Как написать заявление на включение в график отпусков
Образец заявления включение в график отпусков. Образец заявления на отпуск вне графика. о представлении ежегодного оплачиваемого отпуска
График отпусков составляется и согласовывается перед началом года. Порядок, описанный в нём, соблюдают трудящиеся и руководство. Правильно составленный график поддерживает работу непрерывную организации.
Что такое график отпусков по трудовому кодексу
Этот расписание, по которому работники уходят в ежегодные отпуска (ст. 123, ч. 1, ТК РФ). График составляется в обязательном порядке, подготавливается до начала года. Обеспечивает право трудящихся на отдых, которое гарантируется работнику Конституцией РФ (ст. 37, п. 5).
Как внести изменения в график отпусков
Джейсон только что объявил, что получил много билетов на отпуск. И Эмили бросила отпуск на ваш стол этим утром. И теперь, Мелани говорит о своем запланированном летнем круизе. Конфликты произойдут, это неизбежно. В какой-то момент два или более сотрудника будут запрашивать те же дни отпуска. И только один сможет уйти.
Получение удержания в планировании отпуска сотрудников
Обработка календарного планирования отпуска сотрудников и разрешение конфликтов могут быть кошмаром. Во-первых, признайте тот факт, что вы не можете угодить всем. Затем рассмотрите следующие действия, чтобы минимизировать проблемы как у отдыхающих, так и у тех, кто покроет их, пока они исчезнут.
Благодаря обозначенной очерёдности отпусков, сотрудник может заранее спланировать своё время на отдых и провести его с максимальной пользой. Работодатель контролирует укомплектованность штата и не ищет замену сотруднику в последний момент.
Отсутствие графика на предприятии недопустимо. Проверить наличие этого документа может трудовая инспекция или налоговая.
Как составить график отпусков: основные правила
Как заполнить расписание отпусков на год, образец
График составляется кадровой службой и руководством организации совместно. Составителем может быть должностное лицо, выполняющее функцию кадровика. Например, помощник руководителя в мелкой организации.
Очерёдность составляется с учётом пожеланий сотрудников. Учитываются требования рабочего процесса: распределение должно не нарушать функционирование бизнеса и быть равномерным.
Рассмотрите каникулы, отпуск по болезни и другие виды отсутствия сотрудников, когда вы планируете свой уровень укомплектования персоналом. В то время как есть соблазн работать с персоналом скелета в трудные экономические времена, вы можете столкнуться с проблемами покрытия, когда посещаемость сотрудников низка во время сезона премьер-отпуска, сезона гриппа или во время других периодов высокого спроса. Разработайте хорошую систему отслеживания и планирования отпуска сотрудников, чтобы вы могли четко выбирать необходимый уровень укомплектования персоналом для любой рабочей недели. Модуль автоматизации запросов на отпуск - это мощная система планирования и дефрагментации платежей.
- Лица, работающие по совместительству(ст. 286 ТК РФ).
- Несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ).
- Сотрудники, которые усыновили ребёнка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ).
- Работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ). А также их мужья в этот период (ст. 123 ТК РФ).
- Супруги военнослужащих, которые уходят в отпуск одновременно с супругом-военнослужащим (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»).
В декабре текущего года график составляют на следующий год. Документ должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года, т. е. к 16 декабря. В крупных организациях согласование очерёдности начинается с сентября-октября. Если на предприятии есть профсоюз, то с ним также нужно согласовывать расписание.
Это позволяет сотрудникам вводить и просматривать запросы на получение льгот и статусы. Отчеты о преимуществах и отчеты о преимуществах Отчеты могут быть сгенерированы за несколько минут для проверки. Супервизоры с предоставленными правами могут быстро переопределить системные настройки и утвердить запросы. Отклоненные отчеты о преимуществах и отчеты о переоценке оценки, помимо многих других, предоставляют администраторам быстрый контроль над действиями системы.
Сотрудники могут делать запросы на получение льготного времени, такие как время отпуска и время проведения соревнований, просматривать состояние ожидающих запросов, просматривать текущие доступные часы и неработающие часы, а также оставлять отклоненные запросы в ожидании изменения графика другого сотрудника.
Используется установленный бланк формы Т-7:
- Графы 1–4. Сведения о работнике: подразделение, должность, табельный номер и полное имя.
- Графа 6. Дата начала отдыха по согласованному расписанию.
- Графа 7. Фактическое начало отпуска.
- Графы 8 и 9. Сведения о перенесении срока: дата, основание.
- Графа 10. Дополнительные сведения.
В графе 6 указывают ориентировочную дату отпуска сотрудника
Модуль «Запросы на отпуск» также позволяет сотрудникам продавать время льгот. Модуль автоматизации запросов на отпуск предоставляет параметризованную гибкость настройки без настройки. Надзорные органы могут определять минимальные уровни укомплектования персоналом отделом, МВЗ, работой и многими другими критериями для рассмотрения при предоставлении или отрицании запросов.
Это дает точную оценку доступных часов пособий, избегая, например, возможности одобрить запрос на отпускные каникулы на этой неделе, которые уже назначены по запросу сотрудников, на недельный отпуск только через две недели. Система запросов на отпуск ежедневно оценивает некоторые запросы, выполняет запросы других сотрудников до установленной даты и позволяет супервизорам вручную запускать процесс оценки. Каждое решение детализировано и хранится для последующего рассмотрения. Запросы сотрудников никогда не остаются без изменений, система своевременно обрабатывает их.
На основе формы №Т-7 начисляются отпускные работникам. Строгое соблюдение правил заполнения графика необходимо для правильного осуществления финансовых расчётов.
Приказ об утверждении, оформление
Закон не обязывает организации издавать приказ об утверждении расписания отпусков, но и не запрещает этого. Руководитель составляет документ на своё усмотрение в произвольной форме. В приказ можно включить следующие реквизиты:
- Наименование предприятия.
- Дата документа и номер.
- Текст, где изложена суть распоряжения.
- Подписи руководителя и исполнителей.
Этим приказом окончательно утверждается график отпусков на предприятии. График прилагается к приказу
Порядок ознакомления сотрудников
Работодатель обязан своевременно уведомить сотрудников об утверждённом графике. Документально зафиксировать ознакомление сотрудников с расписанием можно двумя способами:
- В документе с графиком отпусков выделить отдельный 11 пункт «Примечание» или «Ознакомлен», где каждый из работников ставит свою подпись и дату.
- Создать отдельный документ - лист ознакомления, где трудящиеся на предприятии расписываются.
Большинство организаций составляют отдельный лист для ознакомления сотрудников. Каждый из работников ставит подпись, что означает подтверждение факта изучения очерёдности отпусков. Форма документа может составляться на усмотрение руководства. Чаще всего имеет вид таблицы. Важно включить в документ следующие реквизиты:
- Даты отпусков в порядке очереди.
- ФИО работника, должность и подразделение.
- Место для даты и подписи.
Документ составляют в виде таблицы. Сотрудники расписываются в качестве подтверждения факта ознакомления с расписанием отпусков
В течение года могут возникнуть обстоятельства, по причине которых очерёдность отпусков нарушается:
- В связи с производственной необходимостью (инициатива исходит от работодателя).
- По инициативе работающего (по причине уважительных жизненных обстоятельств трудящегося).
- В связи с беременностью, необходимостью ухода за младенцем.
- При совпадении праздничных дней и ежегодного отдыха.
Сотрудника вызывают из отпуска досрочно или его отдых переносится на другое время. Расписание также меняют, если в штате появились новые работники. Вновь прибывшие кадры включаются в расписание после 6 месяцев работы.
Процедура изменения даты отдыха следующая:
- Сотрудник пишет заявление с просьбой о переносе ежегодного отдыха. Если инициатор - работодатель, то от руководства сотруднику направляют уведомление с обоснованием причин переноса. Документ подписывается обеими сторонами.
- Руководитель подписывает приказ о переносе даты отдыха.
- Кадровая служба корректирует график и другие документы по учёту рабочего времени.
Изменить дату выхода сотрудника в отпуск можно путём корректировки очерёдности. Кадровик делает пометку в график отпусков о перенесении даты:
- Графа 8. Документ, который принят как основание для переноса отдыха. Например, заявление сотрудника.
- Графа 9. Дата предполагаемого отдыха.
- Графа 10. Примечание. Здесь кадровик может сделать дополнительные записи. Например, записать реквизиты больничного листа, если перенос отдыха произошёл по причине болезни.
Заполнены графы 8 и 9, отпуск одного из сотрудников перенесен
Изменение расписания по желанию работодателя возможно, если сотрудник согласен на новые условия. Перенос нерабочих дней во время праздников производится автоматически.
Ошибки при составлении очерёдности отпусков
Если в графике предоставления отпусков есть ошибка, может нарушиться деятельность предприятия. Это препятствует корректному начислению отпускных, затягивает поиск работника для замены. Важно придерживаться правил составления документа и учитывать мнение сторон.
Типичные ошибки при составлении расписания отпусков:
- Расписание составлено не вовремя (крайний срок утверждения - 16 декабря).
- Документ подписан неуполномоченным лицом.
- Не учтены пожелания сотрудников.
- Составленный график не соблюдается.
- В отпуск одновременно уходит руководитель и его заместитель, что противоречит правилам.
- Включение в график не только ежегодных, то и других видов отпусков (декретный, учебный).
- Неправильное деление ежегодного отдыха (одна из частей отдыха должна составлять минимум 14 дней).
- Отсутствие отпуска у сотрудника в течение двух лет работы. Нельзя переносить отдых сотрудника более, чем на 12 месяцев.
- Назначение первым днём отдыха последний рабочий день недели (отпуск не может начинаться в пятницу или субботу).
Все изменения, которые утверждаются в течение года, обязательно фиксируются в графике.
Любой хозяйствующий субъект независимо от того, какую деятельность он ведет, по законодательству обязан в конце каждого года составлять график отпусков. В этом документе будет расписано, в каком месяце в будущем году каждый сотрудник фирмы идет на отдых. Но поскольку срок действия у графика достаточно большой, может возникнуть ситуация, когда имеющуюся в нем информацию надо будет изменить. Для этого служит приказ о внесении изменений в график отпусков.
В каком случае вносятся изменения в график отпусков
Если же все таки изменение графика отпусков при приеме нового сотрудника решено закрепить документально, это производится по всем правилам с изданием соответствующего приказа.
Как внести изменения в график отпусков
Действующее законодательство не содержит сведений о том, допустимо ли производить исправления в графике отпусков, а также механизма этого события. Но кадровые специалисты определили, что делать это все же необходимо по нескольким причинам.
Так, неактуальный документ может вызвать путаницу при предоставлении отпуском и повлечь претензии со стороны госорганов. Кроме этого, незапланированное отсутствие на рабочем месте сотрудников может повлечь сбои в работе фирмы.
В любом случае, внесение корректив должно быть санкционировано руководителем и подтверждено желанием работника. При этом изменения необходимо будет отразить и в .
Если работник хочет перенести свой отдых на иной период, он должен оформить заявление к руководителю. В нем необходимо изложить просьбу о переносе периода отпуска на иной срок. Подписанное заявление передается в кадровую службу, которая на основании его издает приказ. В самом графике в графе «Примечание» необходимо указать реквизиты заявления.
Аналогичным образом необходимо поступить, если производится перенос отдыха по производственной необходимости. В этом случае сотрудник пишет не заявление, а согласие на перенос времени отдыха на новый срок, и указывает его здесь же. Его же реквизиты проставляются в графике.
Скачать образец приказа о внесении изменений в утвержденный график отпусков
Как составить приказ о внесении изменений в график отпусков
Для такого приказа нет какой-либо стандартной формы. Компания имеет право составить его произвольно, на фирменном бланке.
В верхней его части указывается полное название фирмы, дата и место оформления. Далее записывается слово «Приказ» и проставляется его порядковый номер. Ниже следует краткое название документа, к примеру «О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска».
Затем идет вводная часть, в которой указывается причина, из-за чего решено произвести перенос даты отпуска. К примеру, «На основании заявления о переносе отпуска…» либо «В связи с вводом в эксплуатацию нового станка на основании согласия работника…».
- Указание на перенос даты начала отпуска, с проставлением с какой даты переносится и на какую;
- Указание кадровому специалисту произвести соответствующие изменения в графике отпусков.
Приказ о внесении изменений в график отпусков утверждает руководитель компании. Ниже его должны подписать упомянутые в нем сотрудники, и проставить дату ознакомления.
Часто задаваемые вопросы
В этом разделе мы собрали ответы экспертов на наиболее интересные и часто задаваемые вопросы.
Найти нужную информацию можно либо воспользовавшись строкой поиска, либо зайдя в соответствующий раздел.
Мы будем дополнять информацию в этом разделе.
Задавать новые вопросы по-прежнему можно в соответствующих темах на Форуме.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли для замещения нескольких работников, собирающихся поочередно в отпуск, принять по срочному трудовому договору одного сотрудника?
Нет, нельзя. Согласно статьям 59 и 79 ТК РФ, срочный трудовой договор заключается исключительно на период отсутствия конкретного работника /для исполнения его обязанностей/, за которым сохраняется рабочее место. В свою очередь трудовой договор прекращает действие с выходом на работу отсутствовавшего сотрудника.
Для замещения нескольких сотрудников в период отпусков, необходимо с новым срочным работником заключать отдельные трудовые договора на период отсутствия каждого отдыхающего.
В нашей компании работают несколько сотрудников, принятых по срочному трудовому договору. Нужно ли включать их в график отпусков?
Да, данные сотрудники должны быть включены в график, согласно статьям 114 и 122 ТК РФ, которые гарантируют всем работникам право на оплачиваемый отпуск.
Работаю в Обществе с ограниченной ответственностью. Печать в компании есть. Нужно ли ставить ее в графике отпусков?
В данном случае, печать ставить не нужно. Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, печать не является необходимой для первичных учетных документов. Кроме того, в унифицированной форме Т-7 место для оттиска печати не предусмотрено.
Какая предусмотрена ответственность за отсутствие на предприятии графика отпусков?
В случае отсутствия графика отпусков виновные могут быть привлечены к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и об охране труда. Эта статья предусматривает наказание:
- для должностных лиц – штраф от 1000 до 5000 руб.;
- для юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 рублей или приостановка их деятельности на срок до 90 суток.
Сколько времени необходимо хранить график отпусков?
Срок хранения графика отпусков составляет один год (п. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства, то есть график отпусков на 2015 год нужно хранить до 31.12.2016 года.
Способ 1. До утверждения графика отпусков работник пишет заявление с просьбой о разделении отпуска на части, указывает даты начала и продолжительность частей отпуска, а работодатель ставит резолюцию «Разрешить. Подпись. Дата». Хороший способ, если инициатива о разделении отпуска исходит от работника. В противном случае речь идет о принуждении, что недопустимо.
Способ 2. Разрабатывая график отпусков, работодатель направляет работнику предложение разделить отпуск на части, указывает даты частей отпуска и их продолжительность, а работник ставит отметку «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи. Дата». Этот вариант предпочтителен, когда инициатива о разделении отпуска исходит от работодателя, и полностью соответствует духу закона: есть предложение, есть ответ на него, соглашение сторон налицо. К сожалению, этот способ самый затратный по времени.
Некоторые организации прописывают в Правилах внутреннего трудового распорядка пункты о том, что отпуск работникам предоставляется два раза в год продолжительностью 14 календарных дней. Предполагается, что подпись работника об ознакомлении с ПВТР и есть его согласие на разделение отпуска на части. Однако это ухудшает положение работника по сравнению с трудовым законодательством, а значит, не может применяться согласно статье 8 ТК РФ. Не забывайте, что ПВТР – это документ, содержащий правила, установленные работодателем, и выражающий его волю, а вовсе не соглашение между сторонами трудовых отношений. То, что он принимается с учетом мнения представительного органа работников, ситуацию не меняет.
В отпуск — по графику, или для чего нужен график отпусков
Из статьи вы узнаете:
1. Кому и для чего нужно составлять график отпусков.
2. Как подготовить график отпусков, и какие сведения в нем отразить.
3. Что делать, если фактические отпуска не совпадают с запланированными в графике.
Для чего нужен график отпусков
В соответствии с ТК РФ, основное назначение графика отпусков – установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам. При этом график отпусков, утвержденный работодателем, является обязательным к исполнению как для самого работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
! Обратите внимание: Составление графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, независимо от численности работников. Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены следующие меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ):
- для должностных лиц — штраф от 1000 до 5000 руб.;
- для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановка деятельности на срок до 90 суток.
Следует отметить, что работодатели-ИП вправе обходиться без графика отпусков, определяя порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков по соглашению с работниками (ст. 305 ТК РФ, Письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1). Однако и предпринимателям не лишним будет составить график отпусков, поскольку они также несут ответственность за то, чтобы их работники использовали отпуска своевременно и в предусмотренном законодательством объеме.
Итак, для чего же необходимо составлять график отпусков – обозначим основные направления применения этого документа:
- чтобы работодатель не «забыл» предоставить положенные ежегодные отпуска сотрудникам, а сотрудники не «забыли» их использовать;
- чтобы установить оптимальную очередность отпусков, с учетом взаимозаменяемости отдельных сотрудников, особенностей производственного процесса (сезонность) и т.д;
- чтобы использовать информацию, содержащуюся в графике, о количестве запланированных на следующий год днях отпуска сотрудников для формирования резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете и в налоговом учете;
- а также для других целей, определяемых самим работодателем.
Порядок составления графика отпусков
График отпусков составляется на календарный год, при этом утвердить его необходимо не позднее, чем за две недели до начала очередного года (ст. 123 ТК РФ). Например, график на 2016 год необходимо утвердить до 17.12.2015. Однако прежде, чем утвердить график отпусков, его необходимо составить. Рассмотрим, какие этапы включает в себя процесс подготовки графика отпусков.
1. Утверждение формы графика отпусков
Как и все первичные документы, форму графика отпусков утверждает руководитель организации. При этом может использоваться:
- унифицированная форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
- самостоятельно разработанная форма. В этом случае возможны два варианта: полностью самостоятельно разработанная форма, либо унифицированная форма, доработанная с учетом потребностей работодателя. Как правило, используется второй вариант, то есть в унифицированную форму вносятся корректировки. Например, из формы № Т-7 можно удалить коды по ОКУД, по ОКПО, реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Кроме того, форму можно дополнить графами, в которых сотрудники расписываются в том, что ознакомлены с графиком, а также в том, что уведомлены о начале отпуска (за 2 недели до его начала).
2. Утверждение процедуры составления и согласования графика отпусков
В зависимости от численности работников, количества структурных подразделений и других факторов процесс подготовки и согласования графика отпусков всей организации может быть весьма длительным. Поэтому порядок его подготовки необходимо закрепить в одном из следующих документов:
- в локальном нормативном акте (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре);
- в отдельном приказе.
В документе, регулирующем порядок подготовки графика отпусков, целесообразно отразить, в частности, следующие сведения:
- лицо, ответственное за подготовку графика отпусков;
- круг лиц, ответственных за предоставление сведений о планируемых датах отпусков сотрудников (например, руководители подразделений);
- сроки предоставления сведений о планируемых отпусках, сроки согласования дат отпусков, срок представления графика на подпись руководителю.
3. Включение отпусков в график
В график должны включаться следующие отпуска, положенные сотрудникам:
- ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Однако следует иметь в виду, что некоторым категориям работников положен удлиненный отпуск (работники до 18 лет, инвалиды, педагогические работники, госслужащие);
- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Такой отпуск должен предоставляться, например, работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, работникам с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и в других случаях, предусмотренных законодательством (ст. 116 ТК РФ).
- отпуск, не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.
Таким образом, в графике отпусков необходимо запланировать по каждому сотруднику общее количество причитающихся ему дней ежегодного отпуска (основного и дополнительного), включая остаток неиспользованного на конец года отпуска.
! Обратите внимание: График отпусков составляется в отношении всех работников: как занятых по основному месту работу, так и совместителей. Лица, трудящиеся по гражданско-правовому договору, в график не включаются, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен. В графике отпусков не отображаются административные отпуска (без сохранения заработной платы), отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.
4. Расчет дней отпуска, подлежащих включению в график
Для того чтобы определить, какое количество дней отпуска следует запланировать в графике на следующий год по каждому сотруднику, необходимо:
- Определить дату окончания «рабочего года» сотрудника, то есть дату, когда истекает очередной год со дня поступления на работу. Например, если сотрудник принят 24 июня 2014, то такой датой будет 23 июня каждого следующего года.
- Включить в график отпуска сотрудника таким образом, чтобы по состоянию на дату окончания «рабочего года» у него не осталось неиспользованных отпусков (этого требует ст. 122 ТК РФ). При этом предоставлять отпуска «авансом», то есть за неотработанное время, трудовым законодательством не возбраняется. Главное – чтобы за каждый отработанный год работник использовал не меньше дней отпуска, чем ему положено.
Менеджер Савина О.Ю. принята на работу 24 июня 2014 года. В графике отпусков на 2015 год должен быть запланирован ее отпуск за рабочий год с 24.06.2014 по 23.06.2015 в количестве неиспользованный дней отпуска на 31.12.2014. Этот отпуск должен быть использован по графику до 23.06.2014. Отпуск за следующий рабочий год с 24.06.2015 по 23.06.2016 может быть включен как в график отпусков на 2015 год, так и в график на 2016 год (либо и в тот и в другой по частям).
! Обратите внимание: При разделении ежегодного отпуска (отпуска, положенного за один рабочий год) сотрудника на части необходимо (ст. 125 ТК РФ):
- согласие работника (например, в форме заявления);
- чтобы хотя бы одна из частей этого отпуска была не менее 14 календарных дней.
5. Учет пожеланий работников
Очередность отпусков в графике определяет и утверждает работодатель (ст. 123 ТК РФ). При этом он может (но не обязан) учесть пожелания работников. То есть работодатель вправе по своему усмотрению распределить отпуска сотрудников с учетом потребностей производственного процесса или характера деятельности (сезонности). Например, если зимний период — «не сезон» для выпускаемой продукции (работ, услуг), то работодатель может запланировать отпуска сотрудников именно на этот период. Однако для того, чтобы исключить конфликты и разногласия с работниками, все подобные особенности предоставления отпусков лучше предусмотреть в локальном нормативном акте (положении о внутреннем трудовом распорядке или коллективном договоре).
В большинстве же случаев работодатели идут навстречу своим сотрудникам и по возможности учитывают их пожелания к датам предстоящего отпуска. Сделать это можно разными способами, например:
- собрав с работников заявления о включении отпуска в график;
- составив опросный лист о планируемых отпусках на следующий год.
! Обратите внимание: некоторым работникам ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в любое удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К таким работникам относятся, например:
- несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
- работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
- женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
- работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).
При составлении графика отпусков сведения о планируемом отпуске в первую очередь запрашиваются у таких работников, поскольку их пожелания должны быть учтены в обязательном порядке. Однако даже если отпуск работника, относящегося к перечисленным категориям, был запланирован в графике, в течение года он может передумать и написать заявление о предоставлении отпуска с другой даты. Работодатель в этом случае будет обязан пойти навстречу работнику и перенести его отпуск.
6. Уведомление работников об отпуске
Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, целесообразно ознакомить всех работников с его утвержденным вариантом. Для этого можно предусмотреть специальную графу в форме графика отпусков («С датами отпуска ознакомлен»), либо составить ведомость ознакомления.
! Обратите внимание: О дате начала отпуска, указанной в графике отпусков, работодатель обязан известить каждого работника под роспись не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). С этой целью в форму графика отпусков можно включить соответствующую графу («О дате начала отпуска уведомлен») (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1). Возможны и другие варианты уведомления сотрудников, например, ознакомительные листы, ведомости, виза ознакомления на приказе об отпуске (Письмо Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1). Работодатель самостоятельно определяет наиболее подходящий способ уведомления сотрудников об отпуске.
7. Внесение изменений в график отпусков
Составляя график отпусков нужно понимать, что это плановый документ, составляемый на довольно продолжительный период – год. Поэтому без корректировок, скорее всего, не обойтись. Изменения в график отпусков могут быть внесены в следующих случаях:
- при переносе отпуска с согласия работника, например, в случае временной нетрудоспособности во время отпуска, в случае задержки выплаты отпускных и т.д. (ст. 124 ТК РФ);
- при переносе части отпуска в связи с отзывом сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику в любое удобное для него время;
- при переносе отпуска по желанию работника. Если работник не относится к «льготным» категориям (см. п. 5), работодатель может, но не обязан изменить запланированные даты отпуска.
В перечисленных случаях для внесения изменений в график отпусков работнику необходимо написать заявление о переносе отпуска. На основании заявления издается приказ руководителя о переносе отпуска. При этом в графике отпусков изменения отражаются:
- в графе 8 указывается основание для перенесения отпуска – реквизиты соответствующего приказа руководителя;
- в графе 9 указывается новый период отпуска в соответствии с приказом;
- в графе 10 «Примечание» можно указать причину переноса отпуска (например, отзыв сотрудника из отпуска)
- в графе 7 проставляется дата или период отпуска, фактически использованного сотрудником.
Рассмотренный порядок внесения изменений в график отпусков применим в случае переноса запланированного отпуска тех сотрудников, которые изначально были включены в график (то есть работали на дату составления графика). Если же работник принят после утверждения графика отпусков на очередной год, то сведения об отпуске такого сотрудника могут оформляться одним из способов:
- Приложением к утвержденному графику отпусков. Приложение составляется по той же форме, что и сам график, и включает только сведения об отпуске нового сотрудника (сотрудников). Как и график отпусков, приложение утверждает руководитель.
- Без внесения изменений (дополнений) в принятый график отпусков. Для этого новый работник пишет заявление в произвольной форме, в котором указывает желаемую дату начала отпуска и количество дней, а работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.
Выбранный вариант отражения сведений об отпусках новых сотрудников (принятых после утверждения графика отпусков) желательно отразить в локальном нормативном акте работодателя.
И в заключение, выделим основные моменты, касающиеся составления графика отпусков:
- Наличие графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, за его отсутствие предусмотрена административная ответственность;
- Форму графика отпусков работодатель утверждает самостоятельно (возможно использование унифицированной формы № Т-7);
- Очередность отпусков в графике определяет работодатель, в обязательном порядке учитываются пожелания лишь некоторых работников;
- Работодатель обязан уведомлять работников о дате начала отпуска в соответствии с графиком.
Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!
Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!
- Трудовой кодекс РФ
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
- Письма Роструда
- от 30.07.2014 N 1693-6-1;
- от 22.03.2012 N 428-6-1;
- от 20.12.2011 № 3683-6-1
Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Полезные сайты
Актуально на: 25 января 2018 г.
График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).
Когда составляется график отпусков на следующий год
График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год должен быть утвержден не позднее 17.12.2018.
График отпусков: как правильно составить
Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.
График отпусков: правила оформления и внесение изменений
При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.
К таким категориям работников, в частности, относятся:
С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.
Что отразить в графике отпусков
Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:
Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
График отпусков: бланк
Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь.
Приказ о графике отпусков: образец
Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.
Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.
Приказ о составлении графика отпусков: образец
Данный приказ может быть оформлен следующим образом:
ООО «Солнечный зайчик»
о составлении графика ежегодных отпусков
Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год
1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.
При подготовке информации необходимо учесть:
- пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;
- пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;
- период отпуска совместителей по их основному месту работы.
2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.
3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:
- главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;
- начальника отдела продаж Егорова В.Т.;
- начальника отдела закупок Трунова Н.Н.
4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.
Генеральный директор Солнышков В.С.
С Приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова
Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева
Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова
Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов
Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.
Утверждение графика отпусков
График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).
После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».
График отпусков образец заполнения в 2018 году
При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.
Внесение изменений в график отпусков
Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.
Где в графике отпусков отражаются изменения
Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7 ):
- в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
- в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
- в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
- в графе 10 отражаются различные примечания.
Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.
Внесение дополнений в график отпусков
Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.
Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.
Сколько времени нужно хранить график отпусков
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):
- от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
- от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.
Отпуск в табеле учета рабочего времени
Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:
Уведомление об отпуске по графику - образец
Уведомление об отпуске по графику - образец его представляет собой форму документа, которым сотрудник извещается о начале его ежегодного отпуска. О том, как правильно составляется уведомление, расскажем в этой статье.
Образец уведомления об отпуске.doc
Как составить уведомление о начале отпуска
Согласно требованиям, изложенным в ст. 123 ТК РФ, за 2 недели до даты предполагаемого отпуска работника обязательно нужно о таковом извещать. Необходимость в составлении уведомления о начале отпуска обусловлена наличием графика отпусков. Указанный график оформляется за 2 недели до окончания календарного года и утверждается руководителем. На основании содержащихся в нем данных работник кадровой службы или иное уполномоченное на то лицо составляет извещение о начале отпуска.
Если предоставление отпуска происходит по заявлению работника, иными словами вне утвержденного графика (например, для вновь принятого после утверждения графика сотрудника), необходимости в составлении уведомления нет.
Извещение работника в соответствии со ст. 123 ТК РФ оформляется следующим образом:
- Извещение направляется не менее чем за 2 недели до даты начала отпуска.
- Уведомление подписывается работником в подтверждение ознакомления с ним.
Унифицированной формы действующим законодательством не предусмотрено, поэтому работники кадровой службы вправе самостоятельно разработать образец уведомления о начале отпуска.
Оформлять его необходимо в 2 экземплярах, на каждом из которых ставится подпись работника об ознакомлении. Впоследствии 1 экземпляр остается у работника, а другой хранится на предприятии.
Неоформление указанного документа может повлечь за собой следующие негативные последствия:
- Административную ответственность в виде наложения штрафа согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
- Перенос отпуска работника (право на это закреплено в ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
Журнал регистрации уведомлений, срок хранения уведомлений
С целью учета и оптимизации хранения на предприятии может быть оформлен журнал учета выданных уведомлений. Поскольку утвержденной формы указанного журнала нет, администрация вправе самостоятельно разработать образец журнала регистрации уведомлений о начале отпуска, а также определить список информации, подлежащей внесению в него.
Основные правила оформления журнала можно определить следующим образом:
- На титульном листе отражается такая информация:
- наименование организации, оформившей документ;
- название документа;
- даты начала и окончания журнала.
- В табличной части приводятся следующие сведения:
- название составляемого документа;
- номер по порядку;
- дата его оформления;
- смысл выданного извещения;
- должность и персональные данные работника, на имя которого выдается уведомление;
- информация о вручении;
- сведения об ответе на извещение.
Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.
Уведомление (извещение): образец
Поскольку нет утвержденной формы уведомления, допускается его составление на фирменном бланке (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Примерный перечень информации, подлежащей включению в него:
- Ф. И. О. работника, которому оформляется извещение.
- Название документа.
- Текст уведомления:
- с реквизитами графика отпусков;
- ссылками на правовые акты;
- датами начала и окончания предоставляемого отпуска;
- общей продолжительностью выходных в календарных днях.
- Подпись лица, оформившего документ.
- Подпись работника об ознакомлении с извещением.
При необходимости в указанный документ может быть добавлена иная информация на усмотрение руководителя или работника кадровой службы. В любом случае уведомление считается правильно составленным, если в нем содержится подпись работника об ознакомлении, а также даты начала и окончания отпуска.
Уведомление о начале отпуска — это документ, которые информирует о датах начала и окончания отпуска. Оформляется он в свободной форме и доводится до сведения работника не позднее чем за 2 недели до даты начала предполагаемого отпуска.
Источники:
dumaem.ru www.hr-ok.ru buh-aktiv.ru glavkniga.ru rusjurist.ruКомментариев пока нет!