Как правильно написать служебную записку на подчиненного
Составление служебной записки по образцу
Причины написания и правила оформления служебной записки
Для решения различных производственных и организационных вопросов существует внутренняя служебная переписка. В процессе ведения документации составляются различные служебные записки.
Это могут быть также объяснительные записки, докладные, распоряжение и т. д. В большинстве случаев эти внутренние документы очень близки за характером написания, только в зависимости от конечной цели и причины написания носят различный организационно-правовой характер.
Если служебная записка имеет конкретное назначение или фиксирует расходы финансовых средств, то она в обязательном порядке прилагается до общей бухгалтерской отчетности (на основании конкретного факта бухгалтерия фиксирует и совершает расходно-приходные операции).
Служебные записки различного характера помогают оперативно решать различные текущие вопросы и является подтверждающим документом конкретных фактов.
Требования к оформлению служебной записки
Согласно законодательной базе (ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации» Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») служебная записка должна иметь:
- указание на кого направлен документ (должностное лицо, структурное подразделение или конкретную организацию);
- название адресата (конкретно кому направлен документ);
- название документа (в данном случае указывается «Служебная записка»);
- номер регистрации служебной записки;
- дату написания;
- заголовок к тексту (пример: «О покупке канцтоваров для отделения», «О дисциплинарном взыскании» и т.д);
- сам текст;
- дата и подпись, кто составлял служебную записку (обязательно нужно указывать должность);
При написании служебной записки нужно придерживаться следующих правил:
- правильное указание всех реквизитов;
- строго придерживаться официального стиля написания;
- составлять документ в правильной последовательности;
Кто может написать служебную записку
Служебную записку могут составлять как простые рабочие, так и руководящий состав организации. Это документ, который регулирует связь объектов при горизонтальном управлении.
Электронный документооборот
Основные цели написания служебных записок — это решение текущих организационных проблем, связанных с хозяйственным управление, материально-технической базой, информационным обеспечением, дисциплинарном взысканием и т. д.
Зачастую ведущие организации используют систему электронного документооборота для фиксации различных данных и фактов: программисты разрабатывают специальную программу, работки организации регистрируются благодаря логину и паролю (их предоставляет отдел кадров) и, зайдя в определенный раздел программы по документообороту, сотрудник выбирает раздел «Служебная записка» и уже заполняет недостающие поля.
Удобство применения электронного документооборота оценили многие компании, так как:
- автоматически присваивается номер документа (его карточка);
- все документы хранятся в электронном архиве (в основном по годам);
- для поиска конкретного документа достаточно знать минимальный набор информации;
- экономия на бумаге и аренде хранилищ и т. д;
Но многие организации до сих пор пользуются бумажными носителями при написании служебных записок.
В отделе кадров зачастую находятся уже готовые примеры служебных записок для различных целей и сотруднику только нужно обратиться к ответственному кадровику и указать причину написания его служебной записки.
Порядок рассмотрения служебной записки
После написания служебной записки, она регистрируется ответственными сотрудниками, далее поступает на рассмотрение ответственным лицам (которые отмечают факт прочтения и ставят соответствующие пометки) и после всего этого она отправляется адресату. Адресат уже ставит свою резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Рассмотрено», «Исполнено» и т.д. В зависимости от цели написания служебной записки и конечного результата действия после обращения сотрудником компании).
Пример написания служебной записки
Директору ООО «Росток»
Самелюк Анатолию Петровичу
менеджера отдела продаж ООО «Росток»
Кузнецовой Оксаны Ивановны
( можно указать паспортные данные, адрес проживания или рабочий адрес, табельный номер сотрудника, что присваивается при приеме на работу)
от 25 декабря 2014 г.
№ 31 от 25.12.2014 (регистрационный номер)
В связи с продлением командировки в г. Москва, согласно данных документа № 27 от 15.12.2014: длительности командировки должна была быть от 17 декабря 2014 года по 20 декабря 2014 года, но фактическая длительность командировки: с 17 декабря 2014 года по 23 декабря 2014 года, в связи с решением соответствующих организационных вопросов. Отчет о проделанной работе предоставлен руководителю отдела продаж ООО «Росток» Крамару Николаю Николаевичу.
Билеты об отправлении и прибытии прилагаются. Прошу выделить соответствующую сумму командировочных — в размере 10 тыс. руб.
менеджер отдела продаж ООО «Росток»
Кузнецовой О. И. (и личная подпись).
Если служебная записка занимает несколько листов А4, то каждый из них нумеруются.
Оформляя служебную записку на бумажном носителе, нужно придерживаться следующих отступов:
- левый отступ (поле) — от 2,5 до 3,5 см (место подшивки документа);
- правый отступ — от 1,25 до 2,5 см;
- верхний отступ — не менее 2 см;
- нижний отступ — не менее 2 см;
Если рассматривать общие принципы написания служебной записки, то этот документ носит исключительно вспомогательный характер, конкретную информацию и тем самым инициирует определенное управленческое решение.
В профессии бухгалтера я уже 15 лет. Работала главным бухгалтером в группе компаний. Имею опыт прохождения проверок, получения кредитов. Знакома со сферами производства, торговли, услуг, строительства.
Как правильно написать служебную записку — образец
Служебная записка — одна из важнейших составляющих любого документооборота, пример ее написания будет подробно рассмотрен в данной статье.
А именно, какие реквизиты должен содержать данный документ, кто его оформляет и как правильно написать сам текст записки.
Когда может понадобиться
но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать,
как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам:
или если Вам так удобнее, воспользуйтесь формой онлайн-консультанта!
Все консультации у юристов бесплатны.
Служебная записка – особый документ, с помощью которого на каждом предприятии происходит решение важных вопросов, вызванных производственной необходимостью.
- Служебное расследование.
- Премирование работников.
- Приобретение необходимых материалов и канцтоваров.
- Списание материальных ценностей.
- Ремонт оргтехники.
- Возмещение денежных средств, потраченных на различные нужды: представительские расходы, уплата госпошлины, проведение различных мероприятий, покупка топлива и ГСМ.
- Доведение до сведения руководства различной информации о нарушениях и прочих ситуациях с сотрудниками, возникающих в ходе хозяйственной деятельности.
- Отчет о проделанной работе.
Область применения данного документа весьма широка. Главной его задачей является письменное оформление любого рассматриваемого вопроса.
Конечно, на многих предприятиях достаточно устного распоряжения руководителя, но на практике это может быть применимо только в организациях с очень маленькой численностью.
Если предприятие большое, то для решения того или иного вопроса нужно пройти не один уровень согласования. В этом случае служебная записка самый незаменимый документ для обращения к работодателю.
Она, как правило, регистрируется в канцелярии (приемной) в журнале входящей корреспонденции, а после того, как руководитель поставит свою резолюцию, ее отправляют дальше для издания приказа или другого распоряжения.
Требования к оформлению
Формат написания служебной записки законодательно не установлен, но сложившаяся практика делопроизводства предполагает, что этот документ должен иметь следующие реквизиты:
- ФИО и должность руководителя, на чье имя она будет написана;
- ФИО и должность того, кто ее составит;
- название документа, то есть – «служебная записка»;
- непосредственно сам текст служебной записки составляется в произвольной форме;
- дата и подпись лица еесоставившего.
Дополнительно может быть проставлен номер, этот реквизит вносится в случае если на предприятии ведется учет данных документов, но чаще всего служебная записка не имеет номера
Служебная записка пишется вручную или печатается на компьютере, главное, чтобы она содержала все необходимые реквизиты. Многие предприятия самостоятельно разрабатывают образцы служебных записок на разные случаи.
В некоторых случаях вместо служебной записки принято писать заявление. Например:
- предоставление отпуска по семейным обстоятельствам;
- оплата за переработку;
- о выдаче должностной инструкции.
Директору ООО «Айсберг»
от начальника цеха
Довожу до Вашего сведения, что наладчик оборудования И.А. Смирнов отсутствовал на рабочем месте сегодня с начала рабочего дня и до 15 часов 00 минут, нарушив тем самым Правила внутреннего трудового распорядка. Прошу провести служебное расследование по данному факту.
Директору ООО «Айсберг»
от главного бухгалтера
Довожу до Вашего сведения, при передаче кассы и бланков строго отчетности бухгалтера – кассира В.Р. Петровой был обнаружен перерасход денежных средств. Акт передачи прилагается. Прошу провести служебное расследование по данному факту.
Оформить служебную записку может практически любой работник предприятия, даже сторож или уборщица, если вопрос, который она затрагивает находится в их компетенции.
Но подавать этот документ они будут только непосредственно своему начальству.
В основном же написанием служебных записок занимаются руководители структурных подразделений, после того, как работники озвучат имеющуюся проблему, либо они сами будут решать какие-либо вопросы.
Они могут затрагивать самые разные проблемы:
- получение моющих средств бесплатно;
- несоответствие спецодежды ГОСТу;
- порче имущества;
- жалоба на сотрудника;
- объяснительная служебная записка.
Электронный документооборот
В настоящее время многие организации стараются перевести документооборот в электронную форму, используя различные программы или просто такие средства связи как e-mail или Skype.
Если предприятие имеет много структурных подразделений, которые располагаются в разных местностях, то в этом случае отправка служебных записок с помощью интернета вполне оправдана, поскольку специфика работы такова, что предоставление этого документа на бумаге может занять длительное время.
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что служебная записка является одним из наиболее важных документов, составляющих основу ведения делопроизводства на любом предприятии.
А поскольку правильное ведение документов составляет значительную часть успеха организации и способствует оперативному решению многих вопросов, то не стоит пренебрегать оформлением их в письменном виде с помощью служебной записки.
Смотрите видео, в котором разъясняются особенности составления служебных записок:
Как правильно написать служебную записку
Из статьи вы узнаете:
Чем образец написания служебной записки отличается от иных внутренних документов
На практике довольно часто можно столкнуться с тем, что исполнители не совсем понимают разницу между теми внутренними документами, с помощью которых осуществляется взаимодействие между должностными лицами, подразделениями, сотрудниками и руководством. 
Часто документу, имеющему конкретное назначение, структуру и содержание, может присваиваться разные наименования: информационная, докладная или служебная записка, отчет, справка и пр. При этом образец оформления и написания служебной записки, если придерживаться установленной классификации, имеет существенные отличия от требований написания и оформления докладной записки и других видов документов.
Каждый вид документов, используемых во внутреннем документообороте, имеет свое предназначение и может носить инициативный, информационный или, например, отчетный характер. Так, справка может содержать какие либо оперативные или статистические данные, актуальную информацию служебного, биографического характера. Она не является инициативным документом, побуждающим адресата к принятию решений или действий. Она составляется, как правило, по распоряжению непосредственного руководителя.
Что касается докладной записки и образца написания служебной записки, определение этих вдов внутренних документов дается в Кратком словаре видов и разновидностей документов, который был разработан в 1974 году Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА. Согласно этому словарю:
Докладная записка — документ, в котором изложен какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Его адресатом является руководитель;
Служебная записка — содержит информацию о выполнении какой либо работы. Ее направляет одно должностное лицо в адрес другого должностного лица.
В каких случаях потребуется написать служебную записку образец 2018
Вне зависимости от специфики организационной и производственной деятельности предприятия, численности его штата, образец написания служебной записки используется для принятия оперативных управленческих решений. Она является напоминанием и информирует должностное лицо о необходимости выполнения каких-либо действий.
Так, например, руководителю отдела потребуется составить образец служебной записки на премирование в адрес руководителя предприятия, чтобы тот включил наиболее отличившихся сотрудников подразделения в общий список на получение премии.
Служебная записка на премирование сотрудника образец представлена ниже.
В соответствии с трудовым законодательством, факт несоблюдения работником трудовой дисциплины и принятие решения о взыскании оформляются на основании образца служебной записки о нарушениях, написанной руководителем проштрафившегося сотрудника. Процедура оформления дисциплинарного взыскания строго регламентирована. Нарушение этого регламента может стать причиной того, что взыскание работник сможет оспорить и отменить через суд. Поэтому особенно важно, чтобы и содержание и образец оформления служебной записки соответствовали установленным требованиям.
Также служебная записка на перенос отпуска образец может потребоваться, когда изменение сроков ежегодно предоставляемого отпуска вызван производственной необходимостью. В этом случае руководитель подразделения должен заручиться письменным согласием работника на такой перенос и написать служебную записку на имя руководителя о необходимости внесения корректировок в график отпусков.
Обратите внимание! Изменения в график отпусков вносятся на основании соответствующего приказа, основанием для которого, в свою очередь, служит служебная записка.
Образцы служебных записок на приобретение также может потребоваться оформить, когда нужно будет пополнить запасы канцелярских принадлежностей, сырья, материалов, комплектующих, запчастей. Служебной запиской можно проинформировать руководителя другого подразделения, например, службы охраны, о том, что сотрудники будут работать сверхурочно или выйдут на работу в выходной или праздничный день.
Таким образом, образцы служебных записок на сотрудника оформляются, когда речь идет о его награждении или наказании, переносе отпуска, изменении в графике работы. То есть, поводов для их оформления довольно много. Но, поскольку служебная записка в таких случаях становится юридически значимым документом, на основании которого принимаются кадровые и финансовые вопросы, к ее оформлению и содержанию предъявляются определенные требования.
Как написать служебную записку образец 2018
Поскольку служебная записка относится к категории деловых бумаг и является внутренним документом, ее оформление должно соответствовать действующему до 1 июля 2018 года ГОСТ Р 6.30-2003. С июля в действие вступит новый государственный стандарт, но его положения не изменяют правила оформления.
Это означает, что служебная записка, образец оформляется на обычном стандартном листе писчей бумаги формата А4. Официальный бланк организации в этом случае использовать нет необходимости. Ее текст может быть написан от руки или оформлен в электронном виде, с соблюдением установленных стандартом отступов и полей.
Требования к образцу написания служебной записки также общие. Она должна состоять из адресной и информативной части. При необходимости, под информативной частью указывают сведения о наличии приложений, количестве их экземпляров и количестве листов в каждом из приложений.
Форма служебной записки образец не предполагает никаких выводов и инициатив. Текст информативной части должен быть изложен кратко и логично, без эмоциональной окраски. В нем указываются только факты, не следует приводить никаких оценочных суждений. При необходимости, необходимо указать повод и причины для написания документа, а также дать ссылки на внутренние локальные нормативные акты предприятия, федеральное законодательство, иные правовые акты.
Служебная записка образец 2018 должна быть не только правильно оформлена, но и иметь все необходимые реквизиты, гарантирующие ее юридическую значимость. Это сугубо внутренний документ, о чем свидетельствует его наименование. Поэтому количество обязательных реквизитов ограничено.
К реквизитам служебной записки относятся:
- должность, фамилия, имя и отчество адресата записки;
- должность, фамилия, имя и отчество составителя документа;
- входящий регистрационный номер;
- дата и место составления;
- наименование типа документа;
- подпись, дата и расшифровка подписи составителя.
Утверждать или согласовывать служебную записку, в соответствии с образцом оформления не нужно. Необходимо зарегистрировать документ в канцелярии и проставить на нем и его дубликате, который останется на руках составителя, регистрационный номер. Это нужно для того, чтобы у составителя имелось подтверждение своевременного оповещения о факте или проблеме других заинтересованных лиц в случае конфликта или трудового спора.
Составитель должен четко помнить, что этот тип документов применяется только при горизонтальном взаимодействии должностных лиц. В случае, когда адресатом документа является вышестоящее должностное лицо, его необходимо именовать «Докладной запиской».
Рекомендуем включить служебную записку образец 2018 в альбом с образцами других документов, используемых в документообороте предприятия. Это позволит исполнителям иметь под рукой примеры правильного написания и оформления всех типовых деловых бумаг: писем, докладных и служебных записок, отчетов, актов и пр.
Образец служебной записки
Служебная записка представляет собой внутренний документ организации, благодаря которому начальству удается максимально быстро и эффективно решать рабочие ситуации. Ее главной целью является донесение до ведома руководящего состава информации, касающейся возникшей на производстве или внутри коллектива проблеме либо конфликтной ситуации.
Также в этом документе могут отражаться предложения сотрудников относительно увеличения эффективности труда, повышения производительности и прочих рабочих моментов.
Федеральным законодательством, действующим на территории России, не определяется служебная записка в качестве обязательного документа, поэтому не существует ее унифицированной формы. Но, несмотря на это, многими субъектами предпринимательской деятельности она закрепляется в локальных нормативно-правовых актах, например, в учетной политике.
Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели самостоятельно разрабатывают форму документа, учитывая при этом основные рекомендации специалистов.
Аспекты составления и цели
Служебные записки носят справочно-информационный характер. Их задействуют при проведении деловой переписки внутри организации в качестве дополнительного документа.
Целью служебных записок является освещение вопросов, связанных с производственной деятельностью какого-либо отдела, цеха или подразделения, или с определенным сотрудником.
Такой документ не имеет унифицированной формы, поэтому составляется произвольно. Несмотря на отсутствие жестких требований со стороны Федерального законодательства относительно оформления, служебная записка должна содержать все обязательные реквизиты и сведения:
- В верхнем правом углу необходимо написать ФИО и должность руководителя, которому адресовано обращение.
- По центру, немного ниже, пишется наименование документа: «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»
- Проставляется его регистрационный номер и дата составления.
- В заголовке должна отражаться информация, касающаяся предмета записки (в предложном падеже).
- В тексте должна содержаться информация, которая отражает цель составления документа: изначально описывается какая-либо ситуация, а после этого излагается просьба, замечание или предложение.
- В нижней части записки следует указать ФИО составителя, его должность и подпись.
Во втором случае документ адресуется на имя вышестоящего руководства. В нем рассматривается какой-либо рабочий вопрос, по которому вносятся определенные предложения и конкретные выводы. На докладной записке руководитель проставляет свою резолюцию и обязательно заверяет ее подписью и датой.
Если рассматривать такой вопрос как цель составления служебной записки, то здесь нельзя не упомянуть о ее прямом отношении к бухгалтерскому учету. На основании этого документа бухгалтера имеют законное право списывать на издержки отчетного периода некоторые расходы. Например, сотрудник организации оплатил транспортные расходы, рекламу, приобрел оборудование и прочие товарно-материальные ценности, необходимые для осуществления хозяйственной деятельности.
В данном случае служебные записки будут рассматриваться в качестве документов первичного учета и им должно быть обеспечено такое же хранение.
В чем разница между докладными и служебными записками, можно узнать из видео.
Служебные записки могут писать все, без исключения, работники организации, официально состоящие в ее штате. Как правило, необходимость в составлении этого документа возникает тогда, когда сотрудник сталкивается с какой-либо проблемой.
Но, при этом должно быть соблюдено одно условие – в записке излагается информация о вопросе, который входит в компетенцию оформляющего ее работника.
Посредством таких документов налаживается коммуникация между сотрудниками одного уровня. Очень часто записки отправляют руководители подразделений, отделов, цехов своему прямому руководству, в которых они хлопочут за своих подчиненных.
Основные правила и инструкция
В связи с тем, что служебная записка является внутренним документом организации, ее форма должна утверждаться руководством и фиксироваться в учетной политике либо локальных нормативно-правовых актах. Ее можно составлять как на бумажном носителе информации, так и в электронной форме.
Но в любом случае в нижней части документа должна будет стоять «живая» подпись автора. В большинстве случаев такие записки оформляются в одном экземпляре. Но, если сотрудник работает на крупном предприятии, от него могут потребовать составления документа в двух, а то и в трех экземплярах.
В этом документе необходимо указывать точные количественные показатели:
- размеры премиальных, заработных плат, отпускных и прочих денежных выплат;
- даты, например, точный день отбытия работника в командировку;
- товарно-материальные ценности (указывается полный список всех объектов, о которых упоминается в обращении) и т. д.
Также придется перечислить все основания для мер, предпринимаемых при решении возникшей ситуации. Указываются данные о каждом фигуранте служебной записки.
Начинать составлять документ необходимо с шапки. Здесь следует указать полное название субъекта предпринимательской деятельности. В обязательном порядке проставляется дата и город, в котором оформляется документ.
Если документ составляется рядовым работником, то его необходимо будет заверить у начальника отдела, в котором он работает. Только после этого записка передается по месту назначения. В обязательном порядке сотрудник должен убедиться в том, что его официальное обращение было зарегистрировано в соответствующем учетном регистре.
Чтобы не допустить никаких ошибок при оформлении документа, физические лица должны воспользоваться инструкцией:
При составлении служебной записки в электронном виде следует действовать по инструкции. Готовый вариант документа перенаправляется по электронной почте адресату. Его следует сохранить в исходящей корреспонденции, а также на флешке, также необходимо обеспечить сохранность уведомлению о прочтении письма.
Служебные записки классифицируются в зависимости от смысла изложенной в них информации:
Они могут предназначаться как для внутреннего, так и для внешнего использования. Во втором случае таким способом ведется переписка с компаниями-партнерами при возникновении каких-либо сложных рабочих моментов. Что касается внутреннего документа, то на его основании руководством принимаются ответственные решения, издаются приказы и распоряжения.
В большинстве случаев такая документация используется для коммуникации отделов. В ней отражаются просьбы и предложения, а также важная информация относительно хозяйственного или материально-технического обеспечения организации.
С их помощью обеспечивается связь на горизонтальном уровне. В том случае, когда статусы фигурантов будут разными, тогда документ будет считаться докладным.
Например, один работник направляется в командировку. Начальник его отдела пишет служебную записку на имя руководителя организации. На основании этого документа издается приказ, оформляется командировочное удостоверение, выдаются денежные средства на расходы.
Также можно рассмотреть еще один пример. В компании создана аттестационная комиссия. Начальник отдела подает ее членам служебную записку, в которой указывается, что конкретный сотрудник не соответствует занимаемой должности, например, на него постоянно поступают жалобы, он изготавливает много бракованных изделий и т. д. В этом случае члены комиссии на основании полученного документа могут принять решение о переаттестации работника.
Начальник отдела может написать служебную записку на имя руководителя организации о сокращении испытательного срока для новичка, так как он отлично справляется со своими обязанностями и имеет достаточный уровень квалификации для постоянного замещения вакантной должности. Такой документ может выступать в качестве основания для премирования какого-либо работника на основании производственных показателей. Он принимается к рассмотрению представителями закона в качестве доказательной базы, когда спорные ситуации разрешаются в рамках правового поля.
Отличия среди записок
Многие физические лица не понимают, в чем заключается отличие служебной записки от докладной. Это объясняется тем, что оба документа предназначаются для уведомления руководства о каких-либо рабочих моментах, происходящих в организации.
Им следует понимать, что докладная предназначена для сообщения начальству о возникших проблемах, а служебная, помимо такой информации, содержит еще предложения относительно решения возникших вопросов.
При составлении обращения, адресованного руководству, необходимо учитывать такие нюансы:
- Документ оформляется в свободной форме.
- Должна быть четко описана суть проблемы.
- Следует указать все пути решения.
- Документ необходимо зарегистрировать в соответствующем учетном регистре.
- Чтобы предотвратить возможность утери записки, можно ее составить в двух экземплярах. Один передастся руководству через секретаря, а второй останется у сотрудника (на бланке будет стоять подпить, дата принятия, регистрационный номер).
Если планируется обмениваться служебными записками между обособленными подразделениями организации, то необходимо учитывать такие моменты:
Документ оформляется по стандартной схеме.- В его шапке необходимо четко обозначить оба обособленных подразделения.
- Необходимо указать их адреса.
- В теле записки отражаются все проблемы, возникшие на конкретном подразделении, со всеми нюансами.
- Предлагаются варианты решения проблемы.
- В обязательном порядке указывается исходящий номер документа и дата его составления, проставляется подпись ответственного лица.
В том случае, когда служебная записка будет направлена другому субъекту предпринимательской деятельности, то составитель должен учесть такие нюансы:
Бывает ли электронный вариант
Федеральное законодательство, действующее на территории России, позволяет субъектам предпринимательской деятельности самостоятельно решать, каким способом они будут вести документооборот. Сегодня многие коммерческие организации и индивидуальные предприниматели используют электронные формы документов.
Составленные справки и служебные записки передаются по отделам посредством интернета. Но, если планируется информировать вышестоящее руководство о крайне важной ситуации, которая попадает под действие «коммерческой тайны», то сотруднику необходимо задействовать для заверения личную электронно-цифровую подпись.
Что касается формата электронного документа, то он ничем не отличается от своего бумажного аналога. Отправитель, во избежание досадных недоразумений, должен учитывать следующие нюансы:
- При отправке электронного письма нужно запрашивать уведомление о том, что адресат прочел послание. Такое уведомление будет выступать в качестве доказательства того, что при возникновении какой-либо сложной ситуации ответственное лицо своевременно отправило записку.
- Документ оформляется шрифтом «Times New Roman», размер которого должен быть в диапазоне 12-14.
- Дата должна проставляться в формате: 01.01.2018 или 01 января 2018 года.
- Название документа должно размещаться по центру листа.
Ниже представлен мастер-класс по переводу служебных записок в электронный вид.
Значимость документа
Польза от составления такого рода документа заключается в том, что он выступает в качестве доказательства работы конкретного специалиста, решающего находящиеся в его ведении проблемы. Например, если такой сотрудник не может самостоятельно справиться с конкретной ситуацией, то он может посредством служебной записки привлечь к ее разрешению других специалистов.
Таким образом, он автоматически снимает с себя ответственность за некачественное или несвоевременное решение вопроса.
Дополнительная польза от такого рода документа состоит в том, что он является прямым доказательством того, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.
При возникновении спорной ситуации, в которой руководство или контролирующие органы будут пытаться найти виновных, записка поможет понять, кто виноват.
Из-за того, что служебные записки не относятся к категории обязательных документов, используемых для внутренней коммуникации организации, многие кадровики очень несерьезно и безответственно подходят к вопросу их хранения.
Их следует располагать в сухих и проветриваемых помещениях, чтобы на бумажные носители информации не оказывалось негативного воздействия влагой и прочими агрессивными средами.
После передачи служебных записок по прямому назначению за их сохранность должны отвечать кадровики. Документы, оформленные на бумажных носителях, помещаются в сейфы, так как в них может присутствовать конфиденциальная информация.
Доступ к ним будет получать только ответственный сотрудник, утвержденный соответствующим приказом. Все бумаги подшиваются в отдельную папку, но если они подавались в электронной форме, то для их хранения задействуется флешка.
Что касается сроков хранения, то субъектам предпринимательской деятельности нужно учитывать такие нюансы:
- Если в таких обращениях сотрудники делают важные доклады, вносят рационализаторские предложения и отражают другую важную информацию, то их срок хранения не должен быть менее 5 лет.
- В том случае, когда служебные записки не содержат никакой важной для работы субъекта предпринимательской деятельности информации, то их хранить можно не более года.
- Если служебные записки отражают информацию о сотрудничестве компании с ее иностранным партнером, то их минимальный срок хранения не должен быть меньше 15 лет.
Стоит отметить, что руководитель организации может по своему усмотрению продлевать срок хранения такой документации, издавая соответствующий приказ.
Какие бывают служебные записки? Ответ на вопрос — на видео.
Служебная записка — назначение и пример написания
По своей сути служебная записка ‒ инструмент деловой корреспонденции внутри организации, между сотрудниками, не находящимися в подчинении друг у друга. В том случае, если сотрудник пишет записку вышестоящему лицу, она будет называться не служебной, а докладной.
Цель записки – объяснить и согласовать аспекты деловых вопросов касательно работы сотрудника или отдела, и связанных с работой другого сотрудника или отдела. Записка пишется в тех случаях, когда устного общения недостаточно и просьбу необходимо задокументировать.
Следует заметить, что служебная записка является только вспомогательным документом, не регламентированным ОКУД. Поэтому вся информация в служебных записках не содержит приказов и распоряжений.
Как правильно написать служебную записку?
Форма написания свободная. Тем не менее, как и в любом документе, необходимо соблюдать общие правила составления документов, а именно указать:
- кому предназначается (Ф.И.О. в дательном падеже и должность);
- наименование документа, дата, номер записки;
- краткую тему записки или заголовок;
- в «теле» записки описывается сложившаяся ситуация и конкретизируется просьба, либо излагаются действия составителя в связи с ситуацией;
- должность составителя, его подпись и Ф.И.О., иногда необходимы также подписи заинтересованных лиц.
Желательно избегать в записке лишних слов, сложных речевых оборотов. Необходимо по существу излагать суть проблемы или ситуации, по возможности сделать это кратко. Поскольку в записке указывается ее порядковый номер, логично, что такие записки регистрируются в специальном журнале. Оформление «шапки» может быть центральным или угловым (привязанным к краю документа).
Работникам легче будет составлять документы, если в наличии имеется утвержденная приказом руководителя инструкция по оформлению и с общими указаниями по написанию различного рода записок (докладной, служебной, объяснительной).
Идеальный вариант – рядом с такой инструкцией разместить образцы написания и/или предоставить сотрудникам готовые бланки.
Для предприятий, документооборот которых в значительной степени компьютеризирован, журнал регистраций, бланки записок и готовые документы могут храниться в отдельной папке, доступной по локальной сети всем заинтересованным пользователям.
А так же полезная информация о доверенности на право подписи, с примерами их написания.
Образец написания служебной записки
ООО «АДА» И. Н. Славянскому
Об информировании пользователей ПК
Во вторник 7 апреля 2017 г. будет производиться установка нового программного обеспечения. Просим вас уведомить менеджеров о необходимости перенести всю рабочую информацию на съемные носители во избежание ее потери в процессе переустановки.
Начальник отдела автоматизации (подпись)
Служебная записка – пустая формальность?
Чтобы представить наглядно необходимость правильного отношения к служебной документации, представим себе следующую ситуацию. В связи с каким-либо праздником хозяйственный отдел назначает дополнительный рабочий день своим работникам для своевременной уборки территории.
Если не уведомить об этом работников отдела охраны, может возникнуть недоразумение. Работников просто не пропустят на проходной, поскольку отдел охраны ничего не знает о мероприятиях в связи с праздником.
Вопросы о служебных записках
- Как составить служебную записку, чтобы убедить директора финансировать покупку компьютера (подписку на бухгалтерский журнал) и т. д.?
Обращение к директору не является коммуникацией по горизонтали, и поэтому такая записка не будет считаться служебной. Обращение к начальнику – докладная записка.
- Какой формат листа используется для служебных записок?
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы оформляются на листах формата А4.
- Правильно ли на служебной записке ставить гриф «утверждаю»?
Нет. Служебная записка – это способ коммуникации между подразделениями. Ответ на вопрос или предложение служебной записки оформляется как ответная служебная записка. При этом в шапке ответа указывается номер той записки, на которую составлен ответ.
Источники:
rushbiz.ru sovetnik.guru www.sekretariat.ru znaybiz.ru wearpro.ruКомментариев пока нет!
Порядок перемещения физлицами товаров для личного пользования через границу 
Как написать заявление в полицию на соседей алкашей
Сколько процентов берет нотариус за оформление наследства
Льготы на воду ветеранам боевых действий
Если не вступил в наследство в течение 6 месяцев