Как правильно написать письмо человеку
Как правильно писать письма?
Наверное, каждый человек хотя бы раз в жизни писал письма друзьям, близким, коллегам или партнерам по работе. И наверняка вы замечали, что далеко не каждый тон письма подходит к той или иной ситуации. Так, например, друзья повеселятся, если вы пришлете им сообщение в официально-деловом стиле. А партнеры, скорее всего не оценят игривого тона послания. Чтобы не попасть впросак, стоит узнать о том, как нужно правильно и грамотно писать письма.
Всего существует 3 группы писем. Каждая из них имеет свои нюансы стиля и оформления.
- Личные письма - адресованные близким людям, друзьям, возлюбленным, членам семьи.
- Полуофициальные письма. Их бытовых ситуациях для написания письма о запросе какой-либо информации, получении товара и т. д.
- Официальные письма или, иначе, деловые. Это формальные сообщения, которыми обмениваются между собой, как правило, организации. Данный вид подразумевает использование официального стиля для придания посланию беспристрастности и однозначности трактовки.
Как научиться правильно писать личные письма?
Это совсем простая задача. Письма близким и любимым людям пишутся в свободном стиле. Используйте обычный разговорный язык, вставляйте шутки, применяйте ласковые слова — в личном письме все можно. Как начать писать личное письмо? Обратитесь к человеку так, как будто он находится рядом.
У личных писем нет строгих рамок. Разве что — не забывайте подписываться в конце, чтобы адресат понял, от кого послания: «С любовью, Маша», «с уважением, Иван Иванович», «твой Киса» и т. д. Правда, отправляя письмо через электронную почту, можно подписи и не ставить или использовать универсальную подпись, которая автоматически будет ставиться в конце любого письма.
Как правильно писать официальные и полуофициальные письма?
Деловая переписка — тема очень широкая, подразумевающая целый перечень официальных и полуофициальных посланий. Опишем наиболее распространенные варианты.
Письма в различные организации составляются таким образом:
- обязательно указывается адрес;
- дата написания письма;
- если вам точно известно имя адресата, то лучше начать так: «Уважаемый (Ф.И.О.)»;
- если вы не знаете имя или имена адресатов, можно обратиться: «Уважаемые господа»;
- справа в углу нужно оставить пробел для номера письма.
Информация, просьбы, жалобы и т. д. пишутся простым и понятным слогом, без перехода на личности. Как правильно писать информационное письмо? Лучше, если информация будет изложена коротко и по сути. После отправки письма в организацию, стоит оставить у себя его копию.
Если вы пишете в организацию с просьбой подтвердить ту или иную информацию, не забудьте оставить свой обратный адрес в правом верхнем углу. Также обязательно пишите дату и ссылайтесь в письме на источник полученной вами информации.
Как правильно написать благодарственное письмо? Подобная переписка служит укреплению партнерских отношений между организациями и сотрудниками. Сообщения должны четко отражать главную мысль, быть лаконичными, понятными для восприятия. Не забудьте в тексте упомянуть, за что вы выносите благодарность адресату.
В случае, если вы пишите деловое послание на бумаге, то ставьте дату, имя, инициалы, подпись. В электронных посланиях нередко применяется универсальная подпись, где указывается следующая информация: «С уважением, ФИО» И далее — контакты, по которым можно связаться с человеком.
eBookva — все, о чем стоит знать каждому
Искусство писать письма: Как правильно писать официальные и личные письма и записки…
Сегодня писать письма должен уметь каждый, к тому же, письменное общение – естественная необходимость каждого образованного человека. Талант сочинять интересные письма дан не каждому, но способности вполне реально развить. Поэтому знать основные правила эпистолярного жанра весьма полезно, они довольно просты. В нашей статье мы рассмотрим, как следует писать официальные и неформальные письма, различные заметки, и как получать максимум удовольствия от личной переписки.
Когда вы принимаетесь за написание письма, у вас есть время, чтобы осмыслить и просто вспомнить многие вещи, которые не приходят вам в голову при непосредственном общении или во время телефонного разговора. В бизнесе правильно и четко написанное письмо может принести доход. Личные же письма – это подарки на память. Некоторые вещи легче высказать на бумаге, а некоторые вообще выразить в форме небольшой записки.
Все письма, независимо от того, шлют ли их обычной почтой, электронной или факсом, делятся на три категории. К каждой из них разный подход. Как писать то или иное письмо зависит от того, зачем вы его пишете.
- Личные письма адресуют членам семьи, любимым, друзьям, как реальным так и по друзьям по переписке.
- Полуофициальные письма используют, как правило, для бытовых случаев, например, для заказа товаров или их возврата, инструкции по доставке, письма- запросы необходимой информации, либо письма-подтверждения о получении товара или сведений.
- Официальные (деловые) письма подразумевают использование определенных правил, придающих письму формальность и беспристрастность.
Некоторых пугает необходимость писать письма или записки, многие просто не знают, как их писать и потому не любят это делать. Вот полезные советы, которые пригодятся для написания писем.
Все мы когда-нибудь писали письма родным, друзьям, любимым. Она всегда рады вашим посланиям, особенно если вы пишете их интересно. Пишите оптимистично. Часто бывает, что от сочинения письма людям становится легче на душе. Обращаясь в письме к близким, постарайтесь использовать теплые слова, которые мы так часто стыдимся употреблять в разговоре. Начинайте письмо, как будто вы в шаге от своего адресата и продолжаете разговор, например: «Господи, да чай уже остыл!… Я как раз собирался рассказать тебе кое-что необыкновенное!».
Насколько откровенным вы можете быть с вашим адресатом, зависит от того, насколько вы близки в живом общении. Даже если у вас есть свободная минута на работе, никогда не пишите там личных писем, не отправляйте их с рабочего электронного адреса или факса; вам будет неловко, если вас за этим застанут, да это и невежливо. Соблюдайте конфиденциальность.
Личные письма писать легче всего. Даже если вы не можете придумать, о чем писать после слова «Привет!», что уже неплохое начало, не стоит откладывать отправку письма до лучших времен. Возьмите любой журнал или откройте новостной ресурс, и тема появится сама собой. Может, вам захочется посплетничать о ком-нибудь, глупо ханжески возмущать при этой мысли – человеку свойственно формировать свое мнение об окружающих людях и делиться им с друзьями. Это тоже можно делать вежливо, вот это-то умеют единицы. Что ж, учитесь. Главное, письмо должно быть интересным.
Сочиняя письмо, вставьте в него пару шуток, анекдотов, интересный стих. Даже нарисованный цветочек или отпечаток помады, изображающий поцелуй, завершающий письмо, порадует адресата. Чтобы придать интимность вашему письму, используйте такие вопрошающие предложения, как «Правда, здорово?» или «Что думаешь по этому поводу?». При общении вы так и говорите, почему бы не использовать это в письме?
Официальные и полуофициальные письма
Не отклоняйтесь от сути, когда пишете письмо, там как письма этих типов, как правило, короткие и призваны поддерживать деловые отношения между фирмами и их сотрудниками, или же клиентами, например, инструкция банку осуществить либо отменить оплату или ответ на объявление или резюме. Иногда они могут быть и длинными, содержащими детальные объяснения, но от этого их не намного труднее писать, особенно если запомнить следующие правила. Совет: всегда храните копию отправляемых вами деловых писем.
Письма, которые вы получаете, например, просьба подтверждения чего-либо.
При ответе на подобные письма указывайте свою контактную информацию в верхнем правом углу письма, адрес получателя в левом верхнем углу; также пишите внизу дату, а в тексте обязательно ссылайтесь на полученное вами письмо.
Обращайтесь к вашему корреспонденту так же, как это сделал он в своем письме к вам: «Уважаемый…», «Добрый день!» и т.д. Далее стоит продолжить словами: «Спасибо за Ваше письмо от …»
Продолжите письмо с абзаца. Будьте кратки, например, «Подтверждаю, что …». Закончите свое письмо так же, как закончено полученное вами.
Письма, отправленные вами в организации: жалобы, запросы информации, обращения.
Обращаясь к организациям, учреждениям, предприятиям, указывайте адрес, дату и ссылку на их координаты, как описано выше. Если знаете имя человека, которому адресуете письмо, то начните «Уважаемый … (Ф.И.О.)». В противном случае следует обращаться к подразделению, которому пишете (редакция, отдел по связям с общественностью, руководитель), в некоторых случаях, когда информации об учреждении недостаточно, «Уважаемые господа!». Оставьте место справа для входящего номера письма, который они должны будут проставить. Пишите простым, но вежливым слогом. Если деловое письмо начато словами «Уважаемый…», то и закончить его следует «С уважением…»
– Письма-жалобы очень важны. Писать такое письмо ни в коем случае нельзя в расстроенном или взвинченном состоянии, лучше остыть – выпить чаю, позвонить друзьям и выпустить первый пар перед ними. Ведь вам нужно, чтобы на ваше письмо ответили, но это маловероятно, если оно будет оскорбительным. Фирмам очень выгодно быть или казаться справедливыми – вы получите удовлетворительный ответ тем вероятнее, чем вежливее и сдержаннее будет ваша жалоба.
Когда пишете письмо-жалобу, скажите сразу, чем вы недовольны, к примеру, «я еще не получил денежного возмещения за …, копия чека об оплате прилагается. Очень надеюсь на Ваш ответ». Прилагайте к письму все возможные подтверждающие документы и чеки (разумеется, копии, оригиналы оставьте себе). Но копию письма сделайте и сберегите.
– Письма, запрашивающие какую-либо информацию, могут быть не строго формальными, но обязательно понятными. Просто попросите предоставить необходимую вам информацию. Если вы не достаточно осведомлены в области, к которой относится запрашиваемая информация, полезно в конце письма добавить просьбу сообщить «… и любые другие подробности, которые Вы сочтете нужными». Это понравится адресату, и вы получите больше информации.
– Письма с просьбами о трудоустройстве или вознаграждении должны иметь более широкие края для примечаний получателя, и оговоренные крайние сроки ответа. Если предлагаете свою кандидатуру на должность, кратко изложите, как вы отвечаете заданным работодателем критериям, укажите, что «готовы к собеседованию» и напишите свое полное имя.
Письма чиновникам, могут быть длинными, обстоятельными; но опять-таки, сложностей в их написании нет.
Может статься, что вам когда-нибудь придется писать опровержения полученных вами официальных писем; или объяснения, уточнения, дополнения документации; или просьба помощи у политического деятеля.
Конечно, любое, а тем более официальное письмо должно быть грамотным. Но запомните, высокая грамотность и хороший литературный слог менее важны, чем проблема, изложенная в письме, и воспитанные люди обратят внимание в первую очередь на нее.
Для написания черновика используйте линованную бумагу, пишите карандашом через строку. Кратко запишите и пронумеруйте вопросы, которых вы коснетесь в письме. И потом – сделайте перерыв.
Отдохните от письма; сделайте что-нибудь несвязанное с ним. Пусть вопросы, которые вы будете обсуждать в письме, «переварятся» у вас в голове.
Позже снова возьмитесь за письмо, если вспомните упущенные в плане проблемы, запишите их в пустых строках. Если считаете нужным, перенумеруйте пункты своего письма в логической последовательности. Но не торопитесь браться за написание чистовика. Полезно поспать и взяться за это «назавтра».
Наутро просмотрите проект письма, исправьте по мере необходимости, и напишите окончательный чистовой вариант.
Начните свое письмо заявлением того, чего вам, собственно, хочется, а закончите, вкратце и доходчиво повторив свое желание.
К написанному письму в конце приложите копии касающихся его документов в том порядке, в котором они иллюстрируют пункты вашего письма, если их много, перечислите их.
Как видно, писать письма не сложно, главной трудностью кажется необходимость просто и понятно излагать сложные вещи.
В отличие от писем, записки почти всегда неофициальны, но не менее важны.
Повседневные записки, возможно, не имеют большого значения: «Обед в духовке» для семейства или «Две бутылки, пожалуйста» для молочника.
Записки вежливости. Они могут быть важными. Большинство людей не пишут писем, чтобы сообщить об организации вечеринки или поблагодарить кого-либо. Вместо этого они пишут записки знакомым или незнакомым людям. По ним об авторе складывается определенное впечатление у адресата, как и в случае с письмами.
Выражения соболезнования. Должны быть написаны особенно осторожно. Это могут быть пожелания выздоровления либо выражение соболезнования кому-то в трауре – в таких случаях многие пишут не письмо, а записку.
– Пожелания скорого выздоровления близкому человеку в записке или открытке, либо прилагаемой к письму, либо же отдельно, всегда больше ценится, если вы напишете его собственноручно. Например, если вы пишете другу и это не очень серьезно, скажите: «Поторопись с выздоровлением – мы не доиграли в нарды…»; если же все серьезно, то «надеюсь (или молюсь) на твое скорое выздоровление». Если же адресата вы знаете поверхностно и пишете ему по делу службы (да-да, забота из вежливости – это благородно и современно): «Надеюсь вскоре услышать о вашем выздоровлении».
– В случаях тяжелой утраты никогда не пытайтесь ободрить получателя записки шуткой; даже если вы искренне сопереживаете и «по-доброму» хотите поддержать, для человека в горе любое веселье со стороны выглядит не к месту, если не бесчувственностью вообще. Утешать скорбящих стоит в том случае, если вы знаете, что от вас ждут большего, чем просто слово «Соболезную». Будьте или хотя бы кажитесь искренне опечаленными потерей. Самые подходящие слова для этого: «Очень жаль было узнать о его смерти …», либо «Весьма сожалею о вашей потере…», «Его будет очень не хватать…». Если же вы пишете письмо человеку впервые и по такому грустному поводу, то, если вы не будете пытаться его успокоить, он оценит это выше, нежели россыпи высокопарных слов.
Записки к любимым имеют огромное значение. Несмотря на то, что сумасшедшую популярность приобрели открытки с готовыми поздравлениями, вы просто обязаны добавить что-то от себя. Это – ваше отношение к близкому человеку; было бы приятно вам, если бы перед самым вашим домом купили открытку для вас и просто всучили ее вам, безымянную и сухую? К любым стихам и остроумным пожеланиям добавьте искреннее и по-настоящему «ваше»: «Скучаю», «Люблю», «Целую», «Береги себя» и надписывайте вверху открытки имя адресата крупными буквами с восклицательным знаком, даже если у вас микроскопический почерк. Вы сами почувствуете, что вложили частичку себя в это поздравление, и эмоциональный контакт будет гораздо сильнее.
Личное письмо – это своеобразная форма заботы и выражения любви, все мы привязываемся, влюбляемся, дружим, уважаем, все мы грамотны (так ведь?), а значит, при использовании этих нехитрых правил все мы сумеем написать отличное, долгожданное и запоминающееся письмо.
Как правильно написать письмо
Человеку в жизни общение необходимо также, как и кислород. Если он не будет разговаривать или обмениваться сообщениями с коллегами по работе, друзьями или вовсе незнакомыми людьми, то перестанет развиваться как личность. В современно мире данное положение еще набрало оборотов, и нельзя представить не одного человека, у которого нет электронной почты. В данной статье разберем, как написать письмо, виды общения и др. тонкие моменты.
Как написать личное письмо
При написании личного письма лучше всего использовать бумагу хорошего качества, т.к. обычный тетрадный лист может показаться не совсем опрятным, а то и вовсе покажет ваше неуважение. Хотя в настоящее время письма утратили свою популярность, а в дело вступили современные технологии, в мире еще существуют такие романтики, которые используют именно бумагу и карандаш.
Как правильно написать письмо
Разберемся с чего стоит начать. Письмо должно начинаться с обращения. Расположите его по середине строки. Далее идет основной текст послания, лучше всего отступить еще 2-3 строки, и только потом начинать писать. Кстати, не стоит забывать и про красную строку. Кроме того, в конце листа также необходимо оставить отступ размером в 2 строки. Если вам не хватает места, то лучше всего перевернуть страницу и начать писать сверху.
Обращайте внимание на грамотность, ведь это основной показатель. Если вы будете допускать грамматические и речевые ошибки, то адресат явно будет разочарован. К тому же вы покажите себя с дурной стороны. Также обращайте внимание на почерк и размер шрифта. При написании используйте ручку или карандаш одного цвета.
Окончить свой текст необходимо подписью, кроме того можно поставить дату (в зависимости от конкретного случая). На полученное письмо необходимо ответить в течении недели.
Как написать электронное письмо
Как говорилось ранее — в настоящее время большую популярность занимают электронные письма. Причем их стоит отличать от мгновенных сообщений, которыми вы можете воспользоваться в специальных программах и сервисах (skype, vkontakte, ICQ и др.). В последних общение ведется в режиме онлайн, т.е. вы получаете сообщение и в течение короткого времени отвечаете. В данном случае, как правило, люди не обращают внимание на грамотность и пунктуальность. Здесь главное — скорость ответа. А используя электронную почту, стоит задуматься над своей речью.
Важно знать некоторые правила, которыми руководствуются владельцы электронной почты.
- Проверяйте входящие сообщения не менее 1 раза в день. Желательно выполнять это действия 2-3 раза — утром и вечером. В противном случае ваше общение с другом или коллегой может затянуться на месяца, после чего тема разговора уже станет не актуальной.
- Все полученные письма необходимо читать. Этот пункт касается тех, кто не подписывался на множественные рассылки. Обычно у таких людей почта забита различным ненужным спамом. Кроме того он может быть опасным.
- Каждый менеджер, да и любой активный человек, предприниматель обязан посветить 5 минут своего утреннего времени прочтению почты.
Теперь поговорим о самом вопросе, как написать письмо? Традиционное начало, оно же и самое правильное — это приветствие. Общение должно происходить на одном языке, т.е. каждый из партнеров должен понимать о чем идет речь, иначе теряется сам смысл переписки. Кстати говоря, если вы получили деловое письмо, то и ответ должен последовать в деловой форме. Тоже самое касается и других форм общения.
Как написать деловое письмо
Деловое письмо должно иметь определенную форму и структуру. Обязательно пользоваться сводом правил, не допускать оскорбление адресата, а также придерживаться деловой речи. Даже, если письмо содержит в себе претензии, не должно быть никаких некорректных выражений, которые могут задеть личные качества собеседника.
Деловое письмо должно оформляться на специальном бланке, где указывается следующая информация: адрес и название организации, контактный телефон, e-mail, реквизиты и web-сайт, если такой имеется. Кроме того обязательно указывать регистрационный номер письма и дату.
Обращение начинается с приветствия. Важно использовать ФИО, а также должность адресата. Шрифт должен быть читабельным и иметь размер не ниже 12.
Теперь вы знаете, как написать письмо. Также вы можете ознакомиться с тем, как правильно написать письмо-просьбу .
Деловой этикет: пишите правильные письма!
Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы.
Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.
Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.
Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке. Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.
После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.
Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).
Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на. » (Attention of. ). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).
Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».
Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.
Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.
Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам », излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »).
Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.
О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п . Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.
Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.
Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.
В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.
Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.
Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.
Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.
В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.
Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!
Как правильно писать письмо, чтобы на него ответили
Иногда люди вроде просят у меня что-то, но пишут так, как будто я им что-то должна.
(конечно, не берусь гарантировать, что на письмо такого вида ответит, скажем, ВВП, но я отвечу точно)) )
В теме письма не должно быть пусто. Там должна быть кратко указана собственно тема, то, зачем вы пишите вообще. «Резюме», «вопросы к интервью», «Публикация на…», «хочу в ваш журнал», «мои реквизиты».
Если это не еженедельная рассылка не коммерческое предложение, то тут не стоит цель придумать какой-то опупительный заголовок, который заинтересует человека и заставит его открыть письмо. Чаще всего тема нужна, чтобы потом в ворохе писем было проще найти нужное, не открывая все подряд. Ну, и чтобы письмо с пустой темой с незнакомого адреса не слили в спам, не открывая.
Это удивительно, но почему-то мало кто здоровается в письмах. Конечно, если это уже переписка и диалог, то каждое письмо с «привет» начинать необязательно. Но если это ПЕРВОЕ письмо, да ещё незнакомому человеку, да ещё по работе… В общем, вежливость никто не отменял.
А вот «привет» это будет, «добрый вечер» или «здравствуйте», на мой взгляд, уже второстепенно. Тут уж, смотря кому, кто и зачем пишет.
Конечно, в конце письма у многих стоит автоматическая подпись. Однако, если это первое письмо, всё же лучше кратко представиться в самом начале, чтобы у человека сразу появилось к вам личное отношение. В противном случае он ещё долго будет думать, что читает какую-то авторассылку и вообще не понимает, что к чему.
Я, например, подобные письма начинаю с фразы «меня зовут Елена, я представляю журнал об аксессуарах little-thing.ru».
Если человек не публиковал свои контакты в открытом доступе, то лучше сразу ему сообщить, кто его сдал)) Да и упоминание общего знакомого располагает к дружелюбному общению.
«Ваш адрес мне дал Вася Петров», «Нашла вас в инстаграме», «Увидела ваш пост в сообществе…»
Тут уже можно представить себя более конкретно и приложить ссылки на все свои сайты, работы, портфолио и всё то, что может вас положительно охарактеризовать. Нужно ведь, чтобы на письмо ответили, а значит надо показать себя в самом выгодном свете.
Когда вы представились, и всё о себе рассказали, пора переходить к сути и четко написать, что вам нужно.
Хочу фотосессию, хочу у вас учиться, хочу в ваш журнал…
Формулировки, конечно, зависят от того, что и кому вы пишете. Если письмо сильно официальное, то вместо «хочу» уместнее будет написать: «Буду Вам очень благодарна, если вы расскажете, как можно записаться на ваши курсы».
Но если на том конце ваш ровесник и вы точно знаете, что вы на одной добродушно-простой волне, то и писать можно по-человечески. По-человечески, даже лучше.
Часто с этим пунктом отлично справляется автоподпись. Мол, с уважением, Маша Иванова. Но если вам нужно какое-то конкретное действие (чтобы вам перезвонили или ответили до такого-то числа, или ещё что), то об этом обязательно стоит упомянуть.
3. Меня зовут Маргарита Сивакова, я дизайнер украшений.
4. Я искала в интернете статьи про бижутерию и нашла ваш журнал. А в нём ваш адрес и сообщение о том, что вам можно написать!
5. Я делаю украшения в технике суньтуньдай уже 100500 лет. Мои работы можно посмотреть тут тут и тут.
6. Расскажите, пожалуйста, на каких условиях вы публикуете в журнале информацию о дизайнерах?
7. Очень жду ответа! С уважением……
Мне кажется, я идеальный письмописец)) Пишите хорошие письма, друзья!
Источники:
kak-bog.ru www.ebookva.net sovetisosveta.ru www.pravda.ru delllice.livejournal.comКомментариев пока нет!