Как написать правильно получила письмо
Как правильно написать письмо
Необходимость в умении грамотно и красиво писать письма не утратила актуальности и в наше время, когда бумажные послания – это уже скорее отголосок прошлого. Но ведь совершенно не важно, в каком виде вы отправляете свое письмо (электронной или обычной почтой) и кому (чиновнику, потенциальному работодателю или другу), грамотность должна присутствовать всегда.
Примерные варианты того, как нужно писать письма, вы можете подглядеть в разделе «образцы документов» на данном сайте. А сейчас речь пойдет об основных правилах, касающихся оформления и написания писем. Все существующие письма можно условно разделить на три категории:
- личные – родителям или близким родственникам, любимому человеку, лучшим друзьям, они подразумевают использование неформального стиля изложения;
- полуофициальные письма, в эту категорию включена переписка по вопросам, которые касаются лично вас, с различного рода организациями; например, с банком по поводу состояния счета или кредитной задолженности, с интернет-магазином о вопросах покупки и доставки товара;
- служебные или деловые письма, они требуют строгого соблюдения делового стиля изложения и оформления.
Правила написания личного письма
Писать личные письма – это чаще всего приятное занятие, ведь порой это бывает единственно возможный способ общения с родными и близкими людьми. Здороваться нужно всегда, и письмо не исключение. Для данной категории писем вполне подойдет разговорное слово «Привет!».
В том случае, если вы отвечаете на чье-то письмо с опозданием, то будет хорошо, если вы дадите краткое объяснение своей задержки. Если переписка продолжается, то после приветствия можно ответить на все вопросы, которые были вам заданы.
При столь неформальном стиле общения весьма уместны будут шутки, описание каких-либо событий с вашей точки зрения, рассказ о реакции на них окружающих, общих знакомых т.д. Использовать можно все, что придаст вашему письму содержательности и интереса для адресата. Сейчас приветствуется активное использование смайлов для более яркого и наглядного выражения ваших чувств.
Пишите искренне, проявляйте интерес к человеку, которому пишите, задавайте вопросы, способствующие продолжению общения. В заключении обязательно выражайте свои чувства словами, например, «жду ответа с нетерпением», «люблю» и пр. Не забывайте в конце письма ставить подпись (особенно часто это упускается при написании электронных писем) ведь адресат не всегда может догадаться по адресу, от кого оно. Перед тем как отправить письмо, всегда его перечитывайте – это поможет избежать грамматических и других ошибок, которые, кстати, могут расцениваться как неуважение.
Как написать полуофициальное письмо правильно
Полуофициальные письма «не любят» проявления чувств и сентиментальности, излагайте только суть вопроса и факты, четко и последовательно, без лирических отступлений. Хорошо, если манера изложения будет простой и логичной. Особенно важно соблюдать это при написании различного рода жалоб.
Сейчас от руки письма практически не пишутся. Наиболее оптимальный вариант для полуофициальных писем – это предварительно набрать его в электронном виде на компьютере, затем распечатать на стандартном листе, поставить свою подпись и отправить обычной почтой. Если такой возможности нет, и вы пишете от руки, то старайтесь регулировать свой почерк, писать аккуратно и разборчиво, особенно различного рода данные (имя, фамилию, сведения о прописке, адрес для ответа).
То, что написано разборчиво, гораздо легче прочитать. А, следовательно, вы убережете себя от лишних проблем и недопонимания. Очень часто фамилии бывают сложными, как на слух, так и при написании. Сотрудники организации при неразборчивом почерке могут прочесть неправильно, ошибиться даже в одной букве при регистрации письма. Впоследствии при электронном поиске в большой базе данных процесс может не дать результата.
По негласным правилам в правом верхнем углу принято указывать адресата. В качестве подсказки предлагаем несколько примеров. Все они допустимы, а детали зависят от вас, в том числе от того, располагаете ли вы данными о должностных лицах, о наименовании структурного подразделения:
Как правильно писать письма?
В наше время каждый должен уметь писать письма. Ведь это является неизбежным для любого человека, имеющего образование. Не все обладают талантом написания письма. Но, зная основные правила, можно развить в себе способности для сочинения хороших и интересных писем. Особенно, если эти правила достаточно просты. В данной статье вы узнаете, как правильно писать деловые письма и личные. Разберем различные варианты писем и важные моменты в их оформлении.
Как правильно писать письма деловые
Официальное или деловое письмо обычно предназначено для поддержания деловых отношений между фирмами и их сотрудниками или клиентами. Деловое письмо имеет массу разновидностей. Например:
- Благодарственное письмо
- Рекомендательное письмо
- Сопроводительное письмо
- Гарантийное письмо
- Письмо президенту
- Служебное письмо
- Информационное письмо
- Поздравительно письмо
- Письмо требование
- Письмо жалоба
- Письмо приглашение
То или иное деловое письмо мы в основном отправляем выше поставленным лицам или с просьбой, т.е. это четко направленные письма, отправляемые с определенной целью. Цель состоит в том, чтобы письмо было понято соответствующим образом. Например, мы решаем, как правильно писать благодарственное письмо, чтобы поняли, что мы благодарим; мы думаем о том, как правильно писать официальное письмо, чтобы они были полезны, чтобы они были правильно поняты адресатом. Потому очень важно знать, как правильно писать письмо. Образец для написания деловых писем вы можете найти по ссылке Профессиональные шаблоны деловых писем.
Ниже мы рассмотрим основные правила для написания деловых писем.
Письмо не должно быть безликим
Задумывались ли Вы, как правильно писать электронные письма? Электронный ящик делового человека очень часто переполнен различным спамом. В первую очередь ваша задача, при написании официального письма будет состоять в том, чтобы его заметили и не отправили в папку «Спам».
Для начала стоит навести справки о компании, куда вы хотите отправить свое письмо. Вы должны обладать максимальной информацией о партнере. После того, как подробности о компании будут известны, можно начинать составление письма. Любому деловому человеку будет приятно, если в письме к нему обратятся лично, а не к коммерческому отделу фирмы, в которой он работает, к примеру. Обращение к адресату по имени продемонстрирует, прежде всего, ваше уважение к человеку и, конечно же, вызовет у него положительные эмоции, что просто не сможет не расположить его к вашей персоне. Ведь как можно начать разговор с потенциальным партнером о деловых предложениях, если вы не нашли времени для того, чтобы узнать о его фамилии, имени и отчестве.
Если вам не удалось разузнать имя адресата, ни в коем случае не пишите: «Ув. ген. директор!», «Ув. коммерч. дир. фирмы!». В деловом письме подобным сокращениям места нет. Такие слова, как «уважаемый», «господин», «начальник отдела» и т.д., нужно писать полностью. Иначе об уважении никакой речи быть не может.
Письмо должно иметь заголовок
Заголовок нужен для того, что бы кратко раскрыть содержание письма. Так получатель сможет без проблем обработать и отсортировать письмо. В любую официальную организацию каждый день приходят десятки писем по совершенно разным вопросам. Поэтому нет вероятности, что на ваше письмо обратят внимание. Поэтому, если ваш заголовок будет содержать полезную информацию, то это может заинтересовать потенциального партнера. Теперь понимаете, почему важно правильно писать служебные письма?
Как произвести хорошее впечатление
Попробуйте добавить в письмо вступление, которое будет выражать комплимент к адресату. Например, то, как вы были бы рады иметь честь сотрудничать с такой хорошей фирмой.
Постарайтесь обойтись в тексте без словесного мусора, лишней вежливости, вопросов, местоимений и т.д. Письмо, переполненное неконкретными вещами, будет выглядеть неубедительным и не заслуживающим доверия. Пишите текст тверже. Слова-паразиты, размытые фразы и неуместные прилагательные могут спровоцировать мнение о вас, как о человеке с низким социальным статусом. Например, вы пишите письмо президенту. Правильность оформления чуть ли не определяющий фактор в том, будет ли достигнута цель, вложенная в это письмо.
Откажитесь от директивных фраз
Вместо фразы «Если вы заинтересованы в нашем предложении, то вам следует связаться со мной по телефону…» лучше напишите «Для обсуждения предложения у вас есть возможность связаться с нами по телефону…». Директивная фраза может психологически настроить человека против вас. Такая фраза может показать адресату вашу неуверенность в себе и высокомерие. А если Вы пишите рекомендательное письмо, правильно будет именно "предлагать", а не навязывать, чтобы не создалось впечатление, что Вы давите, это никому не понравится.
Выбирайте правильные глаголы
Используйте глаголы совершенного вида. Например, создали, выполнили, сделали, разработали, увеличили и т.д. Но такие глаголы, как выполняем, участвуем, работаем, производим, не говорят о достижении результатов. Это сложно учесть в написании иноязычных писем, поэтому поинтересуйтесь заранее правилами того или иного языка, чтобы знать, например, как правильно написать английское письмо.
Используйте фирменный бланк
Использование фирменного бланка необходимо даже если вы отправляете письмо по электронной почте. Что такое фирменный бланк? На фирменном бланке должно быть указано название вашей фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы и подпись руководителя. Этот момент важен в правильном написании гарантийного письма, ведь Вы таким образом показываете, что открыты и отвечаете за свою фирму.
Отправьте письмо по почте
При отправке делового письма лучше отказаться от факса и e-mail. Идеальным вариантом будет отправить курьера с письмом, чтобы тот вручил его лично руководителю в руки. Поэтому обязательно позаботьтесь о фирменном конверте. Кстати, если Вы отправляете документы для получения какой-либо должности, не поленитесь узнать, как правильно писать сопроводительное письмо, работодатель это оценит.
Как правильно писать письма личные
Личным письмом может стать письмо другу или близкому человеку, письмо на английском языке товарищу по переписке за рубежом, любовное письмо или электронное письмо в социальной сети. Адресат всегда обрадуется вашему письму, если оно будет написано правильно и интересно. Общаясь по переписке можно употребить теплые слова, которые часто стеснялись сказать своим близким при разговоре. Личные письма писать намного легче, чем официальные, но это не значит, что не надо знать, как правильно писать письмо другу или любимому человеку.
Если вы отправляете письмо почтой, то не используйте для текста клочок бумаги, вырванный из тетради. Отдайте предпочтение бумаге хорошего качества. И не забудьте правильно написать адрес!
Письмо должно начинаться с обращения. Обращение разместите на середине строки. Главный текст пишется ниже обращения на 2 см с отступом на такое же расстояние от левого края листа. Постарайтесь выдержать это расстояние во всем письме. Если лист закончился, то возьмите второй чистый лист бумаги. Не исписывайте обе стороны листа!
Избегайте исправлений
Помните, что зачеркнутые строки или исправления могут придать вашему письму крайне неряшливый вид. Поэтому для начала стоит не полениться и написать черновик.
Текст письма должен быть разборчивым и не очень мелким. На протяжении всего письма используйте одну и ту же пасту или чернила. В конце обязательно оставьте свою подпись. После подписи, если есть в этом необходимость, поместите постскриптум (P.S.). Письма складывают текстом внутрь!
После написания письма
Не стоит писать письмо в плохом настроении. Если же негативные эмоции уже оказались на бумаге, не отправляйте это письмо. Лучше перепишите его на следующий день. Ведь правильно написать любовное письмо, значит доставить адресату приятные положительные эмоции, а не испортить его настроение негативными высказываниями.
Как правильно писать письма: 6 составляющих убедительного письма
Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.
Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.
1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать
Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?
В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.
2. Начинайте письмо с вашего заключения
Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.
В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.
К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»
3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев
Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.
«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»
«Тренажерный зал в офисе позволит:
— увеличить общую продуктивность»
4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами
Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?
«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»
«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»
5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию
В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.
«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»
«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»
6. Укажите выгоду в строке темы письма
Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.
В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.
В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.
«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»
«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»
Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?
Образцы делового письма. Как написать деловое письмо
Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.
Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:
Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.
Как правильно писать деловые письма? Подготовка
Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:
- Изучение вопроса.
- Написание проекта письма.
- Его согласование.
- Подписание.
- Регистрация.
- Отправка адресату.
Структура деловых писем
При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.
Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.
Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.
В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.
В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.
Пример написания делового письма — заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.
Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.
Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:
В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «. Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение). ». После этих фраз следует подпись автора.
Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:
- Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
- Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
- Предметом общения является деятельность компании.
- Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
- Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.
В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:
- Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
- Адресной, предназначенной конкретному адресату.
- Актуальной в момент написания письма.
- Достоверной и беспристрастной.
- Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
- Полной для возможности принятия решения.
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.
Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.
Деловые письма могут быть по своему содержанию:
- Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)
- Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
- Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)
Также бывают письма:
- Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.
- Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
- Запросы.
- Извещения.
- Просьбы и многие другие.
Как написать ответ на письмо. Пример
Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:
- Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
- Одинаковые языковые средства.
- Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
- Соблюдение определенной последовательности.
Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.
Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.
Как правильно написать деловое письмо
Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.
Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).
Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:
По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:
- циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
- стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).
Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).
Правила написания делового письма
Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.
Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.
Основные правила делового письма следующие:
- достоверности информации в содержании;
- полноты содержания;
- краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
- отсутствие грубости, нейтральный тон;
- отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
- использование сленга и просторечий неприемлемо;
- сокращения слов нежелательны;
- отсутствие эмоциональной оценки (только факты).
Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.
Составляются письма на фирменном бланке организации.
Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.
При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.
Составление делового письма
Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.
Структура делового письма
Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.
Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:
- название организации;
- почтовый адрес;
- ИНН, КПП;
- контактные данные;
- банковские реквизиты;
- е-mail;
- дата и номер письма;
- отметка о получении.
В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):
Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).
Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.
Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:
- вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
- основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
- итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
- формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
- должность руководителя и его подпись;
- указание на приложения (если таковые есть);
- ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.
Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.
Пример делового письма:
Деловой стиль письма
При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:
- точность подачи информации;
- официальность;
- содержательное, но краткое изложение;
- объективность и структурированность.
Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.
Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.
Обращение в деловом письме
Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.
- Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).
Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».
Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»
При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.
Оформление делового письма
Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:
- бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
- отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
- текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
- если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
- у каждого приложения идет отдельная нумерация;
- в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.
Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»
Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:
Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.
Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:
Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
Главный бухгалтер А. Н. Петрова
Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.
В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.
Электронное деловое письмо
Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.
Электронное деловое письмо состоит из частей:
- тема;
- приветствие:
- суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
- подпись с контактными данными.
При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:
Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:
В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.
Сохраняйте историю переписки.
Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.
Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.
- «Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
- «Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»
Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.
Пример делового письма
Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.
Гарантийное деловое письмо. Образец:
В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.
В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.
В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter, и мы её обязательно исправим! Огромное спасибо вам за помощь, это очень важно для нас и других читателей!
Источники:
delo-pro.ru elhow.ru lifehacker.ru businessman.ru equity.todayКомментариев пока нет!