Как правильно написать письмо об отказе оказания услуг
Юридическая консультация
Деловое письмо отказ — отказ |
Практика написания деловых писем не всегда подразумевает написание писем позитивного содержания. Бывают и письма-претензии , и жалобы , и письма-отказы. О них мы и поговорим в этой статье. Говорить « нет» и так непросто , да еще и деловой этикет требует делать это так , чтобы сохранить и отношения , и имидж партнера , максимально лояльного к собеседнику. В этой статье мы подробно рассмотрим структуру писем-отказов; здесь же вы найдете образцы речевых клише для написания этих писем.
Как и любое деловое письмо , письмо-отказ пишется на фирменном бланке организации и подлежит обязательной регистрации. Структура письма-отказа также не отличается от обычного письма.
Сначала пишется адресат. Это тот руководитель , который подписал письмо-запрос ( то есть необязательно генеральный директор , возможно , что и другое лицо — нужно смотреть то письмо , на которое дается ответ).
Тема письма. В практике делового общения не принято выносить в заголовки негатив и отрицания. Так и здесь: в тему письма ставится та просьба , с которой к вам обратились. О том , что в просьбе отказано , тема не сообщает.
О проведении работ
О заключении договора
Обращение. Здесь ничего нового: по имени и отчеству к подписанту письма-запроса , сопроводив их словом « Уважаемый».
Особенность текста письма-отказа в том , что оно всегда пишется в ответ , ведь нельзя отказать , не выслушав просьбы. Поэтому письмо-отказ должно содержать ссылку на запрос. Еще один обязательный элемент такого письма — сожаление по поводу отказа.
Примеры фраз-клише для выражения сожаления:
к сожалению , вынуждены отказать вам в…
с сожалением должен сообщить об отказе
Вступление. Ссылку на запрос поставить лучше всего здесь , начав текст с нее.
На ваш исх. От 09. 01. 13 № 5 ( вх. от 10. 01. 13 № 23) сообщаем вам , что…
На вашу просьбу о выделении оборудования на безвозмездной основе , изложенную в письме от 09. 01. 13 № 17 ( вх. от 10. 01. 13 № 123), сообщаем , что…
Если заявитель прислал нам на рассмотрение какие-то документы , важно показать , что мы их получили и прочитали. В этом случае письмо начинается так:
Мы внимательно ознакомились с предоставленными вами документами и пришли к выводу , что…
Комиссия рассмотрела вашу заявку и благодарит вас за своевременно присланные материалы , однако…
Мы ознакомились с представленными вами материалами и разделяем вашу озабоченность экологической ситуацией , сложившейся в регионе.
Мы полностью согласны с вашей точкой зрения относительно расходования средств и благодарим вас за предоставленные статистические материалы.
Если вы пишете отказ на коммерческое предложение , желательно указать на его преимущества и поблагодарить отправителя за то , что выбрал вас в качестве возможного партнера. ( Даже если вы — крупный холдинг , а предложение пришло от начинающего ООО , правила делового этикета для всех одни.) То же относится к отказам , отправляемым в ответ на резюме. Это позволит сохранить отношения с потенциальным контрагентом или опытным работником , так сказать , «оставить дверь открытой», например:
Благодарим вас за присланную презентацию. Мы внимательно ознакомились с ней и считаем вас очень перспективным партнером , однако вынуждены отказать вам в сотрудничестве…
Затем следует изложить причину отказа. Причина должна быть объективной и , желательно , более или менее уважительной. Даже если ваш директор отругал отправителей письма на чем свет стоит и приказал вам послать их куда подальше , правила требуют корректного и обоснованного отказа.
вынуждены отказать вам в… ввиду отсутствия технической возможности
к сожалению , материально-техническая база не позволяет нам…, из-за чего вынуждены отказать вам в…
с сожалением сообщаем вам , что все месте в … заняты , из-за чего вынуждены отказать вам в…
однако вакансия … уже занята , в связи с чем вынуждены отказать вам в трудоустройстве.
Наконец , в заключении желательно предложить адресату альтернативу решения вопроса. Конечно , если вы вообще ничем не можете ему помочь , изобретать велосипед не следует. Но вдруг вы знаете , кому может действительно пригодиться его предложение , кто может помочь или ( если человек просто попал к вам не по адресу) куда нужно было стучаться изначально , или же ваши партнеры по бизнесу с ног сбились в поисках именно такого сотрудника… Если есть возможность решить ситуацию положительно , и ситуация того заслуживает , то нужно это сделать.
Предлагаем вам обратиться с этим вопросом в…
Рекомендуем вам направить резюме в…
С подобным вопросом вам лучше обратиться в…
Попробуйте следовать этим рекомендациям , и у вас получится настоящее , грамотно составленное письмо-отказ , а вовсе не отписка для галочки!
Image by David-Castillo-Dominici / www. freedigitalphotos. net Похожие статьи
Метки: документирование , исходящие , пишем письма , стиль деловых документов
Как оформить письмо о расторжении договора оказания услуг
Страница обновлена: 10.01.2017
Договор на оказание различных услуг заключается сторонами на добровольной основе на определенный срок. Если же одна из сторон контракта желает прекратить его действие досрочно, то необходимо направить второму контрагенту письмо о расторжении договора оказания услуг.
Можно расторгнуть в одностороннем порядке
По общему правилу, установленному в ст.450 ГК РФ, одна сторона не может отказаться от договора без наличия веских оснований. Расторжение соглашения по решению только одной из сторон допустимо через суд только в следующих случаях:
- При серьезных нарушениях контракта другим контрагентом (нарушение сроков, предоставление некачественных услуг или услуг не в полном объеме);
- По основаниям, предусмотренным ГК, иными нормативными актами, либо самим договором про оказание услуг.
Возможность одностороннего отказа от соглашения на оказание услуг предусмотрена в специальной норме, которая применяется исключительно для договоров о платном оказании различных услуг. Так, в ст.782 ГК РФ закреплено, что в судебную инстанцию можно не обращаться если:
- От договора отказывается заказчик, который выплатил исполнителю все фактические расходы;
- Письмо об отказе от договора подает исполнитель, при условии, что он возместил заказчику понесенные убытки.
Если же условие о погашении в связи с выполнением договора о платных услугах расходов исполнителя или убытков заказчика не выполнено, потерпевшая сторона имеет право обжаловать односторонние решение об отказе от договора в суде.
Можно расторгнуть досрочно
Соглашение на оказание услуг (медицинских, финансовых, юридических) и т.д. заключается на определенный срок. Расторжение договора ранее установленного срока возможно при таких обстоятельствах:
- Неисполнение условий контракта по вине одного из участников;
- Возникли обстоятельства, которые не позволяют в дальнейшем исполнить договор (например, переезд, наложение санкций, закрытие фирмы поставщика и т.д.).
Отказаться от договора в досрочном порядке можно как еще до начала оказания услуги, так и в процессе ее получения. Однако после предоставления услуги отказ не допустим. При прекращении договора участники должны возместить ущерб, связанный с досрочным аннулированием контракта.
Если же стороны не достигли консенсуса, прекратить договор ранее истечения срока можно в одностороннем порядке (на основании ст.782 ГК РФ и положений договора) или путем подачи искового заявления в суд (если убытки не были возмещены добровольно).
Как правильно написать
Чтобы отказаться от договора на оказание услуг, заявитель должен направить другой стороне соответствующее письмо. После получения извещения второй участник должен дать ответ в течение 30 дней.
Форма письма об отказе от услуг не утверждена на законодательном уровне, однако в данном документе должны содержаться следующие данные:
Передать уведомление можно непосредственно в руки исполнителю или заказчику. При этом желательно напечатать письмо в двух экземплярах и попросить поставить подпись о получении письма на своем экземпляре.
Также разрешается направлять письмо об отказе от договора по почте, но обязательно с уведомлением о получении.
В ООО «Прецедент»
адрес: г.Москва, ул, Лесная, 25, офис,34
адрес: г.Москва, проспект Мира, 26, офис,15
об одностороннем отказе от договора оказания юридических услуг
Когда нужно обращаться в суд
Несмотря на то, что ГК РФ предусмотрена возможность прекратить действие договора по инициативе одной стороны, необходимость обращения в суд может возникнуть при отказе исполнителя или заказчика возмещать убытки.
Однако чтобы иметь полномочия на обращение в суд, сначала следует попытаться решить спор в досудебном порядке путем подачи уведомления о расторжении договора и требования о возмещении убытков.
Если контрагент откажется покрыть материальный урон в указанный в письме срок, но не позже 30 дней со дня вручения уведомления, можно обращаться в суд, обязательно приложив к иску копию уведомления о расторжении соглашения на оказание услуг.
9 секретов как написать письмо-отказ
Письма-отказы — это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.
Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:
- нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
- неприятно отвечать отказом;
- важно сохранить расположение и лояльность адресата.
Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда?
Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» — это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать. Таким образом, отказ — это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.
Во-вторых, отказывайте грамотно. Грамотный отказ — это корректный отказ. Покажите, что Вы уважаете и с пониманием относитесь к позиции адресата, но, как говорится, своя рубаха ближе к телу.
В этой статье вы узнаете 9 секретов, как написать корректный отказ.
Итак, манера письма-отказа — уклончивая, чтобы не обидеть адресата. Сначала Вы аргументируете отказ, чтобы читающий понял ход Ваших мыслей, а в конце сообщаете о принятом решении.
Но давайте по порядку. Чтобы отказ для адресата звучал максимально корректно следует придерживаться такой схемы написания отказа:
1. Начните письмо с персонального обращения к адресату.
«Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!»
«Уважаемая Мария Сергеевна!»
2. Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:
«Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»
«Благодарим за присланное в наш адрес резюме»
3. Задайте контекст. Это должен быть нейтральный комментарий, в котором следует проинформировать о теме письма. В этой части не должно быть и намека на окончательный ответ.
«Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения…»
Благодарность и контекст письма можно объединить в один блок:
«Благодарим Вас за присланную заявку на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения и сообщаем о решении экспертной комиссии…»
4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете. В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова. Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали. Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
«Мы внимательно изучили Ваш проект по…».
«Комиссия внимательно изучила представленные Вами данные и результаты опросов».
5. Выразите понимание и сочувствие.
«Мы понимаем, как важно для Вас участие в данном проекте».
«Мы разделяем Вашу заинтересованность результатами…»
«Члены комиссии разделяют Вашу озабоченность тем, что…»
6. Сделайте комплимент адресату, отметьте достоинства предложения, что Вам понравилось — это позволит адресату сохранить лицо.
«Организация дистанционного обучения позволила бы заметно улучшить ситуацию».
«Увлеченность и быстрая обучаемость – очень ценные качества для сотрудника».
«Ваш опыт и знания заслуживают внимания».
7. А теперь самое время сказать «…, но…». Аргументируйте свой отказ, ссылаясь на объективные обстоятельства. Изложите причины в позитивной или нейтральной форме. Объяснение не должно выглядеть как извинение. Постарайтесь подобрать наиболее убедительные для получателя аргументы.
«Однако в настоящее время из-за отсутствия технической инфраструктуры доступ к Интернет в регионах имеют менее 1% жителей. В планы государственных структур входит статья для выделения средств на развитие инфраструктуры только в следующем году».
«Однако в данный момент нам требуется квалифицированный и опытный специалист по ремонту автомобилей данной марки. Расширение штата дирекция компании планирует только в следующем году».
8. Отказывайте красиво: «… ты для меня слишком хорош».
«В отсутствии технической возможности выхода в Интернет выделение гранта для организации дистанционного обучения представляется несколько преждевременным — запуск проекта без необходимой технической базы мог бы только дискредитировать хорошую идею»
«Открытие вакансии помощника нам видится на данный момент нецелесообразным из-за отсутствия квалифицированного мастера, который мог бы передавать знания коллегам».
Письмо-отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:
«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».
9. Предложите альтернативу адресату. Отнеситесь к нему с пониманием. Оставьте адресату надежду на будущее сотрудничество, ведь он потенциально может представлять для Вас интерес в будущем.
«Мы сожалеем, что на данном этапе не смогли содействовать реализации Ваших планов в регионах. Возможно, в следующем году ситуация с обеспечением Интернет будет более благоприятна, и тогда эти планы будут реализованы, — предлагаем Вам направить их на рассмотрение в ….
«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».
«В случае если обстоятельства в ближайшее время изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей заявки».
Многие специалисты кадровой службы не отвечают на высланные резюме, ссылаясь на нехватку времени. Тем не менее, это не очень вежливо, ведь люди, отправившие резюме, ждут результатов, надеются и хотят знать о судьбе вакансии, которая им приглянулась. Как вариант, используют универсальное письмо-отказ.
Предлагаем рассмотреть универсальное письмо-отказ на резюме:
«Мы тщательно ознакомились с Вашим резюме, но вынуждены отказать. Ваша кандидатура не отвечает некоторым требованиям, которые предъявляются к претендентам на данную вакансию. Благодарим Вас за внимание к нашей компании и желаем удачи».
Предлагаем это же универсальное письмо трансформировать, используя 9 секретов:
«Добрый день, Сергей!
Благодарим за присланное резюме и сообщаем результаты конкурса на вакантную должность Х в ХХХ компании. Кадровая служба компании тщательно изучила Ваше резюме. Мы понимаем, как важно для Вас выиграть конкурс и получить эту вакансию. Действительно, Ваши опыт и знания заслуживают внимания. К сожалению, в данный момент позитивное решение принято в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач. Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий.
Письма-отказы, написанные с использованием предложенных девяти секретов, помогут автору (компании-отправителю) создать имидж грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника.
К сожалению, иногда наступают моменты, когда нам приходится писать деловые письма с негативным оттенком. К таким письмам можно отнести и жалобы, и претензии, и героя этой статьи: письмо-отказ. Стремление сохранить лицо и соблюсти деловой имидж диктуют нам определённые правила написания подобных писем: в них важно не обидеть адресата и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы лояльных отношениях. Сегодня рассмотрим структуру писем-отказов и приведем примеры формулировок для текста.
Структура делового письма-отказа такая же, как и в любом другом деловом письме. Рекомендую вам прочитать и эту статью, потому что большинство реквизитов письма-отказа оформляется совершенно стандартно, и говорить о них здесь мы не будем, уделив основное внимание тексту.Отказ пишется на бланке организации, подписывается генеральным директором или уполномоченным должностным лицом, после чего регистрируется. Далее рассмотрим особенности оформления некоторых реквизитов и смысловых частей письма.
Письмо-отказ: как написать заголовок?
Или, как иногда говорят, тема письма. Здесь есть небольшая тонкость из области этикета: если покажете явный негатив и отрицание, «плюсов» в глазах вашего партнёра это вам не добавит. Тема вашего ответного письма не должна сообщать ваше решение отказать в чем бы то ни было. Лучше написать нейтрально: «Сотрудничество», «О гарантии», «О подписании договора» и.т.д.
Поскольку письмо-отказ практически всегда является ответным, то можно сохранить ту тему, которая была заявлена в письме-запросе.
Текст письма начинается с обращения к адресату по имени и отчеству. Если известна только фамилия, то обращаемся по фамилии, но никаких инициалов уже не пишем, и не забываем, что в России общепринятое обращение на такой случай – «господин» или «госпожа».
Уважаемый Олег Олегович!
Уважаемый г-н Макаренко!
Уважаемая г-жа Митрофанова!
Если сомневаемся даже в фамилии адресата, пишем просто «Уважаемые господа!»
В отличие от письма-предложения или жалобы, письмо-отказ пишется тольков ответ на чужое письмо или официальный запрос. Когда вы составляете текст такого письма, стоит учитывать, что оно обязательно должно содержать ссылку на запрос, которая ставится в начале текста или (что еще лучше и абсолютно правильно) выносится в специальный реквизит – в специальные отметки, расположенные под полями для номера письма и даты:
На _____________ от __________ — здесь и пишутся данные запроса.
Если на бланках вашей компании таких специальных полей не предусмотрено, с ссылки на письмо-запрос начнется первый абзац отказа:
В ответ на ваше письмо от 01.07.2015 №434 сообщаем, что…
Прежде чем отказать, необходимо выразить сожаление по этому поводу. Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз. Например:
К сожалению, мы вынуждены отказаться от вашего предложения в связи с…
Если в приложении к запросу были какие-либо документы, стоит показать в письме, что вы ознакомились с ними. Этопокажет что вы не отмахнулись от предложения, а внимательно его рассмотрели. В таком случае в письмо включаются фразы:
Мы внимательно ознакомились с вашим предложением…
Мы подробно изучили представленные вами документы…
В случае написания отказа от коммерческого предложения, обязательно стоит поблагодарить за направленное предложение и за то, что вашу компанию рассматривали как возможного партнера. Это распространяется на всех. Даже если у вас крупная корпорация, имеющая множество филиалов по РФ и СНГ, а предложение пришло от начинающего ООО, не стоит забывать про деловой этикет. К тому же, кто знает, может быть, в будущем вам будет выгодно работать именно с этой компанией. То же самое касается и тех, кто присылает вам свои резюме: отказывать нужно корректно и с благодарностью за проявленное внимание.
Благодарим вас за предоставленные материалы и проявленный интерес к нашей компании. Внимательно рассмотрев возможные варианты сотрудничества мы, к сожалению, вынуждены отказаться.
Далее указывается причина отказа. Она должна быть уважительной и объективной. В любом случае стоит писать, руководствуясь правилами ведения деловой переписки: корректно и уважительно.
К сожалению, в данный момент, мы вынуждены отказать вам в связи с проведением ежегодных профилактических работ.
К сожалению, в нашем автопарке не имеется транспортных средств необходимой грузоподъёмности, в связи с чем, мы вынуждены отказать вам в перевозке.
Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г. Курске и будет перевезено в Москву только в конце этого месяца.
Зачастую вы ничем не можете помочь вашему партнёру или клиенту, и тогда письмо можно стандартно закончить на указании причины отказа. Но вдруг вы действительно можете дать дельный совет, который поможет решить ситуацию? Если вы уверены, что вашему партнеру может пригодиться присланное коммерческое предложение, или знаете, какая из знакомых организаций действительно может пойти навстречу и оказать помощь, напишите об этом. Если у вас есть даже небольшой шанс разрешить ситуацию в положительном ключе, то это будет только в плюс к репутации вашей компании.
Рекомендуем вам обратиться с аналогичным предложением в…
Следуя этим нехитрым правилам, вы сможете составить по-настоящему грамотное деловое письмо-отказ.
Как составить письмо об отказе заказчика от договора оказания услуг
Письмом об отказе заказчика от договора оказания услуг прекращение указанного договора оформляется только в ряде установленных законом случаев. Выясним, как составить и направить такое письмо.
Порядок направления письма об отказе заказчика от договора оказания услуг
Не будем останавливаться на том, что может послужить причинами для принятия заказчиком решения отказаться от договора оказания услуг. Эта тема с указанием нормативной базы подробно раскрыта в статье на сайте Письмо о расторжении договора оказания услуг – образец.
Законодатель не выдвигает конкретных требований к тому, каким по содержанию должно быть письмо, если этот вид документа был выбран заказчиком в качестве способа уведомления об отказе от договора оказания услуг. А потому оно составляется в произвольной форме по общим правилам делопроизводства.
Согласно ст. 165.1 Гражданского кодекса РФ письмо как способ уведомления можно отнести к «иным юридически значимым сообщениям». Потому к нему применимы указанные в данной норме правила направления, а именно:
- момент доставки письма адресату (его представителю) влечет для него наступление юридически значимых последствий;
- сама сделка оговоренными в ней условиями должна указывать на причинно-следственную связь между моментом доставки письменного извещения и непосредственным наступлением гражданско-правовых последствий для адресата;
- одного лишь поступления направленного письма адресату достаточно, чтобы считать его доставленным, при этом не важно, ознакомился тот с его содержанием или нет (при условии наличия для этого действа обстоятельств, зависящих от адресата).
Исключением из указанных правил являются условия, отдельно оговоренные в законе, самой сделкой либо обычаями или практикой, сложившейся из взаимоотношений сторон.
Формулировка требований к контрагенту в письме
Согласно нормам ГК РФ расторжение договора по требованию стороны и отказ от исполнения договора отличаются одной характерной чертой:
- в первом случае подразумевается судебный спор;
- во втором для достижения желаемого результата достаточно получения адресатом волеизъявления стороны, отказавшейся от соглашения.
Однозначно сформулированный односторонний отказ признается волеизъявлением выразившей его стороны. А вот требование о расторжении договора, выраженное в письме имеющим право на такой отказ субъектом правоотношений, трактуется судами неоднозначно.
Так, суд изучил письма заказчика в адрес исполнителя с предложениями расторгнуть договор возмездного оказания услуг. Поскольку стороны так и не достигли соглашения о его расторжении, был сделан вывод, что такие письма не могут рассматриваться в качестве одностороннего отказа от договора (постановление ФАС Поволжского округа от 19.01.2011 по делу № А55-9746/2010).
В то же время в постановлении АС ЗСО от 05.09.2014 по делу № А67-211/2014 направление аналогичного письма заказчиком с предложением расторгнуть договор оказания услуг расценено как односторонний отказ от исполнения спорного документа. При этом соглашение о расторжении договора стороны не подписывали.
Требование возврата аванса и направление соглашения о досрочном расторжении как способ одностороннего отказа
Порой заказчик вместо письма об отказе от исполнения договора обходится только направлением претензии о возврате аванса и (или) соглашения о его досрочном расторжении, при этом считая, что такого шага достаточно для расценивания его в качестве одностороннего отказа.
И здесь мнения судов по поводу правомерности таких действий расходятся. Часть из них полагает, что таким образом волеизъявление истца на отказ от исполнения договора было доведено до ответчика и отсутствие подписанного сторонами соглашения о расторжении договора само по себе не свидетельствует о продолжении его действия (постановление 9-го ААС от 19.08.2010 по делу № А40-17820/10-58-177). Другое мнение: одну только претензию заказчика с требованием вернуть сумму неосвоенного аванса, но не содержащую выраженного в письменной форме отказа от исполнения договора, нельзя считать заявлением об одностороннем отказе (постановление ФАС ПО от 23.08.2010 по делу № А57-12480/2009).
Таким образом, предоставленное заказчику право в одностороннем порядке отказаться от договора при реализации на практике трактуется неоднозначно.
Источники:
jurist-konsul.ru mirblankov.ru hr-portal.ru thebestsecretary.ru rusjurist.ruКомментариев пока нет!