Как правильно написать письмо деловой стиль
Официальный деловой стиль документа, языка, речи, письма, переписки, текста. Формальная лексика, особенности, примеры, шаблоны, образцы
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной переписки. Особенности, примеры. В чем отличия делового формата текста и речи от разговорного или литературного? Образцы, шаблоны писем (10+)
Деловой стиль написания текста
Помните про цель написания делового текста.
Главное в официальном документе - его понятность и читаемость.
Официальные документы читают очень занятые люди, которых постоянно что-то отвлекает. Деловые тексты должны быть предназначены для чтения в таких условиях.
Если с самого начала не приложить к тексту всю нужную аргументацию, то письмо рискует превратиться в затянувшуюся переписку.
Деловой текст не должен допускать разных интерпретаций. Его смысл должен быть однозначно понятен.
Главная цель делового языка - точно и понятно донести смысл сказанного до собеседника или читателя. Все остальное - второстепенно. Формальный текст должен быть понятен и легко читаться. Стремиться к красоте формального текста не стоит, это же не художественное произведение. Написать красивый деловой текст дано далеко не каждому, да и смысла в этом никакого нет.
Примеры документов в деловом стиле
Не стремитесь к краткости. Краткость полезна только в дополнение к информативности и читаемости. Если для точного понимания смысла нужно написать еще несколько строк, обязательно напишите их. Представьте себе человека, который будет читать Ваш текст. Взгляните на текст его глазами. Сделайте текст удобным для чтения этому человеку. Задумайтесь, какие вопросы могут возникнуть у читателя, какие пояснения понадобились бы Вам, находись Вы на его месте. Сразу приложите все необходимые материалы и дайте необходимые пояснения.
К официальному тексту, если он имеет достаточный объем, имеет смысл делать приложения. В основном тексте излагать суть вопроса, в приложениях приводить обоснования. Такой текст намного легче читать.
Официальные тексты мы пишем для того, чтобы что-то от кого-то получить или добиться. Приступая к тексту, сосредоточьтесь на своей цели, сделайте текст таким, чтобы он вел к ней кратчайшим путем. Тогда текст получится хорошим.
Приступая к написанию официального текста, четко сформулируйте цель, с которой Вы пишете документ, и напишите эту цель на бумаге (набейте на компьютере), чтобы она (цель) была у Вас перед глазами. Все время помните о цели. Не уходите от темы. В Ваш документ нужно внести только то, что нужно для достижения цели, с которой этот документ написан. Не нужно никаких лирических отступлений, призывов, лозунгов, шуток и прочего лексического шума.
В официальных текстах проявление эмоций неуместно и вредит качеству. Например, вполне допустимо написать так: 'Я была неприятно удивлена тем, что Ваш менеджер не предоставил мне скидку как постоянному клиенту'. Тут Вы говорите, что обоснованно ожидали скидки и не получили ее. Но не следует писать так: 'Вчера я посетила Ваш магазин, попросила у менеджера скидку. Но он мне ее не предоставил. Я была так расстроена, что не спала всю ночь. Это такой стресс для меня.'
Не путайте официальный стиль написания текста с юридическим, публицистическим, литературным и другими. Для них выработаны совсем другие требования и каноны. Не смешивайте стили. Для справки, этот текст написан в публицистическом стиле. Примеры документов в официальном деловом стиле в конце статьи.
Используя местоимения, помните правило, что местоимениями мужского рода ('он', 'который', . ) может быть заменено существительное мужского рода, которое употреблялось в тексте последним, местоимениями женского рода ('она', 'которая', . ) может быть заменено самое последнее существительное женского рода, а местоимениями среднего рода ('оно', 'которое', . ) - последнее существительное среднего рода. Местоимения множественного числа должны относиться к последним перечисленным объектам.
Например: Барак Обама и его супруга представляют собой идеальную пару. Они - чернокожие. Он - преуспевающий политик, она - активист зеленых технологий, возделывает экологическую грядку, которую разбила перед Белым Домом.
А так писать не стоит: Барак Обама, его супруга и их собака гуляют обычно втроем. Они представляют собой идеальную пару (вероятно, вместе с собакой). Он - преуспевающий политик, она (наверное, собака) - активист зеленых технологий, возделывает экологическую грядку.
Местоимениями третьего лица в официальных текстах злоупотреблять не стоит, так как они в любом случае затрудняют чтение (помните про главную цель текста). Лучше лишний раз употребить существительное или сокращение. Не бойтесь повторения слов, если это необходимо для правильного и быстрого понимания текста.
Местоимение 'Вы' в некоторых случаях пишется с большой буквы, а в некоторых - с маленькой. С большой буквы оно пишется, когда это - обращение к одному человеку. Например, 'не могли бы Вы мне помочь', или 'Прошу Вас'. С маленькой буквы 'вы' пишется, когда это относится к группе людей. Например, 'Я обращаюсь к вам, представители разных регионов России, собравшиеся на этом съезде'.
Структура официального текста
Еще раз вспомните про главную цель написания делового текста! Сейчас я отступил от еще одного правила написания формальных писем. Правило звучит так: Текст по-возможности должен излагаться последовательно. В тексте не должно быть ссылок на абзацы, которые были намного раньше или, что еще хуже, намного позже. Совсем избежать таких ссылок удается не всегда, но их должно быть минимальное количество. При написании документа всегда обращайте внимание на такие ссылки и старайтесь уменьшить их количество.
Если текст длинный, старайтесь разбить его на логические блоки. Иногда полезно в конце логического блока привести краткое резюме сказанного в нем. Блок может содержать пояснения и обоснования некоторой мысли. Эти объяснения могут отвлечь от самой мысли, так что коротко ее сформулировать в конце будет полезно. Если письмо короткое, относится к одной теме, то резюме можно сделать одно, в конце или самом начале текста. Стиль написания текста, когда Вы сначала формулируете мысль, а потом ее обосновываете, применяется в обращениях к очень занятым людям, чтобы они могли из первых строчек документа понять, о чем речь, вдуматься, согласиться сразу, не читая, или, если у них возникнут вопросы и сомнения, прочитать обоснование.
Написание текста делового стиля: правила и примеры
Написание текстов делового стиля правильного формата дается далеко не каждому. Главная ловушка, в которую попадают ежедневно тысячи авторов, заключается в совершенно неверной трактовке деловых текстов и неправильном понимании принципов их работы.
Если верить официальным источникам, то:
Текст официально-делового стиля это основное средство коммуникации в деловой, правовой и прочих средах, предусматривающих обмен обезличенной официальной информацией.
Достаточно простое определение, верно?! И все же по какой-то неведомой причине тысячи юристов, экономистов, менеджеров и даже дипломатов ежедневно пытаются добавить в такие тексты один и тот же ошибочный признак. Знаете, какой?
Ошибка современной деловой переписки заключается в том, что люди ее намеренно усложняют. Почему-то принято считать, что чем сложней послание, хитрее терминология и длинней предложения, тем ядреней выйдет материал. Дескать, кашу маслом не испортишь.
В этом материале постараемся рассказать о том, каким должен быть по-настоящему хороший текст делового стиля, какой должна быть его структура, на что следует обратить внимание и каких ошибок не стоит допускать. Обещаем, что после этой заметки вы сможете чуть иначе взглянуть на правила написания деловых текстов.
Требования к деловому тексту и его структуре
Вообще в официально-деловом стиле пишутся многие документы, начиная от конституции и государственных актов, заканчивая объяснительными и увольнительными. Нас, в первую очередь, интересуют тексты для бизнеса и деловая переписка, а потому именно на нее будет сделан основной упор.
Тексты делового текста имеет свои отличительные особенности, которыми не обладают другие стили. Вот главные признаки:
Лаконичность. Создание делового текста требует жалости к читателю. Если бюрократы могут позволить себе создавать «шедевры» на много листов, то в деловой среде такое не приветствуется. Поскольку бизнесмены – народ занятой, то и тексты стоит делать такими, чтобы человек мог ознакомиться с ними без корвалола. Только факты, только цифры, только важные детали.
Поймите верно: краткость вовсе не означает умолчание каких-то важных деталей. Все пояснения должны быть даны, а важные моменты – упомянуты. Лаконичность в данном случае – это отказ от словоблудия ради словоблудия.
Четкая структура. Нужно заранее продумать структуру делового письма. Нет ничего хуже, чем текст, в котором смысл постоянно перескакивает с места на место. Рекомендуем выбрать отправную точку, с которой вы и станете развертывать повествование.
Если упоминаете какой-то факт, старайтесь сразу вписать все, что хотите сообщить по этому факту. И не забывайте про абзацы: нет ничего хуже, чем читать неструктурированную «простыню» текста. Идеально, если в каждом абзаце будет одна законченная мысль. Это существенно упростит чтение.
Отсутствие эмоций. При написании текста делового стиля рекомендуем вспоминать английских лордов, которых не смутишь даже близких взрывом бомбы. Никаких эмоций, только факты с беспристрастным лицом. Впрочем, здесь тоже есть исключения: если вы ведете переписку с приятным вам человеком, но формат делового общения не допускает особых вольностей, можно лишь намекнуть на явную симпатию.
Например, поставить восклицательные знаки в двух предложениях подряд или ввести какое-то слово из литературного стиля. Вроде бы и мелочь, но человек, искушенный в деловой переписке, все отлично поймет.
Простота изложения. Если вы уважаете человека, который будет читать ваш текст, сделайте материал простым. Не упрощенным, а именно простым. Несмотря на то, что правила написания текстов делового стиля позволяет использовать канцеляризмы и специальные термины, не стоит усугублять материал сложными конструкциями. Увы, но зачастую предложения бывают так запутаны и длинны, что в конце уже забываешь начало.
Видите, что предложение выходит слишком сложным? Разбейте его на два или три предложения поменьше. С вас не убудет, а человеку – удобно.
Использование предлогов и сложных союзов. Пожалуй, деловые тексты – единственный формат, где разрешено массовое использование предлогов (на основании, в соответствии и так далее) и союзов (в силу того что, в связи с тем что и так далее). Конечно, через слово ставить их не нужно, но для придания тексту видимости делового послания – очень и очень неплохой прием.
Итак, давайте еще раз повторим основные правила создания делового текста:
Это должен быть четко структурированный материал небольшого размера.
В таком тексте нет места эмоциям и потере логических нитей.
Вы должны стремиться к простоте изложения, отказываясь от сложных предложений.
Ваша цель – донести до человека деловую информацию, но сделать это максимально просто.
Признаки делового текста
Три примера мини-текстов в деловом стиле
Пример первый. Деловое письмо клиенту:
Уважаемый Сергей Сергеевич! В ответ на Ваш запрос об установке новой двери сообщаем, что 25 декабря к Вам выедет представитель нашей компании. Обычно срок установки двери составляет не более одного часа. Надеемся, что Вы будете удовлетворены качеством нашей работы.
Пример второй. Небольшой деловой текст для сотрудников компании:
С 5 декабря 2015 года компания N начинает участие в ежегодном социальном марафоне «Накорми котика». В связи с этим руководство компании рекомендует всем сотрудникам ежедневно приносить на рабочее место по 2 литра молока жирностью не менее 2.5 %.
При обнаружении кота или кошки любого возраста следует незамедлительно поить животное молоком. Сотрудники, напоившие максимальное число животных, будут премированы в конце текущего квартала.
Третий пример. Письмо руководителю:
Я, Иванов Иван Иванович, с 5 декабря до 12 февраля этого года в рамках социального марафона «Накорми котика» напоил молоком 12 котов и 10 кошек. Премиальные, полученные за победу в корпоративном соревновании, я потратил на личные цели.
Поскольку животные привыкли получать от меня молоко, а денег на их последующее кормление я не имею, прошу выделить сумму в 100 000 рублей на покупку молока за счет компании.
Правила написания деловых писем
Если вы еще не знали, деловой стиль разделен на два разных вида:
Первый – это ноль эмоций, пиджак на все пуговицы и безликость автора. Второй – более демократичен и эмоционален (если так можно вообще сказать про деловые тексты). Кстати, именно в обиходном стиле и пишется большинство деловых писем. Причем, что интересно, часто развитие деловой переписки происходит следующим образом:
Этап первый. Официально-деловой стиль;
Этап второй. Обиходно-деловой стиль;
Этап третий. Вкрапления элементов неформального общения;
Этап четвертый. Неформальное общение «без галстуков».
Понятно, что если вы в первом же письме напишите незнакомому пока вам человеку что-то вроде «Привет, Коля! Что у тебя там по ценам на комбайны?», то это не будет оценено должным образом. Если же проходить все этапы деловой переписки «по правилам», то со временем формат общения может существенно измениться. Это обычная тенденция.
Мы с вами уже разбирали правила написания деловых текстов, а потому повторяться не будем: письма пишутся так же, как и тексты. Впрочем, существуют еще и некоторые негласные правила переписки, о которых мы пока не говорили. Поскольку знают их не все, о них стоит рассказать отдельно:
Деловое письмо должно содержать тему. Дурной тон – оставлять поле «Тема» пустым.
Не стоит менять тему делового письма или удалять историю переписки без серьезной причины. Да, возможно вы помните все детали общения, но человек по другую сторону почтового ящика может их не помнить.
Нейтральная эмоциональность. Даже если вы на самом деле готовы кинуться на получателя с кувалдой, в деловом письме это никак не должно отслеживаться. Корпоративная культура учит «ставить на место» собеседника более хитрыми приемами: «забыванием» упоминания имени, отказом от восклицательных знаков в начале письма, игнорированием каких-то вопросов и так далее.
Отсутствие смайликов. Никаких смайликов до тех пор, пока формат общения не дошел хотя бы до третьего этапа (элементы неформального общения).
Объяснение отказа. Достаточно, что банки не объясняют причину отказа при выдаче кредитов. Будьте более дружелюбны: даже если вынуждены отказывать, обязательно смягчите тон письма и объясните причину.
Первый пример делового письма
Здравствуйте! Мы не планируем покупать щебень в этом году. Всего доброго.
Второй пример делового письма
Здравствуйте, Иван! К огромному сожалению, наша компания не планирует закупать дополнительные партии щебня в этом году. Это связано с тем, что мы уже полностью согласовали весь список будущих расходов, и на закупку щебня у компании не осталось средств. Искренне надеемся, что в следующем году мы заранее согласуем с Вами вопрос закупки щебня, чтобы заранее заложить в бюджет нужные средства.
Думаю, вы и сами видите, что первый вариант писал бездушный робот, а второй – человек, который искренне сожалеет. Два письма делового стиля, на одну тему, но они такие разные!
Не нужно начинать издалека. Если у вас есть что сказать, скажите сразу. Когда человек начинает заходить издалека, это больше нервирует.
Это наиболее важные правила написания писем в деловом стиле, которые вам обязательно пригодятся. Главное – помнить, что далеко не всегда от вас ждут какого-то явного официоза. Если вы видите, что человек не прочь перейти на более неформальный уровень общения, смело переходите. Ничего плохого в этом нет.
Вот и все друзья. Все, что мы хотели рассказать о создании текстов в деловом стиле, мы рассказали. Если у вас есть вопросы, замечания или дополнения, не поленитесь написать комментарий. Уверены, это пойдет только на пользу материалу.
Прокачиваем навык написания деловых писем. Законы, хитрости, инструменты
Как превратить письмо в действенный инструмент убеждения? Как выстроить структуру письма? Какие существуют приёмы для влияния на адресата?
Ответы на эти вопросы можно найти в книге бизнес-тренера по деловым коммуникациям Саши Карепиной.
Приблизительный размер статьи? 6 страниц.
О письменном общении и о книге
«Я трачу много времени на каждое предложение: беру его и переделываю, пока оно не станет идеальным. Обожаю сам процесс редактирования.» И я люблю электронную почту по тем же причинам, по которым ее любит Дэвид Карп:
"… за то, что она никого не отвлекает от работы. Чем меньше отвлекающих факторов, тем лучше."
Несмотря на все это, я никогда не учился ремеслу делового письма.
Во-первых, казалось, что неплохо получается и само по себе, по наитию.
Во-вторых, не знал, что такое ремесло и обучение ему cуществуют в принципе.
Но недавно я наткнулся на книгу Саши Карепиной "Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты". Немного погуглив отзывы, я сразу понял, что это как раз та книга, которая позволит мне серьезно прокачать этот важнейший навык.
По ходу книги Саша берет обычные письма и переделывает их в соответствии с принципами, которым обучает. Добавляет свои хитрые приёмчики и письма преображаются. У меня каждое такое преображение вызывало просто щенячий восторг.
Конспект книги «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты»
Реакция адресата на наше письмо зависит от того, как мы изложили факты письма, в каком образе предстали в его глазах и насколько грамотно оформили свой текст. Книга разделена на три части именно по этому принципу.
Этому посвящена первая глава книги, которая кстати доступна для бесплатного просмотра на сайте Боффо.
Если нет, то стоит идти от общего к частному — сначала понять, что является самым главным, и от этого переходить к деталям.
Если же факты уже систематизированы, то наоборот — от частного к общему. Берем первый факт из набора и задаем себе вопрос: «О чем говорит этот факт? Есть ли в списке еще факты, говорящие о том же? Как все их можно обобщить?»
Конечно, если у адресата будут веские основания нам отказать, он все равно откажет, но при прочих равных ему будет комфортнее согласиться.
- влиятельные люди,
- близкие и знакомые,
- те, кто нам нравится,
- те, кто без нас пропадет и
- те, кто нас заинтриговал.
Прежде чем перейти к разговору о том, что вам не удалось, нужно обязательно рассказать о своих текущих достижениях.
Если проблема, в которой вы признаетесь, незначительна, то нужно превратить все ваше сообщение в отчет об общем положении дел.
Если же вы прокололись серьезно, то рассказывать адресату о своих достижениях стоит уже после сообщения о возникших трудностях.
Мы можем предложить свою помощь в расхлебывании сложившейся ситуации и показать, что стали на путь исправления (приняли конкретные меры для того, чтобы в будущем такое не повторилось).
Наиболее грамотной стратегией будет показать, что мы не оспариваем право адресата на негодование и плавно перейти к рассказу о том, какие мы на самом деле хорошие.
Далее, ни в коем случае не преуменьшая масштабов проблемы, переходим к доказательству нашей правоты с помощью фактов. Это значит показываем, что мы изо всех сил стараемся решить проблему и уже приняли меры, чтобы она впредь не повторилась.
Для повышения яркости заключения Саша рекомендует три основных приема: использование метафор: «наше предложение сокращает сроки проекта» vs. «наше предложение позволяет «выиграть время»» использование эмоциональных слов: победа, поражение, поддержка, борьба, беда, обман… и переосмысление клише: «Если предприятие будет протягивать руку помощи всем нуждающимся, оно само вскоре пойдет по миру с протянутой рукой.»
Шрифт с засечками говорит о респектабельности, консерватизме и лучшее воспринимается на бумаге.
Деловой стиль письма
С деловым стилем письма беда. Исторически считается, что чем круче завернешь фразу, чем больше нацепляешь на нее причастных и деепричастных оборотов, вставишь официальных слов там, где можно обойтись обычными – тем лучше. Солиднее, так сказать. Читатель сразу поймет, что перед ним не шарашкина контора «Сяськи-Масяськи», а уважаемый и успешный предприниматель.
Откуда, интересно, взялось представление, будто руководители крупных фирм – не люди, а засланные андроиды? Нет никакой разницы между топ-менеджером какого-нибудь условного «Газойла» и музыкантом рок-кантри-инди группы. Оба любят посмеяться и провести время с друзьями, у обоих есть любимые книги/фильмы/песни, и оба, представьте себе, говорят обычным человеческим языком, а то и ругаются матом при случае. И оба засыпают, наткнувшись на официально-деловой стиль текста:
Мы, нижеподписавшиеся, следующим утверждаем, что, независимо от расовой и национальной принадлежности, а также вероисповедания, пола, образовательного ценза и прочих факторов, изъявляем и подтверждаем желание потребить по прямому назначению мучное изделие итальянского происхождения и готовы нести все связанные с этим обязательства материального характера.
Что случилось? Компашка скинулась на пиццу.
Значит ли это, что тексты делового стиля не нужны? Вовсе нет.
Когда вам нужен текст официально-делового стиля
Если деятельность вашей компании связана с юриспруденцией, политикой или медициной (последний случай спорный, но пусть будет). Потому что использование клише в этих сферах связано с необходимостью снизить риск недопонимания или двоякого толкования. Юристы говорят, что каждое слово в УК написано кровью, и нет поводов им не верить.
Но, пожалуйста, не нанимайте для этого копирайтера! Написать официально-деловой текст может каждый! Если не хотите заниматься этим самостоятельно – попросите офис-менеджера, секретаршу, менеджера по закупкам и вообще любого сотрудника, которому нечего делать.
Дело в том, что требования к деловому тексту очень простые, их можно легко найти в интернете, а следовать им еще проще.
- Использование фиксированных речевых оборотов – клише.
- Сложная грамматика (обилие страдательного залога, причастных и деепричастных оборотов, отглагольных существительных, сложных союзов и т.д.).
- Абсолютная объективность изложения – никаких «я думаю», «по моему мнению» и пр. Личность автора вообще не должна проглядываться.
- Нейтральная эмоциональная окраска.
В общем, творческая составляющая сведена к нулю, чтобы написать текст в деловом стиле не нужно обладать ни талантом, ни даже особым опытом. Не тратьте ваши денежки.
Правила этикета в деловой переписке
Итого. Ни один нормальный человек (о застрявших в глубоком коммунистически-советском прошлом представителях номенклатуры мы не говорим) не хочет читать в письме «глубокоуважаемый Тузиков Харитон Савельевич» и мучительно докапываться до сути послания сквозь хитросплетения канцеляризмов. Но это не значит, что можно писать всем подряд «Алоха, ясный перец!».
Что стоит учесть:
Если вам нужен кондовый текст делового стиля – возьмите пример текста из интернета и замените ключевые моменты, чтобы подходило к вашей ситуации. Бесплатно.
Если же вы хотите получить творческий и небанальный материал с учетом этикета деловой переписки – обращайтесь, посмотрим, что я смогу для вас сделать.
Я точно справлюсь со следующими видами текстов:
- Коммерческое предложение
- Инструкции
- Деловая переписка
- Бизнес-тексты на сайт.
Скорее всего, Вам будет интересно прочитать статьи Гарантийное письмо, а эту статью мы разбиваем на темы:
Язык делового письма
• информационная функция – главная задача документа выражается в сохранении информации;
• социальная функция – документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
• культурная функция – документ выступает как средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.
• управленческая функция – документ выступает в роли инструмента управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
• функция исторического источника – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.
• стандартизация и унификация языковых и текстовых средств;
• официальность и строгость языка и стиля делового письма;
• лаконичность и достаточность информативного содержания;
• логичность, объективность и структурированность изложения.
• адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов (можно указать e-mail);
• наименование вакансии, на которую претендует составитель резюме;
• перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке (начиная с последнего места работы), с указанием полного официального наименования организации, срока работы, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности);
• дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка);
• прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);
• отличия и награды, ученые степени (раздел не является обязательным);
• интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности соискателя (раздел не является обязательным);
• рекомендации (сведения о рекомендациях);
• дата написания резюме;
• названия парных предметов – ботинок, сапог, чулок (но носков);
• названия национальностей, территориальной принадлежности (армян, башкир англичан, болгар южан, киевлян);
• названия единиц измерения (ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, нограммов, килограммов).
1.2. Лицо, ответственное за пожарную безопасность, подчиняется непосредственно Генеральному директору.
При дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться: 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.
О поставке груза.
Об оплате счета.
• основная часть документа: заголовок (располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» слева), непосредственно текст документа, приложение;
• оформляющая часть документа: должность и фамилия автора, его служебный телефон, подпись, печать (не всегда).
«При изучении любого международного соглашения, а в особенности соглашения об устранения двойного налогообложения, прежде всего, необходимо четко определить сферу его действия в двух аспектах:
• территории, на которые распространяется действие соглашения». (№ 24).
• уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: . невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);
• убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.
• номенклатура наименований (ООО «ВЕК», ИП Мельников, ФСБ, ЧОП «Дружба» и др.);
• номенклатура товаров (бензин Л-76, станки с ЧПУ, ЗИЛ-130 и др.).
• не допустимо применять сокращение в тексте, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы; нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения;
• нельзя сокращать слова до одной буквы, кроме случаев традиционных текстовых сокращений. Например: г. (год), г. (город), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др. Также к официально-деловой терминологии можно отнести различные аббревиатуры. В деловых текстах используют всевозможные сокращения номенклатурных знаков различного свойства.
• названия известных правовых актов: УГ (Уголовный кодекс), ГК (Гражданский кодекс);
• наименования организаций: МВФ (Международный валютный фонд), ЦБР (Центральный банк России);
• названия, указывающие на форму собственности предприятия, входящие в качестве классификатора в названия предприятий: ООО (Общество с ограниченной ответственностью), ОАО (Открытое акционерное общество);
• названия должностей: ИО – исполняющий обязанности;
• названия технических приборов: АСУ (автоматическая система управления), КПД (коэффициент полезного действия.).
• представить коллективу нового сотрудника (предъявить, показать) – предоставить справку (отдать что-либо в пользование, распоряжение);
• проводить митинг (осуществлять что-либо) – производить консервы (вырабатывать, изготавливать что-либо).
Уважаемая госпожа . (фамилия)!
• в письмах конфиденциального содержания и в документах, оформленных на бланках должностных лиц, используется формула обращения от первого лица единственного числа: прошу, предлагаю, приглашаю;
• нельзя начинать письмо словами отказа. Более вежливо сначала изложить мотивы принятого решения (Наша фирма вынуждена отказаться от сотрудничества в связи с завышенными ценами на продукцию, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе);
• не рекомендуется намекать деловому партнеру на его невнимательность и навязывать ему заранее спланированный исход какого-либо вопроса (Прошу внимательно рассмотреть данное предложение…; Надеемся на благоприятный исход нашего дела…);
• если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением;
• не тактично употреблять в письмах слова «срочно», «незамедлительно» тем самым, подталкивая адресата к спешке в принятии решения. Более приемлемыми могут быть выражения: Прошу Вас ответить до такого-то числа; Убедительно просим сразу же сообщить о своем решении.
Написание делового письма
Правила делового письма
- Телефона и факса организации
- Адрес сайта компании
- номера ИНН (идентификационный номер налогоплательщика)
- номера ОГРН (основной государственный регистрационный номер)
- поля для проставления исходящего номера документа
Важная деталь: почтовый индекс ставится после названия города (так как идентифицирует конкретный населенный пункт), указание почтового индекса после названия страны (если указано) не принято.
- НЕТ длинным письмам
- НЕТ просторечиям, разговорным выражениям, сленгу, жаргону и пр.
- НЕТ исправлениям, зачеркиваниям, подчисткам и неряшливости
Оформление делового письма
Как писать деловые письма
• письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
• рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.
• гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
• информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
• письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
• письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
• письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
• письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
• письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
• письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
• сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.
2. Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.
• Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).
• Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).
2. Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.
2. Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.
2. Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.
2. Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.
3. Факсовые – отправленные по факсу.
Деловое письмо отказ
— Выразить сожаление и обозначить отказ (К сожалению, в данный момент мы не можем предложить Вам эту должность. ).
— Оставить надежду (Если обстоятельства изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей кандидатуры на эту должность. ).
Источники:
hw4.ru textis.ru betteri.ru silverchiffa.com center-yf.ruКомментариев пока нет!