Как правильно написать письмо организации образец

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников».

Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

1. в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
2. минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
3. в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
4. обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.
5. в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
6. отдельно нумеруется каждое приложение;
7. если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру).

Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

1. вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
2. резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).
3. содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество?

Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу. Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель.

Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно.

Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Пример: «уважаемый господин Иванов!».

1. «С наилучшими пожеланиями»;
2. «Всегда рады оказать вам услугу»;
3. «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
4. и т.

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным.

Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит.

Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали.

Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации.

При этом можно использовать такие формулировки:

1. «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
2. «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».
3. «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность.

Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности.

Неискренность же всегда вызывает отторжение. Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью.

Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате.

Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте. Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются.

Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

1. чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.
2. объективность;
3. нейтральность тона изложения;
4. краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
5. отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
6. отсутствие эмоциональных оценок;

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах.

После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

Как правильно написать коммерческое письмо

В любой организации существует такой вид деятельности, как деловая переписка. Основу ее составляет написание разного рода служебных писем: писем-приглашений, сопроводительных писем, писем-запросов, писем-извещений и т.д. Отдельного внимания заслуживает написание такого вида писем, как коммерческое письмо.

Что такое коммерческое письмо

Коммерческое письмо используется, когда предлагается какое-либо соглашение или сделка между двумя организациями, решаются вопросы, связанные с товарооборотом. Условно разделить этот вид писем можно на три подвида:

Как и все виды деловой переписки, стиль написания коммерческих писем должен быть кратким, предельно понятным, содержать исключительно точные и достоверные факты.

Как написать коммерческое письмо

При написании коммерческого письма следует придерживаться нескольких общепринятых норм:

• Заголовок письма должен заинтересовать человека, которому оно адресовано, и вызвать в нем интерес ознакомиться с письмом полностью;
• Не стоит распространяться о деятельности фирмы в своей нише сбыта, лучше предоставить конкретную информацию о предоставляемых товарах и услугах;
• При составлении письма следует избегать употребления терминов, которые могут быть понятны только специалистам. Текст должен быть максимально приближен для восприятия широкой аудиторией;
• Также следует обосновать свое предложение, указав на достоинства своей продукции, отличающей ее от подобных.

Оформление и структура письма

Бланка коммерческого письма не существует, оно оформляется на фирменном бланке организации или на обычном листе формата А4. Рекомендуемый объем текста – один лист. При большем объеме коммерческого письма есть риск того, что получатель письма может просто не дочитать послание до конца.

Итак, примерное оформление коммерческого письма может выглядеть так:

• Текст печатается на фирменном бланке, где указаны все данные организации-адресанта;
• Название организации-адресата, должности и инициалов лица, которому направляется письмо;
• Указание вида послания – письмо-акцепт, письмо-рекламация или письмо-оферта;
• Обращение к лицу желательно по имени и отчеству;
• Далее излагается содержание письма, стиль написания которого должен соответствовать стилю написания деловых документов;
• Подпись отправителя, его фамилия и инициалы.

(адрес электронной почты, почтовый индекс и почтовый адрес,

Уважаемый Юрий Андреевич!

После рассмотрения Вашего предложения о совместной работе мы решили принять ее, придерживаясь таких условий:

(перечисление условий договора).

Эти условия основные, дополнительные вопросы возможно будет обговорить с представителем Вашей организации.

Как писать письма официально

Как писать письма официально

И снова здравствуйте мои дорогие подписчики и гости блога. Как вы относитесь к официальным документам? Любите ли их заполнять? Смею предположить, что большинство из вас ответит отрицательно.

Все дело в том, что данное занятие требует немалых усилий, терпения и внимательности. Сегодня хочу поделиться с вами своими знаниями о том, как писать официальные письма, не тратя на их создание, уйму времени. Интересно? Тогда подготовьте блокнот и фиксируйте туда основные моменты.

Письмо должно быть прочитано

Понятно, что официальные письма – документы, составленные с использованием некого образца, порой на специальном бланке. Хоть раз в жизни такие документы составлял каждый из вас. Это может быть объяснительная, заявление, благодарственное письмо, гарантийное послание, жалоба и тд. Следовательно, вам знакома процедура оформления такого рода сообщения.

Скажу сразу, общение, как и передачу информации, можно поддерживать в нескольких формах:

• личная переписка (здесь можно позволить себе неформальное общение, но только в случае, если адресат – ваш близкий знакомый);
• полуофициальные – переписки с различными организациями (например, банками) должна производиться в том стиле, который приемлем для адресата.
• официальные – передача важных документов происходит строго на деловом уровне, следовательно, нельзя общаться с применением жаргонов, слов-паразитов и тд.

Главная цель делового письма – донесение информации в неизменном виде до адресата. Если вы пишите благодарственное письмо, то обязательно укажите причину, в решении которой вам помог тот или иной человек. Не забудьте указать его фамилию и инициалы. Письмо, направленное в пустоту никогда не будет прочитанным, следовательно, не забывайте указывать адреса получателя, а в идеале и отправителя.

Обратите внимание, как происходит отправка писем по средствам электронной почты:

• вы нажимаете клавишу «Написать письмо»;
• составляете послание;
• заполняете строку адрес получателя;
• кликаете мышкой на кнопку «Отправить».

Конечно, последовательность действий можно менять (сначала заполнить строку адрес, потом создать письмо), но последним действием всегда будет отправка. Вы согласны? А теперь скажите мне: «Возможно ли послать сообщение, если нет электронного адреса?». Естественно, нет. Следовательно, обязательно узнавайте, запоминайте, записывайте данные, благодаря которым вы можете в любой момент связаться с важным для вас человеком.

Не забывайте ставить себя на место получателя вашего послания. Так вы можете заметить те ошибки, которые допустили при создании, скорректировать само послание, удалить слова, имеющие двойственное значение и тд. Как вы думаете, адресату приятно открывать конверт, распечатывать письмо и видеть, что это послание для него лично. Как он понимает это? Довольно просто: любой письмо должно начинаться с обращения и приветствия (это то, что позволяет отправителю расположить в себе получателя).

Если по какой-то причине вы не смогли узнать имя и фамилию человека, то замените их другими: господин, директор, уважаемый и тд. Ни в коем случае нельзя сокращать эти слова. В противном случае, автор послания раскрывает свое недовольство, злобу и другие негативные черты характера. Следовательно, говорить о предрасположенности получателя к общению и восприятию информации не стоит.

Скажу сразу, что даже мне приходит на электронную почту море писем сомнительного характера, следовательно, я тщательно слежу за их содержанием. Открыв полученное письмо, я стараюсь бегло прочитать его, чтобы оценить степень важности. А вы делаете так же? Ожидая особое письмо, вы можете часами изучать полученные сообщения, тогда почему бы не научиться их быстро просматривать?

Отправлено послание должно содержать заголовок (в электронном варианте, нужно обозначить тему). Столь простая формальность позволяет получателю оценить важность сообщения. А если, таковое попало в распределительный центр крупной организации, то оно может быть спокойно, без лишних заморочек, отправлено получателю. Вы ведь хотите, чтобы ваше послание как можно скорее достигло получателя?

Оформление письма и его содержание

Теперь вы знаете, как сделать так, чтобы ваше письмо достигло адресата кротчайшие сроки:

• знать его адрес;
• указать тему послания;
• начать письмо с приветствия читателя.

Однако, это не все особенности создания деловых писем. Немало важную роль играют: стиль изложения, способ подачи информации, оформление такого рода документов и тд. Давайте далее разбираться, как же сделать так, чтобы получатель не отправил письмо в папку «Спам» на просторах электронной почты и не выкинул ваше послание в мусорное ведро.

Первое что должно быть – приветствие и обращение к адресату. Заметьте, что неплохо было бы раскрепостить читателя. Для этого достаточно начать с комплиментов, заметить его загруженность и тд. Составляйте свое послание так, чтобы получатель соглашался с каждым его словом, ведь в таком случае подвести его к заключению сделки будет довольно просто.

Если вы умеете внимательно слушать оратора, диктора, лектора, то порой замечаете тот факт, что многие из них используют слова-паразиты в своей речи. В качестве примера, достаточно напомнить всем любителям об особенности заполнять паузы протяженным «э», или мычанием. Как вы к этому относитесь? Не надоело это слушать? То же самое должно быть в письме:

• откажитесь от жаргона и слов-паразитов;
• не используйте преувеличение (самый лучший, очень большой и тд.);
• старайтесь четко и понятно излагать свои мысли.

Последний комментарий – чуть ли не самый важный. Это касается использования слов, фраз и выражений, которые имеют двойственный характер. Все дело в том, что отправитель не может залезть в голову к адресату и узнать уровень его осведомленности. Вот именно поэтому, перед отправкой послания, его нужно прочитать несколько раз и, при необходимости, подкорректировать, удалив двойной смыл высказываний.

Структура официального письма

Официальные письма выполняются на специальных бланках, в которых уже есть некие нанесения. В верхней части бланка (правый угол) обязательно располагается «шапка», содержащая в себе полный набор реквизитов (фамилия и инициалы получателя, адрес фирмы, телефон, название отдела, герб или символика компании тд.). Обратите внимание, что чем четче заполнены все графы, тем большая вероятность доставки послания и его прочтения.

Если адресатов несколько, то их фамилии нужно перечислять в порядке иерархии от вышестоящей должности к подчиненным. Это правило, нарушать которое не желательно. Так как в левой верхней части остается место, там ставится отметка отправителем (свои инициалы и дата) и получателем (те же самые).

Как известно, письмо делового образца, как и школьное сочинение, должно иметь 3 раздела: вступление, основная часть и заключение. Вот именно, прочитав первую часть, адресат сможет сделать вывод о том, срочное это послание, или с его изучением можно немного повременить. Обратите внимание, что вступление пишется для электронного варианта, как дополнение к приложению. Поэтому, чтобы правильно составить таковое, нужно:

• оставить обращение и приветствие;
• выделить порцию комплиментов;
• кратко объяснить причину обращения.

Далее пойдет основная часть, в которой нужно подробно раскрыть проблему, предложить пути ее решения, выдвинуть собственное видение сложившейся ситуации и тд.

Важным фактором при изложении материала является манера изложения, полнота и честность при подаче информации (ни в коем случае не обманывайте адресата). Запомните, читая ваше обращение, получатель должен представить описанное, поэтому подробности будут необходимы, но не забывайте подкреплять их дополнительными фактами, датами, и тд.

Обратите внимание на речь и стиль подачи материала. Если это официальный документ, то и письмо пишется в деловом стиле. Стоит догадаться, что адресат получает немало таких писем, и знакомиться подробно с каждым ему не хватит времени. Следовательно, излагать материл нужно кратко, компактно, без лишних преувеличений и красок. Только в таком случае можно рассчитывать на быстрый ответ адресата.

Однако можно сделать смелый ход: указать, что если адресат хочет узнать подробности, то лучше поделиться ими при личной встрече, по телефону, скайпу и тд. Таким образом, вы убьете сразу двух зайцев: заинтересуете человека и увидите его решительность (позвонить сможет не каждый, а лишь только тот, кому действительно интересно предложение).

В заключении нужно указать собственное пожелание (иногда с просьбой), подвести некий итог всего изложенного. Получается, что прочитав данную часть официального письма, адресат должен увидеть ваше предложение выхода из сложившейся ситуации (проблемы). Ему остается только согласиться с таковым, или выбрать свой вариант.

Заканчивается официальное письмо обязательной подписью и датой составления. Это вы можете заметить, изучив несколько образцов официальных писем.

Перед отправкой обязательно перечитайте составленный документ, проверьте соответствие реквизитов, правильность оформления послания. Не забудьте оценить грамотность изложения, каким шрифтом напечатан текст (удобно ли читать) и тд.

На этом все. Оказывается, что составить официальный документ не так то и сложно. Для этого достаточно взять нужный бланк, где уже нанесены определенные характеристики, заполнить его в соответствии с правилами, описанными выше и отослать адресату. Если у вас остались вопросы, то вы можете получить на них ответы, путем размещения таковых в разделе «комментарии».

А вы уже рассказали своим друзьям и знакомым о том, как правильно нужно оформлять официальные документы? Если нет, то поделитесь с ними ссылкой на данный обзор. Для этого нужно кликнуть по клавишам социальных сетей, в которых вы зарегистрированы, и согласиться на добавление информации на вашей личной странице. Проведя данные манипуляции, вы позволите людям, увидеть данный обзор, ознакомиться с ним и научиться правильно, заполнять всевозможные документы.

Я не прощаюсь с вами, а говорю: «До свидания». Буду рада вновь видеть вас читателями моих творений по информационному бизнесу. Надеюсь, что мои обзоры вдохновляют вас на подвиги и помогают получить полезную информацию.

Как правильно написать письмо организации образец

Как писать официальное письмо

Чтобы составить хорошее, информативное письмо необходимо уделить особое внимание его форме и содержанию.

Для официальных писем используют специальные бланки, которые соответствуют стандарту. Они содержат обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке.

Образец и пример официального письма

На лист бланка наносят типографским способом постоянные элементы. В настоящее время типовые бланки практически не используют, так как бумагу со всеми необходимыми реквизитами можно распечатать самостоятельно на принтере. Помимо основного текста письмо содержит информацию об адресате: название организации-отправителя, контактные данные, номер письма и т.д. Реквизиты могут иметь продольное либо угловое расположение.

На восприятие содержания письма влияет соблюдение принципов технической эстетики при его оформлении. Человеческий глаз легче фиксирует верхнюю часть объектов, поэтому в письме она более насыщена, а нижняя – наоборот, более «устойчива».

Стандарты формуляров-образцов устанавливают формат и размер полей документов, находящихся в унифицированной системе, требования к конструкционной сетке, наличие и порядок расположения реквизитов. Такие документы состоят из трех основных частей, расположенных в четко разграниченных зонах, что обеспечивает быстроту и легкость восприятия текста.

Обязательными признаками для отдельных видов документации являются реквизиты, установленные законом или различными положениями. Их расположение и состав должны соответствовать стандартам (ГОСТ Р.30-2003).

Общепринятые стандарты способствуют: организации централизованного изготовления бланков, снижению стоимости машинописных работ, сокращению трудозатрат на оформление и составление писем, облегчению визуального поиска необходимой информации, расширению возможности применения организационной и вычислительной техники при обработке документов.

Формуляр-образец служит основой для составления бланков всех видов управленческой документации. Отводимая площадь для расположения реквизитов равняется оптимальному объему определенного реквизита в печатных знаках.

В зависимости от назначения документы содержат до 31 реквизита. Однако их полного набора нет ни в одном документе, так как для каждого вида определен свой состав.

Для официальных писем используют следующие реквизиты:

НУМЕРАЦИЯ страниц необходима, если письмо содержит более двух страниц и приложения. Страницы нумеруют в правом нижнем углу листа.

Юридический адрес: 143350, г. Москва, ул. Ленина, 18

Тел. (495) 660-3734, факс (495) 660-3745

О поставке оборудования

Уважаемый Александр Васильевич!

КОММЕНТАРИЙ: Деловое письмо оформляется на фирменном бланке. В ЛЕВОМ ВЕРХНЕМ углу находятся полные данные об организации.

• Наименование фирмы или организации

• Юридический или физический адрес

• E-mail и адрес сайта (если имеется)

• Исходящий регистрационный номер

• Входящий номер письма, на которое дается ответ

СПРАВА, на уровне исходящего номера или чуть ниже, размещается обращение к адресату, которое содержит:

В примере приведены два варианта последовательности обращения. Если письмо направляется ДВУМ и более адресатам, то перечисляются, последовательно с интервалом, все адресаты. Не рекомендуется в одном письме обращаться более чем к ЧЕТЫРЕМ адресатам. В этом случае необходимо направить отдельные письма каждому, составив предварительно список рассылки.

С ЛЕВОЙ стороны, ниже обращения формулируется краткий ЗАГОЛОВОК письма, чтобы адресат сразу понял, о чем пойдет речь.

ПО ЦЕНТРУ листа оформляется непосредственно ОБРАЩЕНИЕ, которое может быть выделено жирным шрифтом.

По содержанию и предназначению деловое письмо может быть:

• Письмом приглашением и др.

В любом случае письмо состоит из ДВУХ частей. В ПЕРВОЙ части излагаются мотивы, которые послужили для написания письма. Во ВТОРОЙ части излагается принятое решение, просьба, предложение и тому подобное. Каждая часть начинается с НОВОГО абзаца. Для деловых писем используются унифицированные словосочетания, например:

На ваше предложение от…. сообщаем…

Рассмотрев Вашу претензию от …, УП «Галант» сообщает следующее…

Согласно Вашей просьбе…

В связи с распоряжением…

Ввиду принятых обязательств…

В связи с вышеизложенным…

На Ваше предложение от 25.01.2010года сообщаем, что готовы к сотрудничеству при условии поставки оборудования с рассрочкой платежа. (первая часть)

Просим выслать проект договора поставки оборудования. (вторая часть)

С письмом могут высылаться дополнительные документы, расчеты и так далее.

В этом случае, после основного текста указывается, что имеются приложения и количество листов в приложении. Если приложений несколько, то имеет смысл перечислить приложения.

Прилагается 2 документа на 3-х листах:

1. План расстановки оборудования

2. Перечень требуемого оборудования

Любое письмо подписывается должностным лицом, с указанием должности и расшифровкой подписи. Не допускается перед наименованием должности указывать «за» и другие символы. Вполне допустимо добавить «С уважением».

Директор УП «ГАЛАНТ» /подпись/ С. П. Киреев

Заканчивается деловое письмо указанием исполнителя, то есть лица, который занимается данным вопросом. В информации об исполнителе указывается ФИО, желательно полностью, и контактный телефон, можно указать должность. Информация об исполнителе печатается шрифтом на одну или две единицы МЕНЬШЕ основного.

Источники:

orionyar.ru workking.ru blogizotovoy.ru zayavlenie-isk.my1.ru mirshablonov.ru

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа:

Как правильно написать заявление без сохранения заработной

Справка о льготах по подоходному налогу

Как написать заявление о выделение ему материальной помощи

---

Популярные статьи