Как правильно написать запрос о копии
Образец официального запроса дубликатов оригиналов документов от поставщика
Запрос контрагенту о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов, накладных и т
Запрос контрагенту о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов, накладных и т.д.) в связи с утратой
ЗАПРОС о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов, накладных и т.д.) в связи с утратой
В связи с утратой по причинам _______________________________ и в соответствии с п. ___ договора банковского счета просим Вас предоставить дубликаты следующих документов:
Указанные документы просим передать следующим образом: _________________.
Копия документа, на основании которого организация сотрудничает с данным контрагентом.
Запрос контрагенту о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов, накладных и т.д.) в связи с утратой (Касенов Е.Б., 2010)
Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 04.08.2010.
о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов,
накладных и т.д.) в связи с утратой
В связи с утратой по причинам _______________________________ и в соответствии с п.
___ договора банковского счета просим Вас предоставить дубликаты следующих документов:
Указанные документы просим передать следующим образом: _________________.
Копия документа, на основании которого организация сотрудничает с данным контрагентом.
Образец официального запроса дубликатов оригиналов документов от поставщика
Просим предоставить документы офис-менеджеру открытого акционерного общества «YYY» Светлане Ивановне Петровой. Генеральный директор А.А. Степанов Образец №2. Письмо-запрос о предоставлении материалов научных конференций.
Уважаемый Глеб Романович! В соответствии с договором от 6 ноября 2002 года № 206 просим Вас предоставить в редакцию «XXX» исправленные материалы следующих научных конференций: Материалы 3-ой научной конференции (Псков, 10-15 февраля 2001 г.)/ Отв.
Образец письма-запроса
Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений.
И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой. В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.
Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления
Образец письма-запроса можно скачать здесь. Как писать? Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон.
Напишите буквально одну вводную фразу, например:
- «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
- «на основании наших предварительных договорённостей»;
- «для заключения договора».
- «в соответствии с заключенным договором»;
Образец документа: Письмо-запрос
- Материалы 3-ой научной конференции (Псков, 10-15 февраля 2001 г.)/ Отв. редактор проф. И.К.Соловьев – М.; Псков, 2001.
- Материалы 4-ой научной конференции (Псков, 12-16 февраля 2002 г.)/ Отв. редактор проф. И.К.Соловьев – М.; Псков, 2002.
Письмо-запрос. Образец письма-запроса. Пример письма-запроса
При составлении данного вида делового письма желательно в подробностях изложить суть вопроса с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение его получения.
Как написать письмо-запрос
Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо.
Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.
Как и письмо-просьба, письмо-запрос требует ответа.
Правила составления и рекомендации по составлению документов.
В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.
Запрос контрагенту о предоставлении дубликатов утраченных документов (образец заполнения)
Запрос контрагенту о предоставлении дубликатов утраченных документов (образец заполнения)
Запрос контрагенту о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов, накладных и т.д.) в связи с утратой
Акт на отпуск питания сотрудникам организации.
Как правильно оформить и выдать копии документов
Из статьи вы узнаете:
Для чего могут потребоваться копии документов
Работник вправе обратиться по месту работы с запросом о предоставлении ему справок и копий документов, связанных с его трудовой деятельностью. Этот вид кадровой документации не относится к сведениям, имеющим закрытый характер. Поэтому на любой документ, который так или иначе связан с выполнением трудовых обязанностей данного сотрудника, понятие служебной или коммерческой тайны не распространяется. Это подтверждается положениями статьи 62 ТК РФ. В письме № ПГ/9518-6-1 от 20 декабря 2012 г. экспертами Роструда высказывается аналогичное мнение.
Существует несколько видов копий документов:
- копия — документ, полностью идентичный по содержанию ( а в некоторых случаях, и по оформлению) подлиннику;
Сотрудник может оформить, согласно которому ему будет выданы:
- копия приказа о приеме на работу, переводе, об увольнении и т. п.;
- копия трудовой книжки;
- копия иного документа, в котором содержатся его персональные данные, например, копия его личной карточки;
- дубликат взамен утерянной трудовой книжкиили вкладыша в нее;
- выписка из документов: трудовой книжки, приказа, распоряжения, локального нормативного акта и т. п.
Копии документов, которые запрашивают работники, могут потребоваться им, например, для предъявления в кредитную организацию, в судебные органы, пенсионный фонд, предприятие, где они работают по совместительству, в посольство для оформления визы, а также иные ведомства.
Узнайте подробнее, как обрабатываются запросы на выдачу копий документов и архивных справок здесь.
Как оформляется запрос копий документов
В соответствии со статьей 89 ТК РФ, свою проьбу о предоставлении документов или их копий работник должен оформить в письменном виде. Заявление может быть написано в произвольной форме.
К содержанию заявления предъявляются специальные требования. В запросе копий документов необходимо указать:
- наименование предприятия (полностью), в адрес которого направлено заявление;
- содержание и цель запроса;
- паспортные данные заявителя — его полные фамилия, имя и отчество (в том числе девичья фамилия), почтовый адрес, контактные телефоны;
- дата запроса и личная подпись заявителя с расшифровкой.
Обратите внимание: Указывать, с какой именно целью ему потребовались копии документов, работник не обязан.
В какие сроки и каким образом осуществляется выдача копий документов
Работодатель должен обязательно отреагировать на запрос сотрудника, даже если он уже не работает на предприятии. В течение трех рабочих дней после того, как будет получен письменный запрос, работнику должны выдать испрашиваемые им копии документов. При этом все необходимые работнику справки и копии документов работодатель должен оформить и выдать бесплатно, как это следует из положений статьи 62 ТК РФ.
Получение копий документов может осуществляться и по почте. Для этого работник при написании заявления о выдаче копии документов должен указать, что документы, перечисленные в запросе, необходимо в по указанному им адресу направить по почте.
Учет копий документов
Целесообразно в организации вести журналы, предназначенные для регистрации заявлений о выдаче и учета копий документов, выданных по запросам. Форма этих журналов может устанавливаться работодателем самостоятельно и утверждаться локальным нормативным актом. При этом в них должна быть отражена вся необходимая для идентификации запросов и копий информация.
Так, в журнал регистрации заявлений о выдаче копий документов необходимо внести такие графы:
Для регистрации копий документов также ведется специальный журнал учета их выдачи в котором должны быть такие графы:
порядковый номер записи;
Ф.И.О. лица, которому выдана копия документа или наименование организации, по запросу которой была сделана копия документа;
регистрационный номер копии;
реквизиты запроса, в соответствии с котором была оформлена копия документа (дата, регистрационный номер заявления, его краткое содержание);
подпись лица (с расшифровкой), получившего копию на руки или дата ее отправки по почте;
подпись ответственного лица, оформившего копию документа и выдавшего ее или отправившего по почте.
Журнал учета выданных работникам копий документов представлен ниже.
Скачать журнал можно здесь.
Как сделать копии документов
Копия документа должна быть оформлена таким образом, чтобы по ней однозначно можно было идентифицировать оригинал. Поэтому в ней воспроизводится не только та информация, которая содержится в подлиннике, но и внешние признаки его оформления. Для изготовления копий, как правило, используются такие технические средства как сканер или ксерокс.
При этом копии документов по своей юридической значимости должны быть аналогичны исходникам. Поэтому предъявляются особые требования к копиям документов, соответствие которым и подтверждает юридическую силу ксерокопии или электронного изображения оригинала.
Чтобы копия считалась юридически значимым документом, ее необходимо заверить в установленном порядке. Для этого на копии документа должны быть заполнены такие обязательные реквизиты:
- заверительная надпись «Верно» («Копия верна»);
- должность ответственного лица, заверившего копию;
- его личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения.
В соответствии с требованиями к оформлению копий документов установленными пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, подпись ответственного лица, подписавшего копию, также необходимо заверить специальной печатью предприятия, предназначенной для заверения копий. Обычно, для этой цели используется печать отдела кадров.
Как делать копии документов для отправки в электронном виде
Использование копировально-множительной техники позволяет не только сделать точную копию любого документа, но и внести в нее любые исправления. Например, вмонтировать в изображение документа подпись, так, что выявить подлог может только дорогостоящая криминалистическая почерковедческая экспертиза по копии документа. Этого позволит избежать заверение копий документов, изготовленных в электронном виде, с помощью специально оформляемых в индивидуальном порядке электронных подписей.
В том случае, когда требуется изготовить и переслать копии документов по электронной почте, они должны быть заверены простой электронной подписью работодателя.
При этом такой формат предоставления копий документов допускается только при наличии согласия обеих сторон — как заявителя, так и работодателя (ст. 6, 9 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Учитывая это, работодатель не обязан, но может выдать копию документа в электронном виде, заверив ее своей электронной подписью.
Можно ли отказать сотруднику в предоставлении копий документов
Работодатель не имеет права проигнорировать запрос или отказать сотруднику в предоставлении сведений, о его трудовой деятельностью.
Но может возникнуть такая ситуация, когда в запрашиваемых копиях документов содержатся личные данные других работников или невозможно представить сведения в испрашиваемом формате. В таком случае следует предоставить информацию в виде справки или выписки из требуемого документа. Правомерность такого подхода подтверждена ходом судебных разбирательств.
Бывают ситуации, когда работник, находящийся в отпуске с последующим увольнением и уже получивший полный расчет, направляет в адрес предприятия запрос о предоставлении копий документов, которые уже были выданы ему на руки, например, трудовой книжки. В соответствии с трудовым законодательством, получить этот документ он должен в последний рабочий день перед отпуском. При этом трудовые отношения между работником и работодателем еще продолжаются и завершатся только в последний день отпуска сотрудника.
Согласно ТК РФ, работодатель может оформить копии только тех документов, которые находятся у него на хранении. В данном случае, трудовая книжка уже находятся на руках у работника и принять ее у него работодатель может только в случае повторного трудоустройства (ст. 65 ТК РФ). Получается, что у работодателя есть формальное право отказать работнику, хотя он все еще и находится с ним в трудовых отношениях.
Поэтому сотруднику придется оформить и заверить копии документов нотариально или же оформить простую копию и, при необходимости, предъявлять ее одновременно с оригиналом.
Письмо-запрос о подлинности документа
Основание составления письма-запроса о подлинности документа
В настоящее время часто возникают случаи, когда при приеме на работу соискатели представляют работодателям поддельные документы. Наиболее часто подделывают диплом об образовании, военный билет, паспорт, трудовую книжку.
К сожалению, самостоятельно выявить поддельный документ кадровый работник не всегда может, это связано с тем, что подделки научились изготавливать с соблюдением установленных форм и порой они внешне очень схожи с подлинниками.
В случае, если у кадрового работника или у руководителя организации закрались сомнения в подлинности представленного работником документа при приеме на работу, то нужно направить письмо-запрос в орган, осуществляющий выдачу данного документа.
Например, если у руководителя организации возникает сомнение о подлинности диплома работника, то он может направить письмо-запрос в учебное заведение, в котором учился работник, если возникает сомнение о подлинности военного билета, то можно направить письмо-запрос в военный комиссариат по месту жительства работника.
Порядок составления письма-запроса о подлинности документа
Письмо-запрос о подлинности документа – это официальное письменное обращение организации о подтверждении подлинности к органу, выдавшему данный документ.
Письмо составляется в произвольной форме и может писаться от руки либо печататься на компьютере.
Запрос содержит следующие данные:
- наименование органа, к которому отправляется запрос;
- наименование организации – работодателя;
- наименование и реквизиты;
- фамилия, имя, отчество работника, предоставившего документ;
- и иные данные.
Письмо о подлинности документа должен быть заверен печатью организации и подписан руководителем или его представителем. Запрос направляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
Если выяснится, что работник представил подложный диплом, паспорт и т.п., то трудовой договор с таким работником расторгается по п.11 ч.1 ст. 81 ТК РФ.
Этот документ используется в следующих процедурах:
О правильности и полноте составления запроса
Регистрация: 28 окт. 2003
скончалась 16 марта 2009 Светлая ей память!
Регистрация: 14 окт. 2005
Регистрация: 30 авг. 2003
Мои предки все жили в Ставропольском крае (по современному территориальному делению). И, соответственно, мне нужно писать запросы (семь) в один и тот же архив. Может запросы надо как-то объединять? Или какую избрать тактику, чтобы 7 запросов не растянулись на много лет?
Располагаю обширными сведениями по ст. Суворовской, Бекешевской и с. Старомарьевке (ныне Ставропольский край). И не столь обширными по некоторым другим населенным пунктам Северного Кавказа.
Регистрация: 27 апр. 2005
Они нашли впринципе много но некоторой информации нету, причем той которая явно должна была быть там. Что это? не до конца они там поковырялилсь или действительно инфы нет? А также все что нашли они прислали по е-маил. И у меня вопрос если мне копии тех документов то это за отдельную плату делаеться или там сумма о которой я выше говорил подразумевает ксерокопии документов.
Ищу фамилии: Бурак, Бураков, Шиплюк, Канецкие, Конецкие, Болтрукеевич, Ритчер, Кузьмицкие, Халецкие.
Регистрация: 22 июля 2004
Могу поделиться своим опытом переписки с разными архивами.
Прежде всего, для того, чтобы получить ТО, что Вам НУЖНО, Вы должны в своём письме-запросе ЧЁТКО сформулировать, ЧТО Вы от них хотите: только СОДЕРЖАНИЕ интересующих Вас документов (и тогда они правомерно могут изложить их Вам и по e-mail), или КОПИИ этих материалов. Я всегда в запросах, если прошу найти не один-два документа, а более, пишу: "прошу по результатам проведённого поиска выслать мне обзорно- информационное письмо с краткой аннотацией найденных документов, с возможным последующим копированием отобранных мной документов. ". И потом, по этому письму САМ выбираю, ЧТО мне нужно в виде КОПИИЙ и заказываю им копировать уже конкретные отобранные мной документы.
Другое дело, если я заранее знаю, что мне нужны исключительно копии, тогда я так сразу и пишу в письме-запросе. (Иногда отвечают: "ксерокопии по тем или иным причинам сделать невозможно /ветхость или габариты подлинника, и т.д./", тогда вариант: фотокопии, но это, как правило несколько дороже. Если же и фотокопии отпадают, то остаётся - увы! - просить только содержание (выписку) документа. )
В любом случае копирование документов идёт в счёте на оплату ОТДЕЛЬНОЙ СТРОКОЙ. Как я понимаю, раз Вы заплатили сумму около 1600 руб. (надеюсь, это не аванс?), то Вам был прислан счёт, в котором ДОЛЖНЫ БЫТЬ РАСПИСАНЫ ВСЕ ОПЕРАЦИИ с указанием стоимости КАЖДОЙ из НИХ (выемка дел из фондов, просмотр, выписка содержания документа, и т.д.), и если КОПИРОВАНИЕ там не указано, то оно не входит в данную сумму.
Что касается темы "ВСЁ, что у них есть, или НЕ ВСЁ" они Вам нашли, то тут однозначно ответить нельзя. Вы пишете ". инфы, которая ЯВНО ДОЛЖНА БЫЛА БЫТЬ ТАМ. ". А на чём, простите, основана такая Ваша абсолютная уверенность? Вы можете мотивированно, документально доказать, что они нашли не всё, что имеют, указать им номера фонда, описи, дела и листов, которые они Вам почему-то не нашли? Если "да", - то Вы правы. Бывает, конечно, что попадаются и недобросовестные исполнители, но в таком случае они чаще "не находят вообще ничего", или отказываются от поиска под каким-либо благовидным предлогом.
Хуже всего, когда архив вообще не считает нужным дать какой-либо ответ на Ваш запрос. К сожалению, я с этим тоже неоднократно сталкивался. Отдельная "больная" тема - сроки выполнения запроса. Здесь - полнейшая "анархия". Каждый архив имеет "свои" сроки. Иногда дело затягивается до года. Ускорить этот процесс (иногда!) можно, телефонными звонками непосредственному исполнителю (раздобыв номер телефона через контактную информацию архива). Обращения по e-mail, по моему опыту, НЕЭФФЕКТИВНЫ.
Вот, пожалуй, и всё, что я могу Вам порекомендовать.
Если есть ещё вопросы - пишите, постараюсь ответить.
Царицынское Генеалогическое Общество http://www.gen-volga.ru/
Группа в одноклассниках https://ok.ru/group/58135161602087
Регистрация: 30 июля 2005
У меня есть инфа о прадеде. Хочу найти дальше - информацию кто были его родитли, чем занимались, кто были их родители, чем они занимались (не просто даты и ФИО, а именно с биографическими данными - где учился, где работал и т.д.) и так далее вглубь веков.
Как лучше начать данный поиск? Что запросить в архиве?
Ищу КОТЛОВЫ (Костромск, Вологод., Ярославская), МАЗАЛЕЦКИЕ(россия, Польша.), ШАРОВЫ (Вологодская), ЛИСИЦИ(Ы)НЫ и ЧИСТЯКОВЫ (предки из Карелии и Тверской губернии), Мартыновы (Курская), Исаковы (Коми)
скончалась 16 марта 2009 Светлая ей память!
Регистрация: 14 окт. 2005
Регистрация: 27 апр. 2005
Ну вообщем по порядку.
1. Сработали они вполне оперативно, на все про все ушел месяц. (из органов ФСБ, МВД и прокуратуры мне примерно в эти же сроки отвечали).
2. Прислали ответ на е-маил, ответ на две странички. Состоит из цитат личных дел прадеда и пробабушки которые заводились при расскулачке.
У моего прадеда было 5 детей. так вот по всем есть информация о рождении и крещении, кроме моей бабушки ее младшей сестры. тоесть есть инфа с 1911 по 1917 г. Моя бабушка родилась в 1917 в том же месте где и все ее братья но по ней инфы нету :-( В ответе в конце они отдельным параграфом дали список фондов в которых есть инфа которую они нашли. Никаких смет и.т.п. там нету.
3. Плюс еще странность в том что даты рождений у всех очень сильно отличаются с теми что стоят в их личных делах НКВД и КГБ. причем разброс плюс минус 10 лет.
Вообщем я ожидал какойто ясности от ответа, а оно все еще сильнее запуталось. :-(
4. Мне вообще главный интерес был в этом мероприятии узнать точно когда моя бабушка родилась. она этого никогда не говорила. вернее говорила что в 1919 году но тутже добавляла что там ее отец даты поменял в доках и.т.п. А тут в архиве по ней вообще ничего нет. :-(
Ищу фамилии: Бурак, Бураков, Шиплюк, Канецкие, Конецкие, Болтрукеевич, Ритчер, Кузьмицкие, Халецкие.
Регистрация: 22 июля 2004
Если долго не было ответа - через 1,5-2 месяца посылал повторный запрос, но уже исключительно заказным письмом (можно - с уведомлением). Дело в том, что для ускорения процесса я иногда первый запрос отправлял электронной почтой, но весь мой опыт общения с архивами показывает, что чаще не отвечают именно на "мыло". Ну, и ещё момент:
повторный запрос пишите исключительно на имя ДИРЕКТОРА АРХИВА.
Царицынское Генеалогическое Общество http://www.gen-volga.ru/
Группа в одноклассниках https://ok.ru/group/58135161602087
скончалась 16 марта 2009 Светлая ей память!
Регистрация: 14 окт. 2005
Касательно точности исполнения запросов в исторические архи.
Естественно, чтио сами запросы должны быть конкретными, по возможности точными и направлены в те архивы, которые владеют соотвествующими фондообразователями.
Однако касательно стоимости исполнения ответов на запросы в исторические архивы, то она должна в точности соответствовать объему выполненных услуг и операций, произведенных с запрашиваемой информацией.
При выполнении запроса сама стоимость оплаты по немув вытекает не из количества предоставляемой операции, а из объемы трудозатрат по поиску и оформлению на запрашива6емые сведения.
Сама информация, согласно основам и принципам действующего архивного законодательства, не может быть объектом купли - продажи в случае, если ее предоставление связано непосредственно с реализацией гражданами своих основных прав и свобод, гарантированных конституцией и международным правом, в данном случае правом на знание о своем происхождении как проявление права на свободный доступ к информации и ее получение в любом виде. В данном случае речь идет непосредственно о праве на знание о своем происхождении.
В связи с этим, при оформлении подобного рода запросов в ордере на оплату за предоставляемые услуги региональные архивы, как и центральные исторические, должны предоставлять Вам непосредственно расшифровку из номенклатуры своего Прейскуранта на оплату услуг.
Нормативными документами по оплате подобного рода запросов является Прейскуранта на работы и услуги того или иного регионального и федерального государственного архива.
Таким образом, при оплате запроса Вы платите не за предоставление информации, а лишь за операции и трудозатраты, в результате которых предоставляемая информация была получена, а именно разного рода сведения о происхождени, приямых, боковых и перекрестных родственных связях.
На каждый род услуг и работ в соотвсетвующих региональных архивах сущсетвует свой претскурант.
При этом ответы на запросы должныф быть та кже точны, насколько точны документы, содержащие ту или иную информацию, то есть в тексте ответа на запрос в исторический архив должне6ы приводиться точные данные источника, из которого взяты те или иные сведения, а именно название архива, номер фонда, номер описи, номер дела, номер связки и дела, номер листа, номер метрической записи для метрических книг, номер семьи для ревизских и подушных перечислений, ревизских сказок, подушных описей, посемейных списков и так далее.
Принципы точности и конкретики при ответе на запросы и их исполнение зависит от уровня профессиональной подгтовки работников государственных и федеральных государственных архивов.
Уровень ответов на запросы зависит также и от этических сторон генеалогических изысканий, вопросы о которых подняты в сотвествующем разделе форума. Важно знать также, что именно от уровня постановки вопросов в изначальном запросе зависит и скорость, и объем, и ценность полученного ответа, в данном случае даже скудость изначчальных свкедений о предках той или иной семьи не означает , что в поиске бюудет отказано или поиск будет проведен на недостаточном уровне.
Если в документальном запросе будет точно сформулирован круг соотвествующих предпочтений, необходимых источников, точно определены географические, хронологически и иные рамки.
Вопрос о возрасте и его указании в документах НКВД по репрессиям.
Возраст членов семьи репрессированных, в данном случае крестьян, мог указываться неточно по следующим причинам.
Во-первых, в спешке сотрудники НКВД могли просто на взгляд определять возраст репрессированных или вносить в анкеты и личные дела заведомо неточно поданные данные от самих заключенных или арестованных. Кроме того, сверяться могли по не совсем точным волостным спискам и иным документам массового характера, а также по советским паспортам. Известно, кроме того, что и сами метрические книги, по которым сверялись, были неточными источниками и давали разброс в возрасте в 3-5 лет. Такое случалось.
Неточность эта может быть связана с разными причинами, особенно для периода дикой коллективизации периода 1931-1934 годов, в период которой особо не разбирались и не документировали зачастую разные этапы операций репрссиям, особенно если помнить факты характера репрессий в Поволжье и на Украине, которые просто в уме не укладываются.
На этапах военной коллективизации никто и внимания не обращал на вопросы докуметирования - собранных с нескольких сел просто загоняли в вагоны и гнали в определенное место, даже не составляя соотсвествующих списков.
В одной Карелии кличество репрессированных достигает 1, 1 миллиона человек ( по неточным данным архива Министерства Внутренних Дел Республики Карелия), при этом около трети из ни х умерло или погибло на непосильных работах на ББК и еще около десятка лагерей на территории нынешней Республики Карелии.
Сама коллективизация явилась прямым продолжением политики красного террора в период гражданской войны и была еще более страшной по внутреннему характеру и беззаконию ( были разорены самые цветущие сельскохозяйственные регионы, население которых было известно антисоветскими настроениями). Лишь американская историография называет примерное количество жертв того периода времени. Счет погибших и невозвратных потерь так и останется навсегда несказанным, но примерное количество жертв коллективизации общеизвестно.
Наиболее вероятным местонахождением дел по данному периоду времени и по репрессиям массового характера периода дикой ( военной) коллективизации являюься архивы МВД соответствующих республик и краев.
В любой организации, как правило, хранится большое количество документов, содержащих сведения о работниках. А значит, сотрудники, отвечающие за сохранность персональных данных, могут столкнуться с необходимостью передать эту информацию по запросам государственных органов, организаций и граждан. И наоборот, нередко появляется необходимость запросить информацию о своих сотрудниках в архиве или у другого работодателя. О том, как правильно запросить архивные документы или обработать запрос о выдаче таких документов, мы и поговорим.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставить пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.
Основная работа по использованию архивных документов по личному составу состоит в подготовке архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов по запросам граждан.
ЗАПРОС НА ПОЛУЧЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Заявителями на получение архивной информации могут быть и граждане, и юридические лица.
Запрос заявителя может быть сформулирован при личном обращении, по телефону, прислан по почте, в том числе по электронной. Обратите внимание: запросы, присланные по электронной почте и принятые по телефону, распечатываются на бумаге и исполняются таким же образом, как запросы, присланные по почте или сформулированные при личном обращении.
Какие требования закон предъявляет к содержанию запроса?
Чтобы запрос был принят к исполнению, в нем должна быть указана следующая информация:
- наименование юридического лица на бланке организации, для граждан - фамилия, имя, отчество;
- почтовый и (или) электронный адрес заявителя;
- тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- личная подпись гражданина или подпись должностного лица.
В этом году несколько наших работников будут оформлять пенсию. Отдел кадров помогает им в сборе необходимых документов. После консультации в Пенсионном фонде РФ выяснилось, что нужно запросить несколько справок в городском архиве. Подскажите, в каких случаях оформленный нами запрос в архиве могут не принять??
Запрос на получение архивных документов не принимается к исполнению, если:
- не содержит наименования юридического лица, для гражданина – фамилии, имени, отчества; почтового и (или) электронного адреса заявителя;
- не поддается прочтению. Об этом сообщается заявителю, направившему обращение, если его наименование (фамилию) и почтовый адрес можно прочитать;
- ответ на запрос приведет к разглашению сведений, составляющих государственную, служебную, коммерческую или иную охраняемую федеральным законодательством тайну, на доступ к которым заявитель не имеет права;
- в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства.
Уполномоченное на это лицо вправе принять решение о прекращении переписки. В этом случае заявителя письменно оповещают о принятом решении и его причинах.
Информация о том, что запрос не принят к исполнению по названным выше причинам, должна быть направлена заявителю в течение семи дней со времени получения запроса.
Обратите внимание: если от гражданина или организации поступает запрос о предоставлении конфиденциальных сведений о другом физическом лице при отсутствии права на получение такой информации, в ответе на запрос сообщается, что запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа и не может быть выдана, приводится ссылка на нормативный документ, обосновывающий отказ (Организация доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и пользования ими, утв. Росархивом в 2009 г.).
Так, конфиденциальные персональные данные могут быть выданы третьему лицу только при наличии письменного разрешения субъекта персональных данных или, в случае его смерти, его наследников.
При исполнении запроса социально-правового характера соблюдаются сроки, установленные федеральным законодательством и нормативными документами (Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19).
Так, исполнение запроса не должно превышать 30 дней с момента его регистрации. С разрешения руководства, курирующего исполнение запросов социально-правового характера, срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя. В таком случае заявителю в письменном виде направляется «промежуточный отчет», в котором сообщается о продлении срока исполнения и объясняются причины.
Как исполняется запрос, если архивные документы не содержат запрашиваемую информацию?
Словарь кадровика Использование архивных документов - применение информации, архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан (п. 2.3.3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)
Запрос, требующий информацию, не содержащуюся в документах организации, в течение семи дней с момента его регистрации направляется в другую организацию или архив, где хранятся необходимые сведения, с уведомлением об этом заявителя. В том случае, когда местонахождение запрашиваемой информации неизвестно, заявитель должен быть извещен об этом в письменной форме.
Вне очереди в ускоренном порядке исполняются запросы:
- поступившие из органов законодательной и исполнительной власти;
- граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического труда, и лиц, приравненных к ним;
- граждан, достигших 80-летнего возраста;
- участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;
- граждан, принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии;
- по медицинским показателям;
- в связи с утратой кормильца;
- для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию.
Работа по исполнению запроса включает несколько этапов.
Этап 1Консультирование
Этот этап предшествует составлению/отправлению запроса, может осуществляться при личном обращении заявителя, по телефону, по почте или по электронной почте руководителем кадровой службы, руководителем архива или уполномоченным должностным лицом.
Если документы организации не позволяют подготовить положительный ответ на запрос, заявителю во время консультации разъясняют, в какой государственный орган, организацию или архив ему следует обратиться. Для этого используется научно-справочный аппарат канцелярии, кадровой службы, архива: описи, картотеки, базы данных о составе и содержании документов организации, телефонный справочник архивных учреждений, организаций городов и районов данного региона.
Этап 2Регистрация запроса
Как правило, она проводится в кадровой службе, архиве или в структурном подразделении организации, занимающемся исполнением запросов. Такое многообразие объясняется статусом организации, ее организационной структурой, распределением обязанностей, штатом сотрудников и т. д.
Если заявитель обращается лично, сотрудник, регистрирующий запрос, проверяет документы, удостоверяющие личность, и выясняет цель его обращения.
На каждом поступившем запросе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, в котором указываются регистрационный номер и дата поступления запроса. Если в ходе работы с запросом выясняется, что это повторный запрос, рядом указывается номер и дата первого запроса.
Состав регистрационного номера может включать несколько элементов в соответствии с принятой системой регистрации.
Элементами регистрационного номера могут быть: дата регистрации, делопроизводственный номер, первые буквы (или одна буква) фамилии заявителя, например: 02.02.2011/2-15/Пет.
Часто регистрационный номер запроса состоит из первой буквы фамилии лица, о котором запрашивается информация, и порядкового номера запроса.
Нумерация может вестись: в пределах каждой буквы, начиная с 1 января по 31 декабря каждого года в течение одного года; в порядке поступления запросов в течение одного года с 1 января по 31 декабря независимо от начальной буквы фамилии.
В 90-е годы на нашем заводе проходили крупные сокращения. В этом году мы получили уже несколько запросов о предоставлении информации об условиях труда уволенных тогда работников. Нужно ли эти запросы регистрировать, и если да, то какие сведения следует указать в регистрационной форме?
В регистрационных документах должен фиксироваться весь комплекс работ с запросом: от консультирования заявителя до выдачи ему лично или отправки по почте информационного документа (приложение 1).
В регистрационных документах указываются:
Cовет Фиксируйте информацию о работе с запросами в электронном журнале. Возможности журнала на бумажной основе ограничены форматом
Документы, учитывающие работу с запросами, могут иметь электронную форму или вестись на бумажной основе. При этом электронный журнал регистрации должен регулярно распечатываться на бумаге. Периодичность распечатывания сведений о поступающих запросах и их исполнении зависит от количества поступающих запросов и определяется руководством кадровой службы, архива, соответствующего структурного подразделения.
Некоторые запросы при регистрации необходимо ставить на особый контроль, например запросы, пересланные или поступившие от органов государственной власти и судов. Если нужен такой контроль, в правом верхнем углу первого листа запроса делается отметка «Контроль».
Этап 3Передача запроса
Зарегистрированные запросы в день их регистрации передаются руководителю кадровой службы, архива или соответствующего структурного подразделения для направления конкретному исполнителю. Если исполнение запроса требует дополнительных сведений, определяется набор необходимой для уточнения информации и возможные пути ее поиска и сообщается об этом заявителю по телефону или в письме, написанном на бланке организации и подписанном уполномоченным должностным лицом.
Если приходит непрофильный письменный запрос, в том числе и по электронной почте, он пересылается с сопроводительным письмом в профильную организацию (государственный орган, организацию, архив), если она известна. Заявителю письменно сообщается об этом.
В прошлом году наша компания была разделена на две. В наш отдел кадров из суда поступил запрос о периоде работы одного сотрудника, который после реорганизации продолжил работу в другой организации. Получается, что мы в настоящее время располагаем не всей необходимой информацией о его работе. Как нам следует поступить с запросом?
Со своей стороны вы должны предоставить по этому запросу всю информацию, которой располагаете. Далее, в этой и подобной ситуациях, когда исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, необходимо направить копию запроса с сопроводительным письмом в соответствующую организацию для исполнения. В сопроводительном письме указывается, куда следует направить подготовленный ответ.
Этап 4Исполнение запроса
Исполнение запроса начинается с проверки его на повторяемость, т. е. проверяется, не поступал ли такой же запрос и от того же автора ранее.
Порядок просмотра дел для подготовки ответа определяет, как правило, непосредственный исполнитель, просматривая описи. Просмотр описей следует начать на год раньше периода, указанного в запросе, так как в описи могут быть записаны дела, сформированные за два года.
ИТОГ РАБОТЫ С ЗАПРОСОМ
Итогом работы с запросом являются следующие информационные документы:
- архивная справка;
- архивная выписка;
- архивная копия;
- информационное письмо. Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.
Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий (а не документов) с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах.
Обратите внимание! Архивная справка составляется на основании документов (подлинников, заверенных копий), хранящихся в кадровой службе, архиве организации
В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках. Например: «<(так в документе)».
Получили запрос от бывшего сотрудника: требуется подтвердить его работу во вредных условиях труда. Однако за 10 лет, что он у нас проработал, наша компания несколько раз была переименована. Как это отразить в ответе на запрос?
Если в течение запрашиваемого периода времени организация переименовывалась, то в архивной справке необходимо назвать все ее переименования в хронологической последовательности за запрашиваемый период, при этом вначале полностью указать последнее наименование организации.
Если организация переименовывалась более трех раз, то все переименования указываются в самостоятельной архивной справке, которая помещается в качестве приложения к основной архивной справке. Информация о переименовании дается на основании учредительных документов и приказов по основной деятельности организации.
Архивная справка - документ архива (организации), составленный на бланке архива (организации), имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Архивная выписка - документ архива (организации), составленный на бланке архива (организации), дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
Обратите внимание! В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка
В «Основании» архивной справки, после двоеточия приводятся поисковые данные документов, использованных для написания справки: архивные шифры (номера) дел и номера листов.
В «Примечании» к тексту архивной справки после двоеточия оговариваются особенности использованных текстов архивных документов: неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению из-за повреждения части текста документа. Например: «(в тексте неразборчиво)» или «(так в документе)».
Кроме того, в них оговаривается использование незаверенных документов, относящихся к запросу: «незаверенная копия», «подпись (печать) отсутствует».
Можно ли включать в архивную справку информацию, содержащуюся в незаверенных копиях документов, если нет ни подлинников, ни заверенных копий?
Как правило, архивная справка составляется на основании документов (подлинников, заверенных копий), хранящихся в кадровой службе, архиве организации. В случае, когда ни подлинников, ни заверенных копий нет, можно составить справку и на основании незаверенной копии, но при этом обязательно указать в «Примечании»: «незаверенная копия».
По просьбе заявителя к архивной справке могут прилагаться копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. В таком случае под словом «Примечание» пишется «Приложение», ставится двоеточие и указываются названия документов, прилагаемых к архивной справке, если они не названы в тексте архивной справки, количество листов и экземпляров. Если документы в тексте архивной справки названы, после двоеточия указывается количество листов и экземпляров.
Текст архивной справки и «Основание» печатаются через полтора интервала. «Примечание» к архивной справке помещается через два-три интервала после «Основания», поскольку содержащиеся в нем сведения не входят в текст архивной справки, и печатается также через полтора интервала. «Приложение» печатается через два-три интервала после «Примечания».
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации.
Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации или направляемая в зарубежные страны, подписывается руководством организации и заверяется печатью.
Архивная справка печатается в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с запросами хранится в архиве.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
«Основание» и «Примечание» к тексту архивной выписки составляется таким же образом, как «Основание» и «Примечание» к тексту архивной справки.
Аутентичность архивной выписки удостоверяется подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица и печатью организации.
Архивная справка и архивная выписка оформляются на общем бланке организации с обозначением названия вида документа («архивная справка», «архивная выписка») машинописным способом на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) в соответствии с требованиями на организационно-распорядительную документацию ГОСТ Р6.30-2003.
Архивная справка и архивная выписка выдаются или посылаются заявителю вместе с сопроводительным письмом, написанным на бланке письма архива и подписанным руководством архива. В том случае, когда архивная справка содержит не все сведения по запросу, в сопроводительном письме указывается, какие сведения и за какие годы в организации отсутствуют и почему, где можно получить недостающие сведения. В сопроводительное письмо к архивной справке включается и информация о наличии или отсутствии сведений по кодам видов оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период и о расшифровке кодов, если виды оплаты труда даны по кодам.
Иногда заявитель обращается целенаправленно за архивными копиями. При исполнении запроса о предоставлении копий архивных документов на бланке организации составляется сопроводительное письмо, в котором указывается количество приложений (копий архивных документов) и их названия. Письмо подписывается руководителем организации или уполномоченным должностным лицом.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются поисковые данные документа: архивные шифры (номера) дел и номера листов архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью организации и подписью ее руководителя или уполномоченного должностного лица.
В адрес нашей организации поступил запрос из органов службы занятости о предоставлении копий документов одного из уволенных сотрудников. Однако запрашиваемых документов у нас нет. Как следует поступить в таком случае?
Если в кадровой службе или в архиве нет документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, то исполнитель составляет информационное письмо заявителю. В письме указываются причины, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены, и, по возможности, предлагается алгоритм дальнейшего поиска.
Исполненный запрос в электронном или бумажном виде поступает на проверку руководителю кадровой службы, архива или соответствующего структурного подразделения, который оценивает правильность его составления и полноту. После этого подготовленный документ возвращается для доработки или отправки.
ВЫДАЧА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Информационные документы архива высылаются по почте, как правило, простыми письмами, подлинные документы - ценными.
В архив нашей организации поступил запрос о выдаче документов от бывшего сотрудника, который теперь является гражданином иностранного государства. Каким образом выдать архивные документы, если запрос поступил из-за границы?
Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почте непосредственно по адресу заявителя.
Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т. п.) направляются в МИД России.
В случае личного обращения гражданина в архив архивная справка, архивная выписка и архивная копия выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу гражданина - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, и документа, удостоверяющего личность доверенного лица.
Как оформляется выдача архивных документов?
Получатель архивной справки или архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
В отдел кадров обратилась супруга нашего бывшего сотрудника, который в свое время был направлен на курсы повышения квалификации, и при увольнении не забрал оригинал свидетельства. Оно так и хранится в его личном деле. Сотрудник переехал на новое место жительства, и сейчас ему требуется свидетельство, однако сам он за ним приехать не может. При каких условиях мы можем выдать оригинал свидетельства его жене?
Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек, не полученных в свое время владельцем.
Подлинные личные документы выдаются их владельцу по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, а его родственнику или доверенному лицу - при наличии у него нотариально заверенной доверенности на получение документов и документа, удостоверяющего его личность. Подлинные личные документы по договоренности с их владельцем могут быть высланы заявителю ценным письмом.
Словарь кадровика Личные документы - официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и общественное положение
Изымать документы из архивных дел в определенных ситуациях могут органы правопорядка. При этом на место изъятого документа в дело помещается его копия и справка о выдаче подлинника документа. В учетных документах кадровой службы, архива делается отметка об изъятии документа, указывается номер, дата и название документа, на основании которого было произведено изъятие, и расписка получателя документа, если он был выдан при личной передаче.
Учет выданных архивных документов ведется в журнале регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов (приложение 2)
Форма журнала регистрации и исполнения запросов социально-правового характера
Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов
Журнал: Справочник кадровика, По состоянию на: 08.08.0012, Год: 2012, Номер: №9
Источники:
myeconomist.ru www.sekretariat.ru www.freshdoc.ru forum.vgd.ru hr-portal.ruКомментариев пока нет!