Как правильно написать сопроводительное письмо о возврате документов
Как составить сопроводительный текст к отправляемым документам
При отправке документов их нужно снабдить сопроводительным письмом, которое поможет адресату разобраться в полученной документации. Бумаги могут отправляться партнеру, клиенту, в налоговую, в суд, в любую организацию или учреждение.
Сопроводительное письмо в краткой форме указывает назначение отправленных документов и может содержать их перечень. Данная информация позволит адресату быстро понять, для чего и от кого получены им бумаги, а также проверить, вся ли документация дошла в целости и сохранности.
Другие образцы сопроводительных писем:
Как написать сопроводительное письмо можно прочитать также в этой статье. Внизу представлена ссылка, по которой можно скачать образец сопровождающего текста к документации, отправленной клиенту, в налоговую.
Как правильно оформить сопроводительное письмо к документам
Обычно документация отправляются целенаправленно определенному лицу, поэтому необходимо в правом верхнем углу указать, для кого предназначено сопроводительное письмо и приложенные к нему бумаги.
Например, в случае отправке документального пакета в налоговую, в правом углу пишут наименование отделения ФНС и ФИО налогового специалиста, если известно. Можно указать также адрес получателя.
При отправке документов в другую организацию, нужно указать ее наименование, ФИО и должность получателя (если известно).
Письмо регистрируется в журнале для исходящей документации, исходящий номер пишется на бланке сопроводительного бланка, рядом указывается дата регистрации (написания).
Начать нужно с обращения — в вежливой форме пишется имя, отчество адресата.
Далее кратко пишется причина обращения к адресату, перечень документов, который приложены к сопроводительному письму. Если их много, можно оформить в виде таблицы. Для каждого бланка пишется название, дата, номер, копия или оригинал, количество листов и экземпляров. Вся эта информация пригодится получателю при проверке полученной документации.
Если от адресата ожидается какое-либо ответное действие, то об этом нужно сказать в тексте.
Сопроводительное письмо подписывается и передается вместе с приложенными документами в место назначения. Передать бумаги можно лично получателю, можно передать почтой ценным заказным отправлением с уведомлением о вручении.
Образец сопроводительного письма к документам — скачать.
Сопроводительное письмо к документам
Сопроводительное письмо составляется в том случае, когда нет возможности в отправляемом документе указать адрес его получателя. Сопроводительные письма, как правило, составляются в произвольной форме, но на официальном бланке в соответствии со стандартными требованиям делопроизводства. Далее в статье мы представим вам несколько образцов сопроводительных писем.
Информация, представленная здесь, в частности будет полезна тем, кто хочет составить сопроводительное письмо для своего резюме с целью его отправки потенциальному работодателю. Кроме того, советуем изучить дополнительно статью о правилах написания сопроводительных писем к резюме.
Сопроводительное письмо: правила написания
- Прочитав сопроводительное письмо, адресат должен сразу же понять, что именно вы направляете, и сам факт отправки.
- После основного текста вы при необходимости можете добавить свои комментарии или просьбы, но исключительно касающиеся отправляемых документов. Для всех остальных вопросов необходимо написать новое письмо.
- Внизу письма (как на образце) всегда указывайте на наличие приложений и количество их листов. Это, во-первых, возможно убережет от потери документов, во-вторых, облегчит обработку адресатом входящей корреспонденции.
В тексте письма вы перечисляете все приложения, тогда в самом конце отметка будет иметь следующий вид: «Приложение: на 5 л. в 2 экз.».
В обратном случае, если вы не называете в тексте отправляемые документы, то перечисляйте их в отметке. Выглядеть это будет так: «Приложение: судебный приказ на 9 л. в 1 экз.».
В ситуации, когда адресатов несколько, а приложение направляется только одному из них, указывайте это примерно в таком виде: «Приложение: на 8 л. в 5 экз. только по первому адресу».
На образце видно, что в сопроводительном письме проставляется регистрационный номер и исходящая дата. Это бывает очень полезно в том случае, если необходимо, например, доказать соблюдение сроков.
Ответственность за своевременное написание текста сопроводительного письма лежит на непосредственном исполнителе, а организация процесса его отправки – на службе делопроизводства.
Надеемся, что, изучив представленные образцы, вы получили нужную информацию и без труда справитесь с написанием сопроводительного письма. Возникшие вопросы по данной тематике вы можете оставить в комментариях к статье.
Как написать сопроводительное письмо к документам
Сопроводительное письмо — это один из видов делового письма, составляют которое во время отправки документов. В нем, как правило, в краткой форме перечисляются и описываются документы, у которых отсутствует адресная часть, указывается также их наименование, а также дальнейшие действия получателя данного письма.
Удобство такого сопроводительного письма состоит в том, что:
Первое. Данное деловое письмо является доказательством того, что отправлены определенные документы адресату. Поэтому такое лицо уже не сможет отрицать, что не получал их, так как в таком сопроводительном письме есть описание всех отправляемых в нем документов.
Второе. В таком письме есть вложенная инструкция адресованная получателю указывающая о его дальнейших действиях связанных с этим письмом и полученными документами. В основном перед ним стоит задача, решить какие полученные документы следует подписать и скрепить печатью, а также, какие необходимо обратно вернуть отправителю.
Способы правильного написания сопроводительного письма к документам
Данное письмо пишется согласно существующей общей его структуре. В шапке, то есть в самом верху письма, нужно указать должность, название организации и также получателя письма ФИО. Дальше следует указать дату отправки документа, его номер и написать заголовок письма. В конце пишется ваше обращение к адресату.
В сопроводительном письме к документам его текст начинается обычно со слов:
- Направляем Вам…
- Высылаем Вам…
- Мы представляем Вам…
Здесь следует указать наименование документов, которые отправляются, также их дату и номер и написать инструкцию адресату, которая разъясняет, что с полученными документами делать.
В сопроводительном письме в его основной части можно написать просьбу с такими шаблонными фразами:
- Получение просим подтвердить…
- Просим передать…
- Просим незамедлительно информировать…
- Просим вернуть…
- Настоятельно просим руководствоваться… и т.д.
Также допускается под основным текстом письма сделать отметку о имеющихся приложениях. Это позволит намного облегчить обработку почты и исчезнет вероятность потери отправленных отдельных экземпляров документов (см. пример).
В сопроводительном письме в заключительной его части должна содержаться подпись отправителя с указанием его должности и ФИО.
Сопроводительное письмо к документам оформляется на фирменном бланке компании.
Как составить сопроводительное письмо к документам?
Правила деловой корреспонденции требуют составления сопроводительного письма в письменной и электронной форме при направлении важных документов, например: договора, первичной документации, резюме, акта сверки и т. д.
Образец подобного письма представлен в данной статье. Письмо необходимо для того, чтобы канцелярия организации отправителя зафиксировала факт отправки, и соответственно, получатель – факт получения.
но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить
именно Вашу проблему,
позвоните юристу прямо сейчас:
Если Вам так удобнее,
Все консультации бесплатны.
Письменные документы с сопроводительным письмом можно лично вручить получателю под роспись на втором экземпляре письма, или направить корреспонденцию по почте с описью вложения и уведомлением о вручении.
Уведомление о вручении письма адресату подшивается ко второму экземпляру сопроводительного письма и хранится в папке исходящих документов в канцелярии организации.
Отвечая на вопрос — как написать сопроводительное письмо, отметим, что необходимо придерживаться принятых правил деловой переписки и изложить мысль лаконично, грамотно и ясно, для того чтобы получатель понял цель вручения ему документов.
По грамотно составленному сопроводительному письму можно сделать вывод о профессионализме сотрудника и эффективности документооборота организации в целом, поэтому нельзя пренебрегать оформлением.
Отдельно стоит упомянуть, что при подаче резюме на объявленную вакансию в режиме онлайн, все большее количество работодателей требуют направления сопроводительного письма.
Его нужно составить с указанием следующих параметров по форме:
- наименование вакансии, на которую подает соискатель;
- раскрытие мотивации;
- обоснование того, почему на его взгляд он подходит на эту должность.
По сути, сопроводительное письмо — это записка к прилагаемым документам.
Ее примерный шаблон выглядит следующим образом:
- дата и исходящий номер;
- сведения о получателе, если известно ФИО руководителя организации;
- вежливое обращение к адресату;
- указание на отправку документов в приложении и преследуемая цель;
- завершение основной части письма деловым комплиментом;
- подпись, расшифровка, должность.
Для юридических лиц письмо необходимо оформить на бланке в двух экземплярах на листе формата А4. Второй подшить в папку «Исходящие письма».
В случае необходимости предоставления подтверждения о получении адресатом корреспонденции, можно попросить расписаться уполномоченного сотрудника получателя на втором экземпляре.
Иванову И.И.Дорогой Иван Иванович,Настоящим направляем Вашему вниманию согласованный договор о совместной деятельности между нашими организациями. Просим подписать его в возможно короткие сроки и вернуть в наш адрес один оригинал договора. В случае возникновения вопросов, просим связаться с исполнителем ФИО по телефону: ______________.Приложение: на 5 листах.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество,
Директор ООО «Отправитель» /подпись/ ФИО
Снабжение документов сопроводительным письмом придает корреспонденции дополнительную важность и серьезность, позволяет подтвердить факт отправки, предусматривает возможность адресного возврата, а также разъясняет цель использования прилагаемых документов. Грамотно составленный текст – всегда красивый, краткий и ёмкий.
Смотрите видео, в котором разъясняется, как написать сопроводительное письмо к резюме:
Как правильно написать сопроводительное письмо о возврате документов
Часто бухгалтерия сдает в канцелярию счета-фактуры, акты и товарные накладные без сопроводительного письма. И это неправильно. Объясню почему.
Информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:
— подтверждает факт отправки;
— предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
— благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.
Сам факт регистрации входящих/исходящих документов особенно важен и может иметь далеко идущие последствия. Например, очень многие договоры содержат следующую формулировку:
7.1 Заказчик в течение пяти календарных дней с момента получения акта сдачи-приемки услуг обязан рассмотреть и подписать его или представить Исполнителю письменный мотивированный отказ от его подписания.
7.2. Если по истечении указанного срока Заказчик не подписал акт сдачи-приемки услуг и не представил Исполнителю мотивированный отказ от его подписания, то услуги считаются принятыми Заказчиком в полном объеме.
Я в свою практику ввела следующее: при отправке заказных писем, я оформляю еще и уведомление. В уведомлении пишу номер исходящего письма и название компании. Очень удобно! Так как при получении сотрудник расписывается в уведомлении, а это является доказательство.
Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
- сообщение о направлении документов,
- просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
Первая часть обычно так и начинается:
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
- «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
- «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
- «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
Реквизит «Приложение» оформляется согласно ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Подписывает сопроводительное письмо то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.
Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.
Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.
Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».
Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов. Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.
Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.
Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.
Источники:
9doc.ru delo-pro.ru jobresource.ru sovetnik.guru sekretar-eps.ruКомментариев пока нет!