Как правильно написать письмо с реквизитами
Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов
Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.
Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».
Оформление реквизита «адресат» служебного письма
Письмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств. Несколько примеров указания адресата:
ОАО «Горящий фитиль»
ОАО «Горящий фитиль»
с почтовым адресом
ОАО «Горящий фитиль»
ул. Трудная, д. 45,
ул. Легкая, д. 127, кв. 365,
г. Мурманск, 628021
Оформление реквизита «дата» служебного письма
После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).
Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма
Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:
№ 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,
или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.
Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.
Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса
При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.
Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма
Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».
Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»
К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:
Оформление реквизита «подпись» служебного письма
В состав подписи включаются наименование должности подписывающего письмо, собственно сама личная подпись и ее расшифровка. Примеры:
Директор ООО «Канитель» Место личной подписи И.О. Фамилия
И.о. директора ООО «Канитель» Место личной подписи И.О. Другая-Фамилия
Документ подписывает человек, имеющий право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, с указыванием его фактической должности и фамилии. Обратите внимание, нельзя ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. В современном делопроизводстве последние примеры – грубые недостатки оформления служебных писем. В прошлом, когда работали еще наши бабушки, вероятно, допускалось подобное. Я лично даже не знаю, когда и где такое регламентировалось.
Оформление реквизита «отметка об исполнителе»
Отметка об исполнителе очень желательна во всех служебных письмах, так как позволяет оперативно обратиться к конкретному специалисту. Она ставится в левом нижнем углу письма (последнего листа) и содержит фамилию, имя, возможно отчество исполнителя, его контактный телефон. Пример:
Толстопятов Иван Петрович
На сегодня все. Можете быть уверены, зная о правилах деловой переписки и оформлении реквизитов документов, вы сумеете легко составить свои собственные шаблоны служебных писем и значительно упростите для себя ведение делопроизводства. Сейчас можете посмотреть примеры составления различных видов писем.
Как правильно написать письмо с реквизитами
зМБЧБ 1 рТБЧЙМБ ПЖПТНМЕОЙС ДЕМПЧПЗП РЙУШНБ
1.1 тЕЛЧЙЪЙФЩ ДЕМПЧПЗП РЙУШНБ
уПЧТЕНЕООЩЕ ФТЕВПЧБОЙС Л ПЖПТНМЕОЙА ДПЛХНЕОФПЧ ЖЙЛУЙТХАФУС Ч ЗПУХДБТУФЧЕООЩИ УФБОДБТФБИ, Ч ЮБУФОПУФЙ РТБЧЙМБ ПЖПТНМЕОЙС ПТЗБОЙЪБГЙПООП-ТБУРПТСДЙФЕМШОЩИ ДПЛХНЕОФПЧ ЪБЖЙЛУЙТПЧБОЩ Ч ЗПУХДБТУФЧЕООПН УФБОДБТФЕ зпуф т 6.30-2003 "хОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ. хОЙЖЙГЙТПЧБООБС УЙУФЕНБ ПТЗБОЙЪБГЙПООП-ТБУРПТСДЙФЕМШОПК ДПЛХНЕОФБГЙЙ. фТЕВПЧБОЙС Л ПЖПТНМЕОЙА ДПЛХНЕОФПЧ". зПУХДБТУФЧЕООЩН УФБОДБТФПН ХУФБОПЧМЕО ОЕ ФПМШЛП УПУФБЧ ТЕЛЧЙЪЙФПЧ, ОП Й ЪПОЩ Й РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФШ ЙИ ТБЪНЕЭЕОЙС ОБ ДПЛХНЕОФЕ.
дПЛХНЕОФ - ЪБЖЙЛУЙТПЧБООБС ОБ НБФЕТЙБМШОПН ОПУЙФЕМЕ ЙОЖПТНБГЙС У ТЕЛЧЙЪЙФБНЙ, РПЪЧПМСАЭЙНЙ ЕЕ ЙДЕОФЙЖЙГЙТПЧБФШ. тЕЛЧЙЪЙФ - ПВСЪБФЕМШОЩК ЬМЕНЕОФ ПЖПТНМЕОЙС ПЖЙГЙБМШОПЗП ДПЛХНЕОФБ. уПЧПЛХРОПУФШ ТЕЛЧЙЪЙФПЧ ДПЛХНЕОФБ Й УИЕНБ ЙИ ТБУРПМПЦЕОЙС О Б ДПЛХНЕОФЕ УПУФБЧМСАФ ЖПТНХМСТ-ПВТБЪЕГ ДПЛХНЕОФБ (рТЙМПЦЕОЙЕ б). жПТНХМСТ ФБЛЦЕ ТЕЗМБНЕОФЙТПЧБО ЗПУХДБТУФЧЕООЩН УФБОДБТФПН, РПЬФПНХ ДМС РТБЧЙМШОПЗП УПУФБЧМЕОЙС ДПЛХНЕОФБ ОЕПВИПДЙНП ЪОБФШ ОЕ ФПМШЛП ТЕЛЧЙЪЙФЩ ДПЛХНЕОФБ, ОП Й УИЕНХ (НПДЕМШ) ЙИ ТБУРПМПЦЕОЙС ОБ ДПЛХНЕОФЕ. оБМЙЮЙЕ ЖПТНХМСТБ, ХУФБОПЧМЕООПЗП ЗПУХДБТУФЧЕООЩН УФБОДБТФПН, ПВЕУРЕЮЙЧБЕФ ЕДЙОУФЧП ДПЛХНЕОФЙТПЧБОЙС Й ЕДЙОУФЧП ДПЛХНЕОФБГЙЙ, ЛБЛ Ч ТБНЛБИ ПДОПЗП ХЮТЕЦДЕОЙС, ФБЛ Й Ч ГЕМПН Ч УФТБОЕ.
ч ТБЪДЕМЕ 2 ДБООПЗП зпуфБ ПРТЕДЕМЕО УПУФБЧ ТЕЛЧЙЪЙФПЧ, ЧЛМАЮБАЭЙК 30 ОБЙНЕОПЧБОЙК. пДОБЛП ОЙ ПДЙО ДПЛХНЕОФ ОЕ ПЖПТНМСЕФУС РПМОЩН ОБВПТПН ТЕЛЧЙЪЙФПЧ. дМС ЛБЦДПЗП ЧЙДБ ДПЛХНЕОФБ ПРТЕДЕМЕО ЙИ УПУФБЧ Ч ЪБЧЙУЙНПУФЙ ПФ ОБЪОБЮЕОЙС ДПЛХНЕОФБ.
дМС ПЖЙГЙБМШОПЗП РЙУШНБ ТЕЛПНЕОДХЕФУС УМЕДХАЭЙК УПУФБЧ ТЕЛЧЙЪЙФПЧ:
01 - зПУХДБТУФЧЕООЩК ЗЕТВ;
02 - ЗЕТВ УХВЯЕЛФБ тж;
03 - ЬНВМЕНБ ПТЗБОЙЪБГЙЙ;
05 - ПУОПЧОПК ЗПУХДБТУФЧЕООЩК ТЕЗЙУФТБГЙПООЩК ОПНЕТ (пзто) АТЙДЙЮЕУЛПЗП МЙГБ;
06 - ЙДЕОФЙЖЙЛБГЙПООЩК ОПНЕТ ОБМПЗПРМБФЕМШЭЙЛБ / ЛПД РТЙЮЙОЩ РПУФБОПЧЛЙ ОБ ХЮЕФ (йоо/лрр);
08 - ОБЙНЕОПЧБОЙЕ ПТЗБОЙЪБГЙЙ;
09 - УРТБЧПЮОЩЕ ДБООЩЕ ПВ ПТЗБОЙЪБГЙЙ;
12 - ТЕЗЙУФТБГЙПООЩК ОПНЕТ ДПЛХНЕОФБ;
13 - УУЩМЛБ ОБ ТЕЗЙУФТБГЙПООЩК ОПНЕТ Й ДБФХ ДПЛХНЕОФБ;
18 - ЪБЗПМПЧПЛ Л ФЕЛУФХ;
19 - ПФНЕФЛБ П ЛПОФТПМЕ;
20 - ФЕЛУФ ДПЛХНЕОФБ;
21 - ПФНЕФЛБ П ОБМЙЮЙЙ РТЙМПЦЕОЙС;
25 - ПФФЙУЛ РЕЮБФЙ;
27 - ПФНЕФЛБ ПВ ЙУРПМОЙФЕМЕ;
28 - ПФНЕФЛБ ПВ ЙУРПМОЕОЙЙ ДПЛХНЕОФБ Й ОБРТБЧМЕОЙЙ ЕЗП Ч ДЕМП;
29 - ПФНЕФЛБ П РПУФХРМЕОЙЙ ДПЛХНЕОФБ Ч ПТЗБОЙЪБГЙА;
30 - ЙДЕОФЙЖЙЛБФПТ ЬМЕЛФТПООПК ЛПРЙЙ ДПЛХНЕОФБ.
тЕЛЧЙЪЙФЩ 07 - ЛПД ЖПТНЩ ДПЛХНЕОФБ, 10 - ОБЙНЕОПЧБОЙЕ ЧЙДБ ДПЛХНЕОФБ, 14 - НЕУФП УПУФБЧМЕОЙС ЙМЙ ЙЪДБОЙС ДПЛХНЕОФБ, 16 - ЗТЙЖ ХФЧЕТЦДЕОЙС ДПЛХНЕОФБ, 23 - ЗТЙЖ УПЗМБУПЧБОЙС ДПЛХНЕОФБ, 24 - ЧЙЪЩ УПЗМБУПЧБОЙС ДПЛХНЕОФБ, 26 - ПФНЕФЛБ П ЪБЧЕТЕОЙЙ ЛПРЙЙ РТЙ УПУФБЧМЕОЙЙ Й ПЖПТНМЕОЙЙ ДЕМПЧПЗП РЙУШНБ ОЕ ЙУРПМШЪХАФУС.
тБУУНПФТЙН ПУОПЧОЩЕ ФТЕВПЧБОЙС Л ПЖПТНМЕОЙА ТЕЛЧЙЪЙФПЧ РЙУШНБ.
тЕЛЧЙЪЙФ 01 - зПУХДБТУФЧЕООЩК ЗЕТВ тж
зПУХДБТУФЧЕООЩК ЗЕТВ тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ ЙЪПВТБЦБЕФУС ОБ ВМБОЛБИ ДПЛХНЕОФПЧ ПТЗБОПЧ ЧМБУФЙ тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ, Б ФБЛЦЕ ОБ ВМБОЛБИ ФЕТТЙФПТЙБМШОЩИ ПТЗБОПЧ ЖЕДЕТБМШОЩИ НЙОЙУФЕТУФЧ Й ЧЕДПНУФЧ. оБРТЙНЕТ, ВМБОЛЙ рТЕЪЙДЕОФБ тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ; РБМБФ жЕДЕТБМШОПЗП уПВТБОЙС; рТБЧЙФЕМШУФЧБ тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ; лПОУФЙФХГЙПООПЗП уХДБ тж; чЕТИПЧОПЗП уХДБ тж; чЩУЫЕЗП бТВЙФТБЦОПЗП уХДБ тж; ГЕОФТБМШОЩИ ПТЗБОПЧ ЖЕДЕТБМШОПК ЙУРПМОЙФЕМШОПК ЧМБУФЙ; ЖЕДЕТБМШОЩИ УХДПЧ; рТПЛХТБФХТЩ тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ; гЕОФТБМШОПЗП ВБОЛБ тж; хРПМОПНПЮЕООПЗП РП РТБЧБН ЮЕМПЧЕЛБ; уЮЕФОПК РБМБФЩ; ДЙРМПНБФЙЮЕУЛЙИ РТЕДУФБЧЙФЕМШУФЧ, ЛПОУХМШУЛЙИ ХЮТЕЦДЕОЙК Й ЙОЩИ ПЖЙГЙБМШОЩИ РТЕДУФБЧЙФЕМШУФЧ тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ ЪБ ЗТБОЙГЕК.
йЪПВТБЦЕОЙЕ зПУХДБТУФЧЕООПЗП ЗЕТВБ тж ОБ ВМБОЛБИ ДПЛХНЕОФПЧ ТЕЗМБНЕОФЙТПЧБОП жЕДЕТБМШОЩН ЛПОУФЙФХГЙПООЩН ЪБЛПОПН "п зПУХДБТУФЧЕООПН ЗЕТВЕ тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ" ПФ 25.12.2000 № 2-жлъ (рТЙМПЦЕОЙЕ в).
тЕЛЧЙЪЙФ 02 - зЕТВ УХВЯЕЛФБ тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ
зЕТВ УХВЯЕЛФБ тж РПНЕЭБАФ ОБ ВМБОЛБИ ДПЛХНЕОФПЧ Ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У РТБЧПЧЩНЙ БЛФБНЙ ПТЗБОПЧ ЧМБУФЙ УХВЯЕЛФПЧ тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ. лБЛ РТБЧЙМП, ЗЕТВ УХВЯЕЛФБ тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ ЙЪПВТБЦБЕФУС ОБ ВМБОЛБИ РТЕДУФБЧЙФЕМШОЩИ Й ЙУРПМОЙФЕМШОЩИ ПТЗБОПЧ ЧМБУФЙ Й ХРТБЧМЕОЙС ТЕУРХВМЙЛ, ЛТБЕЧ, ПВМБУФЕК, БЧФПОПНОЩИ ПВТБЪПЧБОЙК Й ЗПТПДПЧ ЖЕДЕТБМШОПЗП РПДЮЙОЕОЙС - нПУЛЧЩ Й уБОЛФ-рЕФЕТВХТЗБ, Б ФБЛЦЕ ОБ ВМБОЛБИ ПТЗБОЙЪБГЙК, ОБИПДСЭЙИУС Ч ЙИ РПДЮЙОЕОЙЙ. фП ЦЕ ЛБУБЕФУС Й ЙЪПВТБЦЕОЙС ОБ ВМБОЛБИ ЗЕТВПЧ НХОЙГЙРБМШОЩИ ПВТБЪПЧБОЙК (ЗПТПДПЧ, УЕМШУЛЙИ РПУЕМЕОЙК).
тЕЛЧЙЪЙФ 03 - ьНВМЕНБ ПТЗБОЙЪБГЙЙ ЙМЙ ФПЧБТОЩК ЪОБЛ (ЪОБЛ ПВУМХЦЙЧБОЙС)
ьНВМЕНБ ПТЗБОЙЪБГЙЙ - ЬФП УЙНЧПМЙЮЕУЛПЕ ЗТБЖЙЮЕУЛПЕ ЙЪПВТБЦЕОЙЕ. ч ЛБЮЕУФЧЕ ЬНВМЕНЩ, ЛБЛ РТБЧЙМП, ЙУРПМШЪХЕФУС ФПЧБТОЩК ЪОБЛ. ьНВМЕНБ ДПМЦОБ ВЩФШ ЪБТЕЗЙУФТЙТПЧБОБ Ч ХУФБОПЧМЕООПН РПТСДЛЕ - ОЕ ДПРХУЛБЕФУС ЙЪПВТБЦБФШ ОБ ВМБОЛЕ ЬНВМЕНЩ, ФПЧБТОЩЕ ЪОБЛЙ, ОЕ ЪБТЕЗЙУФТЙТПЧБООЩЕ ПЖЙГЙБМШОП. ьНВМЕНБ ОЕ ЧПУРТПЙЪЧПДЙФУС ФБЛЦЕ РТЙ ЙЪПВТБЦЕОЙЙ ОБ ВМБОЛЕ ДПЛХНЕОФБ ЗЕТВБ.
тЕЛЧЙЪЙФ 04 - лПД ПТЗБОЙЪБГЙЙ
уПЗМБУОП пВЭЕТПУУЙКУЛПНХ ЛМБУУЙЖЙЛБФПТХ РТЕДРТЙСФЙК Й ПТЗБОЙЪБГЙК (плрп) ЛПД ЙНЕАФ ЧУЕ ЪБТЕЗЙУФТЙТПЧБООЩЕ ПТЗБОЙЪБГЙЙ. пО НПЦЕФ ВЩФШ РТПУФБЧМЕО ОБ ВМБОЛБИ ДПЛХНЕОФПЧ РТЙ ЙИ ЙЪЗПФПЧМЕОЙЙ Й СЧМСЕФУС УЧПЕПВТБЪОЩН РПДФЧЕТЦДЕОЙЕН РТБЧПНПЮОПУФЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ - БЧФПТБ ДПЛХНЕОФБ.
тЕЛЧЙЪЙФ 05 - пУОПЧОПК ЗПУХДБТУФЧЕООЩК ТЕЗЙУФТБГЙПООЩК ОПНЕТ (пзто) АТЙДЙЮЕУЛПЗП МЙГБ
пзто РТПУФБЧМСАФ Ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У ДПЛХНЕОФБНЙ, ЧЩДБЧБЕНЩНЙ ОБМПЗПЧЩНЙ ПТЗБОБНЙ.
тЕЛЧЙЪЙФ 06 - йДЕОФЙЖЙЛБГЙПООЩК ОПНЕТ ОБМПЗПРМБФЕМШЭЙЛБ / ЛПД РТЙЮЙОЩ РПУФБОПЧЛЙ ОБ ХЮЕФ (йоо / лрр)
йоо/лрр РТПУФБЧМСАФ Ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У ДПЛХНЕОФБНЙ, ЧЩДБЧБЕНЩНЙ ОБМПЗПЧЩНЙ ПТЗБОБНЙ.
тЕЛЧЙЪЙФ 08 - оБЙНЕОПЧБОЙЕ ПТЗБОЙЪБГЙЙ
тЕЛЧЙЪЙФ ОБЪЩЧБЕФ БЧФПТБ ДПЛХНЕОФБ, ЛПФПТЩН НПЦЕФ ВЩФШ ПТЗБОЙЪБГЙС, УФТХЛФХТОПЕ РПДТБЪДЕМЕОЙЕ, ДПМЦОПУФОПЕ ЙМЙ ЖЙЪЙЮЕУЛПЕ МЙГП. ьФПФ ТЕЛЧЙЪЙФ РТЕДРПМБЗБЕФ ФБЛЦЕ ХЛБЪБОЙЕ ЧЩЫЕУФПСЭЕК ПТЗБОЙЪБГЙЙ, ЕУМЙ ПОБ ЙНЕЕФУС. ч ВМБОЛБИ УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК ОБЙНЕОПЧБОЙЕ РПДТБЪДЕМЕОЙС ХЛБЪЩЧБАФ РПД ОБЙНЕОПЧБОЙЕН ПТЗБОЙЪБГЙЙ. еУМЙ ПТЗБОЙЪБГЙС ЙНЕЕФ ЧЩЫЕУФПСЭХА ПТЗБОЙЪБГЙА, ФП ЕЕ ОБЙНЕОПЧБОЙЕ ПВПЪОБЮБЕФУС ОБД ОБЙНЕОПЧБОЙЕН ПТЗБОЙЪБГЙЙ. чУЕ ОБЙНЕОПЧБОЙС ДБАФУС Ч ЙНЕОЙФЕМШОПН РБДЕЦЕ:
нЙОЙУФЕТУФЧП ПВТБЪПЧБОЙС Й ОБХЛЙ тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ
пТЕОВХТЗУЛЙК ЗПУХДБТУФЧЕООЩК ХОЙЧЕТУЙФЕФ
оБЙНЕОПЧБОЙЕ ПТЗБОЙЪБГЙЙ, ХЛБЪБООПЕ Ч ВМБОЛЕ, ДПМЦОП ФПЮОП УППФЧЕФУФЧПЧБФШ ОБЙНЕОПЧБОЙА, ЪБЛТЕРМЕООПНХ Ч ЕЕ ХЮТЕДЙФЕМШОЩИ ДПЛХНЕОФБИ (ХУФБЧЕ ЙМЙ РПМПЦЕОЙЙ ПВ ПТЗБОЙЪБГЙЙ).
еУМЙ ПТЗБОЙЪБГЙС ЙНЕЕФ ПЖЙГЙБМШОП ЪБЛТЕРМЕООПЕ УПЛТБЭЕООПЕ ОБЙНЕОПЧБОЙЕ, ПОП РТЙЧПДЙФУС РПД РПМОЩН ОБЙНЕОПЧБОЙЕН Ч УЛПВЛБИ:
чУЕТПУУЙКУЛЙК ОБХЮОП-ЙУУМЕДПЧБФЕМШУЛЙК ЙОУФЙФХФ
ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ Й БТИЙЧОПЗП ДЕМБ
тЕЛЧЙЪЙФ 09 - уРТБЧПЮОЩЕ ДБООЩЕ ПВ ПТЗБОЙЪБГЙЙ
тЕЛЧЙЪЙФ РТЙУХФУФЧХЕФ ФПМШЛП Ч ВМБОЛБИ РЙУЕН Й ЧЛМАЮБЕФ: РПЮФПЧЩК БДТЕУ; ОПНЕТБ ФЕМЕЖПОПЧ Й ДТХЗЙЕ УЧЕДЕОЙС РП ХУНПФТЕОЙА ПТЗБОЙЪБГЙЙ (ОПНЕТБ ЖБЛУПЧ, ФЕМЕЛУПЧ, ТБУЮЕФОЩИ УЮЕФПЧ Ч ВБОЛЕ, БДТЕУ ЬМЕЛФТПООПК РПЮФЩ Й ДТ.).
тЕЛЧЙЪЙФ 11 - дБФБ ДПЛХНЕОФБ
дБФБ - ПДЙО ЙЪ ПУОПЧОЩИ ТЕЛЧЙЪЙФПЧ, ПВЕУРЕЮЙЧБАЭЙИ АТЙДЙЮЕУЛХА УЙМХ ДПЛХНЕОФБ. дБФПК ДЕМПЧПЗП РЙУШНБ СЧМСЕФУС ДБФБ ЕЗП РПДРЙУБОЙС.
дБФЩ Ч ДПЛХНЕОФЕ ПЖПТНМСАФУС ГЙЖТПЧЩН УРПУПВПН Ч УМЕДХАЭЕК РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФЙ: ДЕОШ НЕУСГБ, НЕУСГ, ЗПД: 10.04.2004 . дПРХУЛБЕФУС ПЖПТНМЕОЙЕ ДБФЩ УМПЧЕУОП-ГЙЖТПЧЩН УРПУПВПН: 10 БРТЕМС 2004 З., Б ФБЛЦЕ ГЙЖТПЧЩН УРПУПВПН, ОП Ч ПВТБФОПК РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФЙ: 2004.04.10.
тЕЛЧЙЪЙФ 12 - тЕЗЙУФТБГЙПООЩК ОПНЕТ ДПЛХНЕОФБ
тЕЗЙУФТБГЙПООЩК ОПНЕТ - ЬФП ГЙЖТПЧПЕ ЙМЙ ВХЛЧЕООП-ГЙЖТПЧПЕ ПВПЪОБЮЕОЙЕ, РПД ЛПФПТЩН ДПЛХНЕОФ ЧЧЕДЕО Ч ЙОЖПТНБГЙПООП-РПЙУЛПЧХА УЙУФЕНХ. рП ХУНПФТЕОЙА ПТЗБОЙЪБГЙЙ РПТСДЛПЧЩК ОПНЕТ ДПЛХНЕОФБ НПЦЕФ ДПРПМОСФШУС ДПРПМОЙФЕМШОПК ЙОЖПТНБГЙЕК П ЛПТТЕУРПОДЕОФЕ, ЙУРПМОЙФЕМСИ, ФЕНБФЙЛЕ, ВХЛЧЕООЩНЙ ЙОДЕЛУБНЙ Й ДТ. тЕЗЙУФТБГЙПООЩК ОПНЕТ ДПЛХНЕОФБ, УПУФБЧМЕООПЗП УПЧНЕУФОП ДЧХНС Й ВПМЕЕ ПТЗБОЙЪБГЙСНЙ, УПУФПЙФ ЙЪ ТЕЗЙУФТБГЙПООЩИ ОПНЕТПЧ ДПЛХНЕОФБ ЛБЦДПК ЙЪ ЬФЙИ ПТЗБОЙЪБГЙК, РТПУФБЧМСЕНЩИ ЮЕТЕЪ ЛПУХА ЮЕТФХ Ч РПТСДЛЕ ХЛБЪБОЙС БЧФПТПЧ Ч ДПЛХНЕОФЕ.
тЕЗЙУФТБГЙПООЩК ОПНЕТ ДПЛХНЕОФБ РТПУФБЧМСЕФУС ОБ ХТПЧОЕ ДБФЩ. лБЛ РТБЧЙМП, ОБ ВМБОЛБИ ДПЛХНЕОФПЧ НЕУФП ДМС ОБРЙУБОЙС ДБФЩ Й ТЕЗЙУФТБГЙПООПЗП ОПНЕТБ ПВПЪОБЮБЕФУС УМЕДХАЭЙН ПВТБЪПН:
___________ № ________ .
тЕЛЧЙЪЙФ 13 - уУЩМЛБ ОБ ТЕЗЙУФТБГЙПООЩК ОПНЕТ Й ДБФХ ДПЛХНЕОФБ
ьФПФ ТЕЛЧЙЪЙФ РТЕДОБЪОБЮЕО ДМС РТПУФБЧМЕОЙС ДБФЩ Й ЙОДЕЛУБ ФПЗП ДПЛХНЕОФБ, ОБ ЛПФПТЩК ДБЕФУС ПФЧЕФ. фБЛЙНЙ ДПЛХНЕОФБНЙ СЧМСАФУС РЙУШНБ. пЖПТНМСЕФУС ТЕЛЧЙЪЙФ УМЕДХАЭЙН ПВТБЪПН:
оБ № 02-13/36 ПФ 10.04.2004.
уУЩМЛБ ОБ ТЕЗЙУФТБГЙПООЩК ОПНЕТ Й ДБФХ ДПЛХНЕОФБ ЧИПДЙФ Ч УПУФБЧ ТЕЛЧЙЪЙФПЧ ВМБОЛБ РЙУШНБ Й ПВПЪОБЮБЕФУС УМЕДХАЭЙН ПВТБЪПН:
оБ № ______ ПФ _________.
тЕЛЧЙЪЙФ 15 - бДТЕУБФ
бДТЕУБФПН ДПЛХНЕОФБ НПЦЕФ ВЩФШ ПТЗБОЙЪБГЙС, УФТХЛФХТОПЕ РПДТБЪДЕМЕОЙЕ, ДПМЦОПУФОПЕ ЙМЙ ЖЙЪЙЮЕУЛПЕ МЙГП. рТЙ ОБРТБЧМЕОЙЙ ДПЛХНЕОФПЧ Ч БДТЕУ ПТЗБОЙЪБГЙЙ (УФТХЛФХТОПЗП РПДТБЪДЕМЕОЙС) ЖБНЙМЙС ЕЗП ТХЛПЧПДЙФЕМС НПЦЕФ ВЩФШ ЛПТТЕУРПОДЕОФХ ОЕЙЪЧЕУФОБ. ч ФБЛПН УМХЮБЕ ОБЙНЕОПЧБОЙЕ ХЮТЕЦДЕОЙС РЙЫЕФУС Ч ЙНЕОЙФЕМШОПН РБДЕЦЕ Й БДТЕУПЧБОЙЕ ПЖПТНМСЕФУС УМЕДХАЭЙН ПВТБЪПН:
бДНЙОЙУФТБГЙС пТЕОВХТЗУЛПК ПВМБУФЙ
рТЙ ОБРТБЧМЕОЙЙ ДПЛХНЕОФБ ДПМЦОПУФОПНХ МЙГХ ОБЪЧБОЙЕ ПТЗБОЙЪБГЙЙ ХЛБЪЩЧБЕФУС Ч ЙНЕОЙФЕМШОПН РБДЕЦЕ, Б ОБЙНЕОПЧБОЙЕ ДПМЦОПУФЙ Й ЖБНЙМЙС БДТЕУБФБ Ч ДБФЕМШОПН:
бДНЙОЙУФТБГЙС пТЕОВХТЗУЛПК ПВМБУФЙ
рТЙ ОБРТБЧМЕОЙЙ ДПЛХНЕОФБ ТХЛПЧПДЙФЕМА ПТЗБОЙЪБГЙЙ ЕЕ ОБЪЧБОЙЕ ЧИПДЙФ Ч УПУФБЧ ДПМЦОПУФЙ БДТЕУБФБ.
дПРХУЛБЕФУС ГЕОФТПЧБФШ ЛБЦДХА УФТПЛХ ТЕЛЧЙЪЙФБ "бДТЕУБФ" РП ПФОПЫЕОЙА Л УБНПК ДМЙООПК УФТПЛЕ:
рТЙ БДТЕУПЧБОЙЙ ДПЛХНЕОФПЧ ОЕУЛПМШЛЙН ХЮТЕЦДЕОЙСН ЙМЙ ПТЗБОЙЪБГЙСН ЖБНЙМЙЙ ПРХУЛБАФ, Б ДПМЦОПУФЙ ХЛБЪЩЧБАФ ПВПВЭЕООП:
дПЛХНЕОФ ОЕ ДПМЦЕО УПДЕТЦБФШ ВПМЕЕ ЮЕФЩТЕИ БДТЕУБФПЧ. уМПЧП "лПРЙС" РЕТЕД ЧФПТЩН Й РПУМЕДХАЭЙНЙ БДТЕУБФБНЙ ОЕ РТПУФБЧМСЕФУС. рТЙ РЕЮБФБОЙЙ ДПЛХНЕОФБ ЛБЦДЩК БДТЕУ ПФДЕМСЕФУС ДТХЗ ПФ ДТХЗБ 2-3 ЙОФЕТЧБМБНЙ.
рТЙ ВПМШЫЕН ЛПМЙЮЕУФЧЕ БДТЕУБФПЧ УПУФБЧМСАФ УРЙУПЛ ОБ ТБУУЩМЛХ ДПЛХНЕОФБ, Ч ЛПФПТПН РЕТЕЮЙУМСАФУС БДТЕУБ, ОБЙНЕОПЧБОЙС ПТЗБОЙЪБГЙЙ Й ЖБНЙМЙЙ ДПМЦОПУФОЩИ МЙГ.
рПЮФПЧЩК БДТЕУ, ЛБЛ РТБЧЙМП, ХЛБЪЩЧБЕФУС ФПМШЛП ОБ ЛПОЧЕТФЕ, ОП РТЙ ОЕПВИПДЙНПУФЙ НПЦЕФ ЧИПДЙФ Ч УПУФБЧ ТЕЛЧЙЪЙФБ "бДТЕУБФ". ьМЕНЕОФЩ РПЮФПЧПЗП БДТЕУБ ХЛБЪЩЧБАФ Ч РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФЙ, ХУФБОПЧМЕООПК рТБЧЙМБНЙ ПЛБЪБОЙС ХУМХЗ РПЮФПЧПК УЧСЪЙ. ч ЬФПН УМХЮБЕ УОБЮБМБ ХЛБЪЩЧБЕФУС ОБЪЧБОЙЕ ПТЗБОЙЪБГЙЙ, Б ЪБФЕН РПЮФПЧЩК БДТЕУ:
еУМЙ ДПЛХНЕОФ ОБРТБЧМСЕФУС ЖЙЪЙЮЕУЛПНХ МЙГХ, БДТЕУПЧБОЙЕ ПЖПТНМСАФ Ч РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФЙ - ЖБНЙМЙС, ЙОЙГЙБМЩ РПМХЮБФЕМС, РПЮФПЧЩК БДТЕУ:
ХМ. нЙТБ, Д.54, ЛЧ.127
лБЦДБС УПУФБЧОБС ЮБУФШ ТЕЛЧЙЪЙФБ "бДТЕУБФ" РЕЮБФБЕФУС У ОПЧПК УФТПЛЙ ЮЕТЕЪ ПДЙО НЕЦУФТПЮОЩК ЙОФЕТЧБМ, ЖБНЙМЙС БДТЕУБФБ ПФДЕМСЕФУС ПФ ПУФБМШОЩИ ЮБУФЕК БДТЕУПЧБОЙС 1,5-2 ЙОФЕТЧБМБНЙ.
тЕЪПМАГЙС УПУФБЧМСЕФУС ТХЛПЧПДЙФЕМЕН РТЙ ТБУУНПФТЕОЙЙ РПУФХРЙЧЫЙИ ЙМЙ ЧОХФТЕООЙИ ДПЛХНЕОФПЧ ДМС ПТЗБОЙЪБГЙЙ ЙИ ЙУРПМОЕОЙС. пОБ РТЕДУФБЧМСЕФ ТЕЫЕОЙЕ ДПМЦОПУФОПЗП МЙГБ РП ЪБФТПОХФПНХ Ч ДПЛХНЕОФЕ ЧПРТПУХ. тЕЪПМАГЙС СЧМСЕФУС ПУОПЧПК ПТЗБОЙЪБГЙЙ ЙУРПМОЕОЙС ДПЛХНЕОФБ, ПОБ ЛПОЛТЕФЙЪЙТХЕФ ЙУРПМОЙФЕМС. л ТЕЪПМАГЙЙ ФТБДЙГЙПООП РТЕДЯСЧМСЕФУС ФТЕВПЧБОЙЕ ЮЕФЛПУФЙ, СУОПУФЙ, ЛПОЛТЕФОПУФЙ Ч ЖПТНХМЙТПЧЛЕ, РПТСДЛБ Й ИБТБЛФЕТБ ЙУРПМОЕОЙС ДПЛХНЕОФБ.
тЕЪПМАГЙС РЙЫЕФУС ПФ ТХЛЙ ОБ РЕТЧПН МЙУФЕ РПУФХРЙЧЫЕЗП ДПЛХНЕОФБ РПД ТЕЛЧЙЪЙФПН "бДТЕУБФ". ч ТЕЪПМАГЙЙ ХЛБЪЩЧБАФУС: ЖБНЙМЙС (ЙМЙ ЖБНЙМЙЙ) ЙУРПМОЙФЕМЕК, УПДЕТЦБОЙЕ РПТХЮЕОЙС, УТПЛ ЙУРПМОЕОЙС, МЙЮОБС РПДРЙУШ ТХЛПЧПДЙФЕМС Й ДБФБ УПУФБЧМЕОЙС ТЕЪПМАГЙЙ:
ДПЗПЧПТБ Л 30.03.2004
мЙЮОБС РПДРЙУШ 05.03.2004
еУМЙ ТЕЪПМАГЙС ЧЛМАЮБЕФ ОЕУЛПМШЛП ЖБНЙМЙК, ФП РЕТЧПК ПВЩЮОП УФПЙФ ЖБНЙМЙС ПФЧЕФУФЧЕООПЗП ЙУРПМОЙФЕМС.
тЕЛЧЙЪЙФ 18 - ъБЗПМПЧПЛ Л ФЕЛУФХ
тЕЛЧЙЪЙФ СЧМСЕФУС ПВСЪБФЕМШОЩН ДМС ЧУЕИ ДПЛХНЕОФПЧ, ЛТПНЕ ДПЛХНЕОФПЧ, УПУФБЧМЕООЩИ ОБ ВМБОЛЕ ЖПТНБФБ б5, Й ОЕПВИПДЙН ДМС ТЕЗЙУФТБГЙЙ Й РПЙУЛБ ДПЛХНЕОФБ.
ъБЗПМПЧПЛ Л ФЕЛУФХ - ЬФП ТЕЛЧЙЪЙФ, ЧЩТБЦБАЭЙК Ч ЛТБФЛПК ЖПТНЕ ПУОПЧОПЕ УПДЕТЦБОЙЕ ДПЛХНЕОФБ. ъБЗПМПЧПЛ РПЪЧПМСЕФ ВЩУФТП ПРТЕДЕМЙФШ УФЕРЕОШ ЙОЖПТНБФЙЧОПУФЙ ДПЛХНЕОФБ, ЕЗП ЧБЦОПУФШ ЙМЙ УТПЮОПУФШ, РПНПЗБЕФ ПТЙЕОФЙТПЧБФШУС Ч УПДЕТЦБОЙЙ ДПЛХНЕОФБ РТЙ ЕЗП РПМХЮЕОЙЙ, ТБУУНПФТЕОЙЙ. ъБЗПМПЧПЛ ДПМЦЕО ВЩФШ ЛТБФЛЙН Й ФПЮОП РЕТЕДБЧБФШ УНЩУМ ФЕЛУФБ, ПО ДПМЦЕО ВЩФШ ЗТБННБФЙЮЕУЛЙ УПЗМБУПЧБО У ОБЪЧБОЙЕН ЧЙДБ ДПЛХНЕОФБ Й ПФЧЕЮБФШ ОБ ЧПРТПУЩ П ЮЕН (П ЛПН)?.
ъБЗПМПЧПЛ Л ФЕЛУФХ РЕЮБФБАФ РПД ТЕЛЧЙЪЙФБНЙ ВМБОЛБ УМЕЧБ ВЕЪ ЛБЧЩЮЕЛ Й ОЕ РПДЮЕТЛЙЧБАФ. фПЮЛБ Ч ЛПОГЕ ЪБЗПМПЧЛБ ОЕ УФБЧЙФУС. ч ПДОПК УФТПЛЕ ЪБЗПМПЧЛБ ДПМЦОП ВЩФШ ОЕ ВПМЕЕ 28-30 ЪОБЛПЧ РТЙ ЛПМЙЮЕУФЧЕ УФТПЛ ОЕ ВПМЕЕ РСФЙ. уФТПЮЛЙ ЪБЗПМПЧЛБ РЕЮБФБАФ ЮЕТЕЪ ПДЙО НЕЦУФТПЮОЩК ЙОФЕТЧБМ.
тЕЛЧЙЪЙФ 19 - пФНЕФЛБ П ЛПОФТПМЕ
пФНЕФЛБ П ЛПОФТПМЕ РТПУФБЧМСЕФУС ФПМШЛП ОБ ФЕИ ДПЛХНЕОФБИ, РТПГЕУУ ЙУРПМОЕОЙС (ЙМЙ УТПЛЙ) ЛПФПТЩИ ЛПОФТПМЙТХЕФУС. пФНЕФЛБ ОБОПУЙФУС ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПК УМХЦВПК (ЙМЙ УЕЛТЕФБТЕН) РПУМЕ ФПЗП, ЛБЛ ТХЛПЧПДЙФЕМШ РТЙОЙНБЕФ ТЕЫЕОЙЕ П ЛПОФТПМЕ ДПЛХНЕОФБ. пФНЕФЛХ ПВПЪОБЮБАФ ВХЛЧПК "л" ЙМЙ УМПЧПН "лПОФТПМШ". чПЪНПЦОП ЙУРПМШЪПЧБОЙЕ ЫФБНРБ "лПОФТПМШ" УП УТПЛПН ЙУРПМОЕОЙС ДПЛХНЕОФБ.
тЕЛЧЙЪЙФ 20 - фЕЛУФ ДПЛХНЕОФБ
фЕЛУФ - ПУОПЧОПК ТЕЛЧЙЪЙФ ДПЛХНЕОФБ, ЛПФПТЩК ДПМЦЕО УПДЕТЦБФШ ДПУФПЧЕТОХА Й ПВЯЕЛФЙЧОХА ЙОЖПТНБГЙА, ЙЪМПЦЕООХА СУОП, ФПЮОП, ОЕКФТБМШОЩН ФПОПН Й РП ЧПЪНПЦОПУФЙ ЛТБФЛП. фЕЛУФ ДПЛХНЕОФБ ДПМЦЕО ВЩФШ ВЕЪХРТЕЮОЩН Ч АТЙДЙЮЕУЛПН ПФОПЫЕОЙЙ Й ОЕ ДПРХУЛБФШ ДЧПСЛПЗП ФПМЛПЧБОЙС. пО НПЦЕФ ВЩФШ РТЕДУФБЧМЕО Ч ЧЙДЕ БОЛЕФЩ, ФБВМЙГЩ, УЧСЪОПЗП ФЕЛУФБ ЙМЙ Ч ЧЙДЕ УПЕДЙОЕОЙС ЬФЙИ УФТХЛФХТ.
уРМПЫОПК УЧСЪОЩК ФЕЛУФ ДПЛХНЕОФБ ДПМЦЕО УПДЕТЦБФШ ЗТБННБФЙЮЕУЛЙ Й МПЗЙЮЕУЛЙ УПЗМБУПЧБООХА ЙОЖПТНБГЙА ПВ ХРТБЧМЕОЮЕУЛПН ДЕКУФЧЙЙ. фБЛПК ФЕЛУФ ЙУРПМШЪХЕФУС РТЙ УПУФБЧМЕОЙЙ РПМПЦЕОЙК, ХУФБЧПЧ, РТБЧЙМ, РЙУЕН, ЧУЕИ ЧЙДПЧ ТБУРПТСДЙФЕМШОЩИ ДПЛХНЕОФПЧ, РТПФПЛПМПЧ, БЛФПЧ, ДПЛМБДОЩИ Й ПВЯСУОЙФЕМШОЩИ ЪБРЙУПЛ. фЕЛУФЩ ДПЛХНЕОФПЧ ВПМШЫПЗП ПВЯЕНБ РПДТБЪДЕМСАФУС ОБ ТБЪДЕМЩ, РПДТБЪДЕМЩ, РХОЛФЩ, РПДРХОЛФЩ, ЛПФПТЩЕ ОХНЕТХАФУС БТБВУЛЙНЙ ГЙЖТБНЙ.
уПУФБЧМЕОЙЕ ФЕЛУФБ ДПЛХНЕОФБ Ч ЧЙДЕ БОЛЕФЩ ЙУРПМШЪХЕФУС РТЙ ЙЪМПЦЕОЙЙ ГЙЖТПЧПК ЙМЙ УМПЧЕУОПК ЙОЖПТНБГЙЙ ПВ ПДОПН ПВЯЕЛФЕ РП ПРТЕДЕМЕООПНХ ОБВПТХ РТЙЪОБЛПЧ. ч БОЛЕФЕ ЮБУФШ ЙОЖПТНБГЙЙ ВХДЕФ РПУФПСООПК, Ч ЛПФПТПК ЧЩТБЦБАФУС ОБЙНЕОПЧБОЙС РТЙЪОБЛПЧ Й РЕТЕНЕООПК, УПДЕТЦБЭЕК ЛПОЛТЕФОЩЕ ИБТБЛФЕТЙУФЙЛЙ РТЙЪОБЛПЧ.
фБВМЙГБ - РЕТЕЮЕОШ УЧЕДЕОЙК (ЮЙУМПЧЩИ ДБООЩИ), РТЙЧЕДЕООЩИ Ч ПРТЕДЕМЕООХА УЙУФЕНХ Й ТБУРПМПЦЕООЩИ РП ЗТБЖБН. жПТНБ ФБВМЙГЩ ЙУРПМШЪХЕФУС РТЙ ЙЪМПЦЕОЙЙ ГЙЖТПЧПК ЙМЙ УМПЧЕУОПК ЙОЖПТНБГЙЙ П ОЕУЛПМШЛЙИ ПВЯЕЛФБИ РП ТСДХ РТЙЪОБЛПЧ. фБВМЙГБ РПЪЧПМСЕФ РТЕДУФБЧЙФШ ЙОЖПТНБГЙА Ч ВПМЕЕ ЛПНРБЛФОПН ЧЙДЕ, РТЙНЕОСАФ ФБВМЙГЩ ДМС МХЮЫЕК ОБЗМСДОПУФЙ Й ХДПВУФЧБ УТБЧОЕОЙС РПЛБЪБФЕМЕК. зТБЖЩ Й УФТПЛЙ ФБВМЙГЩ ДПМЦОЩ ЙНЕФШ ЪБЗПМПЧЛЙ, ЧЩТБЦЕООЩЕ ЙНЕОЕН УХЭЕУФЧЙФЕМШОЩН Ч ЙНЕОЙФЕМШОПН РБДЕЦЕ. рПДЪБЗПМПЧЛЙ ЗТБЖ Й УФТПЛ ЗТБННБФЙЮЕУЛЙ ДПМЦОЩ ВЩФШ УПЗМБУПЧБОЩ У ЪБЗПМПЧЛБНЙ.
фЕЛУФ ВПМШЫЙОУФЧБ РЙУЕН ЙЪМБЗБЕФУС ПФ РЕТЧПЗП МЙГБ НОПЦЕУФЧЕООПЗП ЮЙУМБ (РТПУЙН, ОБРТБЧМСЕН, УППВЭБЕН :) ЙМЙ ПФ РЕТЧПЗП МЙГБ ЕДЙОУФЧЕООПЗП ЮЙУМБ (РТПЫХ, РТЕДМБЗБА, УППВЭБА:). жПТНБ ПВТБЭЕОЙС ПФ РЕТЧПЗП МЙГБ НОПЦЕУФЧЕООПЗП ЮЙУМБ Ч ВПМШЫЙОУФЧЕ УМХЮБЕЧ РТЕДРПЮФЙФЕМШОЕК ЖПТНЩ РЕТЧПЗП МЙГБ ЕДЙОУФЧЕООПЗП ЮЙУМБ, РПУЛПМШЛХ РЙУШНП, ЛБЛ РТБЧЙМП, ЧЩТБЦБЕФ НОЕОЙЕ ЛПММЕЛФЙЧОПЗП УХВЯЕЛФБ - ПТЗБОЙЪБГЙЙ, ХЮТЕЦДЕОЙС, РТЕДРТЙСФЙС, ОЕУНПФТС ОБ ФП, ЮФП РПДРЙУЩЧБЕФУС ПДОЙН МЙГПН - ТХЛПЧПДЙФЕМЕН. фЕН ОЕ НЕОЕЕ, УХЭЕУФЧХАФ ТБЪОПЧЙДОПУФЙ РЙУЕН Й УЙФХБГЙЙ, Ч ЛПФПТЩИ НПЦЕФ ВЩФШ ЙУРПМШЪПЧБОБ ЖПТНБ ПВТБЭЕОЙС ПФ РЕТЧПЗП МЙГБ ЕДЙОУФЧЕООПЗП ЮЙУМБ, ОБРТЙНЕТ, Ч РЙУШНБИ-РТЙЗМБЫЕОЙСИ, ТЕЛПНЕОДБФЕМШОЩИ РЙУШНБИ.
тЕЛЧЙЪЙФ 21 - пФНЕФЛБ П ОБМЙЮЙЙ РТЙМПЦЕОЙС
пФНЕФЛБ П ОБМЙЮЙЙ РТЙМПЦЕОЙС РТЕДОБЪОБЮЕОБ ДМС ЖЙЛУБГЙЙ ЧОЙНБОЙС РПМХЮБФЕМС Й ПФРТБЧЙФЕМС ОБ ДПЛХНЕОФБИ, ЛПФПТЩЕ УПУФБЧМСАФ У РЕТЕУЩМБЕНЩН ДПЛХНЕОФПН ПДЙО ЛПНРМЕЛФ. еУМЙ Ч ФЕЛУФЕ ДПЛХНЕОФБ ДБАФУС ОБЪЧБОЙС ДПЛХНЕОФПЧ, ЛПФПТЩЕ ВХДХФ СЧМСФШУС РТЙМПЦЕОЙЕН Л ОЙН, ПФНЕФЛБ ПЖПТНМСЕФУС УМЕДХАЭЙН ПВТБЪПН:
рТЙМПЦЕОЙЕ: ОБ 5 М. Ч 2 ЬЛЪ.
еУМЙ Ч ФЕЛУФЕ ДПЛХНЕОФБ РТЙМПЦЕОЙС ХРПНСОХФЩ, ОП ОЕ ОБЪЧБОЩ, Ч ПФНЕФЛЕ ПОЙ ДПМЦОЩ ВЩФШ ХЛБЪБОЩ РПМОПУФША:
рТЙМПЦЕОЙЕ:1 ыФБФОПЕ ТБУРЙУБОЙЕ ОБ 2005 ЗПД ОБ 4 М. Ч 2 ЬЛЪ.
2 уНЕФБ ТБУИПДПЧ: ОБ 3 М. Ч 2 ЬЛЪ.
еУМЙ РТЙМПЦЕОЙС УВТПЫАТПЧБОЩ, ФП ЛПМЙЮЕУФЧП МЙУФПЧ НПЦОП ОЕ ХЛБЪЩЧБФШ.
дПЛХНЕОФЩ, ЛПФПТЩЕ СЧМСАФУС РТЙМПЦЕОЙСНЙ Л ДТХЗЙН, ДПМЦОЩ ВЩФШ ПЖПТНМЕОЩ ОБ УФБОДБТФОЩИ МЙУФБИ ВХНБЗЙ Й ЙНЕФШ Ч РТБЧПН ЧЕТИОЕН ХЗМХ ПФНЕФЛХ, УПУФПСЭХА ЙЪ УМПЧБ "рТЙМПЦЕОЙЕ", ОБЙНЕОПЧБОЙС, ОПНЕТБ Й ДБФЩ ПУОПЧОПЗП ДПЛХНЕОФБ:
Л РТЙЛБЪХ ТЕЛФПТБ ХОЙЧЕТУЙФЕФБ
ПФ 05.06.2004 № 07/21
рТЙ ОБМЙЮЙЙ ОЕУЛПМШЛЙИ РТЙМПЦЕОЙК Л ПДОПНХ ДПЛХНЕОФХ ОБ ОЙИ РТПУФБЧМСЕФУС РПТСДЛПЧЩК ОПНЕТ: "рТЙМПЦЕОЙЕ № 1", "рТЙМПЦЕОЙЕ № 2" Й Ф.Д.
тЕЛЧЙЪЙФ 22 - рПДРЙУШ
рТБЧП РПДРЙУЙ ХРТБЧМЕОЮЕУЛЙИ ДПЛХНЕОФПЧ, ЛБЛ РТБЧЙМП, СЧМСЕФУС ЛПНРЕФЕОГЙЕК ТХЛПЧПДЙФЕМС ПТЗБОЙЪБГЙЙ ЙМЙ ЕЗП ЪБНЕУФЙФЕМЕК Ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У ТБУРТЕДЕМЕОЙЕН ЙИ ПВСЪБООПУФЕК, ХУФБОПЧМЕООЩИ ОПТНБФЙЧОП-РТБЧПЧЩН БЛФПН. ч ЛТХРОЩИ ПТЗБОЙЪБГЙСИ РТБЧП РПДРЙУЙ НПЦЕФ ВЩФШ РТЕДПУФБЧМЕОП ТХЛПЧПДЙФЕМСН УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК, ЬФП ДПМЦОП ВЩФШ ЪБЛТЕРМЕОП МПЛБМШОЩНЙ БЛФБНЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ.
ч УПУФБЧ ТЕЛЧЙЪЙФБ "рПДРЙУШ" ЧИПДСФ: ОБЙНЕОПЧБОЙЕ ДПМЦОПУФЙ МЙГБ Й ОБЙНЕОПЧБОЙЕ ПТЗБОЙЪБГЙЙ, ЛПФПТХА ПОП ЧПЪЗМБЧМСЕФ (ЕУМЙ ДПЛХНЕОФ РПДЗПФПЧМЕО ВЕЪ ЙУРПМШЪПЧБОЙС ВМБОЛБ), МЙЮОБС РПДРЙУШ Й ТБУЫЙЖТПЧЛБ РПДРЙУЙ (ЙОЙГЙБМЩ, ЖБНЙМЙС):
зЕОЕТБМШОЩК ДЙТЕЛФПТ мЙЮОБС
ъбп "рБТФОЕТ" РПДРЙУШ о.б.жЕДПТПЧ
еУМЙ ДПЛХНЕОФ ПЖПТНМЕО ОБ ВМБОЛЕ, ФП ТЕЛЧЙЪЙФ "рПДРЙУШ" ЧЛМАЮБЕФ: ЛТБФЛПЕ ОБЙНЕОПЧБОЙЕ ДПМЦОПУФЙ, МЙЮОХА РПДРЙУШ Й ТБУЫЙЖТПЧЛХ РПДРЙУЙ:
дЙТЕЛФПТ мЙЮОБС РПДРЙУШ б.б.бМЕЛУЕЕЧ
рТЙ РПДРЙУБОЙЙ ДПЛХНЕОФБ ОЕУЛПМШЛЙНЙ ДПМЦОПУФОЩНЙ МЙГБНЙ, ЙИ РПДРЙУЙ ТБУРПМБЗБАФ ПДОХ РПД ДТХЗПК Ч РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФЙ, УППФЧЕФУФЧХАЭЕК УФЕРЕОЙ ЪОБЮЙНПУФЙ ЪБОЙНБЕНЩИ ЙНЙ ДПМЦОПУФЕК:
зЕОЕТБМШОЩК ДЙТЕЛФПТ мЙЮОБС РПДРЙУШ н.б.нЕДЧЕДЕЧ
зМБЧОЩК ВХИЗБМФЕТ мЙЮОБС РПДРЙУШ о.й.мПЗЙОПЧБ
рТЙ ПЖПТНМЕОЙЙ ДПЛХНЕОФБ ОБ ВМБОЛЕ ДПМЦОПУФОПЗП МЙГБ ДПМЦОПУФШ ЬФПЗП МЙГБ Ч РПДРЙУЙ ОЕ ХЛБЪЩЧБАФ.
дПЛХНЕОФ НПЦЕФ ВЩФШ РПДРЙУБО ЙУРПМОСАЭЙН ПВСЪБООПУФЙ ДПМЦОПУФОПЗП МЙГБ У ХЛБЪБОЙЕН ЕЗП ЖБЛФЙЮЕУЛПК ДПМЦОПУФЙ Й ЖБНЙМЙЙ. рТЙ ЬФПН ОЕ ДПРХУЛБЕФУС УФБЧЙФШ РТЕДМПЗ "ъБ", ОБДРЙУШ ПФ ТХЛЙ "ъБН." ЙМЙ ЛПУХА ЮЕТФХ РЕТЕД ОБЙНЕОПЧБОЙЕН ДПМЦОПУФЙ.
тЕЛЧЙЪЙФ 25 - пФФЙУЛ РЕЮБФЙ
ъБЧЕТЕОЙЕ ДПЛХНЕОФПЧ РЕЮБФША ПТЗБОЙЪБГЙЙ - ПУПВЩК УРПУПВ ХДПУФПЧЕТЕОЙС ЙИ РПДМЙООПУФЙ, РПДФЧЕТЦДЕОЙС ЙИ АТЙДЙЮЕУЛПК УЙМЩ. пФФЙУЛ РЕЮБФЙ РТПУФБЧМСЕФУС ОБ РПДМЙООЩИ ДПЛХНЕОФБИ, ХДПУФПЧЕТСАЭЙИ РТБЧБ ДПМЦОПУФОЩИ МЙГ, ЖБЛФЩ ТБУИПДБ ДЕОЕЦОЩИ УТЕДУФЧ Й НБФЕТЙБМШОЩИ ГЕООПУФЕК, ОБ ТБУЮЕФОП-РМБФЕЦОЩИ ДПЛХНЕОФБИ, ХДПУФПЧЕТЕОЙСИ, ДПЧЕТЕООПУФСИ, ОБ НОПЗЙИ ПТЗБОЙЪБГЙПООЩИ ДПЛХНЕОФБИ.
рЕЮБФЙ РПДТБЪДЕМСАФ ОБ ЗЕТВПЧЩЕ, АТЙДЙЮЕУЛЙИ МЙГ Й РТПУФЩЕ (ПФДЕМБ ЛБДТПЧ, ЛБОГЕМСТЙЙ Й ДТ.). чЙДЩ РЕЮБФЕК, РПТСДПЛ ЙИ РТЙНЕОЕОЙС Й ИТБОЕОЙС ДПМЦОЩ ВЩФШ ХУФБОПЧМЕОЩ Ч ЙОУФТХЛГЙЙ РП ДПЛХНЕОФБГЙПООПНХ ПВЕУРЕЮЕОЙА ДЕСФЕМШОПУФЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ.
рЕЮБФШ УФБЧСФ ФБЛЙН ПВТБЪПН, ЮФПВЩ ПОБ ЪБФТБЗЙЧБМБ ЮБУФШ ОБЙНЕОПЧБОЙС ДПМЦОПУФЙ МЙГБ, РПДРЙУБЧЫЕЗП ДПЛХНЕОФ, ОБ ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩИ ЖПТНБИ ДПЛХНЕОФПЧ НЕУФП ДМС РЕЮБФЙ НПЦЕФ ВЩФШ ПВПЪОБЮЕОП ПФНЕФЛПК "нр" ЙМЙ "нЕУФП ДМС РЕЮБФЙ".
зЕОЕТБМШОЩК ДЙТЕЛФПТ мЙЮОБС РПДРЙУШ н.б.нЕДЧЕДЕЧ
тЕЛЧЙЪЙФ 27 - пФНЕФЛБ ПВ ЙУРПМОЙФЕМЕ
пФНЕФЛБ ПВ ЙУРПМОЙФЕМЕ УПДЕТЦЙФ ЙОЖПТНБГЙА П ДПМЦОПУФОПН МЙГЕ, ЛПФПТПЕ РПДЗПФПЧЙМП ДПЛХНЕОФ. пФНЕФЛБ РТЕДОБЪОБЮЕОБ ДМС ПРЕТБФЙЧОПК УЧСЪЙ РПМХЮБФЕМС УП УРЕГЙБМЙУФПН, ЛПФПТЩК ОЕРПУТЕДУФЧЕООП ЗПФПЧЙМ ДБООЩК ДПЛХНЕОФ, ДМС ТБЪЯСУОЕОЙС Й ХФПЮОЕОЙС ЪБФТПОХФЩИ Ч ДПЛХНЕОФЕ ЧПРТПУПЧ. пОБ ЧЛМАЮБЕФ ЙОЙГЙБМЩ (ЙМЙ ЙНС, ПФЮЕУФЧП) Й ЖБНЙМЙА ЙУРПМОЙФЕМС ДПЛХНЕОФБ Й ОПНЕТ ЕЗП УМХЦЕВОПЗП ФЕМЕЖПОБ.
й.й.рЕФТПЧ йЧБО йЧБОПЧЙЮ рЕФТПЧ
74 45 67 74 45 67
ьФПФ ТЕЛЧЙЪЙФ ОБОПУЙФУС ОБ ДПЛХНЕОФ ПФ ТХЛЙ РПУМЕ ЕЗП ЙУРПМОЕОЙС Й СЧМСЕФУС УЧЙДЕФЕМШУФЧПН ЪБЧЕТЫЕОЙС ТБВПФЩ ОБД ОЙН. пФНЕФЛБ ЧЛМАЮБЕФ УМЕДХАЭЙЕ ДБООЩЕ: УМПЧП "ч ДЕМП", ЙОДЕЛУ ДЕМБ РП ОПНЕОЛМБФХТЕ ДЕМ, РПДРЙУШ ЙУРПМОЙФЕМС, ДБФХ РТПУФБЧМЕОЙС ПФНЕФЛЙ. оБРТЙНЕТ:
ч ДЕМП № 12-25 ЪБ 2004 З.
тЕЛЧЙЪЙФ 29 - пФНЕФЛБ П РПУФХРМЕОЙЙ ДПЛХНЕОФБ Ч ПТЗБОЙЪБГЙА
пФНЕФЛБ П РПУФХРМЕОЙЙ СЧМСЕФУС УЧЙДЕФЕМШУФЧПН РТЙОСФЙС ПТЗБОЙЪБГЙЕК ДПЛХНЕОФБ. у ДБФЩ, ЪБЖЙЛУЙТПЧБООПК Ч ПФНЕФЛЕ, ОБЮЙОБЕФУС ЙУЮЙУМЕОЙЕ УТПЛПЧ ЙУРПМОЕОЙС ДПЛХНЕОФБ. пФНЕФЛБ РТПУФБЧМСЕФУС Ч ОЙЦОЕН РТБЧПН ХЗМХ РЕТЧПЗП МЙУФБ ЧИПДСЭЕЗП ДПЛХНЕОФБ Й УПДЕТЦЙФ РПТСДЛПЧЩК ОПНЕТ Й ДБФХ РПУФХРМЕОЙС ДПЛХНЕОФБ (РТЙ ОЕПВИПДЙНПУФЙ - ЮБУЩ Й НЙОХФЩ). лБЛ РТБЧЙМП, ДМС ЬФПЗП ЙУРПМШЪХЕФУС УРЕГЙБМШОЩК ЫФБНР:
13.04.2004 № 356
тЕЛЧЙЪЙФ 30 - йДЕОФЙЖЙЛБФПТ ЬМЕЛФТПООПК ЛПРЙЙ ДПЛХНЕОФБ
тЕЛЧЙЪЙФ РТЕДОБЪОБЮЕО ДМС БЧФПНБФЙЪЙТПЧБООПЗП РПЙУЛБ Й ЛПОФТПМС ЙОЖПТНБГЙЙ. йДЕОФЙЖЙЛБФПТПН СЧМСЕФУС ПФНЕФЛБ, РТПУФБЧМСЕНБС Ч МЕЧПН ОЙЦОЕН ХЗМХ ЛБЦДПК УФТБОЙГЩ ДПЛХНЕОФБ Й УПДЕТЦБЭБС ОБЙНЕОПЧБОЙЕ ЖБКМБ ОБ НБЫЙООПН ОПУЙФЕМЕ, ДБФХ Й ДТХЗЙЕ РПЙУЛПЧЩЕ ДБООЩЕ, ХУФБОПЧМЕООЩЕ Ч БЧФПНБФЙЪЙТПЧБООПК УЙУФЕНЕ ПВТБВПФЛЙ ДПЛХНЕОФПЧ ДБООПК ПТЗБОЙЪБГЙЙ. оБРТЙНЕТ,
у:\ вХИЗБМФЕТЙС\ рЙУШНБ \ рПУФБЧЛЙ.
жПТНБ ДЕМПЧПЗП РЙУШНБ РТЕДУФБЧМЕОБ Ч рТЙМПЦЕОЙЙ ч.
Правила оформления делового письма
Официальные письма пишутся на специальных бланках (внешних бланках), соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте (отправителе): полное и сокращенное название организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым (центрованным или флаговым), так и с продольным расположением реквизитов.
Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует более насыщенной делать их верхнюю часть.
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.
Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30 - 2003.
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:
- организовать централизованное изготовление бланков для писем;
- уменьшить стоимость машинописных работ;
- сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
- облегчить визуальный поиск необходимой информации;
- расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ Р 6.30 - 2003 документы могут содержать до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
1) эмблема или товарный знак организации;
наименование организации (полное или сокращенное);
справочные данные об организации;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах);
заголовок к тексту;
фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.
Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.
Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД.
Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:
- по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;
- по начальным слогам слов, входящих в наименования, например Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);
- смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе (например, зафиксировано в Уставе организации).
К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.
Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).
Регистрационный номер исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например № 2/16-2955 или 18/275.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.
При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:
Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.2000».
Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:
Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например:
Кемеровское ОАО «Гранит»
Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:
экономики и управления
Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.
В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, — в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.
Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например:
Директору ЗАО «Кристалл»
103030, г. Москва,
Скатертный пер., 22
Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получателя. Например:
630102, г. Новосибирск-102,
ул. Кирова, 76, кв. 12
Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией:
акад. А.Г. Иванову
проф. Н.Г. Кирсанову
Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:
Об организации выездной торговли
О поставке угля по контракту № 33-02/567
О закупке кирпичного завода
Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.
Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.
Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:
г. Новосибирска Г. В. Сидорову
по делу гр. Круглова А.А.
Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребляемым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:
Приложение: Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.
Указание на наличие приложения, наименование которого дается в тексте письма, может быть сделано в таком виде:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:
Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз.
Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.
Реквизит «подпись» помещается слева подтекстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:
Директор школы Подпись Н.К. Сидоров
Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Директор института Подпись А.Н. Марченко
Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков
При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:
Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар»
Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин
Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.
Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:
Наименование организации Адресат
подразделения (при необходимости)
на №_______ от_____
Заголовок письма (начинается с «О» или «Об»)
Текст Должность Подпись Инициалы, фамилия
Фамилия (или фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер телефона
Инициалы машинистки и количество экземпляров
- Козырева В.П. | специалист по нормоконтролю документов межрегиональной телекоммуникационной компании
Деловая переписка между партнерами может многое рассказать – не только явно написанного, но и скрытого «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо, поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит, и о ее солидности.
Существуют различные определения письма как документа. Так или иначе служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов (открытое письмо, подтверждение, отказ, предложение, заказ, сообщение, сопроводительное письмо, приглашение, благодарность, извещение, информационное письмо, напоминание, гарантийное письмо, запрос, ответ на запрос, рекламация, претензия, многоаспектное письмо), выделяемых в одну группу на том основании, что все они служат средством общения между юридическими и физическими лицами и при этом пересылаются от автора адресату.
Способы передачи документа могут быть разными:
Все зависит от практики, сложившейся в вашей организации, от уровня технического оснащения.
В нашей компании переписка путем направления писем ведется как внутри предприятия, так и с внешними адресатами. Обмен письмами внутри предприятия происходит в связи с тем, что региональные филиалы, не являясь юридическими лицами, осуществляют свою деятельность в качестве структурных подразделений и располагаются на значительном расстоянии друг от друга и от генеральной дирекции. А вот обмен информацией внутри структурных подразделений и внутри генеральной дирекции у нас осуществляется путем направления служебных записок.
Служебные письма оформляются на бланке письма. Формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально и утверждаются ее руководителем.
Нормативные документы
При разработке документа, закрепляющего корпоративные требования к созданию деловых писем, следует опираться на следующие документы:
При составлении рекомендаций следует опираться на локальные нормативные акты, регламентирующие полномочия должностных лиц и процедуру согласования и подписания проектов документов в вашей компании (в случае если такие документы существуют на вашем предприятии).
Порядок работы с письмами
На каждом предприятии со временем складывается своя практика отнесения письма к той или иной разновидности, что определяет порядок оформления, согласования и подписания. Устойчиво сложившуюся практику целесообразно закрепить в виде инструкции или иного локального нормативного акта. По крайней мере, следует выделить из общего массива и подчинить единым правилам следующие разновидности писем:
На нашем предприятии внедрена система электронного документооборота (СЭД).
В соответствии с «Регламентом организации документооборота» переписка между генеральной дирекцией и филиалами осуществляется только средствами СЭД.
Переписка с внешними организациями проходит все стадии подготовки писем в СЭД, кроме отправки подлинника, который направляется почтой, факсимильной связью и другими средствами связи.
Стадии обработки исходящих писем описаны на нашем предприятии в специальном разделе «Исходящие документы» в рамках «Регламента работы в системе электронного документооборота». В общих чертах это описание выглядит следующим образом:
Состав и оформление реквизитов письма
Для составления служебных писем используется специальный бланк 1 . Бланк письма для переписки в пределах России должен содержать следующие реквизиты:
Реквизит «10 – наименование вида документа» в письмах не оформляется. И объяснение здесь простое. Письма имеют свой, отличный от других видов документов бланк. И если вы взяли в руки (или увидели на экране монитора) документ, оформленный на бланке письма, то вывод, который вы сделаете, будет однозначным. Наличия слова «ПИСЬМО» вам не потребуется. Вы и так будете знать, что имеете дело именно с этим видом документа.
На нашем предприятии принято угловое расположение реквизитов на бланке формата А4 3 . См. Пример 1.
Кроме того, для международной переписки может быть разработан и утвержден приказом руководителя организации специальный бланк (образец представлен в Примере 3).
Бланк письма организации с угловым расположением реквизитов
Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов
Бланк письма организации с угловым расположением реквизитов для международной переписки
Реквизит «18 – заголовок к тексту»
Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным. Ему отводится не более пяти строк, хотя и этот объем можно считать избыточным с точки зрения здравого смысла. Лучше постараться уложиться в одну–три строчки, которые печатаются через один межстрочный интервал.
Вот примеры формулирования заголовка. Как видите, все они лаконичны и отвечают на вопрос «письмо – о чем?»:
Заголовок располагают ниже реквизита «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов). См. Пример 13.
Реквизит «11 – дата документа»
Данный реквизит размещается в одной строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ. На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ограничительные отметки (см. Примеры 1 и 2).
Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры – на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится.
Когда в тексте какого-либо документа вы хотите сослаться на конкретное письмо, правильным будет указать сначала вид документа, далее его дату и номер, а в конце – заголовок.
И если реквизит «11 – дата документа» допускает только цифровое обозначение, то при упоминании письма в тексте другого документа дата может быть написана и буквенно-цифровым способом (в этом случае в конце даты пишется «г.» либо полное слово «год» в соответствующем падеже). Например:
Реквизит «12 – регистрационный номер документа»
Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив предприятия, находится под контролем и ответственностью предприятия.
Регистрационный номер письма состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, например, 01-39/64, где 01 – индекс управления делами, 39 – номер дела по номенклатуре, 64 – порядковый номер документа.
Реквизит «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа»
Ссылка на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке письма отметки: «На № _________ от _________».
Если письмо, которое вы готовите, является ответом на поступивший (инициирующий) документ, отражение его данных (номера и даты) повысит оперативность работы как сотрудников вашей организации, так и получателя вашего письма.
Следует обратить внимание на то, что одной из распространенных ошибок при составлении ответов на письма является повторение в тексте письма ссылки на реквизиты входящего документа. Ведь наличие отдельного реквизита, где данные об инициирующем документе сразу видны, избавляет от необходимости дублирования этой информации в тексте письма. И тогда вместо фразы «На ваше письмо от 28 июля 2007 г. № 25/3923 сообщаем…» в начале текста будет красоваться:
Реквизит «15 – адресат»
При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации – автора документа (см. Пример 13). При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки (см. Пример 2).
Документ может адресоваться как конкретному должностному лицу или структурному подразделению, так и организации в целом. От этого будет зависеть состав указываемых в реквизите сведений, но в любом случае будут действовать следующие правила:
Почтовый адрес не указывается при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Государственную Думу и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.
Но его наличие в реквизите «Адресат» становится удобным, когда письмо направляется в конверте с прозрачным окошком. Тогда отпадает необходимость указания получателя и его адреса на конверте – они видны через прозрачное окошко. Описанная технология становится особенно привлекательной при массовых рассылках писем.
А теперь рассмотрим примеры оформления рассматриваемого нами реквизита при адресации письма:
Строки данного реквизита печатаются через один межстрочный интервал. Исключение составляет Ф.И.О. должностного лица, которое может отделяться от предыдущей строки полуторным межстрочным интервалом (см. Пример 6).
В приведенных ниже примерах строки реквизита «Адресат» выровнены по левому краю («флаговое» расположение). Хотя допускается и центрирование каждой строки реквизита по отношению к самой длинной строке.
Общероссийская общественная организация
малого и среднего предпринимательства
Новая площадь, дом 8, стр. 2,
г. Москва, 109012
Центральный банк Российской Федерации
Департамент регулирования, управления и
мониторинга платежной системы
Ул. Надежды Сусловой, д. 29, кв. 201,
г. Нижний Новгород, 603098
Один из самых распространенных вопросов, с которыми авторы проектов писем обращаются в службу ДОУ, является вопрос о том, каким образом следует направить одно письмо разным руководителям :
В данном случае все зависит от принятых в организации правил. На нашем предприятии предпочтительно адресовать письма каждому руководителю с указанием его инициалов и фамилии. Это дает возможность начать текст письма с персонального обращения. Например, если одно из писем адресуется М.А. Котову, директору филиала строительных материалов и конструкций, то текст письма мы начнем фразой «Уважаемый Михаил Алексеевич!».
Если же персонализация не играет никакой роли, то можно адресовать письмо одновременно нескольким руководителям, например, директорам филиалов, тогда обращение к ним будет иметь обобщенный вид «Уважаемые коллеги!».
Если письмо направляется нескольким адресатам, то в одном письме их не должно быть более четырех. Следует запомнить, что слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа с указанием корреспондентов и их адресов, на самом письме в этом случае адресат оформляется обобщенно.
Напомним, что согласно ГОСТу Р 6.30-2003 имя частного либо должностного лица в реквизите «Адресат» должно писаться в дательном падеже. И тут нас настигает «великий и могучий» русский язык, который одни фамилии требует склонять, а другие – запрещает. И вы отлично понимаете, что, обращаясь к человеку, допустить ошибку в его фамилии как минимум неучтиво.
Выручить вас смогут правила русского языка, лаконично перечисленные нами в этой статье. Теперь вы безошибочно определите, как склонять любые фамилии .
Реквизит «20 – текст документа»
Главная цель делового письма – убедить, показать, разъяснить и в результате побудить партнера к действию, т.е. добиться результата. Следует тщательно продумать заранее, какого вы хотите достичь результата при написании того или иного письма – от этого будет зависеть и лексический состав, который вы используете, и внутренняя интонация текста.
При этом необходимо помнить следующее: текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно (уместно вспомнить притчу: «что-то не припомню: то ли у него шапку украли, то ли он шапку украл»). Суть письма не должна «потонуть» в деталях.
Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную.
Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами:
В основной части письма формулируется предложение, отказ, просьба.
Какую форму обращения выбрать?
При обращении к группе работников или ко всему коллективу компании используется форма обращения:
Строго официальный характер имеет обращение по должности к руководителям органов власти и управления, которые занимают высокие посты:
Официальный характер носит и форма обращения по фамилии:
При этом следует помнить, что форма обращения зависит от того, насколько официальны ваши отношения с адресатом письма. Например, менее официальный характер имеет обращение по имени и отчеству или только по имени (в электронной переписке):
В служебных письмах используются следующие формы изложения :
Это объясняется тем, что должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени своей организации, а не от себя лично. Поэтому изложение письма от первого лица единственного числа (прошу перечислить, считаю необходимым) допустимо лишь в следующих случаях:
При этом конструкция глагол + личное местоимение в дательном падеже (предлагаем Вам, напоминаем Вам) стилистически, внутренней интонацией отличается от формы, которая состоит из одного глагола (предлагаем, напоминаем) большей мягкостью.
Существуют два основных способа композиции текста письма: исторический и систематический.
При историческом способе содержание излагается в той последовательности, в которой происходили события. Т.е. сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) написания письма, далее приводятся аргументы и следуют выводы. Такой способ изложения называется методом «обычной пирамиды». Он используется в деловых письмах по вопросам основной (производственной) деятельности предприятия.
При систематическом способе изложения все основные факты или положения приводятся в первом абзаце письма, в следующих абзацах – все подробности, конкретная и уточняющая информация. Такой способ изложения называется методом «перевернутой пирамиды». Он используется при подготовке писем-приглашений, поздравлений, информационных и рекламных писем, писем-предложений.
Для большинства деловых писем характерна устойчивость стилистических оборотов. Использование стандартных языковых моделей позволяет значительно облегчить процесс составления текстов документов.
В зависимости от разновидности письма при составлении текста используются следующие обороты:
- Отправляем Вам…; Направляем Вам…;
- В соответствии с Вашей просьбой направляем…;
- Согласно достигнутой договоренности предлагаем…
В деловом письме предпочтение отдается страдательным конструкциям, которые акцентируют внимание на словах, обозначающих действия, например: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа производится.
В текстах писем используются конструкции (расщепление сказуемого), которые не только называют действие (оказать, произвести), но и обозначают предмет действия (поддержка, содействие), например:
– Оказать содействие (а не содействовать);
– Произвести учет (а не учесть);
– Осуществить деятельность по… (а не сделать).
При написании писем следует соблюдать сочетаемость слов между собой и правила управления в русском языке. Обратите внимание на часто допускаемые ошибки:
передать в управление
пострадать в результате событий
произведенное за границей
согласно приказу (приложению)
передать для управления
пострадать в событиях
представлять из себя
сборник включает в себя
согласно приказа (приложения)
Кроме того, в деловой переписке часто употребляются следующие словосочетания: контроль возлагается, проблемы разрешаются, задачи решаются, задолженность погашается, оплата производится, договоренность достигается, скидки предусматриваются и предоставляются.
Рекомендуется использовать в письмах вводные слова и конструкции (по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно). Это помогает избегать категорических высказываний.
Прежде чем завершить письмо, ответьте себе на один вопрос. Вы хотите получить одобрение у тех, с кем вступаете в письменный контакт? В таком случае будьте искренне вежливы и заканчивайте письма этикетными формулами:
Перед реквизитом «Подпись» в деловых письмах используется заключительная этикетная фраза «С уважением». Таким образом, обращение «Уважаемый …!» в начале письма и заключительная этикетная фраза «С уважением» составляют так называемую этикетную рамку.
В реквизите «20 – текст документа» общепринято применение шрифта Times New Roman с кеглем 12 – 14. В нашей компании для таблиц мы используем уменьшенный кегль: 11 – 12. Т.к. жестко закрепленных требований к гарнитуре и размеру шрифта не существует, их следует закрепить во внутренних локальных документах организации, чтобы привести их к единообразию.
На нашем предприятии не допускается использование других шрифтов, а также подчеркивание слов, применение полужирного шрифта, курсива и т.п. Кроме того, мы отказались от употребления произвольных сокращений и не принятых обозначений единиц измерения.
Текст документа печатается с полуторным межстрочным интервалом, в отличие от остальных реквизитов письма, в которых используется одинарный межстрочный интервал.
Реквизит «21 – отметка о наличии приложения»
Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста через два–четыре межстрочных интервала.
Ссылка на приложение, названное в тексте письма, оформляется следующим образом:
В том случае если документ имеет приложение, не названное в тексте, указывается его заголовок, количество листов и число экземпляров.
При наличии нескольких приложений их нумеруют (см. Пример 14).
В случае если приложение сброшюровано, количество листов не указывается, например:
В случае если документ-приложение имеет собственные приложения, отметка об их наличии оформляется так:
Когда документ направляется по нескольким адресам, а приложение – только в один из них, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Реквизит «22 – подпись»
Подпись является обязательным реквизитом письма и состоит из:
Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой. Самым распространенным примером является соседство на письме подписей таких должностных лиц, как генерального директора и главного бухгалтера.
Реквизит «25 – оттиск печати»
Печать на документы на нашем предприятии ставится в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов», которое утверждено приказом генерального директора.
По общим правилам печать не ставится на документах, оформленных на бланках. Это правило родом из советского делопроизводства, когда бланки документов изготавливались типографским способом и доступ к ним был ограничен так же, как и к печати. Но сейчас ситуация изменилась, большинство документов изготавливаются при помощи компьютера и принтера, поэтому распечатка документа на бланке уже не может давать прежних гарантий.
Поэтому на гарантийных письмах оттиск печати необходим. Он заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется так, чтобы не «затмить» личный росчерк, который должен хорошо читаться. Оттиск печати должен захватывать несколько последних букв наименования должности и при возможности – край личного росчерка.
Реквизит «27 – отметка об исполнителе»
Данный реквизит включает:
Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем.
Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается уменьшенным кеглем (на нашем предприятии для этих целей мы используем кегль 10).
Мария Петровна Светлакова
А теперь приведем образец оформления письма со всеми описанными нами реквизитами:
Различные способы склонять людей к своей точке зрения
Существует немало рекомендаций на эту тему. Многие из них стали классикой, но до сих пор не используются широко на практике, за исключением сферы деятельности под общим названием «продвижение товара и услуг». Однако и письма, казалось бы, на чисто «производственные» темы следует составлять с учетом психологических особенностей, свойственных всем людям.
Не следует начинать с тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях с вашим партнером. Лучше сделать акцент на тех вопросах, в которых вы согласны с ним, подчеркнуть, что вы стремитесь к одному и тому же и различие ваших взглядов касается лишь методов, а не конечной цели.
Другое правило – не следует выражать отрицательный ответ в категоричной форме: «Нет, никогда!». «Отрицательный ответ, – говорит профессор Оверстрит в своей книге «Влияние на поведение человека», – наиболее труднопреодолимое препятствие. В любом случае, даже в случае направления претензии или отказа, нужно придавать процессу переписки общую позитивную направленность. Опытные коммуникаторы умеют так отказать, что у человека остается чувство удовлетворенности и перспективы (позитивный результат). Ведь и в самом деле, на данном отказе и на данной претензии не заканчиваются деловые отношения. Но и в том случае, когда вы решили порвать с клиентом навсегда, надо ли обязательно сообщать ему об этом?».
Известен прием под названием «секрет Сократа»: если вы хотите сообщить человеку, что он не прав, мягко задайте ему такой вопрос, на который должен последовать положительный ответ. В политтехнологиях такому приему под условным названием «закон трех “да”» обучают агитаторов, работающих с населением.
Дейл Карнеги, например, так проиллюстрировал применение приема «секрет Сократа».
Постоянный покупатель однажды отказался покупать моторы, которые покупал много лет подряд. Мотив, изложенный им в обращении к продавцу, звучал следующим образом: «Ваши моторы слишком сильно нагреваются». В ответ продавец грамотно задал покупателю несколько вопросов, на каждый из которых однозначно должен был следовать (и следовал!) положительный ответ.
Почему бы не использовать подобный прием при переписке со своими клиентами?
Лао-Цзы писал: «Причина того, что в реки и моря вливаются сотни горных потоков в том, что реки и моря расположены ниже гор. Поэтому они в состоянии властвовать над всеми горными потоками, так и мудрец, желая быть над людьми, становится ниже них; желая быть впереди, становится позади. Поэтому, хотя его место над людьми, они не чувствуют его тяжести, хотя его место перед ними, – они не считают это несправедливым».
Человеческая история помнит письма, которые «творили чудеса».
Самым известным письмом Авраама Линкольна является то, что было послано им миссис Бикси с выражением сочувствия по поводу смерти пяти ее сыновей, павших в бою.
Второе, наиболее известное письмо, было продано на аукционе в 1926 году за 12 000 долларов (сумма, большая, чем та, которую Авраам Линкольн смог накопить за полстолетия тяжелой работы). Письмо было написано в один из мрачных периодов Гражданской войны в Америке (в течение восемнадцати месяцев генералы Линкольна вели армию от одного трагического поражения к другому) и адресовано генералу Хукеру, совершившему ряд грубейших ошибок. Да, это были тяжелейшие ошибки, но Авраам Линкольн в своем письме не называет их так. Он написал: «Существуют факты, из-за которых я не могу быть вполне доволен вами».
Кен Дайк, в прошлом председатель правления американской национальной ассоциации рекламы, утверждал, что на письма, рассылаемые им продавцам и содержащие просьбу прислать ту или иную информацию, редко отвечают больше 3–5% адресатов. Кен Дайк сказал, что получение 15% ответов он рассматривал бы как совершенно необычную вещь, а если бы число присланных ответов подскочило до 20%, то он считал бы это не менее чем чудом. Но одно из писем Дайка принесло 42% ответов. Другими словами, это письмо было дважды чудодейственным. Как он этого добился?
Очень, казалось бы, просто. Письмо содержало текст, который приносил удовольствие адресату от того, что в нем содержалась просьба оказать автору письма одолжение. Одолжение – слово, вызывающее у вашего адресата чувство собственной значимости. Письмо начиналось с обращения, а затем шла фраза: «Не согласитесь ли вы помочь мне выйти из небольшого затруднения?». В заключительных фразах письма автор приглушал «Я» и акцентировал «Вы».
Создание деловых писем – ответственная задача. Поэтому не следует забывать пословицу: «Что написано пером, того не вырубишь топором». Мы не Линкольны и не Сократы, и никогда не сможем буквально следовать их советам. Но усвоение правила: начинайте с похвалы и искреннего признания достоинств вашего партнера, – наверняка поможет в ежедневных деловых контактах, в том числе и при написании писем. Подобный психологический прием оказывает действие независимо от того, торгует ли ваша фирма туристическими поездками или производит трубы большого диаметра.
Какую формулировку необходимо включить в договор, чтобы потом иметь возможность согласовывать условия сделки посредством телефонной, факсимильной связи или электронной почты? Какова оборотная сторона медали такой «оперативности»? По каким правилам суд будет толковать условия сделки на основании имеющейся переписки и иных документов? Когда приходит время оформить протокол согласования разногласий или дополнительное соглашение к договору и как это сделать?
1 См. статью Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов» на стр. 20 № 8` 2005 и на стр. 40 № 9` 2005
2 К числу обязательных реквизитов письма, кроме тех, что входят в состав бланка, относятся:
- 15 – адресат;
- 18 – заголовок к тексту (обязателен лишь при составлении письма на бланке формата А4, для документа форматом А5 он не обязателен);
- 20 – текст документа;
- 22 – подпись;
- 27 – отметка об исполнителе.
Факультативными для письма являются следующие реквизиты:
- 21 – отметка о наличии приложений;
- 24 – визы согласования документов;
- 25 – оттиск печати (проставляется на гарантийных письмах);
- 30 – идентификатор электронной подписи документа.
3 В зависимости от размера текста письма допускается использовать не только формат А4, но и формат А5.
Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов
В разделе «образцы писем» вы можете изучить уже готовые шаблоны деловых писем. Тема о правилах деловой переписки и особенностях написания электронных деловых писем была начата нами в предыдущей статье. Давайте остановимся на вопросе оформления служебных писем более подробно.
Речь пойдет о требованиях, предъявляемых только в отношении основных реквизитов. Их вы сможете использовать на практике при составлении служебных (деловых) писем. Порядок их расположения отражен на картинке, при его составлении учтены «Требования к оформлению документов» согласно рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.
Оформление реквизита «адресат» служебного письма
В зависимости от обстоятельств, адресатов у письма может быть несколько (организации, структурные подразделения, должностные и физические лица). Вот лишь некоторые примеры того, как следует указывать адресата:
с указанием почтового адреса
ул. Береговая, д. 17,
адресованное физическому лицу
ул. Каменщиков, д. 121, кв. 543,
г. Архангельск, 283450
Как оформлять реквизит «дата» в служебном письме
Дату на документ ставят после его подписания. Оформление возможно в двух вариантах: 25.01.2014 либо 25 января 2014 г. Если дата присутствует в тексте в нескольких местах, то следует придерживаться одного стиля ее написания.
Как оформлять реквизит «Регистрационный номер» в служебном письме
Регистрационный номер, аналогично предыдущему реквизиту, проставляется только после подписания письма и в соответствии с системой, принятой в данной организации. Он оформляется в виде порядкового номера, который при желании можно дополнить индексом дела согласно номенклатуре дел или буквами (отражение информации об исполнителе). К примеру:
02-21/146, в котором 02 – это порядковый номер отдела согласно структуре организации, 21 – порядковый номер, который идет по номенклатуре дел конкретного отдела, а 146 – порядковый номер самого документа, обозначение ОК может подразумевать как отдел кадров, так и конкретное лицо – Оксана Крылова и т.д.
Регистрация и проставление номера (регистрационного) на документе является обязательным требованием, так как это способствует облегчению обработки электронной почты.
Порядок оформления реквизита запроса «ссылка на регистрационный дату и номер»
Для облегчения обработки поступающей почты необходимо при подготовке ответа проставлять дату письма-запроса и его регистрационный номер. Делается это на уровень ниже исходящего регистрационного номера вашей организации. Если ваш получатель – крупная компания с большим потоком входящей корреспонденции, то без указания этих реквизитов ваше письмо попросту может попасть в другой отдел или к другому исполнителю, что повлечет дополнительные временные затраты.
Оформление в служенном письме реквизита «заголовок к тексту»
В случае, когда текст служебного письма по объему превышает 4 или 5 строк, необходимо создание заголовка. Прочитав его, получатель должен получить общее представление о содержании документа. Пишите заголовок кратко и всегда в такой форме, словно отвечаете на вопрос «о чем письмо?». Например, «Об условиях поставки товара…» или «О предоставлении услуги…».
Оформление в письме реквизита «пометка о наличии приложений»
Если вы к служебному письму прикрепляете какие-либо документы или заархивированные файлы, то в обязательном порядке делайте об этом отметку ниже основного текста. Например:
В случае если название прикрепленных файлов не содержится в тексте письма, то приведите их наименование в отметке. Например:
Оформление в служебном письме реквизита «подпись»
Под реквизитом «подпись» принято понимать совокупность данных, включающих указание должности лица, которое подписало письмо, собственно подпись и ее расшифрованный вариант. Примеры:
Правом подписывать документ лицо наделяется в соответствии с приказом, отражающим распределение обязанностей. Также при подписании необходимо указать его должность и фамилию. Недопустимо проставление косой черты перед наименованием должности или предлога «за». Согласно правилам современного делопроизводства – это грубые нарушения оформления служебного письма.
- Отметка об исполнителе»: оформление реквизита
- Данная отметка необязательна, она носит рекомендательный характер. Ее плюсом является то, что при возникновении вопросов есть возможность обратиться напрямую к исполнителю, конкретному специалисту. Ставить ее нужно на самом последнем листе, в левом нижнем углу. Отметка должна содержать имя, фамилию исполнителя, возможно, его отчество, а также контактный телефон. Например:
Кривошеев Иван Сидорович
Владея информацией о правилах ведения деловой переписки, будьте уверены, вы сможете легко составить собственные шаблоны и образцы служебных писем, которые заметно упростят вашу работу и ведение делопроизводства в целом. Далее можете ознакомиться с примерами составления различных видов писем.
Источники:
delo-ved.ru cde.osu.ru studfiles.net www.delo-press.ru delo-pro.ruКомментариев пока нет!