Как написать заявление чтобы отправили трудовую книжку по почте
Для чего нужно заявление на отправление трудовой книжки по почте?
Действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения, возникающие между работодателем и его сотрудниками, установлено, что трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. В случае его отсутствия или невозможности получения основного документа о трудовой деятельности самостоятельно, увольняемый должен написать заявление на отправку трудовой книжки по почте.
Причины направления трудовой книжки по почте
Существуют случаи, когда работник, а в предусмотренных законом случаях – его родственники или доверенное лицо, могут получить основной документ о трудовой деятельности, не посещая место нахождения организации-работодателя. Это происходит в следующих случаях:
- уволенный сотрудник отсутствует в день увольнения на рабочем месте>
- работник не находится в месте, где расположена организация-работодатель, и не может забрать трудовую книжку лично>
- болезнь работника не позволяет ему прийти и получить трудовую самостоятельно>
- конфликт между сотрудником организации и работодателем>
- доверенное лицо не имеет возможности прийти в организацию>
- у родственников умершего работника нет моральных и материальных сил получить трудовой документ.
В этой связи возникает закономерный вопрос, как получить трудовую книжку по почте. Ответ прост – дать свое письменное согласие на совершение данного действия работодателем и направить его на фактический адрес работодателя.
Форма заявления об отправке трудовой книжки по почте
Заявление, свидетельствующее о согласии уволенного работника на получение своей трудовой по почте, должно быть составлено в письменной форме. Однако законодательство не прописывает его содержание. Поэтому оно может быть составлено произвольно.
Самый простой вариант заявления выглядит следующим образом: «Даю свое согласие на пересылку трудовой книжки по почте», дата и подпись уволенного работника.
Вместе с тем, в него целесообразно включить следующие сведения:
- дату увольнения>
- причину, по которой не удалось самостоятельно получить трудовую книжку>
- просьба или согласие на получение трудового документа по почте>
- адрес, на который следует выслать трудовую книжку>
- дата составления>
- подпись уволенного работника и ее расшифровка.
Одновременно с этим заявлением целесообразно направить работодателю письменное заявление об окончательном расчете с указанием банковских реквизитов.
Пошаговая инструкция для уволенного работника, как забрать трудовую книжку по почте
- Получить уведомление от работодателя, в котором он просит забрать трудовую книжку лично или предлагает получить ее по почте.
- Составить ответное письмо и направить его на фактический адрес организации-работодателя.
- Дождаться заказное письмо с объявленной ценностью, в котором будет находиться трудовая книжка.
Направление уведомления работнику – это непосредственная обязанность предприятия-работодателя. Однако в целях ускорения получения трудового документа можно проявить инициативу и, не дожидаясь такого письма, направить соответствующее заявление.
Если же работодатель в течение длительного периода времени не присылает такое письмо, а у ответственного лица за выдачу трудового документа на руках нет квитанции об оплате почтовых услуг и описи ценности, уволенный сотрудник получает право предъявить работодателю иск о возмещении материального вреда за задержку в выдаче трудового документа.
Как оформить трудовую документацию при отправке трудовой книжки по почте
По общему правилу, получая трудовую книжку самостоятельно непосредственно в месте нахождения организации, работник обязан расписаться в трудовой книжке под подписью сотрудника отдела кадров и печатью работодателя. Кроме того, его подпись должна стоять в личной карте и в книге учета движения документов о трудовой деятельности. А поскольку трудовая книжка была направлена работнику по почте, сотрудник кадровой службы вместо росписи указывает дату отправления письма с объявленной ценностью и дату его получения адресатом. При этом квитанции об оплате почтовых услуг и уведомление о доставлении трудовой книжки адресату должны быть приложены к личной карточке работника и храниться у работодателя.
Кадровому работнику следует помнить, что в случае, если ни сам работник, ни его доверенное лицо, ни близкие родственники умершего не обратились к работодателю с просьбой выдать им трудовую книжку, она подшивается к личной карточке уволенного и хранится в архиве до востребования, но не менее 50 лет.
Отправление трудовой книжки через почтовое отделение
Трудовая книжка — главный документ установленного образца о трудовой деятельности граждан. Заводится и заполняется она на всех лиц, работающих в организации более 5 дней. Основаниями для занесения записей в этот персональный документ работающего гражданина являются изданные приказы нанимателя (о приеме на работу, денонсировании трудового соглашения и т. п.). Рассмотрим в статье, как отправляется трудовая книжка по почте, какие требования надо соблюдать кадровикам.
Стандарты трудовой книжки
Действующая законодательная база по трудовым книжкам представлена двумя нормативно-правовыми актами.
изготовление, ведение, хранение трудовых
формат учетной книги движения трудовых и вкладышей к ним;
формат приходно-расходной книги
Весь период действия трудового соглашения вплоть до его денонсирования этот персональный документ гражданина хранится в кадровом отделе. В заключительный день работы (дата денонсирования трудового договора) его обязаны отдать лично владельцу. Получив его на руки, последний должен расписаться в личной карточке и учетной книге. Не применяется этот порядок тогда, когда уволенный фактически не трудился, но должность за ним при этом сохранялась (ст.84.1 ТК РФ).
Не являются препятствием для выдачи следующие причины:
- отсутствует или не подписан обходной лист;
- не произведен расчет с сотрудником.
За несвоевременную выдачу наниматель (если это его вина) обязан компенсировать уволенному заработок за время задержки. Ответственность с нанимателя за просрочку снимается тогда, когда не совпадают заключительный день работы и дата денонсирования договора согласно оформлению при увольнении по следующим основаниям:
- грубое нарушение работающим гражданином своих обязанностей однократно (ст. 81 ТК РФ);
- приговор суда, согласно которому работающий осужден к наказанию и поэтому не может продолжить трудиться (ст. 83 ТК РФ).
Это же правило действует и при увольнении беременной женщины, с которой трудовой договор продлевался до конца срока беременности либо декретного отпуска.
В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?
На практике нередко наниматели сталкиваются с ситуациями, когда трудовую книжку выдать в заключительный рабочий день уволенному гражданину не удается. Стандартными причинами здесь являются:
- отказ гражданина ее забрать, несмотря на то, что он в день увольнения находится на рабочем месте (чаще при несогласии с причиной увольнения);
- отсутствие уволенного на работе (по разным причинам).
Тогда согласно Трудовому кодексу РФ наниматель вправе инициировать пересылку документа через почтовое отделение. Важно помнить, что предпринимать действия следует в этот же день. Малейшее промедление может добавить нанимателю не только массу лишних хлопот. Незаконное хранение трудовой книжки уволенного, невыдача, задержка ее выдачи по вине нанимателя и т. д. — все вытекающие из этого последствия будут признаваться грубым нарушением законодательства о труде.
Бывают случаи, когда увольняемый гражданин, не имея возможности забрать свой документ в последний рабочий день, заранее оповещает об этом нанимателя. Тогда ему предлагается написать заявление на отсылку его через почтовое отделение и отдать кадровому отделу. Наниматель обязан будет исполнить заявленную просьбу за трехдневный срок.
Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение
Данное обращение пишется (либо печатается) работником заранее перед увольнением в свободной форме или по образцу, который предусмотрен внутренними нормативными актами. Поэтому лучше составлять текст заявления, обратившись к кадровикам. Заявитель должен придерживаться ряда общих требований.
сведения о нанимателе, работнике
Готовое заявление оставляется сотруднику кадрового отдела. При согласии обращение заявителя подписывает наниматель. Затем подписанное заявление отправляется вновь начальнику отдела кадров к исполнению (на контроль). По закону запрашиваемый документ после этого заявителю высылается в трехдневный срок.
Инструкция, как отослать трудовую через почтовое отделение?
Отослать трудовую книжку через почтовое отделение наниматель вправе, заручившись письменным согласием. Подобное разрешение необходимо получить от уволенного при отсутствии от него заявления (с просьбой о пересылке). Форма выражения согласия приближена к расписке. В ней должны присутствовать личные паспортные данные гражданина, разрешение на высылку документа посредством почтового отправления. Затем на расписке ставится подпись нанимателя с печатью. Порядок пересылки через почтовое отделение предусмотрен Трудовым кодексом и един для всех нанимателей.
копия акта отдается работнику под подпись (по возможности)
включает требования уволенному: прийти за документом лично или согласиться (письменно) на пересылку его через почтовое отделение
желательно заполнить бланк о вручении
отправляется ценным письмом с прилагаемой к нему описью (2 экземпляра) и бланком о вручении
отправку по почте с указанием даты пересылки;
реквизиты почтового извещения о получении работником документа
До пересылки рекомендуется сделать копию отправляемого документа на случай его потери. Вернувшаяся или неотправленная после уведомления трудовая книжка оставляется на хранение в организации до востребования. Если уволенный так и не дал письменного разрешения на отправку, а сам не объявился, наниматель также вправе оставить документ на хранение, затем передать в архив.
Распространенные ошибки при отправке трудовой посредством почтового отделения
Типичной ошибкой многих руководителей организаций является пересылка трудовой книжки в день увольнения, если уволенный гражданин отсутствовал и по каким-либо причинам ее не забрал. Здесь руководитель грубо нарушает трудовое законодательство. Подобные действия недопустимы.
Наниматель обязан сначала выслать уволенному уведомление с требованием забрать документ лично или дать разрешение в письменном виде на его пересылку. Выслав такое извещение, наниматель снимает себя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. И только заручившись согласием уволенного гражданина, наниматель вправе отослать ее через почтовое отделение. Тогда его действия будут признаны законными.
Еще одна распространенная ошибка — когда наниматель после получения письменного согласия на отправку, отсылает трудовую по почте спустя несколько дней. Многие считают, что если уведомление было выслано и имеется разрешение на высылку трудовой почтовым отправлением, можно не торопиться. Но законодательство обязывает нанимателя выслать документ за 3 рабочих дня.
Пример 1. Отправление трудовой книжки гражданину посредством почты по его обращению
Сотрудник правового отдела В. Д. Добровольский был уволен согласно приказу нанимателя 11.10.2016 по соглашению сторон. В последний день работы (11.10.2016) он должен явиться к кадровикам, чтобы забрать трудовую книжку. Накануне увольнения В. Д. Добровольский заболел. Предвидя, что явиться 11.10.2016 (день денонсирования договора) он не сможет, увольняемый направил нанимателю обращение со своей подписью, куда включил следующие сведения:
- невозможность прийти на работу в день денонсирования договора и забрать трудовую;
- причину неявки;
- просьбу выслать трудовую посредством почтового отправления;
- свой адрес для пересылки;
- дату увольнения и написания заявления.
Обращение составлено правильно и направлено нанимателю своевременно. Руководитель организации принял решение удовлетворить просьбу и, подписав заявление, отдал его кадровому отделу для исполнения. 11.10.2016 В. Д. Добровольскому была отправлена трудовая книжка ценным письмом с описью вложения. Пересылка произведена правомерно и с соблюдением сроков.
Пример 2. Пересылка трудовой гражданину с его согласия через почтовое отделение
Н. И. Петрова была уволена по соглашению сторон 15.10.2016. С приказом увольняемую кадровый отдел ознакомил. В последний рабочий день сотрудница за трудовой книжкой не явилась, хотя на работе присутствовала. Кадровиками был оформлен отказ в присутствии свидетелей.
Наниматель сразу инициировал отправку через почтовое отделение, чем снял с себя ответственность за несвоевременность выдачи трудовой. Кадровики выслали уволенной сотруднице уведомление с призывом лично забрать документ или согласиться на его высылку.
Вскоре на адрес организации от Н. И, Петровой поступило письменное согласие на отправку. Отдел кадров в течение двух дней переслал трудовую бывшей сотруднице ценным письмом. О получении документа Н. И. Петровой свидетельствует почтовое извещение, пришедшее в адрес организации. Все сроки и правила отправления документа по почте были соблюдены. Отправление законно.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. Как высчитать период, за который предусмотрено взыскание при задержке выдачи документа?
Период отсчитывается с момента денонсирования трудового соглашения до дня отправки извещения уволенному гражданину о необходимости забрать лично свою трудовую книжку либо согласиться на ее отправку через почтовое отделение (ст. 84.1 ТК РФ).
Вопрос №2. В каких случаях организация может хранить персональную книжку уволенного человека и сколько времени?
Для хранения этого персонального документа в организации должны быть законные основания. Если, к примеру, после отправки уведомления хозяину с требованием решить вопрос о доставке трудовой ответа не последовало, книжка хранится в организации до востребования. Вместе с ней сохраняются остальные документы: личный отказ работника, квитанция, свидетельствующая об отправке заказного письма, извещение о том, что оно вернулось (если есть). Срок хранения может составлять до 75 лет (у нанимателя до 2 лет, затем передается архиву).
Вопрос №3. В какие сроки выдается трудовая при обращении самого гражданина, который не получил ее после увольнения?
Российским трудовым законодательством определен срок три дня (ст. 84.1 ТК РФ).
Вопрос №4. Если в день увольнения сотрудник отсутствует, акт об отказе не засвидетельствован, как должен действовать наниматель?
Действовать следует так же, как и при отказе уволенного гражданина забрать трудовую книжку. Бывшему сотруднику высылается уведомление с требованием забрать документ или согласиться на его отправку через почтовое отделение. Если реакции не последует, документ оставляют на хранение.
Вопрос №5. Может ли человек забрать свою трудовую после увольнения через личного представителя?
Такой вариант допустим, если личный представитель будет действовать на основании доверенности, заверенной нотариусом. В ней должно быть отмечено право представителя получить трудовую и выполнить необходимые для этого действия (например, расписаться и т. д.).
Москва, Московская область звоните: +7(499) 703-47-98
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76
Для чего нужно заявление на отправление трудовой книжки по почте?
Действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения, возникающие между работодателем и его сотрудниками, установлено, что трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. В случае его отсутствия или невозможности получения основного документа о трудовой деятельности самостоятельно, увольняемый должен написать заявление на отправку трудовой книжки по почте.
Причины направления трудовой книжки по почте
Существуют случаи, когда работник, а в предусмотренных законом случаях – его родственники или доверенное лицо, могут получить основной документ о трудовой деятельности, не посещая место нахождения организации-работодателя. Это происходит в следующих случаях:
- уволенный сотрудник отсутствует в день увольнения на рабочем месте;
- работник не находится в месте, где расположена организация-работодатель, и не может забрать трудовую книжку лично;
- болезнь работника не позволяет ему прийти и получить трудовую самостоятельно;
- конфликт между сотрудником организации и работодателем;
- доверенное лицо не имеет возможности прийти в организацию;
- у родственников умершего работника нет моральных и материальных сил получить трудовой документ.
В этой связи возникает закономерный вопрос, как получить трудовую книжку по почте. Ответ прост – дать свое письменное согласие на совершение данного действия работодателем и направить его на фактический адрес работодателя.
Форма заявления об отправке трудовой книжки по почте
Заявление, свидетельствующее о согласии уволенного работника на получение своей трудовой по почте, должно быть составлено в письменной форме. Однако законодательство не прописывает его содержание. Поэтому оно может быть составлено произвольно.
Самый простой вариант заявления выглядит следующим образом: «Даю свое согласие на пересылку трудовой книжки по почте», дата и подпись уволенного работника.
Вместе с тем, в него целесообразно включить следующие сведения:
- дату увольнения;
- причину, по которой не удалось самостоятельно получить трудовую книжку;
- просьба или согласие на получение трудового документа по почте;
- адрес, на который следует выслать трудовую книжку;
- дата составления;
- подпись уволенного работника и ее расшифровка.
Одновременно с этим заявлением целесообразно направить работодателю письменное заявление об окончательном расчете с указанием банковских реквизитов.
Пошаговая инструкция для уволенного работника, как забрать трудовую книжку по почте
- Получить уведомление от работодателя, в котором он просит забрать трудовую книжку лично или предлагает получить ее по почте.
- Составить ответное письмо и направить его на фактический адрес организации-работодателя.
- Дождаться заказное письмо с объявленной ценностью, в котором будет находиться трудовая книжка.
Направление уведомления работнику – это непосредственная обязанность предприятия-работодателя. Однако в целях ускорения получения трудового документа можно проявить инициативу и, не дожидаясь такого письма, направить соответствующее заявление.
Если же работодатель в течение длительного периода времени не присылает такое письмо, а у ответственного лица за выдачу трудового документа на руках нет квитанции об оплате почтовых услуг и описи ценности, уволенный сотрудник получает право предъявить работодателю иск о возмещении материального вреда за задержку в выдаче трудового документа.
Как оформить трудовую документацию при отправке трудовой книжки по почте
По общему правилу, получая трудовую книжку самостоятельно непосредственно в месте нахождения организации, работник обязан расписаться в трудовой книжке под подписью сотрудника отдела кадров и печатью работодателя. Кроме того, его подпись должна стоять в личной карте и в книге учета движения документов о трудовой деятельности. А поскольку трудовая книжка была направлена работнику по почте, сотрудник кадровой службы вместо росписи указывает дату отправления письма с объявленной ценностью и дату его получения адресатом. При этом квитанции об оплате почтовых услуг и уведомление о доставлении трудовой книжки адресату должны быть приложены к личной карточке работника и храниться у работодателя.
Кадровому работнику следует помнить, что в случае, если ни сам работник, ни его доверенное лицо, ни близкие родственники умершего не обратились к работодателю с просьбой выдать им трудовую книжку, она подшивается к личной карточке уволенного и хранится в архиве до востребования, но не менее 50 лет.
Как написать заявление чтобы отправили трудовую книжку по почте
Здравствуйте. В день увольнения 16.09.2014г. не выдали трудовую книжку. По сегодняшний день от работодателя уведомлений я не получал. Как правильно написать заявление о возврате трудовой книжки так , чтобы мне ее все таки выслали почтой?
Вам обязаны были выдать трудовую книжку в день увольнения, без всяких заявлений.
Обращайтесь в государственную трудовую инспекцию и прокуратуру с просьбой наказать работодателя.
Также можете обратиться в суд и взыскать с работодателя не полученный Вами заработок за все время задержки и компенсацию морального вреда.
Есть вопрос к юристу?
Уважаемый Игорь, заявление можете написать в свободной форме.
Директору «наименование организации»
от ФИО (полностью)
индекс, область, район, село, улица, дом, квартира
Телефон: +7 (ХХХ) ХХХ ХХХ ХХ ХХ
16.09.2014 г. я был уволен из «наименование организации».
В день увольнения трудовая книжка не была мне выдана на руки.
В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ прошу Вас выслать почтой трудовую книжку на мое имя по адресу: индекс, область, район, село, улица, дом, квартира.
Дата Подпись ФИО
Выписка из ст. 84.1. ТК РФ
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.
Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.
Из организации я уволился по собственному желанию ( есть скан моего заявления с подписью моего руководителя). В трудовой книжке запись об увольнении будет по собственному желанию?
28 Марта 2015, 17:48
Конечно. Если только в организации не какие-нибудь аферисты.
Возможна ли отправка трудовой книжки по почте?
Отправка трудовой книжки по почте — одна из обязанностей работодателя. Как ее правильно исполнить и когда она возникает, расскажем в нашей статье.
Работник уволился: как выдать трудовую книжку
Обычно кадровая служба выдает работнику трудовую книжку в последний день его работы. Но этот документ работник может получить не в компании и не в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ):
- при отсутствии его на рабочем месте в этот день;
- если он отказался ее получать.
Неполученную трудовую книжку нельзя:
- сдать сразу в архив вместе с личным делом работника;
- доставить сотруднику курьером или иным способом, если сотрудник об этом не просил.
Чтобы получить «увольнительные» документы по почте, от работника и от сотрудников кадровой службы потребуются дополнительные действия. Какие — узнайте из следующего раздела.
Кто кого и о чем информирует
Прежде чем определить судьбу трудовой книжки, кадровику необходимо проинформировать бывшего сотрудника письменно:
- о необходимости забрать документ;
- возможности получения книжки по почте, если он выразит письменное согласие на это.
Сотрудник забирает трудовую книжку лично или направляет в адрес фирмы заявление, в котором просит переправить документ почтой.
Системный администратор ООО «Драйвер+» Ткач М. Н. уехал в отпуск с последующим увольнением. Из отпуска он сразу отправился к новому месту работы. Чтобы получить свои документы из ООО «Драйвер+», Ткач М. Н. написал заявление с просьбой выслать по почте:
- трудовую книжку;
- копию приказа об увольнении;
- справку о периоде работы в ООО «Драйвер+»;
- справки о зарплате и начисленных и уплаченных пенсионных взносах.
О том, как отправить трудовую книжку по почте, читайте далее.
Как отправлять трудовую книжку по почте
После получения заявления работодатель:
- отправляет документы заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (для подтверждения факта отправки документов);
- оставляет себе копию трудовой книжки (это позволит восстановить данные, если документ будет утерян при пересылке).
Не полученная работником трудовая книжка остается в компании до ее востребования.
Пересылка трудовой книжки почтой производится в том случае, если работник попросит об этом. Отправлять ее лучше заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях
Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!
Источники:
hr-portal.ru online-buhuchet.ru opersonale.ru pravoved.ru nalog-nalog.ruКомментариев пока нет!