Как правильно грамотно написать письмо
Как правильно написать официальное письмо
Деловая переписка – примеры писем
Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых. чтобы не допускать ошибок. Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма.
Как научиться писать деловое письмо на английском языке
В любом из этих случаев важно, чтобы ваше произвело на адресата нужный эффект.
Для этого должно быть:
- коротким и содержательным
- написанным грамотно
- правильно оформленным
- вежливым, даже если это жалоба или претензия
- написанным по существу
В английском языке существует ряд правил, которых стоит придерживаться при написании делового.
Как правильно написать официальное письмо образец
Каждое обращение должно иметь письменный вид.
Официальные письма отсылаются в самых разнообразных случаях.
Это может быть: требование произвести оплату, просьба предоставить продукцию без оплаты, претензия о возврате долга и так далее. К официальным обращениям особых форм не применяется. Законодательство Российской Федерации предполагает вольное написание.
Но, помимо этого, существуют общепринятые нормы.
Как составить деловое письмо на английском?
Деловое предложение для истинных ценителей своего времени: полное содержательное резюме для иностранной компании на английском взамен на 10 минут вашего времени! В 21 веке провожают по одежке, а встречают по, пускай даже и электронному.
Научитесь составлять грамотное деловое письмо на английском и. пускай вам улыбнется удача! Все знают, что графа «знание иностранных языков» есть в резюме любой серьезной компании.
Каждый из нас может вспомнить время, когда садился за письменный стол, брал ручку и лист бумаги и строчили длинные письма людям, с которым были лишены непосредственного общения.
Затем складывали в конверт, несли на почту и отправляли адресату. Такая переписка использовалась на протяжении многих десятилетий и была единственным способом общения с человеком, которого нет рядом. В настоящий момент, в мире технологий и мобильных телефонов писание отошло на задний план – проще позвонить или написать в соцсети, узнать как дела, поделится важной информацией?
Тем не менее, каждый человек должен уметь писать письма и владеть основными правилами эпистолярного жанра, который в последние годы переживает не лучшие времена.
Как правильно писать письма на английском
Содержание и форма вашего письма во многом будет зависеть от характера, цели и от того, к кому оно обращено. Наиболее четко различаются деловая переписка и персональная.
Структура этих примерно одинакова, но к деловым письмам предъявляются четкие требования, нарушать которые нельзя.
Поэтому мы подробно рассмотрим именно правила написания официально — деловых писем на английском языке, которые представляют наибольшую сложность для отправителя.
Как правильно написать деловое письмо
Первым вопросом, который возникает – это с чего начинать письмо, и как его заканчивать.
Также существует определённая последовательность размещения в информации, оформление и порядок употребления в специальных терминов.
Грамотная переписка – это залог успеха, и своеобразная визитная карточка компании.
Начинается деловое письмо обычно со слов приветствия и обращения к партнёру.
Как написать официальное письмо
Регистрационный номер письма. включающий в себя дату подписания руководителем, необходим для Вашего же удобства.
Например, Вы решили отправить в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру.
Особенно это актуально для государственных учреждений.
Прежде всего обратите внимание на фирменный бланк.
избегать рассуждений, излишних оборотов речи и повествований; 4. сохранять нейтральность и доброжелательность тона изложения, не допуская иронии, сарказма, грубости и излишнего накала эмоций; 5. преобладающе использовать логическую оценку ситуации и фактов.
Их можно получить, воспользовавшись ссылками, под данной публикацией. Эта разъяснительная статья сможет послужить хорошим подспорьем при написании.
Как написать деловое письмо?
В процессе работы мы часто сталкиваемся с официальными документами. И порой бывает, что у любого сотрудника помимо задачи получать корреспонденцию, появляется необходимость на нее отвечать. Как правильно писать деловое письмо?
С таким вопросом ежедневно сталкиваются многие. А это значит, что пора научиться писать официально и грамотно. Вне зависимости от содержания официальной корреспонденции, существуют нормы и требования ее написания.
Как правильно грамотно написать письмо
Как научиться писать красивые деловые письма?
К деловому письму как основному инструменту бизнес-общения предъявляются, прежде всего, требования конкретности и рациональности. Это обусловлено и самой средой, и сложившимися внутри нее нормами. Казалось бы, причем здесь красота, и как она может относиться к деловому письму?
Красота в общепризнанном понимании — это гармония всех составляющих предмета или явления. В этом смысле красота делового письма состоит в гармоничном сочетании стиля, содержания и смысла. Красивое деловое письмо в большей степени обращает на себя внимание адресата. Давно известно свойство красоты вызывать эстетическое и эмоционально удовлетворение. Привлекая к себе внимание, несмотря на жесткие нормы и требования, красивое деловое письмо способно в большей степени достигнуть поставленных целей, чем стандартизированное.
Итак, как же добиться красоты и вместе с тем лаконичности делового письма?
Прежде всего — стиль. Употребление устоявшихся выражений, характеризующих официально-деловой стиль, — самый простой способ соответствовать ему. «Сообщаем, что…», «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…», «Убедительно просим Вас (дать ответ, не задерживать решение)» и тому подобное. Казалось бы, нет ничего проще, чем соединить три вышеупомянутых характеристики, используя набор общепринятых или даже утвержденных ГОСТом формулировок и фраз. И это прекрасно удается, особенно если необходимо написать простой текст.
Во-вторых, даже стандартные, однозначно воспринимаемые в деловой среде фразы, требуют особого внимания в употреблении, особенно в эмоционально окрашенных смысловых блоках официальных писем. Эмоциональная окраска в деловой переписке носит скорее характер вежливости и «очеловечивания» достаточно сухого официально-делового стиля. Бояться ее не стоит, но и злоупотреблять также не следует.
Эмоционально окрашенные слова и фразы могут придать позитивный или негативный акцент тексту, в зависимости от ситуации и целей.
Формализованная формулировка: «Выражаем благодарность Вам и специалистам ОАО «Флиппер» за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ».
Эмоционально-окрашенная формулировка (позитив): «Мы чрезвычайно благодарны Вам и специалистам ОАО «Флиппер» за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ».
Формализованная формулировка: «Если Ваша позиция по указанным пунктам Приложения не будет пересмотрена, мы будем вынуждены отказаться от сотрудничества с Вашей торговой компанией».
Эмоционально-окрашенная формулировка (негатив): «В случае Вашего отказа от пересмотра указанных пунктов Приложения мы, к сожалению, вынуждены будем отказаться от сотрудничества с Вашей торговой компанией».
В обоих примерах сохранен стиль официально-деловой переписки. При этом с помощью стандартных для данного стиля фраз передано отношение к событиям.
Наличие в одном письме смысловых блоков разной эмоциональной окраски — уже давно норма, иллюстрирующая знание и соблюдение правил делового этикета.
Например, выражение в позитивном ключе уважения к адресату и высказывание своих реальных проблем или опасений уже в негативе: «Мы очень благодарны Вам за оперативность в работе, за принятие во внимание наших пожеланий, а также за активный поиск компромисса в вопросе о размере аванса. К сожалению, предлагаемый Вами новый вариант размера авансового платежа (…% от общей стоимости транспортных услуг) является для нас неприемлемым. Эта сумма представляется необоснованно завышенной. По нашему мнению, современная практика договорных отношений при предоставлении услуг подобного рода не оперирует авансовыми платежами свыше . %».
Содержательная точность письма — одна из важных составляющих лаконичности и совершенства. Факты, аргументация, логичность — все это знакомо тем, кто ведет деловую переписку. Добиться максимальной информативности и доходчивости тут поможет простота изложения. Оправданное официально-деловым стилем, утяжеление схемы «подлежащее + сказуемое», конечно, не изменяет содержание и смысла, но не всегда делает текст конкретным и простым для понимания.
И лингвистическая теория, и созданные практикой лучшие образцы делового письма показывают, что ресурс современного русского языка достаточно широк и позволяет создавать красивые, элегантные и вместе с тем информативные и конкретные тексты в деловой переписке.
Дело в большей практике, коммуникативной и языковой интуиции и опоре на примеры. Так же регулярность и стремление к совершенству в своей работе — отличные помощники в создании красивых деловых писем.
Считаю, что красота делового письма заключается, в первую очередь, в гармоничности его составляющих. Красота делового письма — это лаконичность, точность и не перегруженность текста.
Требование краткости заставляет автора письма более четко формулировать тему и содержание документа, исключая лишние слова, которые не несут лишней информации. И здесь принцип «краткость — сестра таланта» как нельзя лучше отражает требования к составлению деловых писем. И чем четче вы изложите свою мысль на письме, тем быстрее адресат поймет, что вы от него хотите. Грамотно оформленное и составленное письмо — это признак вашего профессионализма и уважения к своему респонденту.
Считается, что объем грамотно составленного делового письма должен быть не более одной страницы печатного текста.
Кроме того, не стоит забывать о том, что русская школа делового письма отличается от западной. Для отечественной практики деловой переписки характерен так называемый «мы подход» (глаголы во множественном числе). В западной школе делового письма чаще наблюдается «я подход». Он проявляется в использовании личного местоимения «я», глаголов в ед. числе в форме первого лица и индивидуальных обращениях.
Для составления деловых писем, требуется определенный уровень культуры и профессиональные навыки, которые несложно получить, постоянно практикуясь или пройдя тематические тренинги.
Но, выбирая тренинги по деловому письму, поинтересуйтесь у организаторов: написанию каких писем они будут вас учить? Часто бывает, что на подобных тренингах дают структуру и стилистику написания рекламных писем, а не официально-деловых. А это абсолютно два разных вида письма!
Игнатьева Елена Сергеевна, бизнес-консультант по вопросам этикета и имиджа, коуч. Генеральный директор консалтинговой группы «Ардис».
Член Национальной ассоциации специалистов по протоколу. Преподаватель МВА по курсу «Международный деловой этикет», «Делопроизводство компании» «Правила деловой переписки». Автор более 70 публикаций в деловой прессе.
Кеппер Дмитрий Николаевич, кандидат технических наук Аудитор систем менеджмента ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 Технический директор ЗАО «Инновационные технические решения».
Как грамотно составить сопроводительное письмо
Вернуться к списку статей
Российские работодатели, особенно в крупных компаниях, все чаще перенимают европейские системы и методики общения с соискателями. Сопроводительное письмо – одно из таких нововведений, которое как минимум докажет серьезность ваших намерений и умение следовать корпоративному этикету, как максимум – при грамотном составлении - позволит глубже заинтересовать менеджера по персоналу вашей кандидатурой.
- Какова задача нанимателя? Что они позиционируют как ключевой момент, выделяющий данную фирму из толпы ее конкурентов?
- Какая клиентская база имеется у вашего потенциального нанимателя? Какова целевая аудитория компании?
- Какова история компании? Кто ее основал? Кто развивал бизнес?
- Имя необходимо напечатать жирным шрифтом, размер 14 или 16;
- Адрес и прочую контактную информацию печатайте шрифтом нормального размера – 12;
- Шрифт шапки не должен быть обязательно Arial или Times New Roman, как в остальном письме, но он обязан смотреться профессионально и быть легко читаемым. Самое главное, не забудьте включить самую свежую информацию, чтобы наниматель мог с легкостью связаться с вами (двух телефонных номеров и факса более чем достаточно – больше не нужно, а меньше можно);
- Возможно, вы захотите вставить один пропуск строки под шапку, чтобы создать видимый акцент и отделить шапку от остального письма.
Вышеуказанные блоки можно расположить вверху по-разному, например: в центре листа, всю информацию подряд, по строкам; имя и адрес слева, телефон и электронный адрес справа; имя и адрес посередине, телефон слева, e-mail адрес справа, и т. д. Но телефон и e-mail лучше как-то выделить, поместив отдельно, чтобы работодатель их не искал.
Напишите ваше сопроводительное письмо
Упомяните о приложениях. Что бы вы ни прикрепляли/не вкладывали в письмо, вроде резюме или портфолио, необходимо отметить, что письмо содержит приложения: слово «Приложение:» или «Приложения:» в нижней части письма, обычно слева, и список.
Просмотрите ваше сопроводительное письмо
Какие вопросы стоит задать себе при составлении сопроводительного письма?
1. Каково полное название компании, на должность в которой вы претендуете?
2. Как звучит полное имя человека, которому вы адресуете письмо?
3. Каков точный адрес (включая подразделение и номер комнаты) получателя письма?
4. Как грамотно звучит полное название должности, на которую вы претендуете и есть ли у нее свой кодовый номер, который стоит включить в письмо?
5. Каков тип и уровень должности, на которую вы претендуете: начальный уровень (младший сотрудник), менеджер, или высший уровень (руководитель высшего звена).
6. Какими навыками вы владеете, но не используете в полную силу на вашей текущей должности? Будет ли от идеального кандидата на новую должность требоваться использование данных навыков в большей степени? Какие возможности вы упускаете на текущей должности? Ответьте для себя на эти вопросы, это поможет вам объяснить, почему вы заинтересованы занять конкретную должность, например: вам нужна «возможность продвижения по службе» или «возможность научиться чему-то новому».
7. Какова ваша текущая позиция – в отношении работы или образования? Этот вопрос может показаться банальным, но умение дать четкое название и определить вашу текущую позицию имеет огромную ценность. К примеру, вы можете быть «аспирантом кафедры программирования и статистики в университете _______» или «специалистом по связям с общественностью в области печатного оборудования».
8. Каково общее-основное описание ваших достижений/опыта в той области, на должность в которой вы претендуете? К примеру, за вашими плечами может быть: «пятнадцатилетний опыт безупречной/образцовой работы в области клиентского сервиса», «выдающийся опыт в области научных исследований и открытий», «безукоризненная история и надежная репутация в автомобильной индустрии».
9. Какие ценные качества и умения вы можете предложить компании? Перечислите несколько основных и наиболее релевантных из них в своем сопроводительном письме, например: «обширный опыт работы с начинающими Интернет-компаниями», «доказанное умение успешно решать проблемы» «отшлифованный навык руководства командой специалистов».
10. Чем вы поможете в достижении конечной цели компании, если вам предоставят желаемую должность? «Повысите нижнюю планку», «добьетесь цели обеспечивать только лучшее обслуживание в клиентском сервисе», «расширите их клиентскую базу и повысите доход» (этот вариант необходимо вставлять в письмо очень аккуратно, чтобы не оскорбить управленцев компании).
Как грамотно написать письмо
Как научиться грамотно писать тексты
Если Вы решили зарабатывать с помощью написания текстов за деньги, то Вам не обойтись без умения грамотно их писать. Не каждый человек может делать это, но проблема эта решаема. В статье представлены несколько несложных упражнений, которые помогут Вам научиться грамотно писать тексты.
Для того, чтобы правильно писать по-русски, нужно много читать.
В любое удобное и свободное время читайте то, что Вам нравится.
Как научить ребенка грамотно писать
Грамотность бывает не только врожденной, но и приобретенной.
Каждый человек в любом возрасте — хоть трехлетний малыш, хоть пенсионер — в состоянии научиться писать без ошибок. Причем сам процесс обучения можно сделать веселым и увлекательным!
Знаете ли вы, что такое импритинг? Если кто запамятовал, мы напомним: импритинг в переводе с английского — это первое запечатление.
Или, упрощенно говоря: что вижу в первый момент, то и фиксирую.
Как грамотно написать письмо
Во-первых, это говорит о том, что вы соблюдаете деловой этикет.
Во-вторых, этот небольшой текст может рассказать о вас гораздо больше, чем сухое резюме.
А ведь есть люди, которые вместо сопроводительного письма ставят точки, какие-нибудь символы, бессмысленный набор букв (да, и такое бывает). Кто-то просто дублирует часть резюме.
либо скромно пишет «Добрый день!», «Отклик на вакансию».
Подготовка делового письма
С какими бы целями не составлялись деловые письма, пишутся они для достижения желаемой цели в бизнесе. Не любой сотрудник организации обладает должной компетентностью в области деловой переписки, при неумелом подходе есть риск и вовсе испортить репутацию фирмы одним письмом.
Зато если воспользоваться услугой составления письма в нашем агентстве, адресат наверняка заинтересуется сотрудничеством с вами. Деловые письма не теряют актуальности в решении рабочих вопросов и маркетинговых задач.
Перед тем, как написать деловое письмо, подумайте, какого конечного результата вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.
Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.
Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа – не менее 1,5 см.
В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это.
Как грамотно написать деловое письмо?
Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю коммерческой компании, партнеру, чиновнику или на худой конец в ЖЭК.
Но если вы считаете себя бизнесменом, пусть даже и начинающим или собираетесь открыть свой бизнес, пусть даже в далеком будущем, вы обязаны научиться грамотно, писать деловые письма.
Прежде всего, отсутствием эмоциональных составляющих, и преобладанием логики и прагматического, рационального изложения вашей просьбы или предложения.
Письма составляются по самым различным вопросам деятельности, их предметом могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, разъяснения, отзывы, изменения и т.п. В данной главе рассматриваются основные элементы деловых писем, даются практические рекомендации по их составлению, включая подробную информацию по подготовке различных типов деловых писем.
Нужный Вам тип делового письма, прежде всего, определяется целью Вашего сообщения.
Вот пример письма, написанного неграмотно с точки зрения психологии отношений. Автор его начальник крупной товарной станции. Получатель — слушатель моего семинара.
Как оно может подействовать на адресата? Сначала прочитайте. «Зерагет и сыновья ин корпорэйтед.
Мистеру Эдварду Вермоли. Джентельмены, обработка всех грузов на нашей станции на данный момент затруднена, в связи с их резко возрастающим объёмом во время после обеда.
Русский язык – один из самых сложных языков в мире. Вместе с тем, его сложность открывает множество возможностей использования различных приёмов, которые украшают нашу устную и письменную речь.
1. Прежде всего, орфографическая грамотность.
Любой текст, даже изобилующий различными красочными метафорами, но содержащий нелепые орфографические ошибки, будет выглядеть несерьёзно. Сейчас довольно часто можно встретить людей, которые, имея два высших образования, допускают ошибки в правописании.
Как писать email письма грамотно — E-mail этикет
Наверное, все слышали выражение “Не волнуйся из-за мелочей”, и оно применимо ко многим аспектам жизни. Но когда речь идет об электронных письмах, каждая мелочь имеет значение.
Правила как писать email и почтового этикета указывают, что является уместным, а что нет, когда человек отправляет сообщение потенциальному клиенту, деловому партнеру, коллеге, менеджеру или знакомому. Они помогают избежать ошибок и недопонимания.
Зачем нужен почтовый этикет?
Исследования показывают, что ошибки серьезно влияют на восприятие человека другими людьми. Во время одного эксперимента участники, которые прочитали электронное письмо с грамматическими ошибками, подумали, что автор был менее добросовестным, умным, и заслуживающим доверия, чем те, кто прочитали то же самое письмо без ошибок.
В другом опыте люди подавали заявку на финансирование, и получали менее выгодные условия, когда в их запросах были орфографические ошибки.
Это и не удивительно. Когда человек читает письмо, полное ошибок и опечаток, он думает об одной из двух вещей:
- Отправитель не знает основных правил правописания и грамматики.
- Отправителя не настолько заботит это сообщение, чтобы проверить его перед отправкой.
Ничто из этого не станет хорошей основой для отношений. Чтобы избежать этих ошибок, на помощь приходят советы по почтовому этикету, которые должен знать каждый профессионал (особенно тот, кто общается с клиентами) и следовать им.
Пунктуация незаметна, когда ее используют правильно, и очевидна, когда это делают неправильно. Не стоит портить впечатление о себе перед получателями — эти правила нужно запомнить и неукоснительно следовать им.
1. Конечная пунктуация
Каждая строка должна заканчиваться конечным знаком препинания, т.е. точкой, вопросительным или восклицательным знаком. Если пропустить этот знак, будет похоже на то, что мысль не закончена.
Неправильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение
Правильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение.
Вопросительные и восклицательные знаки следует использовать умеренно. Если в одном письме будет слишком много вопросительных знаков, может показаться, что это допрос получателя.
Каков Ваш статус? Вы уже поговорили со своей командой? Вы свободны для звонка завтра в полдень, чтобы мы могли обсудить какие-то потенциальные изменения?
И если переборщить с восклицательными знаками, можно показать себя как гиперактивного и перевозбужденного.
Еще раз спасибо за вчерашний продуктивный разговор! Хорошие новости: я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили сделку! Не могу дождаться нашего сотрудничества!
Точка с запятой может использоваться для соединения двух отдельных, но связанных между собой предложений. Это не то же, что и запятая.
Неправильно: Она может позвонить мне завтра, тогда она сможет дать мне ответ.
Правильно: Она может позвонить мне завтра; тогда она сможет дать мне ответ.
Одна из наиболее распространенных ошибок — ставить запятые там, где они не нужны. Самые важные правила:
Запятая ставится перед сочинительным союзом (и, но, а, или, зато), когда соединяет два равноправных простых предложения.
Я работал с подобным клиентом в прошлом году, и их процент открытия повысился на 20% за месяц.
Запятая используется для разделения пунктов в списке.
Я сосредоточился на длине писем, удобочитаемости и содержании.
4. Пунктуация приветствия
Есть несколько различных способов выделить приветствие (первая строка электронного письма, где к получателю обращаются по имени).
Если это формальное письмо, лучше использовать точку.
Уважаемая г-жа Фрост.
Если это относительно повседневное письмо, лучше использовать запятую.
И если это дружеское письмо, можно использовать восклицательный знак.
Люди, не посвятившие свою жизнь изучению грамматики (которая на самом деле намного менее прибыльна, чем продажи), так или иначе будут делать ошибки. Но никто не заметит этого, если также не знает об этом загадочном правиле. Просто нужно избегать основных ошибок, которые сильнее всего бросаются в глаза, и все будет в порядке.
Например, нужно знать разницу между:
- Чтобы/что бы
- Ввиду/в виду
- Насчет/на счет
- Тоже, также/то же, так же
- -тся/-ться
- Вообще/в общем (и помнить, что нет слов «вобщем» и «вообщем»)
В качестве редактора можно использовать инструменты вроде Grammarly, который находит все грамматические и орфографические ошибки в режиме реального времени, а также посылает еженедельный отчет об общих тенденциях.
Эмодзи в электронных письмах
Можно понять желание добавить улыбающееся лицо к достаточно жесткому предложению, чтобы смягчить его, или закончить шутку смеющимся смайлом.
Однако этого стоит избегать, если только получатель уже не использовал эмодзи сам. Исследования показывают, что использование смайлов в рабочих электронных письмах плохо влияют на репутацию: из-за них отправитель кажется менее компетентным (и они не помогают казаться более дружелюбным).
Строка темы должна быть содержательной и относительно короткой. В идеале, она должна дать получателю понять, хочет ли он открыть это письмо.
О чем говорится в письме? Абсолютно непонятно.
Правильно: “Краткое содержание звонка о заказе партии подушек от 02.12”
Этот заголовок не оставляет сомнений о содержании письма.
Выше упоминается пунктуация, которая используется при приветствии. Также нужно выбрать форму приветствия, которая может быть официальной или неофициальной, в зависимости от адресата и отношений с ним.
Лучше всего подойдет обычное повседневное приветствие, которое задаст дружественный, спокойный тон и выразит уверенность.
Примеры повседневных приветствий:
Если это первый контакт с человеком, или он занимает вышестоящую должность, стоит выбрать более формальный вариант.
Примеры формальных приветствий:
И примеры приветствий, которые нельзя использовать даже в качестве шутки:
- Эй!: Слишком неофициально и нетерпеливо
- [Имя]!: Слишком нерасполагающе
- Доброе время суток: люди так не разговаривают
- Всем заинтересованным лицам: Слишком безлично
- Уважаемый господин или госпожа: Слишком старомодно
- Привет, друг: Слишком пугающе
- Господа: Слишком старомодно
- Все: Слишком прохладно
Правильная концовка дополняет тон и содержание письма. Так как эту строку получатель читает последней, она влияет на его окончательное впечатление.
Если письмо написано в легком тоне, его можно закончить неформальной теплой подписью.
- Спасибо
- Еще раз спасибо
- Всего наилучшего
- Хорошего [дня недели]
- Хороших выходных
- До скорого
- Увидимся [завтра, в среду, когда вы вернетесь]
- С нетерпением жду нашего сотрудничества
- С нетерпением жду нашего следующего разговора
- С радостью выслушаю ваше мнение
Если тон письма более сдержанный, подпись должна быть соответствующей.
- Спасибо
- Благодарю за уделенное время
- Хорошего вам дня [выходных]
А вот заключительные строки, которые не следует использовать:
- Искренне: Слишком старомодно
- Всего доброго: Слишком недружелюбно
- От всей души: Слишком интимно
- Сердечно: Слишком неестественно
- — [Имя отправителя]: Слишком грубо
Нужно проверить трижды, написано ли оно правильно. Можно открыть профиль этого человека в социальных сетях и сравнить.
И не стоит сокращайте имя человека, если только он не подписывает свои электронные письма именно таким образом. Если он подписывается «Миша», можно использовать сокращенное имя; если же «Михаил», то нужно обращаться к нему соответственно.
При отправке SMS, в социальных сетях или чатах многие люди не используют заглавные буквы. Но при написании делового электронного письма это необходимо. Другими словами, нужно использовать заглавную букву в первом слове в предложении и в именах собственных.
Например: Собакам рады в HubSpot.
Невероятно трудно задать и поддерживать нужный тон в электронном письме. Исследования показывают, что люди существенно переоценивают, как часто их получатели правильно определяют, был ли их тон саркастичным или серьезным.
В то время как в 80% случаев они полагали, что получатели поймут все правильно, в действительности цифра приближалась к 56%.
Это означает, что половина электронных писем будет неправильно истолкована? Нет. Но это значит, что нужно тщательно подбирать слова и думать о том, как получатель может их воспринять.
Во-первых, нужно избегать фраз и слов с негативным значением. Они могут заставить человека казаться более встревоженным, раздраженным или взволнованным, чем он есть на самом деле.
Например: Ошибки, проблемы, неудача, задержка, кризис, неприятность, невезение.
Во-вторых, не стоит использовать сарказм. Есть большая вероятность, что получатель не поймет шутку, и впечатление об отправителе будет испорчено.
Например: “Я попросил бы свою команду рассмотреть это завтра, но вы же знаете, никто на самом деле не делает работу, полученную в пятницу”.
В-третьих, нужно исключить прилагательные и наречия с оценочным значением. Они делают письмо чрезмерно эмоциональными, хотя цель — выглядеть спокойно и профессионально.
Примеры: Очень, действительно, чрезвычайно, высоко, серьезно, глубоко
В-четвертых, можно подражать стилю собеседника. Следование его примеру будет гарантией, что автор случайно не обидит его. Если тот пишет короткие и прямые сообщения, нужно отвечать тем же. Если он пытается укрепить контакт, переходя на личности (например, “Я видел, что вы были на Бермудах; надеюсь, вы прекрасно провели время»), стоит сделать то же самое.
В-пятых, если есть сомнения, лучше позвонить. Каждый раз, когда предстоит потенциально напряженный разговор, хорошей идеей будет позвонить по телефону или Skype, или встретиться с человеком лично.
Шрифты и форматирование
Хочется причинить боль глазам получателя? Причудливые шрифты, яркие цвета и оригинальное форматирование в помощь.
Да, это сделает письмо гораздо более запоминающимся, но вместе с тем покажет полное незнание коммуникационных норм.
Нужно всегда использовать стандартный шрифт. Никаких цветов, кроме черного. Только стандартный размер шрифта. Не выделять жирным шрифтом или курсивом более одного слова (или ряда слов) в одном письме.
При копировании и вставке текста нужно очистить форматирование. (Команда + \ на Mac, Ctrl + Shift + N на PC.), Если не сделать этого, отрывок будет отличаться от остальной части письма.
Вставка полного URL в письмо занимает ценное место и выглядит неаккуратно. Вместо этого можно создать гиперссылку или вставить сокращенный URL.
Неправильно: Взгляните на это: https://digistr.ru/
Нужно указать где-нибудь в письме, что там есть приложение, чтоюы получатель не пропустил его.
Простого “я прикрепил [документ, электронную таблицу] для X” будет достаточно.
И нужно удостовериться в повторном прикреплении файлов, когда кто-то добавляется к почтовой цепи, или он не сможет увидеть их.
Плохая подпись может действительно плохо сказаться на репутации. Даже если написать самое красноречивое и убедительное письмо в мире, с неудачной подписью оно будет выглядеть любительским.
Стоит помнить: чем меньше — тем лучше, подпись должна быть относительно маленькой, простой и ограниченной. Там не место для любимой вдохновляющей цитаты, портрета или полного списка контактов. В идеале подпись должна включать имя, должность, номера телефона и/или сайта компании.
Кому: Эта область проста: адрес электронной почты человека, с которым нужно связаться.
Копия: Если хочется подключить кого-то еще, нужно добавить его адрес сюда. По сути, это означает “Эй, прочитайте это, но отвечать не обязательно”.
Этот вариант необходим, когда в письме есть релевантная информация или нужно соединить другого человека с фактическим получателем.
Скрытая копия (BCC): Эта функция также копирует контакт на адрес электронной почты, но никто помимо адресата не будет видеть, что он получили это письмо. Другими словами, если послать письмо Майклу Скотту, а скрытую копию Джиму Хэлперт, то Майкл не будет знать, что Джим тоже получил его.
Зачем использовать BCC?
Чтобы скрыть адреса электронной почты. Эта функция может использоваться, чтобы оставить чью-то электронную почту в тайне от других. Например, если рассылать группе людей письма о предстоящем событии, можно выбрать BCC для всх электронные писем, чтобы не разглашать чужие адреса электронной почты без разрешения.
Для общего сведения: BCC позволяет человеку, не включенному в тред, увидеть сообщение.
Хороший тон: BCC позволяет вежливо удалять людей из цепочки писем. Например, если босс представляет человека кому-то, это будет хорошим тоном отправить боссу скрытую копию в ответ. Это показывает, что человек ответил, не затопляя инбокс потоком писем туда и обратно.
«Ответить» против «Ответить всем»
Ответить: Этот вариант позволяет непосредственно ответить тому человека, который писал по электронной почте в последний раз. Если отвечать непосредственно на первое сообщение, ответ пойдет к оригинальному отправителю электронного письма. Но если ответить на письмо кого-нибудь другого из цепочки, в итоге ответ отправится только тому человеку.
Ответить всем: При выборе этого варианта ответ отправляется всем, чьи адреса в полях «К» или «Копия». Это полезно для сообщения информации, которая касается всех.
Если есть сомнения, лучше выбрать «Ответить». Не стоит быть раздражающим человеком.
Для соблюдения почтового этикета нужно соблюдать несколько правил при пересылке:
Некоторые электронные письма не предназначены для пересылки. Если контакт сообщает личную или закрытую информацию, нужно пересылать такие письма с больщой осторожностью.
При пересылке долгого почтового треда, хорошим тоном будет резюмировать то, что обсуждается в письмах, чтобы получатель точно знал, чего от него хотят. Нет ничего хуже, чем получить цепочку из 50 писем с примечанием, в котором просто говорится “посмотрите ниже”.
Чтобы пересланное письмо начало новую почтовую цепь (вместо того, чтобы быть частью текущего треда), нужно просто включить собственный комментарий в строку темы.
Строка темы новой ветви дискуссии: Взгляните на это! Fw: примечания со вторника
У всех переполненные ящики входящих сообщений и плотные графики, поэтому не всегда возможно ответить на письмо сразу же. Надлежащее время ответа зависит от человека:
Непосредственные участники команды: Ответ в течение 12 часов. Команда должна работать быстро и эффективно; к тому же, большинство писем касается оперативных вопросов.
Общие коллеги: Для всех остальных сотрудников время ответа составляет 24 часа. Не получается ответить в этот период времени? Нужно сообщить им, что письмо прочитано, и ответ будет готов к времени Х.
Внешние контакты: Если письмо не отмечено как срочное или то, на которое нужно ответить как можно скорее, подходящим временем ответа будет конец той недели, на которой это письмо получено — например, если его получили во вторник, необходимо ответить до пятницы этой недели. Для контактов высокой ценности время ответа составляет 24 часа.
Ответы при отсутствии на работе
Если сотрудник будет недоступен длительное время, автоматизированный ответ «ООО» (Out-of-Office) даст знать, что он не в состоянии ответить на сообщение до даты возвращения в офис.
Хорошие и плохие варианты для ответов ООО:
- Хорошо: Сообщить, сколько времени сотрудник будет недоступен.
- Плохо: Создавать ответ ООО на один день.
- Хорошо: Предложить другого сотрудника, с которым можно связаться по срочным вопросам.
- Плохо: Не сообщить этому коллеге, что его включили в ответ ООО.
- Хорошо: Включить «ООО» в свой заголовок писем, чтобы люди могли легко определить автоматизированный ответ.
- Плохо: Включать больше деталей, чем необходимо: например, где именно сотрудник проводит отпуск.
Если сотрудник берет отпуск на продолжительный период времени, может быть полезно оставить канал для связи в действительно срочных и требующих внимания ситуациях.
Не стоит добавлять “Пишу с телефона” или “Написано на телефоне — пожалуйста, извините за опечатки”. Многие люди используют это в качестве оправдания своей лени, чтобы лишний раз не перечитывать письмо, прежде чем нажать «Отправить».
Источники:
juridicheskii.ru www.sekretarskoe-delo.ru www.znaikak.ru finpravsentr.ru digistr.ruКомментариев пока нет!