Как правильно написать ответное письмо на запрос
Письмо-ответ на запрос, требование
Ответ на запрос или требование обычно пишутся по такому плану.
1. Ссылка на письмо с запросом.
2. Укажите Ваши действия, которые были предприняты по просьбе
3. Обратите внимание адресата на особо важную для него инфор-
4. Укажите дополнительную возможность, которая поможет адре-
сату сделать выбор в пользу предлагаемого Вами продукта, услуги и пр.
5. Сообщите о Вашей готовности дать дополнительную информа-
цию по продукту.
6. Заключительная фраза может быть продолжением предыдущего
7. Ваша подпись, имя, должность.
Письма с заказом продукта пишутся в соответствии со следующим планом.
1. Ссылка на предыдущее письмо, по которому производится заказ
2. Повторить условия, на которых Вы заказываете продукт: цена,
качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки.
3. Подтверждение заказа, указание, что бланк с заказом прилагается.
4. Предложение условий платежей.
5. Указать сроки и условия доставки.
6. Стандартное окончание письма.
7. Ваша подпись, имя, должность.
Ответ на письмо-заказ
Для таких писем тоже существуют стандартный план.
1. Выразите благодарность за заказ продукта.
2. Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие
важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия.
3. Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только
банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров, если она уже произведена. Обратите внимание заказчика на важные подробности, которые могут быть полезными.
4. Стандартное окончание письма с надеждой на совместный биз-
5. Подпись, имя, должность.
Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и пр. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма-жалобы не просто «выпустить пар», а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. План письма-жалобы можно представить в следующем виде.
1. Объясните, по какому поводу Вы жалуетесь, опираясь на фак-
тический материал (даты, суммы, номер заказа и пр.).
2. Объясните Ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные дело-
вые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и пр.) и реальные обстоятельства.
3. Допускается выразить свои чувства по поводу происшедшего,
предположить причины, которые вызвали данную проблему.
4. Если это уместно, опишите Ваши собственные действия, кото-
рые Вы предприняли, чтобы решить возникшую проблему.
5. Потребуйте от компании, не выполнившей свои обязательства,
разъяснений, компенсации за причиненный ущерб, возмещения моральных и материальных издержек.
6. Сообщите о мерах, которые будут предприняты в том случае,
если Ваши требования не будут удовлетворены.
7. Стандартное окончание письма.
8. Подпись, имя, должность.
Письмо-ответ на жалобу
Ответ на жалобу клиента/партнера по бизнесу также относится к «трудным» письмам, поскольку в нем надо будет дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавших недовольство клиента/партнера, сохранив при этом лицо своей компании.
1. Ссылка на письмо-жалобу.
2. Объясните, что вызвало проблему.
3. Перечислите Ваши действия, которые были Вами предприняты,
чтобы разрешить возникшую проблему немедленно.
4. Сообщите, какие меры были предприняты, чтобы не повторить
подобную ошибку в будущем.
5. Принесите свои извинения за принесенные неудобства.
6. Закончите письмо в оптимистическом тоне.
Сопроводительное письмо к контракту
Цель сопроводительного письма к контракту чисто правовая. Поскольку все контракты должны быть посланы как минимум заказной почтой, то очень часто срок действия контракта начинается с момента получения письма. Такое письмо содержит очень краткое изложение сути контракта, который прилагается к указанному письму. В конце такого письма весьма уместно будет выразить надежду на взаимовыгодное сотрудничество.
Письмо о прекращении контракта пишется по такой же схеме, как и предыдущее и имеет такое же правовое значение. Обычно условия прекращения контракта обсуждаются заранее и записываются специальным разделом в тексте контракта. Вид почтового отправления (заказное, экспресс-почта, курьерская доставка и пр.) для сопроводительных писем к контракту обычно указан в контракте.
Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами, поэтому к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. Более того, в некоторых случаях факсовое сообщение подтверждается отправкой оригинала с обычной почтой. Факсы бывают двух видов: очень короткие сообщения, требующие срочного ответа, и более длинные. В первом случае сообщение пишется на стандартном бланке передачи факса. Текст такого сообщения коротко-информативный. В случае, когда по факсу передается длинное сообщение, то на стандартном бланке необходимо указывать, кому адресована информация и сообщение о содержании приложенного документа (контракта, заказа, копии счета, платежных документов и пр.).
Современные средства сообщения, такие как факс, телекс или даже давно известная телеграмма считаются быстрыми не только потому, что они доходят по адресата быстро, но также и потому, что требуют быстрого ответа. Для этих средств коммуникации существует даже свой особенный язык, позволяющий сделать общение не только быстрым, но и эффективным.
Деловые письма-ответы на запросы на английском языке (Reply quotation)
Приветствую вас, дорогой гость! Здесь вы сможете ознакомиться с разнообразными примерами писем-ответов на английском языке (Reply quotation). Все они представлены с переводом на русский язык.
Ms Jennifer Watson
7834 17th Street
9034 Commerce Street
Thank you for your enquiry about the staying in our hotel. We have a single room available at the period you stated. The price is $85 per night. Breakfast and other meals are not included as we do not have such service. But there is a buffet in our hotel where you can have meals at any time of the day and night. We have airport transfer service, it's free for our guests, as well as Wi-Fi. It is also possible to rent a car in our hotel in advance together with reserving a room. If you have any more questions we are ready to answer
От: г-жи Дженнифер Уотсон, менеджер по продажам, Отель ПаркИнн
7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида
Кому: г-н Кен Смит
9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345
30 июня 2013 года
Уважаемый г-н Смит
Спасибо за Ваш интерес к нашему отелю. У нас есть свободный одноместный номер на период времени, который Вы указали в своем письме. Стоимость составляет 85 долларов США за ночь. Завтрак, обед и ужин не входят в стоимость, так как у нас нет такой услуги. Но у нас в отеле есть буфет, где вы можете пообедать в любое время суток. У нас есть услуга по доставке наших гостей из аэропорта, она бесплатная, также как и беспроводной интернет. Также Вы можете заранее заказать аренду автомобиля при бронировании номера. Если у Вас еще есть вопросы, то мы с радостью ответим на них.
Менеджер по продажам
Travel With Us Ltd
7834 Grand Street
9034 Nord Street
We have received your enquiry about the Disneyland tours. This is a bus tour, it starts on Friday evening and ends on Sunday late evening. It includes 2 night accommodation in the hotel (you may choose the one from the list according to your budget), weekend entry ticket to the Disneyland, drinks and snacks in the bus. The price for an adult starts from $250 and depends on the hotel cost. The price for children below 5 years old is $100, for older children it is $150-200. We enclose brochure with additional information and some pictures.
От: г-жа Лиза Смит, менеджер по продажам, Трэвэл Уиз Ас Лтд
7834 Гранд стрит, Джексонвилль, Флорида
Кому: г-жа Эмма Транк
9034 Норд стрит, Джексонвилль, Флорида, США 90345
03 апреля 2012 года
Уважаемая г-жа Транк
Мы получили Ваш запрос по поводу тура в Диснейленд. Это автобусный тур, он начинается в пятницу вечером и заканчивается поздно вечером в воскресенье. В стоимость включены 2 дня проживания в отеле (вы можете выбрать отель из списка в соответствии с Вашим бюджетом), входные билеты в Диснейленд на весь уик-енд, напитки и снеки в автобусе. Стоимость тура для взрослого начинается от 250 долларов США и зависит от выбранного Вами отеля. Стоимость тура для ребенка младше 5 лет – 100 долларов США, старше 5 лет от 150 до 200 долларов США. Мы прилагаем брошюру, посвященную этому туру, где Вы сможете найти дополнительную информацию и фото из поездки.
Ответ на деловое письмо на английском
- номер вашего дома, название улицы, города, страны (только заглавными буквами), почтовый индекс.
4. Дружественное приветствие и вежливое обращение к адресату письма. Стандартной считается фраза “Dear….,”, что означает «Уважаемый». Затем следует имя человека со всеми званиями и титулами. Если вы не уверены к кому точно обращаетесь, мужчина или женщина и точное звание, то опустите обращение, оставив в итоге полное имя – «Dear Mikhail Smirnov». При обращении к нескольким людям, используйте фразу «Dear Sirs», которая считается целостным абзацем.
Большое спасибо за обращение к нам от 6 апреля, где вы указали цены и условия поставки русских национальных кукол «Матрешка».
Thank you for sending us the Russian national doll Matryoshka for review.
Благодарим за отправку нам русской национальной куклы «Матрешка» для ознакомления.
Thank you for the information provided in the form of catalogs, price-sheets with the payment terms.
Большое спасибо за предоставленную информацию в виде каталогов, прайс-листов с условиями оплаты.
Thank you for Your letter to us fr om 31 March, where.
Благодарим за Ваше обращение к нам от 31 марта, где.
- Суть делового письма-ответа, в котором содержаться положительные результаты тестирования продукта, перечислены уточняющие вопросы для заключения контракта и предложение встречи. Текст разбивается на смысловые абзацы с интервалами.
Нашими экспертами дано положительное заключение
Your conditions are right for us.
Ваши условия нам подходят.
For a final decision, we would like to clarify the following questions:
Для окончательного решения нам хотелось бы прояснить следующие вопросы:
We could next week to meet in my office?
Мы могли бы на следующей неделе встретиться в моём офисе?
6. В последнем параграфе вы должны выразить, как правило, надежду на плодотворное сотрудничество в будущем.
Ждём быстрого письма от Вас.
7. Прощание с адресатом, которое чаще всего выражается во фразах «Sincerely yours», «Best regards», «Sincerely» и «Yours faithfully». После такого обращения ставиться запятая и выделяется абзац для вашей подписи. А ниже ставятся имя отправителя и должность печатными буквами.
Как правильно написать письмо-запрос
В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.
Назначение и содержание
Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:
- индивидуальными предпринимателями;
- частными гражданами;
- представителями органов власти;
- общественными деятелями и др.
Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования к содержанию документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:
Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.
Отправить можно разными способами:
Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.
Разновидности и образцы составления: 5 вариантов
Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5. Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.
О предоставлении информации
Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:
- прайс-лист;
- условия акции, предоставления скидок;
- технические характеристики товара и т.п.
В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.
О подтверждении информации
В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).
О предоставлении документов
В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).
В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.
Запрос в налоговую инспекцию
Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.
В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.
Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.
В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.
Видео комментарий по общим рекомендациям составления деловых писем:
Источники:
studfiles.net lizasenglish.ru enjoyeng.ru 2ann.ruКомментариев пока нет!