Как правильно написать письмо чи
Как правильно писать письма
Вы получаете почту? Давайте будем уважать время друг друга и писать правильные письма. Несколько простых правил и ваше письмо прочитают, а не выбросят в корзину.
Тема письма - то, что вы пишите в поле «Subject» или «Тема». Если поле "Тема сообщения" есть - значит это кому-то нужно, и его следует использовать с пользой.
При первом взгляде на список писем получатель выбирает по заголовку письма, что читать, а что удалить сразу.
Тема должна быть:
- простой и короткой, не более 3–4 слов,
- при этом ясно отображать суть вашего письма.
- избегайте штампов, рекламных текстов и “СПАМ”-ерских слов.
Обязательно обращайтесь к адресату по имени. В Сети очень легко найти любую информацию о человеке.
Укажите причину обращения интересную и понятную Вашему получателю, а не вам.
Используйте короткие и точные фразы, минимум “воды” и лишних слов, вам за них не платят. Пишите грамотно.
Если отправляете вложения, обязательно предупредите получателя. Название файлов-приложений надо писать латинскими буквами.
Старайтесь не использовать штампов и рекламных текстов, типа "Супер-Пупер-Новый- Проект!" Не стоит использовать ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ - ЭТО КРИК В ИНТЕРНЕТЕ. Не посылайте письма в плохом настроении.
В ответе на письмо цитируйте полученное сообщение, это поможет адресату вспомнить, о чем идет речь.
Внимательно следите кому вы отправляете письмо во избежание казусных ситуаций.
Соблюдайте правила безопасности при отправке писем и e-mail сообщений.
Сетевой этикет, нетикет — неологизм, является слиянием слов «cеть» (англ. net) и «этикет») — правила поведения, общения в Сети, традиции и культура интернет-сообщества, которых придерживается большинство. Это понятие появилось в середине 80-х годов XX века
Рассылка индивидуальных писем занимает много времени, вот многие и предпочитают СПАМ, типа «подписываем регионами».
Удачи вам в E-mail-маркетинге!
Как оказалось, чем письма проще - тем лучше.
Университет ИллинойсаUniversity of Illinois at Urbana-Champaign выяснил, как влияют рекламные электронные письма на настрой их получателей.
09 Июля 2008 http://www.washprofile.org/
Хорошая статья. Спасибо.
Спасибо, полезная информация!
Сейчас разведываю тему маркетинга в сети, думаю буду захаживать к вам в гости за информацией и опытом!
Ваша информация была кстати.
Спасибо Анна. Хорошая полезная информация.
В поле тема может быть стоит вставить, что-то привлекающее внимание. например "жаль, что вас не будет с нами."
Такие темы как раз сейчас и используют спамеры, уже купилась пару раз :-))
Пока работает. но не на долго.
Рекомендую просто и точно указывать цель обращения.
Спасибо за статьи.
Спасибо. Очень полезная информация.
спасибо, информация действительно очень полезная!
парадокс в том что написала по правилам - работодатель не оценил. сказали: "не так как мы пишем, не подходит".
Будь грамотным: как правильно писать рабочие письма
Бывает, почитаешь тему письма, и открывать его даже не хочется. Все потому, что недалекие пытаются впихнуть в нее свыше десяти километровых слов. Вместо этого выбирай правильные лексемы. Научишься искусно делать это - гляди, станешь крутым журналистом-мастером заголовков.
Не загружай большие файлы в письма. Чаще всего они не влезают в почтовые ящики адресата. Вместо этого выкладывай их на файлообменниках. Выложил что-то важное? Запароль его. И не забудь в письме указать ссылки и пароли.
Отправлять важные письма в пятницу во второй половине дня - дело неблагодарное. На выходных их никто никогда не читает. А в понедельник адресат, загруженный разгребанием спама, может случайно грохнуть твое послание вместе с предложениями купить виагру за полцены.
Если у вас переписка на несколько адресатов, всегда нажимай кнопку "Ответить всем". Иначе кто-то получит письмо, а кто-то потеряется в догадках. А потом ой как сложно будет сводить концы с концами.
Не злоупотребляй пометкой "Важное". Иначе все привыкнут к твоей "важности". А потом, когда действительно, будет что-то ну очень серьезное, коллеги пропустят это мимо внимания.
Не стоит под одной темой постоянно переписываться с определенным адресатом. Обсудили один вопрос - закрыли. Появились новые нюансы - открыли все по новой. Иначе вы быстро потеряетесь в истории переписки. А это усложнит процесс взаимодействия и, возможно, понимания.
Как только переступил порог офиса - ты больше не на работе. Английскими учеными доказано:66% сверхработяг жалуются на хвори а-ля боли в спине (из-за неправильного сидения) или стресс. А 24% заявляют в открытую, что хотят видеть в своем офисе кабинет психолога. К кому из них относишься ты?
Как написать письмо правильно?
В нынешний век телефонов и интернета люди все реже пишут друг другу письма. В конвертах в основном путешествуют официальные и деловые бумаги. И тем не менее, многие предпочитают писать личные письма. Эта инструкция поможет вам правильно и грамотно написать письмо.
- Бумага формата А4.
- ручка с чернилами одного цвета.
- конверт
Для письма выбирайте бумагу хорошего качества. Клочок бумаги, вырванный из ученической тетради – неуважение к адресату.
Письмо начинается с обращения, которое размещается на середине строки. Основной текст начинайте писать на 2-3 см ниже обращения, отступив на 2 см от левого края листа. Это расстояние должно быть выдержано на всем протяжении письма. Внизу листа также оставляют 2-3 см. Даже, если осталось дописать совсем немного текста, лучше начните писать с чистого листа. Учтите, что исписывать обе стороны листа не принято!
Исправления и зачеркивания придают письму неряшливый вид. А ошибки свидетельствуют о неграмотности автора. Поэтому напишите вначале черновик. Перечитайте, проверьте его и перепишите набело. Если письмо будет объемным, то набросайте план.
Пишите разборчиво и не очень мелко. Обязательно пастой или чернилами одного цвета. Если ручка перестала писать, то лучше перепишите все заново. Заканчивая письмо следует обязательно подписаться. Постскриптум (P.S.) размещают в конце письма, после подписи. Письма принято складывать текстом внутрь!
Не пишите письма в дурном расположении духа! Но если вы не смогли сдержать свой гнев и выплеснули негативные эмоции на бумагу, то не отправляйте письмо сразу. Перечитайте его через пару часов, а лучше на следующий день, чтобы впоследствии не было стыдно за свои слова. Как показывает практика, такие письма люди отправляют в мусорную корзину.
Если вы получили письмо, то на него надо ответить в течение недели. Полученные личные письма принято хранить в скрытом от посторонних глаз месте, или уничтожать.
Как писать официальное письмо
Иногда в нашей жизни возникают ситуации, когда без письма не обойтись. Делового письма, официального, а не тех бумажных посланий, которые отправляют друг другу люди с хорошим почерком и массой свободного времени. Нужно тебе навести деловые мосты или мосты любви и дружбы — пиши письмо. Хочешь заинтересовать, отблагодарить, заинтриговать — пиши письмо. Только его нужно правильно написать, это ведь не приглашение побухать, а почти что документ.
Укажи цель своего официального письма в первом же абзаце, и не отклоняйся от темы. Старайся избегать излишне длинных и вычурных слов — письмо все-таки деловое. Будь максимально лаконичен и точен. Никто не любит, когда в официальных бумагах слишком много слов и мало конкретики. Потому что никто не любит тратить много времени на дела. Плюс, чем короче месседж, тем быстрее его прочтут и, следовательно, дадут ответ.
Предложения не должны содержать ненужных слов, абзацы — лишних предложений. По той же самой причине, по которой у машины нет лишних деталей, а у чертежа — лишних линий. Старайся делать предложения максимально короткими без обилия прилагательных и эпитетов. Не нужно слишком много подробностей, рассматривай предметы в общих чертах, но при этом суть должна быть ясна. Официальные письма нужны только для того, чтобы обозначить какой бы то ни было вопрос или задачу. Это не рапорт и не отчет — слишком уж углубляться не стоит.
Используй правильный тон
Деловое или официальное письмо должно быть написано тоном, который немного более формален, чем обычный язык. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Но, разумеется, послание должно соответствовать нормам этикета. Избегай сленга, жаргона, сокращений и двусмысленных слов. Ввиду того, что нужно избегать подробностей, такие слова могут быть восприняты неправильно. В общем, побольше глаголов и поменьше прилагательных. Будь вежлив и уважителен, даже если ты на что-то или кого-то жалуешься.
Используй простые слова: умные термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать.
Коррекция и еще раз коррекция
Многие недооценивают корректировку в принципе, а очень зря. После того, как ты написал официальное письмо, тщательно проверь грамматику и орфографию. Используй средства проверки орфографии на своем компьютере, а затем попробуй найти ошибки самостоятельно, ибо не все открывается взору искусственного интеллекта. При необходимости используйте словарь или тезаурус. Проверь правильность грамматики и пунктуации и убедитесь, что предложения логически завершены.
Еще немного о первом впечатлении. Помимо грамматики, огромное значение имеет визуальный аспект. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьезно, чем электронное. Учитывай это. Но если единственного способа доставить письмо, кроме как послать на мыло, не существует, то позаботься о визуальной части. Всегда заполняй поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если ты пишешь незнакомому лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуй – темы в духе «Ахтунг! Открой, или умрешь!» вызывают желание отправить в спам. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
Ну а если ты напечатал письмо на бумаге, а не послал по почте, то позаботься о качестве бумаги. Не обязательно брать гербовую, достаточно взять качественную бумагу: хорошую и белую. И не забудь поставить свою подпись, иначе письмо превратится в размалеванную бумажку. И помни, не нежно экспериментировать со шрифтом, играться с выделением. Лучше разделяй текст на абзацы с интервалами между ними.
Соблюдение стандартных конвенций хорошего письма и привлекательная презентация обеспечат твоим виршам то должное внимание и серьезное отношение, которых они заслуживают. Поэтому вот на что нужно обратить внимание.
В правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами. Телефонные номера и адреса электронной почты обычно здесь не пишутся, но они приемлемы.
Ты должен попытаться обратиться к официальному конкретному лицу, но если не знаешь его или ее имя, то попробуй написать просто должность.
В левом верхнем углу нужно написать:
— название (и сокращенное наименование);
— фактический и почтовый адреса;
Кстати, если ты решил написать электронное письмо и при этом не знаком с адресатом – вкратце обрисуй, кто ты и как узнал о нем. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
Сделай еще отступ и переходи непосредственно к сути. Начни со вступительной части (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель), затем переходи к содержательной (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций), и в конце — резюмирующая часть (краткое подведение итогов с четким обозначением того, чего ты ожидаешь от адресата).
Это конец письма, его завершающая часть. Здесь нужно употребить так называемую закрывающую фразу: «С уважением» или «Искренне ваш»; «С наилучшими пожеланиями»; «С надеждой на продолжение сотрудничества»; «Всегда рады оказать вам услугу» и т. д.
Все зависит от твоего вкуса и предпочтений, только и всего. Потом, как ты помнишь, нужно сделать еще один отступ, написать свою должность, сделать большой отступ, изобразить Ф.И.О. и расписаться.
Сегодня практически у любого пользователя компьютера есть электронный почтовый адрес. А с развитием мобильных устройств программы для чтения и отправки электронной почты обосновались и на мобильных телефонах, и на планшетах, и даже на телевизорах!
К сожалению, вместе с популяризацией электронной переписки снижается и само качество этой переписки. Зачастую пользователи просто не умеют правильно писать письма. Больше всего это касается, конечно, деловой переписки.
Попробуем разобрать наиболее распространённые ошибки, которые допускают при использовании электронной почты.
У каждого письма есть отправитель. Помимо почтового адреса у отправителя должны быть имя и фамилия. Все эти данные можно указать в почтовом профиле (или в настройках учётной записи, если вы используете электронную почту через браузер, а не программу).
Если вам приходится общаться не только с русскоязычными собеседниками, то лучше иметь 2 профиля: один с именем и фамилией на кириллице и второй — на латинице. Второй момент: в России традиционно указывают сначала фамилию человека, и уже после неё — имя. В английском же языке (и в почтовых клиентах) принято делать наоборот. Но ведь вы не хотите, чтобы на ваше письмо ответили «Здравствуйте, Петров!». Поэтому правильнее указывать сначала имя.
У письма должна быть подпись. Увы, но не многие об этом задумываются. Свою подпись обязательно нужно настроить в профиле. Не нужно бояться сообщить собеседнику, что вы его уважаете, и повторить свои имя и фамилию — в этом нет ничего страшного. Простая подпись в конце каждого письма сильно повышает удобство длинной переписки, тем более, если в ней будет участвовать более 2 сторон. Ну и элементарные правила хорошего тона также будут соблюдены.
«С уважением, Фамилия Имя» — минимум того, что должно быть в подписи к письму. Не забудьте указать должность и название организации, если переписка носит деловой характер. В подпись также можно добавить контактный телефон (с кодом города, если номер городской), сайт и т.д. С другой стороны, перегружать подпись информацией тоже не стоит — письмо, на 80% состоящее из подписи, выглядит комично.
Пожалуй, это одна из самых распространённых ошибок — когда вместо ответа просто пишут новое письмо, да ещё и меняют тему письма (Subject) или вовсе её не указывают. Что в таком случае чувствует получатель такого «ответа»? Вероятно, он подумает, что его считают полным бездельником, у которого нет других дел, кроме как искать в архиве письма и пытаться угадать, какая из переписок продолжается. Если вы не хотите быть хамом в представлении вашего собеседника, обязательно отвечайте на письмо, а не пишите в ответ новое.
Важно также отвечать всем участникам переписки (если в строке доставки несколько адресов или кто-то указан в «копии»), не удаляя адресатов без необходимости. Ведь они же там появились не сами по себе?
Когда-то давно, когда интернет был ещё роскошью, цена трафика (объёма полученных и переданных данных) была очень высока. Видимо, именно с тех времён у пользователей появилась привычка удалять всё цитирование при ответе на письмо. Причём эти знания, похоже, передаются и молодому поколению. К счастью, современные скорости доступа в интернет позволяют переслать лишние 2-3 килобайта (примерный «вес» текста в письме) без каких-либо последствий для кошелька.
Не нужно удалять цитирование при ответе на письмо, этим вы лишь осложните процесс переписки, — ваш собеседник может и не помнить, чем закончилось последнее письмо. Вы же не думаете, что он общается только с вами?
Письмо без темы может запросто не дойти до адресата, попав в «Спам». Без темы письмо намного сложнее будет найти, если в будущем потребуется поднять какие-то письма из архива. Наконец, ответ на письмо с конкретным заголовком, который отражает основную тему письма вы, скорее всего, получите быстрее.
Сложно ориентироваться в списке писем, где собеседники не указывают тему.
Здесь всё и так понятно. Даже если вам всегда плохо давались правила русского языка, во всех современных браузерах и почтовых клиентах существует встроенная проверка орфографии. Не забывайте её включать.
Иногда бывает нужно переслать какой-то документ. И электронная почта вполне подходит для этого. Однако не стоит приводить всю переписку к безмолвно вложенным документам в пустых письмах. Стоит сопровождать такие документы хотя бы минимальным описанием. А порой текст из документа можно без потерь для смысла просто перенести в само письмо.
Не стоит пытаться переслать большие вложения (больше 5 мегабайт), особенно, нескольким адресатам, если вы не уверены, что все смогут принять такое письмо. Корпоративные сервера часто просто блокируют письма с вложениями больше определённого размера, и это стоит учитывать. В крайнем случае, можно выложить файл на популярный сервис вроде Яндекс.Народ или files.mail.ru, а ссылку написать в письме.
Для пересылки большого количества файлов лучше всего подходят архивы. Тоже самое можно сказать и про документы большого размера, ведь при архивации файл сжимается и его объём уменьшается в несколько раз. Самый распространённый формат архивов на данный момент — ZIP, и именно его стоит использовать, если вы хотите, чтобы собеседник без проблем смог извлечь файлы из вашего архива. RAR — тоже достаточно распространённый формат, но только на территории России.
Рабочий адрес для деловой почты
Используя почтовый ящик с именем типа krasotka777, _super_macho и подобные, вы рискуете подорвать доверие к себе со стороны ваших партнёров. Поэтому, если вы используете личный почтовый ящик, зарегистрированный на сайте mail.ru, rambler.ru или подобном, старайтесь избегать фривольных названий адреса вашей почты.
Не говоря уже о том, что можно воспользоваться сервисом для создания корпоративной почты с красивым именем вида адрес_почты@название_компании.ru. Такую услугу предоставляют, например, Яндекс («Почта для домена») и Google («Почта для организаций»).
Сегодня мы постарались разобрать самые распространённые ошибки, возникающие в переписке по электронной почте. К сожалению, ошибок гораздо больше, и в данной статье собраны лишь основные из них, те, что создают больше всего проблем.
Смысл данной публикации не в том, чтобы обвинить пользователей в некомпетентности, цель — показать взгляд на их действия со стороны, указать, где и какие могут быть ошибки, поднять общий уровень культуры общения в интернете.
Источники:
www.annalevinson.com mport.ua akak.ru brodude.ru www.com-service.suКомментариев пока нет!