Как правильно написать ответ на докладную записку

Оформление любой информационно-справочной документации должно соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Для оформления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок существуют общие правила . Любой из этих документов должен иметь:

Особенности составления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения.

Например, начальник цеха может в докладной записке уведомить руководителя завода о ненадлежащем исполнении своих обязанностей одним из подчиненных, предложив применить к работнику дисциплинарное взыскание. Докладные записки, адресованные руководителю организации или отдела, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Документы, направляемые в вышестоящие инстанции, - это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.

Текст докладной записки обычно состоит из двух или трех частей. В первой части, констатирующей, излагаются причины, факты и события, которые имели место и послужили поводом для ее написания. Вторая часть, анализирующая, содержит анализ сложившейся ситуа-ции, возможные варианты ее решения. Третья часть, резюмирующая, включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. При этом второй части в докладной записке может и не быть, тогда после изложения сути вопроса будут сразу описаны предложения о его решении.

Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно. Это так называемые информативные докладные записки.

Служебная записка близка к докладной записке по своему назначению, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер. Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Таким образом, она, исходя из названия, решает вопросы чисто служебные, обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и тому подобное.

Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Например, бухгалтер может в служебной записке проинформировать о необходимости ремонта компьютера или принтера в бухгалтерии. Такую служебную записку необходимо направить в адрес начальника отдела системного обеспечения, попросив отремонтировать аппарат. Оформляется служебная записка так же, как и докладная, на листе формата А4.

Несмотря на то, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как Служебная записка, данный вид документа очень удобен в работе, и потому широко используется на практике.

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица.

Объяснительная записка в трудовых отношениях, согласно ст. 193 ТК РФ, является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

Так как объяснительные записки пишут обычно в ответ на какую-то претензию, то грамотно составленная объяснительная записка может помочь ее владельцу при рассмотрении неприятной ситуации.

Пояснительная записка . в отличие от других видов записок, - это текстовый документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). В пояснительной записке к разработанному проекту раскрываются и обосновываются принятые проектные решения, их техническая и экономическая целесообразность.

Пояснительная записка в бухгалтерском учете - документ бухгалтерской отчетности, содержащий:

Чаще всего порядок составления пояснительной записки регламентируется тем предприятием (учреждением), в котором принята данная форма информационно-справочного документа.

Итак, деловые записки являются информационно-справочными документами, которые инициируют управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Другие статьи по данной теме:

Образец написания служебной записки

17.03.2014. Образцы. Образцы заполнения Комментариев нет

Служебная записка - это информационно-справочный документ. Служит для деловой переписки внутри организации.

Используется документ для поднятия каких-либо деловых вопросов, связанных с работой отдела компании или конкретного работника, от которых зависит решение структурного подразделения организации либо сотрудника.

Форма написания произвольная, но стоит учитывать некоторые советы ниже, это:

- шапка , это место где указывается информация, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже)

- Название документа, в нашем случае это – Служебная записка

- дата написания и номер

- заголовок к тексту документа - говорит о предмете служебной записки

- текст документа – сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба

Служебная записка образец

Служебная записка – это документ деловой практики, внутреннего использования сотрудников на предприятиях и в организациях. Утвержденный образец служебной записки не принят, поэтому и как за правило используется типичный в документообороте пример . взят со старых, советских времен.

Для понятия, служебная записка составляется работником руководителю подразделения, бригадиру с прошением, сообщением и передается по инстанциям к вышестоящему руководителю. На прямую или между руководителями равнозначных должностей служебная записка не пишется, это уже будет докладная.

На практике служебные записки используют как переписку внутри звена, бригады, структурного подразделения. Их популярное использование в хозяйственно-материальном обеспечении предприятия или организации, как деловой диалог не выходящий к главным руководителям. Есть и практика хранения служебных записок для отчетности растраты материальных средств, но тут она должна подтверждаться другими документами. К примеру прошение в служебной записке старшого бригадира к завскладом, выделить для работников спецодежду и перчатки. В таком случае к служебной записке приобщается ведомость выдачи.

Как написать служебную записку? В каждом структурном подразделении правила написания служебных записок свои. Нужно понимать, что этот документ не ответственной отчетности и стандарта не имеет. Если ее написать произвольно от руки, то большой ошибки не будет. Главной указать кому адресована, должность, суть проблемы и обоснованное прошение, от кого и дата написания.

Консультация адвоката

Задайте вопрос адвокату онлайн бесплатно

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста! заведующая отделением, где я работаю, написала главному врачу на меня докладную. Как я могу узнать ее содержание? На ковер вызывали, содержание докладной, практически не озвучили.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Елена, Вам должны предложить написать объяснение по тому или иному факту нарушения дисциплины, из этого предложения Вы можете узнать в общем содержание докладной.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Вы имеете полное право ознакомится с докладной, потребуйте текст. Обращайтесь.

Могут ли составить докладные записки задним чеслом, и при этом работник даже не будет знать что на него составлена служебная записка?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Составление любого документа "задним числом" является нарушением

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Докладная записка это документ на основании которого работодатель должен провести разбирательство и при наличии вины работника привлечь его к дисциплинарной ответственности(приказом). Просто докладная без разбирательства — это просто бумага. В случае если Вас уволят смело обращайтесь в суд по вопросу незаконного увольнения.

Докладная записка о не исполнении сотрудником трудовых обязанностей пишется от руки или можно распечатать с компьютера…

Докладная записка о не исполнении сотрудником трудовых обязанностей пишется от руки или можно распечатать с компьютера ?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Можно распечатать с компьютера. Подпись от руки.

Как написать ответ на докладную записку, и надо ли на нее отвечать, а также регистрировать?…

Здравствуйте! как написать ответ на докладную записку, и надо ли на нее отвечать, а также регистрировать? спасибо.

Смотря какая докладная записка. Если она в отношении вас и фиксирует какой-либо ваш проступок, то от вас должна быть затребована объяснительная. Конкретизируйте вопрос.

Написал докладную записку руководителю на своего подчиненного. Руководитель показал докладную записку моему подчиненному. Это правомочно?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Правомочно. потому что подчиненный должен дать объяснения руковоству. а для этого он должен знать, о чем.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Я написала докладную записку, не позднее какого срока после случившегося должна её отдать?…

Я заведующий отделом, мой подчиненный не первый раз ходит жалуется на меня директору, сегодня она сама создала конфликтную ситуацию перед началом рабочего дня, затем пошла на меня нажаловалась. Возможно, написала служебную записку. Что я могу предпринять в этой ситуации. Я написала докладную записку, не позднее какого срока после случившегося должна её отдать?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Я заведующий отделом, мой подчиненный не первый раз ходит жалуется на меня директору

Наталья, докладную можете подать, а можете и не подавать руководителю, исключительно на ваше усмотрение, -нет таких сроков.

КАК НАПИСАТЬ ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ О ДИСЦИПЛИНАРНОМ НАРУШЕНИИ, (НАПРИМЕР ОПОЗДАЛ СОТРУДНИК НА РАБОТУ) МОЖНО ЛИ НАПИСАТЬ ЕЕ В…

КАК НАПИСАТЬ ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ О ДИСЦИПЛИНАРНОМ НАРУШЕНИИ, (НАПРИМЕР ОПОЗДАЛ СОТРУДНИК НА РАБОТУ) МОЖНО ЛИ НАПИСАТЬ ЕЕ В ПЕЧАТНОЙ ФОРМЕ НА КОМПЬЮТЕРЕ. И НУЖНА ЛИ ОНА (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) ДЛЯ ДЕ ПРЕМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКА, ЕСЛИ ОН НАПИСАЛ ОБЪЯСНИТЕЛЬНУЮ.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Можно такую записку написать, если причина опоздания неуважительная, пишется в произвольной форме, можно напечатать, можно от руки. Если положениями о премировании предусмотрено депремирование, то оно применяется за нарушение трудовой дисциплины, невыполнение трудовых заданий и т.п. Однако прежде депремирования должен быть приказ (распоряжение) о наложении дисциплинарного взыскания, вынесенный на основании докладной непосредственного начальника и письменной объяснительной работника, из которых прямо следует, что причина опоздания является неуважительной. Как правило, за единичное опоздание меры дисциплинарного воздействия не применяются, тем более, депремирование.

Как написать докладную записку коллективную против увольнения начальства…

Как написать докладную записку коллективную против увольнения начальства

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Такие записки пишутся в свободной форме.В ней нужно указать причины несогласия

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

кому будете писать ? Лучше не пишите заявление на увольнение по собственному желанию и вас никто не сможет уволить, а так — пока фактов нет — ваша докладная ни к чему не приведет

Мною была составлена докладная записка о нарушении трудовой дисциплины сотрудника и отдана руководителю, но руководитель…

Мною была составлена докладная записка о нарушении трудовой дисциплины сотрудника и отдана руководителю, но руководитель не отреагировал. В течении какого времени должны ответить на докладную записку.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Уважаемая Ольга Александровна!

Срок ответа Трудовым кодексом не конкретизирован. Кроме того, работодатель не обязан принимать решение о проверки сообщения о нарушении трудовой дисциплины.

Статьей 192 ТК РФ установлено, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить одно из дисциплинарных взысканий. До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Трудовым кодексом не предусмотрена обязанность руководителя ответить вам на докладную записку, также не предусмотрена обязанность привлечь работника к дисциплинарной ответственности на основании докладной записки, вообще привлечение работника к дисциплинарной ответственности это право руководителя, а не обязанность, причем для привлечения к дисциплинарной ответственности статьей 193 предусмотрена определенная процедура, в ходе которой от работника берется объяснения в письменной форме и по результатам объяснений работодатель вправе посчитать, что оснований для привлечения к ответственности не имеется. Вы сами вправе обратиться к руководителю и поинтересоваться его позицией по вашему обращению (докладной записке), что я вам и рекомендую сделать

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Такого понятия как служебная записка в законодательстве не существует. Таким образом к данному документу можно применить понятие заявление. Если работодатель гос учреждение то ссылаться можно на 59 ФЗ. Если коммерческая структура то ответ должен быть подготовлен в соответствии со сроками утвержденным федеральным законодательством, а именно в течении 30 дней с момента регистрации.

Мне необходимо написать докладную записку на добавление вакансии — помощник инженера — конструктора производства. Помогите…

Здравствуйте! Мне необходимо написать докладную записку на добавление вакансии — помощник инженера — конструктора производства. Помогите пожалуйста. ..Спасибо!

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Пишите в произвольной форме

и обоснуйте необходимость вакансии — помощник инженера — конструктора производства

Мой коллега написал на меня докладную записку, будто бы я ему на грубила и отказалась принимать клиента. Но это не правда…

Мой коллега написал на меня докладную записку, будто бы я ему на грубила и отказалась принимать клиента. Но это не правда. Инцидент произошел 06.06.2014г., о докладной записке я узнала от третих лиц 13.06.2014г. Мне передали чтоб я написала заявление на увольнениепо собственному желанию. С 16.06.2014г. я нахожусь в отпуске, но естественно в нашей компании никаких документов подтверждающих мое нахождение в отпуске нет. Сейчас мне начальник угрожает, говорит либо я напишу по собственному желанию либо он меня уволит по статье за прогулы. Что мне делать?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Поскольку у Вас в компании все так "естественно", думаю, что Вам самой надо решить и либо договариваться с руководством либо выполнить их требование

Имеет ли право маз директора написать докладную записку сотрудника на другого сотрудника?…

Имеет ли право маз директора написать докладную записку сотрудника на другого сотрудника?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Здравствуйте. Нет, не может — только от своего имени.

Хочу написать докладную записку директору с жалобой на заведующую….

Хочу написать докладную записку директору с жалобой на заведующую.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

пишите конечно, если считаете что ваши права нарушены, специальных познаний не требуется, можете изложить все в свободной форме.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

добрый день. данная записка пишется в свободной форме.

Как написать докладную записку на проверяющего, в том что он пишет пункты предписания о нарушении нами работниками, но…

Как написать докладную записку на проверяющего, в том что он пишет пункты предписания о нарушении нами работниками, но они не были нарушены. Дезинформирует начальство? Спсб.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

тогда уж жалобу, а не докладную

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составлена и прикреплена к приказу об отстранении от работы однако в…

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составлена и прикреплена к приказу об отстранении от работы однако в ней отсутствует подпись

Как мне обжаловать эту докладную записку которая не содержит подписи составителя

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Не обходимо обажаловать приказ, если он нарушает права работника. Докладная записка может быть основанием для издания приказа.

Подскажите, как правильно составить докладную записку вышестоящему руководству. Дело в том, что была выявлена крупная…

Здравствуйте. Подскажите, как правильно составить докладную записку вышестоящему руководству. Дело в том, что была выявлена крупная недостача. Налицо, умышленное присвоение материальных ценностей за которые несет ответственность весь коллектив. Обычная практика — поделить недостачу на всех, никого не устраивает. К тому же, все работники подозревают одного сотрудника. Доводы, хоть и заслуживают внимания, но прямыми доказательствами не являются. Как правильно изложить в докладной записке не только суть проблемы и просьбу о соответствующей проверке, но и обратить внимание на деятельность конкретного человека?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Пишите записку в прооизвольной форме.

Подскажите, пожалуйста, нужно ли цитировать нанесенное оскорбление в докладной записке директору?…

Подскажите, пожалуйста, нужно ли цитировать нанесенное оскорбление в докладной записке директору?

С уважением, Julia!

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Цитирование оскорбления излишне, особенно если в нем содержится ненормативная лексика. Если будет необходимость, сообщите директору суть оскорбления при личной беседе.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Да, думаю. что необходимо процитировать.

Имеет ли право написать на сотрудника докладную записку директору за уход с субботника раньше времени и не поставив в…

Имеет ли право написать на сотрудника докладную записку директору за уход с субботника раньше времени и не поставив в известность ответственного заместителя директора?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Докладная записка на руководителя…

Я работаю менеджером по продажам в оптовом отделе 3 года. Несколько месяцев назад у нас появился новый сотрудник — его назначили руководителем оптового отдела. Этот человек не вникая в специфику компании, не пройдя никакого обучения, стал заставлять делать меня и ещё несколько менеджеров работу, которая не входит в наши обязанности, стал постоянно отвлекать от рутинной работы, грубить. Совершив какие-то ошибки в работе, во всем обвиняет окружающих, высказывает претензии, ходит жаловаться высшему руководству. Вносит дисбаланс в слаженную до этого работу, отнимает время, не умеет общаться с людьми.

Хотим с коллегами написать на него докладную записку, как это грамотно сделать? Могут ли его уволить? Заранее спасибо!

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Здравствуйте, Вероника Юрьевна.

Нужно написать докладную записку руководителю. Потом можете писать претензию руководителю за привлечение к работе не обусловленным трудовым договором. Обращайтесь.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Нужно ли регистрировать докладную записку об оскорблении и если да, то у кого?…

Нужно ли регистрировать докладную записку об оскорблении и если да,то у кого?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Любое заявление подаваемое Вами регистрировать в Ваших интересах. Заявление подлежит регистрации у сотрудника в чьи обязанности входит регистрация входящей корреспонденции (зачастую это секретарь руководителя) Удачи.

Как нужно грамотно написать докладную записку руководителю, чтобы ее уволили?…

На нашем предприятии охранница проходной постоянно грубит и хамит работникам. как нужно грамотно написать докладную записку руководителю, чтобы ее уволили?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Докладные пишутся в произвольной форме. Опишите что конкретно и когда произошло.

Докладная записка чем грозит?…

Работаю в организации 3 года, никаких нареканий никогда не было всегда отчетность сдаю в срок, всю работу выполняю быстро. В мае я заболела у меня есть на руках больничный, Но начальник отдела зная как я работаю и постоянно остаюсь после работы (большие объемы работы) не стала проводить больничный и закрыла табель как за полностью отработанный месяц. Заместитель директора узнав об этом написала на директора докладную записку для служебного расследования на каком основании начальник отдела закрыла мне табель, когда я болела. А я не предоставила больничный в отдел кадров (больничный у меня на руках). Что нам грозит за это. Пожалуйста ответьте очень важно.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Ничем это Вам не грозит. Представьте в кадры закрытый листок нетрудоспособности и выписной эпикриз из поликлиники.

Я написала докладную записку на сотрудницу которая меня оклеветала. скажите пожалуйста я имею право не присутствовать на…

Я написала докладную записку на сотрудницу которая меня оклеветала.скажите пожалуйста я имею право не присутствовать на разбирательстве этого факта по докладной,чтобы не встречаться с этой сотрудницей.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

ну как бы это надо подтверждать ее действия то зачем тогда писали и при разбирательстве должны присутствовать

Пыталась подать докладную записку. Получила по электронной почте ответ, что она не принята по ряду причин. Какими юридическими…

Пыталась подать докладную записку. Получила по электронной почте ответ, что она не принята по ряду причин. Какими юридическими документами регулируется порядок приема докладных записок

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Докладная записка подается за личной подписью.

Можно ли писать докладную записку директору о нарушении должностных обязанностей на несколько человек? Или нужно писать…

Можно ли писать докладную записку директору о нарушении должностных обязанностей на несколько человек? Или нужно писать на каждого? У нас есть группа инженеров службы эксплуатации. Им была поставлена задача на месяц. В течении месяца задача не выполнена. Они тупо проигнорировали её.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Если задача ставилась группе, то и докладную пишите на группу. В ином случае, индивидуально на каждого.

Объяснительная записка на имя руководителя… Вопрос юристу: Добрый день, уважаемые юристы! Пожалуйста, помогите мне правильно юридически написать объяснительную записку. Сегодня на работе мне…

Зашита прав человека… Вопрос юристу: Можно ли подать в суд на работодателя если работал не официально и меня уволили не дав зарплату Ответ юриста на вопрос : декларация прав человека В гос…

Договор же теперь не действителен и доверенность на получение товара липовая?… Вопрос юристу: Здравствуйте. Помогите, пожалуйста. Наше ООО заключило договор поставки с отсрочкой платежа с др…

депортация… Вопрос юристу: Здравствуйте!Скажите пожалуйста я гражданка России а мой муж гражданин Казахстан,у нас ребенок три месяцев.Данный время я на работаю толь работает муж.Но его депор…

Планирую декретный отпуск в 2015 году. В 2014 с 14 июля была уволена по собственному желанию, а 7 августа была трудоустроена… Вопрос юристу: Здравствуйте!Планирую декретныйотпуск в 2015 году…

Объяснительная записка — образец и правила заполнения

Если служебные или докладные записки необходимо составлять далеко не каждому сотруднику организации, то образец объяснительной записки может потребоваться рано или поздно почти любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет свое определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие виды записок лучше всего подходят для того или иного случая.

Докладаная записка — образец объяснительной

Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу, например, начальнику отдела или руководителю предприятия, называют докладной. Законодательство не дает ей четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию какого-либо решения.

Составлена она может быть как по инициативе сотрудника, так и в соответствии с устным распоряжением руководителя . Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с каким-либо решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.

Oбъяснительная записка образец

В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.

Различают следующие виды докладных записок:

• Отчетные. Предполагают информирование об окончании каких-либо работ или этапов, исполнении распоряжений и т.д.;
• Информационные. Составляются для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ. Являются регулярными;
• Инициативные. Содержат инициативы, предложения, рекомендации и т.д.

Докладные могут быть внешними или внутренними в зависимости от того, кто является адресатом документа.

Внешние адресованы руководителю вышестоящего предприятия или организации. Чтобы составить этот документ используют общие бланки предприятия. Согласно примеру, докладная записка должна состоять из нижеследующих элементов:

• названия учреждения, предприятия;
• даты;
• индекса;
• адреса оформления;
• данных адресата;
• заголовка к теме докладной;
• изложенного текста;
• подписи руководящего лица;
• ФИО исполнителя, с указанием контактного телефона.

Внутренние докладные записки составляются на имя главы организации, для их оформления используются обычные листы. Такой документ содержит следующие элементы:

• обозначение отдела;
• наименование документа;
• дату и регистрационный номер;
• заголовок к теме;
• текст;
• ФИО адресата;
• подпись, фамилию и инициалы, а также должность составителя.

Одним из видов внутренних документов является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей. Она предназначена для информирования о невыполнении или ненадлежащем исполнении работником его непосредственных обязанностей, а также включает предложение о назначении этому сотруднику дисциплинарного взыскания.

Служебная записка — пример написания и журнал учета

К одной из разновидностей докладных записок относится служебная. Она является документом информационного характера и используется для взаимодействия различных горизонтальных (т.е. не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как пишется служебная записка?

В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) не предусмотрен этот вид документации. При этом их используют в различных целях производственного назначения:

• для запроса информации;
• при выдаче инструкций;
• в качестве сопроводительного документа;
• как информационное письмо.

В тексте данного вида документа содержатся данные о том, что послужило причиной его оформления, т.е. просьба, заявка, предложение и т.д. В ней может содержаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях сотрудников, каких-либо изменениях в работе организации и ее подразделений и т.д. Документ также может содержать информацию для службы охраны о сотрудниках, работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.

За трудовые успехи сотрудников могут поощрить денежной премией , ценным подарком или званием, грамотой. Для этого оформляется служебная записка на премию, составленная начальником отдела, профсоюзом или коллективом.

Служебная записка на премию

В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной записки. Однако образец заполнения служебной записки схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

В целях контроля документации следует завести специальный журнал. Согласно образцу журнала регистрации служебных записок, он может содержать данные о регистрационных номерах документов, их дате, наименовании или кратком содержании, данных о должностном лице, подписавшем документ и т.д.

Журнал регистрации служебных записок образец

Помимо журнальной регистрации, предусмотрен также карточный или автоматический учет документации.

Форма объяснительной записки

Для пояснения обстоятельств каких-либо событий и фактов предусмотрен такой вид документа, как объяснительная записка, составленная работником предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается ее написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего ее лица. В некоторых организациях предусмотрено оформление объяснительной записки на компьютере. Форма объяснительной записки на законодательном уровне не закреплена, тем не менее, в некоторых учреждениях существуют типовые формы ее оформления. В то же время объяснительная записка, составленная не по форме, является действительной.

Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде, чем применять к сотруднику дисциплинарное взыскание, с него должна быть затребована объяснительная, где сотрудник может сообщить обстоятельства и причины совершенных действий.

Объяснительные могут быть составлены либо сотрудником, либо структурным подразделением в целом.

Статья 1. Сфера регулирования закона

(1) Настоящий закон устанавливает порядок ответов на докладные записки и на ходатайства о получении разъяснений настолько, насколько это не установлено другим законом, а также регулирует порядок представления коллективного обращения.

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(2) Административное производство, предусмотренное настоящим Зако­ном, ведется в порядке, установленном Законом об административном произ­водстве, если иное не предусматривается настоящим Законом.

(3) Если в обращении содержится ходатайство о предоставлении досту­па к публичной информации, то ответ на обращение дается в порядке, уста­новленном Законом о публичной информации.

(1) Докладная записка, в значении настоящего закона – это обращение лица, которым лицо:

1) делает адресату предложения для организации работы учреждения или органа, или для выработки решений для развития области деятельности;

2) предоставляет адресату информацию, связанную с общественной жизнью и государственным управлением.

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(2) Ходатайство о получении разъяснений, в значении настоящего закона – это обращение лица, в котором лицо:

1) ходатайствует о получении от адресата информации, что предполагает анализ, синтез информации, находящейся в распоряжении адресата или сбор дополнительной информации;

2) ходатайствует о предоставлении правового разъяснения, установленного в статье 3 настоящего закона.

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(3) Коллективное обращение, в значении настоящего закона – это предложение, представляемое в Рийгикогу в порядке народной инициативы, для изменения действующей регуляции или для лучшей организации общественной жизни, осуществление которого находится в компетенции Рийгикогу.

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(4) Адресат докладной записки или ходатайства о получении разъяснений, в значении настоящего закона – это учреждение, орган, чиновник, работник или член коллегиального органа государства, местного самоуправления или иного публично-правового юридического лица. Адресатом не является член Рийгикогу или член волостного собрания местного самоуправления.

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(5) Адресатом докладной записки или ходатайства о получении разъяснений, в значении настоящего закона, является также некоммерческое объединение, фонд, имеющий статус частноправового юридического лица, предприниматель – физическое лицо и коммерческое товарищество в случае информации, которая касается использования бюджетных средств государства или местного самоуправления.

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

2. ОТВЕТ НА ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ И НА ХОДАТАЙСТВО О ПОЛУЧЕНИИ РАЗЪЯСНЕНИЙ

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

Статья 3. Дача разъяснений по правовым вопросам

Государственное учреждение и учреждение единицы местного самоуправления бесплатно даёт разъяснения относительно разработанных ими правовых актов, их проектов и правовых актов, являющихся основанием для деятельности учреждения, а также относительно компетентности и законотворческой деятельности учреждения.

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

Статья 4. Прием лиц для подачи ими устных обращений

(1) Руководители государственных и муниципальных учреждений, учреждений иных публично-правовых юридических лиц организуют прием лиц соответствующими компетентными чиновниками или работниками либо проводят личный прием лиц в предусмотренные для этого и публично объяв­ленные часы приема. Часы приема в учреждениях должны быть предусмотре­ны ежемесячно продолжительностью не менее трех часов.

(2) В приеме лица может быть отказано или прием может быть прекра­щен, если:

1) лицо имеет ограниченную дееспособность и ему назначен су­дом опекун, а в приеме не участвует представитель ограничен­но дееспособного лица;

2) лицо не высказывает свои желания и их не удается выявить так­же с помощью дополнительных вопросов;

3) лицо является агрессивным и ведёт себя противно хорошим традициям;

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

4) лицо очевидно злоупотребляет правом быть выслушанным.

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(3) При отказе в приеме лица или прекращении приема по основаниям, указанным в части 2 настоящей статьи, лицо уведомляется о возможности об­ратиться в учреждение в письменной форме.

(4) Если чиновник или работник в ходе приема лица придет к выводу о том, что принятие во внимание представленного мнения или предложения, дача ответа на него либо предоставление запрошенной информации или разъяснения не входит в компетенцию данного учреждения, то он уведомля­ет об этом лицо и сообщает учреждение или орган, к компетенции которого относится вопрос.

Статья 5. Дача ответа

(1) Адресат обязан дать ответ.

(2) Если информационная записка или ходатайство о получении разъяс­нения адресованы чиновнику или работнику учреждения или органа, то от­вет может вместо него дать другой компетентный чиновник или работник то­го же учреждения или органа. Если информационная записка или ходатай­ство о получении разъяснения адресованы нескольким чиновникам, работни­кам или членам коллегиального органа в пределах того же учреждения или органа, то они могут дать на записку или ходатайство совместный ответ.

(5) Учреждение или орган, получивший информационную записку или ходатайство о получении разъяснения, может направить их для дачи ответа в учреждение или орган, за которым он осуществляет служебный надзор, если такое направление не противоречит содержанию информационной записки или ходатайства о получении разъяснения. Направление производится в по­рядке, установленном частью 3 настоящей статьи.

(6) Информационная записка или ходатайство о получении разъяснения не направляется для дачи ответа в суд на основании закона о судопроизвод­стве. В таком случае адресат уведомляет лицо о порядке обращения в суд.

(7) Ответ на информационные записки или ходатайства о получении разъяснения одинакового содержания, одновременно поступившие к одному и тому же адресату разными способами, дается один раз.

(8) Ответ направляется лицу по указанному в информационной записке или ходатайстве о получении разъяснения адресу (номер телефакса, почто­вый адрес или адрес электронной почты) в письменной форме или, по дого­воренности, иным способом. В случае отказа в принятии во внимание пред­ставленного в информационной записке мнения или предложения в ответе разъясняется причина отказа. При ответе на ходатайство о получении разъяс­нения лицу предоставляется запрошенная информация или дается разъясне­ние по правовому вопросу либо мотивируется отказ в этом. На обращение ли­ца, представленное на личном приеме, ответ может быть дан сразу же в устной форме.

(9) В ответе может быть отказано, если:

1) лицо не может быть установлено;

2) отсутствуют контактные данные лица;

3) лицо имеет ограниченную дееспособность и ему назначен су­дом опекун, а информационная записка или ходатайство о по­лучении разъяснения поданы без предварительного согласия представителя;

4) лицо в четкой форме выразило нежелание получить ответ на информационную записку;

5) информационная записка или ходатайство о получении разъяс­нения поданы не на эстонском языке и в соответствии со статьей 12 Закона о языке адресат не обязан дать ответ;

( RT I , 18.03.2011, 1 – вступ. в силу с 01.07.11)

6) содержание информационной записки или ходатайства о полу­чении разъяснения неразборчиво или непонятно;

7) дача ответа на ходатайство о получении разъяснения требует ввиду большого объема информации внесения изменений в ор­ганизацию работы учреждения или органа, создает препят­ствия выполнению возложенных на него публичных задач или требует неоправданно больших затрат.

(10) В случае отказа в даче ответа на основании пункта 3, 6 или 7 части 9 настоящей статьи лицу, представившему информационную записку или по­давшему ходатайство о получении разъяснения, незамедлительно направляет­ся соответствующее сообщение. В сообщении указываются недостатки, в слу­чае устранения которых возможна дача ответа на информационную записку или ходатайство о получении разъяснения.

(11) В случае отказа в даче ответа на основании пункта 5 части 9 настоя­щей статьи адресат в соответствии со статьей 12 Закона о языке незамедли­тельно потребует от лица, представившего информационную записку или по­давшего ходатайство о получении разъяснения, представления перевода ин­формационной записки или ходатайства о получении разъяснения на эстон­ский язык.

( RT I , 18.03.2011, 1 – вступ. в силу с 01.07.11)

Статья 6. Срок дачи ответа

Ответ на информационную записку или на ходатайство о получении разъяснения дается незамедлительно, но не позднее 30 календарных дней со дня регистрации записки или ходатайства. В случае крайней необходимости в связи со сложностью составления ответа срок дачи ответа может быть прод­лен до 2 месяцев. Лицо уведомляется о продлении срока дачи ответа и о причинах продления срока.

Статья 7. Регистрация

(1) Учреждение или орган государственного или муниципального учреждения либо иного публично-правового юридического лица регистриру­ет информационную записку или ходатайство о получении разъяснения и от­вет, а также способ получения информационной записки или ходатайства о получении разъяснения и дачи ответа не позднее рабочего дня, следующего за днем получения информационной записки или ходатайства о получения разъяснения либо дачи ответа.

(2) В случае дачи устного ответа на устное обращение регистрация обра­щения не требуется.

3. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ КОЛЛЕКТИВНОГО ОБРАЩЕНИЯ

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

Статья 7.1. Требования, предъявляемые к коллективному обращению (RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(1) Для представления коллективного обращения (далее в настоящей главе – обращение) необходимо собрать по меньшей мере 1000 подписей в его поддержку.

(2) В обращении делается предложение о том, как изменить действующую регуляцию или лучше организовать общественную жизнь, а также к обращению прилагается обоснование объёмом до трёх страниц о том, почему действующее положение не удовлетворяет и как, представленное в обращении предложение, улучшило бы положение.

(3) К обращению прилагается электронный список лиц, отдавших свои подписи в его поддержку, с указанием имён и личных кодов этих лиц.

(4) К собранным на бумажном носителе подписям в поддержку, прилагаются имена и личные коды отдавших подписи лиц. К сбору электронно-цифровых подписей в поддержку, применяются требования к электронно-цифровым подписям, установленные в Законе о доверительных услугах для электронной идентификации и электронных сделок.

( RT I , 25.10.2016, 1 – вступ. в силу с 26.10.16)

(5) Обращение с одним и тем же содержанием можно представлять один раз в течение двух лет.

Статья 7. 2 . Лицо, правомочное отдавать подпись в поддержку (RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(1) Подпись в поддержку может отдавать по меньшей мере 16-летний постоянный житель Эстонии. Постоянным жителем, в значении настоящего закона, является проживающий в Эстонии гражданин Эстонии и проживающий в Эстонии гражданин Европейского Союза, гражданин государства-члена Европейского экономического пространства и гражданин Швейцарской Конфедерации, который имеет постоянное право на проживание, а также проживающий в Эстонии иностранец, имеющий вид на жительство долговременного жителя или постоянное право на проживание.

(2) Подпись в поддержку обращения можно отдавать один раз.

Статья 7. 3 . Представление обращения (RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(1) Соответствующее требованиям обращение представляется правлению Рийгикогу на бумажном носителе или в электронном виде.

(2) В обращении указываются контактное лицо или лица и их контактные данные.

Статья 7. 4 . Производство по обращению (RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

Производство по обращению ведётся в порядке, установленном в Законе о регламенте и порядке работы Рийгикогу.

Статья 7. 5 . Уведомление о взятии обращения в производство (RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

Правление Рийгикогу уведомляет контактное лицо или лиц, представивших обращение, о взятии обращения в производство или об оставлении его без взятия в производство, в течение 30 календарных дней с момента представления соответствующего требованиям обращения.

Статья 8. Признание недействительным Закона об ответах на заявления

Закон об ответах на заявления ( RT I 1994, 51, 857; 1996, 49, 953; 2000, 49, 304; 92, 597; 2001, 58, 354 ) признается недействительным.

Статья 9. Внесение изменений в Закон о местном самоуправлении

В Закон о местном самоуправлении ( RT I 1993, 37, 558; 1999, 82, 755; 2000, 51, 322; 2001, 82, 489; 100, 642; 2002, 29, 174; 36, 220; 50, 313; 53, 336; 58, 362; 61, 375; 63, 387; 64, 390 и 393; 82, 480; 96, 565; 99, 579; 2003, 1, 1; 4, 22; 23, 141; 88, 588; 2004, 41, 277; 56, 399 ) вносятся следую­щие изменения:

1) текст статьи 26 считается частью 1 и статья дополняется частью 2 в следующем изложении: «(2) Член собрания вправе получить от волостной или городской управы либо от волостного или городского учреждения ответ на свой письменный вопрос в течение 10 рабочих дней со дня представ­ления вопроса. Положения части 9 статьи 5 Закона об ответах на информационные записки и на ходатайства о получении разъяснений не распространяются на случаи, предусмотренные настоящей частью.»;

2) часть 1 статьи 30 дополняется пунктом 5 в следующем изло­жении: «5) организует прием лиц учреждениями местного самоуправления в порядке, установленном Законом об ответах на информацион­ные записки и на ходатайства о получении разъяснений.»

Статья 10. Внесение изменений в Закон о публичной информации

В Закон о публичной информации ( RT I 2000, 92, 597; 2002, 61, 375; 63, 387; 2003, 25, 153; 26, 158; 32, справка ) вносятся следующие изменения:

1) в пункте 3 части 2 статьи 2 слова «на заявления и докладные за­писки в порядке, установленном Законом об ответах на заявле­ния ( RT I 1994, 51, 857; 1996, 49, 953; 2000, 49, 304 )» заме­няются словами «на информационные записки и на ходатайства о получении разъяснений в порядке, установленном Законом об ответах на информационные записки и на ходатайства о получении разъяснений»;

2) второе предложение пункта 5 части 2 статьи 23 изменяется и из­лагается в следующей редакции: «Такой информационный запрос признается ходатайством о получении разъяснения и ответ на не­го дается в порядке, установленном Законом об ответах на инфор­мационные записки и на ходатайства о получении разъяснений;».

Как и когда составляется докладная записка — образец 2017-2018?

«Докладная записка образец» — в ответ на этот запрос поисковик выдает много документов с разнообразным содержанием. При этом в организации может быть предусмотрен собственный шаблон. Как правильно составить докладную, расскажем далее.

Докладная записка — это документ?

Докладная записка относится к документам внутреннего пользования. Ее главная цель — донести до определенных лиц информацию о состоянии дел в организации. Однако помимо этого в бумаге могут содержаться предложения по улучшению работы или просьбы. Таким образом, делаем вывод, что записка — это документ информационно-аналитического характера.

Как правило, она составляется по инициативе должностного лица с тем, чтобы уведомить вышестоящего руководителя о чем-либо. Однако может быть и обратная ситуация: начальник поручил подчиненному обрисовать ситуацию в его подразделении.

Как правило, адресат должен дать ответ на записку. Это может быть документ в письменной форме или устная беседа с автором бумаги. В тех случаях, когда инициатор составления докладной просто информирует о состоянии дел, ответа, вероятнее всего, ждать не стоит.

В организации может быть установлен образец докладной записки, которого должны придерживаться все сотрудники. Меняется лишь внутренняя составляющая документа в зависимости от характера содержания. Кроме образца возможна разработка бланка записки, о наличии которого должны быть уведомлены все работники.

Как писать докладную?

Записка составляется в письменной форме с подписью автора. Особых требований к документу у законодателя нет, равно как и единого образца докладной записки. Более того, эта бумага даже не упоминается в ТК РФ, из чего можно сделать вывод, что докладная (образец) разрабатывается каждым конкретным предприятием.

Учитывая тот факт, что докладная в большинстве своем носит информативный характер, рекомендуем указать в документе следующее:

• наименование получателя;
• текст;
• дату составления;
• подпись, расшифровка и должность автора.

Несмотря на такую краткость, не стоит составлять документ на коленке и писать что попало. Так как записка является способом информирования руководства, целесообразно будет подойти к составлению бумаги со всей ответственностью.

Как написать докладную на деятельность подчиненного?

Не всегда сотрудники добросовестно исполняют свои обязанности. При вскрытии факта недобросовестного отношения к работе непосредственный руководитель служащего должен уведомить об этом вышестоящее начальство.

Как написать докладную записку в этом случае?

В тексте документа необходимо отразить все факты виновного, по мнению непосредственного руководителя, поведения служащего. Это могут быть неверно составленные документы, неправильно отгруженный товар или систематические опоздания на работу. Можно к бумаге добавить приложение, которое подтвердит все доводы, изложенные в записке.

Образец докладной записки должен быть в отделе кадров.

Пример докладной записки

Начальнику производственного цеха № 5

Кириллину Александру Юрьевичу

Настоящим довожу до Вашего сведения, что в результате проведенной проверки 05.08.2017 было обнаружено, что в производственном цехе № 5 не установлено пожарное оборудование согласно требованиям законодательства. В связи с этим прошу Вас принять меры по устранению данного пробела и известить бухгалтерию о предстоящих затратах.

Бухгалтер Свирилова Л. К.

Этот пример докладной записки не является безусловным образцом. Однако все требования к документу соблюдены.

Источники:

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа:

Как написать заявление в садик об отпуске ребенка

Льготы разведенным женщинам с ребенком

Как правильно написать прошение о ходатайстве