Как правильно написать поздравительное письмо
Шпаргалка делопроизводителя
Ваш персональный гид в мире документов
Главное правило официального поздравления
Писать поздравления — легко, когда вы пишете их близкому человеку и знаете, что пожелать. Поздравление сотрудника или партнера дается куда труднее, а сделать надо ( примеры поздравлений в конце статьи ). Приятные слова, даже если это стандартный набор фраз, греют душу. Так что забудьте о лени, выберите время и напишите поздравление, а ниже мы разберемся как правильно это сделать.
Если вы — сотрудник , правил не так много: поздравляйте коллег своего отдела, своего руководителя и сотрудников из других подразделений. Маленькие подарки, письмо по корпоративной почте, добрые слова, сказанные лично — выбор за вами. Остановитесь на чем-то одном и никого не выделяйте. Сослуживцев, ставших друзьями, по-особенному поздравляйте после работы.
Если вы — начальник , поручите отделу кадров поздравить сотрудников компании, а партнёров и государственные организации — секретарю. Распорядитесь повесить в холле доску поздравлений. Каждый любит публичное признание и подтверждение, что о нем помнят. Это будет служить мотивацией на дальнейший труд в организации. Партнёров и руководителей учреждений, с которыми вы часто общаетесь, поздравляйте по телефону или лично.
Самое сложное в организации достается секретарю или сотруднику, отвечающему за поздравления.
Как секретарю наладить поздравительный конвейер?
- Подсчитайте в начале года сколько организаций руководителю нужно будет поздравить лично в течение года. Организуйте запас подарков: книги, открытки, грамоты, канцелярские наборы, сувенирная продукция компании. Сделав это, вам не придется, узнав о дне рождении, искать подарок впопыхах.
- Сделайте для себя удобный список дат, чтобы быстро в нем ориентироваться и не забыть никого поздравить.
- Сделайте несколько шаблонов поздравительных писем и выбирайте подходящий по случаю, добавляя индивидуальную редакцию.
- Согласовывайте поздравления с руководителем и напоминайте ему о важных датах.
- При оформлении бизнес-поздравлений будь то открытка или электронное письмо не забывайте о символике и реквизитах организации. А вот номер поздравлению присваивать не нужно.
Как же составить небанальное деловое поздравление?
Главное правило: стремитесь к индивидуальности. Это сложно и трудоёмко, зато запомнится получателю.
Индивидуальность во всем: обращение — имя, отчество, пожелание — не просто счастья, здоровья, а с учётом характеристик человека, перечисление заслуг — конкретные факты, а не «ваш упорный труд». Учитывайте возраст и статус адресата, а также характер его взаимоотношений с руководителем.
Уважаемый Анатолий Петрович!
Примите сердечные поздравления с 10-летним юбилеем Вашей компании!
Желаю Вам и Вашему коллективу новых интересных проектов, творческого вдохновения, реализации самых фантастических идей, надежных партнеров и победы в конкурсе «Бизнес-новатор 2016 года»! Мы искренне поддерживаем вас и верим в ваш успех!
С любовью и уважением коллектив ООО «Радуга».
Уважаемая Анна Павловна!
Поздравляю Вас и Ваш коллектив с наступающим Новым годом и Рождеством Христовым!
Желаю Вам в следующем году быть первыми среди лучших, открыть для нас новые вкусовые горизонты и привлечь самых богатых зарубежных инвесторов! Пусть Ваш мармелад быстро заполняет полки супермаркетов и еще быстрее исчезает с них!
С искренними пожеланиями коллектив ООО «Кофе и шоколад».
Уважаемый Сергей Васильевич!
Примите искренние поздравления с юбилеем и пожелания крепкого здоровья, благополучия в семье и новых спортивных побед! Ваши достижения в велоспорте не перестают удивлять, а высокие показатели продаж радуют нас уже более 5 лет! Желаем Вам в следующие 10 лет открыть для себя, как минимум, 10 стран, написать книгу по эффективному маркетингу и принять участие в грандиозном велопробеге «Tour de France»!
Искренне Ваш, генеральный директор АО «Кузница успеха» А. Ю. Маркин.
Хорошая память и ежедневник помогут вам выстроить с коллегами и партнерами эффективные отношения. Поздравляйте и дарите добро своим вниманием, а награда за труд не заставит себя долго ждать.
Составляем поздравительные письма
Ведущий эксперт журнала «Кадровое Дело»
Наступающие новогодние праздники приносят кадровикам и руководителям компаний немало хлопот. Нужно организовать корпоративный вечер, подумать о подарках сотрудникам, поздравить коллег и партнеров. Неотъемлемая часть подготовки к празднику – составление деловых поздравительных писем. Какие же правила существуют для их оформления?
Поздравление делового характера
Поздравительные письма - это часть деловой переписки, которую ведет любая организация. Адресуются они в основном руководству других организаций или компании в целом и пересылаются по почте, курьером, реже - с помощью факсимильной связи.
Эти письма составляются в торжественных случаях и не только к государственным праздникам. Также можно поздравлять со значительными событиями в жизни организации, достижениями ее руководителей и сотрудников, например, юбилеем компании, избранием руководителя в совет директоров и т. п.
Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме и невелики по объему, однако при необходимости можно написать и более развернутое послание.
Например, в новогоднем поздравлении вполне уместно будет упомянуть наиболее значимые достижения организации-адресата за прошедший год. Поздравляя генерального директора фирмы-партнера, можно отметить его личный вклад в успех деятельности компании.
Праздничные деловые письма призваны создавать торжественное настроение. Поэтому можно заказать для них специальную бумагу и плотные цветные конверты с орнаментом или рисунками. Однако, даже если ваше новогоднее послание украшено снежинками и колокольчиками, не стоит забывать о том, что деловое письмо это официальная бумага, у которой есть обязательные реквизиты. Оформляйте корреспонденцию на фирменном бланке и не забудьте указать*:
- наименование вашей организации и справочные данные о ней (юридический адрес, телефон, факс, адрес электронной почты и интернет-сайта (если есть));
- ОКПО (код организации), ОГРН (основной государственный регистрационный номер), ИНН/КПП (индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет);
- дату;
- адресата (организацию или гражданина, кому предназначено письмо);
- подпись руководителя вашей организации (его заместителя).
*Согласно требованиям ГОСТ Р 6.302003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят постановлением Госстандарта России 3 марта 2003 г. № 65ст).
Письмо может иметь и регистрационный номер, но, поскольку поздравительные письма не требуют исполнения или ответа, они, как правило, не регистрируются.
Альтернативой письму может стать поздравительная открытка. Такие открытки лучше всего не покупать, а заказывать в специальных студиях. Потому что открытка в данном случае это своеобразная имиджевая реклама вашей компании. На открытке и конверте можно поместить фирменную символику.
Обращение к адресату
Поздравление пишется либо от первого лица множественного числа («поздравляем», «желаем»), либо от первого лица единственного числа («поздравляю», «желаю»). Первый вариант более универсален, поскольку он выражает мнение всего коллектива организации, хотя и подписывает письмо один руководитель. Второй же используется, если директор хочет поздравить кого-то от своего имени.
Помните, что в деловом письме используется официальное уважительное обращение, даже если в жизни с адресатом письма вы или директор общаетесь накоротке. «Вы» с большой буквы пишется, если поздравление адресовано одному человеку, а «вы» с маленькой буквы - если адресат коллективный (персонал организации или группа лиц). В начале письма должно стоять вступительное обращение, приветствие. Его нужно выбирать в зависимости от того, какое положение адресат занимает в обществе, какие у автора письма с ним взаимоотношения и т. п. Скажем, к персоналу организации, которая работает в одной с вами сфере деятельности, можно обратиться так: «Уважаемые коллеги!». А например, к академику, заслуженному деятелю науки обычно обращаются словами «глубокоуважаемый», «многоуважаемый».
Поздравление, адресованное администрации масложирового комбината: «Желаем вам найти самое лучшее место в «подСолнечном» мире!»
«Желаем вам в новом году процветания и стабильности. Со своей стороны Торговый дом «Медведь» приложит все усилия для того, чтобы наше общение было приятным и продуктивным. И еще одно чисто «Медвежье» пожелание: больше вам меда и меньше пчел, дорогие коллеги!»
Завершает письмо заключительная формула вежливости. Например, «с уважением» или «искренне Ваш».
Ниже приведена общая схема письма, по которой вы без труда можете составить новогоднее поздравление.
Схема новогоднего поздравительного письма
Как написать письмо-поздравление
В данной статье мы расскажем следующее:
Отличительной чертой поздравительного письма является тот факт, что оно некоммерческое, хоть и принадлежит к числу деловой документации. В таких отправлениях отсутствуют предложения о покупке и реклама услуг, задача состоит лишь в том, чтобы поздравить адресата. Целью написания поздравления может стать государственный праздник (Новый год, 8 марта и другие), День Рождения получателя или профессиональный праздник. В качестве адресата выступают как конкретные физические лица, так и целые организации. Примером последнего письма-поздравления можно привести отправление в честь дня создания компании. Помимо собственно поздравления в письме содержатся и пожелания. В результате такая документация делится на две категории:
- персональные письма (предназначены одному человеку),
- массовые письма (предназначены сразу нескольким людям).
Из каких частей состоит письмо-поздравление и как его составить?
Данный вид деловой корреспонденции составляется не по строгим правилам, а в свободной форме. Допустим индивидуальный творческий подход. Для персональных поздравлений обязательно указание фамилии, имени и отчества адресата. В конце поздравительного письма располагается подпись руководителя компании. Можно ставить как настоящую подпись, так и факсимиле (если рассылка осуществляется в массовом порядке).
Структура поздравительной корреспонденции соответствует общей структуре любых деловых писем. Она включает в себя обращение для частных писем, текст и подпись отправителя. Для оформления писем-поздравлений используются не только фирменные бланки организации. Разрешается применение любой разноцветной бумаги и открыток. Идеальное решение – это оформить письмо на праздничной открытке, соответствующей памятному событию. Так, для поздравления с Новым годом и Рождеством подойдет открытка новогодней тематики. Фирменные бланки организации для праздничных рассылок являются универсальным решением.
Сам текст поздравления можно составить произвольно, ограничений на его содержание не существует. Мы рекомендуем вам проявить фантазию и составить индивидуальные письма, в которых будут содержаться слова поздравления и пожелания. Чем меньше используется стандартных и типовых фраз, тем более приятно адресату будет получать и читать такое отправление. Лучше всего писать от души, отталкиваясь от повода и лиц, которым предназначается корреспонденция. Текст имеет смысл написать оригинальный, можно лишь взять за основу приведенные в конце нашей статьи материалы, но не копировать их полностью.
Очень часто в поздравительных письмах используются стихотворения. Если вы не хотите брать готовые четверостишья, то стоит заказать написание поздравительного стиха у специалистов. Такое письмо-поздравление будет действительно уникальным и запомнится надолго.
Итак, структура поздравительной корреспонденции следующая:
- обращение (для частных адресатов, включает ФИО),
- собственно текст (составленный в свободной форме),
- подпись отправителя (частное лицо или организация).
Несколько примеров писем-поздравлений
Приведем несколько вариантов поздравительного текста, на основе которых можно составить свое письмо.
Пример № 1. Как поздравить с юбилеем от лица фирмы?
Уважаемый (ая) ФИО! От лица нашей фирмы ХХХ поздравляем Вас с юбилеем!
В этот знаменательный день примите искренние пожелания настоящего счастья, крепкого здоровья и успехов во всех начинаниях! Мы поздравляем вас и хотим, чтобы Вас всегда окружали только приятные люди, радовали окружающие вещи, а настроение было праздничным!
С уважением, директор фирмы ХХХ.
Пример № 2. Как поздравить с юбилеем организации?
Примите наши поздравления с 30-летием компании ХХХ!
С момента появления ХХХ демонстрировала только успешные начинания, вне зависимости от экономических условий в стране. А благодаря профессионализму коллектива компания всегда добивалась поставленных целей. Желаем вам и дальше вкладывать усилия во внедрение новых технологий и стремиться к развитию выбранного направления отрасли. Успех можно с уверенностью считать заслуженным, а мы со своей стороны ценим в вашем лице надежного партнера и рассчитываем на длительные деловые контакты.
С уважением, коллектив компании ООО.
Пример №3. Как поздравить с Новым годом постоянного клиента?
Уважаемый (ая) ФИО! От всей души поздравляем Вас с наступающим Новым годом и Рождеством!
Хотим пожелать Вам всего самого солнечного и радостного, чтобы мечты сбывались, а цели достигались! Спасибо за доверие нашей компании в уходящем году, в мы гарантируем и впредь радовать Вас интересными предложениями!
С уважением, команда магазина ХХХ.
Рекомендуем материалы по теме
Как правильно написать поздравительное письмо
Чтобы укрепить добрые отношения воспользуйтесь случаем и напишите письмо-поздравление. Поводом может послужить любое значимое событие – юбилей фирмы или конкретного человека, назначение на должность или какое-либо иное достижение. Поздравлять также можно со всевозможными существующими праздниками в нашей стране и мире.
Образец № 1. Поздравление с юбилеем от лица компании.
От лица компании ХХХ поздравляем Вас с юбилеем!
В День Вашего рождения примите наши искренние поздравления и пожелания доброго здоровья, исполнения задуманного, личного счастья и процветания! Пусть Вам сопутствует удача в делах, искренняя радость, тепло близких людей и праздничное настроение!
Образец № 2. Поздравление с юбилеем компании.
Примите наши поздравления с 10-летием ОАО «ZZZ»!
С самого момента возникновения компания «ZZZ» неизменно добивалась поставленной цели в любых экономических условиях. Такие качества как внутренняя свобода и умение видеть дальше горизонта позволяют компании на протяжении многих лет успешно внедрять новые технологии и уверенно формировать направления развития отрасли.
Ваш риск всегда оправдан, цели перспективны, а успех заслужен. Мы высоко ценим наше длительное сотрудничество и доверительные отношения. Желаем компании «ZZZ» смелых идей и веры в успех!
Оферта пример доступен по ссылке.
Образец № 3. Поздравление с днём рождения компании.
Примите наши искренние поздравления с днем рождения компании XXX! Мы гордимся налаженными партнерскими отношениями с яркой, сильной, уверенной компанией. Желаем Вам дальнейшего развития, реализации творческих замыслов, устойчивого финансового положения, интересных плодотворных идей и возможностей для их воплощения.
Пусть удача, признание и успех будут Вашими постоянными спутниками.
Благополучия Вам, стабильности и процветания!
Образец №4. Поздравление с днём рождения сотруднику, партнеру.
Примите наши поздравления и наилучшие пожелания с днем рождения!
От всей души желаем счастья, крепкого здоровья, ещё больших успехов в Вашей интересной работе, долгих лет жизни, благополучия в семье и всегда отличного настроения.
Желаем Вам новых проектов и интересных задач, неисчерпаемой энергии, удачи и открытых горизонтов!
Перед праздниками часто возникает вопрос — поздравлять или не поздравлять бизнес-партнеров и клиентов. Всегда лучше поздравить, чем не поздравить, т.к., поздравляя, вы можете:
— укрепить отношения с существующими клиентами/партнерами
— привлечь новых клиентов
— напомнить старым клиентам о том, что вы существуете
— выказать признательность по отношению к наиболее лояльным клиентам
Однако, решая, с каким именно праздником поздравить, лучше справиться о нем в списке национальных и религиозных праздников на текущий год.
Если вы сомневаетесь в том, что именно празднует ваш партнер по бизнесу, напишите просто MERRY HOLIDAYS.
Когда отправлять поздравление? Лучше раньше, чем позже. Пусть лучше ваша открытка придет перед праздниками и будет замечена одной из первых, чем исчезнет в куче поздравлений, которые, к тому же, вероятно, будут разбираться уже после каникул.
Как писать поздравление:
Поздравление – это только поздравление, повод для хороших пожеланий и выражения добрых чувств. Бизнес-вопросы здесь не должны упоминаться.
Поздравление в английском языке строится иначе, чем в русском. Ниже приведены несколько образцов поздравлений, которые можно модифицировать в зависимости от ситуации.
At this joyous time of year, we are grateful for our work with you. We wish you abundance, happiness, and peace in a new year filled with hope. Happy holidays!
I hope you and all your coworkers, family, and friends have a lovely holiday season filled with joy and meaning. Best wishes for a prosperous new year.
It has been a pleasure to work with you this year. We wish you the best of holidays and a happy new year!
As the year ends, we think about all we are grateful for. Our relationship with you is one thing we treasure. Thank you for the opportunity to serve you. We wish you a merry Christmas and much success in the new year.
As gifts are given and received this holiday season, I think of the gift of knowing you. Thank you for the pleasure of working with you. Happy holidays!
Thank you for giving me the opportunity to work with you this year. It has been an honor and a valuable experience for me. I wish you a happy Hanukkah and a new year filled with all good things.
Merry Christmas! I hope you have a holiday that fills your heart with joy!
Поздравление с Новым годом и Рождеством коллективу сотрудников от руководства организации
Сердечно поздравляем вас с наступающим 2017-ым годом и Рождеством!
Уходящий год был полон серьезных программ, интересных проектов, и все они принесли позитивные результаты для нашего предприятия. Успешные итоги 2016-ого года были бы не возможны без слаженной работы единой команды, без труда и инициативы каждого сотрудника.
В канун Нового года мы выражаем вам, дорогие коллеги, искреннюю признательность за преданность нашему общему делу, за верное служение интересам коллектива и предприятия в целом.
Желаем вам и вашим близким доброго здоровья, благополучия и радости в ваших домах, осуществления всех планов и начинаний.
Счастливого Нового года и веселого Рождества!
Как правильно написать поздравительное письмо
Письмо – глубокомысленный, аристократичный и грациозный способ доставить поздравительное сообщение друзьям и членам семьи, выказать радость по поводу чьих-то достижений. Поздравительные письма стоит писать, чтобы выразить ваше удовольствие, почтение, уважение по поводу чьей-то свадьбы, получения степени или сдачи диплома/окончания школы, повышения на работе или рождения ребенка; в некоторых случаях их отправляют на новый год или день рождения. Написание подобных писем – это стародавняя традиция из изящных времен, которая снова входит в моду, только сейчас во многих случаях поздравительные письма переместились с бумаги в цифровое пространство.
По тону и структуре подобные письма обычно произвольны, если вы отправляете их тем, кого хорошо знаете. Тем не менее, иногда возникает потребность написать поздравительную записку родственникам супруга или его друзьям, с которыми вы знакомы не слишком хорошо, или бизнес партнерам/коллегам, либо клиентам. Тональность этих писем должна быть более формальной.
Сложность: умеренно легко.
- подходящая, особая бумага с соответствующим конвертом (привилегированная бумага особой выделки, возможно с вензелями или логотипом компании);
- полный адрес и имя получателя.
1. Поздравительное письмо следует отсылать сразу – немедленно после того, как вы узнали, что кого-то, к кому вы имеете отношение, благословила судьба. Запоздалое письмо будет выглядеть неискренним.
2. Только для официальных писем: не забудьте написать обратный адрес и в нем указать название компании и вашу должность в правом верхнем углу письма (помимо конверта!) и адрес-должность-имя получателя на левой стороне как раз после блока с вашими данными.
3. Перед тем, как начнете писать, не забудьте указать дату. Для формальных писем дату стоит ставить двумя строкам ниже адреса получателя (блок слева), в случае менее официальной корреспонденции, сделайте отступ в 6 пробелов от верхнего левого угла на первой строке и вставьте дату. При написании поздравлений в еще более личных случаях, дата приятно смотрится в конце письма, на 2 строки ниже после подписи.
4. Отступите две строки от нижнего написанного блока и вставьте уместное приветствие (выравнивание по левому краю, не по центру). Чтобы сделать письмо более личным, используйте в приветствии имя получателя. В официальных письмах необходимо добавлять к имени Господин/Госпожа, Доктор – чтобы выказать уважение.
5. Напишите небольшое вступление к письму, поясняющее цель вашей корреспонденции. Точно определите в словесной форме достижение, к которому приурочено ваше письмо, и отметьте, как вы услышали эти хорошие новости, если данная информация существенна. Избегайте неопределенности. Получатель должен знать точную причину получения поздравительного письма от вас.
6. Используйте тело письма, чтобы далее выразить ваши восхищение, восторги и одобрение, сформулировать похвалу (без покровительственного тона), и посмаковать значение этого достижения для получателя. Именно здесь подходящее место, чтобы включить в письмо краткую ссылку на личный опыт, имеющий отношение к ее или его достижению, или несколько слов с советами/рекомендациями. Избегайте поучительного тона на корню! Пусть настроение письма будет дружелюбным, а содержание лаконичным, ограничьтесь со всеми верхними блоками и отступами одной страницей.
7. Завершите тело письма абзацем, еще раз заверяющим ваше поздравительное послание. Например, пожеланием дальнейших успехов и удачи. Так же это хороший блок, чтобы выразить свою заинтересованность в дальнейшем общении, сотрудничестве.
8. После отступите 2 строки и добавьте искреннюю завершающую фразу, такую, как «С наилучшими пожеланиями» или «Ваш покорный слуга» (с выравниванием по правому краю). После нее должна стоят запятая.
9. Отступите 4 строки (по официальной версии) или 2 (если письмо носит менее формальный характер), и напечатайте/напишите свое имя. В случае официального письма укажите в данном месте инициалы и фамилию. Добавьте подпись над напечатанным именем – т. е. фактически «на» отпечатанных ФИО.
Дополнения и предупреждения:
- Избегайте в тексте ставить слишком сильный акцент на собственные успехи и опыт. Связанная по тематике история – нормально, но львиная доля письма обязана отдавать должное получателю и восхвалять его успех;
Источники:
www.docdelo.ru www.hr100.ru www.sekretariat.ru delo-up.ru www.pozdrive.ruКомментариев пока нет!