Как правильно написать генеалогический запрос в архив
Как правильно составить запрос в архив о поиске родственников
Если вы точно знаете, в каком именно регионе происходили интересующие вас события или проживал интересующий вас человек, можно обратиться в региональное управление по делам архивов. Если же вы точно не знаете, где конкретно следует искать — например, нужно проследить судьбу двоюродного дедушки, родившегося и выросшего в Москве, но потом уехавшего «куда-то на север» — обращайтесь в Федеральное архивное агентство (Росархив). 1. Социально-правовые запросы — информация по вопросам социальной защиты граждан, нужная для оформления пенсии и получения льгот и компенсаций, предусмотренных российским законодательством и международными обязательствами РФ.
- подтверждение образования;
- нацистские преследования;
- репрессии и реабилитация;
- подтверждение награждений;
- подтверждение трудового стажа, заработной платы;
- подтверждение службы в вооруженных силах, участия в боевых действиях;
- подтверждение социальных льгот.
- подтверждение записей актов гражданского состояния;
2. Генеалогические запросы — информация, нужная для восстановления родственных связей, установления родства, изучения истории семьи. Такой запрос может исполняться как в отношении вас, так и в отношении другого лица, указанного в вашем заявлении — если это не ограничено законом, как, например, при усыновлении .
По результатам генеалогического запроса выдается документ в форме родословного древа, генеалогической росписи либо таблицы, или же подборка архивных справок, выписок, копий документов, устанавливающих родственные связи. 3. Тематические запросы — информация по определенной теме, например, биографии человека или некоем событии.
Если поиск информации и копирование документов по запросу требует много времени, архив письменно извещает вас о промежуточных результатах. Информация по социально-правовым вопросам предоставляется безвозмездно, по тематическим и генеалогическим — на платной основе. Приблизительный порядок цен можно узнать из
«Временного положения о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе федеральными государственными учреждениями, подведомственными Росархиву»
- послать по электронной почте через специальную форму на сайте Росархива: http://archives.ru/feedback.shtml
- отправить письмом по адресу 103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;
Иностранные граждане также могут направить свой запрос через МИД РФ. Заявления можно направлять в консульский департамент, по адресу 119200, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер.
- Для юридических лиц — наименование организации, полный почтовый адрес, телефон, e-mail.
- Если вы уже куда-либо обращались по данному вопросу — укажите, куда именно.
- Сведения о заявителе – фамилия, имя, отчество, полный почтовый адрес, телефон, e-mail.
- Как вы хотите получить ответ: по электронной или по обычной почте.
- Тема запроса и хронологические рамки интересующей вас информации.
- Текст запроса, написанный в свободном стиле, и содержащий максимум известной вам информации по теме — это облегчит работу сотрудников архива. Текст должен быть понятным и не содержать нецензурных и других ругательств.
- Форму получения ответа.
Согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», формой получения ответа может быть:
Если архивный документ, запрос на который вы отправили, предназначен для отправки в иностранное государство, необходимо проставить апостиль.
Госпошлина за проставление апостиля составляет 1500 рублей за каждый документ.
Уполномоченный сотрудник Росархива рассмотрит ваше заявление, и в течение 15 дней передаст его для исполнения в соответствующее подразделение. Если же документы по вашему запросу хранятся в другом архиве или организации, Росархив в течение 5 дней с момента регистрации вашего заявления передаст его по адресу. После передачи вашего запроса в работу или в другой архив вас обязательно уведомят об этом.
Сроки исполнения тематического или генеалогического запроса установят по предварительному согласованию с вами — они зависят от сложности поиска нужной информации.
Ответ на социально-правовые запросы вам обязаны дать максимум через 30 дней с момента регистрации вашего заявления. Если по объективным причинам этот срок продлевается, вас обязаны об этом уведомить.
Как сделать запрос в архив?
Тем, кто не сталкивался еще с архивными запросами, полезно будет узнать, что запросы в архивы бывают трех видов:
- тематические — связаны с получением сведений по определенной проблеме или теме (биографии конкретного человека, исторических сведениях о чем-либо и т.д.);
- социально-правовые — связаны с обеспечением законных интересов и прав какого-либо лица или организации;
- генеалогические — запросы по истории семьи или рода или по установлению родства.
Кроме того, социально-правовые запросы делятся также на три вида:
- от физических или юридических лиц;
- консульские запросы: от лиц, проживающих за рубежом;
- служебного характера: от различных органов власти.
Как написать запрос в архив
- Прежде всего, в запросе должны содержаться сведения об отправителе. Если вы физическое лицо, то достаточно указать свою фамилию, имя и отчество, а если представляете организацию, то укажите ее название и юридический адрес.
- Обязательно укажите в тексте запроса свой обратный адрес, поскольку в противном случае работники архива просто физически не смогут вам отправить ответ.
- Очень важно сформулировать свой вопрос предельно ясно и четко. Если вы собираете данные о своих предках, не описывайте историю своей семьи подробно, а также откажитесь от расплывчатых формулировок в своем пожелании. Все дело в том, что существует регламент работы с запросами и обращениями от граждан и организаций, согласно которому в первую очередь запрос попадает на рассмотрение руководству архива. Именно руководитель определяет классификационную принадлежность запроса: тематический, социально-правовой или генеалогический. А далее, по характеру запроса, руководитель передает его уже в соответствующий отдел на исполнение. Поэтому, чем более расплывчатой будет ваша формулировка, тем более возрастает вероятность некорректного (разумеется, для вас) определения характера вашего запроса, а соответственно, и назначение его исполнителя. Нечеткий запрос будут отправлять из отдела в отдел, и вы можете дожидаться ответа очень долго.
- Обязательно определите рамки при запросе: временные (хронологические) либо территориальные. Особенно это важно, если вы ищете людей с распространенной фамилией. В этом случае всех ваших однофамильцев найти просто не получится. Поэтому указывайте временной период, а также территориальные рамки для того, чтобы поиск родственников увенчался успехом.
Информационное письмо Отдела организации
информационных услуг Федерального архивного агентства в помощь
тем, кто занимается составлением своей родословной
При составлении своей родословной (как и при поиске какой- либо информации о своих родственниках) возможны два пути: I – обращение с запросом в соответствующий архив и II – самостоятельная работа с архивными документами в читальном зале архива.
В любом случае в начале работы необходимо изучить семейный архив, собрать и проанализировать сохранившиеся документы (копии) родителей, бабушек, дедушек и других родственников, фотографии, или информацию (воспоминания) родственников и знакомых.
I. При обращении в архив с запросом о поиске информации об интересующем Вас члене рода желательно иметь следующие сведения:
фамилия, имя, отчество (для женщин – девичья фамилия и в замужестве – в зависимости от количества браков);
дата рождения: год, месяц, число, если неизвестно, то можно приблизительно, в пределах нескольких лет;
место крещения (усыновление) – собор, церковь, костел, приход и т.п.;
место рождения: губерния (область), уезд (район), волость, город, село, деревня и др., в крупных городах – часть, участок, улица, дом;
дата смерти (если неизвестно точно, можно приблизительно), место захоронения: некрополь, кладбище, погост, братская могила;
вероисповедание, был ли переход в другую веру;
сословие: дворянство, почетное гражданство, казачество, духовенство, городское сословие (мещане, цеховые (ремесленники), купечество, крестьяне;
звание, чин, титул;
семейное положение: где состоялся брак (венчание) – собор, церковь, костел, приход и т.д., когда, фамилия имя, отчество жены (мужа);
место службы (где, когда); титулы, звания, чины, награды (какие, когда и за что);
образование: название учебного заведения, факультета, когда учился и закончил;
владение землей, недвижимостью (где): губерния, уезд, город, село и т.д.);
какими документами об интересующем Вас лице располагаете и можете ли представить их копии;
другие известные Вам факты и подробности, которые Вы считаете нужным сообщить для проведения поиска: гражданство, подданство (в отношении иностранных граждан), факт опекунства, факт усыновления (удочерения), нахождение под судом, эмиграция семьи и т.д.
Обращаясь в архив с запросом о поиске информации о своих родственниках (предках), следует иметь в виду, что такие запросы исполняются государственными архивами на платной основе. Прейскурант цен утверждается директором архива. Адреса государственных архивов можно найти на сайте "Архивы России" (федеральные архивы, региональныех архивы).
II. При самостоятельной работе с архивными документами в читальном зале архива рекомендуем в начале ознакомиться с соответствующей литературой:
«Генеалогическая информация в государственных архивах России», справочное пособие. ВНИИДАД, М., 2004.
«Указатель видов документов, содержащих генеалогическую информацию (ХVI в. – 1917 г.)». ВНИИДАД, 1998.
Романова С.Н. «Исследование генеалогической информации в государственных архивах России». «Вестник архивиста», № 5 (41), 1997.
Онучин А.Н. «Твое родословное древо: практическое пособие по составлению родословной». Пермь, 1992.
Романова С.Н. «Как найти свои корни», «Вестник архивиста», 1998, № 2(44), № 3(45).
Антонов Д.Н., Антонова И.А. «Метрические книги: время собирать камни», «Отечественные архивы», 1996 г, №№ 4, 5.
В читальных залах архивов Вы можете воспользоваться консультацией специалистов, ознакомиться с подготовленными в ряде субъектов Российской Федерации специальными памятками в помощь лицам, занимающимся генеалогическими исследованиями.
На первом этапе самостоятельного поиска Вам необходимо обратиться в архив (архивы) того региона, с которым была связана жизнь интересующего Вас лица. В случае отсутствия большинства сведений о разыскиваемом лице (лицах), рекомендуем восстанавливать блок сведений о них, идя по восходящему, т.е. от родителей к дедушке и бабушке, от них – к прадеду и прабабушке и т.д., используя информацию персонального характера, хранящуюся в государственных и муниципальных архивах (личные, персональные, наградные, пенсионные дела и т.д.) и сведения, сохранившиеся в семейном архиве.
В связи с возможными переименованиями населенных пунктов и различными изменениями в административно-территориальном делении Российского государства, для более точного определения места поиска желательно использовать справочники по административно территориальному делению Российской Империи и СССР.
Как правильно написать генеалогический запрос в архив
ОГУ "Государственный Исторический архив немцев Поволжья"
413100 г. Энгельс, пл. Ленина, 13
Директору Комарову Ивану Николаевичу
Здравствуйте уважаемый Иван Николаевич и работники архива,
Мои предки выходцы из колонии Musterdorf Musterdorfskogo кантона ,
после 1941 г.село Октябрьское ,Красногвардейского района.Сейчас Федоровского района Саратовской области.
У меня такой вопрос :
Имеются ли в архиве
1.В метрических книгах евангелическо- лютеранской церкви записи о рождении,браке,смерти и крещении поселян .
2.В ревизских сказках,
3.В Посемейных списках
4.В данных переписи населения 1897 года
данные на семьи
Если есть ,то не сможете ли вы сделать фото,скан,ксерокопии или список этих данных.
Иванов Иван Иванович - родился 01.01.1931 в колонии Образец
Петров Петр Петрович - родился 01.01.1931 в колонии Образец
Сидоров Сидор Сидорович - родился 01.01.1931 в колонии Образец
С уважением Mustermann
Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос — запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.
Генеалогический запрос — запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.
Запрос социально-правового характера — запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Архив обязан отвечать не на все запросы, а только на такие, при написании которых выполнены определенные правила. Запрос должен содержать:
* сведения о том, кто его написал – название организации или фамилию имя и отчество гражданина,
* почтовый адрес, чтобы можно было ответить на ваш запрос по почте,
* тему - то есть должно быть четко сформулировано, что именно вы хотите узнать, просто пересказывать историю своей семьи и высказывать желание, что вы хотели бы узнать что-нибудь еще, бесполезно, нужен конкретный вопрос,
* хронологические рамки запрашиваемой информации - просить найти всех носителей вашей фамилии во всех документах архива бессмысленно, но попросить сделать это по определенному региону и хронологическому периоду вполне допустимо.
На запросы, в которых эти условия не соблюдены, архивы, скорее всего, просто не ответят. На остальные запросы ответить они обязаны, но иногда случаются и странные случаи - один архив, например, не мог отвечать на запросы, потому что вследствие тяжелого материального положения не имел конвертов (это совершенно реальный случай). Часто имеет смысл позвонить в архив и узнать, получен ли ваш запрос, а потом звонить еще неоднократно, чтобы узнавать, как дела. Архивисты меня за такой совет не похвалят, но это действительно помогает.
Запрос пишется на имя директора архива. Строгой формы запроса нет, главное, чтобы все было написано понятно.
Не надо спешить и просить составить вам родословную, двигайтесь постепенно.
Письмо пишете такое:
От (ваше ФИО и адрес)
Я, (ФИО), (если вы предполагаете, что вам могут быть предоставлены льготы, напишите это сразу, то есть ветеран войны, многодетная мать, персональный пенсионер и т.п.) прошу помочь мне в генеалогическом поиске (если вы считаете, что это может рассматриваться как тематический запрос или запрос социально правового характера, напишите об этом здесь, для этого нужно указать причину поиска, например, в связи с вопросом о наследстве).
Мой (степень родства) (ФИО), (такого-то) вероисповедания, родился в таком-то населенном пункте такого-то числа такого-то года, что указано в (таком-то документе, допустим, в свидетельстве о браке). Прошу, используя имеющиеся в вашем архиве метрические книги или другие фонды, сообщить мне сведения о его родителях и прислать копии имеющихся документов. Оплату гарантирую (этот пункт можете опустить, некоторые архивы выполняют часть запросов бесплатно).
Если вы не знаете точно, когда ваш предок родился, можете быть менее конкретны, тогда надо написать: «по семейному преданию родился в таком-то населенном пункте примерно в таком-то году» и, соответственно, в заявлении попросите уточнить дату рождения. Если ваш предок жил не в деревне, а в городе, особенно в большом, где было много церковных приходов, желательно знать его адрес (тогда, скорее всего, он был прихожанином ближайшего к месту жительства прихода). Может быть, архив и согласится просмотреть сведения обо всех приходах, но стоить это будет очень дорого.
Когда вам пришлют информацию, пишите следующий запрос, про следующего предка.
От директора архива запросы направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю.
Если поступил непрофильный запрос (например, вы перепутали Великий и Нижний Новгород и отправили письмо не туда), архив направляет его в нужный архив или пишет в ответе, что вы ошиблись, объясняя, куда нужно обратиться. Реакция на непрофильный запрос по закону не должна быть более 5 дней с момента поступления запроса в архив.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними – обратите внимание на этот пункт, вам должны заранее сказать о том, сколько вам придется заплатить.
При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы
Как составить запрос в архив на получение архивной справки по церковным записям о рождении, браке или смерти, которые являются документами подтверждающими эти факты
Записи о совершенных обрядах, удостоверяющих события крещения (рождения), венчания (брака), погребения (смерти) конкретных лиц осуществлявшихся в православных храмах, сохранились, в так называемых, метрических книгах. В настоящее время такие книги хранятся в архивных учреждениях соответствующих территориальному зонированию.
Метрические книги велись в двух экземплярах: один направлялся на хранение в архив консистории (учреждение с церковно-административными и судебными функциями, которая подчинялась епархиальному архиерею), второй — оставался в церкви. Консисторский экземпляр, включавший метрические тетради рождения, брака, смерти за один год по всем приходам одного уезда или города, достигал 1000-1200 листов. Приходский экземпляр имел иную структуру. Он включал записи о рождении, браке и смерти лиц только одного прихода за несколько лет, в зависимости от численности прихода. Полную юридическую силу имели документы выданные на основе консисторского экземпляра. Записи в метрические книги производились сразу после совершения акта, а записи о браке сверялись с обыскными книгами.
Участники таинства (родители и восприемники при крещении, жених или поручители при венчании) могли ознакомиться с внесенной в метрику записью и подтвердить ее верность в соответствующей графе. Регистрация в метрических книгах велась священниками со слов, поэтому в записях находило отражение большое количество бытовых (просторечных) наименований населенных мест (а, возможно, и их частей).
Чтобы найти интересующие вас записи о членах семьи, родившихся до 1918 года, необходимо знать к какому приходу, какой из церквей относилась деревня, село или город, в которых они проживали. Далее необходимо установить к какой волости, уезду, губернии причислялись эти населенные пункты, а уже потом определиться и с архивным учреждением, где могут находятся на хранении метрические книги этих церквей.
Так, например, метрические книги Зарайского уезда Рязанской губернии различных годов находятся на хранении, как в муниципальном архиве Зарайского района, так и в областных архивах Рязанской, Московской областей, так и архиве Москвы.
Причин такой возникшей «чехарды» с архивными фондами вероятно много, но логическому осмыслению они все равно не поддаются. Иногда в различные исторические эпохи, волость или село переходили из состава одного уезда в другой, из одного района в другой, а потом обратно и так еще неоднократно. Тогда ситуация с разбросом архивных документов по разным «закоулкам» хотя бы понятна, но от этого легче все равно не становиться, отыскать что-то конкретное бывает очень проблематично.
В случае недостатка информации, вам предложат оплатить работу архивариусов по поиску необходимых данных, так как такие запросы считаются уже генеалогическими (поисковыми). Оплату нужно будет произвести до начала работ, без гарантии их результата, перечисленные денежные средства архивами не возвращаются, так же существуют льготные категории граждан. С учетом почтовых услуг, ожидания ответа может затянуться на 1,5-2 месяца, при использовании электронной почты (что тоже возможно) ответ поступит быстрее, но такая архивная справка или выписка не будет иметь юридической силы. Для получения справки на бумажном носителе, в запросе нужно указать необходимость о получении ответа на бумажном носителе.
С образцами необходимых Вам исковых документов, справочной информацией, можно ознакомиться здесь: Главная страница.
Источники:
orionyar.ru nefakt.info www.rusarchives.ru wolgadeutsche.ucoz.ru iskoved.comКомментариев пока нет!