Как написать заявление на оформление трудовой книжки впервые
Составление заявления на заведение трудовой книжки
Трудовая книжка является обязательным документом при официальном трудоустройстве для граждан РФ. На протяжении всей трудовой деятельности в неё будет вноситься информация о том, в каких организациях вы работали, какую должность занимали и в какой период времени. Кроме того, здесь будет содержаться информация о страховом стаже сотрудника, в разные периоды времени.
Впервые устраиваясь на официальную работу, вам необходимо будет завести трудовую книжку. О том, как оформить такой документ, и что при этом потребуется, мы подробно расскажем в нашей статье.
В соответствии с Трудовым Кодексом РФ, такой документ как трудовая книжка должен быть оформлен в течение недели после устройства на работу. Однако это не только обязанность работодателя, но и самого работника.
Трудовая книжка заводится на сотрудника при подаче соответствующего заявления и предоставлении необходимых документов, которые потребуются для заполнения титульного листа бланка. Сейчас мы подробно разберём само заявление и список необходимых документов.
Заявление на оформление трудовой книжки составляется в свободной форме, с обязательным указанием следующей информации:
- Название организации;
- Должность ФИО сотрудника кадрового отдела или руководителя, в зависимости от того на ком лежат полномочия по ведению кадровой документации;
- Должность ФИО заявителя;
- В тексте заявления необходимо высказать просьбу об оформлении трудовой книжки в связи с первым трудоустройством. Если причиной оформления нового документа является утрата старой трудовой книжки, то это необходимо обозначить;
- Дата составления и подпись заявителя.
Далее с этим заявлением новый сотрудник организации должен обратиться к начальнику отдела кадров или руководителю, который в свою очередь попросит предоставить необходимые документы, и возможно бланк трудовой книжки. Некоторые крупные организации с большой текучкой кадров самостоятельно закупают бланки трудовых книжек для своих сотрудников, однако требование преподнести бланк самостоятельно вполне законно. Бланк трудовой книжки можно приобрести в «Роспечати», в книжном магазине, или в магазине канцтоваров.
Необходимые документы
Для первичного заполнения трудовой книжки потребуется внести данные лица, кому этот документ принадлежит. Здесь будет не только информация о хозяине документа, но также о его образовании и специальности. Эти данные будут внесены в титульный лист трудовой книжки. Таким образом, от вас потребуют:
- Паспорт гражданина РФ;
- Документ об образовании;
- Документ о получении специальности.
Есть ещё один важный момент при первичном оформлении трудовой книжки. Если сотрудник проходил военную службу, то информацию об этом так же потребуется внести в трудовую книжку. В этом случае необходимо будет предоставить также военный билет. Если во время службы сотруднику присуждались награды, то необходимо будет представить документы, это подтверждающие.
Информация о военной службе вносится в «Сведения о работе», где во второй графе будет стоять дата заполнения книжки (чч.мм.гггг), в третьей указываться период несения военной обязанности, а в четвёртой ссылка на номер военного билета, и обозначение наград. Только после заполнения титульного листа и информации о военной службе в трудовую книжку может быть внесена информация о трудоустройстве в организацию, где проходит оформление документа.
Окончил Российский государственный университет правосудия (РГУП). Аспирант Московского института государственного управления и права (МГИУП). С начала 2007 года судебная практика, специализация Трудовое право и трудовые споры.
Делопроизводство
Как оформить трудовую книжку впервые?
Трудовая книжка является основным документом, отражающим трудовой путь работника с момента первого трудоустройства вплоть до выхода на заслуженный отдых.
На основании данных, внесенных в оговоренный документ, каждый труженик может рассчитывать не только на пенсионное обеспечение, но и на компенсацию всех периодов нетрудоспособности.
Именно поэтому так важно знать, как трудовая книжка оформляется впервые.
Порядок ведения хронологии трудовой деятельности в настоящий момент регулируется федеральным законодательством, а именно Постановлением Правительства РФ №225 и Постановлением Минтруда РФ №69, в которых утверждены форма трудовой книжки, ее образцы, Правила ведения оговоренного документа, а также порядок обеспечения бланками предприятий с освещением некоторых моментов оформления книжки о труде.
В частности, в п.8 Постановления № 225 сказано, что при первичном трудоустройстве книжка о труде заводится именно работодателем и за счет средств предприятия, на всех работников, которые приступили к своим обязанностям и выполняют их не менее календарной недели.
Подобные же нормы содержит и ст.66 ТК РФ, где сказано, что запись о трудоустройстве должна быть внесена с момента принятия в компанию, но не позднее 5-ти рабочих дней.
Как получить трудовую книжку впервые?
В соответствии с п. 3 Постановления № 225 каждое предприятие должно приобретать за счет собственных средств бланки книжек утвержденной формы, которые затем используются в ходе трудовой деятельности при приеме работников, трудоустраивающихся впервые, либо в случае утери оговоренного документа по вине компании.
Но так как книжка о хронологии стажа является не только бланком строгой отчетности, но и подлежит регистрации в специальной книге движения документов подобного вида, оговоренный документ выдается не просто так, а только при соблюдении некоторых условий, а именно, предоставления определенного пакета документов, на основании которых книгу о труде и можно получить.
Какие документы для этого требуются?
В частности, для того чтобы трудовую книжку оформить впервые нужно предоставить:
- удостоверение личности, коим может являться паспорт либо свидетельство о рождении;
- документы об образовании, которыми могут служить не только диплом или свидетельство, но и зачетная книжка либо справка из ВУЗа при наличии неоконченного образования (п.2.1 Постановления №69).
Вышеуказанные данные требуются для того. чтобы заполнить титульный лист книжки о труде.
А вот заявление на выдачу бланка книги о труде не требуется, так как оговоренный документ выдается работнику на основании закона, а не по его личной просьбе.
Однако в некоторых организациях, для подтверждения использования бланков книжек заявления все же оформляются, но только в том случае, если трудовая книжка была утеряна и следует выдать дубликат и в случае, если подача заявления предусмотрена локальными актами предприятия.
Предоставление документов, которые не оговорены в вышеприведенным списке, не допускается, за исключением подтверждения данных о стаже при утере книги либо для внесения дополнительных записей об обучении либо службе в армии.
Со скольки лет можно завести?
В соответствии с нормами закона работник может быть принят на предприятия с момента достижения совершеннолетия, то есть с 18 лет, однако в некоторых ситуациях, в качестве исключения, допускается прием и несовершеннолетних сотрудников, но только при соблюдении гарантий, установленных для данной категории и предоставления определенного пакета документов.
Так, прием несовершеннолетних допускается с 14 лет при наличии письменного разрешения родителей и органов опеки на основании ст.63 ТК РФ.
И учитывая нормы ст.66 ТК РФ об обязательном заведении трудовой книжки, оговоренный документ должен быть оформлен при приеме работника независимо от того, является ли он совершеннолетним или нет.
Как оформляется прием переводом из другой организации? Узнайте тут.
Где и как приобрести?
Как было сказано выше, впервые бланк книги о труде выдается и оформляется на предприятии при первом трудоустройстве, так как это закреплено нормами закона, но работник вправе приобрести чистый бланк фиксации хронологии стажа и сам.
Однако, приобретение книжки не является ее автоматическим оформлением, поэтому на вопрос, как завести оговоренный документ, ответ является достаточно простым — нужно трудоустроиться.
Приобретенную даже самостоятельно трудовую книжку заполнять работник не должен, даже титульный лист, так как эта обязанность возложена только на кадрового работника предприятия на основании п.8 Постановления № 69.
Вновь принятый сотрудник обязан только предоставить документы, на основании которых будет заполнен титульный лист в присутствии работника, который затем своей подписью подтвердит правильность внесенных данных.
В соответствии со ст.66 ТК РФ работодатель обязан внести запись в книжку о труде в случае, если работник проработал на предприятии не менее 5 дней.
И в п.8 раздела 2 Постановления №225 сказано, что запись вносится не позднее недельного срока с момента трудоустройства.
Прием работника начинается не с внесения записи в книгу о труде, а с издания приказа и заключения договора о сотрудничестве (трудового договора), которые затем и служат основанием для внесения записи в трудовую книжку.
Помимо приказа нужен еще и вышеописанный пакет документов с личными данными сотрудника, с которых собственно заполнение оговоренного документа и начинается.
Порядок заполнения титульного листа книги о труде регламентирован разделом 2 Постановления №69, где оговорены Правила внесения следующих данных:
- фамилия, имя отчество сотрудника (вноситься полностью в соответствии с документами подтверждающими личность);
- дата рождения (арабскими цифрами без сокращений);
- уровень образования (общее среднее, высшее профессиональное, неоконченное высшее);
- специальность (в соответствии с квалификацией указанной в дипломе);
- дата заполнения (соответствует дате первой записи о трудоустройстве).
После заполнения основных граф вновь принятый сотрудник ставит свою подпись, подтверждая достоверность внесенных данных, а затем расписывается и кадровый работник, в качестве ответственного лица.
После внесения всех положенных данных внизу титульного листа ставиться печать предприятия.
Пример оформления титульного листа:
Образец заполнения титульной страницы
Как внести первую запись?
Следует отметить, что первая запись не всегда является свидетельством о трудоустройстве.
В ряде случаев это могут быть сведения об обучении либо службе в армии, ведь в военкомате либо в деканате, как правило, трудовые книжки не заводят и подобные записи не вносят, следовательно их вносят уже при первом трудоустройстве кадровым работником на основании того же военного билета либо диплома (п.21 Постановление №225).
И несмотря на то что, первая запись о трудоустройстве может вноситься на несколько лет позже обучения либо службы в армии, дата внесения записи все равно указывается настоящая, а не та, которая свидетельствует об окончании службы либо обучения.
Естественно после внесения записи об обучении оформляется уже следующая запись, подтверждающая факт трудоустройства.
Электронная трудовая книжка — что это такое? Узнайте здесь.
Как может выглядеть анкета для соискателя при приеме на работу? Смотрите тут.
Порядок заполнения сведений о работе оговорен в разделе 3 Постановления №69, где сказано, что в качестве заголовка вносится полное наименование организации без сокращений, даже если они оговорены в локальных актах.
В графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 проставляется дата в следующем порядка, число, месяц, год, тоже полностью, без сокращений.
Затем вносятся уже данные о принятии на конкретную должность с указанием структурного подразделения, разряда, если он присваивается, и условиями испытания, при их применении (в частности, его срок).
И в графе 4 приводятся основания для внесения записи, коими являются приказ либо распоряжение. В оговоренную графу наименование документа вносится полностью, без сокращения, а также указывается его номер и дата принятия.
Пример внесения первой записи
Что делать, если запись внесена неверно?
Однако несмотря на четкие инструкции по заполнению трудовой книжки случаются и ошибки.
На этот случай тоже существуют правила внесения исправлений, оговоренные в разделе 3 Постановления №225. В частности, в п.27 сказано, что при выявлении неточности должны быть внесены исправления кадровым работником организации, которым ошибка и была допущена, на основании заявления работника.
Если организация уже ликвидирована, то исправления вносит предприятие-правопреемник либо уже новый работодатель, но только при наличии подтверждающего документа, то есть того же приказа либо распоряжения.
Если же основной документ утерян, в качестве оснований используются другие документы — тот же трудовой договор и справку с места работы, но не свидетельские показания, которые допускается использовать в других случаях для подтверждения стажа.
Порядок внесения исправления оговорен в п.30, в соответствии с которым неверную запись зачеркивать нельзя, а следует внести дополнительную запись с указанием того, что, к примеру, запись № 5 считать недействительной, что подтверждается подписью кадрового работника и печатью предприятия.
Образец внесения записей при исправлении неточностей
Затем уже нужно внести правильную запись на основании предоставленных документов.
Где нужно регистрировать документ?
После того как трудовая книжка полностью заполнена, она подлежит еще и регистрации в журнале движения книжек, куда вносятся данные работника, серия и номер книжки, а также дата поступления работника и должность.
Форма журнала утверждена Постановлением № 69, все графы, которые указаны в оговоренном документе, должны быть заполнены.
Как оформляется выписка из трудовой книжки? Узнайте тут.
Несмотря на то, что порядок оформления книги о труде имеет единый установленный порядок, существуют некоторые нюансы заполнения при приеме некоторых работников либо в определенных обстоятельствах.
Оформление несовершеннолетнему
По сути, несовершеннолетний работник является таким же сотрудником, как и все остальные служащие, поэтому он точно также принимается на работу в соответствии с поданным пакетом документов, с единственным отличием в том, что перечень документов немного шире.
А вот заполнение трудовой книжки для работников этой группы производится в общем порядке, который установлен для всех тружеников без исключения.
Единственным отличием является заполнение титульного листа, ведь удостоверять личность будут по свидетельству о рождении, а образование и квалификацию нужно будет подтвердить справкой из школы либо иного образовательного учреждения.
Заполнение титула в трудовой книжке несовершеннолетнего работника
Есть некоторые отличия и при заполнении трудовой книжки и для студентов, даже если они уже достигли совершеннолетия.
Так, образование можно будет подтвердить той же справкой выданной деканатом либо студенческим билетом или зачетной книжкой, в которой основные данные, требующиеся при заполнении титула присутствуют.
Работа по совместительству
В частности, в п.3.1 Постановления №69 сказано, что внесение записи о дополнительном месте труда вноситься только по желанию работника и по основному месту работы, при предоставлении заявления и копии приказа о приеме на дополнительное место работы.
В подобной ситуации запись в книжку о труде вносится в том же порядке, который установлен для всех остальных случаев.
Если я ИП, то книжку нужно оформлять самому?
В ст.66 ТК РФ сказано, что трудовая книжка заводится всеми работодателями за исключением физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями.
Следовательно ИП должен оформлять книжки о труде точно также, как и все предприятия. Но учитывая, что предприниматель не имеет штата сотрудников, а также кадрового работника, за оформление и ведение трудовой книжки отвечает он сам, лично.
Оформить хронологию трудового стажа письменно совсем не сложно, ведь с использованием Постановления Минтруда №69, в котором утверждена подробная Инструкция оформления и ведения книжек о труде, заполнить тот же титульный лист либо внести запись будет достаточно легко, учитывая, что в оговоренном документе присутствуют даже конкретные примеры.
Правила оформления трудовой книжки
самые важные статьи вам на
Зачем нужна трудовая книжка?
Согласно ст. 66 ТК РФ, ей отведены следующие функции:
она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;
позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;
содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу
Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.
Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться.
С какого возраста можно устроиться на работу?
Согласно ст. 63 ТК РФ, работник может быть принят на предприятие с 18 лет, но на некоторые должности разрешается прием и несовершеннолетних сотрудников с 14 лет. Для этого требуется письменное разрешение родителей подростка и органов опеки и попечительства.
Текст разрешения может звучать так: “Орган опеки и попечительства дает согласие на заключение трудового договора между (ФИО несовершеннолетнего гражданина, дата рождения, паспортные данные) для выполнения обязанностей (указывается должность, наименование работодателя) в свободное от образовательного процесса время не более 2,5 ч. в день и не более 12 ч. в неделю”. Подробнее - в статье “Заключаем контракт с несовершеннолетним”.
В любом случае, на работника обязательно заводится бланк.
Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно ч.4 ст.65 ТК РФ прошу оформить мне трудовую книжку”.
Как получить бланк книжки?
Каждая организация должна приобретать за свой счет бланки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве. Запись о трудоустройстве должна быть внесена в документ не позднее пяти рабочих дней, после того, как человек вышел на работу и приступил к своим обязанностям.
Где закреплены правила оформления трудовой?
О том, как правильно оформить трудовую книжку, можно узнать из законодательных актов РФ, регулирующих данный вопрос. Перечислим их:
Какие документы нужны для оформления бланка?
Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы:
- паспорт или свидетельство о рождении;
- диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.
Эти данные указываются на титульном листе документа.
Как оформить трудовую книжку впервые образец
Как должен оформляться бланк?
Требования к оформлению трудовой книжки следующие: заполнять бланк можно только чернилами синего или черного цвета. Цифры при заполнении используются арабские. Недопустимы сокращения. А любые сведения вносятся только на основании официального распоряжения.
Какая информация указывается на титульном листе?
На титульном листе указывается следующая информация:
Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.
В каком порядке вносятся записи о работе в документ?
Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй - дата. Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.
Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в журнале движения трудовых книжек. В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника.
Как пишется заявление на выдачу трудовой книжки взамен утраченной
Трудовая книжка работающего гражданина законодательно является основным документом, который отражает трудовой стаж и продвижение по службе. На основании записей в ней впоследствии будет производиться расчет пенсии. Но, невзирая на важное значение документа, случается, что его теряют или повреждают до полной непригодности. В этом случае при оформлении на очередное место работы необходимо написать заявление на выдачу новой трудовой книжки.
Если трудовая утеряна
При оформлении документов на новом месте работы работник должен заявить об отсутствии этого документа сотруднику, занимающемуся кадровыми вопросами в данной организации, и написать заявление на выдачу бланка трудовой книжки. Необходимо учитывать, что данное заявление пишет уже принятый сотрудник, а не соискатель рабочего места: невзирая на отсутствие трудовой книжки, с ним сначала следует заключить трудовой договор.
Согласно части 5, статьи 65 Трудового кодекса РФ, при отсутствии у гражданина трудовой книжки новый работодатель, получив заявление о заведении новой трудовой книжки, не имеет права отказать работнику и обязан оформить данный документ.
Существует ли форма заявления?
Заявление о выдаче трудовой книжки хотя и не имеет какой-либо установленной законом формы, но все же подается по определенным правилам: оно пишется на имя руководителя организации и в обязательном порядке должно содержать объяснение отсутствия документа на руках у работника. После написания заявления его обычно визирует руководитель, если в организации не принято иначе.
После получения заявления работодатель в ограниченный законодательством срок – не более семи дней с момента приема на работу – оформляет работнику, согласно правилам, трудовую книжку. Выдача новых трудовых книжек производится только поступившим на работу и проработавшим не менее пяти дней сотрудникам, при условии, что данная работа является для них основной или единственной.
При поступлении на работу впервые заявление на новую трудовую книжку писать не нужно. Тем не менее, кадровая служба организации может запросить такое заявление. Кадровики не знают, впервые ли вы устраиваетесь на работу, и узнать об этом могут только из вашего заявления, которое и будет являться основанием для выдачи документа. Поэтому в ряде организаций вас обяжут написать заявление на получение трудовой книжки, указав причины ее отсутствия, независимо от того, действительно ли вы ее потеряли или устраиваетесь на работу впервые.
Работодатель не имеет права заставлять работника самостоятельно приобретать бланк трудовой. Согласно п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан иметь в наличии определенное количество официальных бланков для трудовых книжек и вкладышей.
Заполнение новой трудовой
После того как сотрудник предоставил заявление о выдаче бланка трудовой книжки, данная книжка ему предоставляется. С работника взимается плата, размер которой соответствует размерам расходов организации на ее покупку. На титульном листе новой, выданной сотруднику взамен утерянной или поврежденной старой трудовой книжки ставится подпись владельца документа, что и является свидетельствованием выполнения просьбы работника.
Новая книжка или дубликат?
Следует различать оформление трудовой книжки по заявлению об ее отсутствии и выдачу дубликата этого документа.
- В случае выдачи дубликата работодатель обязан внести в заполняемый бланк все предыдущие записи с указанием суммарного стажа.
- Если написана заявка на выдачу бланков трудовых книжек в связи с отсутствием предыдущего документа по вине ее владельца, никаких предыдущих сведений в книжку не вносится, и она заполняется на тех же основаниях, как и работнику, поступившему на работу впервые и не имевшему трудовой книжки ранее.
- В случае, если спустя какое-то время работник, получивший по заявлению новую трудовую книжку, находит свою старую трудовую книжку и хочет отменить свою новую трудовую, а все записи перенести в старую книжку, работники кадровой службы ответят отказом.
Согласно собственноручному заявлению работника, книжка ему была выдана и обратной силы данное действие не имеет. Любая организация обязана проводить учет выдачи бланков этих документов. С этой целью кадровой службой работодателя ведется расходная книга учета бланков документов, в которой уже имеется информация о получении данным работником нового документа. Признавать запись недействительной и решать вопрос с оплатой, полученной за бланк, кадровая служба не станет.
В свою очередь, закон не регламентирует количество трудовых книжек на руках у гражданина. Его пенсионные права никак не пострадают, ведь получение новой трудовой не аннулирует предыдущую.
Оформление трудовой книжки: образец. Оформление трудовой книжки при приеме на работу
Каждый работник при зачислении в штат предприятия или организации сталкивается с такой процедурой как оформление трудовой книжки.
В этом документе должны быть отражены все данные о том, где, кем и как долго работал человек. Оформление трудовой книжки впервые начинается с ее выдачи работодателем. Затем на каждом следующем предприятии (при смене мест работы) в документ вносят необходимые записи.
Структура и содержание трудовой книжки
Этот документ сопровождает человека на протяжении всей его трудовой жизни. На основании ее записей можно сделать вывод об образовании специалиста, его навыках и опыте. Кроме того, порядок оформления трудовой книжки подразумевает размещение информации о наградах, поощрениях или дисциплинарных взысканиях, которые были применены к работнику.
Следует отметить, что ведение трудовой книжки осуществляется только сотрудником отдела кадров или тем работником предприятия, на которого возложены соответствующие функции. При этом обо всех новых записях в документе владелец книжки должен быть извещен.
Как хранятся трудовые книжки и бланки для них
Для ведения трудовых книжек государство выпускает специальные бланки. Они поступают на предприятия и хранятся с соблюдением довольно строгого порядка:
- Местом хранения должен быть несгораемый шкаф.
- Работодатель обязан обеспечить сохранность и целостность бланков. Поэтому шкаф запирают на ключ, а доступ к нему получают только сотрудники, которые имеют право работать с трудовыми книжками.
- Выдача бланков осуществляется с параллельным внесением соответствующих записей в отчетную документацию.
Оформление и выдача документа
В согласии с законодательством Российской Федерации, человек не может сам купить бланки трудовой книжки. Они предоставляются непосредственно компаниям или работодателям, которые имеют статус индивидуального предпринимателя.
Когда в штате появляется сотрудник, для которого данное место работы стало первым, работодатель должен позаботиться о выдаче ему необходимого документа. Оформление новой трудовой книжки относится к обязанностям сотрудника отдела кадров (или другого уполномоченного лица).
Порядок учета трудовых книжек
Действия, которые производят работники отдела кадров с пустыми бланками и документами, принадлежащими сотрудникам предприятия, фиксируются в приходно-расходной книге. Здесь должно быть указано, кем, кому и на каких основаниях переданы бумаги (если необходимо выполнить оформление трудовой книжки, выдать вкладыш или требуется принять их на хранение). Вкладыши – это дополнительные страницы для тех трудовых книжек, которые оказались полностью заполненными. Их ведение подчиняется таким же нормам. Чтобы вкладыш был признан полноценной частью документа, он должен быть обязательно вшит в трудовую книжку.
Оформляя книгу учета данных о движении трудовых и вкладышей к ним, следует позаботиться о ее прошивке и опломбировании.
Зачем оформлять трудовую книжку
Документ, подтверждающий опыт и квалификацию работника, может иметь большое значение уже на этапе собеседования. Многие работодатели предпочитают изучать его параллельно с ведением устного интервью. Далее, когда выполняется оформление трудовой книжки, в ней отражаются все значимые изменения, сопровождающие трудовую деятельность работника:
- Прием на конкретную должность.
- Перевод в другой отдел.
- Повышение или понижение.
- Изменение статуса (например, перевод контрактника на работу по бессрочному трудовому договору или включение совместителя в число постоянных сотрудников).
- Награды и поощрения.
- Дисциплинарные взыскания, послужившие основанием для снятия с должности.
- Увольнение.
Существуют такие виды трудовой деятельности, которые могут не отражаться в трудовой книжке (например, выполнение некоторых работ по совместительству). Работнику следует знать, что он имеет право попросить руководителя о внесении этих данных в свой документ. Работодатель не может отказать ему в этом.
Пока оригинал трудовой книжки хранится на предприятии, сотруднику на руки он не выдается. Однако может возникнуть ситуация, когда человеку понадобится подтвердить факт своего трудоустройства или продемонстрировать список предприятий, на которых он работал. Тогда может быть создана выписка из документа или его полная копия.
Правильное оформление трудовой книжки дает человеку право на получение пенсионного свидетельства. Начисляя пенсионные выплаты, страховой фонд изучает информацию, указанную в трудовой.
Кроме прочего, сведения о местах работы человека нужны для оформления загранпаспорта. Для некоторых категорий служащих выезд за границу может быть запрещен в связи с опасностью разглашения секретной информации.
Оформление трудовой книжки: правила и сроки
Независимо от того, заводят ли новую трудовую книжку или вносят записи в существующую, работодатели требуют от будущих сотрудников определенные документы:
- Удостоверение личности (паспорт).
- Свидетельство об образовании или диплом.
- Сертификаты о прослушанных курсах (если они есть).
- Военный билет (для военнообязанных граждан).
- Свидетельство о заключении брака (если в результате была сменена фамилия).
Срок оформления трудовой книжки при поступлении человека на работу ограничен законодательством. Он составляет не более пяти дней с того момента, когда сотрудник приступил к выполнению трудовых обязанностей.
Если работодатель нарушает этот срок, ему следует подготовиться к правовым последствиям. Это актуально абсолютно для всех работников, даже для тех, кто не достиг совершеннолетия.
В согласии с законодательством, граждане могут быть трудоустроены с 14-летнего возраста. Правда, в таком случае они должны предоставить нанимателю письмо от родителей или опекуна с разрешением на ведение трудовой деятельности.
Копии трудовых книжек
Если документ был утерян или испорчен, работник может потребовать от работодателя выдачи нового.
Чтобы это сделать, ему следует написать заявление на оформление трудовой книжки. В нем указывают причину отсутствия документа. Следует отметить, что такое же заявление служит основанием для выдачи трудовой на первом месте работы человека.
Основания для записей
Оформление трудовой книжки впервые (образец титульной страницы расположен ниже) включает заполнение граф, касающихся личной информации о человеке.
Для этого сотрудник отдела кадров использует предоставленные ему документы. В остальных случаях, перед тем как в трудовой книжке появляется та или иная запись, руководитель издает соответствующий приказ.
Если речь идет о приеме на предприятие или о переводе сотрудника в другой отдел, то у работника отдела кадров есть семь дней для того, чтобы внести запись в трудовую. При увольнении документ оформляется в день издания приказа и отдается владельцу.
Несмотря на то что в приказе указывают всю подробную информацию о приеме или переводе (с наличием испытательного срока и других деталей), эти сведения не влияют на оформление трудовой книжки. Образец вносимых данных:
- Принят на работу.
- Переведен на другую должность.
- Присвоена квалификация, тарифная сетка, разряд (какие конкретно).
- Награжден, поощрен.
- Уволен.
То есть должна быть приведена только причина записи и дата приказа. Любой пример оформления трудовой книжки, находящийся в свободном доступе, иллюстрирует именно такой принцип заполнения граф документа.
Грамматические нюансы
Согласно законодательства, даты в трудовой требуется указывать с использованием только арабских цифр.
То же касается и присвоению порядковых номеров: каждая новая запись имеет свой номер, начиная с той, что была сделана, когда происходило оформление трудовой книжки впервые, и заканчивая регистрацией увольнения с последнего места работы.
Вся информация должна быть представлена максимально полно, то есть сотрудник отдела кадров не может сокращать слова.
Внесение исправлений и коррекция ошибок в документе
Естественным явлением при ведении любой документации становится совершение ошибок. Они могут быть связаны с использованием недостоверных источников информации (устаревшие данные, отсутствие полных сведений) или иметь механический характер (опечатки, описки, грамматические ошибки). Чтобы исправить выявленную ошибку работник отдела кадров может воспользоваться несколькими способами:
- Зачеркивание неверного слова и написание нового выше или ниже строки.
- Внесение новой записи, которая аннулирует неверную.
Если работник сменил фамилию или получил новую профессию, это значит, что информация, указанная на титульном листе трудовой, должна быть изменена. Это выполняют методом зачеркивания (первый способ). Параллельно на внутренней стороне обложки записывают название и номер документа, ставшего основанием для изменений, ставят подпись человека, внесшего данные, и печать компании.
Если оформление трудовой книжки при приеме на работу сопровождается обнаружением ошибок в ведении документа, допущенных на предыдущем предприятии, их коррекция возможна сотрудником компании, которая принимает работника в свой штат. Эта процедура выглядит следующим образом:
- Делают новую запись и присваивают ей следующий по порядку номер.
- Указывают дату, когда выполняется исправление.
- Пишут фразу «запись № считать недействительной».
- Вносят правильную информацию.
- Приводят номер приказа, который послужил основанием для неверной записи.
Отражение трудовой деятельности руководящих сотрудников
Оформление трудовой книжки директора – обязательная процедура для всех предприятий независимо от формы собственности, ведь на основании сделанных записей затем будет выдано пенсионное удостоверение. Порядок ведения этого документа для руководителя отличается специфическими нюансами и является более сложным, чем оформление трудовой книжки при приеме на работу сотрудников среднего и низшего звена. В большинстве случаев директор может сам вносить все необходимые записи.
Выдача трудовой книжки после увольнения работника
Когда работника по той или иной причине увольняют с предприятия, ему возвращают его документ. Оформление трудовой книжки (образец предложен ниже) при увольнении сотрудника подразумевает внесение записи, содержащей причину ухода, а также номер соответствующего приказа.
Формулируя причину, работодатель должен использовать примеры, приведенные в ТК (по собственному желанию, по согласию сторон, при ликвидации предприятия). Наиболее частой причиной становится увольнение по собственному желанию, оформление трудовой книжки в таком случае регулируется стандартными требованиями.
Документ работнику выдают в течение трех дней после окончания его последнего трудового дня. В тех случаях, когда работодатель не может отдать документ бывшему подчиненному по причине его отсутствия, он должен выслать на домашний адрес работника заказное письмо с извещением. Если человек дал письменное согласие, трудовая книжка может быть выслана ему по почте. Такой же порядок соблюдают, если работник умер, и документ должен быть передан его родственникам.
В ситуациях, когда документ не забирают, предприятие сохраняет его на протяжении двух лет (в отделе кадров, но не вместе с другими книжками). Затем его на 50 лет передают в архив, после чего уничтожают.
Если работодатель – индивидуальный предприниматель
С 2006 года индивидуальные работодатели обязаны вносить записи в трудовые книжки своих работников. Таким образом, их права уравнены с теми, которыми пользуются юридические лица.
Принимая на работу человека, который прежде нигде не работал, индивидуальный предприниматель должен предоставить ему трудовую книжку (стоимость которой будет вычтена из первой заработной платы работника), а также вовремя и правильно вносить в нее все необходимые записи.
Нередко такие субъекты хозяйственной деятельности предпочитают нанимать сотрудников-совместителей. В таком случае они ничего не вносят в трудовые, но могут выдать справку по требованию человека, и уже на ее основании запись будет сделана на основном месте работы.
Источники:
trudinsp.ru kadriruem.ru clubtk.ru hr-portal.ru www.syl.ruКомментариев пока нет!