Как написать заявление на неправильно оформленные документы
Заявление об установлении факта принадлежности документа
Образец заявления об установлении факта принадлежности документа с учетом последних изменений законодательства РФ.
Необходимость подтверждения принадлежности документа – весьма редкий, можно сказать даже экзотический случай в современной юридической практике. Тем не менее, возникновение подобных ситуаций не исключено. Чаще всего такие случаи возникают в гражданском обороте, когда вследствие невнимательности, спешки или по другим причинам в соглашение или иной подобный документ неправильно вносятся персональные данные. Ошибки могут быть самого разного характера, от неправильного написания даты рождения до написания другой фамилии, имени либо отчества одной из стороны.
Частенько подобные ошибки допускаются и кадровиками при оформлении документов пенсионного страхования, трудовых книжек и т.д. Причем ошибки должны быть настолько существенными, что в государственных органах или в иных случаях возникают сомнения в принадлежности документа конкретному лицу.
В этой ситуации, в случае невозможности устранить ошибку иначе, необходимо обращаться в суд с соответствующим заявлением. Его образец приведен ниже. Каких-либо сложностей при его написании не возникает. Подается заявление в районный суд по месту жительства гражданина. Размер госпошлины по таким делам составляет 200 рублей.
Заявителям стоит помнить, что данный порядок удостоверения принадлежности бумаг распространяется не на все документы. Если речь идет о документах, которые выдаются государственными органами, например, водительских правах, паспорте, свидетельстве о рождении и т.д., то все вопросы правильности записей должны быть устранены в административном порядке, то есть путем обращения в компетентный орган.
Это и законно, и логично, так как документ, выданный органом власти, должен быть правильным изначально. Можно себе только представить ситуацию, когда гражданину выдадут паспорт с ошибкой и при любом удобном случае ему будет необходимо предъявлять решение суда о том, что его паспорт принадлежит все-таки ему, а не другому лицу. Данный пример может и покажется смешным, но зато он весьма наглядный.
(Наименование районного суда, адрес)
(Ф.И.О, адрес проживания,
Заинтересованные лица: _________
(Ф.И.О, адрес проживания,
об установлении принадлежности документа
«___» «___________» 20 __ года мною, _______________________ (Ф.И.О. заявителя) получен (если речь идет о договоре или ином подобном документе, то заключен) ____________________ (указать название документа, отметить его реквизиты, указать, кем и когда он был оформлен).
При оформлении данного документа в него были неправильно внесены мои персональные данные _________________________ (указать, где допущена ошибка).
В соответствии с выданным мне паспортом (иным документом, на основании которого оформлялся документ с ошибкой) серии ___ № ________ (также указать, кем и когда выдан) мои персональные данные выглядят следующим образом: __________________________ (указать правильные инициалы, дату рождения или иные данные).
Вопрос внесения исправлений я пытался решить в досудебном порядке _______________________________ (указать, что было предпринято заявителем, например, обращался с письменным предложением к контрагенту о внесении необходимых изменений в договор). Однако во внесении необходимых исправлений в обозначенный документ мне было отказано по следующим причинам _________________________ (указать причину отказа).
В связи с чем, я вынужден был обратиться в суд, так как ________________________ (указать, зачем заявителю требуется внесение исправлений в документ, например, так как вторая сторона сделки отказывается признавать меня в качестве стороны соглашения).
Учитывая изложенное, согласно требованиям статей 131, 132, 264 Гражданского процессуального кодекса РФ,
Установить факт принадлежности ____________________ (Ф.И.О. дата рождения, адрес заявителя) _______________________ (указать название документа, номер, серию, кем и когда оформлен).
1. Копия заявления по числу заинтересованных лиц;
2. Квитанция об уплате госпошлины;
3. Документ, принадлежность которого подтверждается в суде;
4. Документ, подтверждающий невозможность решения вопроса в досудебном порядке, например, переписка с контрагентом, в которой содержится отказ на подобное предложение.
5. Документы, подтверждающие правомерность установления принадлежности документов (например, копия паспорта, реквизиты которого указаны в документе и т.д.)
6. Иные документы, подтверждающие доводы заявителя.
«___» «_________» 20__года Подпись _________________
Сопроводительное письмо к документам
- Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
С опроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.
Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:
- подтверждает факт отправки;
- предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
- благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.
Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.
Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»
Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
- сообщение о направлении документов,
- просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
Первая часть обычно так и начинается:
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
- «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр. »,
- «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
- «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)
Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)
Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.
Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.
3.21. . Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:
3.16. . Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:
Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.
Различные способы указания наименования приложения в тексте письма
Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).
Описание сброшюрованного приложения
Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от. №. »), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).
Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи
Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).
Приложение к письму имеет собственное приложение
Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).
Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких
Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).
По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.
Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения
Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!
Подписание и регистрация у отправителя
Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.
Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).
Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).
А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).
Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц
Сюрприз для заявителей – физических лиц
Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.
Просьба ответить в определенный срок
Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?
Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 30 дней 1 . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.
Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:
Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре
Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения.
Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.
Хранение сопроводительных писем
Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.
Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.
Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».
Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.
Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.
Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.
Этот срок прописан и в ряде документов, обязательных для конкретных писем/обращений или групп организаций, например, в Типовой инструкции по делопроизводству и работ архива в таможенных органах (утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160) или в Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Вернуться назад
Сопроводительное письмо к документам
Сопроводительное письмо должно быть подготовлено для отправки документов без адресной части на них. Иными словами, когда нет возможности указать получателя непосредственно на отправляемом документе. Сопроводительное письмо к документам составляется в произвольной форме на официальном бланке согласно стандартным требованиям делопроизводства. Ниже в статье будет приведен образец сопроводительного письма, даже не один.
Если вы хотите написать сопроводительное письмо с целью отправки резюме в кадровое агентство или непосредственно работодателю, то тогда просмотрите информацию на этой странице и еще полезно будет прочитать отдельную статью на данную тему «Сопроводительное письмо к резюме – образец составления».
Как написать сопроводительное письмо
1. Из содержания письма должно быть понятно: какие именно документы вы направляете и что вы их действительно направляете. Отсюда следует несомненная польза сопроводительного письма – доказательство отправки требуемого.
2. После сообщения о направлении документов вы можете по ходу текста сопроводительного письма сделать пояснения и высказать просьбы. Но все ваши комментарии должны касаться отправляемых документов. Если вам надо послать сообщение тому же адресату по иному вопросу, то вы должны написать другое письмо.
3. Всегда проставляется отметка о наличии приложений под основным текстом письма (смотрите на образце). В ваших интересах сделать эту отметку. Она облегчает обработку почты адресату и в вашей организации, так меньше вероятность потерять приложения.
Вы можете назвать непосредственно в тексте письма отправляемые документы, тогда в отметке просто указывают количество листов и экземпляров. Выглядит так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз.».
Также допустимо в основном тексте письма не называть отправляемые документы, тогда они перечисляются в отметке. Будет выглядеть примерно так: «Приложение: программа семинара на 2 л. в 1 экз.».
Иногда адресатов несколько, а приложения нужно отправить кому-то одному. Тогда отметка делается так: «Приложение: на 12 л. в 3 экз. только в первый адрес».
4. Позволяет проставить исходящий регистрационный номер и дату регистрации на сопроводительное письмо к документам – образец это иллюстрирует. Есть много случаев, когда очень важно доказать не просто факт отправки, а выдержать конкретный срок.
При этом ответственность за своевременную подготовку сопроводительного письма ложится на непосредственного исполнителя, а организация отправки документов (почтовое отделение, нарочно и т.д.) – на службу делопроизводства.
Я надеюсь, что с помощью представленных образцов вы получили достаточно информации, чтобы написать сопроводительное письмо к документам. Если есть вопросы, задавайте в комментариях.
Общие правила написания заявления
Каждый человек сталкивается в своей жизни с написанием заявлений. Это может быть заявление приема на работу, увольнения, перевода на другую должность или какое-либо другое. Не говоря уже о многочисленных бумагах, которые приходится писать в больницах, налоговой службе, банках и прочих учреждениях. И у человека сразу возникает вопрос о том, существуют ли какие-нибудь общие правила написания заявления.
Правила оформления заявления согласно УСОРД
Существует единая унифицированная система организационно-распорядительной документации, или кратко УСОРД. Она не является обязательной для исполнения для всех организаций, однако делопроизводители часто применяют изложенные в стандарте требования к оформлению документов.
По УСОРД составление заявления начинается с написания шапки, где указываются личные данные заявителя и руководителя организации. Слово «Заявление» пишется в левом верхнем углу, напротив шапки, там же указывается исходящий номер документа. Далее идет текст, в конце проставляется подпись и дата.
Однако иногда возникают такие ситуации, когда необходимо написать заявление без образца и без готового бланка. Есть ли в этом случае какие-нибудь правила написания заявления? Оказывается, есть, но они не закреплены законодательно ни в одном из кодексов РФ. Скорее, это правила деловой этики, исполнение которых помогает сторонам понять друг друга. Итак, что должно быть в вашем заявлении:
1. Исходящий номер и дата. Необязательное условие, но эта информация помогает отслеживать передвижение документа.
2. Шапка с информацией: кому адресована бумага и от кого.
3. Описательная часть.
4. Мотивировочная часть. Пишется при необходимости. Здесь указываются источники, которые подтверждают обоснованность ваших требований.
5. Резолютивная часть. Здесь описывается то, что вы хотите получить в итоге.
6. Список приложений.
7. Подпись и дата.
В заявлении не должно быть нецензурных выражений, так как это дает законное право не рассматривать этот документ.
И последнее: общие правила написания заявления не предусматривают оформления документа в строго письменной или печатной форме. На заявлении в письменном виде должна быть только подпись, а все остальное - на усмотрение заявителя.
Ошибка в документах – идите в суд
Все значимые события в жизни человека начинаются с самого рождения и сопровождаются выдачей правоустанавливающих документов (диплом, трудовая книжка, договор и т.п.). Правоустанавливающими документами подтверждается наличие у гражданина определенных прав, а иногда и привилегий. Однако, получая эти документы, в порывах радости или печали, граждане не обращают внимания на правильность написания в них данных о личности. В дальнейшем из-за ошибки в написании имени, отчества, фамилии могут возникнуть правовые последствия, связанные с невозможностью воспользоваться своими правами.
Так, например, ошибка в написании имени, отчества, фамилии, допущенная в свидетельстве о праве собственности или трудовой книжке, может впоследствии вызвать затруднения при оформлении наследства или пенсии. В связи с этим граждане вынуждены обращаться в суд для того, чтобы судебным решением установить факт принадлежности им или их близким правоустанавливающих документов.
Так, гр. П. обратилась в суд в связи с тем, что при оформлении наследства у нотариуса выяснилось: в свидетельстве о праве на наследство наследодателя указано неверно имя «Софья», а должно быть «София». Просит суд установить факт принадлежности свидетельства о праве на наследство именно «Софии», так как во всех остальных документах имя наследодателя записано так. Указанное обстоятельство препятствует получению свидетельства о праве на наследство по закону. Установить факт принадлежности правоустанавливающего документа в несудебном порядке не представляется возможным.
Гр. М. обратилась в суд с заявлением об установлении факта принадлежности договора купли-продажи жилого дома и земельного участка, а также свидетельства на право собственности на землю, в связи с тем, что при составлении договора купли-продажи допущена ошибка: неверно указано ее отчество – в договоре указана «Егоровна», а правильно – «Егорьевна» (как в паспорте и свидетельстве о рождении). Та же ошибка обнаружилась и в свидетельстве на право собственности на землю. Таким образом, необходимо в судебном порядке установить факт принадлежности указанных правоустанавливающих документов, так как это препятствует выдаче свидетельства о государственной регистрации права на указанные земельный участок и жилой дом.
Гр. П. обратился в органы социальной защиты для присвоения звания «Ветерана труда», но оказалось, что в удостоверении к знаку «Победитель социалистического соревнования 1978 года» неправильно написана одна из букв его фамилии. Указанная ошибка препятствует в присвоении ему звания и получении льгот. Устранить ошибку во внесудебном порядке не представляется возможным.
Установление фактов, имеющих юридическое значение, производится в соответствии со ст. 264 ГПК РФ. При этом должны соблюдаться следующие условия:
– невозможно внести изменения в правоустанавливающий документ органом, организацией, которые выдали данный документ;
– отсутствие спора о праве.
В заявлении должна быть указана цель установления факта принадлежности правоустанавливающего документа, а к нему приложены доказательства:
– подтверждающие, что правоустанавливающий документ принадлежит заявителю (копия паспорта, свидетельства о рождении, а также свидетельские показания, письменные доказательства). Обязательным является представление паспорта, свидетельства о рождении, где правильно указаны фамилия, имя и отчество;
– документ, подтверждающий невозможность внести исправления в документ (ликвидация предприятия, отсутствие архивных материалов);
– правоустанавливающий документ, чья принадлежность устанавливается (трудовая книжка, диплом, страховой полис и т.д.).
При подаче заявления в суд уплачивается государственная пошлина в размере 200 рублей. В судебном порядке может быть установлен факт принадлежности гражданину диплома об образовании, трудовой книжки, выписки из архива, сберегательной книжки, справок и т.п. Не подлежат судебному рассмотрению заявления об установлении факта принадлежности лицу воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств, так как данные документы носят личный, а не правоустанавливающий характер. Ошибки в таких документах могут быть исправлены выдавшими их органами и организациями.
Материал подготовлен помощником судьи А.Н. Дойниковой
Источники:
topurist.ru www.delo-press.ru delo-ved.ru fb.ru gazetaznamya.ruКомментариев пока нет!