Как правильно написать заявление для выдачи трудовой книжки
Как составить заявление на выдачу копии трудовой книжки?
Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает периоды профессиональной деятельности работника, его стаж, сведения об его наградах и заслугах.
В законодательстве РФ предусмотрены нормы, которые определяют форму документа, правила заполнения всех его граф, ведение и хранение.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
Трудовая является официальным документом строгой отчетности. Как важный элемент она должна храниться у работающего на протяжении всей жизни.
В настоящее время в нашей стране действуют трудовые документы двух образцов: советского и нового. Оба образца имеют одинаковое юридическое значение. Новый бланк книжки и вкладыша к ней предусмотрен, заполняется и хранится на основании Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 г.
Основными реквизитами документа являются:
- данные о работнике, которые включают: ФИО, дату рождения, сведения об образовании и профессии;
- данные обо всех периодах работы сотрудника, включая переводы;
- сведения о награждениях, поощрениях;
- данные об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях.
В период, когда гражданин РФ работает в компании, этот документ хранится в отделе кадров или бухгалтерии данной организации. При увольнении он выдается лицу на руки. Согласно кадровому законодательству, на предприятии ведется учет трудовых и вкладышей к ним.
Порядок ведения данного документа подробно разобран на следующем видео:
В каких случаях может потребоваться выдача?
Трудовые книжки являются серьезным официальным документом, за который в период трудоустройства гражданина полную ответственность несет уполномоченное лицо кадрового отдела или бухгалтерии. На основании Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года №225, документ отдается на руки рабочему только в случае его увольнения.
Изменения в трудовом законодательстве в редакции ФЗ от 21.04.2014 года №216-ФЗ предоставили право сотруднику требовать выдачу трудовой для оформления пенсии или для подтверждения своего стажа работы в других инстанциях. С 01.01.2015 года при наличии уважительных причин работник может обратиться с письменным заявлением о выдаче оригинала книжки до увольнения.
Как уже говорилось, самой распространенной причиной, по которой возможна временная выдача книжки, является оформление пенсии лицом, которое продолжает работать. Как единственный документ, который подтверждает профессиональный стаж, трудовая является основанием для оформления любого вида пенсии или страхования.
О том, можно ли заводить две трудовые книжки одновременно, читайте здесь.
Как правильно составить заявление?
Главным основанием выдачи оригинала документа является заявление работника. Только на основании этого обращения руководством или уполномоченным лицом может приниматься решение о выдаче. Нормами не предусмотрена определенная форма заявки. Ее можно написать в произвольной форме, но как официальный документ заявление должно содержать обязательные реквизиты.
- адресат документа (руководитель предприятия, должностное лицо, уполномоченное принимать кадровые решения);
- должность и основные данные заявителя (ФИО);
- название документа;
- дата написания;
- подпись заявителя.
В идеальном варианте в нем необходимо указать причину, по которой работнику понадобилась трудовая.
Законодательством не предусмотрено обязательное указание цели, но для объективности рассмотрения заявки руководителю или уполномоченному лицу нужно знать причину требования книжки. Поэтому кадровикам или работникам бухгалтерии лучше попросить заявителя указать цель, для которой ему необходим документ.
Все заявления на выдачу работающему лицу книжки должны быть подшиты в отдельную папку.
Предоставление дубликата
В кадровой практике встречаются случаи, когда работник обращается с просьбой о выдаче дубликата трудовой. Причин, которые способствуют данному требованию, может быть две:
- Утеря документа.
- Серьезное повреждение, когда документ приходит в негодность.
В первом случае дубликат выдается руководством последнего места работы заявителя. Процедура выдачи такая:
- Работник, потерявший или повредивший документ, должен обратиться сразу же после фарс-мажорной ситуации к администрации соответствующего предприятия или организации.
- Заявление на выдачу новой трудовой рассматривается до 15 календарных дней.
- Книжка выдается под подпись заявителя с пометкой «дубликат» вместе с вкладышем.
Выдача дубликата усложняется тем, что документ можно восстановить только на основании существующих приказов, зарплатных ведомостей и других официальных бумаг. Часто для восстановления необходимо обращаться в госархив за нужными справками и выписками.
Среди списка доказательств самими распространёнными являются:
- Приказы и постановления о работе заявителя, включая переводы и перемещения.
- Справки из госархивов в тех случаях, когда предприятие или учреждение уже не существует.
- Договоры.
- Справки о продолжительности профессиональной деятельности.
- Ведомости о выдаче зарплаты или лицевые счета сотрудника, на которые начислялась оплата труда.
- Решения суда по спорным вопросам, которые касаются стажа.
В том случае, если потеря или повреждение трудовой произошло по вине работника, то все документы он должен восстанавливать самостоятельно, а если по вине сотрудников компании – все заботы о восстановлении и сборе информации возлагаются на руководство.
Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
Как правильно оформить заявление на выдачу новой трудовой книжки
Оформление осуществляется в двух случаях:
- договор между работником и организацией заключается впервые, следовательно, книжка оформляется нанимателем;
- утрата, повреждение или недействительная запись — также оформляется работодателем, при оплате работником бланка.
Мы рассмотрим первый случай — первичная выдача книжки. Согласно части 5 статьи 65 ТК РФ если у человека, который устраивается на работу, нет трудовой книжки, то наниматель, на основе письменного обращения, должен выдать документ в течение недели. В заявлении, в основной части требуется указать причину отсутствия данного документа (в специфике нашей статьи это «первое трудоустройство»).
Стоит не забывать, что заявление на выдачу трудовой книжки — это обязательный аспект, который требует законодательство, отсутствие письменного подтверждения числится как нарушение. Оформлять новую трудовую книжку обязан работодатель (или переложить данные права на бухгалтера или кадровую службу) в присутствии самого работника. Особым нюансом считается то, что оформление впервые осуществляется лишь после пяти, отработанных сотрудником, дней и покупка самой книжки возлагается на работодателя. Но, впоследствии, с работника будет взиматься плата, за понесённые компанией, расходы. Также, запись производится именно по основной работе, на которой имеется полная занятость.
Основные блоки заявления: характеристика и заполнение
Визуально, само обращение на выдачу, в законодательном порядке, можно разделить на 3 раздела: шапка, основная часть, блок подписей и расшифровки.
В шапке указывается, кому адресовано сообщение (работодатель) и от кого (должность и ФИО работника). В основной части работникам требуется сформулировать просьбу о выдаче документа и описать причину ее отсутствия, также он должен сообщить о своей осведомленности по поводу оплаты бланка. Последний блок содержит подпись сотрудника и дату написания. Несомненно, сама организация предоставит вам образец заполнения.
Далее, заявление подписывается нанимателем, и уже направляется в бухгалтерию или отдел кадров, где вносится первая запись о вашем текущем месте работы. Ставя подпись, помните, что это официальный документ, и вы должны быть согласны с условиями, изложенными в заявлении.
Заявка регистрируется и ей присваивается регистрационный код, который также записывается на бланке. Впоследствии, данное заявление будет отраженно в приходно-расходной книге по документации компании, любые изменения также фиксируются. Поэтому при потере или утрате вашей трудовой книги, вы вправе потребовать ее дубликат. Вам лишь необходимо также написать заявление (иной формы), и в течение 15 дней у вас на руках окажется дубликат.
Трудовая книга – это документ, от которого зависит ваш рабочий стаж, а впоследствии, в установленном порядке, и пенсия, поэтому пренебрегать дополнительной проверкой не стоит. Любые записи, изменения, которые внесли ошибочно работникам, можно исправить и признать документ недействительным. Но существует правило, по которому трудовая книга с такой недействительной записью должна быть заменена на новую. Это прописано в пункте 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Запомните, вы, как сотрудник в связи с пунктом 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек не должны оплачивать бланк трудовой книжки.
Обратившись с просьбой о выдаче документа, работодатель должен осведомить вас о данных нюансах, предоставить образец и зарегистрировать ваше заявление. Он не имеет право отказать вам в выдаче данного документа, не считая ситуации, когда осуществляется неофициальное трудоустройство.
Бывают организации, что без осведомления сотрудника вносят изменения в трудовую, к примеру, об увольнении. Таким образом, вам приостанавливается начисление пенсии, но вы в то же время, продолжаете работать. Любые изменения, вносимые в документ, должны быть сделаны в вашем присутствии или вы хотя бы должны знать о них.
Особенности и образец заявления для оформления трудовой книжки впервые
Человеку, начинающему трудовую биографию, и сотруднику отдела кадров, который оформляет его прием на работу, необходимы точные сведения, как оформить трудовую книжку впервые. Разберем порядок приобретения и заполнения этого документа, а также порядок хранения трудовых книжек, алгоритм действий при утрате или выдаче на руки работнику.
Порядок оформления трудовой книжки
Трудовая книжка представляет собой документ, отражающий трудовую биографию гражданина. Когда человек обращается за оформлением пенсии по старости, именно трудовая книжка служит официальным подтверждением наличия у него трудового стажа.
Обратите внимание: заполнять свою трудовую книжку самостоятельно гражданин не вправе, это обязанность кадровика либо иного представителя работодателя. Закон не обязывает нового работника писать заявление на оформление трудовой книжки впервые, но его образец пригодится, если такой документ предусмотрен правилами организации-работодателя.
Если работник, на которого заведена трудовая книжка на первом месте работы, устраивается работать в еще одну компанию, вторая книжка не оформляется. На втором месте работы гражданин трудится по совместительству. Вносить ли сведения об этом трудовом периоде в трудовую книжку, закон оставляет на усмотрение самого работника. Запись о приеме на второе место работы делает кадровик по основному месту, для этого нужно предъявить ему подтверждающий документ (справку, либо копию приказа, или копию трудового договора).
Приобретение трудовой книжки
Выясняя, как завести трудовую книжку впервые, важно не ошибиться, кому следует приобретать бланк документа – самому работнику в книжном магазине (на рынке, в киоске) или работодателю.
Покупать бланк трудовой книжки самостоятельно не рекомендуется, поскольку существует риск купить экземпляр, не соответствующий действующим стандартам либо изготовленный предприятием, не имеющим права производить такие бланки.
Важно: приобретать трудовые книжки для персонала обязан работодатель, и он не вправе требовать от нанимаемого работника, чтобы тот покупал бланк самостоятельно.
Работодатель также должен:
- вести специальную книгу учета выдачи, хранения и прихода-расхода трудовых книжек, где регистрируются документы новых сотрудников;
- хранить трудовые книжки работников, неся ответственность за их сохранность;
- выдавать трудовую книжку работнику на руки при его увольнении, делая соответствующую запись в указанной выше книге.
Как заполняется трудовая книжка
Чистый бланк трудовой книжки заполняется на основании трех документов:
- паспорта нового работника либо ксерокопии;
- документа об образовании;
- приказа о приеме на работу.
Трудовая книжка оформляется лицу, принятому на работу, не позднее семи дней с момента подписания соответствующего приказа. В такой же срок делаются записи в этом документе о приеме / переводе на должность, награждении, повышении квалификации.
Сведения об увольнении вносятся в трудовую в тот же день, и документ сразу же выдается на руки лицу, с которым прекращены трудовые отношения.
Провести правильное оформление трудовой книжки впервые поможет представленный образец.
На главном развороте указываются:
- ФИО полностью – точь-в-точь как в паспорте;
- дата рождения;
- образование, профессия, специальность – как указано в предоставленном документе об образовании.
Сразу после заполнения этих данных кадровик предоставляет трудовую книжку работнику для:
- проверки внесенных данных;
- постановки личной подписи.
Если бланк испорчен, кадровик обязан составить соответствующий акт, после чего выписать трудовую книжку заново.
Исправления в трудовой книжке касаются изменения ФИО работника (если человек вступил в брак и взял фамилию супруга и др.) либо сведений об образовании.
- аккуратно одной чертой зачеркнуть надпись, чтобы она читалась;
- записать выше новые сведения;
- рядом вписать название, номер и дату документа, послужившего основанием для исправления (свидетельство о браке, диплом об образовании, другой документ);
- заверить запись подписью лица, сделавшего исправление, и печатью компании.
После заполнения первого разворота трудовой книжки кадровик переворачивает страницу и вносит запись о приеме на работу, указывая в графах под соответствующими номерами:
- порядковый номер записи;
- дату приема;
- «Принят на работу на должность …» с указанием наименования структурного подразделения компании, если оно упомянуто в трудовом договоре с работником;
- наименование, номер и дата решения (приказа, распоряжения) о приеме на работу.
Если работник предъявил документ, подтверждающий воинскую службу, после того, как в трудовой книжке сделана запись о приеме на работу, допускается внесение данных о службе после этой записи.
Хранение документа и выдача работнику
Трудовая книжка, хранящаяся в организации, не подлежит выдаче на руки работнику в период, когда они с работодателем находятся в трудовых отношениях.
Если работающему лицу понадобился этот документ для предоставления в ту или иную инстанцию, гражданин должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче копии трудовой книжки либо выписки из нее.
Работодатель обязан удовлетворить данное заявление, а инстанции не вправе требовать оригинал документа у лица, чья трудовая книжка хранится по основному месту работы.
Утеря трудовой книжки
Утеря трудовой книжки по вине компании, в которой хранился документ, обязывает работодателя восстановить утраченный документ:
- выписать работнику дубликат трудовой;
- восстановить все данные о стаже работника и прочие записи в документе, подавая запросы в необходимые службы и оплачивая соответствующие расходы.
При утере трудовой книжки работником дубликат документа также выдается работодателем (по заявлению гражданина), но восстановление данных становится заботой лица, допустившего утрату.
Как составить образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
Где хранится оригинал трудовой книжки
Согласно букве закона оригинал трудовой книжки находится на хранении у работодателя по основному месту трудоустройства сотрудника. Этот документ может храниться у работника только в двух случаях:
- Когда работник нигде не трудоустроен;
- Когда работнику выдали оригинал трудовой книжки под расписку для предъявления в государственные органы, чаще в ПФР.
Во втором случае, работник обязан вернуть документ обратно в отдел кадров компании, как только надобность в нем отпадет.
Но при этом существует множество случаев, когда человек должен предоставить сведения о своем стаже и работе в ту или иную инстанцию, в большинстве возникающих случаев бывает достаточно надлежащим образом оформленной копии трудовой книжки.
Случаи, когда может возникнуть необходимость в получении копии:
- Получение заемных средств в банке;
- Оформление поручительства;
- Получение льгот в органах социальной защиты;
- Получение различных субсидий, в том числе и на коммунальные услуги.
Справочник кадровика в подарок!
Этот перечень не является законченным и копии документа о стаже могут потребоваться в самых разных ситуациях.
В этом случае работник должен обратиться к руководству предприятия с просьбой предоставить копию его трудовой книжки.
Как получить копию трудовой книжки
Для того чтобы получить необходимую ему копию трудовой сотрудник оформляет заявление, где будет содержаться данная просьба.
Написание заявления на выдачу копии трудовой
Заявление может быть написано в свободной форме, на обычном листе бумаги, либо в организации разрабатывается образец заявления на выдачу копии трудовой книжки.
- Написание работником заявления;
- Подача заявления на рассмотрение руководителю;
- Визирование документа работодателем и направление его кадровику;
- Непосредственное оформление копии трудовой книжки и выдача ее владельцу;
- Отметка о выдаче копии в книге регистрации исходящих документов.
Законодательство не ограничивает работника в количестве копий трудовой, которые он имеет право получить, поэтому писать заявление можно, сколько угодно часто.
Срок, в который работодатель должен предоставить копию
После того, как сотрудник отдал заявление, у работодателя есть три дня, чтобы оформить и отдать ему копию его трудовой книжки.
Срочно проверьте, нужно ли актуализировать на 2018-й трудовые договоры ваших сотрудников. Условия договоров – новый повод для внеплановой проверки ГИТ. По оценкам экспертов в этом году по частоте проверок он обгонит даже проверки по зарплате.
Если работник трудится в обособленном подразделении, и просит выслать документ ему по почте, то в установленный срок документ должен быть отправлен, то есть у работодателя есть три дня до того, как он отправить работнику документ. После этого срок перестает течь и не важно, через сколько дней копия трудовой дойдет до работника.
Образец заявления на копию трудовой книжки
Заявление о выдаче копии трудовой должно нести в себе следующую информацию:
- ФИО директора;
- ФИО и наименование должности сотрудника;
- Просьбу оформить и выдать необходимую копию;
- Причину, по которой человеку требуется копия его трудовой. Можно ее и не указывать, администрация предприятия не имеет прав отказать работнику в любом случае;
- Дата заявления;
- Подпись работника
Образец будет выслан в личку
Оформление копии трудовой книжки
Как правило, для того чтобы та или иная организация приняла копию трудовой книжки, она должна быть надлежащим образом оформлена.
Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2017 года
Порядок оформления копии документа:
- Обязательно должен присутствовать первый разворот трудовой, где указаны данные о работнике;
- Сведения о работе копируются в зависимости от того, что требуется работнику, это могут быть как все страницы, так и сведения о каком-то одном или нескольких местах работы;
- Копия оформляется и заверяется лицом, ответственным за ведение и хранения трудовых книжек, как правило, кадровиком. Он ставит дату, свои данные, подпись и все это необходимо заверить печатью организации.
- При необходимости, до строки заверения может быть внесена следующая надпись: «В настоящее время сотрудник продолжает трудовую деятельность» и дата этой записи.
Для того чтобы получить копию трудовой книжки работнику необходимо написать соответствующее заявление, которое передается работодателю, у которого есть три дня на оформление и выдачу этого документа.
Чтобы выданная копия имела силу юридического документа, ее необходимо оформить и заверить установленным образом. Это поручается работнику, который отвечает за трудовые книжки в компании.
Получение трудовой книжки: заявление и расписка
В некоторых ситуациях работнику может потребоваться получение своей книжки о труде на руки. Для этого ему придется написать заявление на выдачу трудовой книжки. Когда книжка будет получена, нужно будет написать расписку.
Заявление на выдачу трудовой книжки (образец)
Прежде чем начать составлять данное заявление, следует обратиться в кадровую службу организации и узнать, существуют ли какие-либо инструкции по заполнению. Законодательство не устанавливает конкретную форму, однако в отдельных компаниях могут быть предусмотрены специальные правила.
Если специальных правил не предусмотрено, заявление на выдачу трудовой книжки составляется по общим правилам:
- заявление должно быть написано на листе формата А4;
- в верхнем правом углу указывают наименование компании, а также фамилию и инициалы руководителя;
- в этом же столбце нужно прописать свою должность, а также фамилию и инициалы;
- в середине листа прописывают слово «заявление» большими буквами;
- после этого нужно указать причину, по которой потребовалась книжка о труде;
- в конце нужно проставить свою подпись и дату;
- после того, как кадровые работнику примут заявление, они проставляют на него фирменный штамп компании.
Стоит отметить, что заявление не должно содержать ни одной ошибки. Допускается как написание от руки, так и распечатывание на компьютере.
Образец заявления на выдачу трудовой книжки представлен ниже:
Расписка в получении трудовой книжки (образец)
Расписка о получении трудовой книжки на руки так же, как и заявление, не имеет законодательно утвержденной формы. Однако в ней обязательно должна быть указана следующая информация:
- название компании;
- должность, занимаемая работником, а также его фамилия и инициалы;
- название документа большими буквами: «расписка»;
- причина, по которой расписка оформляется;
- дата, когда документ был составлен;
- обстоятельства, послужившие основанием для выдачи;
- подпись работника, которому была выдана книжка;
- должность, фамилия и инициалы, а также подпись кадрового специалиста.
Образец расписки в получении трудовой книжки представлен ниже:
Случаи, когда может потребоваться книжка
Оригинал книжки о труде может потребоваться для предоставления в Пенсионный Фонд, для оформления пенсии по возрасту. Сроки пользования оригиналом ограничены. У сотрудника есть только три дня, чтобы ей воспользоваться. После этого ее нужно незамедлительно возвратить нанимателю. Оснований для продления этого срока законодательство не предусматривает.
Также есть и другие случаи, когда может понадобиться книжка о труде:
- получение займа в кредитной организации;
- оформление заграничного паспорта;
- получение государственных субсидий;
- поступление в университет на заочную форму.
Однако в данных ситуациях наниматель выдает не оригинал книжки, а ее заверенную копию. Подробнее о том, зачем может понадобиться копия трудовой, а также о порядке её заверения, можно прочитать в статье.
Пошаговая инструкция получения книжки
- Прежде всего, нужно обратиться в кадровую службу компании.
- Там нужно попросить кадровых специалистов предоставить образец того, как составить заявление на выдачу трудовой книжки, а также предупредить о том, что вы скоро придете за оригиналом книжки.
- По желанию, можно сообщить кадровику причину необходимости книжки, и он поможет с формулировкой ее в заявлении.
- После этого можно приступать к составлению заявления, используя полученный образец.
- Затем заявление нужно передать либо кадровику, либо управляющему компании для рассмотрения.
- Если причина получения книжки логична, кадровик выполняет следующие действия.
- Он извлекает книжку из личного дела работника.
- В журнале перемещений книжек о труде, хранящемся в кадровом отделе, делается пометка о выдачи книжки, с указанием причины и срока.
- В личное дело вкладывают заявление на выдачу книжки.
Что делать нанимателю, если сотрудник не возвращает книжку
Как показала практика, довольно часто встречаются недобросовестные сотрудники, которые не возвращают трудовые книжки.
Работодатель имеет право обратиться с иском в суд, предъявив расписку, а также и запись в учетном журнале. В такой ситуации наниматель без проблем выиграет суд, а недобросовестный сотрудник получит штраф и будет уволен.
Удержание за книжку из зарплаты
Удерживать деньги из зарплаты из-за невозврата книжки наниматели имеют право только по решению суда. Сам работодатель не имеет права рассчитывать сумму удержаний.
Поэтому, если работник не желает возвращать книжку о труде, стоит незамедлительно обращаться в суд.
Источники:
znaydelo.ru kadryprof.ru otdelkadrov.online www.pro-personal.ru okbuh.ruКомментариев пока нет!