Как правильно написать деловое письмо на английском
Шпаргалка делопроизводителя
Ваш персональный гид в мире документов
Как грамотно составить деловое письмо на английском языке
К деловому письму на английском предъявляются те же требования, что и на русском, поэтому оно должно быть:
При написании английского делового письма используются:
- бумага формата А4; поля — 2,5 см с 4 сторон;
- шрифт Times New Roman или Arial (10–12 размер);
- одинарный межстрочный интервал в пунктах, двойной межстрочный интервал между абзацами, двойной межстрочный интервал между последним предложением и прощанием.
Также необходимо оставить 3–5 строк для собственноручной подписи и сложить письмо три раза (по горизонтали) для размещения в конверте.
Как написать письмо на английском?
Все письма на английском языке имеют стандартную форму в следующей последовательности:
В левом верхнем углу письма располагаются логотип компании и реквизиты компании , если письмо пишется на официальном бланке. В адрес включается название компании, номер дома, название улицы, города, страны (заглавными буквами) и почтовый индекс. ФИО отправителя писать не нужно, они будут обозначены в конце письма.
SOUTH OFFICIAL BANK
123 New Avenue Boston 342134
Ниже пишем адрес получателя . Если письмо от частного лица, то начинаем с него.
Дата . Дату можно разместить слева или справа ниже адреса получателя. Формат даты также довольно гибок.
7 апреля 2012 г. можно записать как 7 April 2012, 7th April 2012, 7/4/12 или 07/04/12.
Дата в Великобритании пишется так: день/месяц/год — 7th of July. Дата в США пишется в следующей последовательности: месяц, число год — September, 12, 2013.
Справа можно написать адрес отправителя . Это не является обязательным, так как реквизиты компании указаны в шапки, а адрес частного лица указан на конверте.
Обращение . Стандартные формулы: Dear Sir, Dear Madam, Dear Ms. Jones.
Важно: к женщинам следует обращаться Ms., если вас не попросили использовать другое обращение: Miss — для незамужних женщин, Mrs. — для замужних.
Обращайтесь по имени и фамилии, если они вам известны. Если у адресата есть ученое звание, используйте его.
Dear Prof. Atkinson.
После обращения поставьте запятую.
В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие.
Заголовок к документу .
Coursework Programs in Business Administration.
Текст письма в котором может быть:
упоминание или ссылка на происходивший ранее разговор или рекламу продукта. В этом случае можно использовать выражения:
in reference to; referring to; with reference to .
Причина, по которой было написано письмо:
I am writing to inquire about…, apologize for, confirm, comment on .
Вопросы, которые вы хотели бы прояснить:
Could you inform us about…?; Please inform us as soon as possible about…; Please let us know…; We would like to have further details about.
Выражение надежды на дальнейшее сотрудничество:
I look forward to hearing from you soon
If your prices are competitive, you can expect repeat orders.
Best wishes, best regards — если вам хорошо известен человек, которому вы пишете
Yours faithfully — если вы не знаете имени адресата,
Yours sincerely — если вы знаете его имя.
Оставьте строку для росписи, ниже напечатайте свое имя и фамилию. В скобках можно указать, какое обращение вы предпочитаете.
Valentina Orlova (Ms)
Если к письму прилагается копия , то ее указывают ниже подписи следующим образом «cc: JohnSmith». Если английское деловое письмо имеет электронную форму, копии не указываются.
Приложения к письму обозначаются словом «Enclosure» либо сокращением
Деловое письмо на английском языке
Деловое письмо на английском языке является официальным сообщением на бумаге между партнерами по бизнесу и обычно передается через почтовое отделение, а иногда и курьером.
Такие письма, иногда называют "улиточная - почта" (в отличие от электронной почты, которая намного быстрее). Эта статья посвящена деловым письмам и бизнес переписке.
Итак, по содержанию деловое письмо на английском может быть:
Как пишется деловое письмо?
Письма пишутся от лица (группы), известном, как отправитель. Бизнес послание оправляется лицу именуемому получатель. Вот несколько примеров, отправителей и получателей:
* гражданин - правительственный чиновник
Примеры обращений в деловых письмах на английском и русском языках.
· Dear Sir or Madam
· Уважаемый г-н Рэд
· Уважаемая г-жа Белая
· Уважаемые дамы и господа
- We are writing to inform you that .
to enquire about .
· Мы пишем Вам сообщить, что .
· Я связаться с Вами по следующим причинам.
· Я недавно читал / слышал. . . и хотели бы знать. . .
· Увидев вашу рекламу в . , Я хочу .
· Мне было бы интересно в (получение / передача) .
· Я получил ваш адрес из . и хотел бы .
· Я пишу, чтобы рассказать вам о .
О прошлой встрече
- Thank you for your letter of May 13 .
- Thank you for contacting us.
- In reply to your request .
- Thank you for your letter regarding .
- With reference to our telephone conversation yesterday .
- Further to our meeting last week .
- It was a pleasure meeting you in London last month.
- I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo.
- I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday . . .
· Благодарю Вас за Ваше письмо от 13 мая .
· Благодарим Вас за обращение к нам.
· В ответ на ваш запрос .
· Спасибо за Ваше письмо относительно .
· Со ссылкой на наш телефонный разговор вчера .
· В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе .
· Было очень приятно встретиться с вами в Лондоне в прошлом месяце.
· Я с удовольствием обедал с вами на прошлой неделе в Токио.
· Я бы хотел, чтобы подтвердить основные моменты мы обсуждали во вторник. . .
- We would appreciate it if you would .
- I would be grateful if you could.
- Could you please send me . . .
- Could you possibly tell us/let us have.
- In addition, I would like to receive .
- It would be helpful if you could send us .
- I am interested in (obtaining/receiving. )
- I would appreciate your immediate attention to this matter.
- Please let me know what action you propose to take.
· Мы были бы признательны, если бы вы .
· Я был бы признателен, если бы вы могли .
· Не могли бы вы прислать мне. . .
· Можете ли вы рассказать нам / давайте .
· Кроме того, я хотел бы получить .
· Было бы полезно, если вы можете отправить нам .
· Меня интересует (получение / передача . )
· Буду признателен Вам за немедленное внимание к этому вопросу.
· Пожалуйста, дайте мне знать, какие меры вы предлагаете принять.
· We would be happy to .
· Would you like us to .
· We are quite willing to .
· Our company would be pleased to .
- Мы были бы счастливы .
- Хотите, чтобы мы .
- Мы вполне готовы .
- Наша компания будет рада .
- We are pleased to announce that .
- I am delighted to inform you that .
- You will be pleased to learn that .
· Мы рады сообщить, что .
· Я рад сообщить Вам, что .
· Вы будете рады узнать, что .
· We regret to inform you that .
· I'm afraid it would not be possible to .
· Unfortunately we cannot/we are unable to .
· After careful consideration we have decided (not) to .
· Мы с сожалением вынуждены сообщить Вам, что .
· Боюсь, это не было бы возможно .
· К сожалению, мы не можем / мы не в состоянии .
· После тщательного рассмотрения мы решили (не) .
· I am writing to express my dissatisfaction with .
· I am writing to complain about .
· Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived.
· We regret to inform you that our order n°--- is now considerably overdue.
· I would like to query the transport charges which seem unusually high.
· Я пишу, чтобы выразить свое недовольство .
· Я пишу жалобу о .
· Пожалуйста, обратите внимание, что товары которые мы заказали на (дата) еще не прибыли.
· Мы с сожалением вынуждены сообщить Вам, что наш заказ N ° --- теперь значительно просрочены.
· Я хотел бы отметитьтранспортные расходы, которые кажутся необычайно высокими
· We are sorry for the delay in replying .
· I regret any inconvenience caused
· I would like to apologize for (the delay/the inconvenience) .
· Once again, I apologise for any inconvenience.
· Приносим извинения за задержку с ответом .
· Я сожалею, за доставленные неудобства
· Я хотел бы извиниться за (задержку / неудобства) .
· Еще раз приносим свои извинения за причиненные неудобства.
- Thank you for your quotation of .
- We are pleased to place an order with your company for .
- We would like to cancel our order n°.
- Please confirm receipt of our order.
- I am pleased to acknowledge receipt of your order n°.
- Your order will be processed as quickly as possible.
- It will take about (three) weeks to process your order.
- We can guarantee delivery before .
- Unfortunately these articles are no longer available/are out of stock.
· Благодарим Вас за цитату из .
· Мы рады сделать заказ с в Вашей компании для .
· Мы хотели бы, чтобы отменить наш заказ N ° .
· Пожалуйста, подтвердите получение наш заказ.
· Я рад подтвердить получение Вашего заказа № .
· Ваш заказ будет обработан в кратчайшие сроки.
· Это займет около (три) недели для обработки Вашего заказа.
· Мы можем гарантировать доставку до .
· К сожалению, эти статьи уже не используется / нет на складе.
· Please send us your price list.
· You will find enclosed our most recent catalogue and price list.
· Please note that our prices are subject to change without notice.
· We have pleasure in enclosing a detailed quotation.
· We can make you a firm offer of .
· Our terms of payment are as follows :
· Пожалуйста, присылайте нам свой прайс-лист.
· Вы найдете наш последний каталог и прайс-лист.
· Пожалуйста, обратите внимание, что наши цены могут быть изменены без предварительного уведомления.
· Мы удовольствием прилагаю подробные цитаты.
· Мы можем сделать вам предложение фирмы .
· Наши условия оплаты являются следующие:
· Our records show that we have not yet received payment of .
· According to our records .
· Please send payment as soon as possible.
· You will receive a credit note for the sum of .
· Наши записи показывают, что мы еще не получили выплаты .
· По нашим данным .
· Пожалуйста, присылайте оплату как можно скорее.
· Вы получите кредитное авизо на сумму .
Ссылка на документ
- I am enclosing .
- Please find enclosed .
- You will find enclosed .
· Вы найдете заключен .
· If we can be of any further assistance, please let us know
· If I can help in any way, please do not hesitate to contact me
· If you require more information .
· For further details .
· Thank you for taking this into consideration
· Thank you for your help.
· We hope you are happy with this arrangement.
· We hope you can settle this matter to our satisfaction.
- Если мы можем быть более подробной информации, пожалуйста, сообщите нам
- Если я могу помочь в любом случае, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне
- Если вам требуется больше информации .
- Более подробно .
- Спасибо, что нашли это во внимание
- Спасибо за помощь.
- Мы надеемся, что вы довольны этой договоренности.
- Мы надеемся, что вы можете решить этот вопрос, к нашему удовлетворению.
Говоря о будущем
· We look forward to a successful working relationship in the future
· We would be (very) pleased to do business with your company.
· I would be happy to have an opportunity to work with your firm.
- Мы рассчитываем на плодотворное сотрудничество в будущем
- Мы были бы (очень) рады иметь дело с вашей компанией.
- Я был бы счастлив, иметь возможность работать с вашей фирмой.
Говоря о будущем
· I look forward to seeing you next week
· Looking forward to hearing from you
· " " to receiving your comments
· I look forward to meeting you on the 15th
· I would appreciate a reply at your earliest convenience.
· An early reply would be appreciated.
· Я с нетерпением жду встречи с вами на следующей неделе
· Будем рады услышать от вас
· Я с нетерпением жду встречи с вами 15-го
· Буду признателен за ответ как можно скорее.
· Скорый ответ будет оценён.
Окончание деловых писем
· Yours sincerely, > (for all customers/clients)
· Regards, ( for those you already know and/or
with whom you already have a working relationship.)
· С уважением,> (для всех покупателей / клиентов)
· С уважением, (для тех, кого вы уже знаете, и / или
, с которыми у вас уже есть рабочие отношения.)
Зачем писать деловые письма на английском языке?
Есть много причин, по которым вам, возможно, придется написать деловое письмо или другую корреспонденцию:
* отклонить (принять) предложение
* приглашать или приветствовать
Есть определенные стандарты для оформления писем, хотя и допускаются некоторые изменения. Вот некоторые основные принципы:
* Использование формата А4 (европейский) или 8,5х11 дюймов (Северная Америка) бумага или фирменные бланки
* Используйте 2,5 см или 1 дюйм поля со всех четырех сторон
* Используйте простой шрифт, такой как Times New Roman или Arial
* Используйте 10 - 12 размер шрифта
* Используйте запятую после приветствия (Дорогой мистер Бонд,)
* Одинарный межстрочный интервал в пунктах
* Двойной межстрочный интервал между абзацами
* Двойной межстрочный интервал между последним предложением и прощанием (С уважением, наилучшими пожеланиями)
* Оставьте 3 -5 строк для собственноручной подписи
* cc: (что означает "копии") приходит после расшифровки (если необходимо)
* enc: (что означает "корпус") дальше (при необходимости)
* Сложить три раза (по горизонтали) для размещения в конверте
Хотите написать деловое письмо по английски, вы пришли по адресу. У нас вы найдете конкретные примеры.
© Все права защищены. Копирование материалов запрещено
Написание делового письма на английском языке
Как часто Вам приходится писать деловые письма на английском языке? Вы боитесь наделать много ошибок? Или, что покажетесь невежей, когда отправите собственноручно написанное письмо?
Будьте уверены, что эта статья научит Вас грамотно составлять деловое письмо. Тем более письмо такого плана — это не что иное, как система или, хотите, формула, со своим определенным набором правил.
Основные правила составления делового письма
Правил на самом деле не так уж и много. Человеку со средними знаниями в английском я зыке не составит труда его составить, как бы трудно это ни казалось.
Самое главное, что письмо состоит из блоков. Эта структурность позволяет быстро считывать информацию. И здесь экономят время все и получатель, и отправитель.
Отправитель собирает блоки воедино: адрес отправителя, дата, адрес получателя, обращение, введение и т. д. А получатель уже знает где находится основная информация и знакомится с ней.
Также блочная структура подразумевает ряд особенностей:
- тело письма строится из абзацев с одинарным отступом;
- красная строка отсутствует;
- весь текст выравнивается по левому краю.
Вторая особенность состоит в том, что не нужно писать слишком витиеватыми фразами. Предложения строятся просто и лаконично.
Элементы делового письма
Итак, общие правила определены. Теперь перейдем теперь к рассмотрению всех элементов по отдельности. Не будем терять время, ведь в деловой среде это важно.
Имя и адрес отправителя
Первый блок письма включает в себя реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.
Последовательность реквизитов следующая:
- имя руководителя;
- его должность;
- название компании отправителя;
- номер дома, улица;
- город, почтовый индекс;
- страна;
Mr Peter Ivanov
School of foreign laguages “LingvaMaster”
154 Tverskaya St
Пишется всё именно в этой последовательности. И, если Вы обратили внимание, то нет ни точек, ни запятых. Это называется «открытая пунктуация». Таким образом письмо не загромождается лишними элементами.
Расположение даты идет сразу под реквизитами, с отступлением в три строки.
Вариантов написания даты несколько:
После даты пишется адрес получателя.
Лучше всего указывать конкретное лицо для получения письма:
- полное имя получателя;
- должность;
- название компании;
- номер дома, улица;
- город, почтовый индекс;
- страна;
Mrs Barbara Grey
publishing company “GoodBook”
London SW1A 2AB
Как видите, расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.
Далее нужно поприветствовать адресата.
Всегда начинается с одного и того же слова «Dear…»(уважаемый(-ая)):
- Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Barbara Grey,
- Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam,
- В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs,
- Опять же, в случае с американской компанией, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Barbara Grey:
Если Вы устали учить английский годами?
Наши читатели рекомендуют попробовать 5 бесплатных уроков курса «АНГЛИЙСКИЙ ДО АВТОМАТИЗМА» с Анастасией Божок.
Те, кто посещают даже 1 урок узнают больше, чем за несколько лет! Удивлены?
Без домашки. Без зубрежек. Без учебников
Из курса «АНГЛИЙСКИЙ ДО АВТОМАТИЗМА» Вы:
- Научитесь составлять грамотные предложения на английском без заучивания грамматики
- Узнаете секрет прогрессивного подхода, благодаря которому Вы можете сократить освоение английского с 3 лет до 15 недель
- Будете проверять свои ответы мгновенно + получите доскональный разбор каждого задания
- Скачаете словарик в форматах PDF и MP3, обучающие таблицы и аудиозапись всех фраз
Первый абзац должен сразу вводить в курс дела, поэтому здесь тоже может быть несколько фраз-клише.
Все зависит от характера обращения:
- We are writing to inquire about… Мы пишем, чтобы навести справки о …
- We apologize for… Мы приносим свои извинения за …
- We confirm that… Мы подтверждаем, что …
- We would like to clarify… Мы бы хотели прояснить…
- We ask you to support … Мы просим вас поддержать…
- I am writing to enquire about/ to apologize for/ get more details about/ explain… Я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ узнать детали о/ объяснить…
- This is to confirm… Для подтверждения …
Основная часть письма
В этой смысловом блоке письма уже раскрывают содержание своего обращения. Перечисляют конкретные сведения, задают интересующие вопросы.
В конечном абзаце говорят об ожидаемых действиях от получателя: либо решение проблемы, либо ответ на запрос и др.
Заключительная фраза
В окончании делового письма нужно еще раз напомнить основную мысль и призвать к действию.
Можно использовать следующие предложения:
- As always, if you have any questions, please send them directly to me. Как всегда, если у вас есть какие-то вопросы, пожалуйста, обращайтесь прямо ко мне.
- Thank you and I am looking forward to hearing from you. Спасибо и жду ответа от вас.
- Thanking in advance. Заранее благодарю.
- Please contact us again if we can help in any way. Пожалуйста, обращайтесь к нам еще, если мы сможем вам помочь любым образом.
- I would appreciate your immediate consideration to this matter. Буду признателен вам за немедленное рассмотрение этого вопроса.
Фраза перед подписью
Окончание письма выделяется отдельным абзацем и зависит от того, какое обращение использовалось в начале:
- Если отправитель знает как зовут его оппонента, то фраза будет такой: Yours sincerely,
- Нейтральное окончание письма к знакомому человеку представляет собой такую фразу: Kind regards, Best regards,
- Обращение в начале письма Dear Sirs/Dear Sir or Madam требует окончания только в таком варианте: Yours faithfully,
И всегда во фразе перед подписью отправителя будет стоять запятая.
Затем подпись отправителя может быть напечатана буквами верхнего регистра или как обычно. Располагается она ниже заключительной фразы.
Название должности отправителя
Важный момент в окончании состоит в том, что если депешу составлял мужчина, то указание Mr не ставится. В случае когда женщина является автором — после имени в скобках стоит (Mrs).
Точка в конце предложения не ставится.
School of foreign laguages “LingvaMaster”
School of foreign laguages “LingvaMaster”
Отметка о приложениях
Очень часто письмо сопровождается другими документами и чтобы указать на это в деловой переписке, после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures» «Приложения»).
После этой надписи ставится запятая и идет перечисление всех документов прилагаемых к основному письму.
School of foreign laguages “LingvaMaster”
Enc, a copy of the license.
Вот и все основные правила конструирования деловых писем в англоязычной среде. Теперь смело можно составлять любое письмо своим англоговорящим партнерам, основываясь на этой информации.
Типы деловых писем с образцами
Жанр делового общения изобилует разными видами или типами писем. Разобрав основу деловой переписки, хочется предоставить уже готовые шаблоны по некоторым их распространенным вариантам.
По сути, шаблоны заключаются только в определенных фразах и выражениях характерных для того или иного типа письма.
Деловое рекомендательное письмо на английском языке
В этих письмах описываются навыки, знания, служебные обязанности, умения рекомендуемого человека. А также оценка его предыдущего руководителя.
Фразы для рекомендательных писем:
Деловое поздравительное письмо
Поздравительное деловое письмо поможет официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Блоков здесь поменьше в «теле» письма, чем в рекомендательном письме.
Но оно может быть более эмоционально окрашенным, в отличии от остальных типов деловых писем.
Фразы для поздравительных писем:
- Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
- In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
- Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year. С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!
Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)
В первом абзаце сопроводительного письма рекомендуется упомянуть о должности, на которую претендент рассчитывает, также можно сказать об источнике откуда он узнал эту информацию.
Первый блок не должен быть больше двух-трёх предложений.
Во втором абзаце говорится о навыках, умениях и знаниях.
В третьем донести информацию о резюме, сопровождающем письмо.
Здесь же нужно поговорить о желании прийти на собеседование, о положительном решении в сторону претендента.
В четвертом абзаце обязательно нужно поблагодарить за прочтение этого письма.
Фразы для писем о приёме на работу:
- I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
- Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
- I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
- I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
- Thank you for your attention. Спасибо за внимание.
Деловое пригласительное письмо
В деловом мире очень часто проводятся различные семинары, конференции либо презентации. И приглашение партнеров на эти мероприятия может улучшить или наоборот ухудшить впечатление от компании.
Важно в письмах приглашениях:
- писать полное имя партнера;
- оно должно быть кратким;
- уместно использовать юмор;
- отправить задолго до мероприятия.
- You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
- Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…
Ответ на деловое письмо на английском языке
Приходящее в компанию или организацию деловое письмо иногда требует ответа. Структура такого письма строится по тем же формулам и правилам.
- Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
- We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
- We shall be only too pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить Вам…
- Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…
Итак, основные моменты грамотного составления деловых писем на английском языке были раскрыты.
Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является действенным инструментом в бизнес среде: продвинуть товар или услугу на рынок и устроиться на работу заграницу.
Неправильно построенное письмо может испортить впечатление об отправителе.
Будьте компетентными в написании англоязычных деловых писем!
Структура делового письма на английском языке. The structure of Business E-mail
Какое чувство вы испытываете, когда, открыв свой почтовый ящик для проверки почты, вы обнаруживаете в нем письмо от коллеги на английском языке? У большинства людей это вызывает панику. Далеко не многие умеют грамотно составлять письма на английском языке. Если под рукой есть кто-то знающий и владеющий английским, то можно перепоручить ему ознакомиться с письмом и подготовить ответ. Но сколько можно платить другим за то, что вы можете научиться делать сами?
Бизнес-переписка, конечно, сложный навык, но нет ничего такого, чем вы не смогли бы овладеть. А мы с радостью поможем вам в этом. Итак, сегодня наша статья посвящена электронным деловым письмам на английском языке.
Прежде всего, давайте ознакомимся с ключевой лексикой по этой теме:
Любое письмо, тем более деловое, должно начинаться с приветствия.
На английском роль приветствия играет слово Dear , но в этом контексте оно переводится не как "дорогой", а как "уважаемый":
В том случае, если вы пишете письмо адресату, который вам неизвестен, то начинайте свое письмо так:
Если ваше письмо предназначается для группы людей, то вы можете начать его так:
После обращения ставится запятая и письмо продолжают писать с новой строчки с заглавной буквы.
Теперь, забегая немного вперед, хотелось бы сказать пару слов о том, как заканчивать письмо. Как ни странно, окончание письма может зависеть от приветствия, которое вы использовали в начале. Если вы обращаетесь к человеку по имени в начале письма, то в конце вы должны написать Yours sincerely, . (Искренне ваш, . ). Если в вашем приветствии вы пишете Dear Sir or Madam , то окончанием будет Yours faithfully, . (Искренне ваш, . ). Конечно же, существуют и другие варианты окончания письма, но о них позже.
Изначально, устанавливая контакты с клиентами и коллегами, следует придерживаться формального стиля переписки, поэтому в этой статье мы сосредоточим внимание на формальных выражениях и фразах, которые пригодятся вам для написания деловых писем. Чтобы вспомнить разницу между официальным и неофициальным стилем писем на английском языке, рекомендуем вам перечитать эту статью.
Как начать письмо? Если вы пишете первым, либо предварительного контакта между вами и адресатом еще не было, нужно объяснить причину письма ( purpose ):
Используя эти фразы, вы сможете без труда объяснить причину, по которой вы связываетесь с человеком.
Если вы знакомы с адресатом, встречались с ним, созванивались, переписывались, то в начале письма стоит упомянуть предыдущий контакт (письмо, сообщение, встречу, телефонный звонок):
В случае, если вы пишете не от собственного имени, а по чьему-то поручению или от лица коллектива, используйте фразу On behalf of. :
После того, как написано приветствие и цель, вам необходимо переходить непосредственно к основной части ( body, main part ). В зависимости от цели вашего письма будет различаться структура и выбор средств написания его основной части. Выделяют следующие функции деловых электронных писем:
- Inviting – приглашение
- Apologizing – извинение
- Informing – информирование
- Requesting/ Enquiry – запрос
- Complaining – жалоба
- Thanking – благодарность и другие
Каждый тип письма имеет свою структуру, специальную лексику и набор фраз. На страницах нашего сайта мы будем рассматривать особенности составления и написания каждого из вышеперечисленных типов деловых писем, так что следите за обновлениями!
Не забывайте разделять основную часть письма на абзацы, используя маркеры:
First of all, . – Прежде всего.
Finally, . – В заключение, .
Когда основная часть написана, вам остается только написать заключительную часть ( closing ). Она в некоторой мере зависит от основной части и от цели вашего письма. В ней обычно еще раз благодарят за информацию, приглашение, помощь:
Можно высказать желание и готовность предоставить дополнительную информацию, помощь, консультацию:
Часто ссылаются на будущий контакт и высказывают пожелания по поводу скорейшего ответа:
Если вы высылаете что-либо во вложении, то добавьте пару слов об этом:
Наконец, высказывают определенные надежды (на сотрудничество, на взаимопомощь, на полезность предоставленной информации):
И последняя часть вашего письма – заключительная фраза. Как уже упоминалось ранее, её выбор может зависеть от приветственной фразы. Если ваше письмо очень официальное, то когда вы обращаетесь по имени, то пишите Yours sincerely , а в случае, если вы не знаете имени адресата, тогда – Yours faithfully .
Но существует еще ряд фраз, среднего уровня формальности, которыми заканчивают деловые письма:
После заключительной фразы ставится запятая, а имя автора письма указывается на следующей строке.
Иногда (особенно на этапе установления контакта) ниже указывают должность и место работы, а также контактные данные (почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты):
Следите за нашими обновлениями, присоединяйтесь к нам Вконтакте, Instagram и Facebook!
Если вам требуется квалифицированная помощь в изучении бизнес-английского, наши опытные преподаватели готовы разработать для вас индивидуальный курс обучения и совсем скоро вы увидите результат! Оставляйте заявки на бесплатное вводное занятие и начинайте интенсивно изучать английский по Cкайп прямо сейчас!
Деловая переписка на английском: примеры писем, фразы и структура
В век частного капитала и инвестиций – изучение иностранного языка это не только интерес к международному сообществу, но и практическая необходимость. Многие компании сотрудничают с иностранными партнерами, а, следовательно, должны поддерживать хорошо налаженные контакты и взаимопонимание. Основное средство связи для людей деловой сферы – официальная переписка. Сегодня разберемся, как правильно составлять английское письмо, соблюдая правила и рамки бизнес общения. Также в материале приведем образцы того, как выглядит деловая переписка на английском, примеры писем и фразы, необходимые для формального общения.
Структурное оформление письма
Для начала определимся с тем, какие текстовые блоки содержит деловое письмо на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.
Начинается стандартный бланк с указания реквизитов отправителя, размещаемых в верхнем правом углу. Структура делового письма предполагает строгий порядок написания данных, поэтому запись всегда осуществляется в установленной очередности. При этом отсутствуют какие-либо пунктуационные знаки в конце строк.
С отступом в три строки после реквизитов отправителя записывают дату. Допустимо несколько форматов того, как писать дату:
- October 29, 2017;
- 29 October, 2017;
- 29 th October, 2017;
- October 29 th , 2017;
- 29 Oct. 2017;
Не рекомендуется использовать исключительно числовые обозначения даты при написании деловых писем на английском языке, так как в Америке и Англии различный порядок чтения подобных записей.
- 12.10.2017 – 12 октября 2017 (Европа и Англия)
Реквизиты получателя
Далее перемещаемся на левую сторону листа и также в строгом порядке заполняем адрес и данные получателя.
*Обращение является обязательным элементом. Для мужчин чаще всего это Mr, для женщин Ms. Также, при обращении к замужней женщине используют Mrs, к незамужней Miss.
Первое, что необходимо проставить в письме – это приветственная фраза. Ее стиль зависит от близости знакомства с собеседником. Для официального письма характерны стандартные фразы: Dear Mrs/Ms + фамилия получателя. Если данные собеседника неизвестны, следует воспользоваться сочетанием Dear Sir or madam. Когда послание предназначено нескольким лицам используется множественное число: Dear Sirs, Dear Colleagues и т.п. Неформальное общение позволяет использовать в обращении имя: Dear Mary. Важно отметить пунктуационный момент: в английском языке обращение отделяется запятой, а в американском – двоеточием.
I am writing with…
I am writing with…
Переходим к оформлению главной информационной составляющей делового письма на английском языке.
Чаще всего основной текст начинается с небольшого вводного предложения, особенно если это не первое письмо, а ответная переписка. Приведем примеры вступительных фраз на английском с переводом на русский язык.
Если вы ведете строго официальную деловую корреспонденцию, то никогда не пишите сокращенные формы сказуемых I’m, you’re и т.п.
Далее указываются в логической последовательности цели и причины деловой переписки на английском, а также добавляются просьбы или ожидания каких-либо ответных действий. Как правило, для удобства чтения текст разбивается на несколько небольших абзацев (без использования красной строки/табуляции). Подробнее этот блок рассмотрим чуть позже на практических примерах.
Продолжая выдерживать вежливый тон, следует завершить письмо, воспользовавшись стандартными выражениями благодарности, заверениями в ожидании ответа, предложениями сотрудничества, приглашением к последующему общению. Завершающая фраза – важный элемент делового общения.
Прежде чем указать свои данные, необходимо воспользоваться еще одной вежливой формой – пожеланиями всех благ или выражением уважения. Как правило, деловой английский располагает тремя видами подобных фраз:
Завершающее высказывание отделяется с запятой, а далее с новой строки приводится личная подпись с указанием имени, фамилии и должности.
Enc. A copy of the license
Кроме того, к тексту могут быть добавлены дополнительные вложения. Об их наличии указывается в окончании письма, сразу после подписи. Фраза начинается с сокращения Enc. (enclosure – приложение), после которой идет перечисление приложенных документов.
Мы рассмотрели теоретически правильное оформление сообщения для деловой переписки. Теперь перейдем к практической части и разберем пример делового письма различного назначения и типичные для формальной корреспонденции фразы на английском.
Деловая переписка на английском: примеры писем и фразы
Понятие официальное письмо включает в себя множество оттенков. Это может быть запрос, коммерческое предложение, жалоба, выражение извинений, заявление о приеме на работу, гарантийное письмо об обязательствах и т.п. В этом разделе мы рассмотрим на практике, как составляются деловые письма на английском языке и какие стандартные клише в них можно выделить. Для удобства распределим образцы по жанрам.
Работа в иностранной компании – мечта многих молодых людей. Для того, чтобы зарекомендовать себя с положительной стороны, необходимо грамотно составить сопроводительное письмо – заявление об отклике на вакансию. Помимо уже представленных в материале сведений, в подобных обращениях часто употребляются выражения, представленные в таблице.
Источники:
www.docdelo.ru academy-continent.ru eng911.ru enginform.com speakenglishwell.ruКомментариев пока нет!