нашем распоряжении уже есть ____. Для достижения заданной цели нам не хватает ЛИШЬ ____.
№5. Конкретная просьба
Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.
В чем это должно выражаться?
Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать — что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.
Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.
- До завершения проекта ____ нам необходимы $3250 на ____.
- Ждем Вас на ____. Мероприятие по сбору ____ будет проходить 17 ноября в 14.30 по адресу ____.
- Просим Вас снизить арендную плату за автомобиль до $10 в сутки.
Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.
Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?!»).
- В нашем ____ УЖЕ принимают активное участие ____.
- В объявленном нами профессиональном «марафоне» на тему ____ уже зарегистрировались ____.
Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).
- От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
- На Вас возлагают свои надежды ____ молодых специалистов.
- Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе ____.
«И так понятно!», — скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.
Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот — отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.
Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.
Это лишь небольшая подборка простых рекомендаций и приемов по составлению эффективного письма-просьбы. Но непременное соблюдение даже всех пунктов не даст положительного отклика, если вы «играете» не совсем честно.
Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.
Это первое правило результата.
Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!
Источники:
sd-company.su shakin.ru narazvilkah.ru pismodel-vk.ru kaplunoff.comКомментариев пока нет!