Как правильно написать письмо в реестр
Как правильно написать письмо в реестр
Выбор формы реестра. Перед рассылкой следует заранее указать форму реестра. Для этого в главном меню программы откройте «Сервис»|«Настройки». Просмотрите предложенные варианты форм реестров и выберите одну более подходящую. Указав здесь форму реестра один раз, в дальнейшем все реестры будут создаваться в данном формате в редакторе MS Word.
Наименование формы реестра
Снимок формы реестра
1. Форма реестра 1
2. Форма реестра 2
3. Форма реестра по форме Ф.103
4. Форма реестра 4
Подготовка к рассылке бумажных писем
Выбор контрагентов для рассылки.
Выберите контрагентов, которым будете отправлять письма. Для выбора записей используйте комбинации клавиш или фильтр.
- Выделение строк, идущих друг за другом: «Shift» + кнопки «вверх», «вниз»;
- Выделение отдельных строк списка: «Ctrl» + нажатие левой кнопки мыши;
- Выделение всего списка: «Ctrl» + «A».
Применение фильтра. Для быстрого поиска можно воспользоваться фильтром. Он находится на панели инструментов в каждом разделе. Параметры поиска можно выбрать стандартные, либо создать собственные.
Для создания собственного фильтра:
1. Выберите в фильтре пункт «Редактор фильтров»;
2. Нажмите «Добавить»;
3. Нажмите «Добавить условие»;
4. В «параметрах» укажите значение;
5. Выберите условие:
«Указать при вызове фильтра». В этом случае точное значение указывается при вызове фильтра.
«Указать точное значение». В этом случае точное значение нужно указать из предложенных ниже вариантов.
6. Нажмите «Добавить условие»;
7. В поле «Название фильтра» укажите наименование;
8. Нажмите «Сохранить фильтр»;
9. Нажмите «Применить». Перед вами появится список записей с заданными вами параметрами.
Созданный фильтр сохраняется в настройках вместе со стандартными. Для его повторного применения откройте меню фильтра и нажмите на него.
После выделения строк нажмите кнопку «Добавить к рассылке ->» на панели инструментов.
В появившемся окне «Добавить к рассылке» создайте новую рассылку или добавьте контрагентов к уже существующей рассылке.
Если вы создаете новую рассылку, выберите на форме пункт «Создать новую рассылку». Укажите название рассылки и выберите отправителя, нажав «Выбрать». После заполнения полей нажмите «Создать».
Если вы хотите добавить контрагентов к существующей рассылке, выберите на форме пункт «Добавить письма в существующую рассылку». Из списка укажите рассылку и нажмите «Добавить».
Таким образом, вы можете постепенно добавлять к рассылке нужных вам контрагентов, до тех пор, пока не составите полный список получателей.
В разделе «Рассылки» откройте карточку созданной рассылки. Убедитесь, что все параметры присутствуют (получатели, отправитель, их адреса, а также можете указать начальный номер письма). Отредактируйте все данные и нажмите «Ок».
Утверждать рассылку следует после того, когда проверено, что правильно выбраны получатели и отправители, верны их данные, указан начальный номер письма, верное количество писем и т.п. Только после этого человек, ответственный за проведение рассылок, утверждает ее.
Для утверждения рассылки выделите рассылку и в главном меню программы выберите «Операции» пункт «Утверждено». Для контрагентов, указанных в рассылке будут созданы письма в соответствующем разделе.
На этом подготовка к рассылке закончена. На данном этапе выбраны получатели и указаны отправители. Если программой пользуются несколько пользователей на разных компьютерах, то они тоже смогут осуществлять рассылку.
Осуществление рассылки
Этап подготовки к рассылке, как правило, осуществляет один человек. А саму рассылку (печать конвертов\уведомлений, отслеживание их упаковки, отправки, возвратов и т.п.) могут осуществлять несколько людей одновременно (с разных компьютеров).
Распечатка конвертов и упаковка уведомлений.
Для того чтобы не создавалась путаница при печати конвертов\уведомлений, пользователям программы, которые сидят за другими компьютерами, для распечатки неотправленных конвертов нужно пользоваться фильтром «Утвержденные, но неотправленные».
В разделе «Письма» выберите письма для отправки на печать с помощью фильтра, либо при помощи комбинаций клавиш.
Нажмите в меню раздела «Печать конверта».
В появившемся окне редактирования конвертов можете проверить данные получателя и отправителя. Отправьте конверты на печать, нажав «Печатать!». Конверты отправляются на принтер, установленный по умолчанию.
После отправки на печать закройте окно редактирования. Появится сообщение «Отметить письма как упакованные?». Отметьте «Да», чтобы письма отметились как распечатанные и другие пользователи не распечатывали их заново.
Для создания реестра выберите письма, нажмите «Создать реестр» на панели инструментов. С использованием фильтра, который находится в меню раздела, вы быстрее найдете искомые письма
В разделе «Почтовые реестры» откройте свойства созданного реестра. Нажмите «Печать», реестр откроется именно в той форме, которую вы указали ранее в редакторе Microsoft Word. Проверьте все данные и отправьте на печать.
После того как распечатали конверты и реестр, отправьте письма на почту. А в программе «Печать конвертов!» в разделе «Письма»:
1. Выделите отправленные вами письма (используя сочетание клавиш или фильтра);
2. Откройте в главном меню пункт «Операции»;
3. Выберите «Отправлено»;
4. Укажите дату отправки;
5. Перейдите в раздел «Почтовые реестры»;
6. Выделите отправленный реестр
7. На панели инструментов нажмите «Отправлено».
Регистрация сообщений возвратов или уведомлений о вручении.
Когда вам придет уведомление о доставке письма, в программе откройте раздел «Письма», найдите письмо (с использованием фильтра), выберите в главном меню «Операции» пункт «Доставлено», укажите дату.
Если вам пришло сообщение о возврате письма (само письмо), в программе откройте раздел «Письма», найдите письмо (с использованием фильтра), выберите в главном меню «Операции» пункт «Возврат», укажите дату.
Реестр документов – порядок применения и правила оформления
В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.
На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.
В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса
Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:
- Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
- Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.
В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.
Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).
Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.
Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.
Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).
Образец оформления реестра документов
Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:
- хранение документации;
- учет;
- передача либо выдача третьему лицу по требованию.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!
Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра
Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:
- Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
- На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
- На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.
Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.
В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.
Правила оформления и составления
Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:
В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.
Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.
Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.
В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).
Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:
- проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
- присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
- внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.
Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:
- если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
- при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.
Кроме того важно помнить о таких моментах, как:
- лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
- вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
- необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.
Содержание и структура
Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.
Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.
В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:
Особенности составления и содержания реестра для передачи документов
Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.
Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.
Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.
Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.
Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.
Преимущества использования
На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.
В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.
Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.
На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.
Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.
Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.
Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:
Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
1. Оформление реестра
При написании реестров в текстовом редакторе Word разрешается использовать шрифт Times New Roman (размер шрифта 12). Для расстановки ударений пользуйтесь символом ́универсальное( ударение).
- при включённом Num Lock удерживаете клавишу Alt и набираете 769 на правой цифровой клавиатуре, и ударение появится над любой буквой, например: ы́)
- вручную: Меню – Вставка – Символ – находите строку «Код знака», вводите 0301 – выделится нужный символ – Вставить
Для упрощения работы пользуйтесь функцией «Сочетание клавиш» (назначьте своё сочетание клавиш для выбранного символа).
Пожалуйста, не вставляйте готовые латинские буквы с ударениями (из символов «расширенной латиницы») и никакие другие символы. Допускается вставка только буквы «ў».
Не разрешается делать отступы клавишей «пробел».
Оформление минимальное. Жирный шрифт, курсив или подчёркивание (чтото одно!) можно использовать для выделения тем в репортаже, названия населённого пункта. Пожалуйста, никогда не используйте функцию «Caps Lock».
При форматировании обратите внимание на то, что поля документа нельзя уменьшать до бесконечности – это может красиво выглядеть на экране, но приведёт к проблемам при печати. Левое поле допускается уменьшать до 2,5 см, правое, верхнее и нижнее – до 1,5 см.
При нумерации по реестру: все порядковые номера выставляйте вручную, не пользуйтесь функцией «Нумерованный список» (в дальнейшем это существенно облегчает составление перечней, т. к. при копировании фрагмента нумерованного списка в другой файл последовательность нумерации не сохраняется).
Все названия населённых пунктов, фамилии, имена и отчества исполнителей пишутся с буквой «ё». Недопустимо писать «Федоров» вместо «Фёдоров» и т.п. Это же касается и фрагментов текста на диалекте.
Все данные вводятся в сетку таблицы. Каждый отдельный номер по реестру должен находиться в отдельной строке. Объединение ячеек не допускается!
Пожалуйста, создавайте таблицу каждый раз заново, не пользуйтесь никакими шаблонами, т. к. при копировании таблицы из одного файла в другой автоматически переносится и применённое в другом файле форматирование, от которого очень сложно избавиться (см. Приложение – рекомендации по оформлению таблиц).
Нумерация страниц в реестре обычно не требуется, т. к. есть нумерация по реестру, но в тех случаях, если большой репортаж под одним номером оказывается на нескольких страницах, чтобы не возникало путаницы при работе с распечаткой, номера страниц можно и проставить.
Имя файла с реестром (документа Word) должно в точности совпадать с номером реестра. В имени файла не допускается писать какие-либо ещё буквы или цифры.
Пожалуйста, вставляйте букву «А» в имени файла реестра к цифровой аудиозаписи только латиницей (как и «V» к видеозаписям). При использовании в разных случаях то латиницы, то кириллицы на вид нет никаких различий, но при копировании в общую папку с реестрами файлы не выстраиваются по порядку, т. к. компьютер автоматически выстраивает файлы по именам в последовательности – сначала латиница, затем кириллица, и в этом случае файлы будут располагаться по порядку букв, а не номеров. Категорически за-
прещается заменять цифру «0» (ноль) буквой «О».
Примечание . В этой инструкции для наглядности используется подсветка отдельных ячеек в таблицах, цветное подчёркивание и стрелки, чтобы было понятнее, на что именно нужно обратить внимание. Вам при составлении реестров цвета и графику использовать не нужно.
2. Колонтитулы и номера реестров
Колонтитул выставляется через меню «Вид» – «Колонтитулы», располагается по центру.
Колонтитул должен содержать номер реестра.
а) для аналоговой записи: номер реестра соответствует порядковому номеру кассеты (катушки):
б) для цифровой аудиозаписи: номер реестра соответствует номеру папки и состоит из трёхзначного номера коллекции, буквенного кода (А – для аудиозаписей, V – для видеозаписей) и трёхзначного номера папки (= флешки):
Заголовок реестра вписывается в сетку таблицы и состоит из трёх ячеек:
левая ячейка – сведения о месте и дате записи; средняя ячейка – сведения об исполнителях; правая ячейка – сведения об авторах записи.
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
"Отдел кадров коммерческой организации", 2012, N 3
ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО
Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.
В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.
Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:
- рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
- информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
- поздравительные письма и телеграммы;
Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.
Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.
Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично") и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <1>.
<1> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз - в день их поступления.
Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка "Лично"), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.
Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:
- очередной порядковый номер;
В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.
Отметка может проставляться от руки:
│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │
Или же с помощью резинового штемпеля:
│ "__" ___________________ 20__ г. │
Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.
Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.
После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.
При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.
Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.
Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.
Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?
Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.
В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?
Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.
Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.
При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.
Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:
- подписания (для документов, не подлежащих утверждению);
- утверждения (для документов, подлежащих утверждению);
- заседания или принятия решения (для протоколов);
- события (для актов).
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности "день месяца, месяц, год". День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.
На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.
03 - номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 - номер дела по номенклатуре дел, 61 - порядковый номер.
Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:
│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │
К - отдел кадров, 05 - номер дела по номенклатуре дел, 61 - порядковый номер.
Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение - это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.
Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.
Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов "во внешний мир" к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.
Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать
– Минуточку, Иван Сергеевич!
– Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может.
– Ну и бюрократ же ты, Вертер! [. ]
– Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!
Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего». И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!
Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности. Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.
«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией[1]: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д. Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.
Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.
Итак, нам потребуется:
- компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
- сканер;
- принтер;
- корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
- штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.
Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.
Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:
- внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
- договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
- входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
- исходящие официальные письма;
- документы, отправляемые из вашей организации.
Остановимся подробнее на каждой из групп документов.
Внутренние документы
Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:
Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации). Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).
Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.
- Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5.
«Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.
«ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.
Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:
- Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.
Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.
Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.
Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8–10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере[3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.
Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д., но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя «подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“» вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.
Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.
«№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).
«Дата регистрации» – официальная дата регистрации.
Здесь нужно дать некоторые пояснения.
Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое. Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно. Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять».
Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь. В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.
Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений. Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:
- первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
- документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
- международные товарные накладные CMR.
Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации. Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.
На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).
Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.
Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.
«Организация-отправитель» – наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к. иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.
«Адрес отправителя (фактический)» – списывается с конверта.
«Содержание» – самая важная графа. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов. Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».
Если документ поступил в нескольких экземплярах, в скобках укажите их количество. Не пренебрегайте подробностями, они очень важны! Часто документы, присланные из-за рубежа, не имеют привычных нам реквизитов. В этом случае найдите на документе какую-либо идентификационную информацию и запишите ее, например, «CMR от 13.04.2015 к invoice № 1235478 от 13.04.2015 (4 экз.)». Главное, чтобы впоследствии, при возникновении любого вопроса о поступлении тех или иных документов вы могли четко дать ответ, какие именно документы приходили и когда.
«Вид корреспонденции» – каким из многочисленных возможных видов поступила документация, например: факс, электронная почта, заказное письмо, заказное письмо с уведомлением, письмо с объявленной ценностью, письмо с объявленной ценностью и уведомлением, отправление 1 класса, экспресс-доставка DHL, Pony Express, EMS, телеграмма, «Иванов П.П. привез из командировки», фельдъегерская служба и т.д.
«Номер идентификатора» – номер почтового идентификатора (есть у заказных и ценных писем всех видов, присутствует на конверте и почтовом извещении) или номер накладной экспресс-оператора (присутствует на вашем экземпляре накладной).
«Кому передано» – должности и фамилии ответственных лиц, кому были переданы ксерокопии или перенаправлены скан-копии полученных документов для дальнейшей работы с ними.
«Роспись в получении» – в этой графе вы будете собирать подписи за переданные документы.
«Регистрацию произвел» – должность и Ф.И.О. лица, который произвел регистрацию входящего письма.
Наш совет. Как известно, во всех пособиях и учебниках по делопроизводству декларируется принцип однократной регистрации входящих документов. На практике я убедилась, что это не всегда полезно, удобно и оправданно. Поэтому советую вам не гнаться за «однократностью». Если сначала вы получили какой-то документ по факсу и зарегистрировали его, а потом получили его через курьерскую службу экспресс-доставки, то регистрируйте его повторно, соблюдая все правила регистрации и заполняя все поля реестра. Впоследствии вы сможете предоставить историю получения данного документа, применив фильтр к столбцу «Организация-отправитель» или «Содержание», – сколько раз, какими видами отправлений были получены документы, кому в каждом конкретном случае направлялись и т.д.
После регистрации и проставления визы (резолюции) руководителем на входящем документе делается его ксерокопия (или скан-копия) в количестве, соответствующем количеству ответственных лиц. Секретарь отсылает скан-копии по корпоративной электронной почте, желательно с уведомлением о прочтении и доставке. В этом случае росписи о получении копии документа с ответственных лиц брать не надо, поэтому такой способ является более предпочтительным.
Если же секретарь выдает бумажные ксерокопии, то необходимо делать это строго под роспись. Отметки о получении документов нужно собирать в реестре, предварительно распечатав нужный его лист.
Оригиналы документов (за исключением исполнительных листов, бухгалтерских, таможенных и еще некоторых видов документов) должны храниться у секретаря (в канцелярии). Исполнители работают с копиями, которые секретарь рассылает им по электронной почте или передает под роспись в виде ксерокопий. Если какому-либо работнику нужен оригинал того или иного документа, то в дело подшивается его копия, снятая с документа, содержащего визу руководителя и регистрационный номер. Кроме того, на этой копии секретарь должен сделать отметку о том, кому и когда отдан оригинал, например: «Оригинал передан главному бухгалтеру (Ф.И.О.) (дата)».
Так, например, если вы получили заказным письмом оригинал договора на семи листах, с тремя приложениями, сопроводительным письмом, письмом-рекламацией и фотографиями (скажем, неисправного агрегата), в реестре регистрация данного письма будет выглядеть, как в Примере 12. На документах в правом нижнем углу нужно сделать запись следующего содержания: «Вх. № 1 от 15.05.2015, секретарь Ф.И.О. (роспись)» (Пример 13).
Исходящие официальные письма
Для регистрации таких писем достаточно создать таблицу (Пример 14).
«Дата» – дата письма (обратите внимание: это не дата регистрации, а дата, которая будет стоять на самом письме).
«№ исх. письма» – исходящий номер, который будет стоять на письме.
«Организация-адресат» – наименование организации или Ф.И.О. физического лица, которому будет адресовано данное письмо. Как правило, пишется исполнителем на самом письме.
«Населенный пункт» – населенный пункт, где находится адресат.
«Содержание» – краткое описание, о чем данное письмо.
«Примечание» – графа для различных вспомогательных отметок.
Данный реестр предназначен для регистрации официальных исходящих писем, т.е. созданных на бланке предприятия со всеми реквизитами в соответствии с правилами оформления, принятыми в данной организации, и содержащих подпись руководителя организации или иного руководителя, имеющего право подписи таких писем; иногда могут нести на себе печать предприятия), создаваемых работниками организации и отправляемых впоследствии адресатам различными способами.
Важно! Регистрационный номер, записанный в этом реестре, является исходящим номером письма.
Номер исходящего письма может быть как простым, состоящим только из цифр, являющихся порядковым номером в реестре, так и сложным, состоящим из нескольких цифр, разделенных косой чертой или дефисом (через дробь можно указывать порядковый номер месяца или года создания письма и т.д.) и содержащим буквы (например, инициалы руководящего лица, подписавшего данный документ) и т.д.
Наш совет. Какой бы способ нумерации исходящих писем вы ни выбрали, его нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации (если ее пока еще у вас нет). Если инструкция имеется, номера письмам следует присваивать в строгом соответствии с утвержденным алгоритмом.
Образцы регистрации писем с простой и сложной нумерацией приведены в Примерах 15, 16.
Документы, отправляемые организацией
К таким документам можно отнести исходящую корреспонденцию (не путать с исходящими официальными письмами, регистрацию которых мы рассмотрели выше). Это огромный и очень важный массив документов. Регистрировать их нужно обязательно и довольно подробно.
Общий вид и вариант заполнения реестра регистрации исходящей корреспонденции приведены в Примере 17.
«№ п/п (номер пакета)» – порядковый номер регистрационной записи, номер пакета, который я рекомендую писать на конверте в единожды установленном вами месте (например, рядом с индексом места назначения). Не забывайте, что под индексом не должно быть никаких посторонних записей, иначе письмо может не дойти до адресата. Если отправление с уведомлением о вручении и/или с описью вложений, то данный номер нужно проставить:
б) на уведомлении в поле «Для дополнительных отметок отправителя»;
в) на обоих экземплярах описи вложений внизу на свободном поле.
«Дата регистрации» – фактическая дата отправки, т.е. если вы вносите отправление в реестр сегодня, а идете отправлять на почту только завтра, то писать надо завтрашнюю дату. Не старайтесь соблюсти соответствие номеров пакетов и календарной даты: ничего страшного не произойдет, если пакет № 100 будет иметь дату отправки 01.02.2015, а № 90 – дату 20.02.2015. В любой момент, если нужно, вы можете активировать фильтр MS Excel по требуемой календарной дате и увидеть все отправления.Если этот момент имеет для вашей организации принципиальное значение, тогда нужно добавить в таблицу отдельный столбец «Номер пакета».
Если этот момент имеет для вашей организации принципиальное значение, тогда нужно добавить в таблицу отдельный столбец «Номер пакета».
«Куда: организация; адрес; контактное лицо, телефон» – реквизиты адресата. Контактное лицо и телефон нужны для экспресс-отправлений, остальные виды почтовых пересылок в таких подробностях не нуждаются.
«Отправитель» – Ф.И.О. и должность работника, передавшего вам письмо на отправку.
«Тип отправления» – указываем вид отправления письма: простое, заказное, с уведомлением, с объявленной ценностью, DHL, EMS и т.д.
«Номер идентификатора/накладной» – номер почтового идентификатора (будет проставлен на кассовом чеке с почты) или номер накладной экспресс-оператора.
«Возврат уведомления о вручении (дата и Ф.И.О. получившего лица)» – актуально для пакетов, отправляемых с уведомлением. В эту графу переписываете с вернувшегося уведомления о вручении дату получения и фамилию принявшего лица.
«Примечание» – графа для различных служебных и вспомогательных отметок.
- Вышеперечисленные реестры являются основными и должны присутствовать в любой организации, стремящейся к порядку в делопроизводстве.
- В зависимости от особенностей документооборота в вашей организации, возможно, перечень реестров не окажется исчерпывающим. В этом случае вы сможете создать нужные вам виды журналов регистрации по аналогии с приведенными в этой статье, например: реестр учета железнодорожных и авиабилетов, реестр регистрации командировок работников сторонних организаций, реестр учета выдачи работникам в пользование оргтехники и т.д.
Теперь-то вы не испугаетесь, если потребуется создать «реестр-регистрации-чего-нибудь-такого-чего-еще-никто-никогда-не-регистрировал»? Уверена, что нет! Более того, проявите смекалку, остроумие и творческий подход к данной, казалось бы, весьма рутинной области деятельности секретаря.
[1]Для упрощения терминологии договоримся под регистрацией документа понимать внесение записи о документе в соответствующий журнал (реестр) с нанесением (или без нанесения) на сам документ отметки, содержащей входящий номер, дату регистрации, фамилию и должность сотрудника, произведшего регистрацию. Также для упрощения в дальнейшем будем именовать сотрудника, занимающегося регистрацией и рассылкой документов, секретарем.
[2]Подробнее о составлении и ведении реестра см.: Назарова Л.А. Создаем реестр приказов по основной деятельности: 5 простых шагов // Секретарь-референт. 2015. № 6. С. 20–25.
[3]См.: Назарова Л.А. Создаем электронный реестр договоров в MS Excel // Секретарь-референт. 2015. № 3. С. 34–37.
Источники:
print.russianit.ru www.delasuper.ru studfiles.net hr-portal.ru www.profiz.ruКомментариев пока нет!