Как правильно написать подтвердительное письмо

При подтверждении согласия с датой переговоров, ценой, условиями поставки и т. п. при удостоверении какого-либо факта, в письмах традиционно употребляются формулировки:

Как заработать на Форекс без опыта?

При получении какой-либо важной информации, документов, товаров организация может подтвердить факт получения с помощью написания письма-подтверждения. Образец такого письмо можно скачать в данном статье, в конце.

Письмо-подтверждение играет определенную, немаловажную роль в настройке доверительных отношений между партнерами. Подтвердив получение каких-либо ценностей, документов, информации, организация тем самым проявит уважением и внимание к отправителю. Подобные незначительные, на первый взгляд, знаки внимания положительно сказываются на имидже компании и увеличивает лояльность к ней со стороны партнеров.

Поэтому не стоит пренебрегать написание подобного рода писем, тем более, что займет это сущие минуты.

Как написать письмо-подтверждение?

Общая структура написания письма-подтверждения соответствуют представленной в этой статье. Подобным образом, например, оформляются также письмо-запрос. письмо-напоминание и прочие деловые письма.

Для оформления берется бланк формата А4, хорошо, если это будет фирменный бланк организации. Это избавит от необходимости указывать отдельно реквизиты организации. Если же используется обычный лист, то, как правило, в левом верхнем углу пишутся реквизиты организации: наименование, адрес, телефон.

В правом верхнем углу пишется, кому название организации адресата, ФИО лица, представляющего эту компанию.

Вверху указывается имя, отчество лица, к которому обращен текст с подтверждением.

Кроме того, ставится дата оформления и пишется заголовок.

В тексте письма высказывается подтверждение получения ценностей, документов, информации и пр. Например, «Мы получили от Вас предложение сотрудничества и подтверждаем..».

Кроме того, в бланке письма-подтверждения очень часто в конце добавляются слова с надеждой на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Скачать образец письма-подтверждения сотрудничества – ссылка .

Скачать образец письма-подтверждения получения товара – ссылка .

Письмо-подтверждение – это деловое письмо, которое пишется при необходимости подтвердить факт совершения какого-либо события, например, получение денежных средств, получение товара и пр. В данной статье вы можете бесплатно скачать образец написания письма-подтверждения получения товара и подтверждение сотрудничества. Ссылки для скачивания представлены в конце статьи.

Данный вид делового письма пишется далеко не каждой организацией, тем не менее, оно является достаточно важным, так как помогает проявить уважение ко второй стороне.

Например, организация получает товар от поставщика. Получатель товара может написать и направить поставщику письмо с подтверждением факта получения товарных ценностей и словами благодарности за своевременную и качественно выполненную поставку. В этом случае письмо-подтверждение повысит лояльность к покупателю со сторону поставщика, поднимет имидж компании покупателя в глазах поставщика.

Также письмо может быть написано для подтверждения получения любой важной информации, документов, ценностей, предложения сотрудничества (оферты ).

Таким образом, написанием письма-подтверждения пренебрегать не стоит, остается только определиться, как его правильно оформить?

Как написать письмо-подтверждение?

Любое информационное письмо имеет определенную структуру:

В случае написания письма с подтверждением необходимо придерживаться такой же структуры.

Основное внимание нужно уделить тексту документа, так как именно его будет читать адресат.

В тексте излагается причина написания – подтверждение получения ценностей, документации, информации и т.д слова благодарности и слова надежды на дальнейшее сотрудничество.

В качестве шаблона можно воспользоваться образцами, представленными ниже, просто скачайте их по соответствующим ссылкам бесплатно в формате word.

Образец письма-подтверждения получения товара – скачать.

Образец письма-подтверждения сотрудничества – скачать .

Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

Письмо-подтверждение - это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Написание данного вида делового письма сопровождается следующими шаблонными фразами:

Письмо-подтверждение печатается на фирменном бланке организации.

Разновидностью служебного письма является письмо-подтверждение, где адресат удостоверяет о получении сведений, различных документов и иных материалов (называют их), достигнутых договоренностей и прочее. В последнем случае необходимо в тексте коротко изложить суть.

Направление таких писем – обязательная часть деловых отношений, позволяющая снимать вопрос с контроля. Ключевые фразы: «Подтверждаем получение/намерение…» и т.д.

Письма-подтверждения печатаются на фирменных бланках предприятия, заканчиваются предложением, пожеланием или просьбой. Применяют в качестве знака внимания к получателю.

Образец письма-подтверждения скачать (Размер: 26,0 KiB | Скачиваний: 2 399)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Как правильно написать подтвердительное письмо

Это разновидность служебного письма, в котором выражаем тот или иной факт: подтверждаем получение писем, переводов, ценных бумаг. Например:

. Благодарим. Вас за предложение поставить (название товара), ее содержит. Ваше письмо от (дата), которого мы только получили и передали на рассмотрение в технического отдела

. Просим. Вас подождать несколько дней. Об окончательное решение мы сообщим. Вам дополнительно

. Уважаемые господа!. Ибни товари.

. Извините, но мы не можем согласиться на. Ваши условия. С

. Подтверждаем получение товаров, которые мы заказывали (№ 186-С от дата). Количество отгруженного товара соответствует накладной, а качество - образцам, которые мы получили в прошлом месяце

. В подтверждение нашей предварительной договоренности высылаем. Вам письменное приглашение принять участие в научной конференции, которая состоится (дата и место). Вашу доклад на тему"Искусство деловой переписки"внесено в программу конференции

. Оргкомитет конференции обеспечивает проживание в гостинице на период..

. Регистрация участников конференции будет проводиться (дата и время) в помещении (название, адрес)

. Спасибо за предложение принять участие в создании проекта и последующем строительстве металлургического комплекса в (название города)

. Официально подтверждаем свое согласие на выполнение проектных работ, строительство комплекса и подготовку персонала к эксплуатации предприятия

. Наша комиссия готова прибыть на переговоры в удобное для. Вас время. С искренним к. Вам уважением.

. Официально подтверждаем договоренность, которой мы достигли в письме от (дата)

. Бронирование: номера с до (дата) на одного человека и номеров на двоих стоимостью

конференц-залы на лиц с до (дата) стоимости за день. Питание:

обед в 1230 на лиц, стоимость учитывает также оплату за предоставленные услуги

. Фирма: (название). Приложение: проспект заседания

1. Мы с благодарностью подтверждаем получение. Вашего предложения от (дата)

2. Благодарны. Вам за повторную информацию о. Вашей специального предложения

3. Мы официально подтверждаем свое согласие и сообщаем, что

4 министерства образования и науки Украины подтверждает, что

5. С благодарностью подтверждаем получение. Вашего запроса и хотим заверить, что мы заинтересованы в установлении взаимовыгодного сотрудничества с. Вами

6 сообщает, что. Ваш заказ мы получили (дата) и сразу же приступили к изготовлению (название товара)

7. Мы уверены, что своевременное выполнение. Вашего заказа от (дата) будет началом взаимовыгодного сотрудничества между нашими фирмами

8. На подтверждение нашей предварительной договоренности высылаем. Вам письменное приглашение

9. Настоящим подтверждаем, что все заказанные товары были отгружены и отправлены без задержки согласно. Вашему коносамента

10. На подтверждение нашего телефонного разговора от (дата) просим. Вас принять официальный заказ на

11. Просим. Вас с должным вниманием отнестись к выполнению нашего заказа и в определенный (согласованный) срок предоставить (прислать) нам образцы

12. Экспедиторское агентство только подтвердило прибытие 25 (двадцати пяти) ящиков

7110 Сопроводительное письмо

Это служебное письмо, которое прилагается к основному документу (накладной, счета-фактуры, каталог, проспекта, прейскуранта, чертежей, буклетов, образцов новых товаров) и информационно сопровождает его обыч ичай это небольшое по объему письмо, содержащее названия и перечень присланных документов. Напримерд:

. В ответ на. Вашу просьбу от (дата) посылаем. Вам действующий ныне экспортный прейскурант к каждому из образцов (название товара). Просим сообщить, какие именно образцы. Вы заказывать

. Уважаемые господа! . Вам следующие документы:

счет-фактуру в двух экземплярах:

страховой полис на сумму счета плюс 10%, покрывающих инфляционный (банковский, валютный, дефляционный) риск;

полный комплект коносамента, написанного (оформленного) на распорядителя по бланковым индоссаментом и с пометкой"фрахт оплачен"на сумму...

. Просим подтвердить их получение

. Остаемся с уважением.

1. На. Вашу просьбу высылаем счет-фактуру за партию отгруженного товара

2. Для того чтобы. Вы имели полное представление о возможностях нашего предприятия, посылаем подробный иллюстрированный рекламный проспект

3. Высылаем. Вам рабочие чертежи

4. Добавляем перечень нашей новой продукции

5. Высылаем. Вам страховые бланки, необходимые для того, чтобы подать заявление о страховом случае

6. Высылаем. Вам страховой сертификат

7. На. Вашу просьбу надсипаемо перечень страховых тарифов на воздушные перевозки грузов

8. Добавляем также информационный бюллетень, в котором. Вы сможете прочитать об условиях лизинга

9. Брошюра, которую мы добавляем к письму, содержит информацию о суммах надбавок и снижений. В приложении описаны также преимущества заключения долгосрочного контракта

10. Высылаем. Вам копы счетов, срок оплаты которых истек

11. Просим пересмотреть последний каталог наших товаров и сообщить, какие из предлагаемых позиций. Вас заинтересовали

12. Надеемся, что. Вы заинтересуетесь

13. На. Вашу просьбу высылаем список референтов, которые могут предоставить. Вам нужную (подробную) информацию о качестве наших товаров

14. Рассчитываем на начало переговоров (сотрудничества) между нашими фирмами

15 будет рады напагодженню взаимовыгодных контактов с. Вашей фирмой

16. Позвольте предложить. Вам посмотреть рекламные проспекты и каталоги, в которых представлены последние образцы производимого нашей фирмой оборудования

Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая

Письмо-подтверждение (скачать образец)

Письмо-подтверждение – это еще один вид информационных писем, целью написания которого является заверение получателя в исполнении конкретных действий, получении каких-то документов или ценностей, адресованной информации. К этой статье прилагается образец подобного письма-подтверждения, сообщающего о получении товара и подтверждение дальнейшего сотрудничества.

Бланки Вы можете скачать бесплатно. Они находятся внизу статьи.

Какова функция письма-подтверждения?

Основная функция данного вида информационных писем – это налаживание контакта между партнерами. В качестве примера можно рассмотреть ситуацию, когда один партнер оправил товарно-материальные ценности другому. И получатель подтверждает с помощью такого информационного письма факт получения груза и выражает благодарность за своевременную отправку товара. Тоже самое касается и получения каких-либо документов или информации. Письмо-подтверждение помогает продемонстрировать свое особое отношение к партнеру и укрепить лояльность к своей компании, создает атмосферу доверия.

Контакт с партнерами через деловые письма имеет очень большое значение в процессе взаимодействия и налаживания эффективных взаимоотношений. Вот почему не стоит игнорировать необходимость их написания. Потребуется не так уж много времени, чтобы придумать несколько фраз, зато адресат почувствует себя значимым.

Учимся писать письмо-подтверждение

В данной статье Вы можете ознакомиться с образцами написания подобных писем. Всего их два. Первый – это письмо-подтверждение о получении товара и выражение благодарности за то, что его доставили вовремя. Второй образец – это подтверждение сотрудничества, как положительный ответ на коммерческое предложение.

Не смотря на то, что письма можно писать в свободном стиле, установленные правила деловой переписки важно соблюдать.

Обычно письмо адресуется конкретному человеку. Поэтому данные о нем (ФИО и должность) необходимо указывать в правом верхнем углу. Там же фиксируется и название организации.

Потом необходимо обратиться к получателю в вежливой форме, например: «Уважаемый Константин Сергеевич».

В основной части письма в свободной форме прописывается подтверждение какого-либо действия или события. Необходимо высказать благодарность и желательность дальнейшего продуктивного сотрудничества. Письмо подписывает отправитель и руководитель организации.Отправить его можно как по почте, так и по факсу или электронной почте.

Письмо-подтверждение – информационное письмо, в котором пишется подтверждение получения каких-либо материальных ценностей, денежных средств, информации, документов. В конце статьи находится ссылка, по которой можно скачать образец письма с подтверждением сотрудничества и получения товара.

Так как письмо-подтверждение относится к информационным письмам, то и оформлять его нужно, согласно правилам оформления подобных документов. Как написать информационное письмо?

Зачастую организации пренебрегают написанием письма-подтверждения, но документ имеет свою ценность, позволяет настроить доверительные отношения между организациями. Например, предприятие получило материалы от своего поставщика. Можно написать в ответ письмо с подтверждением того, что материалы получены, и выражением благодарности за своевременную поставку. Данное письмо создаст положительное мнение у поставщика о своем клиенте и настроит отношения на более доверительный лад.

Таким образом, казалось бы незначительное по важности письмо, но оно может значительно повысить имидж компании в лице ее партнеров.

Скачать другие бланки писем: запрос – скачать, оферта – скачать образец, напоминание – скачать, поздравление — скачать, приглашение — скачать.

Грамотно оформленное информационное письмо должно содержать реквизиты адресата и реквизиты лица, от которого пишется документ.

В правом верхнем углу следует указать, кому подтверждение направляется (название организации, ФИО и должность ее директора), в левом верхнем углу можно расположить реквизиты компании адресанта (название, адрес, телефон). Можно оформить письмо на фирменном бланке организации.

Под реквизитами адресанта пишется исходящий номер документа и его дата, а также заголовок.

Как правило, адресант обращается к конкретному физическому лицу, поэтому текст можно начать с обращения: «Уважаемый Иван Иванович».

Далее пишутся слова, подтверждающие получение денежных или материальных ценностей, документов, информации или предложений.

Заканчивается текст обычно словами благодарности и пожеланиями дальнейшего плодотворного сотрудничества.

Письмо подписывается и направляется адресату.

Скачать образец письма-подтверждения сотрудничества – ссылка.

Образец подтверждения получения товаров — скачать.

Письмо-подтверждение: правила написания, структура, примеры

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

• получение заказа / оплаты;
• принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
• согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Структура и правила написания письма-подтверждения

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

Заключительная часть

• С уважением,
• С наилучшими пожеланиями,
• Спасибо,
• и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению. Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Образцы подтвердительных писем

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)

Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

ФИО, должность, название организации,

Подтверждение бронирования туристических услуг

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,

Имя, должность, название компании.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

Источники:

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа:

Порядок перемещения физлицами товаров для личного пользования через границу

Как написать заявление в полицию на соседей алкашей

Какие социальные льготы отменили в Украине