Как правильно написать заявление о потере трудовой книжки
Что делать, если потеряна трудовая книжка: процедура восстановления и необходимые для этого документы
Очень важно следить за документацией, которая касается места работы и трудовых инструкций. Особенно тщательно стоит следить за трудовой книжкой, где указаны все места работы, идет учет трудового стажа и занесены особые метки относительно трудовой деятельности. Иногда происходит утеря данного документа, что влечет за собой дезориентацию относительно стажа и рабочего досье работника. Обязательно стоит позаботиться о восстановлении трудовой книжки в течение короткого времени.
Трудовая книжка может быть утеряна по вине работника, работодателя или по причине чрезвычайных ситуаций.
Потеря трудовой книги может произойти по многим причинам. Важно определить виновника, который несет ответственность за некорректное обращение с документацией. Причиной для утери может служить:
- После увольнения работника, трудовая книжка выдается работнику. В момент пребывания документа у человека, может произойти утеря. В данном случае вину за потерю документа несет физическое лицо – владелец трудовой книги.
- Если документ по каким-то причинам был выдан работнику на руки в момент работы, и в следствие была утеряна, то работодатель полностью несет ответственность за случившуюся неприятность.
- Массовая утрата трудовых книжек по некоторым причинам. В данном случае обязанности относительно восстановления возлагаются на работодателя.
Правила хранения и эксплуатации документов такого типа четко прописаны в законодательных актах, которые сложены относительно законов РФ. Все экстренные и экстремальные ситуации
Если работник потерял трудовую книгу после увольнения, то можно оформить дубликат потерянного документа. Стоит подать соответствующее заявление на последнее место работы, где дубликат обязаны предоставить по истечению 2-х недель. В момент поступления на новую работу стоит написать заявление об оформлении нового документа. Дубликат будет прилагаться к новому образцу.
Принцип оформления дубликата полностью соответствует схеме, когда потеря спровоцирована бывшим сотрудником. В данном случае ответственность за сохранность документа была возложена на того, кто хранил записи о трудовом стаже. Работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Массовая потеря документации сотрудников возлагает на предприятие ответственность за восстановление. Дубликаты оформляют в соответствии с работой специальной комиссии. Именно комиссия собирает документы со всех мест работы сотрудника, устанавливая стаж. При отсутствии архивов во внимание берутся показания 2-х свидетелей. В противном случае восстановление осуществляется в соответствии с постановлением суда.
Как восстановить книжку, утерянную по вине работника
Схема восстановления трудовой книги, а точнее оформления дубликата, не является сложной, но при этом имеет массу нюансов. Стоит внимательно изучить ситуацию относительно индивидуального сотрудника, чтобы найти оптимальный вариант. При этом стоит придерживаться регламентированных законодательной базой инструкций и правил.
Перечень необходимых документов для восстановления зависит от количества мест работы.
Для оформления дубликата трудовой книги точного перечня документов законодательство не предоставляет. Существует 2 возможные ситуации: сотрудник работал исключительно на одном предприятии и потерял документ; человек в течение рабочей деятельности сменил несколько мест работы.
Варианты необходимых документов в каждом случае:
- Если человек имел одно место работы. Обратиться в отдел кадров, где сделают выписку относительно подтверждения личности, сведений о процессе работы. Сюда включают выписки о поощрениях, достижениях, штрафах и выговорах.
- В случае смены нескольких мест работы, для создания дубликата нужны документы, подтверждающие общий стаж с первых мест работы. В процессе записи не указываются организации, только стаж. Дополнительная информация используется исключительно с подтверждающими документами.
При необходимости получить соответствующие документы с прошлых мест работы, можно обратиться за помощью к настоящему в данный момент работодателю. Организация производит официальный запрос в отдел кадров бывшего предприятия.
Что делать, куда обращаться, как правильно составить заявление
Не стоит паниковать при потере документа, в котором утверждены сроки трудового стажа. Оформление дубликата осуществляется в соответствии со следующей схемой:
- Обратиться в отдел кадров последнего места работы.
- Написать заявление относительно восстановления.
- Предоставить документы с предыдущих мест работы.
В процессе правильного заполнения дубликата можно использовать некоторые сведения из ксерокопии трудовой. Подтверждение трудового и страхового стажа можно получить в пенсионном фонде. Данные показания считаются косвенными, но по ним можно самостоятельно проверить качество заполнения дубликата.
Важно правильно и вовремя написать заявление о запросе. Как только произведена подача заявления, сразу идет отчет времени, который указывает о потере записей. Образец заявления должны предоставить в отделе кадров предприятия.
Заявление имеет следующий вид:
- Указан имя, фамилию и отчеств руководителя предприятия.
- Дату заполнения заявления.
- В самом заявлении указать причину запроса и пункт закона, относительно которого производиться запрос.
- Инициалы и подпись заявителя.
Нюансы процедуры восстановления
Иногда процедура заполнения дубликата трудовой книжки усложняется или наоборот упрощается. При ликвидации предприятия, нежелании работодателя сотрудничать ситуация значительно усложняется. Если у человека есть копия трудового документа, то можно проследить за качеством заполнения.
Если фирма ликвидирована
Если форма или предприятие ликвидировано, то проблем с восстановлением документа значительно прибавиться. Восстановление данных и документов производиться путем обращения к нескольким источникам.
Если у человека есть ксерокопия трудовой книги, то по ней можно отследить все нюансы. Которые касаются бывшего работодателя: название фирмы, сроки работы на предприятии, имя и фамилию руководителя.
После стоит обратиться в пенсионный фонд по месту жительства, где предоставят подтверждающую информацию относительно сведений о ликвидированной фирме. Иногда происходит переорганизация учреждения, а, значит, архивные документы сохранены.
Если ликвидация осуществилась полностью, то стоит решать проблему в судебном порядке с привлечением ксерокопий, других имеющихся документов, свидетелей.
Копия трудовой книги не является официальным документом, на основании которого может заполняться дубликат. Копия может послужить путеводителем относительно поиска документов и мест работы. Так, можно точно подсчитать весь ранее приобретенный рабочий и страховой стаж.
Лучше, если у потерпевшего не просто сохранилась ксерокопия, а она еще и заверена руководителем предприятия или в отделе кадров.
Если книжку невозможно восстановить через работодателя
Когда восстановление документа невозможно посредством помощи работодателя, стоит придерживаться схемы воссоздания с помощью ксерокопии и выписки из пенсионного фонда. Стоит обратиться за помощью к юристу. В дальнейшем придется обращаться за помощью в суд, чтобы юридически подтвердить собранную информацию относительно трудовой деятельности личности.
Иногда можно заполнить дубликат, используя показания двух свидетелей, которые работали вместе с истцом. Свидетели должны предоставить доку менты, которые удостоверяют личность и подтверждают связь с потерпевшим.
Как восстановить книжку, утерянную по вине работодателя
Максимальный срок восстановления трудовой книжки, утерянной по вине работодателя — 15 дней.
В данной ситуации всю ответственность несет предприятие, поэтому восстановлением занимается отел кадров без привлечения сотрудника. В течение 15 дней работодатель должен предоставить готовый дубликат.
Что делать, если трудовая книжка потеряна по вине работодателя:
Сначала стоит обратиться в отдел кадров, где потерпевший пишет заявление о потере трудового документа. Стоит заверить заявление подписью руководителя предприятия или фирмы. С этого момента вопросами относительно сбора подтверждающей информации относительно трудовой деятельности занимается предприятие самостоятельно.
Материальная ответственность фирмы:
Процесс восстановления считается бесплатным действием. Но могут возникнуть расходы, связанные с ксерокопированием, канцелярскими затратами, покупкой бланков и поездками по инстанциям. Все эти затраты берет на себя предприятие-виновник.
Кроме этого, форма может нести административную ответственность за потерю документа сотрудника.
Существует много нюансов, которые возникают в процессе сбора и обработки данных. Все возможные проблемы учесть сразу не получиться, так как все зависит от дополнительных факторов. Решение некоторых нюансов можно найти самостоятельно, обратившись к тексту инструкций и законов РФ.
Можно ли завести новую?
Новую трудовую книгу можно завести при устройстве на новую работу. Тоже самое можно сделать, если книга была утрачена в процессе работы на данном предприятии. Такую процедуру нужно провести обязательно, чтобы в дальнейшем не возникло проблем с оформлением пенсии.
Как восстановить стаж?
Для того, чтобы точно определить временные рамки уже отработанного времени, стоит обратиться за помощью в пенсионный фонд по месту жительства. Можно использовать архивные документы со всех мест работы.
Как будет начисляться пенсия?
Пенсия будет начисляться в соответствии с указанным стажем в дубликате трудовой книги. Если данные установить не получилось, то указывается суммарное количество трудовых лет. Именно эта информация учитывается пенсионным фондом при расчете пенсии.
Можно ли устроиться на работу?
Без трудовой можно устроится на новую работу, если в порядке документы, которые подтверждают личность: паспорт, военный билет, индикационный код. На новом месте работы обязаны завести новую документацию.
Видео о том, что делать, если трудовая книжка потеряна:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Процедура восстановления трудовой книжки при утере работником
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий факт сотрудничества с предприятием или организацией. Стаж работы также рассчитывается по записям в трудовой. Но что делать, если отдел кадров или же сам работник потерял столь важную бумагу?
Такой документ выдается в случаях утери или непригодности оригинала книжки, например, после потопов, пожаров, или неаккуратного обращения, которое привело к механическим повреждениям.
Если причиной стали повреждения, на первой странице документа присутствует надпись «вместо выдан дубликат». В случае же утери, будет лишь пометка «дубликат».
Условия, которые позволяют получить дубликат трудовой книжки:
- Утеря как самой книги, так и вкладыша. Владелец обязан заявить администрации о случившемся. Срок изготовления и выдачи копии-15 календарных дней.
- Негодность книжки из-за времени, несчастного случая, или небрежного обращения.
- Признание записей, имеющихся в документе недействительными.
- В случаях с работниками, которые были привлечены к уголовной ответственности, но получили оправдание.
- Если причиной непригодности или утери стали природные катаклизмы и факторы, неподвластные человеку.
Кто восстанавливает трудовую книжку?
Процедуру восстановления должен брать на себя последний работодатель. Но возьмется он за это только после получения правильно оформленного заявления об утере.
Нередкими можно считать случаи, когда работники «случайно» теряли документ, чтобы скрыть, например, увольнение по статье. В таком случае за дубликатом можно обращаться к более раннему работодателю, который не посмеет отказать.
Можно ли заполнять трудовую самостоятельно?
Ни в коем случае! Для ведения документации подобного рода необходимо иметь ряд навыков и знаний, отсутствие которых может нанести непоправимый ущерб. Наименее плохим вариантом можно считать потерю нескольких трудовых месяцев, в то время как наихудшим вполне может стать неправильный расчет пенсии. Доказать ошибку будет сложно, а исправить — почти нереально.
Как уже было сказано, никто не станет выдавать дубликат без предварительного заявления. Это официальный документ, который должен быть составлен в соответствии с нормативами. Для того чтобы поторопить кадровиков, лучше соблюдать неписаные правила составления и непосредственного вручения заявления:
Особенности его составления и вручения
Вместе с написанным заявлением, нужно предоставить в отдел кадров все документы, которые хоть как-то подтверждают вашу трудовую деятельность. Это могут быть рабочие документы с подписью и датой и выписки и заработной плате.
Работники отдела кадров заполняют бланк, в котором указывают:
- Номер записи (по порядку).
- Дата приема на работу и увольнение (если такое имело место быть).
- Название организации, должность, образование и профессия сотрудника. Причина снятия с должности.
- Номера актов, в соответствии с которыми сделаны записи.
Об оформлении дубликата трудовой книжки Кому (название должности руководителя)
От (ФИО заявителя)
Название цеха, подразделения и т.д.
В связи с (причина отсутствия документа), прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.
Прежние места работы:
№ Название организации, ее адрес Период работы (можно примерно)
Документация, подтверждающая стаж:
Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №______________________
«число (цифрами)»_ месяц прописью_год (цифрами)
Подпись сотрудника отдела кадров
На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки
Обычно, достаточно нескольких бумаг, таких как:
- Документация и справки с печатью и подписью руководителя.
- Приказы, их копии, отдельные выписки из постановлений.
- «Корешки» заработной платы.
- Приказы о приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении.
- В некоторых случаях можно получить судебное заключение, которое подтвердит наличие стажа.
Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки
В идеале, в дубликат вносятся те же записи, что и в оригинал документа. Но воплотить это в жизнь очень сложно, поэтому существуют нормы, регламентирующие необходимый минимум записей в трудовой:
- Ведомости об общем и/или непрерывном трудовом стаже, который был зафиксирован до прихода на новое место работы. В данном случае не нужно уточнять периоды работы на каждом из предыдущих мест. Достаточно полной суммы в формате: «количество лет-месяцев-дней».
- Поощрения с последнего места работы (если такие имеются).
- Данные о приеме на работу.
- Наименование предприятия, название цеха/подразделения, должность, профессия и специальность и квалификация.
- Если имел место факт перевода на другую должность, это нужно указать.
- Данные об увольнении (дата, причина, номер приказа).
- Далее, указывается номер документа, послужившего причиной выдачи дубликата (заявление и соответствующее решение).
Насколько обязательно восстанавливать утраченную трудовую книжку
Работник, не имеющий трудовой книжки, не подвергается ни одному из видов наказаний или санкций. С работодателем же дело обстоит иначе: в случае проверки, его обязательно оштрафуют за отсутствие такого важного документа. В статье 65 ТК РФ сказано, что работодатель, нанимая на работу человека без трудовой книжки, обязан принять у него заявление и выдать дубликат. Исключение составляют только случаи первого трудоустройства и работы по совместительству.
Из этого следует, что восстанавливать трудовую необходимо в обязательном порядке, так как вас просто не возьмут на работу. К негативным последствиям отсутствия трудовой и ее дубликата можно отнести еще и проблемы, которые возникнут при оформлении пенсии. В теории, все копии сведений должны храниться в электронном варианте, но на деле все немного сложнее. В случае неправильных подсчетов, очень сложно найти виновного и исправить сложившееся положение.
Как происходит на практике
В Трудовом Законодательстве четко прописан процесс восстановления различного рода документации. Но бывают случаи, когда приходится искать альтернативные выходы. Сюда относят работу на подставные фирмы, обанкроченные предприятия, мошеннические компании и многое другое. Как поступить в такой сложной ситуации и где искать помощи?
- Попробовать отослать работодателям запросы на получение выписки с указанием стажа. Честные работодатели даже после закрытия бизнеса сохраняют документацию и ведомости о сотрудниках.
- Если найти их (работодателей) не удалось, следует пойти в Государственный архив, который предоставит необходимые ведомости. В случае незаконного существования и/или закрытия компании, Гос. Архив бессилен.
- Обращение в Пенсионный Фонд может значительно ускорить процесс получения данных. Следует отметить, что это бесплатно и не отнимет у вас более 10 дней.
- Последней инстанцией является суд. До него дело доходит редко, но все же, лучше знать о таком варианте.
Что делать, если потерял трудовую книжку
В жизни каждого человека имеет место такой факт, как смена места работы, к примеру, связанной с переездом на новое место проживания, высокооплачиваемая работа в другом учреждении или организации. Причиной может быть и ликвидация рабочего места.
В связи с этим могут возникать такие ситуация, как утеря главного документа – трудовой книжки, где указывается вся информация о стаже работы, что считается очень важным фактом для начисления пенсионных выплат при достижении пенсионного возраста.
В случае отсутствия у человека, что устраивается на работу, трудовой книжки из-за ее потери, повреждения или по каким-то иным основаниям, работодатель обязуется выдать новую трудовую книжку, основываясь на письменном заявлении работника.
Трудовая книжка — важнейший документ, в ней отображается рабочая деятельность (стаж, опыт), что непосредственно учитываются при переходе на новую работу. А наличие обозначенного государством количества стажа дает возможность человеку получать пенсию.
Такое обстоятельство может произойти, когда трудовая книжка была непосредственно у самого владельца, к примеру, в период расчета с предыдущего места работы и в процессе поиска нового. К примеру, произошла кража документов или они были потеряны по халатности работника.
Так как она была на руках у рабочего, то ответственность возлагается непосредственно на него. И, соответственно, решение о ее восстановлении также принять должен владелец.
По вине работодателя
Но обстоятельства, по которым была потеряна трудовая книжка, могут возникать не только по вине рабочего, работодатели также не застрахованы от такой ситуации. Поэтому ответственность возлагается уже на руководство, где сотрудник значится в штате. Наниматель обязывается предоставить работнику дубликат.
Возникают моменты, что документ утрачен в результате ситуаций, не касающихся действий рабочего и работодателя. Примером может быть пожар, кража или какие-либо природные катаклизмы. Здесь ответственность возлагается на сторону, у которой на момент происшествия был документ.
План действий и алгоритм восстановления
Что касается порядка восстановления трудовой книжки, то процедура схожая как для самого рабочего, так и для работодателя. Поэтому направить запрос должен либо работник, либо руководитель непосредственно последнему работодателю.
Какие действия нужно будет произвести? В первую очередь потребуется:
- Написать соответствующее заявление на имя руководителя относительно последнего места работы.
- Заявление лучше направлять ценным письмом, в котором нужно сделать опись содержимого. Таким образом, это будет являться доказательством, что была просьба для предоставления дубликата.
- Возможно потребуются и дополнительные документы с места работы для работодателя, что оформляет дубликат.
- Запросы во все организации, где прежде работал человек, отправляет та сторона, по халатности которой произошла потеря документа.
Как правильно составить заявление
При возникновении обстоятельств утраты трудовой книжки наемному рабочему нужно написать соответствующее заявление на имя последнего руководителя или организации, где он работал. Стоит отметить, что заявление пишется на имя руководства, а не на отдел кадров, которые осуществляют ведение соответствующего документа сотрудников.
В заявлении требуется обязательно указать причину утраты и просьбу предоставить дубликат, если такая ситуация случилась по вине работника. В документе обозначается дата обращения и подпись владельца утраченной трудовой книжки. Заявление пишется либо от руки, либо печатается на компьютере, но это нужно сделать максимально грамотно.
Заполнение дубликата
После написания заявления руководитель обязан на протяжении 14 дней рассмотреть вопрос и предоставить дубликат. Стоит заметить, что в дубликате удостоверяется информация лишь об общем или непрерывном стаже работника, до момента принятия его на работу до нынешнего руководителя. Заносятся данные о самой работе, награждениях, если таковые имеются.
В дубликате подтверждается лишь суммарный стаж рабочей деятельности, то есть количество проработанных лет, месяцев и дней. Но отсутствует информация о самих работодателях, периодах работы и не свидетельствуются занимаемые должности работника. Далее записываются данные о работе непосредственно у руководителя, что оформляет дубликат.
Некоторые особенности
Порой восстановить трудовую книжку очень сложно, так как могут возникнуть ситуации, что существенно затрудняют процесс. Но восстановить данный документ все же возможно.
Если организация ликвидирована
Каким образом можно восстановить запись об стаже, если та организация, где осуществлялась рабочая деятельность ранее, ликвидирована? При таких обстоятельствах необходимо сделать запрос непосредственно в отделение государственного архива, где хранятся все записи о предприятиях, которые существовали ранее.
Когда имеется факт утраты оригинала трудовой книжки, но у работника в наличии есть ее копия, то это может существенно упростить процедуру восстановления документа. Но здесь имеется один нюанс, копия должна быть засвидетельствована непосредственно нанимателем.
Одним из способов возобновления трудовой книжки считается направление обращения в Пенсионный фонд РФ. Написать заявление можно при личном посещении этого органа или отправить его по почте заказным письмом.
После передачи бумаг сотрудники ПФР обязаны в течение 10 дней рассмотреть заявку и выдать соответствующую справку. В ней должны быть указаны записи, что подтверждают рабочий стаж, период работы и места трудовой деятельности.
Стоит отметить, что услуга предоставляется без какой-либо оплаты.
Обращение в суд относительно возобновления трудовой книжки — самый действенный способ, но это может занять весьма долгий период ожидания. В этом случае, работники суда сами направляют запросы в организации, где работал человек, получить ответ они могут намного быстрее, чем при личном обращении.
Материальная ответственность организации
Законодательством предусматривается ответственность за утрату или преднамеренную невыдачу трудовой книжки по халатности нанимателя. В таких ситуациях предусматривается административная ответственность в виде уплаты штрафа в размере:
- для индивидуальных предпринимателей – от 1000 до 5000 рублей;
- для юридических лиц такая сумма будет варьироваться в пределах 30000-50000 рублей;
- возможно также приостановление работы организации сроком до 3 месяцев.
Но ответственность административного характера наступает исключительно лишь по решению суда. Работник, которому была задержана выдача трудовой книжки со стороны работодателя, может взыскать в судебном порядке часть среднего заработка. Согласно статье 243 ТК РФ, у работника есть возможность взыскать моральный ущерб.
Дополнительную информацию можно найти в данном видео.
Делопроизводство
Что делать, если потерял трудовую книжку?
В статье 65 Трудового кодекса указано, при трудоустройстве соискатель обязан предъявить трудовую книжку. В ней указываются сведения о физическом лице, как о работнике: место работы, срок, причина увольнения.
Но на практике часто соискатели не могут предоставить трудовую книжку, поскольку она была утеряна.
Что делать в данном случае, как восстановить записи и нужно ли делать это?
Возможные причины утери
Несмотря на существующие слухи о том, что в ближайшее время будут отменены трудовые книжки, они по сей день имеют юридическую силу и являются полноценным документом.
Его утрата возможна по нескольким причинам:
- утеря работником;
- утрата работодателем;
- кража (за украденные трудовые книжки несет ответственность лицо, у которого находился документ на момент совершения преступления) ;
- потеря в результате стихийных бедствий и других непредвиденных обстоятельств (пожар, неправомерные действия третьих лиц).
Если на момент утери трудовая книжка находилась на руках у работника, то ответственность полностью ложится на его плечи.
Потерять документ можно по многим причинам, как случайно, так и намеренно — например, если с прошлого места службы был уволен по статье.
Утерянную трудовую книжку работнику придется восстанавливать самостоятельно, либо при трудоустройстве нужно будет заводить новый документ.
Многие полагают, что потеряв трудовую книжку, достаточно купить новый бланк и оформить у работодателя.
На самом деле, это потеря не только документа, но и стажа, который может повлиять на решение при поиске работы.
Поэтому вопрос о том, нужно ли восстанавливать трудовую книжку, актуален для работников, имеющих даже минимальный стаж.
Утеря трудовой книжки может произойти по вине работодателя.
Ответственность возникает в том случае, если работник на момент пропажи документа был трудоустроен. Книжки должны храниться у работодателя с момента оформления на службу и до увольнения.
По необходимости, работнику выдается копия документа или оригинал под роспись.
Утрата трудовой книжки возможна по иным причинам — кража, воздействие посторонних факторов, независящих от работодателя и работника (к ним относятся стихийные бедствия, пожар, противоправные действия третьих лиц и т.д.)
В этом случае ответственность за восстановление ложится на сторону, у кого находился документ.
Законно ли иметь две трудовые книжки? Узнайте тут.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником?
При утере трудовой книжки определяется виновник, в первую очередь.
И если им оказывается работник, то ответственность за восстановление документа несет он лично.
Чтобы вернуть утраченные данные, потребуется выполнить несколько действий.
Что делать? План действий
Работнику для восстановления трудовой книжки нужно сделать следующее:
- Обратиться к последнему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
- На рассмотрение заявления и выдачу дубликата работодателю выделяется 15 дней. В течение этого срока наниматель обязан удовлетворить запрос бывшего сотрудника.
- В трудовую книжку бывший работодатель не должен вносить все сведения об организациях, где ранее был трудоустроен работник. На основании предоставленных трудовых договоров, приказов и других документов, подтверждающих трудоустройство в других компаниях, указывается общий стаж без указания конкретных фирм.
Обратите внимание, что работник не имеет права самостоятельно вносить сведения в трудовую книжку.
Записи делаются только в отделе кадров на основании предоставленных документов.
Многих интересует, можно ли восстановить сведения не только о трудоустройстве, но и выданных наградах?
Работнику следует знать: работодатель обязан внести в дубликат трудовой книжки записи о поощрениях и наградах работника.
Помимо заявления, работнику потребуется предоставить ряд документов, подтверждающих трудовой стаж:
- приказы о принятии на работу или распоряжения об увольнении;
- трудовые договора или их заверенные копии;
- ведомости о выдаче заработной платы (их копии);
- выписка из лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования.
Для получения дубликата работник должен написать заявление на имя руководителя отдела кадров бывшего нанимателя.
В документе указывается просьба о восстановлении трудовой книжки с указанием причины.
Например: «Сообщаю, что моя трудовая книжка была утеряна по независящим от меня обстоятельствам в период после увольнения и до трудоустройства. Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки».
Если работодатель ликвидирован
Если бывший наниматель не может восстановить трудовую книжку по причине ликвидации организации, то работнику следует обратиться в одну из организаций:
Сложнее восстановить сведения о стаже в ликвидированной организации.
Чтобы получить справку об отработанных годах, следует направить письменное заявление или обратиться лично в архив, где хранятся документы организации.
Если работнику отказывают в предоставлении сведений, восстановить сведения о стаже можно через суд.
Если на руках есть копия
Законно восстановить трудовую книжку можно при наличии заверенной копии.
Если работник до потери сделал ксерокопию документа и заверил ее у работодателя, но сделать дубликат не составит труда. Для этого требуется написать заявление с просьбой предоставить дубликат и предоставить копию книжки.
Если у работодателя возникают сомнения в подлинности документа, то он вправе потребовать дополнительные сведения от бывших работодателей.
Когда восстановить трудовую через бывшего нанимателя нет возможности, работнику можно обратиться в госорганы:
- Пенсионный фонд. Обратиться в территориальное отделение можно лично, написав заявление или направив заказное письмо с уведомлением. На рассмотрение и выдачу справки уходит около 10 дней.
- Госархив. На рассмотрение заявления уходит больше времени, но выдается справка с указанием точных сведений. Как восстановить стаж данным способом – это направить письменное заявление в территориальный отдел государственного архива.
- Суд. Это длительный, но самый верный способ восстановить утерянные сведения – это обратиться в суд. Госорганами направляются запросы бывшим нанимателям. Если организация ликвидирована или восстановить сведения не удается, то используются свидетельские показания.
Где оформить трудовую книжку впервые? Узнайте тут.
Как написать доверенность на получение трудовой книжки? Читайте здесь.
Если книжку потерял работодатель
Утеря работодателем трудовой книжки своего сотрудника возлагает на нанимателя полную ответственность за восстановление сведений. Процедура зависит от фактора, ставшего причиной потери документа.
Что делать работнику?
Если в отделе кадров по месту трудоустройства отсутствует трудовая книжка, то от работника потребуется написать заявление на кадровика с указанием причины утери.
Отказ от выполнения просьбы влечет за собой ответственность перед законом, поэтому в случае неудовлетворения запроса работник должен обратиться в суд.
Кто должен восстанавливать?
Восстанавливать трудовую книжку должен работодатель. Он выполняет все действия, что и при утере книжки работником, только самостоятельно.
Ответственность работодателя
В РФ предусмотрено два вида ответственности работодателя за утерю трудовой книжки:
- обязательство по восстановлению данных о трудовом стаже работника;
- материальная ответственность.
Материальная ответственность возлагается на работодателя в том случае, если документ был утерян намеренно.
Обратившись в суд, работник может добиться не только восстановления трудовой книжки, но и выплаты материального ущерба в размере среднедневного заработка за каждый день задержки.
В том, что делать, если потерял трудовую книжку, есть множество нюансов, возникающих в процессе восстановления документа.
И если процесс кажется вам слишком трудоемким, лучше завести новую книжку, особенно при отсутствии длительного стажа и важных награждений.
Образец дубликата трудовой книжки, а также образец заполнения сведений о работе
Часто мы что-то теряем. Это связано с различными жизненными факторами.
Например, кто-то по чистой случайности выронил из рук ключи, оставил в метро сотовый телефон. Что-то у нас крадут. Кошелек из сумочки, шарфик из рукава, а раздевалке, ценные вещи. Но иногда наша невнимательность приводит нас к тому, что мы теряем не только любимые, дорогие и ценные вещи, но и важные документы, утеря которых грозит нам различного рода проблемами.
Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.
По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек. Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?
Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.
Кто-то теряет трудовую самостоятельно, у кого-то она пропадает в архиве организации.
Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.
Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?
Можно ли завести новую, если потерял старую?
Как завести новую трудовую книжку? Если вы потеряли трудовую книжку то, конечно же, встает вопрос как оформить дубликат трудовой книжки после её утери?
К сожалению, осуществлять трудовую официальную деятельность в нашей стране имеют право только граждане, которые имеют трудовую книжку.
Поэтому вам необходимо получить, но не трудовую книжку, а ее дубликат.
Часто бывает так, что трудовая книжка становится объектом потери, но по закону у работника может быть лишь один трудовой документ. Это значит, что работник получает на руки не трудовую книжку, а ее дубликат.
Законодатель разрешает получить дубликат трудовой книжки при утере, но предупреждает, что его выдачей также должен заниматься именно работодатель, а не работник. Поэтому оформление новой трудовой книжки (образец мы приводим ниже) лежит на плечах работников отдела кадров предприятия.
Как выглядит дубликат трудовой книжки (фото):
Когда выдается дубликат?
Попробуем разобраться, в каких случаях выдается, и где взять дубликат трудовой книжки.
Если утеряна трудовая книжка, могут ли выписать новую? Потеря трудовой книжки конечно печальное событие. Заполнение дубликата трудовой книжки при утере осложняется тем, что вы не видите перед собой даже кусочка старой трудовой, а значит, не можете восстановить хотя бы частично все ваши записи.
Как оформить дубликат трудовой книжки после её утери (пример):
Если трудовая книжка испорчена, при этом совсем неважно, каким образом это произошло, если записи нечитаемы, то работник также должен задуматься о получении дубликата.
Испорченная трудовая книжка равносильно утерянной, ведь информация с нее становится также недоступной для людей.
При массовой утрате работодателем
Если по каким-то причинам трудовые книжки были утрачены и не по вине работника, а по вине непосредственного работодателя– это знак того, что на плечи работодателя ложится ответственность за их восстановление. Утрата книжек может произойти как по вине работодателя, так и по вине обстоятельств от него не зависящих.
Как поменять трудовую, если она закончилась?
Если закончилась трудовая книжка, что делать и как начать новую? В этом случае нет нужды в том чтобы заводить дубликат.
Если в трудовую книжку некорректно внесли записи о работнике, а также в ней появились записи не имеющие отношения к трудовой – происходит замена трудовой книжки.
Ее следует менять на дубликат. Тоже самое касается порчи трудовой в виде неправильной постановки печати. Оформление дубликата трудовой книжки происходит по последнему месту работы.
Порядок выдачи дубликата трудовой книжки
Выдача дубликата трудовой книжки при утере происходит на основании заявления.
Образец заявления на восстановление трудовой книжки вы найдете в нашей статье.
Заявление на дубликат трудовой книжки подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.
В заявлении в первую очередь указывается основание, по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба. Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.
Кому писать заявление?
Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.
Как правильно написать?
Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.
Заявление должно быть написано максимально грамотно. Практически недопустимо оставление ошибок в заявлении. Также нежелательно наличие в заявлении зачеркиваний.
Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.
Текст заявления должен быть максимально кратким и четким. Не допускается наличие так называемой воды в описании ситуации.
Требуется четкое изложение фактов.
Образец заявления на дубликат трудовой книжки:
Приказ о выдаче дубликата
Если работодатель согласен с заявлением, он готовит выдачу дубликата. Для этого по организации издается соответствующий приказ, согласно которому работнику разрешают выдачу дубликата. Приказ обязателен для издания и предоставляется на ознакомление не только работникам отдела кадров, но и всем работникам организации.
Приказ имеет свой четный номер. Номер ставится в зависимости от количества опубликованных приказов в этом году.
Также не стоит забывать, что приказ может быть написан только на компьютере. Рукописное издание приказа не допускается.
Приказ должен содержать основные тезисы, которые бы закрепляли возможность выдачи дубликата трудовой книжки.
Приказ должен висеть на самом видном месте организации, где каждый может иметь возможность для ознакомления. Если же такое место отсутствует, то приказ просто на просто подается каждому гражданину для прочтения. Если не делать подобных действий выдача приказа является недействительной от начала до конца.
Дубликат трудовой книжки выдается в ближайшие дни после подачи и принятия заявления, но по факту срок выдачи дубликата трудовой книжки согласно законодательству — пятнадцать календарных дней. В этот срок необходимо уложится в вопросе выдачи дубликата.
Сотрудники отдела кадров знают как оформить дубликат трудовой книжки, образец мы приводим ниже.
Заполнение новой трудовой
Рассмотрим подробнее как правильно оформить дубликат трудовой книжки.
Итак, как сделать дубликат трудовой книжки?
Оформление дубликата происходит точно также как и трудовой.
Ставятся инициалы работника, ставятся печати организации и пишется вся необходимая информация.
По возможности попытайтесь восстановить все записи которые были в трудовой.
Это законодательно установлено и пока ГОСзнаком не придумана альтернатива таким документам при выдачи их дубликатов.
Какие записи необходимо сделать?
В трудовой книжке по возможности нужно восстановить все записи. Для этого необходимо обратиться ко всем бывшим работодателям. В противном случае, если восстановление невозможно – сами не думайте писать записи о своей прошлой работе.
Дубликат трудовой книжки должен оформляться с такой же аккуратностью, что и трудовая книжка. Если быть точными, то все правила, характерные для заполнения трудовой, то есть аккуратность, грамотность и последовательность также характерны и для заполнения дубликата.
Оформление дубликата трудовой книжки (образец):
Какая вноситься запись выдаче дубликата?
Однако дубликат должен быть подписан как дубликат, чтобы ни у кого не возникло путаницы из-за мыслей, что это оригинал. На титульном листе сотрудником отдела кадров большими буквами пишется слово «Дубликат».
Образец трудовой книжки (дубликата):
Запись в дубликат трудовой книжки должна быть выполнена соответствующим образом, однако практика насчитывает разные способы написания подобной фразы. Можно поставить слово дубликат и указать дату его выдачи, а можно написать фразу «дубликат выдан такого то числа» и это также будет считаться верной записью.
Дубликат трудовой книжки (образец заполнения):
Что делать, если старая трудовая закончилась?
Можно ли завести новую трудовую книжку, если старая закончилась? В этом случае в старую трудовую книжку сотрудник отдела кадров вставляет новые бланки на которых продолжают осуществляться записи.
Если нет возможности вставить бланк в трудовую, то нужно заменить трудовую книжку. Для этого все данные с титульного листа и все данные из трудового бланка переносятся в новый документ.
Если нет возможности восстановить все записи – сделайте их ксерокопии.
Они понадобятся во время обращения в пенсионный фонд.
Если трудовая книжка была закончена, то в новой трудовой пишется фраза: «трудовая книжка выдана в замен утраченной» и ставится соответствующая дата. Также ставит запись сотрудник отдела кадров.
Можно ли избавиться от трудовой?
У некоторых возникает вопрос: «Можно ли выкинуть трудовую книжку и завести новую?» Если потерял трудовую книжку и завел новую — это стандартная ситуация. Но вот выкидывать трудовую книжку нельзя. То что вы сами стали причиной утраты документа тем более умышленно ведет к наложению на вас административного наказания в виде штрафа.
Как завести новую трудовую книжку при утере, смотрите в видео ниже.
Трудовая книжка – это очень важный и нужный документ. Оформление дубликата трудовой книжки при утере зачастую может быть невозможным, если не удастся восстановить информацию из нее.
Поэтому, даже зная как сделать новую трудовую книжку, необходимо следить за самим документом, ведь всякое может происходить, но именно ваша трудовая является абсолютным гарантом выплаты вашей будущей пенсии. Поэтому берегите свой стаж и документ, в котором он заключен.
Источники:
juristpomog.com consultwork.ru znaybiz.ru kadriruem.ru naim.guruКомментариев пока нет!